Composants et rôle du MIS (Management Information System)

Facebook est l'une des entreprises les plus rentables au monde et toute son existence dépend de l'utilisation des technologies et des systèmes d'information.

D'autres entreprises prospères telles que Google, Amazon, eBay et les institutions financières - l'essentiel de leur succès est dû à la technologie.

Ce tutoriel examinera les rôles de MIS dans l'organisation et comment une organisation peut tirer parti du SIG pour obtenir un avantage concurrentiel.

Définition des données et informations et caractéristiques d’une bonne information

Les données font référence à des données brutes de base, c'est-à-dire le prix d'un produit, le nombre de produits achetés, etc. qui n'ont pas encore été traités.

Par exemple, un prix de 6 $ et une quantité de 10 n’ont aucun sens pour un client dans une caisse de point de vente. Les informations doivent être des données traitées qui transmettent un sens au destinataire.

Par exemple, en multipliant 6 $ par 10, nous obtenons 60 $, soit la facture totale que le client doit payer.

Une bonne information doit être opportune et disponible lorsqu’elle est nécessaire.

Voici les caractéristiques d’une bonne information.

• Précis – les informations doivent être exemptes d’erreurs et d’erreurs. Ceci est réalisé en suivant des normes strictes établies pour le traitement des données en informations. Par exemple, ajouter 6 $ + 10 nous donnerait des informations inexactes. Les informations précises pour notre exemple multiplient 6 $ par 10.
• – toutes les informations nécessaires pour prendre une bonne décision doivent être disponibles. Rien ne devrait manquer. Si la TAXE est une application au calcul du montant total que le client doit payer, elle doit également être incluse. L’omettre peut induire le client en erreur en lui faisant croire qu’il ne devrait payer que 60 $ alors qu’en réalité, il doit également payer des taxes.
• Rentable – le coût de l'obtention de l'information ne doit pas dépasser le bénéfice de l'information en termes monétaires.
• Centré sur l'utilisateur – les informations doivent être présentées de manière à répondre aux besoins d'information de l'utilisateur cible. Par exemple, les responsables opérationnels avaient besoin d'informations très détaillées, et cela doit être pris en compte lors de la présentation des informations aux responsables opérationnels. Les mêmes informations ne seraient pas appropriées pour les cadres supérieurs car ils devraient les traiter à nouveau. Pour eux, il s’agirait de données et non d’informations.
• Pertinent – les informations doivent être pertinentes pour le destinataire. Les informations doivent être directement liées au problème auquel le destinataire prévu est confronté. Si le département ICT souhaite acheter un nouveau serveur, les informations faisant état d'une réduction de 35 % sur les ordinateurs portables ne seraient pas pertinentes dans un tel scénario.
• Faisant autorité – les informations doivent provenir d’une source fiable. Supposons que vous ayez un compte bancaire et que vous souhaitiez transférer de l'argent vers un autre compte bancaire utilisant une devise différente de la vôtre. L’utilisation du taux de change auprès d’un bureau de change ne serait pas considérée comme faisant autorité par rapport à l’obtention du taux de change directement auprès de votre banque.
• Opportun – les informations doivent être disponibles lorsqu'elles sont nécessaires. Disons que votre entreprise souhaite fusionner avec une autre entreprise. Les informations évaluant l’autre société avec laquelle vous souhaitez fusionner doivent être fournies avant la fusion et vous devez disposer de suffisamment de temps pour vérifier les informations.

Avantage compétitif de l’information et du SIM

L'avantage concurrentiel est une position qui rend une entreprise plus rentable que ses concurrents. Par exemple, fabriquer des produits à un coût inférieur à celui de vos concurrents vous rend plus rentable.

Les systèmes d’information ont la capacité d’aider une organisation à atteindre une telle position. Ils le font des manières suivantes

Operaexcellence nationale – l’excellence opérationnelle vise à améliorer les opérations de l’entreprise. Prenons l'exemple d'un magasin de détail. Un magasin de détail peut utiliser des systèmes d'information pour passer automatiquement une commande auprès d'un fournisseur une fois que le niveau de stock atteint la limite de commande. Cela garantit que le magasin de détail ne sera jamais à court de stocks et que les clients pourront toujours compter sur lui pour trouver ce dont ils ont besoin.

Nouveaux modèles commerciaux, produits et services – continuons avec l'exemple d'un magasin de détail. Le magasin de détail peut développer un système de commande basé sur le Web ou une application pour smartphone que les clients peuvent utiliser pour acheter des articles dans le confort de leur foyer ou où qu'ils se trouvent. Le système de commande peut être lié à une entreprise de livraison et prendre en charge les paiements en ligne. Il s'agit d'un nouveau modèle commercial par rapport aux clients qui viennent faire des achats plutôt qu'à partir d'applications Web ou pour smartphone.

Amélioration des relations fournisseurs et clients – les données historiques sont utilisées pour comprendre les besoins des clients et des fournisseurs. Ces données sont ensuite utilisées pour créer des services et des produits qui répondent aux besoins. Cela conduit à des relations à long terme avec les clients et les entreprises, ce qui place l'organisation dans une position plus rentable.

Prise de décision améliorée – l’information est essentielle lors de la prise de décision. Les systèmes d’information, s’ils sont conçus et exploités efficacement, produisent des informations qui présentent toutes les caractéristiques des bonnes informations décrites dans la section ci-dessus. Cela permet à une organisation de prendre des décisions qui lui profiteront.

Composants du MIS et leurs relations

Un système d'information de gestion est composé de cinq composants principaux, à savoir les personnes, les processus métier, les données, le matériel et les logiciels. Tous ces composants doivent fonctionner ensemble pour réaliser les objets métier.

Personnes – ce sont les utilisateurs qui utilisent le système d’information pour enregistrer les transactions commerciales quotidiennes. Les utilisateurs sont généralement des professionnels qualifiés tels que des comptables, des responsables des ressources humaines, etc. Le service TIC dispose généralement du personnel de support qui veille au bon fonctionnement du système.

Procédures commerciales – il s’agit de bonnes pratiques convenues qui guident les utilisateurs et tous les autres composants sur la manière de travailler efficacement. Les procédures commerciales sont élaborées par les personnes, c'est-à-dire les utilisateurs, les consultants, etc.

Date – les transactions commerciales quotidiennes enregistrées. Pour une banque, les données sont collectées à partir d’activités telles que les dépôts, les retraits, etc.

Hardware – le matériel est constitué des ordinateurs, des imprimantes, des périphériques réseau, etc. Le matériel fournit la puissance de calcul nécessaire au traitement des données. Il offre également des capacités de mise en réseau et d'impression. Le matériel accélère le traitement des données en informations.

Software – ce sont des programmes qui s’exécutent sur le matériel. Les logiciels sont divisés en deux grandes catégories, à savoir les logiciels système et les logiciels d'application. Le logiciel système fait référence au le système d'exploitation à Windows, Mac OS et Ubuntu, etc. Les logiciels d'application font référence à des logiciels spécialisés permettant d'accomplir des tâches commerciales telles qu'un Paie programme, système bancaire, système de point de vente, etc.

Chaîne de valeur de Porter

Pensez à une entreprise comme Apple Inc. Pourquoi réussissent-elles ? Pourquoi les clients aiment-ils et achètent-ils l’iPhone ? C'est parce que l'iPhone ajoute de la valeur à leur vie. C'est pourquoi Apple Inc. est une entreprise prospère. La chaîne de valeur fait référence aux activités qu'une entreprise réalise pour créer de la valeur pour ses clients.

Le concept de chaîne de valeur a été développé par Michael Porter. La chaîne de valeur de Porter comporte deux activités, à savoir :

• Activités principales – ce sont des activités liées à la création de produits/services, au marketing et aux ventes, et au support. Les activités principales comprennent la logistique entrante, les opérations, la logistique sortante, le marketing et les ventes, ainsi que le service.
• Les activités de soutien – ce sont des activités qui soutiennent les activités principales. Les activités de support comprennent l'approvisionnement (achats), la gestion des ressources humaines, le développement technologique et les infrastructures.

Le diagramme suivant représente la chaîne de valeur

L'illustration suivante montre la chaîne de valeur d'Apple Inc.

L’objectif global de la chaîne de valeur est d’aider une entreprise à acquérir un avantage concurrentiel. L'avantage concurrentiel est la position d'une entreprise sur un marché qui la rend plus rentable que ses concurrents directs.

Influence de l'informatique sur les objectifs de l'organisation

Les buts organisationnels font référence aux objectifs et à la mission de l'organisation, surtout à long terme. Quel que soit le type d'activité dans lequel une organisation s'engage, l'objectif global est de créer de la valeur pour les clients, comme indiqué dans la section ci-dessus.

L’alignement des technologies de l’information d’entreprise concerne l’utilisation des technologies de l’information pour atteindre efficacement les objectifs de l’entreprise.

Deux des moyens les plus courants par lesquels une organisation peut apporter de la valeur consistent à proposer un produit de qualité à un prix inférieur à celui du concurrent ou à un prix élevé mais avec plus de fonctionnalités qui ajoutent de la valeur aux clients.

Les technologies de l'information permettent aux entreprises de traiter et d'analyser de grandes quantités de données à moindre coût et dans les plus brefs délais. Cela permet aux organisations de fournir des produits de qualité à un prix inférieur.

Prenons l'exemple d'une banque. Une banque peut utiliser un guichet automatique pour permettre aux clients de retirer de l'argent et d'autres moyens automatisés pour déposer de l'argent. Les clients ayant des questions peuvent être dirigés vers un site Web contenant des questions fréquemment posées. Les particuliers et les entreprises peuvent consulter les relevés en ligne s'ils s'abonnent aux services bancaires par Internet.

Les pratiques commerciales informatiques ci-dessus entraînent une réduction des coûts d’exploitation et de création de nouveaux produits et services. La réduction des coûts d’exploitation permet à une banque de réduire les frais bancaires, offrant ainsi un produit ou un service de qualité à un tarif inférieur.

Résumé

Les entités commerciales existent pour réaliser des profits. Les organisations à but non lucratif existent pour fournir des services ou des produits de qualité de manière rentable.

Quel que soit le type d’organisation, le MIS a un rôle majeur à jouer dans l’atteinte des objectifs.

Le SIG permet aux organisations de prendre des décisions judicieuses en fournissant des informations aux décideurs.