Στοιχεία & Ρόλος του MIS (Management Information System)
Το Facebook είναι μια από τις πιο κερδοφόρες επιχειρήσεις στον κόσμο και ολόκληρη η ύπαρξή του εξαρτάται από τη χρήση της πληροφορικής και των συστημάτων πληροφοριών.
Άλλες επιτυχημένες εταιρείες όπως η Google, Amazon, eBay και χρηματοπιστωτικά ιδρύματα - το μεγαλύτερο μέρος της επιτυχίας τους οφείλεται στην τεχνολογία.
Αυτό το σεμινάριο θα εξετάσει τους ρόλους του MIS στον οργανισμό και πώς ένας οργανισμός μπορεί να εκμεταλλευτεί το MIS για να αποκτήσει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.
Ορισμός δεδομένων και πληροφοριών και χαρακτηριστικά καλής πληροφόρησης
Τα δεδομένα αναφέρονται σε ακατέργαστα βασικά στοιχεία, π.χ. τιμή ενός προϊόντος, τον αριθμό των προϊόντων που αγοράστηκαν κ.λπ. που δεν έχουν υποστεί ακόμη επεξεργασία.
Για παράδειγμα, μια τιμή 6 $ και μια ποσότητα 10 δεν μεταφέρουν κανένα νόημα σε έναν πελάτη σε ένα σημείο πώλησης. Οι πληροφορίες πρέπει να είναι επεξεργασμένα δεδομένα που μεταφέρουν νόημα στον παραλήπτη.
Για παράδειγμα, πολλαπλασιάζοντας τα 6 $ επί 10 μας δίνουν 60 $, που είναι ο συνολικός λογαριασμός που πρέπει να πληρώσει ο πελάτης.
Η καλή πληροφόρηση πρέπει να είναι έγκαιρη και διαθέσιμη όταν χρειάζεται.
Τα ακόλουθα είναι τα χαρακτηριστικά της καλής πληροφόρησης.
- Ακριβής – οι πληροφορίες πρέπει να είναι απαλλαγμένες από λάθη και λάθη. Αυτό επιτυγχάνεται ακολουθώντας αυστηρά καθορισμένα πρότυπα για την επεξεργασία δεδομένων σε πληροφορίες. Για παράδειγμα, η προσθήκη $6 + 10 θα μας έδινε ανακριβείς πληροφορίες. Οι ακριβείς πληροφορίες για το παράδειγμά μας πολλαπλασιάζουν τα 6 $ επί 10.
- Πλήρης – όλες οι πληροφορίες που απαιτούνται για τη λήψη μιας καλής απόφασης πρέπει να είναι διαθέσιμες. Δεν πρέπει να λείπει τίποτα. Εάν ο ΦΠΑ είναι μια εφαρμογή για τον υπολογισμό του συνολικού ποσού που θα πρέπει να πληρώσει ο πελάτης, τότε θα πρέπει να συμπεριληφθεί και αυτός. Εάν το παρατήσετε, μπορεί να παραπλανήσει τον πελάτη να πιστεύει ότι πρέπει να πληρώσει 60 $ μόνο όταν στην πραγματικότητα πρέπει να πληρώσει και φόρο.
- Αποδοτική – το κόστος απόκτησης πληροφοριών δεν πρέπει να υπερβαίνει το όφελος των πληροφοριών σε χρηματικούς όρους.
- Εστιασμένος στο χρήστη – οι πληροφορίες πρέπει να παρουσιάζονται με τέτοιο τρόπο ώστε να ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις πληροφοριών του χρήστη-στόχου. Για παράδειγμα, οι επιχειρησιακοί διευθυντές απαιτούσαν πολύ λεπτομερείς πληροφορίες και αυτό θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη κατά την παρουσίαση πληροφοριών στους επιχειρησιακούς διευθυντές. Οι ίδιες πληροφορίες δεν θα ήταν κατάλληλες για τα ανώτερα στελέχη γιατί θα έπρεπε να τις επεξεργαστούν ξανά. Για αυτούς, θα ήταν δεδομένα και όχι πληροφορίες.
- Σχετικό – οι πληροφορίες πρέπει να είναι σχετικές με τον παραλήπτη. Οι πληροφορίες πρέπει να σχετίζονται άμεσα με το πρόβλημα που αντιμετωπίζει ο σκοπούμενος παραλήπτης. Εάν το τμήμα ΤΠΕ θέλει να αγοράσει έναν νέο διακομιστή, πληροφορίες που κάνουν λόγο για έκπτωση 35% σε φορητούς υπολογιστές δεν θα ήταν σχετικές σε ένα τέτοιο σενάριο.
- Επίσημος – οι πληροφορίες πρέπει να προέρχονται από αξιόπιστη πηγή. Ας υποθέσουμε ότι έχετε τραπεζικό λογαριασμό και θέλετε να μεταφέρετε χρήματα σε άλλο τραπεζικό λογαριασμό που χρησιμοποιεί διαφορετικό νόμισμα από το δικό σας. Η χρήση της συναλλαγματικής ισοτιμίας από ανταλλακτήριο συναλλάγματος δεν θα θεωρείται έγκυρη σε σύγκριση με τη λήψη της συναλλαγματικής ισοτιμίας απευθείας από την τράπεζά σας.
- Είσαι έγκαιρη – οι πληροφορίες πρέπει να είναι διαθέσιμες όταν χρειάζονται. Ας υποθέσουμε ότι η εταιρεία σας θέλει να συγχωνευθεί με μια άλλη εταιρεία. Οι πληροφορίες που αξιολογούν την άλλη εταιρεία με την οποία θέλετε να συγχωνευτείτε πρέπει να παρέχονται πριν από τη συγχώνευση και πρέπει να έχετε αρκετό χρόνο για να επαληθεύσετε τις πληροφορίες.
Ανταγωνιστικό πλεονέκτημα πληροφοριών και MIS
Το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα είναι μια θέση που κάνει μια επιχείρηση πιο κερδοφόρα από τους ανταγωνιστές της. Για παράδειγμα, η παραγωγή προϊόντων με χαμηλότερο κόστος από τους ανταγωνιστές σας σας κάνει πιο κερδοφόρους.
Τα πληροφοριακά συστήματα έχουν την ικανότητα να βοηθήσουν έναν οργανισμό σε μια τέτοια θέση. Το κάνουν με τους παρακάτω τρόπους
Operaεθνικής αριστείας – Η λειτουργική αριστεία επιδιώκει να βελτιώσει τις λειτουργίες της επιχείρησης. Ας πάρουμε ένα παράδειγμα καταστήματος λιανικής. Ένα κατάστημα λιανικής μπορεί να χρησιμοποιήσει συστήματα πληροφοριών για να υποβάλει αυτόματα μια παραγγελία σε έναν προμηθευτή μόλις το επίπεδο του αποθέματος φτάσει το όριο επαναπαραγγελίας. Αυτό διασφαλίζει ότι το κατάστημα λιανικής δεν θα ξεμείνει ποτέ από απόθεμα και οι πελάτες μπορούν πάντα να βασίζονται σε αυτό για να βρουν αυτό που χρειάζονται.
Νέα επιχειρηματικά μοντέλα, προϊόντα και υπηρεσίες – ας συνεχίσουμε με το παράδειγμα ενός καταστήματος λιανικής. Το κατάστημα λιανικής μπορεί να αναπτύξει ένα διαδικτυακό σύστημα παραγγελιών ή μια εφαρμογή smartphone που οι πελάτες μπορούν να χρησιμοποιήσουν για να αγοράσουν αντικείμενα από την άνεση του σπιτιού τους ή όπου κι αν βρίσκονται. Το σύστημα παραγγελιών μπορεί να συνδεθεί με μια επιχείρηση παράδοσης και να έχει υποστήριξη για ηλεκτρονικές πληρωμές. Αυτό είναι ένα νέο επιχειρηματικό μοντέλο σε σύγκριση με πελάτες που εισέρχονται για να κάνουν αγορές έναντι που το κάνουν από εφαρμογές που βασίζονται στον ιστό ή για smartphone.
Βελτιωμένες σχέσεις προμηθευτών και πελατών – Τα ιστορικά δεδομένα χρησιμοποιούνται για την κατανόηση των αναγκών των πελατών και των προμηθευτών. Αυτά τα δεδομένα χρησιμοποιούνται στη συνέχεια για τη δημιουργία υπηρεσιών και προϊόντων που καλύπτουν τις ανάγκες. Αυτό οδηγεί σε μακροχρόνιες σχέσεις με τους πελάτες και τις επιχειρήσεις που φέρνουν έναν οργανισμό σε πιο κερδοφόρα θέση.
Βελτιωμένη λήψη αποφάσεων – οι πληροφορίες είναι κρίσιμες κατά τη λήψη αποφάσεων. Τα πληροφοριακά συστήματα, εάν σχεδιαστούν και λειτουργούν αποτελεσματικά, παράγουν πληροφορίες που έχουν όλα τα χαρακτηριστικά της καλής πληροφορίας που περιγράφεται στην παραπάνω ενότητα. Αυτό δίνει τη δυνατότητα σε έναν οργανισμό να λάβει αποφάσεις που θα ωφελήσουν τους οργανισμούς.
Συστατικά του MIS και η σχέση τους
Ένα πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης αποτελείται από πέντε κύρια στοιχεία, δηλαδή ανθρώπους, επιχειρηματικές διαδικασίες, δεδομένα, υλικό και λογισμικό. Όλα αυτά τα στοιχεία πρέπει να συνεργάζονται για την επίτευξη επιχειρηματικών στόχων.
People – αυτοί είναι οι χρήστες που χρησιμοποιούν το πληροφοριακό σύστημα για την καταγραφή των καθημερινών επιχειρηματικών συναλλαγών. Οι χρήστες είναι συνήθως ειδικευμένοι επαγγελματίες, όπως λογιστές, διευθυντές ανθρώπινων πόρων, κ.λπ. Το τμήμα ΤΠΕ έχει συνήθως το προσωπικό υποστήριξης που διασφαλίζει ότι το σύστημα λειτουργεί σωστά.
Επιχειρηματικές Διαδικασίες – πρόκειται για βέλτιστες πρακτικές που καθοδηγούν τους χρήστες και όλα τα άλλα στοιχεία σχετικά με τον τρόπο αποτελεσματικής εργασίας. Οι επιχειρηματικές διαδικασίες αναπτύσσονται από τους ανθρώπους, δηλαδή χρήστες, συμβούλους κ.λπ.
ημερομηνία – τις καταγεγραμμένες καθημερινές επιχειρηματικές συναλλαγές. Για μια τράπεζα, τα δεδομένα συλλέγονται από δραστηριότητες όπως καταθέσεις, αναλήψεις κ.λπ.
υλικού – το υλικό αποτελείται από υπολογιστές, εκτυπωτές, συσκευές δικτύωσης κ.λπ. Το υλικό παρέχει την υπολογιστική ισχύ για την επεξεργασία δεδομένων. Παρέχει επίσης δυνατότητες δικτύωσης και εκτύπωσης. Το υλικό επιταχύνει την επεξεργασία των δεδομένων σε πληροφορίες.
λογισμικό – αυτά είναι προγράμματα που εκτελούνται στο υλικό. Το λογισμικό χωρίζεται σε δύο μεγάλες κατηγορίες, δηλαδή το λογισμικό συστήματος και το λογισμικό εφαρμογών. Το λογισμικό συστήματος αναφέρεται στο το λειτουργικό σύστημα δηλαδή Windows, Mac OS και Ubuntu, κ.λπ. Το λογισμικό εφαρμογών αναφέρεται σε εξειδικευμένο λογισμικό για την εκτέλεση επιχειρηματικών εργασιών όπως α Μισθολόγιο πρόγραμμα, τραπεζικό σύστημα, σύστημα σημείων πώλησης κ.λπ.
Η αλυσίδα αξίας του Porter
Σκεφτείτε μια εταιρεία όπως η Apple Inc. Γιατί είναι επιτυχημένες; Γιατί οι πελάτες αγαπούν και αγοράζουν το iPhone; Είναι επειδή το iPhone προσθέτει αξία στη ζωή τους. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η Apple Inc. είναι μια επιτυχημένη επιχείρηση. Η αλυσίδα αξίας αναφέρεται σε δραστηριότητες που εκτελεί μια εταιρεία για να δημιουργήσει αξία για τους πελάτες της.
Η έννοια της αλυσίδας αξίας αναπτύχθηκε από τον Michael Porter. Η αλυσίδα αξίας του Porter έχει δύο δραστηριότητες:
- Πρωτογενείς δραστηριότητες – πρόκειται για δραστηριότητες που σχετίζονται με τη δημιουργία προϊόντων/υπηρεσιών, το μάρκετινγκ και τις πωλήσεις και την υποστήριξη. Οι κύριες δραστηριότητες αποτελούνται από εισερχόμενα logistics, λειτουργίες, εξερχόμενα logistics, μάρκετινγκ και πωλήσεις και υπηρεσίες.
- Υποστηρικτικές δραστηριότητες – πρόκειται για δραστηριότητες που υποστηρίζουν τις πρωταρχικές δραστηριότητες. Οι δραστηριότητες υποστήριξης συνίστανται σε προμήθειες (αγορές), διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού, τεχνολογική ανάπτυξη και υποδομή.
Το παρακάτω διάγραμμα απεικονίζει την αλυσίδα αξίας
Η παρακάτω εικόνα δείχνει την αλυσίδα αξίας για την Apple Inc.
Ο γενικός στόχος της αλυσίδας αξίας είναι να βοηθήσει μια επιχείρηση να αποκτήσει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Ανταγωνιστικό πλεονέκτημα είναι η θέση μιας επιχείρησης σε μια αγορά που την καθιστά πιο κερδοφόρα από τους άμεσους ανταγωνιστές της.
Επιρροή της πληροφορικής στους οργανωτικούς στόχους
Οι οργανωτικοί στόχοι αναφέρονται στους στόχους και την αποστολή του οργανισμού, ιδιαίτερα μακροπρόθεσμα. Ανεξάρτητα από το είδος της επιχείρησης στην οποία δραστηριοποιείται ένας οργανισμός, ο γενικός στόχος είναι να δημιουργήσει αξία για τους πελάτες ή τους πελάτες, όπως αναφέρεται στην παραπάνω ενότητα.
Η ευθυγράμμιση της επιχειρηματικής τεχνολογίας πληροφοριών αφορά τη χρήση της τεχνολογίας πληροφοριών για την αποτελεσματική επίτευξη των επιχειρηματικών στόχων.
Δύο από τους πιο συνηθισμένους τρόπους με τους οποίους ένας οργανισμός μπορεί να προσφέρει αξία είναι να προσφέρει ένα ποιοτικό προϊόν σε χαμηλότερη τιμή από τον ανταγωνιστή ή σε υψηλή τιμή αλλά με περισσότερα χαρακτηριστικά που προσθέτουν αξία στους πελάτες.
Η τεχνολογία πληροφοριών δίνει τη δυνατότητα στις επιχειρήσεις να επεξεργάζονται και να αναλύουν μεγάλους όγκους δεδομένων με φθηνότερο κόστος και εντός του συντομότερου δυνατού χρόνου. Αυτό δίνει τη δυνατότητα στους οργανισμούς να παρέχουν ποιοτικά προϊόντα σε φθηνότερη τιμή.
Ας πάρουμε ένα παράδειγμα τράπεζας. Μια τράπεζα μπορεί να χρησιμοποιήσει ΑΤΜ για να επιτρέψει στους πελάτες να κάνουν ανάληψη χρημάτων και άλλα αυτοματοποιημένα μέσα για την κατάθεση χρημάτων. Οι πελάτες με ερωτήματα μπορούν να κατευθυνθούν σε έναν ιστότοπο που έχει συχνές ερωτήσεις. Τόσο τα άτομα όσο και οι επιχειρήσεις μπορούν να δουν τις κινήσεις στο διαδίκτυο εάν εγγραφούν σε διαδικτυακή τραπεζική.
Οι παραπάνω επιχειρηματικές πρακτικές πληροφορικής οδηγούν σε μειωμένο κόστος επιχειρηματικής δραστηριότητας και δημιουργίας νέων προϊόντων και υπηρεσιών. Το μειωμένο κόστος επιχειρηματικής δραστηριότητας επιτρέπει σε μια τράπεζα να μειώσει τις τραπεζικές χρεώσεις, προσφέροντας επομένως ένα ποιοτικό προϊόν ή υπηρεσία σε φθηνότερη τιμή.
Σύνοψη
Οι επιχειρηματικές οντότητες υπάρχουν για να αποκομίζουν κέρδη. Οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί υπάρχουν για να παρέχουν ποιοτικές υπηρεσίες ή προϊόντα με αποδοτικό κόστος.
Ανεξάρτητα από τον τύπο του οργανισμού, το MIS έχει να παίξει σημαντικό ρόλο στην επίτευξη των στόχων.
Το MIS επιτρέπει στους οργανισμούς να λαμβάνουν ορθές αποφάσεις παρέχοντας στους λήπτες αποφάσεων πληροφορίες.