Στοιχεία του MIS (Σύστημα Πληροφοριών Διαχείρισης)

Το Facebook είναι μια από τις πιο κερδοφόρες επιχειρήσεις στον κόσμο και ολόκληρη η ύπαρξή του εξαρτάται από τη χρήση της πληροφορικής και των συστημάτων πληροφοριών.

Άλλες επιτυχημένες εταιρείες όπως η Google, Amazon, το eBay και τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα οφείλουν το μεγαλύτερο μέρος της επιτυχίας τους στην τεχνολογία.

Αυτό το σεμινάριο θα εξετάσει τους ρόλους του MIS στον οργανισμό και πώς ένας οργανισμός μπορεί να εκμεταλλευτεί το MIS για να αποκτήσει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.

Ορισμός δεδομένων και πληροφοριών και χαρακτηριστικά καλής πληροφόρησης

Τα δεδομένα αναφέρονται σε ακατέργαστα βασικά στοιχεία, δηλαδή την τιμή ενός προϊόντος, τον αριθμό των προϊόντων που αγοράστηκαν κ.λπ., τα οποία δεν έχουν ακόμη υποβληθεί σε επεξεργασία.

Για παράδειγμα, μια τιμή 6 $ και μια ποσότητα 10 δεν μεταφέρουν κανένα νόημα σε έναν πελάτη σε ένα σημείο πώλησης. Οι πληροφορίες πρέπει να είναι επεξεργασμένα δεδομένα που μεταφέρουν νόημα στον παραλήπτη.

Για παράδειγμα, πολλαπλασιάζοντας τα 6 $ επί 10 μας δίνουν 60 $, που είναι ο συνολικός λογαριασμός που πρέπει να πληρώσει ο πελάτης.

Οι καλές πληροφορίες θα πρέπει να είναι έγκαιρες και διαθέσιμες όταν χρειάζονται. Τα ακόλουθα είναι τα χαρακτηριστικά των καλών πληροφοριών.

• Ακριβής – οι πληροφορίες πρέπει να είναι απαλλαγμένες από σφάλματα και παραλείψεις. Αυτό επιτυγχάνεται ακολουθώντας ένα αυστηρό σύνολο προτύπων για την επεξεργασία δεδομένων σε πληροφορίες. Για παράδειγμα, η προσθήκη $6 + 10 θα μας έδινε ανακριβείς πληροφορίες. Ακριβείς πληροφορίες για το παράδειγμά μας είναι ο πολλαπλασιασμός $6 επί 10.
• Πλήρης – όλες οι πληροφορίες που απαιτούνται για τη λήψη μιας σωστής απόφασης πρέπει να είναι διαθέσιμες. Δεν πρέπει να λείπει τίποτα. Εάν ο ΦΟΡΟΣ εφαρμόζεται στον υπολογισμό του συνολικού ποσού που πρέπει να πληρώσει ο πελάτης, τότε θα πρέπει να συμπεριληφθεί και αυτός. Η παράλειψή του μπορεί να παραπλανήσει τον πελάτη ώστε να πιστέψει ότι πρέπει να πληρώσει μόνο 60 $, ενώ στην πραγματικότητα πρέπει να πληρώσει και φόρο.
• Αποδοτική – το κόστος απόκτησης πληροφοριών δεν πρέπει να υπερβαίνει το όφελος των πληροφοριών σε χρηματικούς όρους.
• Εστιασμένος στο χρήστη – οι πληροφορίες πρέπει να παρουσιάζονται με τέτοιο τρόπο ώστε να ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις πληροφόρησης του χρήστη-στόχου. Για παράδειγμα, οι επιχειρησιακοί διευθυντές απαιτούν πολύ λεπτομερείς πληροφορίες και αυτό θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη κατά την παρουσίαση πληροφοριών σε αυτούς. Οι ίδιες πληροφορίες δεν θα ήταν κατάλληλες για τα ανώτερα διευθυντικά στελέχη, επειδή θα έπρεπε να τις επεξεργαστούν ξανά. Για αυτούς, θα ήταν δεδομένα και όχι πληροφορίες.
• Σχετικό – οι πληροφορίες πρέπει να είναι σχετικές με τον παραλήπτη. Πρέπει να σχετίζονται άμεσα με το πρόβλημα που αντιμετωπίζει ο προοριζόμενος παραλήπτης. Εάν το τμήμα Πληροφορικής και Επικοινωνιών θέλει να αγοράσει έναν νέο διακομιστή, οι πληροφορίες που κάνουν λόγο για έκπτωση 35% σε φορητούς υπολογιστές δεν θα ήταν σχετικές σε ένα τέτοιο σενάριο.
• Επίσημος – οι πληροφορίες πρέπει να προέρχονται από αξιόπιστη πηγή. Ας υποθέσουμε ότι έχετε τραπεζικό λογαριασμό και θέλετε να μεταφέρετε χρήματα σε άλλο τραπεζικό λογαριασμό που χρησιμοποιεί διαφορετικό νόμισμα από το δικό σας. Η χρήση της συναλλαγματικής ισοτιμίας από ανταλλακτήριο συναλλάγματος δεν θα θεωρείται έγκυρη σε σύγκριση με τη λήψη της συναλλαγματικής ισοτιμίας απευθείας από την τράπεζά σας.
• Είσαι έγκαιρη – οι πληροφορίες θα πρέπει να είναι διαθέσιμες όταν χρειάζονται. Ας υποθέσουμε ότι η εταιρεία σας θέλει να συγχωνευθεί με μια άλλη εταιρεία. Πληροφορίες που αξιολογούν την άλλη εταιρεία πρέπει να παρέχονται πριν από τη συγχώνευση και πρέπει να έχετε επαρκή χρόνο για να επαληθεύσετε τις πληροφορίες.

Ανταγωνιστικό πλεονέκτημα πληροφοριών και MIS

Το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα είναι μια θέση που κάνει μια επιχείρηση πιο κερδοφόρα από τους ανταγωνιστές της. Για παράδειγμα, η παραγωγή προϊόντων με χαμηλότερο κόστος από τους ανταγωνιστές σας σας κάνει πιο κερδοφόρους.

Τα πληροφοριακά συστήματα έχουν την ικανότητα να βοηθήσουν έναν οργανισμό να βρεθεί σε μια τέτοια θέση. Το κάνουν αυτό με τους ακόλουθους τρόπους:

Operaεθνικής αριστείας – Η λειτουργική αριστεία επιδιώκει να βελτιώσει τις λειτουργίες της επιχείρησης. Ας πάρουμε ένα παράδειγμα καταστήματος λιανικής. Ένα κατάστημα λιανικής μπορεί να χρησιμοποιήσει συστήματα πληροφοριών για να υποβάλει αυτόματα μια παραγγελία σε έναν προμηθευτή μόλις το επίπεδο του αποθέματος φτάσει το όριο επαναπαραγγελίας. Αυτό διασφαλίζει ότι το κατάστημα λιανικής δεν θα ξεμείνει ποτέ από απόθεμα και οι πελάτες μπορούν πάντα να βασίζονται σε αυτό για να βρουν αυτό που χρειάζονται.

Νέα επιχειρηματικά μοντέλα, προϊόντα και υπηρεσίες – ας συνεχίσουμε με το παράδειγμα ενός καταστήματος λιανικής πώλησης. Το κατάστημα λιανικής πώλησης μπορεί να αναπτύξει ένα διαδικτυακό σύστημα παραγγελιών ή μια εφαρμογή smartphone που οι πελάτες μπορούν να χρησιμοποιήσουν για να αγοράσουν προϊόντα από την άνεση του σπιτιού τους ή όπου κι αν βρίσκονται. Το σύστημα παραγγελιών μπορεί να συνδεθεί με μια επιχείρηση παράδοσης και να έχει υποστήριξη για ηλεκτρονικές πληρωμές. Αυτό είναι ένα νέο επιχειρηματικό μοντέλο σε σύγκριση με τους πελάτες που μπαίνουν για να κάνουν αγορές.

Βελτιωμένες σχέσεις προμηθευτών και πελατών – τα ιστορικά δεδομένα χρησιμοποιούνται για την κατανόηση των αναγκών των πελατών και των προμηθευτών. Αυτά τα δεδομένα χρησιμοποιούνται στη συνέχεια για τη δημιουργία υπηρεσιών και προϊόντων που καλύπτουν αυτές τις ανάγκες. Αυτό οδηγεί σε μακροχρόνιες σχέσεις με πελάτες και επιχειρήσεις, γεγονός που θέτει έναν οργανισμό σε πιο κερδοφόρα θέση.

Βελτιωμένη λήψη αποφάσεων – οι πληροφορίες είναι κρίσιμες κατά τη λήψη αποφάσεων. Τα πληροφοριακά συστήματα, εάν σχεδιαστούν και λειτουργούν αποτελεσματικά, παράγουν πληροφορίες που έχουν όλα τα χαρακτηριστικά των καλών πληροφοριών που περιγράφονται στην παραπάνω ενότητα. Αυτό επιτρέπει σε έναν οργανισμό να λαμβάνει αποφάσεις που θα τον ωφελήσουν.

Συστατικά του MIS και η σχέση τους

Ένα σύστημα πληροφοριών διαχείρισης αποτελείται από πέντε κύρια στοιχεία, συγκεκριμένα τους ανθρώπους, τις επιχειρηματικές διαδικασίες, τα δεδομένα, το υλικό και το λογισμικό. Όλα αυτά τα στοιχεία πρέπει να συνεργάζονται για την επίτευξη των επιχειρηματικών στόχων.

People – αυτοί είναι οι χρήστες που χρησιμοποιούν το σύστημα πληροφοριών για την καταγραφή των καθημερινών επιχειρηματικών συναλλαγών. Οι χρήστες είναι συνήθως εξειδικευμένοι επαγγελματίες όπως λογιστές, διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού κ.λπ. Το τμήμα ΤΠΕ συνήθως διαθέτει το προσωπικό υποστήριξης που διασφαλίζει την ορθή λειτουργία του συστήματος.

Επιχειρηματικές Διαδικασίες – πρόκειται για συμφωνημένες βέλτιστες πρακτικές που καθοδηγούν τους χρήστες και όλα τα άλλα στοιχεία σχετικά με τον τρόπο αποτελεσματικής εργασίας. Οι επιχειρηματικές διαδικασίες αναπτύσσονται από τους ανθρώπους, δηλαδή χρήστες, συμβούλους κ.λπ.

ημερομηνία – οι καταγεγραμμένες καθημερινές επιχειρηματικές συναλλαγές. Για μια τράπεζα, τα δεδομένα συλλέγονται από δραστηριότητες όπως καταθέσεις, αναλήψεις κ.λπ.

υλικού – το υλικό αποτελείται από υπολογιστές, εκτυπωτές, συσκευές δικτύωσης κ.λπ. Το υλικό παρέχει την υπολογιστική ισχύ για την επεξεργασία δεδομένων. Παρέχει επίσης δυνατότητες δικτύωσης και εκτύπωσης. Το υλικό επιταχύνει την επεξεργασία των δεδομένων σε πληροφορίες.

Λογισμικό – πρόκειται για προγράμματα που εκτελούνται στο υλικό. Το λογισμικό χωρίζεται σε δύο κύριες κατηγορίες, συγκεκριμένα στο λογισμικό συστήματος και στο λογισμικό εφαρμογών. Το λογισμικό συστήματος αναφέρεται στο το λειτουργικό σύστημα, δηλαδή, Windows, Mac OS και Ubuntu, κ.λπ. Το λογισμικό εφαρμογών αναφέρεται σε εξειδικευμένο λογισμικό για την εκτέλεση επιχειρηματικών εργασιών όπως α Μισθολόγιο πρόγραμμα, τραπεζικό σύστημα, σύστημα σημείων πώλησης κ.λπ.

Η αλυσίδα αξίας του Porter

Σκεφτείτε μια εταιρεία όπως η Apple Inc. Γιατί είναι επιτυχημένες; Γιατί οι πελάτες αγαπούν και αγοράζουν το iPhone; Είναι επειδή το iPhone προσθέτει αξία στη ζωή τους. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η Apple Inc. είναι μια επιτυχημένη επιχείρηση. Η αλυσίδα αξίας αναφέρεται σε δραστηριότητες που εκτελεί μια εταιρεία για να δημιουργήσει αξία για τους πελάτες της.

Η έννοια της αλυσίδας αξίας αναπτύχθηκε από τον Michael Porter. Η αλυσίδα αξίας του Porter έχει δύο τύπους δραστηριοτήτων, συγκεκριμένα:

• Πρωτογενείς δραστηριότητες – πρόκειται για δραστηριότητες που σχετίζονται με τη δημιουργία προϊόντων/υπηρεσιών, το μάρκετινγκ και τις πωλήσεις, καθώς και την υποστήριξη. Οι κύριες δραστηριότητες περιλαμβάνουν την εισερχόμενη εφοδιαστική, τις λειτουργίες, την εξερχόμενη εφοδιαστική, το μάρκετινγκ και τις πωλήσεις, καθώς και την εξυπηρέτηση.
• Υποστηρικτικές δραστηριότητες – πρόκειται για δραστηριότητες που υποστηρίζουν τις κύριες δραστηριότητες. Οι υποστηρικτικές δραστηριότητες συνίστανται στην προμήθεια (αγορά), τη διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού, την τεχνολογική ανάπτυξη και τις υποδομές.

Το ακόλουθο διάγραμμα απεικονίζει την αλυσίδα αξίας:

Η παρακάτω εικόνα δείχνει την αλυσίδα αξίας για την Apple Inc.

Ο γενικός στόχος της αλυσίδας αξίας είναι να βοηθήσει μια επιχείρηση να αποκτήσει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα είναι η θέση μιας επιχείρησης σε μια αγορά που την καθιστά πιο κερδοφόρα από τους άμεσους ανταγωνιστές της.

Επιρροή της πληροφορικής στους οργανωτικούς στόχους

Οι οργανωτικοί στόχοι αναφέρονται στους σκοπούς και την αποστολή του οργανισμού, ειδικά μακροπρόθεσμα. Ανεξάρτητα από το είδος της επιχείρησης με την οποία ασχολείται ένας οργανισμός, ο συνολικός στόχος είναι η δημιουργία αξίας για τους πελάτες ή τους συνεργάτες, όπως αναφέρεται στην παραπάνω ενότητα.

Η ευθυγράμμιση της επιχειρηματικής τεχνολογίας πληροφοριών αφορά τη χρήση της τεχνολογίας πληροφοριών για την αποτελεσματική επίτευξη των επιχειρηματικών στόχων.

Δύο από τους πιο συνηθισμένους τρόπους με τους οποίους ένας οργανισμός μπορεί να προσφέρει αξία είναι προσφέροντας ένα ποιοτικό προϊόν σε χαμηλότερη τιμή από τον ανταγωνισμό ή σε υψηλή τιμή αλλά με περισσότερα χαρακτηριστικά που προσθέτουν αξία στους πελάτες.

Η τεχνολογία πληροφοριών δίνει τη δυνατότητα στις επιχειρήσεις να επεξεργάζονται και να αναλύουν μεγάλους όγκους δεδομένων με φθηνότερο κόστος και εντός του συντομότερου δυνατού χρόνου. Αυτό δίνει τη δυνατότητα στους οργανισμούς να παρέχουν ποιοτικά προϊόντα σε φθηνότερη τιμή.

Ας πάρουμε ένα παράδειγμα τράπεζας. Μια τράπεζα μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα ΑΤΜ για να επιτρέψει στους πελάτες να κάνουν ανάληψη χρημάτων και άλλα αυτοματοποιημένα μέσα για κατάθεση χρημάτων. Οι πελάτες που έχουν ερωτήσεις μπορούν να κατευθυνθούν σε έναν ιστότοπο που έχει συχνές ερωτήσεις. Τόσο τα άτομα όσο και οι επιχειρήσεις μπορούν να δουν τις κινήσεις του λογαριασμού τους στο διαδίκτυο εάν είναι εγγεγραμμένοι στο internet banking.

Οι παραπάνω επιχειρηματικές πρακτικές πληροφορικής οδηγούν σε μειωμένο κόστος επιχειρηματικής δραστηριότητας και στη δημιουργία νέων προϊόντων και υπηρεσιών. Το μειωμένο κόστος επιχειρηματικής δραστηριότητας επιτρέπει σε μια τράπεζα να μειώσει τα τραπεζικά έξοδα, προσφέροντας έτσι ένα ποιοτικό προϊόν ή υπηρεσία σε χαμηλότερη τιμή.

Συχνές Ερωτήσεις