Τι είναι το MIS; Εισαγωγή & Ορισμός

Η ανάγκη για MIS

Τα ακόλουθα είναι μερικές από τις δικαιολογίες για την ύπαρξη ενός Σύστημα MIS.

• Οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων χρειάζονται πληροφορίες για να λάβουν αποτελεσματικές αποφάσεις. Τα Συστήματα Πληροφοριών Διαχείρισης (MIS) το καθιστούν δυνατό.
• Τα συστήματα MIS διευκολύνουν την επικοινωνία εντός και εκτός του οργανισμού – οι εργαζόμενοι εντός του οργανισμού έχουν εύκολη πρόσβαση στις απαιτούμενες πληροφορίες για τις καθημερινές λειτουργίες. Διευκολύνσεις όπως η υπηρεσία σύντομων μηνυμάτων (SMS) και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο καθιστούν δυνατή την επικοινωνία με πελάτες και προμηθευτές μέσα από το σύστημα MIS που χρησιμοποιεί ένας οργανισμός.
• Τήρηση αρχείων – τα πληροφοριακά συστήματα διαχείρισης καταγράφουν όλες τις επιχειρηματικές συναλλαγές ενός οργανισμού και παρέχουν ένα σημείο αναφοράς για τις συναλλαγές.

Στοιχεία του MIS

Τα κύρια στοιχεία ενός τυπικού MIS μακράς μορφής (Management Information System) είναι:

• People – άτομα που χρησιμοποιούν το πληροφοριακό σύστημα
• ημερομηνία – τα δεδομένα που καταγράφει το πληροφοριακό σύστημα
• Επιχειρηματικές Διαδικασίες – εφαρμόζονται διαδικασίες σχετικά με τον τρόπο καταγραφής, αποθήκευσης και ανάλυσης δεδομένων
• υλικού – σε αυτούς περιλαμβάνονται διακομιστές, σταθμοί εργασίας, εξοπλισμός δικτύου, εκτυπωτές κ.λπ.
• λογισμικό – αυτά είναι προγράμματα που χρησιμοποιούνται για το χειρισμό των δεδομένων. Αυτά περιλαμβάνουν προγράμματα όπως προγράμματα υπολογιστικών φύλλων, λογισμικό βάσης δεδομένων κ.λπ.

Τύποι Πληροφοριακών Συστημάτων

Ο τύπος του πληροφοριακού συστήματος που χρησιμοποιεί ένας χρήστης εξαρτάται από το επίπεδό του σε έναν οργανισμό. Το παρακάτω διάγραμμα δείχνει τα τρία κύρια επίπεδα χρηστών σε έναν οργανισμό και τον τύπο του πληροφοριακού συστήματος που χρησιμοποιούν.

Συστήματα Επεξεργασίας Συναλλαγών (TPS)

Αυτός ο τύπος πληροφοριακού συστήματος χρησιμοποιείται για την καταγραφή των καθημερινών συναλλαγών μιας επιχείρησης. Ένα παράδειγμα συστήματος επεξεργασίας συναλλαγών είναι το σύστημα Point of Sale (POS). Ένα σύστημα POS χρησιμοποιείται για την καταγραφή των ημερήσιων πωλήσεων.

Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης (MIS)

Τα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης που συντομεύονται ως MIS, χρησιμοποιούνται για να καθοδηγήσουν τους διαχειριστές τακτικής στη λήψη ημιδομημένων αποφάσεων. Η έξοδος από το σύστημα επεξεργασίας συναλλαγών χρησιμοποιείται ως είσοδος στο σύστημα MIS.

Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων (DSS)

Τα συστήματα υποστήριξης αποφάσεων χρησιμοποιούνται από στελέχη ανώτατου επιπέδου για τη λήψη ημιδομημένων αποφάσεων. Η έξοδος από το Σύστημα Πληροφοριών Διαχείρισης χρησιμοποιείται ως είσοδος στο σύστημα υποστήριξης αποφάσεων. Τα συστήματα DSS λαμβάνουν επίσης δεδομένα εισόδου από εξωτερικές πηγές όπως οι τρέχουσες δυνάμεις της αγοράς, ο ανταγωνισμός κ.λπ.

Εγχειρίδιο Πληροφοριακά Συστήματα VS Computerized Information Systems (MIS)

Τα δεδομένα είναι η κυκλοφορία του αίματος οποιασδήποτε επιχειρηματικής οντότητας. Όλοι σε έναν οργανισμό χρειάζονται πληροφορίες για να λάβουν αποφάσεις. Ένα πληροφοριακό σύστημα είναι ένας οργανωμένος τρόπος καταγραφής, αποθήκευσης δεδομένων και ανάκτησης πληροφοριών.

Σε αυτήν την ενότητα, θα εξετάσουμε χειροκίνητα πληροφοριακά συστήματα έναντι ηλεκτρονικών συστημάτων πληροφοριών.

Εγχειρίδιο Πληροφοριακό Σύστημα

Ένα μη αυτόματο σύστημα πληροφοριών δεν χρησιμοποιεί μηχανογραφημένες συσκευές. Η καταγραφή, η αποθήκευση και η ανάκτηση των δεδομένων γίνεται χειροκίνητα από τα άτομα που είναι υπεύθυνα για το πληροφοριακό σύστημα.

Τα ακόλουθα είναι τα κύρια στοιχεία ενός χειροκίνητου συστήματος πληροφοριών

• Ανθρωποι -οι άνθρωποι είναι οι αποδέκτες του πληροφοριακού συστήματος
• Επιχειρηματικές Διαδικασίες –πρόκειται για μέτρα που θεσπίζονται και καθορίζουν τους κανόνες για την επεξεργασία δεδομένων, την αποθήκευση, την ανάλυσή τους και την παραγωγή πληροφοριών
• Δεδομένα -Αυτές είναι οι καταγεγραμμένες καθημερινές συναλλαγές
• Σύστημα αρχειοθέτησης - αυτός είναι ένας οργανωμένος τρόπος αποθήκευσης πληροφοριών
• Αναφορές -οι αναφορές δημιουργούνται μετά από χειροκίνητη ανάλυση των δεδομένων από το σύστημα αρχειοθέτησης και σύνταξη τους.

Το παρακάτω διάγραμμα δείχνει πώς λειτουργεί ένα τυπικό μη αυτόματο σύστημα πληροφοριών

Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα ενός χειροκίνητου πληροφοριακού συστήματος

Πλεονεκτήματα:

Τα παρακάτω είναι τα πλεονεκτήματα των χειροκίνητων πληροφοριακών συστημάτων

• Αποδοτική - είναι φθηνότερο σε σύγκριση με ένα ηλεκτρονικό σύστημα επειδή δεν χρειάζεται να αγοράσετε ακριβό εξοπλισμό όπως διακομιστές, σταθμούς εργασίας, εκτυπωτές κ.λπ.
• Ευέλικτο -Οι εξελισσόμενες επιχειρηματικές απαιτήσεις μπορούν εύκολα να ενσωματωθούν στις επιχειρηματικές διαδικασίες και να εφαρμοστούν άμεσα

Μειονεκτήματα:

Τα παρακάτω είναι μερικά από τα μειονεκτήματα ενός χειροκίνητου συστήματος πληροφοριών.

• Χρονοβόρος -Όλες οι καταχωρίσεις δεδομένων πρέπει να επαληθεύονται πριν από την κατάθεση, αυτό είναι μια χρονοβόρα εργασία όταν γίνεται από ανθρώπους. Η ανάκτηση δεδομένων από το σύστημα αρχειοθέτησης απαιτεί επίσης σημαντικό χρόνο
• Επιρρεπής σε λάθη - Η ακρίβεια των δεδομένων όταν επαληθεύεται και επικυρώνεται από ανθρώπους είναι πιο επιρρεπής σε σφάλματα σε σύγκριση με την επαλήθευση και την επικύρωση που γίνεται από ηλεκτρονικά συστήματα.
• Έλλειψη ασφάλειας - η ασφάλεια των χειροκίνητων συστημάτων υλοποιείται με τον περιορισμό της πρόσβασης στην αίθουσα αρχείων. Η εμπειρία δείχνει ότι μη εξουσιοδοτημένα άτομα μπορούν εύκολα να αποκτήσουν πρόσβαση στην αίθουσα αρχειοθέτησης
• Αντιγραφή δεδομένων –Τα περισσότερα τμήματα ενός οργανισμού πρέπει να έχουν πρόσβαση στα ίδια δεδομένα. Σε ένα μη αυτόματο σύστημα, είναι σύνηθες να αντιγράφονται αυτά τα δεδομένα για να είναι εύκολα προσβάσιμα σε όλους τους εξουσιοδοτημένους χρήστες. Η πρόκληση έρχεται όταν τα ίδια δεδομένα πρέπει να ενημερωθούν
• Ασυνέπεια δεδομένων – Λόγω του διπλασιασμού των δεδομένων, είναι πολύ συνηθισμένο να ενημερώνονται τα δεδομένα σε ένα αρχείο και να μην ενημερώνονται τα άλλα αρχεία. Αυτό οδηγεί σε ασυνέπεια δεδομένων
• Έλλειψη αντιγράφων ασφαλείας – Εάν το αρχείο χαθεί ή υποστεί λάθος χειρισμό, οι πιθανότητες ανάκτησης των δεδομένων είναι σχεδόν μηδενικές.

Μηχανογραφημένο πληροφοριακό σύστημα

Τα ηλεκτρονικά συστήματα αναπτύχθηκαν για την αντιμετώπιση των προκλήσεων των χειροκίνητων πληροφοριακών συστημάτων. Η κύρια διαφορά μεταξύ ενός χειροκίνητου και ενός μηχανογραφημένου συστήματος πληροφοριών είναι ότι ένα ηλεκτρονικό σύστημα χρησιμοποιεί έναν συνδυασμό λογισμικού και υλικού για την εγγραφή, αποθήκευση, ανάλυση και ανάκτηση πληροφοριών.

Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα ενός ηλεκτρονικού συστήματος πληροφοριών (MIS)

Τα παρακάτω είναι μερικά από τα μειονεκτήματα ενός ηλεκτρονικού πληροφοριακού συστήματος.

Πλεονεκτήματα:

Ακολουθούν τα πλεονεκτήματα των ηλεκτρονικών πληροφοριακών συστημάτων

• Γρήγορη επεξεργασία δεδομένων και ανάκτηση πληροφοριών – Αυτό είναι ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα ενός ηλεκτρονικού πληροφοριακού συστήματος. Επεξεργάζεται δεδομένα και ανακτά πληροφορίες με ταχύτερο ρυθμό. Αυτό οδηγεί σε βελτιωμένη εξυπηρέτηση πελατών/πελατών
• Βελτιωμένη ακρίβεια δεδομένων – εύκολοι στην εφαρμογή ελέγχων επικύρωσης και επαλήθευσης δεδομένων σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα σε σύγκριση με ένα μη αυτόματο σύστημα.
• Βελτιωμένη ασφάλεια – Εκτός από τον περιορισμό της πρόσβασης στον διακομιστή της βάσης δεδομένων, το ηλεκτρονικό σύστημα πληροφοριών μπορεί να εφαρμόσει άλλους ελέγχους ασφαλείας, όπως έλεγχο ταυτότητας χρήστη, βιομετρικά συστήματα ελέγχου ταυτότητας, έλεγχο δικαιωμάτων πρόσβασης κ.λπ.
• Μειωμένη αντιγραφή δεδομένων – Τα συστήματα βάσεων δεδομένων έχουν σχεδιαστεί με τέτοιο τρόπο ώστε να ελαχιστοποιείται η επανάληψη των δεδομένων. Αυτό σημαίνει ότι η ενημέρωση των δεδομένων σε ένα τμήμα τα καθιστά αυτόματα διαθέσιμα στα άλλα τμήματα
• Βελτιωμένα συστήματα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας – με τη σύγχρονη τεχνολογία, τα αντίγραφα ασφαλείας μπορούν να αποθηκευτούν στο cloud, γεγονός που καθιστά εύκολη την ανάκτηση των δεδομένων εάν συμβεί κάτι στο υλικό και το λογισμικό που χρησιμοποιείται για την αποθήκευση των δεδομένων
• Εύκολη πρόσβαση σε πληροφορίες – Τα περισσότερα στελέχη επιχειρήσεων πρέπει να ταξιδέψουν και να μπορούν να λάβουν μια απόφαση με βάση τις πληροφορίες. Ο ιστός και Κινητό τεχνολογίες καθιστούν την πρόσβαση σε δεδομένα από οπουδήποτε είναι δυνατή.

Μειονεκτήματα:

• Είναι ακριβό να ρυθμίσετε και να ρυθμίσετε – ο οργανισμός πρέπει να αγοράσει υλικό και το απαιτούμενο λογισμικό για τη λειτουργία του συστήματος πληροφοριών. Επιπλέον, θα πρέπει να αναθεωρηθούν οι επιχειρηματικές διαδικασίες και το προσωπικό θα πρέπει να εκπαιδευτεί σχετικά με τον τρόπο χρήσης του μηχανογραφημένου συστήματος πληροφοριών.
• Μεγάλη εξάρτηση από την τεχνολογία – εάν συμβεί κάτι στο υλικό ή το λογισμικό που το κάνει να σταματήσει να λειτουργεί, τότε δεν είναι δυνατή η πρόσβαση στις πληροφορίες έως ότου αντικατασταθεί το απαιτούμενο υλικό ή λογισμικό.
• Κίνδυνος απάτης – Εάν δεν υπάρχουν κατάλληλοι έλεγχοι και έλεγχοι, ένας εισβολέας μπορεί να δημοσιεύσει μη εξουσιοδοτημένες συναλλαγές, όπως ένα τιμολόγιο για αγαθά που δεν παραδόθηκαν ποτέ κ.λπ.

Περίληψη

• Το MIS σημαίνει Σύστημα Πληροφοριών Διαχείρισης. Είναι μια συλλογή ανθρώπων, διαδικασιών, δεδομένων και τεχνολογίας πληροφοριών που βοηθά τους διαχειριστές να λαμβάνουν τεκμηριωμένες αποφάσεις.
• Τα ηλεκτρονικά συστήματα πληροφοριών είναι πιο αποτελεσματικά σε σύγκριση με τα χειροκίνητα πληροφοριακά συστήματα. Τα χειροκίνητα πληροφοριακά συστήματα είναι φθηνότερα σε σύγκριση με τα ηλεκτρονικά συστήματα πληροφοριών.
• Τα συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών (TPS) είναι από το επιχειρησιακό προσωπικό για την καταγραφή καθημερινών επιχειρηματικών συναλλαγών και χρησιμοποιούνται για τη λήψη δομημένων αποφάσεων
• Τα Συστήματα Πληροφοριών Διαχείρισης (MIS) χρησιμοποιούνται από στελέχη μεσαίου επιπέδου για τη λήψη ημιδομημένων αποφάσεων
• Τα Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων χρησιμοποιούνται από διευθυντές ανώτατου επιπέδου και βοηθούν τους διευθυντές ανώτατου επιπέδου να λαμβάνουν μη δομημένες αποφάσεις.