Εισαγωγή στο Purchasing & Purchase Requisition in SAP

Η αγορά είναι ένα συστατικό του SAP Η μονάδα MM και η διαδικασία της μπορούν να απεικονιστούν χονδρικά στο παρακάτω διάγραμμα.

Το MRP (προγραμματισμός υλικών πόρων) δημιουργεί πρόταση προμήθειας και αργότερα μετατρέπεται σε Απαίτηση Αγοράς. Το επόμενο βήμα είναι η εκχώρηση της πηγής στην Απαίτηση αγοράς και η απελευθέρωση της αίτησης αγοράς. Το PR μετατρέπεται σε Εντολή Αγοράς και κατά την παραλαβή των αγαθών μπορεί να γίνει μια απόδειξη τιμολογίου για να ολοκληρωθεί η διαδικασία αγοράς. Επιπλέον, η πληρωμή πραγματοποιείται (στη μονάδα FI).

Η προμήθεια δεν χρειάζεται να ξεκινήσει από το MRP, μπορεί να ξεκινήσει με προγραμματισμό βάσει κατανάλωσης ή με άμεση δημιουργία PR ή PO.

Το MRP είναι μια λειτουργία συστήματος για τον προσδιορισμό των απαιτήσεων υλικού τόσο σε επίπεδο υλικού όσο και σε επίπεδο BoM. A BoM (Bill των Υλικών) είναι μια λίστα εξαρτημάτων και υποσυστατικών από τα οποία αποτελείται ένα μεμονωμένο υλικό.

Ένα από τα απλά βασικά έγγραφα στην αγορά SAP είναι απαίτηση αγοράς.

Απαίτηση αγοράς

Οι αιτήσεις αγοράς μπορούν να δημιουργηθούν αυτόματα από το σύστημα ή χειροκίνητα. Μπορούν να μετατραπούν σε εντολές αγοράς αλλά μόνο μετά την αποδέσμευση (έγκριση αίτησης αγοράς).

Θα καλύψουμε πολλά θέματα σε αυτό το μάθημα που μπορούν να βοηθήσουν στην κατανόηση και τη δημιουργία της απαίτησης αγοράς.

Τα εύρη αριθμών στις αιτήσεις αγοράς απαιτούνται όπως και σε άλλα έγγραφα, για τον σκοπό της εκχώρησης του αριθμού εγγράφου σε έγγραφα που δημιουργήθηκαν νέα.

Later, αυτά τα εύρη αριθμών εκχωρούνται σε διαφορετικούς τύπους εγγράφων που μπορούμε να ορίσουμε για χρήση στην επεξεργασία αιτήσεων αγοράς.

Θα καλύψουμε επίσης τον αριθμό παρακολούθησης απαιτήσεων, ο οποίος είναι βασικά ένας συνδυασμός αριθμών/γραμμάτων που μπορεί να αντιστοιχιστεί μοναδικά σε πολλά έγγραφα προκειμένου να παρακολουθούνται ορισμένες σημαντικές απαιτήσεις.

Θα δείτε πώς λειτουργεί ο προσδιορισμός πηγής και γιατί είναι χρήσιμος, καθώς και πώς μπορεί να εκχωρηθεί αυτή η πηγή στο έγγραφο αγορών μας.

Τέλος, θα μάθετε πώς να επεξεργαστείτε την αίτηση αγοράς, από τη δημιουργία της μέχρι τη μετατροπή της σε παραγγελία.

Εύρος αριθμών για Αίτηση Αγοράς

Η αντιστοίχιση εύρους αριθμών για εργασίες αίτησης αγοράς σε τύπο εγγράφου. Μπορούν να δημιουργηθούν πολλά διαφορετικά εύρη αριθμών και στη συνέχεια να αντιστοιχιστούν σε έναν συγκεκριμένο τύπο αίτησης αγοράς.

Αυτό γίνεται στην προσαρμογή. Οι τύποι εγγράφων απαίτησης μπορούν να έχουν δύο εύρη αριθμών. Σε κάθε τύπο εγγράφου εκχωρείται μία εσωτερική και μία εξωτερική περιοχή. Οι εσωτερικές περιοχές αριθμών αυξάνονται αυτόματα από το σύστημα και οι εξωτερικοί εκχωρούνται χειροκίνητα.

Η παρακάτω οθόνη αντιπροσωπεύει μια λίστα με εύρη αριθμών για αίτηση αγοράς.

Από τον αριθμό είναι ο πρώτος αριθμός στο εύρος, Ο αριθμός είναι ο τελευταίος διαθέσιμος αριθμός και ο τρέχων αριθμός είναι ο τελευταίος αριθμός που έχει εκχωρηθεί σε ένα έγγραφο.

Επιπλέον, υπάρχει ένα πλαίσιο ελέγχου που υποδεικνύει εάν πρόκειται για εξωτερικό εύρος αριθμών.

Για παράδειγμα, ένα εσωτερικό εύρος αριθμών μπορεί να οριστεί ως ένα εύρος από 20000000 έως 30000000, σε αυτήν την περίπτωση τα έγγραφα του τύπου εγγράφου που έχει εκχωρηθεί αυτό το διάστημα θα αριθμούνται ξεκινώντας από το 20000001 και θα αυξάνονται κατά 1 για κάθε νέο έγγραφο που δημιουργείται. Ο τελευταίος διαθέσιμος αριθμός για αυτό το διάστημα θα είναι 30000000 και εάν τα έγγραφά σας συμπληρώνουν ολόκληρο το εύρος αριθμών, θα πρέπει να επεκταθεί. Θα συμβεί σπάνια, καθώς θα σήμαινε ότι θα έχετε 10 εκατομμύρια έγγραφα αίτησης αγοράς.

Ορισμός τύπου εγγράφου

Ο ορισμός τύπου εγγράφου είναι μια ενέργεια καθορισμού διαφορετικών τύπων εγγράφων για μια αίτηση αγοράς. Είναι χρήσιμο για την ομαδοποίηση των αιτήσεων αγοράς και τον προσδιορισμό της χρήσης του με περισσότερες λεπτομέρειες. Για παράδειγμα, μπορούμε να έχουμε τυπικά PR, υπεργολαβίες και μεταβίβαση αποθεμάτων. Κάθε τύπος εγγράφου ταιριάζει σε μια ειδική ανάγκη και έχει ρυθμιστεί για χρήση με αυτόν τον τρόπο.

Στον ορισμό τύπου εγγράφου, μπορείτε να ορίσετε έναν αριθμό επιλογών. Αριθμητικά διαστήματα (εσωτερικά και εξωτερικά), διάστημα αντικειμένων, κλειδί επιλογής πεδίου, ένδειξη ελέγχου, ένδειξη συνολικής απελευθέρωσης (καθορίζει εάν όλα τα στοιχεία στο PR απελευθερώνονται ταυτόχρονα ή μεμονωμένα).

Τύπος εγγράφου τυπικής απαίτησης αγοράς SAP ορίζεται σε όλες τις εγκαταστάσεις ως NB.

Αριθμός παρακολούθησης απαίτησης

Αυτός ο αριθμός χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση συγκεκριμένων απαιτήσεων. Μπορεί να εισαχθεί κατά τη δημιουργία της αίτησης αγοράς και να αντιγραφεί στο έγγραφο παραγγελίας αγοράς. Διατηρείται σε επίπεδο αντικειμένου και τα στοιχεία μπορούν να επιλεγούν με αυτόν τον αριθμό σε πολλές αναφορές όπως MELB.

• Εκτέλεση MELB συναλλαγή.
• Κάντε κλικ στο Επιλέξτε κουμπί.

Όταν κάνετε κλικ ΣΥΝΕΧΕΙΑ, θα επιστρέψετε στην αρχική οθόνη επιλογής. Έχετε επίσης μια ποικιλία επιλογών επιλογής και θα πρέπει να επιλέξετε τις καταλληλότερες επιλογές για να περιορίσετε την αναζήτηση.

• Εισαγάγετε αριθμούς παρακολούθησης απαίτησης.
• Εκτέλεση.

Θα εμφανιστεί μια λίστα εγγράφων που περιέχει τον αριθμό παρακολούθησης.

Προσδιορισμός πηγής

Ο προσδιορισμός πηγής βοηθά στην εύρεση της καταλληλότερης πηγής για μια απαίτηση, για παράδειγμα, μπορεί να προτείνει ποια γενική συμφωνία, ποια εσωτερική πηγή προμήθειας (εγκατάσταση) ή ποιος προμηθευτής μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την παραγγελία συγκεκριμένων υλικών τη δεδομένη στιγμή.

Ο προσδιορισμός της πηγής λαμβάνει διάφορα δεδομένα ως παραμέτρους για την πραγματική διαδικασία προσδιορισμού. Αυτά περιλαμβάνουν τη συμφωνία περίγραμμα, την εγγραφή πληροφοριών αγοράς, την εγκατάσταση στην εταιρεία μας, τη ρύθμιση ποσοστώσεων, τη λίστα πηγών.

Όλα αυτά λαμβάνονται υπόψη κατά τον καθορισμό της καλύτερης δυνατής πηγής για μια απαίτηση.

Ο πρώτος έλεγχος γίνεται μέσω Ρύθμιση ποσοστώσεων όπου το σύστημα καθορίζει εάν υπάρχει κατάλληλη πηγή με τη σχετική ρύθμιση ποσόστωσης για το υλικό, και εάν βρεθεί κατάλληλη πηγή επιλέγεται και η πρόσθετη αναζήτηση για την πηγή ματαιώνεται.

Αν όχι, το σύστημα παίρνει λίστα πηγών υπόψη και αναζήτησε έγκυρες πηγές εκεί. Μια λίστα πηγών αποτελείται από σταθερές και αποκλεισμένες εγγραφές. Διορθώθηκαν τα αρχεία είναι για σταθερούς πωλητές για συγκεκριμένο υλικό που ισχύουν για μια ορισμένη περίοδο. Μπλοκαρισμένα αρχεία δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως πηγή ενώ βρίσκονται σε αυτήν την κατάσταση.

Τελικά το σύστημα αναζητά το περίγραμμα συμφωνίας και εγγραφή πληροφοριών για αξιόπιστες πηγές και τους αναθέτει την επίταξη. Έχετε δει στο προηγούμενο μάθημα τι είναι μια εγγραφή πληροφοριών αγοράς και η συμφωνία περίληψης είναι μια συμφωνία προγραμματισμού ή σύμβαση που χρησιμοποιείται επίσης στη διαδικασία προσδιορισμού της πηγής ως πληροφορίες εισόδου.

Για να χρησιμοποιήσετε τον προσδιορισμό πηγής, πρέπει να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Προσδιορισμός προέλευσης στην αρχική οθόνη της αίτησης αγοράς.

Ανάθεση πηγής

Το σύστημα μπορεί να εκτελέσει αντιστοίχιση πηγής φόντου ή προσκηνίου.

Εάν η αναζήτηση γίνει σε λειτουργία προσκηνίου και βρεθούν περισσότερες από μία έγκυρες πηγές, εμφανίζεται μια λίστα επιλογής από την οποία ο χρήστης πρέπει να επιλέξει την κατάλληλη πηγή. Εάν βρεθεί μόνο μία κατάλληλη πηγή, εκχωρείται αυτόματα.

Εάν η αναζήτηση γίνεται στο παρασκήνιο, πρέπει να καθοριστεί μία μόνο πηγή και για να επιτευχθεί ότι το σύστημα θα εκτελέσει διάφορες λειτουργίες στην αναζήτηση.

Για παράδειγμα, οι συμφωνίες περιλήψεων έχουν προτεραιότητα έναντι της πηγής εγγραφής πληροφοριών αγοράς και σε περίπτωση διένεξης επιλέγεται μια πηγή συμφωνίας περίγραμμα.

Εάν βρεθούν περισσότερες από μία έγκυρες πηγές σε συμφωνίες περίληψης, η μοναδική έγκυρη πηγή θα είναι αυτή για τον κανονικό προμηθευτή και εάν καμία εγγραφή δεν είναι για κανονικό προμηθευτή, η πηγή θα πρέπει να προσδιοριστεί με μη αυτόματο τρόπο.

Μπορείτε να δείτε πώς προσφέρονται δύο πηγές από το σύστημα, από τις οποίες πρέπει να επιλέξουμε την καλύτερη χειροκίνητα.