Introduktion til indkøb og indkøbsrekvisition i SAP

Indkøb er en del af SAP MM-modulet og dets proces kan groft afbildes i nedenstående diagram.

MRP (materiale ressourceplanlægning) opretter indkøbsforslag og bliver senere konverteret til indkøbsrekvisition. Næste trin er at tildele kilde til indkøbsrekvisition og frigivelse af indkøbsrekvisition. PR'en bliver konverteret til indkøbsordre, og ved varemodtagelse kan der foretages en fakturamodtagelse for at fuldføre købsprocessen. Derudover behandles betalingen (i FI-modulet).

Indkøb behøver ikke at starte af MRP, det kan initieres af forbrugsbaseret planlægning eller ved direkte oprettelse af PR eller PO.

MRP er en systemfunktion til at bestemme materialekravene på både materiale- og BoM-niveau. En BoM (Bill af materialer) er en liste over komponenter og underkomponenter et enkelt materiale består af.

Et af de blotte grundlæggende dokumenter i Indkøb i SAP er en indkøbsrekvisition.

Indkøbsrekvisition

Indkøbsrekvisitioner kan oprettes automatisk af systemet eller manuelt. De kan konverteres til indkøbsordrer, men kun ved frigivelse (godkendelse af indkøbsrekvisition).

Vi vil dække flere emner i denne lektion, som kan hjælpe med at forstå og oprette indkøbsrekvisitionen.

Nummerområder i indkøbsrekvisitioner kræves ligesom i andre dokumenter med henblik på at tildele bilagsnummeret til nyoprettede dokumenter.

Later, tildeles disse nummerområder til forskellige dokumenttyper, som vi kan definere til brug i indkøbsrekvisitionsbehandlingen.

Vi vil også dække kravsporingsnummer, som dybest set er en tal/bogstav-kombination, som unikt kan tildeles til flere dokumenter for at spore visse vigtige krav.

Du vil se, hvordan kildebestemmelsen fungerer, og hvorfor den er nyttig, samt hvordan denne kilde kan tildeles vores købsdokument.

Til sidst vil du finde ud af, hvordan du behandler indkøbsrekvisitionen, fra den oprettes til den konverteres til en indkøbsordre.

Nummerområder for indkøbsrekvisition

Tildeling af nummerområder til indkøbsrekvisition fungerer på dokumenttype. Der kan oprettes flere forskellige nummerområder og efterfølgende tildeles en bestemt indkøbsrekvisitionstype.

Dette gøres ved tilpasning. Rekvisitionsbilagstyper kan have to nummerområder tildelt. Et internt og et eksternt område er tildelt hver dokumenttype. Interne nummerområder øges automatisk af systemet, og eksterne tildeles manuelt.

Skærmbilledet nedenfor repræsenterer en liste over nummerområder til indkøbsrekvisition.

Fra nummer er det første tal i intervallet, Til nummer er det sidste tilgængelige nummer og det aktuelle nummer er det sidst tildelte nummer til et dokument.

Derudover er der et afkrydsningsfelt, der angiver, om dette er et eksternt nummerområde.

For eksempel kan et internt talinterval defineres som et interval fra 20000000 til 30000000, i dette tilfælde vil dokumenter af den dokumenttype, der er tildelt dette interval, blive nummereret fra 20000001 og vil blive forøget med 1 for hvert nyt dokument, der oprettes. Det sidste antal tilgængelige for dette interval vil være 30000000, og hvis dine dokumenter fylder hele nummerområdet, skal det udvides. Det vil sjældent ske, da det ville betyde, at du ville have 10 millioner indkøbsrekvisitionsdokumenter.

Definition af dokumenttype

Dokumenttypedefinition er en handling til at definere forskellige dokumenttyper for en indkøbsrekvisition. Det er nyttigt til at gruppere indkøbsrekvisitioner og specificere dets brug mere detaljeret. For eksempel kan vi have standard PR'er, underleverandører og lageroverførsel. Hver dokumenttype passer til et særligt behov og er konfigureret til at blive brugt på den måde.

I dokumenttypedefinition kan du definere en række muligheder. Antal intervaller (internt og eksternt), emneinterval, feltvalgstast, kontrolindikator, overordnet frigivelsesindikator (definerer om alle emnerne i PR frigives samtidigt eller individuelt).

Standard indkøbsrekvisitionsdokument indtast SAP er i alle installationer defineret som NB.

Krav sporingsnummer

Dette nummer bruges til at spore specifikke krav. Den kan indtastes under oprettelse af indkøbsrekvisition og kopieres til indkøbsordredokumentet. Det vedligeholdes på vareniveau, og varer kan vælges med dette nummer i flere rapporter som f.eks MELB.

• Udfør MELB transaktion.
• Klik på knappen Vælg .

Når du klikker Fortsæt., vil du være tilbage til den indledende valgskærm. Du har også en række forskellige valgmuligheder og bør vælge de bedst egnede muligheder for at indsnævre søgningen.

• Indtast kravsporingsnumre.
• Udfør.

Du vil blive præsenteret for en liste over dokumenter, der indeholder sporingsnummeret.

Kildebestemmelse

Kildebestemmelse hjælper med at finde den bedst egnede kilde til et krav, for eksempel kan den foreslå hvilken dispositionsaftale, hvilken intern indkøbskilde (anlæg) eller hvilken leverandør der kan bruges til at bestille specifikke materialer på et givet tidspunkt.

Kildebestemmelse tager forskellige data som parametre for den faktiske bestemmelsesproces. Disse inkluderer dispositionsaftale, købsinfopost, anlæg i vores virksomhed, kvoteordning, kildeliste.

Alt dette tages i betragtning, mens den bedst mulige kilde til et krav bestemmes.

Første kontrol foretages via Kvoteordning hvor systemet afgør, om der er en passende kilde med den relevante kvoteordning for materialet, og hvis der findes en passende kilde, vælges den, og yderligere søgning efter kilden afbrydes.

Hvis ikke, tager systemet kildeliste tages i betragtning og søgte efter gyldige kilder der. En kildeliste består af faste og blokerede poster. Faste optegnelser er for faste leverandører for specifikt materiale, der gælder i en vis periode. Blokerede poster kan ikke bruges som kilde, mens de er i denne status.

Endelig ser systemet op skitse aftale og info rekord for troværdige kilder og tildeler dem rekvisitionen. Du har set i den forrige lektion, hvad der er en købsinfopost, og dispositionsaftale er en planlægningsaftale eller kontrakt, som også bruges i kildebestemmelsesprocessen som inputinformation.

For at bruge kildebestemmelsen skal du markere afkrydsningsfeltet Bestem kilde på startskærmen for indkøbsrekvisitionen.

Tildeling af kilde

Systemet kan udføre baggrunds- eller forgrundskildetildeling.

Hvis søgningen udføres i forgrundstilstand, og der findes mere end én gyldig kilde, vises en valgliste, hvorfra brugeren skal vælge den relevante kilde. Hvis der kun findes én passende kilde, tildeles den automatisk.

Hvis søgningen udføres i baggrunden, skal en enkelt kilde bestemmes og for at opnå, at systemet udfører forskellige funktioner i opslag.

For eksempel har dispositionsaftaler prioritet frem for købsinfopostkilden, og i tilfælde af konflikt vælges en dispositionsaftalekilde.

Hvis der findes mere end én gyldig kilde i dispositionsaftaler, vil unik gyldig kilde være den for den almindelige leverandør, og hvis ingen af ​​posterne er for en almindelig leverandør, skal kilden bestemmes manuelt.

Du kan se, hvordan to kilder tilbydes af systemet, hvorfra vi skal vælge den bedre manuelt.