SAP Selvstudie om fysisk inventar: MI01, MI02, MI04, MI07

Hvad er fysisk inventar?

Fysisk beholdning er en proces til at bestemme, om beholdningsmængderne er nøjagtige, eller hvis der er forskelle i mængde, der er nævnt fysisk til stede og den, der er nævnt i SAP system. Dybest set, når du er færdig med fysisk beholdning, skal dit system og fysiske lagerniveauer være de samme.

Det er obligatorisk af juridiske årsager, og i de fleste tilfælde gennemføres det en gang om året.

For at forenkle processen, tjek nedenstående diagram, disse er de mest almindelige trin til at lave fysisk opgørelse (ikke kun i SAP ERP).

Udover de juridiske årsager er det yderst nyttigt at have de korrekte lagermængder i systemet, der matcher det fysiske lager. Ledelsen kan have de korrekte oplysninger om værdien af lagermaterialer. ATP for salg er korrekt. MRP sker ved hjælp af de korrekte inputparametre (materialebeholdningsmængder).

Ikke at have de korrekte lagerbeholdninger i systemet betyder det modsatte. Ledelsen har et forkert billede af det økonomiske aspekt af aktien i besiddelse. ATP bruger de forkerte data (salg kan muligvis ikke sælge noget fysisk på lager, men ikke eksisterer i systemet, eller systemet tillader måske at sælge noget, der ikke er fysisk til stede på lageret). MRP er unøjagtig (produktionsplanlægning og andre materialeplanlægningsprocesser kan være i et stort problem, da de er nødvendige for at beregne behovet for produktion/indkøb baseret på lagerniveauer og flere andre oplysninger).

Nu ser du, at det at have en klar og korrekt lagerbeholdning er af enorm betydning for mange processer i en virksomhed. Nu vil du se, hvordan fysisk opgørelse foregår i MM-modulet.

Typer af fysisk inventar

Følgende fysiske inventarprocedurer kan bruges i SAP system:

Periodisk opgørelse
Løbende opgørelse
Cyklustælling
Prøveudtagning af lager

Periodisk opgørelse Det meste af tiden bruger virksomheder denne form for opgørelse. I de fleste tilfælde sker det en gang om året, og denne form for opgørelse kaldes årlig fysisk opgørelse. Det betyder, at materialebeholdningen tælles en gang årligt. De fleste gange i slutningen af året eller efter sæsonens afslutning (i sæsonbetonede brancher).

Løbende opgørelse Alle materialer tælles på et tidspunkt på året, men det kan ske på en hvilken som helst dag. Så vi kan tælle noget materiale i februar, andet i april og så videre. Et enkelt materiale kan tælles på en enkelt dato. Denne type beholdning bruges hovedsageligt i lagerstyringsbaserede varehuse, men det kan også gøres i lagerstyring.

Cyklustælling Denne type beholdning giver os mulighed for at sætte en periode for regelmæssige intervaller for fysisk beholdning på materialeniveau. Så et materiale i hurtig bevægelse og høj værdi kan tælles fire gange om året, mens langsomt bevægelse og materiale med lav værdi kan tælles en gang om året. Indikatoren for dette er sat i materiale master i Anlæg/Lagersted 1 Visning, i feltet

CC fys. Inv. Ind. Prøveudtagning af lager Kun et antal tilfældigt udvalgte materialer tælles på balancens nøgledato, og hvis disse materialer viser små nok forskelle, kan de øvrige materialer også anses for at have et korrekt lagerniveau. Ikke rigtig brugt så ofte, da det i det væsentlige er en tilnærmelse, men i nogle tilfælde kan det bruges, hvis materiale og lagerstruktur indebærer det.

Vi vil undersøge den mest almindelige - årlige opgørelsesmulighed i det følgende emne.

Oprettelse af fysisk inventardokument

Følgende procedure kan bruges til at oprette og behandle det fysiske lagerdokument.

Trin 1)

Udfør transaktionen MI01.
Indtast dokumentdato og planlagt dato for optælling (lad standard for i dag).
Indtast anlæg/lagerplads/special lagerindikator.
Vælg, om du vil have bogføringsblokering (hvis der er mulighed for, at nogen vil foretage en bogføring, mens fysisk beholdning er i gang, aktiver dette – materialeniveau), Frys bogbeholdning (aktuel bogbeholdningssaldo vil blive registreret i det fysiske beholdningsdokument, hvis denne mulighed er aktiveret), og hvis du vil tælle batches med sletningsflag (selvforklarende). Trykke ENTER.

Trin 2)

Indtast det eller de materialenumre, du ønsker at inkludere i dette fysiske inventardokument.
Gem transaktionsdataene.

Du vil blive informeret om det nyoprettede lagerbilagsnummer.

Trin 3) Valgfrit trin.

Udfør transaktionen MI02 for at foretage ændringer i dokumentet (hvis nødvendigt).
Double klik på elementet, hvis du vil kontrollere, om optællingen allerede er udført.ž
Hvis du har brug for at slette dokumentet, kan du indstille sletteindikatoren.

Trin 4) Valgfrit trin.

Du kan se på vareniveauet, at vores materiale endnu ikke er optalt.

Trin 5) Valgfrit trin.

På overskriftsniveau kan du redigere de data, der blev indtastet under oprettelsen af fysisk inventardokument.

Du er nu færdig med at oprette (og ændre det fysiske inventardokument). Du kan vise dokumentet med MI03 transaktionskode.

Indtastning af tælleresultater

I det følgende emne vil jeg vise dig, hvordan du kan indtaste tælleresultaterne i det fysiske inventardokument.

Processen er ret nem, men den skal udføres nøjagtigt, fordi fejlen ved indtastning af optællingen resulterer i dårlige lagerbalancer senere. Så der er stort behov for, at både tælleprocessen og indtastningsprocessen er nøjagtig.

Trin 1)

Udfør transaktionskoden MI04.
Indtast fysisk dokumentnummer og regnskabsår.
Indtast optællingsdatoen, hvis den afviger fra den foreslåede.
Indtast afvigelsesprocenten. Det betyder, at hvis du havde 100 stk på lager før den fysiske lagerproces, og du indtaster 107 stk som et tælleresultat, vil du blive informeret med en advarsel om forskellen mellem den tidligere lagermængde og den optalte mængde.

Presse ENTER.

Trin 2)

Indtast den mængde, der tælles for dette materiale.
Tryk på ENTER.

Du vil blive informeret om, at der er en mængdeforskel på 20 stk., hvis du ikke har lavet en fejl ved indtastningen af mængden, kan du omgå advarslen ved at trykke ENTER. Hvis du lavede en fejl under indtastningen af mængden, kan du rette indtastningen (124 stk i mit tilfælde) og trykke ENTER igen.

Hvis du får advarselsmeddelelsen, og du tror, at der kan være en fejl i tælleprocessen, kan du tælle varen igen og rette resultaterne (tjek ud MI05 transaktionskode, og MI11 hvis det er nødvendigt).

Efter jeg har rettet min indtastning til 124 stk, vil jeg gemme transaktionsdataene.

Udstationering af forskellene

Når du muligvis har genfortællet og indtastet mængdeoplysninger for problematiske materialer, kan du bogføre forskellene ved at bruge transaktionen MI07.

Trin 1)

Udfør transaktionen MI07.
Indtast din fysiske beholdning og regnskabsår.
Indtast bogføringsdato. Varepostering vil ske i henhold til denne dato. Nogle virksomheder bruger 31.12. I den årlige fysiske opgørelse som den sidste dag i regnskabsåret.
Du kan bruge tærskelværdien til at indtaste den maksimalt tilladte forskelsværdi i lokal valuta. Hvis du ikke ønsker en grænse, lad dette felt stå tomt. For at dette kan fungere, skal materialerne have standard- eller variabelpris opretholdt.
Presse ENTER.

Trin 2)

Du kan se forskellen mængde. Det betyder, at vi har fundet 4 styk mere end det tidligere var oplyst i systemet.
Værdien vises ikke, da vores kontrol-/regnskabsafdeling endnu ikke har frigivet priserne for dette materiale. Dette skal gøres i et produktionsmiljø. Du kan ikke bogføre en forskel på 4 stykker med den respektive værdi på 0,00 Eur.