Microsoft Visio บทช่วยสอน: MS Visio คืออะไร วิธีการใช้งาน [ตัวอย่าง]

ความหมายของ Microsoft Visio?

Microsoft Visio เป็นเครื่องมือสร้างไดอะแกรมสำหรับสร้างไดอะแกรมและกราฟิกเวกเตอร์ทั้งแบบเรียบง่ายและซับซ้อน ช่วยให้คุณสร้างแผนภูมิองค์กร แผนผังชั้น และไดอะแกรมแกนหลักได้อย่างละเอียดตามความต้องการทางธุรกิจของคุณ มาพร้อมเทมเพลตในตัวที่ช่วยให้คุณสร้างไดอะแกรมที่มีความซับซ้อนได้ทุกประเภท เช่น งานศิลปะตามรูปทรงหรือภาพวาดที่ซับซ้อน

ประวัติศาสตร์ของ Microsoft Visio

ปี ขั้น
1990 Visio เกิดขึ้นในปี 1990 โดยเป็นผลิตภัณฑ์ของ Shareware Corp โดยมีเวอร์ชัน 1.0 เปิดตัวในปี 1992
1995 บริษัทเปลี่ยนชื่อเป็น Visio Corp.
2000 Microsoft บริษัทก็ซื้อมัน.
2002 เปิดตัวเวอร์ชัน 10.0 แล้ว (ข้ามเวอร์ชัน 7.0 ถึง 9.0) เพื่อให้สอดคล้องกับหมายเลขเวอร์ชันของ Office
2007 Visio 2007 เปิดตัวเมื่อวันที่ 30 พฤศจิกายน พ.ศ. 2006 โดย Microsoft.
2010 Visio 14.0 เปิดตัวพร้อมกับรุ่น Standard, Professional, Premium
2016 เปิดตัวเวอร์ชัน 16.0 พร้อมเวอร์ชัน Standard, Professional และ Office 365
2019 Visio เปิดตัวเวอร์ชันมืออาชีพและเวอร์ชันมาตรฐาน
2021 คุณสามารถเลือก Microsoft 365, Visio Plan 1 หรือ Plan 2 ตามความต้องการของคุณ

ประเภทไฟล์ Visio

ในบทช่วยสอน MS Visio นี้ เราจะเรียนรู้เกี่ยวกับประเภทไฟล์ Visio ที่แตกต่างกัน ประเภทไฟล์ที่สำคัญที่พร้อมใช้งานในซอฟต์แวร์ Visio มีดังนี้

  • การวาดภาพ VSD (Visio) ส่วนขยายไฟล์นี้เชื่อมโยงกับรูปแบบไฟล์ไบนารี Visio ใช้สำหรับจัดเก็บผังงานและไฟล์เอกสารไดอะแกรม
  • VSS (Visio ลายฉลุ): นามสกุลไฟล์นี้เชื่อมโยงกับ Microsoft Visio- ไฟล์นี้มีรูปร่างอัจฉริยะ (ลายฉลุ) ไฟล์อยู่ในรูปแบบเอกสาร Visio ไบนารี
  • VST (เทมเพลต Visio): นามสกุลไฟล์ VST เชื่อมโยงกับ Microsoft Visio แม่แบบ
  • VDW (การวาดภาพบนเว็บ Visio): ส่วนขยาย VDW เชื่อมโยงกับ Microsoft Office Visio มีเว็บวาดเขียนที่สร้างขึ้นใน Microsoft ออฟฟิศวิซิโอ

ดาวน์โหลดและติดตั้ง Visio

หมายเหตุ: คุณต้องมีสิทธิ์การใช้งาน Visio ที่ใช้งานได้เพื่อดาวน์โหลด Visio คุณต้องเรียกใช้เวอร์ชัน "คลิก-ทู-รัน" ของ Microsoft Office ก่อนติดตั้ง Visio มีการติดตั้งเวอร์ชัน Click-to-Run จาก https://www.office.com.

วิธีเริ่ม Visio

ขั้นตอน 1) คลิกที่ปุ่ม "เริ่มต้น"

วิธีเริ่ม Visio.mq4

  1. พิมพ์ Visio ในช่อง “ค้นหา”

วิธีเริ่ม Visio.mq4

  1. คลิกที่เมนู “Visio 2013”

วิธีเริ่ม Visio

คุณยังสามารถลงทะเบียนกับ Office 365 และเข้าถึงได้ Microsoft Visio ออนไลน์

วิธีเริ่ม Visio

และสร้างไดอะแกรม

วิธีเริ่ม Visio

ส่วนประกอบที่สำคัญของ Visio

ตอนนี้ในบทช่วยสอน Visio สำหรับผู้เริ่มต้น มาเรียนรู้เกี่ยวกับองค์ประกอบที่สำคัญของ Microsoft Visio- ต่อไปนี้เป็นองค์ประกอบสำคัญของเครื่องมือ Visio:

ลายฉลุ

สเตนซิลประกอบด้วยคอลเลกชันของรูปร่างที่เกี่ยวข้องกัน ตัวอย่างเช่น ในเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ จะมีสเตนซิลที่มีรูปร่างออบเจ็กต์เวิร์กโฟลว์ทั้งหมด

คุณจะเห็นสเตนซิลที่ด้านซ้ายของหน้าการวาดภาพ

ลายฉลุ

แถบเครื่องมือด่วน

แถบเครื่องมือด่วนช่วยให้คุณเพิ่มคำสั่งที่ใช้บ่อยเพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้ง่ายเมื่อจำเป็น

เข้าถึงแถบเครื่องมือ

ริบบิ้น

Ribbon เป็นแผงที่ประกอบด้วยการจัดกลุ่มการทำงานของปุ่มและรายการแบบเลื่อนลงที่จัดเรียงตามแท็บ กลุ่มแท็บเหล่านี้ซึ่งส่งผลต่อฟังก์ชันการทำงานต่างๆ ของ Visio

Ribbon ได้รับการออกแบบมาเพื่อค้นหาคำสั่งที่คุณต้องการในการทำงานให้เสร็จสิ้น รวมถึงการออกแบบหน้า การแทรกวัตถุลงบนหน้า หรือการเชื่อมโยงข้อมูลกับรูปร่าง

ริบบิ้น

แท็บไฟล์ (มุมมองหลังเวที)

แท็บไฟล์จะแสดงตำแหน่งส่วนกลางที่เรียกว่า Backstage View ซึ่งช่วยให้คุณสามารถดำเนินการจัดการไฟล์ Visio ได้หลากหลาย เช่น การสร้าง การปิด การแชร์ การบันทึก การพิมพ์ การแปลงเป็น PDF และการส่งอีเมล

ใน Visio มุมมอง Backstage มีความสำคัญมาก ช่วยให้คุณสามารถดูคุณสมบัติเอกสาร ลบข้อมูลส่วนบุคคล และลดขนาดไฟล์โดยกำจัดรายการที่ไม่ได้ใช้

แท็บไฟล์

  • หลัง – กลับไปยังพื้นที่วาดภาพการทำงาน
  • ข้อมูล – ช่วยให้คุณสามารถลบข้อมูลส่วนบุคคล จำกัดการอนุญาต ลดขนาดไฟล์ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณตรวจสอบความเข้ากันได้กับ Visio เวอร์ชันก่อนหน้าอีกด้วย
  • ใหม่ – ช่วยให้คุณสามารถสร้างภาพวาดต้นฉบับจากพื้นที่วาดที่ว่างเปล่าหรือใช้เทมเพลตที่จัดรูปแบบไว้แล้ว
  • จุดเปิด – เปิดรูปวาด
  • ลด – บันทึกรูปวาด
  • บันทึกเป็น – อนุญาตให้คุณบันทึกรูปวาดอีกครั้งเป็นชื่อไฟล์หรือประเภทไฟล์อื่น
  • พิมพ์ – ช่วยให้คุณสามารถดูและพิมพ์ไดอะแกรมสุดท้ายได้
  • Share– แบ่งปันไดอะแกรมกับผู้อื่น
  • ส่งออก– ส่งออกไดอะแกรมของคุณเป็น PDF, XPS ฯลฯ
  • ลงชื่อเข้าใช้– ช่วยให้คุณสามารถจัดการโปรไฟล์ของคุณได้
  • Options – ช่วยให้คุณสามารถทำการพิสูจน์อักษรและการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องกับภาษา

แท็บหน้าแรก

นี่คือแท็บเริ่มต้นใน Visio ช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนขนาดตัวอักษร สี กำหนดการจัดแนวข้อความ ค้นหาข้อความ เติมสีรูปร่าง ตัด คัดลอก และวางรูปร่างตลอดจนข้อความ

แท็บหน้าแรก

แท็บแทรก

แท็บแทรกช่วยให้คุณสามารถแทรกภาพประกอบ ส่วนไดอะแกรม ลิงก์ และข้อความได้

แท็บแทรก

แท็บการออกแบบ

แท็บการออกแบบช่วยให้คุณเปลี่ยนแปลงพื้นหลัง การตั้งค่าหน้า ขอบ โทนสี และเค้าโครงพื้นฐานของภาพวาดของคุณได้

แท็บการออกแบบ

แท็บข้อมูล

การใช้แท็บข้อมูล คุณสามารถเชื่อมโยงข้อมูลฐานข้อมูลของคุณกับรูปร่าง สร้างกราฟิกข้อมูล และแทรกคำอธิบายแนวนอนและแนวตั้งได้

แท็บข้อมูล

แท็บกระบวนการ

คุณสามารถใช้แท็บกระบวนการเพื่อนำเข้าและส่งออกเวิร์กโฟลว์ และเชื่อมโยงกระบวนการย่อยที่มีอยู่กับรูปร่างในกระบวนการที่ใหญ่กว่าได้

แท็บกระบวนการ

เทศกาล Revนั่นคือแท็บ

แท็บนี้ให้คุณเพิ่มความคิดเห็นและตรวจสอบการสะกด

เทศกาล Revนั่นคือแท็บ

แท็บมุมมอง

ช่วยให้คุณปรับแต่งมุมมองหน้าจอวาดภาพได้ โดยมีเครื่องมือต่างๆ ให้เลือกเพื่อเพิ่มไม้บรรทัด เส้นตาราง เส้นบอกแนว และตัวแบ่งหน้า

Visio ยังจัดให้มีปุ่มซูมไปยังพื้นที่การวาดภาพขยายด้วย

แท็บมุมมอง

วิธีใช้ Microsoft Visio

ในคู่มือบทช่วยสอน Visio นี้ เราจะได้เรียนรู้วิธีใช้งาน Microsoft Visio:

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการวางแผนและวาดแผนภูมิ Visio พื้นฐาน:

ขั้นตอน 1) รวบรวมรายละเอียดที่เหมาะสม
ตัดสินใจว่าคุณกำลังพยายามทำอะไรให้สำเร็จ และรวบรวมข้อกำหนดรายละเอียดที่เหมาะสมเพื่อวาดไดอะแกรมหรือแผนภูมิของคุณ

ขั้นตอน 2) กำหนดประเภทแผนภูมิ
พิจารณาว่าแผนภูมิประเภทใดเหมาะสมที่สุดในการแสดงข้อมูลที่คุณต้องการสื่อ ในกรณีของเรา เราจะสร้างผังงานการเข้าสู่ระบบ

ขั้นตอน 3) เปิดเทมเพลต
ใน Visio ให้เลือกและเปิดเทมเพลตตามประเภทแผนภูมิของคุณ

ใช้ Microsoft Visio

รูปร่างแต่ละรูปแสดงถึงสิ่งต่างๆ ที่แตกต่างกัน ซึ่งมีตั้งแต่รูปสี่เหลี่ยมผืนผ้า สี่เหลี่ยมจัตุรัส วงรี และลูกศร ไปจนถึงรูปร่างและสัญลักษณ์เฉพาะทางนับร้อยแบบ

ขั้นตอน 4) เชื่อมต่อรูปร่าง
ลากและเชื่อมต่อรูปร่างหรือสัญลักษณ์เพื่อแสดงรายการและโฟลว์ของรายการ

  1. ลากรูปร่างเส้นสิ้นสุดไปยังพื้นที่การวาด
  2. ลากรูปร่าง Compare2
  3. ลากตัวเชื่อมต่อแบบไดนามิกไปยังพื้นที่การวาดและเชื่อมต่อรูปร่างทั้งสองนี้

ใช้ Microsoft Visio

ขั้นตอน 5) เพิ่มป้ายกำกับ
หากต้องการเพิ่มป้ายกำกับ ให้ไปที่แท็บแทรก จากนั้นคลิกที่ "ข้อความ" Box” และเลือกข้อความแนวนอน Box.

ใช้ Microsoft Visio

คลิกที่พื้นที่วาดภาพเพื่อเพิ่มป้ายกำกับ

ใช้ Microsoft Visio

ขั้นตอน 6) Revดูแผนภาพของคุณ
สุดท้าย ตรวจสอบไดอะแกรมของคุณและเปรียบเทียบกับการออกแบบคร่าวๆ ของคุณ

ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างแผนภูมิลำดับเหตุการณ์ที่แสดงกระบวนการเข้าสู่ระบบ

ใช้ Microsoft Visio

การประยุกต์ใช้ Microsoft Visio

นี่คือแอปพลิเคชันและฟังก์ชันที่จำเป็นของ Microsoft Visio:

การใช้ Descriptไอออน
แผนภาพกระบวนการทางธุรกิจ เป็นหนึ่งใน Visio ที่ได้รับความนิยมมากที่สุด ช่วยให้คุณแสดงกระบวนการทางธุรกิจได้
แผนผังองค์กร แผนภูมิองค์กรมักใช้ในไดอะแกรมสำหรับธุรกิจของคุณ
แผนภาพการระดมความคิด แผนภาพระดมความคิดช่วยให้คุณสามารถบันทึกและพัฒนาชุดความคิดหรือข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น กลยุทธ์ใหม่สำหรับธุรกิจ โครงร่างหนังสือ บันทึกการเดินทาง รายงานการประชุม ฯลฯ
แผนผังอาคาร คุณสามารถสร้างแผนผังอาคารที่แม่นยำที่สุดใน Visio ได้เช่นกัน แผนผังนี้ยังแสดงมุมมองด้านบนของผนัง ประตู หน้าต่าง และเฟอร์นิเจอร์อีกด้วย
ผัง ผังงานสามารถใช้เพื่อจัดทำเอกสารและวิเคราะห์กระบวนการ สร้างมาตรฐานกระบวนการให้มีประสิทธิภาพและคุณภาพ นอกจากนี้ยังใช้สำหรับการฝึกอบรมหรือทำความเข้าใจกับส่วนอื่น ๆ ขององค์กร
การวิเคราะห์ Visio นำเสนอแนวทางที่มุ่งเน้นในการสร้างไดอะแกรมกระแสข้อมูล (DFD) แบบมืออาชีพสำหรับโครงการทุกประเภท
ในการทำธุรกิจ คุณสามารถวาดการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจและสัญลักษณ์ที่เรียกสั้น ๆ ว่า (BPMN) มีการกำหนดเป้าหมายไปที่ผู้เข้าร่วมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ ในกระบวนการทางธุรกิจ
สาขาวิชาวิศวกรรมเคมี Visio ช่วยให้คุณสามารถวาด Process Flow Diagram (PFD) ซึ่งเป็นผังงานประเภทหนึ่งที่อธิบายความสัมพันธ์ระหว่างส่วนประกอบต่างๆ ในโรงงานอุตสาหกรรม

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการใช้ Microsoft Visio

ต่อไปนี้เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการใช้ Microsoft Visio:

  • เริ่มต้นด้วยเทมเพลต Visio ซึ่งตรงกับประเภทไดอะแกรมที่คุณต้องการสร้างมากที่สุดเพื่อรับโซลูชันทางธุรกิจของคุณ ในกรณีที่ไม่มีเทมเพลตที่แน่นอนในไลบรารี ให้เลือกเทมเพลตที่ใกล้เคียงที่สุด
  • การใช้งานควรใช้สเตนซิล Visio เพื่อดึงกลุ่มของรูปร่าง เช่น สเตนซิลรูปร่าง Flowchart พื้นฐาน
  • เพิ่มข้อมูลลงในรูปร่างของคุณโดยพิมพ์ในหน้าต่างข้อมูลรูปร่าง

ประโยชน์ของการ Microsoft Visio

นี่คือข้อดี/ข้อเสียของการใช้ Microsoft Visio.

  • VISIO มอบความสามารถในการสร้างไดอะแกรมเพื่อเตรียมซอฟต์แวร์และฐานข้อมูลทางวิศวกรรมธุรกิจต่างๆ Archiสอนได้อย่างง่ายดาย
  • เตรียมแบบจำลอง แผนที่ และไดอะแกรมของ BPMN เตรียมผังงาน บันทึกการสนทนาที่ระดมสมอง ฯลฯ
  • Visio Standard Online และ Visio Professional เป็นผลิตภัณฑ์ที่สามารถดาวน์โหลดได้ คุณสามารถใช้ผลิตภัณฑ์เหล่านี้ได้ตราบใดที่ผลิตภัณฑ์เหล่านั้นเข้ากันได้กับอุปกรณ์ของคุณ
  • เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณสามารถเก็บข้อมูลในรูปแบบที่มีคุณค่าสำหรับคุณและธุรกิจของคุณ
  • ให้การสนับสนุนในการสร้างรูปร่างไดอะแกรมที่หลากหลาย
  • Visio Pro นำเสนอฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การอัปเดตอัตโนมัติและการติดตั้งหลายรายการ

ข้อเสียของ Visio

นี่คือข้อเสีย/ข้อเสียของการใช้ MS Visio:

  • อินเทอร์เฟซ Ribbon ไม่ได้เป็นสัญชาตญาณและซ่อนคุณสมบัติบางอย่างไว้
  • Microsoft Visio ไม่มีคุณสมบัติเช่นวิศวกรรมย้อนกลับสำหรับโมเดลฐานข้อมูล
  • ใน Visio การใช้แป้นพิมพ์ลัด เพิ่มการเชื่อมต่อ คัดลอกและวาง ฯลฯ เป็นเรื่องยาก
  • กระบวนการดาวน์โหลดและติดตั้งไม่ราบรื่นมากนัก
  • MS Visio มีราคาแพง เครื่องมือสร้างไดอะแกรม เปรียบเทียบกับราคาที่ต่ำกว่าของเครื่องมือที่คล้ายกัน

สรุป

  • ประเภทไฟล์สำคัญที่ใช้ได้กับ Visio คือ VSD (Visio Drawing), VSS (Visio Stencil) และ VST (Visio Template)
  • คุณต้องมีสิทธิ์การใช้งาน Visio ที่ใช้งานได้เพื่อดาวน์โหลด Visio
  • สเตนซิลประกอบด้วยคอลเลกชันของรูปร่างที่เกี่ยวข้องกัน
  • แถบเครื่องมือด่วนช่วยให้คุณเพิ่มคำสั่งที่ใช้บ่อยเพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้ง่ายเมื่อจำเป็น
  • Ribbon เป็นแผงที่ประกอบด้วยการจัดกลุ่มการทำงานของปุ่มและรายการแบบเลื่อนลงที่จัดเรียงตามแท็บ
  • แท็บไฟล์จะมีตำแหน่งรวมศูนย์ซึ่งเรียกว่ามุมมองหลังเวที
  • แท็บหน้าแรกเป็นแท็บเริ่มต้นใน Visio
  • แท็บแทรกช่วยให้คุณสามารถแทรกภาพประกอบ ส่วนไดอะแกรม ลิงก์ และข้อความได้
  • แท็บแทรกช่วยให้คุณเปลี่ยนแปลงพื้นหลัง การตั้งค่าหน้า ขอบ โครงร่างสี และเค้าโครงพื้นฐานของภาพวาดของคุณได้
  • การใช้แท็บข้อมูล คุณสามารถเชื่อมโยงข้อมูลฐานข้อมูลของคุณกับรูปร่าง สร้างกราฟิกข้อมูล และแทรกคำอธิบายแนวนอนและแนวตั้งได้
  • คุณสามารถใช้แท็บนี้เพื่อนำเข้าและส่งออกเวิร์กโฟลว์ และเชื่อมโยงกระบวนการย่อยที่มีอยู่กับรูปร่างในกระบวนการที่ใหญ่ขึ้น
  • Revแท็บ iew ให้คุณเพิ่มความคิดเห็นและตรวจสอบการสะกด
  • แท็บมุมมองช่วยให้คุณปรับแต่งมุมมองของหน้าจอการวาดได้ โดยมีเครื่องมือต่างๆ มากมายให้เลือกใช้เพื่อเพิ่มไม้บรรทัด เส้นตาราง เส้นบอกแนว และตัวแบ่งหน้า
  • การประยุกต์ใช้ Microsoft Visio ได้แก่ แผนภาพกระบวนการทางธุรกิจ แผนผังองค์กร แผนภาพการระดมความคิด และแผนอาคาร
  • VISIO มอบความสามารถในการสร้างไดอะแกรมเพื่อเตรียมซอฟต์แวร์และฐานข้อมูลทางวิศวกรรมธุรกิจต่างๆ Archiสอนได้อย่างง่ายดาย
  • เตรียมแบบจำลอง แผนที่ และไดอะแกรมของ BPMN เตรียมผังงาน บันทึกการสนทนาที่ระดมสมอง ฯลฯ
  • อินเทอร์เฟซ Ribbon ไม่ได้เป็นสัญชาตญาณและซ่อนคุณสมบัติบางอย่างไว้
  • Microsoft Visio ไม่มีฟีเจอร์ เช่น การทำวิศวกรรมย้อนกลับสำหรับโมเดลฐานข้อมูล