Microsoft Visio คู่มือการใช้งาน: วิธีการใช้งาน Visio
ชาร์ลส มัวร์
⚡ สรุปอย่างชาญฉลาด
Microsoft Visio เป็นโปรแกรมสร้างแผนภาพระดับมืออาชีพสำหรับสร้างผังงาน แผนผังองค์กร แผนผังอาคาร และแผนภาพเครือข่ายจากรูปทรงที่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้ เอกสารนี้จะอธิบายประเภทไฟล์ ส่วนประกอบอินเทอร์เฟซ ขั้นตอนการติดตั้ง ขั้นตอนการทำงานจริงในการวาดภาพ การใช้งาน ประโยชน์ และข้อจำกัดของโปรแกรม
ความหมายของ Microsoft Visio?
Microsoft Visio เป็นเครื่องมือสร้างไดอะแกรมสำหรับสร้างไดอะแกรมและกราฟิกเวกเตอร์ทั้งแบบเรียบง่ายและซับซ้อน ช่วยให้คุณสร้างแผนภูมิองค์กร แผนผังชั้น และไดอะแกรมแกนหลักได้อย่างละเอียดตามความต้องการทางธุรกิจของคุณ มาพร้อมเทมเพลตในตัวที่ช่วยให้คุณสร้างไดอะแกรมที่มีความซับซ้อนได้ทุกประเภท เช่น งานศิลปะตามรูปทรงหรือภาพวาดที่ซับซ้อน
ประวัติศาสตร์ของ Microsoft Visio
| ปี | ขั้น |
|---|---|
| 1990 | Visio เกิดขึ้นในปี 1990 โดยเป็นผลิตภัณฑ์ของ Shareware Corp โดยมีเวอร์ชัน 1.0 เปิดตัวในปี 1992 |
| 1995 | บริษัทเปลี่ยนชื่อเป็น Visio Corp. |
| 2000 | Microsoft บริษัทก็ซื้อมัน. |
| 2002 | เวอร์ชัน 10.0 เปิดตัวแล้ว (ข้ามไป)ping (เวอร์ชัน 7.0 ถึง 9.0) เพื่อให้สอดคล้องกับหมายเลขรุ่นของ Office |
| 2007 | Visio 2007 เปิดตัวเมื่อวันที่ 30 พฤศจิกายน พ.ศ. 2006 โดย Microsoft. |
| 2010 | Visio 14.0 เปิดตัวพร้อมกับรุ่น Standard, Professional, Premium |
| 2016 | เปิดตัวเวอร์ชัน 16.0 พร้อมเวอร์ชัน Standard, Professional และ Office 365 |
| 2019 | Visio เปิดตัวเวอร์ชันมืออาชีพและเวอร์ชันมาตรฐาน |
| 2021 | คุณสามารถเลือก Microsoft 365, Visio Plan 1 หรือ Plan 2 ตามความต้องการของคุณ |
| 2023 | Microsoft นอกจากนี้ Apple ยังได้ถอนแอป Visio Viewer สำหรับ iOS ออกจาก Apple App Store เมื่อวันที่ 14 สิงหาคม 2023 อีกด้วย |
| 2024 | Microsoft ได้เปิดตัว Visio 2024 และ Visio LTSC 2024 แล้ว |
| 2025 | Microsoft ยุติการสนับสนุน Visio 2016 และ Visio 2019 เมื่อวันที่ 14 ตุลาคม 2025 |
ประเภทไฟล์ Visio
ในบทช่วยสอน MS Visio นี้ เราจะเรียนรู้เกี่ยวกับประเภทไฟล์ Visio ที่แตกต่างกัน ประเภทไฟล์ที่สำคัญที่พร้อมใช้งานในซอฟต์แวร์ Visio มีดังนี้
- การวาดภาพ VSD (Visio) ส่วนขยายไฟล์นี้เชื่อมโยงกับรูปแบบไฟล์ไบนารี Visio ใช้สำหรับจัดเก็บผังงานและไฟล์เอกสารไดอะแกรม
- VSS (Visio ลายฉลุ): นามสกุลไฟล์นี้เชื่อมโยงกับ Microsoft Visio- ไฟล์นี้มีรูปร่างอัจฉริยะ (ลายฉลุ) ไฟล์อยู่ในรูปแบบเอกสาร Visio ไบนารี
- VST (เทมเพลต Visio): นามสกุลไฟล์ VST เชื่อมโยงกับ Microsoft Visio แม่แบบ
- VDW (การวาดภาพบนเว็บ Visio): ส่วนขยาย VDW เชื่อมโยงกับ Microsoft Office Visio มีเว็บวาดเขียนที่สร้างขึ้นใน Microsoft ออฟฟิศวิซิโอ
เมื่อคุณเข้าใจประเภทไฟล์เหล่านี้แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการดาวน์โหลดและติดตั้งซอฟต์แวร์นั้นเอง
ดาวน์โหลดและติดตั้ง Visio
หมายเหตุ: คุณต้องมีสิทธิ์การใช้งาน Visio ที่ใช้งานได้เพื่อดาวน์โหลด Visio คุณต้องเรียกใช้เวอร์ชัน "คลิก-ทู-รัน" ของ Microsoft Office ก่อนติดตั้ง Visio มีการติดตั้งเวอร์ชัน Click-to-Run จาก https://www.office.com.
วิธีเริ่ม Visio
ขั้นตอน 1) คลิกที่ปุ่ม "เริ่มต้น"
- พิมพ์ Visio ในช่อง “ค้นหา”
- คลิกที่เมนู “Visio 2013”
คุณยังสามารถลงทะเบียนกับ Office 365 และเข้าถึงได้ Microsoft Visio ออนไลน์
และสร้างไดอะแกรม
ส่วนประกอบที่สำคัญของ Visio
ตอนนี้ในบทช่วยสอน Visio สำหรับผู้เริ่มต้น มาเรียนรู้เกี่ยวกับองค์ประกอบที่สำคัญของ Microsoft Visio- ต่อไปนี้เป็นองค์ประกอบสำคัญของเครื่องมือ Visio:
ลายฉลุ
สเตนซิลประกอบด้วยคอลเลกชันของรูปร่างที่เกี่ยวข้องกัน ตัวอย่างเช่น ในเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ จะมีสเตนซิลที่มีรูปร่างออบเจ็กต์เวิร์กโฟลว์ทั้งหมด
คุณจะเห็นสเตนซิลที่ด้านซ้ายของหน้าการวาดภาพ
แถบเครื่องมือด่วน
แถบเครื่องมือด่วนช่วยให้คุณเพิ่มคำสั่งที่ใช้บ่อยเพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้ง่ายเมื่อจำเป็น
ริบบิ้น
ริบบอนคือแผงที่ประกอบด้วยกลุ่มฟังก์ชันต่างๆpingประกอบด้วยปุ่มและรายการแบบดรอปดาวน์จำนวนมากที่จัดเรียงตามแท็บ กลุ่มแท็บเหล่านี้มีผลต่อฟังก์ชันการทำงานต่างๆ ของ Visio
Ribbon ได้รับการออกแบบมาเพื่อค้นหาคำสั่งที่คุณต้องการในการทำงานให้เสร็จสิ้น รวมถึงการออกแบบหน้า การแทรกวัตถุลงบนหน้า หรือการเชื่อมโยงข้อมูลกับรูปร่าง
แท็บไฟล์ (มุมมองหลังเวที)
แท็บไฟล์จะแสดงตำแหน่งส่วนกลางที่เรียกว่า Backstage View ซึ่งช่วยให้คุณสามารถดำเนินการจัดการไฟล์ Visio ได้หลากหลาย เช่น การสร้าง การปิด การแชร์ การบันทึก การพิมพ์ การแปลงเป็น PDF และการส่งอีเมล
ใน Visio มุมมอง Backstage มีความสำคัญมาก ช่วยให้คุณสามารถดูคุณสมบัติเอกสาร ลบข้อมูลส่วนบุคคล และลดขนาดไฟล์โดยกำจัดรายการที่ไม่ได้ใช้
- หลัง – กลับไปยังพื้นที่วาดภาพการทำงาน
- ข้อมูล – ช่วยให้คุณสามารถลบข้อมูลส่วนบุคคล จำกัดการอนุญาต ลดขนาดไฟล์ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณตรวจสอบความเข้ากันได้กับ Visio เวอร์ชันก่อนหน้าอีกด้วย
- ใหม่ – ช่วยให้คุณสามารถสร้างภาพวาดต้นฉบับจากพื้นที่วาดที่ว่างเปล่าหรือใช้เทมเพลตที่จัดรูปแบบไว้แล้ว
- จุดเปิด – เปิดรูปวาด
- ลด – บันทึกรูปวาด
- บันทึกเป็น – อนุญาตให้คุณบันทึกรูปวาดอีกครั้งเป็นชื่อไฟล์หรือประเภทไฟล์อื่น
- พิมพ์ – ช่วยให้คุณสามารถดูและพิมพ์ไดอะแกรมสุดท้ายได้
- Share– แบ่งปันไดอะแกรมกับผู้อื่น
- ส่งออก– ส่งออกไดอะแกรมของคุณเป็น PDF, XPS ฯลฯ
- ลงชื่อเข้าใช้– ช่วยให้คุณสามารถจัดการโปรไฟล์ของคุณได้
- ตัวเลือก – ช่วยให้คุณสามารถทำการพิสูจน์อักษรและการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องกับภาษา
แท็บหน้าแรก
นี่คือแท็บเริ่มต้นใน Visio ช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนขนาดตัวอักษร สี กำหนดการจัดแนวข้อความ ค้นหาข้อความ เติมสีรูปร่าง ตัด คัดลอก และวางรูปร่างตลอดจนข้อความ
แท็บแทรก
แท็บแทรกช่วยให้คุณสามารถแทรกภาพประกอบ ส่วนไดอะแกรม ลิงก์ และข้อความได้
แท็บการออกแบบ
แท็บการออกแบบช่วยให้คุณเปลี่ยนแปลงพื้นหลัง การตั้งค่าหน้า ขอบ โทนสี และเค้าโครงพื้นฐานของภาพวาดของคุณได้
แท็บข้อมูล
การใช้แท็บข้อมูล คุณสามารถเชื่อมโยงข้อมูลฐานข้อมูลของคุณกับรูปร่าง สร้างกราฟิกข้อมูล และแทรกคำอธิบายแนวนอนและแนวตั้งได้
แท็บกระบวนการ
คุณสามารถใช้แท็บกระบวนการเพื่อนำเข้าและส่งออกเวิร์กโฟลว์ และเชื่อมโยงกระบวนการย่อยที่มีอยู่กับรูปร่างในกระบวนการที่ใหญ่กว่าได้
การขอ Revนั่นคือแท็บ
แท็บนี้ให้คุณเพิ่มความคิดเห็นและตรวจสอบการสะกด
แท็บมุมมอง
ช่วยให้คุณปรับแต่งมุมมองหน้าจอวาดภาพได้ โดยมีเครื่องมือต่างๆ ให้เลือกเพื่อเพิ่มไม้บรรทัด เส้นตาราง เส้นบอกแนว และตัวแบ่งหน้า
Visio ยังจัดให้มีปุ่มซูมไปยังพื้นที่การวาดภาพขยายด้วย
วิธีใช้ Microsoft Visio
ในคู่มือบทช่วยสอน Visio นี้ เราจะได้เรียนรู้วิธีใช้งาน Microsoft Visio:
ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการวางแผนและวาดแผนภูมิ Visio พื้นฐาน:
ขั้นตอน 1) รวบรวมรายละเอียดที่เหมาะสม
ตัดสินใจว่าคุณกำลังพยายามทำอะไรให้สำเร็จ และรวบรวมข้อกำหนดรายละเอียดที่เหมาะสมเพื่อวาดไดอะแกรมหรือแผนภูมิของคุณ
ขั้นตอน 2) กำหนดประเภทแผนภูมิ
พิจารณาว่าแผนภูมิประเภทใดเหมาะสมที่สุดในการแสดงข้อมูลที่คุณต้องการสื่อ ในกรณีของเรา เราจะสร้างผังงานการเข้าสู่ระบบ
ขั้นตอน 3) เปิดเทมเพลต
ใน Visio ให้เลือกและเปิดเทมเพลตตามประเภทแผนภูมิของคุณ
รูปร่างแต่ละรูปแสดงถึงสิ่งต่างๆ ที่แตกต่างกัน ซึ่งมีตั้งแต่รูปสี่เหลี่ยมผืนผ้า สี่เหลี่ยมจัตุรัส วงรี และลูกศร ไปจนถึงรูปร่างและสัญลักษณ์เฉพาะทางนับร้อยแบบ
ขั้นตอน 4) เชื่อมต่อรูปร่าง
ลากและเชื่อมต่อรูปร่างหรือสัญลักษณ์เพื่อแสดงรายการและโฟลว์ของรายการ
- ลากรูปร่างเส้นสิ้นสุดไปยังพื้นที่การวาด
- ลากรูปร่าง Compare2
- ลากตัวเชื่อมต่อแบบไดนามิกไปยังพื้นที่การวาดและเชื่อมต่อรูปร่างทั้งสองนี้
ขั้นตอน 5) เพิ่มป้ายกำกับ
หากต้องการเพิ่มป้ายกำกับ ให้ไปที่แท็บแทรก จากนั้นคลิกที่ "ข้อความ" Box” และเลือกข้อความแนวนอน Box.
คลิกที่พื้นที่วาดภาพเพื่อเพิ่มป้ายกำกับ
ขั้นตอน 6) Revดูแผนภาพของคุณ
สุดท้าย ตรวจสอบไดอะแกรมของคุณและเปรียบเทียบกับการออกแบบคร่าวๆ ของคุณ
ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างแผนภูมิลำดับเหตุการณ์ที่แสดงกระบวนการเข้าสู่ระบบ
การประยุกต์ใช้ Microsoft Visio
นี่คือแอปพลิเคชันและฟังก์ชันที่จำเป็นของ Microsoft Visio:
| การใช้ | Descriptไอออน |
|---|---|
| แผนภาพกระบวนการทางธุรกิจ | เป็นหนึ่งใน Visio ที่ได้รับความนิยมมากที่สุด ช่วยให้คุณแสดงกระบวนการทางธุรกิจได้ |
| แผนผังองค์กร | แผนภูมิองค์กรมักใช้ในไดอะแกรมสำหรับธุรกิจของคุณ |
| แผนภาพการระดมความคิด | แผนภาพระดมความคิดช่วยให้คุณสามารถบันทึกและพัฒนาชุดความคิดหรือข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น กลยุทธ์ใหม่สำหรับธุรกิจ โครงร่างหนังสือ บันทึกการเดินทาง รายงานการประชุม ฯลฯ |
| แผนผังอาคาร | คุณสามารถสร้างแผนผังอาคารที่แม่นยำที่สุดใน Visio ได้เช่นกัน แผนผังนี้ยังแสดงมุมมองด้านบนของผนัง ประตู หน้าต่าง และเฟอร์นิเจอร์อีกด้วย |
| ผัง | ผังงานสามารถใช้เพื่อจัดทำเอกสารและวิเคราะห์กระบวนการ สร้างมาตรฐานกระบวนการให้มีประสิทธิภาพและคุณภาพ นอกจากนี้ยังใช้สำหรับการฝึกอบรมหรือทำความเข้าใจกับส่วนอื่น ๆ ขององค์กร |
| การวิเคราะห์ | Visio นำเสนอแนวทางที่มุ่งเน้นในการสร้างไดอะแกรมกระแสข้อมูล (DFD) แบบมืออาชีพสำหรับโครงการทุกประเภท |
| ในการทำธุรกิจ | คุณสามารถวาดการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจและสัญลักษณ์ที่เรียกสั้น ๆ ว่า (BPMN) มีการกำหนดเป้าหมายไปที่ผู้เข้าร่วมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ ในกระบวนการทางธุรกิจ |
| สาขาวิชาวิศวกรรมเคมี | Visio ช่วยให้คุณสามารถวาด Process Flow Diagram (PFD) ซึ่งเป็นผังงานประเภทหนึ่งที่อธิบายความสัมพันธ์ระหว่างส่วนประกอบต่างๆ ในโรงงานอุตสาหกรรม |
แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการใช้ Microsoft Visio
ต่อไปนี้เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการใช้ Microsoft Visio:
- เริ่มต้นด้วยเทมเพลต Visio ซึ่งตรงกับประเภทไดอะแกรมที่คุณต้องการสร้างมากที่สุดเพื่อรับโซลูชันทางธุรกิจของคุณ ในกรณีที่ไม่มีเทมเพลตที่แน่นอนในไลบรารี ให้เลือกเทมเพลตที่ใกล้เคียงที่สุด
- การใช้งานควรใช้สเตนซิล Visio เพื่อดึงกลุ่มของรูปร่าง เช่น สเตนซิลรูปร่าง Flowchart พื้นฐาน
- เพิ่มข้อมูลลงในรูปร่างของคุณโดยใช้ typing ในหน้าต่างข้อมูลรูปร่าง
ประโยชน์ของการ Microsoft Visio
นี่คือข้อดี/ข้อเสียของการใช้ Microsoft Visio.
- VISIO มอบความสามารถในการสร้างไดอะแกรมเพื่อเตรียมซอฟต์แวร์และฐานข้อมูลทางวิศวกรรมธุรกิจต่างๆ Archiสอนได้อย่างง่ายดาย
- เตรียมแบบจำลอง แผนที่ และไดอะแกรมของ BPMN เตรียมผังงาน บันทึกการสนทนาที่ระดมสมอง ฯลฯ
- Visio Standard Online และ Visio Professional เป็นผลิตภัณฑ์ที่สามารถดาวน์โหลดได้ คุณสามารถใช้ผลิตภัณฑ์เหล่านี้ได้ตราบใดที่ผลิตภัณฑ์เหล่านั้นเข้ากันได้กับอุปกรณ์ของคุณ
- เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณสามารถเก็บข้อมูลในรูปแบบที่มีคุณค่าสำหรับคุณและธุรกิจของคุณ
- ให้การสนับสนุนในการสร้างรูปร่างไดอะแกรมที่หลากหลาย
- Visio Pro นำเสนอฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การอัปเดตอัตโนมัติและการติดตั้งหลายรายการ
ข้อเสียของ Visio
นี่คือข้อเสีย/ข้อเสียของการใช้ MS Visio:
- อินเทอร์เฟซ Ribbon ไม่ได้เป็นสัญชาตญาณและซ่อนคุณสมบัติบางอย่างไว้
- Microsoft Visio ไม่มีคุณสมบัติเช่นวิศวกรรมย้อนกลับสำหรับโมเดลฐานข้อมูล
- ใน Visio การใช้แป้นพิมพ์ลัด เพิ่มการเชื่อมต่อ คัดลอกและวาง ฯลฯ เป็นเรื่องยาก
- กระบวนการดาวน์โหลดและติดตั้งไม่ราบรื่นมากนัก
- MS Visio มีราคาแพง เครื่องมือสร้างไดอะแกรม เปรียบเทียบกับราคาที่ต่ำกว่าของเครื่องมือที่คล้ายกัน
