11 ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดในปี 2025

ระบบการจัดการเอกสารเป็นโซลูชันอัตโนมัติบนคลาวด์สำหรับการสร้าง จัดระเบียบ แบ่งปัน และรักษาความปลอดภัยเอกสารและไฟล์ทางธุรกิจ ช่วยให้คุณสามารถติดตามเวอร์ชันเอกสารของคุณได้โดยไม่ต้องยุ่งยาก ระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์นี้ให้ขั้นตอนการตรวจสอบและอนุมัติที่รวดเร็วยิ่งขึ้นสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ ที่ตั้งอยู่ในสถานที่ตั้งทางภูมิศาสตร์หลายแห่ง ช่วยให้คุณเข้าถึงของคุณได้อย่างง่ายดาย เอกสารทางธุรกิจ จากแท็บเล็ตและสมาร์ทโฟน

หลังจากใช้เวลาค้นคว้ากว่า 110 ชั่วโมง ฉันได้ตรวจสอบมากกว่า 39 รายการ ระบบการจัดการเอกสาร และได้คัดเลือกเครื่องมือที่ดีที่สุดอย่างรอบคอบ ทั้งแบบฟรีและแบบเสียเงิน คู่มือที่ครอบคลุมและผ่านการค้นคว้ามาเป็นอย่างดีนี้นำเสนอคุณลักษณะ ข้อดี ข้อเสีย และราคาของแต่ละระบบอย่างเจาะลึก หากคุณกำลังมองหาข้อมูลเชิงลึกที่เชื่อถือได้ บทความของฉันจะให้รายละเอียดทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อตัดสินใจอย่างรอบรู้ อย่าพลาดการค้นพบเครื่องมือขั้นสูงสุดที่จะเปลี่ยนแปลงวิธีจัดการเอกสารของคุณ อ่านเพิ่มเติม ...

ที่ดีที่สุด Digiระบบบริหารจัดการเอกสาร (ควบคุม)

Name	Zoho WorkDrive	Smartsheet	Icedrive	บิต.ไอ
การแบ่งปันสาธารณะ	ใช่	ใช่	ใช่	ใช่
ทดลองฟรี	ทดลองใช้ฟรี 15 วัน	ทดลองใช้ฟรี 30 วัน	คืนเงินภายใน 14 วัน	ฟรีสำหรับผู้ใช้ 5 คน
ปพลิเคชันมือถือ	ใช่	ใช่	ใช่	ใช่
ระบบไฟล์ในเครื่อง Sync	ใช่	ใช่	ใช่	ใช่
สิทธิ์ของกลุ่ม	ใช่	ใช่	ใช่	ไม่
การจัดการความขัดแย้งของไฟล์	ใช่	ไม่	ใช่	ใช่
Digiการจัดการสิทธิ์ทาล	ไม่	ใช่	ไม่	ใช่
ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ไม่มีระบบไฟล์ในเครื่อง Sync	ใช่	ใช่	ใช่	N / A
แพลตฟอร์ม	Windows, Mac และ Linux	Windows, Mac และ Linux	Windows, แมค , ลินุกซ์ , Androidและ iOS	Windows, Mac และ Linux
ลิงค์	เรียนรู้เพิ่มเติม	เรียนรู้เพิ่มเติม	เรียนรู้เพิ่มเติม	เรียนรู้เพิ่มเติม

1) Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive เป็นเลิศ แพลตฟอร์มการจัดเก็บไฟล์และการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ สำหรับทีมและธุรกิจ ฉันชื่นชมเป็นพิเศษที่เครื่องมือนี้รองรับทั้งสถานการณ์การทำงานในสำนักงานและการทำงานจากระยะไกล ทำให้เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับทีมไฮบริด เครื่องมือนี้ทำให้การสร้าง แชร์ และทำงานร่วมกันโดยใช้คอนโซลส่วนกลางเป็นเรื่องง่าย ไม่ใช่แค่แพลตฟอร์มจัดเก็บข้อมูลเท่านั้น ในความเป็นจริง เครื่องมือนี้ให้การจัดการเวอร์ชันไฟล์ การค้นหาขั้นสูง และการจัดระเบียบทีม ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับ การจัดการงาน อย่างมีประสิทธิภาพ จากการประเมินของฉัน ฉันพบว่าความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลอย่างรวดเร็วช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและตัดสินใจได้เร็วขึ้น

Zoho WorkDrive ช่วยให้คุณสามารถแบ่งปัน จัดการ และรักษาความปลอดภัยไฟล์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังมี Smart Search เพื่อค้นหาไฟล์ได้ทันที ประวัติเวอร์ชันไม่จำกัด เพื่อกู้คืนเอกสารด้วย WorkDrive การทำงานร่วมกันแบบอะซิงโครนัสของ Snap ได้รับการปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เครื่องมือนี้เหมาะสำหรับการซิงค์ไฟล์บนคลาวด์โดยตรงไปยังเดสก์ท็อปของคุณ และบูรณาการกับแอปพลิเคชันมากกว่า 5000 รายการ การสร้างแบรนด์และ MFA แบบกำหนดเองช่วยรับประกันความปลอดภัยและความเป็นมืออาชีพของข้อมูลของคุณ

สิ่งอำนวยความสะดวก:

• โฟลเดอร์ทีม: ฉันสามารถทำงานร่วมกับทีมของฉันได้อย่างราบรื่นโดยใช้ Team Folders ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการแบ่งปันไฟล์และการรับรองการอัปเดตแบบเรียลไทม์ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์และรวมการจัดการเอกสารไว้ที่ศูนย์กลาง
• เทมเพลตการรวบรวมไฟล์: สิ่งนี้ช่วยให้คุณสร้างเทมเพลตที่กำหนดเองเพื่อจัดระเบียบข้อมูล ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ และรวบรวมเอกสารในลักษณะที่มีโครงสร้าง ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อทีมงานที่จัดการโปรเจ็กต์ขนาดใหญ่
• การรักษาความปลอดภัยข้อมูลขั้นสูง: ฉันถือว่าการปฏิบัติตาม GDPR และ HIPAA สำหรับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนนั้นเป็นสิ่งสำคัญ โซลูชันนี้ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความเสี่ยงด้วยการจัดเก็บที่ปลอดภัยซึ่งออกแบบมาสำหรับความต้องการขององค์กรโดยเฉพาะ
• Zoho WorkDrive บูรณาการกับแอพ: Zoho WorkDrive บูรณาการกับ Salesforce SlackJira และ Gmail ช่วยให้คุณสร้างเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองได้ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่ต้องการให้การทำงานข้ามแพลตฟอร์มเป็นไปอย่างราบรื่น
• Zoho WorkDrive คอนโซลผู้ดูแลระบบ: Zoho WorkDriveคอนโซลผู้ดูแลระบบช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบกิจกรรมของผู้ใช้ จัดการการเข้าถึงข้อมูล และรับรองการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ นี่เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการควบคุมแบบรวมศูนย์
• พื้นที่เก็บข้อมูลที่ปรับขนาดได้: เหมาะสำหรับธุรกิจที่กำลังมองหาพื้นที่จัดเก็บข้อมูลแบบยืดหยุ่น ด้วยแผนแบบแบ่งระดับตั้งแต่ 1TB ถึง 5TB ขึ้นไป Zoho WorkDrive ปรับขนาดได้อย่างง่ายดายเพื่อตอบสนองความต้องการขององค์กร

ราคา:

Zoho WorkDrive เป็นแพลตฟอร์มออนไลน์สำหรับจัดเก็บไฟล์ ซิงค์ และทำงานร่วมกัน แผนเริ่มต้นที่ 2.5 ดอลลาร์สหรัฐฯ ต่อผู้ใช้ต่อเดือน พร้อมทดลองใช้งานฟรี 15 วัน เหมาะสำหรับประสิทธิภาพการทำงานของทีม

เยี่ยมชม Zoho WorkDrive

ทดลองใช้ฟรี 15 วัน

---

2) SmartSheet

Smartsheet คือ ระบบจัดการเอกสาร ฉันได้ตรวจสอบแล้วและพบว่ามันเป็นเครื่องมือที่เหมาะสำหรับการทำงานเป็นทีม เป็นโซลูชันที่ ทำให้งานซ้ำๆ เป็นแบบอัตโนมัติ เช่น การส่งการแจ้งเตือนและการจัดการการอัปเดต ขณะที่ฉันทำการประเมิน ฉันสังเกตเห็นว่าวิธีการเข้ารหัส (256-AES และ TLS 1.2) นั้นทั้งเชื่อถือได้และปลอดภัย Smartsheet เชื่อมต่อกับเครื่องมือต่างๆ เช่น Google, Salesforce และ Slackเทมเพลตสำหรับการตลาดและการรองรับรูปแบบไฟล์หลายรูปแบบมีประโยชน์ต่อการจัดการโครงการ จากประสบการณ์ของฉัน ฟีเจอร์เช็คเอาท์และเช็คอินนั้นยอดเยี่ยมมากในการจัดระเบียบงาน

สิ่งอำนวยความสะดวก:

• ระบบจัดเก็บเอกสารแบบรวมศูนย์: SmartSheet มอบแพลตฟอร์มรวมสำหรับจัดเก็บและจัดระเบียบเอกสาร ช่วยให้มั่นใจว่าไฟล์จะปลอดภัยและสามารถดึงข้อมูลจากที่เก็บข้อมูลส่วนกลางได้ ซึ่งมีประโยชน์ในการเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการไฟล์
• โฟลเดอร์ทีม: ฉันสามารถทำงานร่วมกับทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้ Team Folders ซึ่งเหมาะสำหรับการจัดระเบียบเอกสารที่แชร์ร่วมกัน ซึ่งอาจช่วยปรับปรุงการสื่อสารและทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงไฟล์ล่าสุดได้
• การควบคุมเวอร์ชัน: ฉันมุ่งมั่นที่จะจัดการการแก้ไขเอกสารด้วย SmartSheetการควบคุมเวอร์ชันช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความสับสนโดยการรับประกันการเข้าถึงไฟล์ที่อัปเดตล่าสุดและเก็บประวัติการแก้ไขทั้งหมด
• การอนุญาตแบบละเอียด: ช่วยให้คุณควบคุมการเข้าถึงไฟล์ด้วยการตั้งค่าการอนุญาตที่จำเป็น ซึ่งเป็นวิธีที่ดีในการให้แน่ใจว่าไฟล์ที่ละเอียดอ่อนจะปรากฏเฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น
• การเข้าถึงบนคลาวด์: โซลูชันนี้ช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงและแก้ไขเอกสารได้อย่างปลอดภัยจากทุกที่ ซึ่งถือเป็นตัวเลือกที่สมบูรณ์แบบสำหรับการปรับปรุงการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ระหว่างทีมต่างๆ
• เวิร์กโฟลว์เอกสาร: มันช่วยทำให้กระบวนการที่เกิดขึ้นซ้ำๆ เป็นแบบอัตโนมัติ เช่น การแจ้งเตือนอนุมัติ ซึ่งเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการลดความพยายามด้วยตนเองและเร่งกระบวนการให้เร็วขึ้น
• รองรับไฟล์ประเภทต่างๆ: ฟีเจอร์นี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการรองรับทีมงานที่มีความหลากหลาย เนื่องจากรองรับรูปแบบดั้งเดิมและทันสมัย ​​มีประโยชน์ในการจัดการเอกสารทุกประเภทได้อย่างราบรื่น

ราคา:

Smartsheet คือพื้นที่ทำงานแบบไดนามิกที่ช่วยให้ทีมงานสามารถจัดการโครงการ จัดการเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ และบรรลุเป้าหมายได้อย่างรวดเร็ว แผนบริการเริ่มต้นที่ 9 ดอลลาร์ต่อเดือน ทดลองใช้งานฟรี 30 วัน ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต

เยี่ยมชมร้านค้า SmartSheet >>

ทดลองใช้ฟรี 30 วัน (ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต)

---

3) Icedrive

Icedrive ให้คุณสมบัติที่โดดเด่นสำหรับ การทำงานร่วมกันและการแบ่งปันไฟล์ในระหว่างการประเมินของฉัน ฉันพบว่าระบบแคชอัจฉริยะนั้นน่าประทับใจในการเข้าถึงไฟล์ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย นับเป็นทางเลือกที่เหมาะสม Google Driveนำเสนอการเข้ารหัสแบบไร้ความรู้ที่ เก็บข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย และมีให้เฉพาะคุณเท่านั้น

มันเป็น ฟรีที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ เครื่องมือที่ทำให้คุณรู้สึกเหมือนกำลังใช้ฮาร์ดไดรฟ์จริง คุณจะได้รับฟีเจอร์ทั้งหมดสำหรับบริการโฮสต์ไฟล์ เช่น แก้ไข ลบ อัปโหลด เปิด ฯลฯ เป็นหนึ่งในเครื่องมือ แพลตฟอร์มการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ดีที่สุด ซึ่งมาพร้อมกับการควบคุมแคชอัจฉริยะที่ช่วยให้คุณเข้าถึงไฟล์ได้ทันทีหลังจากติดตั้งโดยไม่ต้องรอการซิงค์

สิ่งอำนวยความสะดวก:

• การกำหนดเวอร์ชันไฟล์: ฉันสามารถพึ่งพา File Versioning เพื่อรักษาเวอร์ชันไฟล์ก่อนหน้า ซึ่งช่วยให้คุณย้อนกลับไปใช้เวอร์ชันก่อนหน้าได้เมื่อจำเป็น ซึ่งถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการติดตามการเปลี่ยนแปลงอย่างมีประสิทธิภาพ
• การรวมไดรฟ์เสมือน: Icedrive ช่วยให้คุณสามารถติดตั้งที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์เป็นไดรฟ์เสมือนบนคอมพิวเตอร์ของคุณ ซึ่งเป็นหนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดในการเข้าถึงไฟล์ได้อย่างราบรื่นราวกับว่าถูกจัดเก็บไว้ในเครื่อง หลีกเลี่ยงการซิงค์ด้วยตนเอง
• การเข้ารหัสฝั่งไคลเอนต์: Icedrive ให้การเข้ารหัสแบบ Zero-Knowledge ที่มีประสิทธิภาพสูงสุด ช่วยให้แน่ใจว่าไฟล์ได้รับการเข้ารหัสบนอุปกรณ์ของคุณก่อนการอัปโหลด ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการรักษาความลับและความปลอดภัย
• โปรแกรมดูเอกสาร: มีโปรแกรมดูเอกสารในตัวที่ให้คุณดูตัวอย่างรูปแบบไฟล์ยอดนิยมได้โดยไม่ต้องดาวน์โหลด ถือเป็นวิธีที่ดีในการเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์และประหยัดเวลา
• การแชร์ขั้นสูง: วิธีนี้จะช่วยให้สามารถแชร์ไฟล์ได้อย่างปลอดภัยโดยมีการป้องกันด้วยรหัสผ่านและวันที่หมดอายุ ซึ่งเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการให้แน่ใจว่าเอกสารจะสามารถเข้าถึงได้เฉพาะผู้รับที่ตั้งใจไว้เท่านั้น
• การแคชอัจฉริยะ: ระบบจะใช้กลไกแคชอัจฉริยะที่ช่วยให้คุณเข้าถึงไฟล์ที่ใช้บ่อยได้อย่างรวดเร็วพร้อมลดการใช้พื้นที่เก็บข้อมูลในเครื่องให้เหลือน้อยที่สุด ซึ่งถือเป็นตัวเลือกที่ดีในการรับรองการดึงเอกสารที่มีประสิทธิภาพ

ราคา:

Icedrive ข้อเสนอแผนเริ่มต้นที่ 3.99 ดอลลาร์ต่อเดือนสำหรับพื้นที่เก็บข้อมูล 150GB ส่วนลด 20% สำหรับการชำระเงินรายปี

เยี่ยมชมร้านค้า Icedrive >>

แผนพื้นฐานฟรีตลอดชีพพร้อมพื้นที่เก็บข้อมูลฟรี 10GB

---

4) bit.ai

Bit.ai คือ ระบบจัดการเอกสารอัจฉริยะ ซึ่งช่วยให้บริษัทต่างๆ จัดการข้อมูลระหว่างโครงการ ทีม และแผนกต่างๆ ได้ ในระหว่างการวิจัย ฉันพบว่าเครื่องมือนี้ทำให้สามารถสร้าง พื้นที่ทำงานไม่จำกัดอย่างง่ายดาย. มันสำคัญที่จะ จัดระเบียบเอกสารของคุณ เข้าไปในโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อย และ Bit.ai มีวิธีง่ายๆ ในการทำเช่นนี้ ธีมที่โปรแกรมนี้มีให้นั้นยอดเยี่ยมมากสำหรับการให้เอกสารของคุณมีดีไซน์ใหม่และทันสมัย

Bit.ai ก่อตั้งขึ้นในปี 2016 เป็นเครื่องมือที่หลากหลายซึ่งเหมาะสำหรับการจัดการและสร้างเนื้อหา รองรับไฟล์มากกว่า 100 รูปแบบและมีพื้นที่เก็บข้อมูลฟรี 1GB ผู้ใช้จะได้รับประโยชน์จากความไร้รอยต่อ บูรณาการกับ Tableau Box, ตารางออกอากาศ, Figmaและ Dropbox- นอกจากนี้ Bit.ai ยังมีเทมเพลตที่รองรับภาคส่วนต่างๆ รวมถึงการตลาดและการศึกษา และรับประกันความปลอดภัยของข้อมูลของคุณด้วยการเข้ารหัส 256-AES และ TLS ซึ่งสอดคล้องกับมาตรฐาน GDPR และ PCI

สิ่งอำนวยความสะดวก:

• พื้นที่ทำงานที่ปรับขนาดได้: วิธีที่ดีที่สุดคือใช้พื้นที่ทำงานที่ปรับขนาดได้ของ Bit.ai เพื่อจัดระเบียบโครงการต่างๆ ในทีมต่างๆ วิธีนี้ช่วยให้คุณรักษาประสิทธิภาพได้ ไม่ว่าคุณจะจัดการกลุ่มเล็กหรือองค์กรขนาดใหญ่
• การค้นหาทั่วไป: ฟีเจอร์ค้นหาสากลของ Bit.ai เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการค้นหาเนื้อหาและเอกสารที่ฝังไว้ได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้คุณประหยัดเวลาโดยจัดเตรียมทุกสิ่งที่คุณต้องการไว้ในที่เดียว
• การแชร์ขั้นสูง: Bit.ai ช่วยให้สามารถใช้ตัวเลือกการแชร์ขั้นสูงได้ เช่น ลิงค์ที่ติดตามได้ และเอกสารที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน ซึ่งยอดเยี่ยมสำหรับการแบ่งปันอย่างปลอดภัยและการควบคุมข้อมูลที่ละเอียดอ่อน
• เอกสารอัจฉริยะแบบโต้ตอบ: ฉันสามารถสร้างเอกสารโต้ตอบแบบ “มีชีวิต” ได้อย่างราบรื่นด้วย Bit.ai ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการผสานรวมวิดีโอ รูปภาพ และสื่อผสมอื่นๆ ซึ่งอาจช่วยส่งเสริมการทำงานร่วมกันเป็นทีม
• นักเขียนอัจฉริยะ AI: AI Genius Writer ของ Bit.ai เป็นโซลูชันที่ยอดเยี่ยมสำหรับการสร้างเนื้อหา ช่วยให้คุณสร้างเทมเพลต ระดมความคิด และปรับปรุงกระบวนการวิจัย ช่วยประหยัดเวลาและความพยายาม
• การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์: ฉันตั้งเป้าที่จะทำงานร่วมกับทีมแบบเรียลไทม์โดยใช้ Bit.ai ซึ่งช่วยให้ฉันทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นไม่ว่าจะอยู่ที่ใด ถือเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดวิธีหนึ่งในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
• เทมเพลตที่ปรับแต่งได้: ฟีเจอร์นี้มีเทมเพลตสำเร็จรูปหลายร้อยแบบสำหรับ SOP บันทึกการประชุม และบทช่วยสอน ถือเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสร้างเนื้อหาได้อย่างรวดเร็วและเป็นมืออาชีพ

ราคา:

Tool Bit.ai เสนอแผนเริ่มต้นที่ $8 ต่อเดือน พร้อมส่วนลด 25% สำหรับการชำระเงินรายปี คุณสามารถทดลองใช้งานฟรี 7 วันได้ด้วย

Link: https://bit.ai/

---

5) IncoDocs

IncoDocs เป็นโซลูชั่นที่ช่วยคุณ จัดการเอกสารแบบดิจิทัลสำหรับผู้ส่งออกและบริษัทการค้าในระหว่างการวิเคราะห์ ฉันพบว่าเป็นเครื่องมือที่ดีที่สุดอย่างหนึ่งในการสร้างไฟล์การขายและการจัดส่งในเวลาอันสั้น ช่วยลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและช่วยหลีกเลี่ยงความล่าช้าในการจัดส่ง IncoDocs ช่วยให้ทีมงานทำงานร่วมกันในพื้นที่ทำงานร่วมกัน ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับงานระยะไกล นอกจากนี้ยังจัดเก็บเทมเพลตเอกสารอย่างปลอดภัยบนคลาวด์ ช่วยให้กระบวนการส่งออกมีประสิทธิภาพมากขึ้น

IncoDocs เป็นซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารอเนกประสงค์ที่ก่อตั้งขึ้นในปี 2016 สามารถเข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์ มันช่วยให้คุณ สร้างใบแจ้งหนี้การค้าได้อย่างง่ายดาย และนำเสนอเทมเพลตสำหรับเอกสารการขายต่างๆ เครื่องมือนี้สามารถบูรณาการกับ Xero และ QuickBooks ได้อย่างราบรื่น และรองรับรูปแบบไฟล์หลายรูปแบบ

สิ่งอำนวยความสะดวก:

• ห้องสมุดข้อมูลที่นำมาใช้ซ้ำได้: ฉันพบว่าการใช้ไลบรารีข้อมูลที่นำมาใช้ซ้ำได้นั้นมีประโยชน์ เพราะช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บรายละเอียดผลิตภัณฑ์และข้อมูลการติดต่อได้ นี่เป็นหนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดในการประหยัดเวลาในการป้อนข้อมูลซ้ำๆ
• Digiลายเซ็นต์: โซลูชันที่ยอดเยี่ยมนี้ช่วยให้คุณลงนามและประทับตราเอกสารแบบดิจิทัลด้วย Digiการเซ็นชื่อและตราประทับของบริษัท ช่วยลดขั้นตอนการพิมพ์และการสแกน ทำให้เวิร์กโฟลว์ราบรื่นไร้กระดาษ
• บูรณาการ: การพิจารณา API และการบูรณาการระบบนั้นถือเป็นความคิดที่ดี เพราะช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับ ERP, TMS และระบบอื่นๆ ได้ นี่เป็นหนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการลดภาระงานด้วยตนเอง
• เทมเพลตเอกสาร: จำเป็นต้องมีการเข้าถึงเทมเพลตที่สอดคล้องกับ UNLK มากกว่า 30 รายการ รวมถึงใบแจ้งหนี้เชิงพาณิชย์ Billใบรับรองการส่งสินค้าและใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้า ช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าเป็นไปตามมาตรฐานสากล
• ข้อมูล Syncลำดับ: ฟีเจอร์นี้ช่วยคุณลดข้อผิดพลาดโดยการป้อนรายละเอียดการจัดส่งเพียงครั้งเดียวในไฟล์หลัก โดยข้อมูลจะซิงค์ระหว่างเอกสารที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ
• พื้นที่ทำงานบนคลาวด์: เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการทำงานร่วมกันกับสมาชิกในทีมในสภาพแวดล้อมบนคลาวด์แบบแชร์ ช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงเอกสารได้แบบเรียลไทม์และเพิ่มความโปร่งใสในการปฏิบัติงาน
• การแบ่งปันเอกสารที่ปลอดภัย: คุณสมบัตินี้เหมาะสำหรับการส่งข้อมูลที่ละเอียดอ่อนไปยังพันธมิตรและลูกค้าอย่างปลอดภัย ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการละเมิดข้อมูลและมั่นใจในประสิทธิภาพ

ราคา:

IncoDocs ทำให้เอกสารการนำเข้า/ส่งออกง่ายขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพการค้าระดับโลก ราคา: $29/เดือน ลด 20% ต่อปี เพลิดเพลินกับแผนพื้นฐานฟรีตลอดชีพ ปรับปรุง จัดระเบียบ และเร่งการซื้อขายของคุณ

Link: https://incodocs.com/

---

6) เทมเพลต

Templafy เป็นโซลูชันการจัดการเอกสารที่ยอดเยี่ยม ฉันได้วิเคราะห์คุณสมบัติของโซลูชันนี้แล้ว และพบว่าโซลูชันนี้สร้างความประทับใจให้ฉันด้วยความสามารถในการแสดงเนื้อหาที่เหมาะสมแก่พนักงานตามบทบาทของพวกเขา แดชบอร์ดใช้งานง่ายและช่วยให้คุณจัดการเนื้อหาได้โดยไม่ยุ่งยากในระหว่างการประเมินของฉัน ฉันพบว่ามันเชื่อมโยงข้อมูล DMS เข้ากับเอกสารโดยตรง ทำให้เวิร์กโฟลว์เร็วขึ้น ฉันขอแนะนำสำหรับธุรกิจที่ต้องการให้การจัดเก็บเอกสารมีความถูกต้องและเชื่อถือได้

Templafy ก่อตั้งขึ้นในปี 2016 ช่วยให้คุณสามารถเชื่อมต่อและรวมข้อมูลจาก DMS โดยนำเสนอ โซลูชันการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ ที่ทำให้คุณสามารถเข้าถึงเอกสารได้จากอุปกรณ์ต่างๆ เช่น แท็บเล็ต และสมาร์ทโฟน

สิ่งอำนวยความสะดวก:

• การสร้างเอกสารอัตโนมัติ: ฉันสามารถรวบรวมเอกสารที่สมบูรณ์โดยใช้ระบบอัตโนมัติตามกฎและ GenAI ซึ่งเป็นหนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดในการดึงเนื้อหาที่อัปเดตล่าสุดจากไลบรารีภายในหรือการผสานรวมกับบุคคลที่สาม
• ห้องสมุดเนื้อหาแบบรวมศูนย์: Templafy ช่วยให้คุณเข้าถึงทรัพยากรทั้งหมดได้ในที่เดียว ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสร้างไลบรารีส่วนบุคคล ซึ่งอาจช่วยเพิ่มประสิทธิภาพโดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างแอปพลิเคชันต่างๆ
• การจัดการลายเซ็นอีเมล: Templafy ช่วยให้คุณสร้างและจัดการลายเซ็นอีเมลในสภาพแวดล้อมที่ใช้โค้ดน้อย วิธีที่ดีที่สุดคือเผยแพร่การอัปเดตหรือแคมเปญอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องขอความช่วยเหลือจากฝ่ายไอที
• เทมเพลตอัจฉริยะ: ฉันสามารถรับรองความสม่ำเสมอและการปฏิบัติตามได้โดยการรวมเอกลักษณ์ภาพ แนวทางด้านแบรนด์ และข้อจำกัดความรับผิดชอบทางกฎหมายลงในเทมเพลตโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่เกิดจากการทำงานด้วยตนเองในเอกสารประเภทต่างๆ
• บูรณาการเนื้อหาแบบไดนามิก: เป็นวิธีที่ดีเยี่ยมในการทำให้องค์ประกอบที่จำเป็นเป็นแบบอัตโนมัติด้วยการดึงเนื้อหาจากไลบรารีภายในและภายนอก ช่วยให้คุณปรับแต่งได้อย่างมีประสิทธิภาพในขณะที่ยังคงปฏิบัติตามข้อกำหนดเมื่อจำเป็น
• การจัดการเทมเพลตแบบเรียลไทม์: วิธีนี้จะช่วยให้คุณอัปเดตทุกอย่างให้เป็นปัจจุบันด้วยการจัดการเทมเพลตแบบรวมศูนย์ ซึ่งอาจเป็นประโยชน์ในการทำให้ผู้ใช้ทุกคนสามารถเข้าถึงเวอร์ชันล่าสุดได้แบบเรียลไทม์
• การจัดการผู้ใช้: การจัดการโปรไฟล์ผู้ใช้และระดับการเข้าถึงผ่านแผงควบคุมผู้ดูแลระบบส่วนกลางถือเป็นสิ่งสำคัญ ช่วยให้คุณปรับขนาดและจัดการเนื้อหาได้อย่างปลอดภัย

ราคา:

Templafy ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการสร้างและจัดการเอกสาร ติดต่อฝ่ายขายเพื่อสอบถามราคา

Link: https://www.templafy.com/home/platform/

---

7) Bitrix24

Bitrix24 เสนอบริการ โซลูชันที่ยอดเยี่ยมสำหรับทีมงานที่ต้องการซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร. ฉันได้ตรวจสอบคุณสมบัติของมันแล้วและพวกมันคือ เหมาะสำหรับทีมเล็กหรือใหญ่รองรับทั้งระบบคลาวด์และระบบภายในองค์กร และให้การเข้าถึงซอร์สโค้ด เครื่องมือนี้มีประโยชน์ในการจัดเก็บไฟล์สำคัญ รวมถึงวิดีโอ เอกสาร และงานนำเสนอ สำหรับการใช้งานส่วนตัวหรือร่วมกัน ฉันพบว่าระบบติดตามเวอร์ชันของเครื่องมือนี้มีประสิทธิภาพในการจัดระเบียบไฟล์

Bitrix24 ก่อตั้งในปี 2012 ให้บริการ ศูนย์กลางสำหรับการจัดการเอกสาร กับ พื้นที่เก็บข้อมูลฟรี 5 GBระบบจะบันทึกเอกสารลงในบัญชีของคุณโดยอัตโนมัติ รองรับรูปแบบไฟล์หลายรูปแบบ และให้สิทธิ์การเข้าถึงที่กำหนดค่าได้ Bitrix24 เหมาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่กำลังมองหาโซลูชันการจัดการเอกสารที่ครอบคลุม ปลอดภัย และมีประสิทธิภาพ

สิ่งอำนวยความสะดวก:

• การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์: การทำงานเป็นทีมอย่างราบรื่นถือเป็นสิ่งสำคัญ Bitrix24 ช่วยให้คุณสามารถแก้ไขเอกสารร่วมกับเพื่อนร่วมงานหรือผู้ใช้ภายนอกได้พร้อมกัน ช่วยให้มั่นใจได้ว่าโครงการจะได้รับการอัปเดตและเป็นระเบียบ
• การจัดเก็บและการแบ่งปันไฟล์: วิธีที่ดีเยี่ยมในการรักษาความปลอดภัยไฟล์คือการใช้ตัวเลือกการจัดเก็บไฟล์ของ Bitrix24 ช่วยให้คุณจัดเก็บและแชร์ไฟล์ได้อย่างง่ายดายพร้อมทั้งยังรับประกันการเข้าถึงจากเดสก์ท็อปและอุปกรณ์พกพา
• ประวัติเวอร์ชัน: ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณติดตามการแก้ไขผ่านประวัติเวอร์ชัน และการล็อกเอกสารช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้ตั้งใจระหว่างการอัปเดตที่สำคัญ ฟีเจอร์นี้เหมาะที่สุดสำหรับการรับรองความสมบูรณ์ของข้อมูล
• สิทธิ์การเข้าถึง: การกำหนดค่าสิทธิ์การเข้าถึงเพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนถือเป็นความคิดที่ดี Bitrix24 ช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่ามีเพียงบุคลากรที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถดูและแก้ไขเอกสารสำคัญได้
• การสร้างและแก้ไขเอกสาร: ฉันสามารถสร้างและแก้ไขเอกสาร สเปรดชีต และงานนำเสนอแบบเรียลไทม์ได้ด้วย Bitrix24 ซึ่งรองรับรูปแบบต่างๆ เช่น docx, pptx และ xlsx ซึ่งอาจช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันระหว่างทีมต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• การเข้าถึงมือถือ: การใช้แอปมือถือของ Bitrix24 มีประโยชน์ในการเข้าถึง แก้ไข และแชร์เอกสารขณะเดินทาง เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการทำงานนอกออฟฟิศ
• เวิร์กโฟลว์เอกสารอัตโนมัติ: วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดวิธีหนึ่งในการปรับปรุงกระบวนการอนุมัติเอกสารคือการใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติของ Bitrix24 ซึ่งจะช่วยให้คุณมั่นใจได้ถึงความสม่ำเสมอและการประมวลผลที่ตรงเวลาในทุกทีม

ราคา:

Bitrix24 นำเสนอแพ็คเกจราคาประหยัดเริ่มต้นที่ 49 ดอลลาร์ต่อเดือน รับส่วนลดสูงสุด 20% สำหรับการชำระเป็นรายปี ทดลองใช้ฟรี 30 วัน

Link: https://www.bitrix24.com/tools/communications/online-documents-and-cloud-file-storage.php

---

8) บายเดอร์

Bynder เป็นตัวเลือกอันดับต้นๆ สำหรับการจัดการเนื้อหา ฉันได้ทดสอบความสามารถในการจัดการเอกสารแล้ว และพบว่าทำให้เวิร์กโฟลว์ของฉันเร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เหมาะอย่างยิ่งสำหรับมืออาชีพที่ต้องการสร้างวิดีโออย่างรวดเร็วและส่งให้ทีมของตน ฉันแนะนำให้ใส่ใจกับความสามารถในการรับรองความสอดคล้องกับแบรนด์ จากประสบการณ์ของฉัน เครื่องมือนี้ยอดเยี่ยมมากสำหรับการลดความซับซ้อนในการจัดการทรัพย์สิน

Bynder ก่อตั้งขึ้นในปี 2013 ได้รับการยกย่องในการเร่งวงจรชีวิตเนื้อหาสร้างสรรค์และเปิดใช้งาน การแชร์ไฟล์อย่างปลอดภัยทั้งภายในและภายนอก เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการการจัดการเนื้อหาและการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัย

สิ่งอำนวยความสะดวก:

• Digiบริษัทจัดการสินทรัพย์ตาล (DAM): Bynder ช่วยให้คุณจัดระเบียบและควบคุมทรัพยากรต่างๆ เช่น รูปภาพ วิดีโอ และเอกสารภายใต้ระบบเดียว ซึ่งอาจช่วยปรับปรุงเวิร์กโฟลว์และรับประกันการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
• การสนับสนุนสื่อสมบูรณ์: ฉันสามารถพูดได้อย่างมั่นใจว่า Bynder เป็นโปรแกรมที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดการไฟล์ประเภทที่ซับซ้อน ช่วยให้คุณสามารถจัดการรูปภาพและวิดีโอได้อย่างง่ายดาย ช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นในการจัดการเอกสาร
• การแท็กภาพอัตโนมัติ: Bynder ช่วยให้คุณสามารถแท็กภาพโดยอัตโนมัติโดยใช้ AI ทำให้จัดหมวดหมู่และค้นหาไฟล์ได้ง่ายขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพ เหมาะที่สุดสำหรับการลดความซับซ้อนของงานซ้ำซาก
• การเล่นวิดีโอ: ฉันสามารถใช้ Bynder เพื่อตรวจสอบและทำงานร่วมกันในเนื้อหาวิดีโอได้อย่างง่ายดายด้วยคุณสมบัติการเล่นซ้ำโดยตรง ถือเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับทีมที่ต้องการแบ่งปันวิดีโออย่างราบรื่น
• ห้องสมุดรวมศูนย์: การมีที่เก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์เป็นสิ่งสำคัญ และ Bynder ช่วยให้คุณสามารถดูแลรักษาไลบรารีที่ปลอดภัยเพื่อให้สามารถเข้าถึงทีมและจัดระเบียบทรัพยากรได้อย่างสม่ำเสมอ
• ความสอดคล้องของแบรนด์: โซลูชันนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสร้างเอกลักษณ์ให้กับแบรนด์ด้วยเครื่องมือที่ช่วยให้คุณปรับเนื้อหาให้สอดคล้องกับแนวทางของแบรนด์ได้ ซึ่งอาจมีประโยชน์สำหรับการสื่อสารที่สอดคล้องกัน

ราคา:

Bynder นำเสนอฟีเจอร์การจัดการแบรนด์และสินทรัพย์ดิจิทัลมากมาย ติดต่อทีมขายเพื่อรับใบเสนอราคา

Link: https://www.bynder.com/en/document-management-system/

---

9) โดคิวแวร์

Docuware คือ เครื่องมือจัดการเอกสารและเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติในระหว่างการประเมินของฉัน ฉันพบว่า เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการเก็บข้อมูลธุรกิจที่สำคัญให้ปลอดภัยและเข้าถึงได้ง่ายแอปพลิเคชันนี้ช่วยให้คุณแชร์ อัปเดต และบันทึกสัญญาได้โดยไม่มีปัญหาใดๆ และใช้การเข้ารหัสข้อมูล ซึ่งเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการรับรองการเข้าถึงไฟล์อย่างปลอดภัย

DocuWare ก่อตั้งในปี 1988 ได้รับคำติชมเชิงบวกจากลูกค้าและมีคุณสมบัติมากมาย ช่วยให้คุณ บริหารจัดการเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยเครื่องมือเช่น Intelligent Indexing และ Workflow Automationซอฟต์แวร์ผสานรวมได้อย่างลงตัวกับ SAP, Oracleและอื่นๆ อีกมากมาย และรองรับรูปแบบไฟล์ต่างๆ การสนับสนุนลูกค้าของ DocuWare สามารถเข้าถึงได้ผ่านช่องทางต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่าจะให้ความช่วยเหลือได้เมื่อจำเป็น

สิ่งอำนวยความสะดวก:

• การจัดทำดัชนีอัจฉริยะ: ฉันบอกได้เลยว่า Intelligent Indexing ใน Docuware เป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการดึงข้อมูลอย่างรวดเร็ว ช่วยให้คุณสร้างดัชนีอัตโนมัติได้ หลีกเลี่ยงการป้อนข้อมูลด้วยตนเองเพื่อประสิทธิภาพที่ดีขึ้น
• เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ: ด้วย Docuware ฉันสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้โดยใช้ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ ช่วยให้คุณลดงานซ้ำซากด้วยการอนุมัติและแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติ ซึ่งเป็นวิธีที่ดีในการเร่งกระบวนการตัดสินใจ
• เอกสารที่ปลอดภัย Archiวิง: สิ่งสำคัญคือต้องรักษาข้อมูลที่ละเอียดอ่อนให้ปลอดภัย เอกสารที่ปลอดภัยของ Docuware Archiวิงเสนอโซลูชั่นด้วย การเข้ารหัสและการควบคุมการเข้าถึง, สมบูรณ์แบบสำหรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
• ความสามารถในการบูรณาการ: สิ่งนี้อาจช่วยรวมเวิร์กโฟลว์ของคุณเข้าด้วยกัน Docuware ช่วยให้คุณสามารถบูรณาการได้อย่างราบรื่นกับ Microsoft Teams, Outlookและ SAPตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับการไหลของข้อมูลอย่างราบรื่น
• การประมวลผลเอกสารอัจฉริยะ: การปรับปรุงกระบวนการป้อนข้อมูลอาจเป็นประโยชน์ การประมวลผลเอกสารอัจฉริยะของ Docuware รวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆ และจัดการงานโดยอัตโนมัติ ช่วยให้เวิร์กโฟลว์มีโครงสร้างและมีประสิทธิภาพ
• แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์: วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการเร่งความเร็วในการรวบรวมข้อมูลคือการใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ของ Docuware ซึ่งช่วยให้คุณปรับแต่งแบบฟอร์มเพื่อการแบ่งปันข้อมูลที่มีประสิทธิภาพสูงสุด
• ค้นหาข้อความแบบเต็ม: การค้นหาข้อความแบบเต็มของ Docuware ถือเป็นแนวทางที่ดีในการค้นหาข้อมูลอย่างรวดเร็ว โดยจะช่วยให้คุณสร้างแบบสอบถามการค้นหาที่แม่นยำและปรับแต่งได้ เพื่อให้ได้เอกสารที่มีประสิทธิภาพสูงสุด

ราคา:

โปรดติดต่อทีมงานฝ่ายขาย Docuware เพื่อสอบถามข้อมูลราคา

Link: https://start.docuware.com/

---

10) ตัวจัดการเนื้อหา FileNet

FileNet Content Manager เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมที่ช่วยให้คุณค้นหาข้อมูลอันมีค่าจากเอกสารได้ ฉันได้ตรวจสอบคุณสมบัติของเครื่องมือนี้แล้วและพบว่า มอบโซลูชันด้านความปลอดภัย การจัดเก็บข้อมูล และเนื้อหาในระดับองค์กรควบคู่ไปกับเวิร์กโฟลว์ ซึ่งง่ายต่อการนำไปใช้งาน ฉันสามารถเข้าถึงคลังเนื้อหาต่างๆ ได้อย่างปลอดภัย และสังเกตเห็นว่าระบบนี้ช่วยจัดหมวดหมู่ไฟล์โดยอัตโนมัติได้อย่างราบรื่น ซึ่งอาจช่วยให้ทีมที่ต้องการทำงานร่วมกันได้เร็วขึ้นและยุ่งยากน้อยลง ทำให้เป็นตัวเลือกที่ดีกว่าสำหรับการจัดการเอกสาร

FileNet Content Manager ก่อตั้งในปี 1982 ช่วยให้คุณสามารถสร้างและบูรณาการบริการเนื้อหาเข้ากับธุรกิจของคุณได้อย่างราบรื่นผ่าน API โดยได้รับประโยชน์จากการบูรณาการ เช่น Salesforce จึงสามารถจัดทำเทมเพลตสำหรับ PowerPoint และอีเมลได้

สิ่งอำนวยความสะดวก:

• การรวบรวมและจัดทำดัชนีเนื้อหา: ด้วย FileNet Content Manager ฉันสามารถบันทึก จัดทำดัชนี และจัดระเบียบเอกสารโดยอัตโนมัติ ช่วยลดความพยายามในการทำงานด้วยตนเอง ซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ว่าสามารถเข้าถึงและเรียกค้นข้อมูลได้อย่างราบรื่น โดยเฉพาะเมื่อต้องจัดการกับข้อมูลจำนวนมาก
• ความสามารถในการค้นหาขั้นสูง: FileNet Content Manager ช่วยให้คุณค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ข้อมูลเมตาและการค้นหาแบบเต็มข้อความ ช่วยให้คุณค้นหาเนื้อหาเฉพาะเจาะจงได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาในการจัดการเอกสารได้เป็นอย่างดี
• ข้อมูลเชิงลึกเนื้อหาที่ขับเคลื่อนด้วย AI: การวิเคราะห์ข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างถือเป็นสิ่งสำคัญ และ FileNet Content Manager ช่วยให้ทำได้โดยใช้ประโยชน์จากเครื่องมือที่ขับเคลื่อนด้วย AI ซึ่งจะช่วยให้คุณดึงข้อมูลเชิงลึกและจัดหมวดหมู่เนื้อหาโดยอัตโนมัติ ซึ่งเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
• การทำงานร่วมกันด้านเนื้อหา: ฟีเจอร์นี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ฉันสามารถแชร์ แก้ไข และใส่คำอธิบายประกอบเอกสารได้อย่างง่ายดายภายใน FileNet Content Manager โดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างเครื่องมือต่างๆ ถือเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดอย่างหนึ่งในการปรับปรุงการทำงานเป็นทีม
• การจัดเก็บเอกสารที่ปลอดภัย: การควบคุมการเข้าถึงตามบทบาทและการเข้ารหัสจะช่วยให้มั่นใจได้ถึงความปลอดภัยของข้อมูล FileNet Content Manager มุ่งมั่นที่จะปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนในขณะที่ยังคงปฏิบัติตามกฎระเบียบของอุตสาหกรรม
• เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ: โซลูชันนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ที่เน้นเอกสาร FileNet Content Manager ช่วยให้คุณปรับปรุงประสิทธิภาพและจัดการงานได้อย่างสม่ำเสมอ ซึ่งเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการลดความซับซ้อนของกระบวนการที่ซ้ำซาก
• การจัดการเนื้อหาที่ปรับขนาดได้: ฉันถือว่าความสามารถในการปรับขนาดเป็นสิ่งสำคัญเมื่อต้องจัดการกับความต้องการทางธุรกิจที่เติบโตขึ้น FileNet Content Manager เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการปริมาณเอกสารขนาดใหญ่ด้วยสถาปัตยกรรมที่ปรับขนาดได้ ทำให้เป็นโซลูชันที่สมบูรณ์แบบสำหรับองค์กรทุกขนาด

ราคา:

FileNet Content Manager เป็นโซลูชันการจัดการเนื้อหาที่มีประสิทธิภาพ ขอใบเสนอราคาจากฝ่ายขาย

Link: https://www.ibm.com/products/filenet-content-manager

---

11) โซโหโปรเจ็กต์

Zoho Projects เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดการเอกสารและการทำงานร่วมกัน ฉันได้ทดสอบเครื่องมือนี้แล้วและพบว่ายอดเยี่ยมมาก การวางแผนโครงการ การมอบหมายงาน และการติดต่อกับทีมงานของฉันในความคิดของฉัน มันเป็นหนึ่งในโซลูชันที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการไฟล์ประเภทต่างๆ เช่น เอกสาร กราฟิก วิดีโอ รายงาน และสเปรดชีตในจุดเดียว เป็นประโยชน์ในการแชร์ไฟล์ขององค์กรของคุณโดยไม่ซับซ้อน ฉันขอแนะนำเครื่องมือนี้ การติดตามและจัดการเวอร์ชันเอกสาร ได้อย่างง่ายดาย คุณสมบัติการค้นหาช่วยให้คุณค้นหาไฟล์ได้อย่างรวดเร็วโดยใช้คำสำคัญในชื่อหรือเนื้อหา ทำให้เป็นตัวเลือกที่ดีกว่า

สิ่งอำนวยความสะดวก:

• การจัดเก็บไฟล์แบบรวมศูนย์: Zoho Projects ช่วยให้คุณจัดการไฟล์ทั้งหมดของคุณ รวมถึงเอกสาร สเปรดชีต และกราฟิก ในตำแหน่งศูนย์กลางเดียว ซึ่งจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความยุ่งวุ่นวายและจัดระเบียบทุกอย่างไว้ในที่เดียว
• การควบคุมเวอร์ชัน: ฉันยืนยันได้ว่า Zoho Projects มอบวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการติดตามการเปลี่ยนแปลง การแก้ไข และการอัปเดต ช่วยให้คุณรักษาความชัดเจนเกี่ยวกับเวอร์ชันไฟล์ด้วยบันทึกโดยละเอียดและข้อมูลผู้เขียน
• เครื่องมือค้นหาอันทรงพลัง: การค้นหาไฟล์อย่างรวดเร็วถือเป็นสิ่งสำคัญ และเครื่องมือค้นหาอันทรงพลังของ Zoho Projects ช่วยให้คุณค้นหาเอกสารโดยใช้ชื่อเรื่องหรือคำสำคัญ ซึ่งอาจช่วยปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของโครงการได้
• การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์: ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณใส่คำอธิบายประกอบ แสดงความคิดเห็น และตรวจสอบไฟล์ได้แบบเรียลไทม์ ถือเป็นวิธีที่ดีในการลดการสื่อสารที่ผิดพลาดและช่วยให้ทำงานเป็นทีมได้อย่างราบรื่น
• โครงสร้างโฟลเดอร์แบบลำดับชั้น: การใช้โฟลเดอร์แบบลำดับชั้นใน Zoho Projects ถือเป็นความคิดที่ดี เพราะช่วยให้คุณจัดระเบียบไฟล์ตามเวิร์กโฟลว์ของทีมได้ ทำให้การนำทางง่ายดายและใช้งานง่าย
• บันทึกการตรวจสอบ: บันทึกการตรวจสอบใน Zoho Projects ช่วยให้คุณรักษาความโปร่งใสและการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ได้ ซึ่งอาจช่วยติดตามกิจกรรมเอกสารทั้งหมด รวมถึงการแก้ไขและการเยี่ยมชมได้ในรูปแบบที่มีโครงสร้างชัดเจน
• การจัดการเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ: การทำให้การทำงานซ้ำๆ กันเป็นอัตโนมัติ เช่น การติดตามการแก้ไข เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการประหยัดเวลา Zoho Projects ช่วยให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพด้วยการจัดการเวิร์กโฟลว์ได้อย่างราบรื่น

ราคา:

Zoho Projects เสนอแผนเริ่มต้นที่ $4.25 ต่อเดือน พร้อมส่วนลด 20% สำหรับการชำระเงินรายปี ทดลองใช้ฟรี 10 วัน ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต

Link: https://www.zoho.com/projects/

ระบบจัดการเอกสารคืออะไร?

ระบบการจัดการเอกสารเป็นโซลูชันอัตโนมัติบนคลาวด์สำหรับการสร้าง จัดระเบียบ แบ่งปัน และรักษาความปลอดภัยเอกสารและไฟล์ทางธุรกิจ ช่วยให้คุณสามารถติดตามเวอร์ชันเอกสารของคุณได้โดยไม่ต้องยุ่งยาก ระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์นี้ให้ขั้นตอนการตรวจสอบและอนุมัติที่รวดเร็วยิ่งขึ้นสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ ที่ตั้งอยู่ในสถานที่ตั้งทางภูมิศาสตร์หลายแห่ง ช่วยให้คุณเข้าถึงเอกสารทางธุรกิจจากแท็บเล็ตและสมาร์ทโฟนได้อย่างง่ายดาย

เราเลือกซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดได้อย่างไร

At Guru99เราให้ความสำคัญกับความน่าเชื่อถือและมุ่งมั่นที่จะให้ข้อมูลที่ถูกต้อง เกี่ยวข้อง และเป็นกลาง หลังจากทุ่มเทเวลาค้นคว้าข้อมูลมากกว่า 110 ชั่วโมงกว่า 39 รายการ ระบบจัดการเอกสารที่ดีที่สุดฉันได้คัดสรรตัวเลือกที่ดีที่สุดทั้งแบบฟรีและแบบเสียเงินมาอย่างพิถีพิถัน คู่มือนี้ให้รายละเอียดเชิงลึก พิจารณาคุณลักษณะ ข้อดี ข้อเสีย และราคาของแต่ละระบบ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมี ข้อมูลเชิงลึกที่เชื่อถือได้ จำเป็นในการตัดสินใจอย่างรอบรู้ เมื่อเลือกซอฟต์แวร์ควบคุมหรือจัดการเอกสารที่ดีที่สุด ปัจจัยต่างๆ เช่น ความปลอดภัย อินเทอร์เฟซผู้ใช้ และความสามารถในการผสานรวมมีความสำคัญ ตรวจสอบปัจจัยสำคัญด้านล่างเพื่อให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ตรงตามความต้องการเฉพาะของคุณ

• ค้นหา: คุณต้องมองหาตัวเลือกที่หลากหลายเพื่อค้นหาไฟล์ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว เป็นการดีที่คุณสามารถค้นหาเอกสารตามชื่อ เนื้อหา ประเภท และวันที่แก้ไข
• โครงสร้างไฟล์ที่เรียบง่าย: ระบบจัดการเอกสารต้องมีโครงสร้างไฟล์ที่ใช้งานง่าย
• การควบคุมเวอร์ชัน: การควบคุมเวอร์ชันหรือการกำหนดเวอร์ชันเป็นคุณลักษณะสำคัญของซอฟต์แวร์จัดการเอกสารที่ช่วยให้คุณติดตามการเปลี่ยนแปลงในไฟล์ได้ DMS ที่ดีที่สุดควรเก็บไฟล์เวอร์ชันเก่าเอาไว้ด้วย ดังนั้นคุณจึงสามารถดูการเปลี่ยนแปลงในเอกสารได้อย่างง่ายดาย
• การเข้าถึงมือถือ: คุณต้องมองหาระบบจัดการเอกสารที่สามารถเข้าถึงได้ผ่านแท็บเล็ตและสมาร์ทโฟน ซึ่งจะทำให้คุณสามารถดู แก้ไข และแชร์ไฟล์ได้จากทุกที่
• บูรณาการ: ระบบการจัดการเอกสารควรบูรณาการกับซอฟต์แวร์อื่นๆ ที่คุณใช้งานอยู่ได้อย่างง่ายดาย เช่น ซอฟต์แวร์ CRM และไคลเอนต์อีเมล
• การสแกน: ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารควรมีคุณสมบัติการสแกนเอกสาร
• การรักษาความปลอดภัย: ระบบการจัดการเอกสารจะต้องอนุญาตให้คุณกำหนดสิทธิ์ให้กับผู้ใช้เฉพาะในการเข้าถึงโฟลเดอร์และไฟล์

ยื่นเอกสารทางไหนดีที่สุด?

วิธีที่ดีที่สุดในการยื่นเอกสารมีดังนี้:

• ระบบการจัดเก็บตามลำดับตัวอักษร: วิธีที่ดีที่สุดในการยื่นเอกสารคือการยื่นเอกสารตามลำดับตัวอักษร ชื่อของโฟลเดอร์ควรเป็นไปตามชื่อของเอกสาร
• ระบบการจัดเก็บตัวเลข: ธุรกิจที่ต้องการเอกสารจำนวนหนึ่ง เช่น ใบแจ้งหนี้ ควรสร้างระบบการจัดเก็บแบบตัวเลข
• ระบบการจัดเก็บหมวดหมู่: คุณต้องจัดเรียงไฟล์ตามหมวดหมู่ เช่น ข้อมูลส่วนบุคคล การตลาด การบริหาร และข้อมูลลูกค้า นอกจากนี้ยังสามารถรวมหัวข้อย่อยสำหรับแต่ละหมวดหมู่ได้ตามความต้องการของคุณ

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทำงานอย่างไร?

ขั้นตอนการทำงานของระบบจัดการเอกสารมีดังนี้

• จับภาพเอกสาร: ระบบบันทึกเอกสารจะช่วยให้คุณบันทึกไฟล์เพื่อให้ค้นหาได้ง่ายในภายหลัง ซึ่งทำได้ด้วยฟีเจอร์การจัดทำดัชนีของ DMS นอกจากนี้ คุณยังสามารถเพิ่มข้อมูลเมตาสำหรับการค้นหาไฟล์ได้โดยไม่ยุ่งยาก
• ระบบจัดเก็บเอกสารส่วนกลาง: DMS มีพื้นที่จัดเก็บเอกสารส่วนกลาง นี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดการและการเก็บรักษาเอกสารที่มาจากหลายแห่ง
• การสืบค้นและแจกจ่ายเอกสาร: DMS รวมถึงการเรียกค้นและการแจกจ่ายเอกสาร สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้และแบ่งปันเอกสารของคุณโดยไม่มีปัญหาใดๆ

ตัวเลือกการใช้งานสำหรับซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารมีอะไรบ้าง?

มีสองตัวเลือกการใช้งานสำหรับซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร: 1) ซอฟต์แวร์บนคลาวด์ และ 2) ซอฟต์แวร์ภายในองค์กร

1. ซอฟต์แวร์บนคลาวด์:

ซอฟต์แวร์บนคลาวด์โฮสต์บนอินเทอร์เน็ตแทนที่จะติดตั้งบนพีซีของคุณ ช่วยให้คุณเข้าถึงเอกสารของคุณได้จากทุกที่

ซอฟต์แวร์บนคลาวด์มีตัวเลือกการปรับใช้ดังต่อไปนี้:

• มีต้นทุนการจัดการเอกสารที่ต่ำกว่าและให้ความสามารถในการปรับขนาดได้ง่าย
• ข้อมูลถูกเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ของบุคคลที่สาม ซึ่งจะช่วยลดภาระในการควบคุมได้
• สามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

2. ซอฟต์แวร์ภายในสถานที่:

โดยทั่วไปซอฟต์แวร์ภายในองค์กรคือแอปพลิเคชันที่ติดตั้งบนระบบภายในเครื่อง ช่วยให้คุณสามารถกำหนดค่า จัดการ และควบคุมข้อมูลของคุณได้อย่างง่ายดาย

ซอฟต์แวร์ภายในสถานที่มีตัวเลือกการปรับใช้ดังต่อไปนี้:

• ซอฟต์แวร์ประเภทนี้มีค่าใช้จ่ายล่วงหน้าสูงกว่าแต่ไม่มีค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นซ้ำๆ
• ใช้เวลาดำเนินการนาน
• การอัพเดตถือเป็นความรับผิดชอบของผู้ใช้
• ข้อมูลทั้งหมดของคุณจะถูกจัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ที่จัดการด้วยตนเองซึ่งให้ผู้ใช้ควบคุมข้อมูลได้ดี
• สามารถปรับแต่งได้ในแง่ของการควบคุมข้อมูลและความปลอดภัย

คำตัดสิน

ซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร ทำให้การจัดระเบียบ จัดเก็บ และเข้าถึงไฟล์อย่างปลอดภัยเป็นเรื่องง่ายฉันพบว่ามันจำเป็นสำหรับธุรกิจที่ต้องการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์และปรับปรุงการทำงานร่วมกันเป็นทีม มันเป็นโซลูชันที่ปลอดภัยและเชื่อถือได้ซึ่งมีคุณสมบัติการควบคุมเวอร์ชัน การปฏิบัติตามข้อกำหนด และการบูรณาการ ตรวจสอบคำตัดสินของฉันด้านล่างสำหรับเครื่องมือที่ได้รับคะแนนสูงสุดในหมวดหมู่นี้

• Zoho WorkDrive: แพลตฟอร์มที่แข็งแกร่งพร้อมระบบค้นหาอัจฉริยะ การกำหนดเวอร์ชันไม่จำกัด การทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น และการบูรณาการกับแอปพลิเคชันมากกว่า 5000 รายการ ปลอดภัย ใช้งานง่าย และเหมาะสำหรับธุรกิจทุกขนาด
• Smartsheet: เครื่องมือที่ครอบคลุมสำหรับการจัดการเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติและการจัดการโครงการพร้อมรายงานสดและตัวเลือกการผสานรวม
• Icedrive: โซลูชันที่ปลอดภัยและคุ้มต้นทุนพร้อมการเข้ารหัสแบบไม่ต้องมีความรู้ การแคชอัจฉริยะ และคุณลักษณะการแบ่งปันไฟล์ที่เชื่อถือได้

คำถามที่พบบ่อย