11 лучших программ для управления документами в 2025 году

Система управления документами — это облачное автоматизированное решение для создания, организации, обмена и защиты деловых документов и файлов. Это позволяет вам без проблем отслеживать версию вашего документа. Эта облачная система хранения обеспечивает более быстрый процесс проверки и утверждения для различных заинтересованных сторон, находящихся в разных географических точках. Это позволяет вам легко получить доступ к вашему деловые документы с планшетов и смартфонов.

Потратив более 110 часов на исследования, я просмотрел более 39 системы управления документами и тщательно отобрали лучшие, включая как бесплатные, так и платные варианты. Это всеобъемлющее и тщательно исследованное руководство предлагает глубокий взгляд на функции каждой системы, плюсы и минусы, а также цены. Если вы ищете надежные идеи, моя статья предоставит все детали, необходимые для принятия обоснованного решения. Не упустите возможность открыть для себя лучшие инструменты, которые могут преобразовать то, как вы управляете документами. Подробнее ...

лучший DigiСистемы управления документами (контроля)

Имя	Zoho WorkDrive	Smartsheet	Icedrive	DocHub
Публичный обмен	Да	Да	Да	Да
Попробуйте!	15-дневная бесплатная пробная версия	30-дневная бесплатная пробная версия	14-дневный возврат денег	Пожизненный бесплатный базовый план
Мобильное приложение	Да	Да	Да	Да
Локальная файловая система Sync	Да	Да	Да	Да
Групповые разрешения	Да	Да	Да	Да
Управление конфликтами файлов	Да	Нет	Да	Да
Digiталь Управление правами	Нет	Да	Нет	Да
Облачное хранилище без локальной файловой системы Sync	Да	Да	Да	Да
Платформы	Windows, Mac и Linux	Windows, Mac и Linux	Windows, Мак, Линукс, Androidи iOS	Windows, Mac, Linux, iOS, Android
Ссылка	Подробнее	Подробнее	Подробнее	Подробнее

1) Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive является отличным онлайн-платформа для хранения файлов и совместной работы для команд и предприятий. Я особенно ценю то, как он поддерживает как офисные, так и удаленные рабочие сценарии, что делает его отличным вариантом для гибридных команд. Инструмент упрощает создание, обмен и совместную работу с использованием централизованной консоли. Это не просто платформа хранения. Фактически, он предлагает управление версиями файлов, расширенный поиск и организацию команды, которые необходимы для управление задачами эффективно. В ходе оценки я обнаружил, что его способность предоставлять быстрый доступ к информации помогает вам оставаться в курсе своей работы и быстрее принимать обоснованные решения.

Zoho WorkDrive позволяет вам эффективно делиться, управлять и защищать файлы. Он предлагает интеллектуальный поиск для мгновенного поиска файлов и неограниченная история версий для восстановления документов. С WorkDrive Snap, асинхронное сотрудничество оптимизировано. Инструмент отлично подходит для синхронизации облачных файлов непосредственно с вашим рабочим столом и интегрируется с более чем 5000+ приложений. Индивидуальный брендинг и MFA гарантируют безопасность и профессионализм ваших данных.

Требования:

• Папки команды: Я могу эффективно взаимодействовать со своей командой, используя папки Team Folders, которые идеально подходят для обмена файлами и обеспечения обновлений в режиме реального времени, помогая оптимизировать рабочие процессы и централизовать управление документами.
• Шаблоны коллекции файлов: Это поможет вам создавать пользовательские шаблоны для организации данных, улучшения рабочих процессов и сбора документов в структурированном виде, что полезно для команд, управляющих крупными проектами.
• Расширенная безопасность данных: Я считаю, что соблюдение GDPR и HIPAA для конфиденциальных данных является обязательным. Это решение поможет вам избежать рисков с помощью безопасного хранения, адаптированного под нужды предприятия.
• Zoho WorkDrive Интеграция с приложениями: Zoho WorkDrive интегрируется с Salesforce, Slack, Jira и Gmail, что позволяет вам создавать собственные рабочие процессы. Это отлично подходит для компаний, стремящихся к оптимизированным кроссплатформенным операциям.
• Zoho WorkDrive Консоль администратора: Zoho WorkDrive's Admin Console позволяет вам контролировать активность пользователей, управлять доступом к данным и обеспечивать соответствие. Это один из лучших инструментов для централизованного контроля.
• Масштабируемое хранилище: Это отлично подходит для компаний, которым нужно гибкое хранилище. С тарифными планами от 1 ТБ до 5 ТБ и более, Zoho WorkDrive легко масштабируется для удовлетворения потребностей предприятия.

Цены:

Zoho WorkDrive онлайн-платформа для хранения файлов, синхронизации и совместной работы. Планы начинаются от $2.5/пользователь/месяц, доступна 15-дневная бесплатная пробная версия. Идеально подходит для производительности команды.

Посетить Зохо WorkDrive

15-дневная бесплатная пробная версия

---

2) SmartSheet

Smartsheet - это система управления документами Я рассмотрел и обнаружил, что это идеальный инструмент для командной работы. Это решение, которое автоматизирует повторяющиеся задачи например, отправка оповещений и управление обновлениями. Когда я проводил оценку, я заметил, что его методы шифрования (256-AES и TLS 1.2) были и надежными, и безопасными. Smartsheet легко подключается к таким инструментам, как Google, Salesforce и Slack. Его шаблоны для маркетинга и поддержка многоформатных файлов полезны для управления проектами. По моему опыту, функции Check-Out и Check-In отлично подходят для организации задач.

Требования:

• Централизованное хранение документов: SmartSheet предоставляет унифицированную платформу для хранения и организации документов, гарантируя безопасность файлов и возможность их извлечения из центрального хранилища, что помогает оптимизировать управление файлами.
• Папки команды: Я могу эффективно сотрудничать со своей командой, используя Team Folders, которые отлично подходят для организации общих документов. Это может помочь оптимизировать коммуникацию и гарантировать, что каждый получит доступ к последним файлам.
• Контроль версий: Я стремлюсь управлять изменениями документов с помощью SmartSheetСистема контроля версий поможет вам избежать путаницы, гарантируя доступ к самым последним обновленным файлам и сохраняя полную историю изменений.
• Детализированное разрешение: Он помогает вам контролировать доступ к файлам с помощью основных настроек разрешений — отличный способ гарантировать, что конфиденциальные файлы будут просматриваться только авторизованными пользователями.
• Облачная доступность: Это решение позволяет вам безопасно получать доступ к документам и редактировать их из любой точки мира, что является идеальным вариантом для улучшения совместной работы в режиме реального времени между командами.
• Документооборот: Он автоматизирует повторяющиеся задачи, такие как напоминания об утверждении, что является одним из лучших способов сократить объем ручного труда и ускорить процессы.
• Поддержка различных типов файлов: Эта функция отлично подходит для работы в разнородных командах, поскольку она поддерживает традиционные и современные форматы, помогая легко обрабатывать документы любого типа.

Цены:

Smartsheet — это динамическое рабочее пространство, которое позволяет командам управлять проектами, автоматизировать рабочие процессы и быстро достигать целей. Планы начинаются с 9 долларов в месяц. Наслаждайтесь 30-дневной бесплатной пробной версией. Кредитная карта не требуется.

Войти SmartSheet >>

30-дневная бесплатная пробная версия (кредитная карта не требуется)

---

3) Icedrive

Icedrive обеспечивает замечательные возможности для совместная работа и обмен файлами. В ходе моей оценки я обнаружил, что его интеллектуальная система кэширования впечатляет, обеспечивая быстрый и простой доступ к файлам. Это идеальная альтернатива Google Drive, предлагая шифрование с нулевым разглашением, которое сохраняет вашу информацию в безопасности и доступно только вам.

Кокаин проходит бесплатное облачное хранилище инструмент, который заставляет вас чувствовать, что вы используете физический жесткий диск. Вы получаете все функции для файлообменных сервисов, такие как редактирование, удаление, загрузка, открытие и т. д. Это один из лучшие платформы облачного хранения оснащен интеллектуальной функцией управления кэшем, которая позволяет получить доступ к файлам сразу после установки, не дожидаясь синхронизации.

Требования:

• Версии файлов: Я мог бы положиться на File Versioning для сохранения предыдущих версий файлов, что позволяет вам вернуться к более ранним итерациям при необходимости. Это необходимо для эффективного отслеживания изменений.
• Интеграция виртуального диска: Icedrive позволяет монтировать облачное хранилище как виртуальный диск на вашем компьютере, предоставляя один из самых простых способов беспрепятственного доступа к файлам, как если бы они хранились локально, избегая ручной синхронизации.
• Шифрование на стороне клиента: Icedrive обеспечивает наиболее эффективное шифрование с нулевым разглашением. Оно обеспечивает шифрование файлов на вашем устройстве перед загрузкой, что необходимо для сохранения конфиденциальности и безопасности.
• Просмотр документов: Он включает встроенный просмотрщик документов, который позволяет вам просматривать популярные форматы файлов без их загрузки. Это отличный способ повысить эффективность рабочего процесса и сэкономить время.
• Расширенный обмен: Это обеспечивает безопасный обмен файлами с защитой паролем и датами истечения срока действия, что является наилучшим способом гарантировать, что документы будут доступны только предполагаемым получателям.
• Интеллектуальное кэширование: Он использует интеллектуальный механизм кэширования, который помогает быстро получать доступ к часто используемым файлам, минимизируя при этом использование локального хранилища, что является отличным вариантом для обеспечения эффективного поиска документов.

Цены:

Icedrive предлагает планы от 3.99 доллара в месяц за хранилище объемом 150 ГБ. Скидка 20% при ежегодной оплате.

Войти Icedrive >>

Пожизненный бесплатный базовый план с 10 ГБ бесплатного хранилища

---

4) DocHub

DocHub — это комплексная платформа для управления документами и редактирования PDF-файлов. В ходе тестирования я обнаружил, что она отлично подходит для оптимизации документооборота и повышения производительности. Это приложение позволяет редактировать, подписывать и обмениваться документами без необходимости переключения между несколькими инструментами. В нём используются передовые меры безопасности, что является одним из лучших способов обеспечить безопасную обработку документов и соответствие отраслевым стандартам.

Он позволяет эффективно управлять PDF-документами с помощью таких инструментов, как электронные подписи, заполнение форм и совместная работа в режиме реального времени. Служба поддержки клиентов DocHub доступна по нескольким каналам, что гарантирует доступность помощи в любой момент.

Требования:

• Редактирование и аннотирование PDF-файлов: Могу сказать, что возможности редактирования PDF-файлов в DocHub — один из лучших способов эффективного редактирования документов. DocHub позволяет добавлять текст, изображения и аннотации непосредственно в PDF-файлы, избегая необходимости использования дополнительного программного обеспечения.
• Электронные подписи: С помощью DocHub я смогу оптимизировать обработку документов, используя юридически обязывающие электронные подписи. Это поможет сократить сроки обработки документов, устраняя необходимость в печати и физических подписях, что является отличным способом ускорить бизнес-процессы.
• Создание и заполнение форм: Крайне важно оптимизировать сбор данных. Функции создания и заполнения форм DocHub предлагают решение с настраиваемыми шаблонами и автоматическим обнаружением полей, идеально подходящее для эффективной обработки документов.
• Облачная интеграция: Это может помочь унифицировать ваш рабочий процесс. DocHub позволяет легко интегрироваться с Google Drive, Dropbox, OneDrive и Box, отличный вариант для плавной синхронизации документов на разных платформах.
• Сотрудничество в режиме реального времени: Это может быть полезно для улучшения командной работы. Функции совместной работы в режиме реального времени DocHub позволяют нескольким пользователям работать над документами одновременно, обеспечивая структурированные и эффективные рабочие процессы.
• Шаблоны документов: Один из самых простых способов ускорить создание документов — использовать обширную библиотеку шаблонов DocHub. Она позволяет настраивать шаблоны для максимально эффективной стандартизации документов.
• Расширенный поиск: Для быстрого поиска информации можно воспользоваться расширенным поиском DocHub. Он помогает находить нужный контент в документах, используя ключевые слова и метаданные для максимально эффективного поиска.

Цены:

DocHub предлагает бесплатный тариф с базовыми функциями. Тарифы Pro начинаются от 8 долларов в месяц на пользователя и включают расширенные функции и неограниченное количество документов.

Посетите DocHub >>

Пожизненный бесплатный базовый план

---

5) бит.ай

Bit.ai — это интеллектуальная система управления документами который помогает фирмам управлять информацией по проектам, командам и отделам. В ходе моего исследования я обнаружил, что этот инструмент позволяет создавать неограниченное количество рабочих пространств с легкостью, Это важно организовать ваши документы в папки и подпапки, и Bit.ai предлагает простой способ сделать это. Темы, предоставляемые этой программой, отлично подходят для придания вашим документам нового и современного дизайна.

Bit.ai, основанный в 2016 году, представляет собой многогранный инструмент, который отлично подходит для управления и создания контента. Он поддерживает более 100 форматов файлов и предлагает 1 ГБ бесплатного хранилища. Пользователи получают выгоду от бесшовного интеграция с Табло, Box, Figma и Dropbox. Кроме того, Bit.ai предоставляет шаблоны для различных секторов, включая маркетинг и образование, и обеспечивает безопасность ваших данных с помощью шифрования 256-AES и TLS, соответствующего стандартам GDPR и PCI.

Требования:

• Масштабируемые рабочие пространства: Лучше всего использовать масштабируемые рабочие пространства Bit.ai для организации проектов в разных командах. Это позволяет вам поддерживать эффективность, независимо от того, управляете ли вы небольшой группой или большой организацией.
• Универсальный поиск: Универсальная функция поиска Bit.ai идеально подходит для быстрого поиска встроенного контента и документов. Она помогает вам экономить время, предоставляя все необходимое в одном месте.
• Расширенный обмен: Bit.ai предоставляет расширенные возможности обмена, такие как отслеживаемые ссылки и защищенные паролем документы, которые отлично подходят для безопасного обмена и сохранения контроля над конфиденциальной информацией.
• Интерактивные смарт-документы: Я могу легко создавать интерактивные «живые» документы с Bit.ai, которые идеально подходят для интеграции видео, изображений и других мультимедийных материалов. Это может помочь повысить эффективность совместной работы в команде.
• Гениальный писатель ИИ: Bit.ai's AI Genius Writer — это отличное решение для создания контента. Оно помогает вам генерировать шаблоны, проводить мозговой штурм идей и оптимизировать исследования, экономя время и усилия.
• Сотрудничество в режиме реального времени: Я стремлюсь к сотрудничеству с моей командой в режиме реального времени с помощью Bit.ai, что позволяет мне работать вместе без усилий, независимо от местоположения. Это один из самых эффективных способов повышения производительности.
• Настраиваемые шаблоны: Эта функция предоставляет сотни готовых шаблонов для стандартных операционных процедур, заметок о встречах и учебных пособий. Это отличный способ сделать создание контента быстрым и профессиональным.

Цены:

Tool Bit.ai предлагает планы по цене от 8 долларов в месяц со скидкой 25% при ежегодной оплате. Вы также можете опробовать его с помощью 7-дневной бесплатной пробной версии.

Ссылка: https://bit.ai/

---

6) ИнкоДокументы

IncoDocs — это решение, которое поможет вам цифровое управление документами для экспортеров и торговых компаний. В ходе анализа я обнаружил, что это один из лучших инструментов для создания файлов продаж и доставки за меньшее время. Он сводит к минимуму ручной ввод данных и помогает избежать задержек в доставке. IncoDocs позволяет командам работать вместе в общем рабочем пространстве, что необходимо для удаленных задач. Он также надежно хранит шаблоны документов в облаке, предлагая более эффективный процесс экспорта.

IncoDocs — это универсальное программное обеспечение для управления документами, основанное в 2016 году, доступное с любого устройства. Это позволяет вам легко создавать коммерческие счета и предлагает шаблоны для различных торговых документов. Инструмент легко интегрируется с Xero и QuickBooks и поддерживает множество форматов файлов.

Требования:

• Библиотеки данных многократного использования: Я считаю полезным использовать библиотеки данных многократного использования, которые позволяют хранить данные о продуктах и ​​контактную информацию. Это один из самых простых способов сэкономить время на повторяющихся записях.
• DigiТаль Подпись: Это великолепное решение поможет вам ставить цифровую подпись и штамп на документы. Digiподписи и печати компании, что исключает необходимость печати и сканирования и обеспечивает бесперебойный безбумажный рабочий процесс.
• Интеграция: Хорошая идея рассмотреть его API и системные интеграции, которые позволяют вам подключаться к ERP, TMS и другим системам. Это один из самых эффективных способов сократить ручную работу.
• Шаблоны документов: Необходимо иметь доступ к более чем 30 шаблонам, соответствующим UNLK, включая коммерческие счета-фактуры, Bills of Lading и Certificates of Origin. Это поможет вам обеспечить соответствие международным стандартам.
• Данные Syncхронизация: Эта функция помогает свести к минимуму количество ошибок, поскольку данные об отгрузке вводятся один раз в главном файле, а затем данные автоматически синхронизируются со всеми связанными документами.
• Облачное рабочее пространство: Он идеально подходит для совместной работы с членами команды в общей облачной среде, позволяя получать доступ к документам в режиме реального времени и повышая прозрачность работы.
• Безопасный обмен документами: Эта функция отлично подходит для безопасной передачи конфиденциальной информации партнерам и клиентам, помогая избежать утечек данных и обеспечивая эффективность.

Цены:

IncoDocs упрощает импортно-экспортную документацию, повышая эффективность глобальной торговли. Цена: 29 долларов США в месяц, скидка 20% в год. Наслаждайтесь пожизненным бесплатным базовым планом. Оптимизируйте, организуйте и ускорьте свою торговлю.

Ссылка: https://incodocs.com/

---

7) Темплафии

Templafy — это превосходное решение для управления документами. Я проанализировал его возможности, и он произвел на меня впечатление своей способностью показывать сотрудникам нужный контент в зависимости от их ролей. Панель управления проста в навигации и позволяет управлять контентом без лишних хлопот. В ходе оценки я увидел, как он напрямую связывает данные DMS с документами, ускоряя рабочие процессы. Я рекомендую его компаниям, которые хотят сохранить точность и надежность своего хранилища документов.

Templafy, основанная в 2016 году, позволяет подключать и комбинировать данные из DMS, предлагая решение облачного хранилища что обеспечивает вам доступ к документам с различных устройств, таких как планшеты и смартфоны.

Требования:

• Автоматизированная генерация документов: Я мог бы компилировать полностью сформированные документы, используя автоматизацию на основе правил и GenAI. Это один из самых простых способов извлечь актуальный контент из внутренних библиотек или сторонних интеграций.
• Централизованные библиотеки контента: Templafy позволяет вам получить доступ ко всем активам в одном месте, что отлично подходит для создания персонализированных библиотек. Это может помочь повысить эффективность без переключения между различными приложениями.
• Управление подписью электронной почты: Templafy помогает вам создавать и управлять подписями электронной почты в среде low-code. Лучше всего быстро развертывать обновления или кампании, не прибегая к помощи ИТ.
• Умные шаблоны: Я могу обеспечить согласованность и соответствие, автоматически включив визуальную идентификацию, руководства по бренду и правовые отказы в шаблоны. Это поможет вам сэкономить время и избежать ручных ошибок в разных типах документов.
• Динамическая интеграция контента: Это отличный способ автоматизировать необходимые элементы, извлекая контент из внутренних и внешних библиотек. Это позволяет вам эффективно настраивать, сохраняя соответствие, где это необходимо.
• Управление шаблонами в реальном времени: Это поможет вам поддерживать все в актуальном состоянии с помощью централизованного управления шаблонами. Это может быть полезно для обеспечения того, чтобы все пользователи могли получать доступ к последним версиям в режиме реального времени.
• Управление пользователями: Важно управлять профилями пользователей и уровнями доступа через централизованную панель администратора. Это позволяет вам масштабировать и защищать управление контентом интуитивно.

Цены:

Templafy повышает эффективность создания и управления документами. Свяжитесь с отделом продаж, чтобы узнать цены.

Ссылка: https://www.templafy.com/home/platform/

---

8) Битрикс24

Битрикс24 предлагает отличное решение для команд, которым необходимо программное обеспечение для управления документами. Я рассмотрел его особенности, и они идеально подходит для малых и больших команд. Он поддерживает как облачные, так и локальные системы и обеспечивает доступ к исходному коду. Этот инструмент полезен для хранения важных файлов, включая видео, документы и презентации, для личного или общего использования. Я нашел его систему отслеживания версий впечатляющей для организации файлов.

Bitrix24, основанный в 2012 году, предоставляет центр управления документами 5 ГБ бесплатного хранилища. Он автоматически сохраняет документы в вашей учетной записи, поддерживает множество форматов файлов и предлагает настраиваемые права доступа. Bitrix24 идеально подходит для тех, кто ищет комплексное, безопасное и эффективное решение для управления документами.

Требования:

• Сотрудничество в режиме реального времени: Крайне важно обеспечить бесперебойную работу команды. Bitrix24 позволяет вам редактировать документы совместно с коллегами или внешними пользователями одновременно, гарантируя, что проекты будут оставаться актуальными и организованными.
• Хранение и совместное использование файлов: Отличный способ защитить файлы — использовать возможности хранения файлов Bitrix24. Это поможет вам хранить и обмениваться файлами без усилий, обеспечивая при этом доступ с настольных компьютеров и мобильных устройств.
• История версий: Эта функция позволяет отслеживать изменения через историю версий, а блокировка документов помогает избежать случайных изменений во время критических обновлений. Это лучше всего подходит для обеспечения целостности данных.
• Разрешения на доступ: Хорошая идея — настроить права доступа, чтобы защитить конфиденциальные данные. Bitrix24 поможет вам гарантировать, что только уполномоченные сотрудники смогут просматривать и редактировать важные документы.
• Создание и редактирование документов: Я могу создавать и редактировать документы, электронные таблицы и презентации в режиме реального времени с помощью Bitrix24, который поддерживает такие форматы, как docx, pptx и xlsx. Это может помочь эффективно улучшить совместную работу между командами.
• Мобильный доступ: Полезно использовать мобильное приложение Bitrix24 для доступа, редактирования и обмена документами на ходу. Это идеально подходит для поддержания продуктивности вне офиса.
• Автоматизированные процессы документооборота: Один из самых эффективных способов оптимизировать процесс согласования документов — автоматизированные рабочие процессы Bitrix24. Они помогают обеспечить согласованность и своевременность обработки во всех командах.

Цены:

Bitrix24 предлагает доступные тарифные планы от $49 в месяц. Воспользуйтесь скидкой до 20% на ежегодные платежи. Исследуйте с 30-дневной бесплатной пробной версией.

Ссылка: https://www.bitrix24.com/tools/communications/online-documents-and-cloud-file-storage.php

---

9) Биндер

Bynder — это высоко оцененный выбор для управления контентом. Я протестировал его возможности управления документами, и он сделал мои рабочие процессы быстрее и эффективнее. Он отлично подходит для профессионалов, которым нужно быстро создавать видео и доставлять их своим командам. Я советую обратить внимание на его способность обеспечивать соответствие бренду. По моему опыту, этот инструмент отлично подходит для упрощения управления активами.

Компания Bynder была основана в 2013 году. Ее хвалят за ускорение жизненного цикла творческого контента и создание возможностей безопасный обмен файлами, внутри и снаружи. Отлично подходит для организаций, стремящихся к эффективному, безопасному управлению контентом и совместной работе.

Требования:

• DigiУправление активами (DAM): Bynder помогает вам организовывать и контролировать активы, такие как изображения, видео и документы, в одной системе. Это может помочь оптимизировать рабочие процессы и обеспечить наиболее эффективное использование ресурсов.
• Мультимедийная поддержка: Могу с уверенностью сказать, что Bynder отлично подходит для управления сложными типами файлов. Он позволяет легко работать с изображениями и видео, повышая гибкость управления документами.
• Автоматическая маркировка изображений: Bynder позволяет автоматизировать тегирование изображений с помощью ИИ, что упрощает категоризацию и эффективный поиск файлов. Лучше всего подходит для упрощения повторяющихся задач.
• Проигрывание видео: Я мог использовать Bynder для просмотра и совместной работы над видеоконтентом без усилий благодаря функции прямого воспроизведения. Это отличный вариант для команд, которым нужен бесперебойный обмен видео.
• Централизованная библиотека: Крайне важно иметь единый репозиторий, и Bynder поможет вам поддерживать безопасную библиотеку для постоянного доступа команды и организации активов.
• Соответствие бренда: Это решение отлично подходит для обеспечения идентичности бренда с помощью инструментов, которые позволяют вам согласовывать материалы с вашими руководящими принципами бренда. Это может быть полезно для последовательной передачи сообщений.

Цены:

Bynder предлагает ряд функций управления брендом и цифровыми активами. Свяжитесь с отделом продаж, чтобы получить ценовое предложение.

Ссылка: https://www.bynder.com/en/document-management-system/

---

10) Менеджер контента FileNet

FileNet Content Manager — замечательный инструмент, позволяющий извлекать ценную информацию из документов. Я изучил его функции и обнаружил, что он предоставляет решения корпоративного уровня для обеспечения безопасности, хранения и управления контентом, а также рабочие процессы которые легко реализовать. Я мог безопасно получить доступ к нескольким хранилищам контента и заметил, как он легко автоматизирует классификацию файлов. Это может помочь командам, которые хотят сотрудничать быстрее и с меньшими трудностями, что делает его превосходным выбором для управления документами.

FileNet Content Manager, основанный в 1982 году, позволяет вам легко создавать и интегрировать контент-сервисы в ваш бизнес через свой API. Используя такие интеграции, как Salesforce, он предоставляет шаблоны для PowerPoint и электронной почты.

Требования:

• Сбор и индексация контента: С FileNet Content Manager я могу автоматически захватывать, индексировать и организовывать документы, сокращая ручные усилия. Это отлично подходит для обеспечения бесперебойного доступа и поиска, особенно при работе с большими объемами данных.
• Возможности расширенного поиска: FileNet Content Manager позволяет быстро находить документы с помощью метаданных и полнотекстового поиска. Это помогает эффективно находить определенный контент, что отлично экономит время в задачах управления документами.
• Аналитика контента на основе искусственного интеллекта: Анализ неструктурированных данных необходим, и FileNet Content Manager делает это возможным, используя инструменты на базе ИИ. Это помогает вам извлекать информацию и автоматизировать классификацию контента, что является отличным способом повышения производительности.
• Сотрудничество по контенту: Эта функция идеально подходит для содействия сотрудничеству в реальном времени. Я могу легко делиться, редактировать и комментировать документы в FileNet Content Manager, не переключаясь между инструментами. Это один из лучших вариантов для оптимизации командной работы.
• Безопасное хранение документов: Полезно обеспечить безопасность данных с помощью контроля доступа на основе ролей и шифрования. FileNet Content Manager направлен на защиту конфиденциальной информации, сохраняя при этом соответствие отраслевым нормам.
• Автоматизация рабочего процесса: Это решение отлично подходит для автоматизации документоориентированных рабочих процессов. FileNet Content Manager позволяет повысить эффективность и последовательно управлять задачами, что является наиболее эффективным способом упрощения повторяющихся процессов.
• Масштабируемое управление контентом: Я считаю масштабируемость существенной при управлении растущими потребностями бизнеса. FileNet Content Manager предлагает отличный способ обработки больших объемов документов благодаря своей масштабируемой архитектуре, что делает его идеальным решением для организаций любого размера.

Цены:

FileNet Content Manager — это надежное решение для управления контентом. Запросите ценовое предложение от отдела продаж.

Ссылка: https://www.ibm.com/products/filenet-content-manager

---

11) Зохо Проекты

Zoho Projects — это потрясающий инструмент для управления документами и совместной работы. Я протестировал этот инструмент и нашел его превосходным для планирование проектов, распределение задач и поддержание связи с моей командой. По моему мнению, это одно из лучших решений для управления различными типами файлов, такими как документы, графика, видео, отчеты и электронные таблицы в одном месте. Полезно делиться файлами вашей организации без каких-либо сложностей. Я рекомендую этот инструмент для отслеживание и управление версиями документов с легкостью. Его функция поиска позволяет быстро находить файлы по ключевым словам в названии или содержании, что делает его превосходным выбором.

Требования:

• Централизованное хранилище файлов: Zoho Projects позволяет вам управлять всеми вашими файлами, включая документы, электронные таблицы и графику, в одном централизованном месте. Это помогает вам избежать беспорядка и держать все организованным в одном месте.
• Контроль версий: Я могу подтвердить, что Zoho Projects предоставляет один из лучших способов отслеживания изменений, ревизий и обновлений. Он помогает вам сохранять ясность в отношении версий файлов с подробными примечаниями и информацией об авторе.
• Мощные инструменты поиска: Необходимо быстро находить файлы, и мощные инструменты поиска Zoho Projects позволяют вам находить документы по заголовкам или ключевым словам. Это может помочь оптимизировать рабочие процессы проекта.
• Сотрудничество в режиме реального времени: Эта функция позволяет вам комментировать, комментировать и просматривать файлы в режиме реального времени. Это отличный способ уменьшить недопонимание и обеспечить бесперебойную работу в команде.
• Иерархическая организация папок: Хорошей идеей будет использовать иерархические папки в Zoho Projects. Это позволяет вам организовывать файлы на основе рабочего процесса вашей команды, делая навигацию легкой и интуитивно понятной.
• Журналы аудита: Журналы аудита в Zoho Projects помогают вам поддерживать прозрачность и соответствие. Это может помочь отслеживать все действия с документами, включая изменения и посещения, структурированным образом.
• Автоматизированное управление рабочим процессом: Автоматизация повторяющихся задач, таких как отслеживание изменений, — один из самых простых способов сэкономить время. Zoho Projects помогает повысить эффективность, управляя рабочими процессами без проблем.

Цены:

Zoho Projects предлагает планы по цене от 4.25 долларов США в месяц со скидкой 20% при ежегодной оплате. Попробуйте бесплатно с 10-дневной пробной версией. Кредитная карта не требуется.

Ссылка: https://www.zoho.com/projects/

Что такое система управления документами?

Система управления документами — это облачное автоматизированное решение для создания, организации, обмена и защиты деловых документов и файлов. Это позволяет вам без проблем отслеживать версию вашего документа. Эта облачная система хранения обеспечивает более быстрый процесс проверки и утверждения для различных заинтересованных сторон, находящихся в разных географических точках. Он позволяет легко получать доступ к деловым документам с планшетов и смартфонов.

Как мы выбирали лучшее программное обеспечение для управления документами?

At Guru99, мы отдаем приоритет достоверности и стремимся предоставлять точную, релевантную и объективную информацию. Посвятив более 110 часов исследованию 39+ лучшие системы документооборота, Я тщательно отобрал лучшие варианты, как бесплатные, так и платные. Этот всеобъемлющий руководство предлагает углубленное рассмотрите особенности каждой системы, ее плюсы и минусы, а также цены, чтобы убедиться, что вы выбрали надежные идеи необходимо принять обоснованное решение. При выборе лучшего программного обеспечения для контроля или управления документами такие факторы, как безопасность, пользовательский интерфейс и возможности интеграции, имеют решающее значение. Ознакомьтесь с нижеперечисленными важными факторами, чтобы убедиться, что программное обеспечение соответствует вашим конкретным требованиям.

• Поиск: Вам придется искать самые разнообразные варианты для быстрого поиска нужных файлов. Хорошо, что он позволяет искать документы по названию, содержанию, типу и дате изменения.
• Простая структура файла: Система управления документами должна иметь удобную в использовании файловую структуру.
• Контроль версий: Контроль версий или управление версиями — это важная функция программного обеспечения для управления документами, которая позволяет отслеживать изменения в файлах. Лучшая DMS также должна поддерживать архив старых версий. Таким образом, вы можете легко увидеть изменения в документах.
• Мобильный доступ: Вам нужно искать систему управления документами, доступную через планшеты и смартфоны. Это позволит вам просматривать, изменять и обмениваться файлами из любого места.
• Интеграция: Система управления документами должна легко интегрироваться с другим программным обеспечением, которое вы уже используете, например, с программным обеспечением CRM и почтовым клиентом.
• Сканирование: Программное обеспечение для управления документами должно обеспечивать функцию сканирования документов.
• Безопасность: Система документооборота должна позволять назначать права доступа конкретного пользователя к папкам и файлам.

Как лучше всего подать документы?

Вот лучшие способы подачи документов:

• Алфавитная система хранения: Лучший способ хранения документов — это размещение документов в алфавитном порядке. Имя папки должно соответствовать названию документов.
• Система нумерации: Предприятия, которым требуется ряд документов, таких как счета-фактуры, должны создать числовую систему хранения.
• Система регистрации категорий: Вам необходимо упорядочить файлы по таким категориям, как личные, маркетинговые, административные и клиентские данные. Также возможно включить подтемы для каждой категории в соответствии с вашими потребностями.

Как работает система электронного документооборота?

Вот рабочий процесс системы управления документами:

• Захват документов: Функция захвата документов поможет вам сохранить файлы, чтобы вы могли легко найти их позже. Это возможно благодаря функции индексирования DMS. Вы также можете добавить некоторые метаданные для более удобного поиска.
• Центральное хранилище документов: DMS имеет центральное хранилище документов. Это важно для управления и хранения документов, поступающих из разных мест.
• Поиск и распространение документов: DMS включает в себя поиск и распространение документов. Важно убедиться, что вы без проблем используете и делитесь своими документами.

Каковы варианты развертывания программного обеспечения для управления документами?

Существует два варианта развертывания программного обеспечения для управления документами: 1) облачное программное обеспечение и 2) локальное программное обеспечение.

1. Облачное программное обеспечение:

Облачное программное обеспечение размещается через Интернет, а не устанавливается на ваш компьютер. Это позволяет вам получить доступ к вашим документам из любого места.

Облачное программное обеспечение имеет следующие варианты развертывания:

• Он имеет более низкие затраты на управление документами и обеспечивает легкую масштабируемость.
• Данные хранятся на сторонних серверах. Это уменьшит бремя контроля над ним.
• Доступен с любого устройства, подключенного к Интернету.

2. Локальное программное обеспечение:

Локальное программное обеспечение обычно представляет собой приложения, которые устанавливаются в локальной системе. Он позволяет вам с легкостью настраивать, управлять и контролировать ваши данные.

Локальное программное обеспечение имеет следующие варианты развертывания:

• Этот тип программного обеспечения требует более высоких первоначальных затрат, но не требует каких-либо периодических расходов.
• Это занимает много времени на реализацию.
• Ответственность за обновления лежит на пользователе.
• Все ваши данные хранятся на самоуправляемых серверах, что дает пользователям хороший контроль над ними.
• Его можно настраивать с точки зрения контроля данных и безопасности.

Вердикт

Программное обеспечение для управления документами упрощает организацию, хранение и безопасный доступ к файлам. Я считаю, что это необходимо для компаний, стремящихся оптимизировать рабочие процессы и улучшить взаимодействие в команде. Это безопасное и надежное решение, предлагающее функции управления версиями, соответствия и интеграции. Ознакомьтесь с моим вердиктом ниже, чтобы узнать о самых высоко оцененных инструментах в этой категории.

• Zoho WorkDrive: Надежная платформа, предлагающая интеллектуальный поиск, неограниченное версионирование, бесперебойную совместную работу и интеграцию с более чем 5000 приложений. Она безопасна, удобна для пользователя и идеально подходит для предприятий любого размера.
• Smartsheet: Комплексный инструмент для автоматизации рабочих процессов и управления проектами с возможностью создания отчетов в реальном времени и интеграции.
• Icedrive: Безопасное и экономичное решение с шифрованием с нулевым разглашением, интеллектуальным кэшированием и надежными функциями обмена файлами.

Часто задаваемые вопросы