Hva er en softphone? Oversikt, definisjon og hvordan du får en

Hva er en Softphone

Hva er en softphone?

Softphone er et program på en personlig datamaskin eller mobilenhet som brukes til å foreta taleanrop over VOIP i stedet for å bruke et håndsett.

Når en softphone-applikasjon har blitt lastet ned og installert på smarttelefonen eller skrivebordet, vil skjermen ha en telefontastatur som vil se ut som en vanlig talltastatur på en fastkoblet telefon. Bedriftsbrukere kan ringe hvor som helst hvor det er internettilgang, noe som øker mobiliteten og produktiviteten for interne og eksterne ansatte.

SoftPhone
SoftPhone

Hvordan fungerer en softphone?

Softtelefoner fungerer på samme måte som en vanlig smarttelefon. Når du har startet programmet, bruk den virtuelle talltastaturet til å ringe et mobilnummer. Du kan også velge noen fra mobiltelefonens eller datamaskinens liste over kontakter, og deretter avvente tilkobling.

VoIP-telefonsystemer formidler taledata til mottakere via internett. De bruker en kodek, et program som deler opp lyddata i biter og konverterer det til binær kode. Denne koden flyttes fra en datamaskin til en annen og "dekrypteres" ved mottakerens ende.

Følgende er forutsetningene for å ringe over internett:

  • VoIP-hodetelefoner
  • En stasjonær, personlig datamaskin og mobiltelefon
  • Internett-tilkobling
  • VoIP-tjeneste som Skype, RingCentral og så videre

Softphone-applikasjoner er ikke begrenset til personlige datamaskiner. Kravene vil variere mellom maskinvare, men alle krever tilgang til internett.

Hvordan bruke en SoftPhone?

Her er viktige trinn som hjelper deg å lære hvordan du bruker Softphones:

Trinn 1) Last ned Softphone-programvaren

Først laster du ned og installer VoIP-applikasjonen fra din bedriftsdatamaskin eller mobilenhet. Når du har fullført oppsettsprosedyren og konfigurert enhetsinnstillingene, vil appen være klar til bruk om noen minutter.

Trinn 2) Sørg for at Internett er stabilt

En ustabil internettforbindelse (DSL eller kabeltjeneste) kan frustrere deg når du ringer eller mottar VoIP-anrop. Så du må sørge for at du er koblet til et stabilt internett for å forhindre at du opplever usammenhengende eller mistede anrop.

Du kan endre ruterens tjenestekvalitet for å favorisere talepakker mot mindre tidssensitive data. De fleste VoIP-softphone-leverandører kan oppnå dette praktisk talt for deg.

Trinn 3) Fullfør alle tekniske krav

Det er noen flere tekniske krav du må oppfylle.

  • Minst én kodek bør være standard i begge ender
  • Softtelefoner samhandler kun med andre enheter som bruker lignende VoIP protokollen
  • Softtelefoner fungerer ikke bare på stasjonære datamaskiner og smarttelefoner, men kan fungere med en rekke plattformer.

Softphone-programvare gir en relativt enkel brukeropplevelse. Det gjør det mulig for telefonsamtaler å bli overført, holdt, og talepostmeldinger kan administreres raskt.

Funksjoner til Softphone

Funksjoner til Softphone

Her er viktige funksjoner til en Softphone:

  • Delte kontaktlister: Disse listene deler forbindelsene dine med kollegene dine eller bli med i en forretningskontaktdatabase.
  • Less Utstyr: Softtelefoner trenger langt mindre maskinvare enn tradisjonelle bordtelefoner.
  • Ingen dedikert linje: En betydelig kostnadsreduksjon for din bedrift er fraværet av en dedikert linje.
  • Kontaktkatalog: Du skal kunne se en kontaktliste på Softphone.
  • Utvidet oppringning: Firmatelefoner er nyttige som bordtelefoner, så de bør kunne koble seg til kolleger via utvidelsesoppringing, spesielt for telefonkonferanser.
  • Overlegen samtalekvalitet: Med mer båndbreddeprioritet og forbedret ruterteknologi er uforståelige tale- og lydforsinkelser ikke-problemer, og du kan nyte overlegen samtalekvalitet.
  • Instant Messaging: Du kan bruke umiddelbar chatting via en softphone for å koordinere raskere og svare på problemer raskt, samtidig som du reduserer å være tilgjengelig hele tiden.
  • Videosamtaler: Videosamtaler lar deg kommunisere med mannskapet ditt. For å øke samarbeidet kan teammedlemmer bruke verktøy som virtuell tavle, skjermdeling, fjernkontroll av skjermer osv.
  • Hold anrop og anrops-ID: Når en agent mottar et innkommende anrop mens han er i telefonen med noen andre, varsler funksjonen for samtale venter dem.
  • Volumkontroll og demp: En softphone er bra for å ta anrop når du ikke er på et passende sted. Du kan dempe og justere volumet.
  • Treveiskonferanse: Du kan ha en treveis konferansesamtale med to ekstra kontakter mens du bruker en softphone.

Hvordan setter du opp en softphone?

Å sette opp et selskaps kablede telefonnettverk kan være en tidkrevende og altfor vanskelig oppgave. Du kan finne installasjonen komplisert og trenger eksperter for å få tilgang til arbeidsplassen din. Det kan hindre teamet ditt i å ringe gjennom en langvarig, forstyrrende installasjonsprosedyre.

Du vil imidlertid ha en jevn opplevelse mens du bruker et softphone-system, siden oppsettet på teamets telefon eller PC kan skje på få minutter.

Her er trinnene for å forbedre Softphone:

Trinn 1) Følg oppsettinstruksjonene med IT-teamet ditt, og last ned leverandørfilen for softphone.

Trinn 2) Start installasjonsprosessen ved å velge filikonet.

Trinn 3) Avslutt aktiveringen av programmet ved å trykke på softphone for å vise symbolet to ganger.

Å sette opp Softphone og tilhørende funksjoner raskt kan høres vanskelig ut, men etter tre enkle trinn vil du kunne tilby en brukeropplevelse på toppnivå.

Viktige egenskaper for Softphone

Her er noen viktige egenskaper ved en Softphone

  • Tilstedeværelse: Softphones avslører om et team er offline, online, i et møte eller opptatt. Du kan ringe dem når du vet deres tilgjengelighetstid eller flytte til en mer passende kanal, for eksempel instant messenger.
  • portabilitet: Eksterne ansatte, internt kontorpersonale og hyppige reisende kan ha med seg selskapets mobiltelefoner overalt. Ansatte trenger ikke å være på arbeidsstasjonen for å svare på telefonsamtaler. De kan ringe og motta anrop fra hvor som helst som om de satt ved et skrivebord.
  • Personvern: Anta at du vil holde opplysningene dine private, kan du bruke softphone-programvare for å svare på jobbanrop fra smarttelefonen din, men la opplysningene og kontaktene dine være atskilt. Med en softphone kommuniserer hele organisasjonen din via en privat tilkobling.
  • Effektivitet: Softphones vil hjelpe deg med å bruke flere funksjoner, inkludert visuell talepost, dra-og-slipp-anropsbrytere, innkommende anropsvarsler og talepost-til-e-post-oppsett, via brukergrensesnittet (UI).
  • Tilkobling: Muligheten til å bære Softphone hvor som helst er en betydelig fordel. Du kan installere applikasjonen din på en ny PC og inkludere den på flere mobile enheter. Den beste delen av det er at du må være bekymret for kostnadene ved å overføre og erstatte utstyr.

Fordeler og ulemper Softphone

Her er fordelene/fordelene ved å bruke en softphone:

  • Anrop kan foretas eller besvares fra hvor som helst
  • Ansatte kan skjule telefonnumre og personlig informasjon
  • Tilbyr tilleggsfunksjoner som tale-til-e-post-anrop
  • Du kan laste den ned til flere enheter
  • Den viser tilgjengeligheten til teamet og om de kaller dem den mest tidseffektive metoden

Her er ulempene/ulempene ved å bruke en softphone:

  • Kvaliteten på internettforbindelsen din påvirker foreting og mottak av anrop.
  • Du kan pådra deg ekstra forhåndskostnader avhengig av VOIP-leverandøren din.
  • Å mestre hvordan en softphone fungerer kan kreve mye tid.

Softtelefoner vs. bordtelefoner

Du kan være usikker på om du skal velge en tradisjonell telefon eller en softphone. Her er sammenligningene for å hjelpe deg å velge:

Tradisjonelle telefoner:

  • Betydelige forhåndskostnader: Tradisjonelle telefoner krever dyre telefoner, avgifter for å etablere telefonlinjer, og muligens noe omkobling i bygningen for å imøtekomme systemet. Disse første utgiftene tar ikke hensyn til beløpet du må bruke for å opprettholde eller erstatte dem over tid.
  • Begrensede grunnleggende funksjoner og funksjonalitet: En tradisjonell fasttelefon håndterer kun lydsamtaler og krever en oppgradering for konferansesamtaler.
  • Enhetlig kommunikasjon: Det er en fordel å ha ett enkelt telefonsystem for alle ansatte.
  • Gir begrenset informasjon om innringere fordi du bare kan se den grunnleggende anrops-ID.

Softtelefoner:

  • Lave forhåndskostnader: Softtelefoner krever bare hodesett for alle brukere, og det kommer med konferanse- og videofunksjoner uten ekstra kostnad. Dessuten trenger du ikke kjøpe ekstra programvare fordi softphones er kompatible med eksisterende CRM.
  • Omfattende basisfunksjoner: Softtelefoner inkluderer fortsatt deling av direktemeldinger under kritiske samtaler, planlegging av telefonkonferanser raskt, og talepost-til-e-post-muligheter tilbyr en ny sfære av tilkobling som rootede telefoner ikke kan matche.
  • Fjernfunksjoner: Softtelefoner kan være nyttige hvis du har ansatte som jobber eksternt. Teamet ditt kan aktivere viderekobling til smarttelefonen sin, få tilgang til softphone-appen fra hvilken som helst del av kloden og endre innstillinger ved å trykke på en knapp. Med muligheten til å ringe fra hvor som helst, vil selv eksterne teammedlemmer delta på konferansesamtaler.
  • Gir nyttig informasjon: Den gir viktig informasjon om innringere, inkludert data om tidligere anrop.

Hva er forskjellen mellom VoIP og Softphones?

Her er noen store forskjeller mellom VOIP og Softphones:

  • VoIP lar en fysisk IP-telefon operere og koble til et nettverk.
  • En softphone er et program som gir den vanlige telefonopplevelsen ved å bruke smarttelefonen, håndholdt enhet eller personlig datamaskin.
  • A Fysisk VoIP telefonen kobles til en Ethernet-port og krever et fysisk håndsett.
  • Softtelefoner er billige å bruke, og ethvert teammedlem kan få tilgang til dem uten å måtte være fysisk der.

Slik velger du riktig leverandør av programvare for din bedrift

Her er viktige ting å huske på når du velger riktig Softphone-leverandør for virksomheten din:

  • Integrerte mobilapplikasjoner: En softphone bør være basert på et integrert, brukervennlig softphone-program. Det bør inkludere kommunikasjonsruter, for eksempel oppringing, videomøter og direktemeldinger. Det vil tillate deg å holde kontakten med kolleger.
  • Tilstrekkelige telefonlinjer: Bestem hvor mange telefonlinjer bedriften din vil ha, og sørg også for at softphone-leverandøren du velger kan levere det antallet linjer.
  • Bestem tilpasningsevnen: En softphone skal kunne tilby personlig kontaktinformasjon og tilpasse seg kulturen i virksomheten den jobber i. Tilpasninger inkluderer å kunne operere under press og i høye perioder.
  • Operasystemkompatibilitet: Ikke alle softphones fungerer med alle operativsystem (OS), og du må velge en softphone som er kompatibel med ditt nåværende operativsystem. (Windows, macOS, iOS og Android.
  • VoIP-protokollkompatibilitet: Kontroller at PC-telefonen din bruker den nøyaktige protokollen som din foretrukne VoIP-tjeneste. Protokoller bestemmer hvordan data håndteres og flyttes over et hvilket som helst nettverk. Så det er viktig å verifisere at den nye softphonen oppfyller VOIP-samsvar.
  • 24/7 feilsøking:Du bør også sørge for at din foretrukne leverandør gir tilstrekkelig teknisk hjelp. Du vil være sikker på at noen vil være der for å veilede deg, uansett hva som skjer.
  • Sikkerhet: Det er viktig å undersøke sikkerhetstiltakene som brukes av hver enkelt leverandør. Selv om det er angrep, er ikke sikkerhetstrusselen større enn nedlastingsbehandlere, direktemeldinger eller internett-utforskere. Enkelte softphones er utsatt for hacking. Å ignorere Softphones sikkerhetsmekanismer kan føre til frustrasjoner senere. Finn ut hvilke sikkerhetstiltak softphone-leverandøren har implementert. Resultatet kan være en betydelig eksponering av dine sensitive data, noe som resulterer i enorme tap.
  • Prisstruktur og betalingsmåter:Softtelefoner er rimelige. Hver leverandør tilbyr forskjellige prisplaner og betalingsvalg. Undersøk og evaluer prisene til ulike leverandører og deres tjenester og funksjoner. Du bør vurdere prisnivåene for antall tilkoblinger og om det er øvre grenser for antall minutter virksomheten kan bruke. Du bør be om en testperiode i kontrakten og sjekke om tjenesten oppfyller dine forventninger.
  • Lokal og internasjonal dekning:For å holde kontakten med forbrukerne dine er det fordelaktig å få telefonnumrene og Softphone på ett sted og fra én enkelt tjenesteleverandør. Det kan bidra til å spare tid og penger brukt på to separate leverandører og systemer.

Oppsummering

  • Et softphone-system er et program som fungerer som en tradisjonell telefon på en personlig datamaskin, nettbrett eller smarttelefon.
  • Den tilbyr integrerte funksjoner som direktemeldinger, oppringer-ID, konferansesamtaler og delte kontaktlister.
  • Bedrifter foretrekker kanskje en softphone fremfor en bordtelefon for eksterne arbeidere for å redusere kostnadene for innledende oppsett.
  • Du bør velge en programvareleverandør som tilbyr en prøveperiode.