Microsoft Tilgangsveiledning: MS Access med eksempel [Enkle notater]

Viktige vilkår og grunnleggende objekter

Nå i dette Microsoft Tilgangsveiledning, vi vil lære om noen viktige termer og grunnleggende objekter i MS Access:

Databasefil

Det er en fil som lagrer hele databasen. Databasefilen lagres på harddisken eller andre lagringsenheter.

Datatyper

Datatyper er egenskapene til hvert felt. Hvert felt har én datatype som tekst, tall, dato osv.

Bord

• En tabell er et objekt som lagrer data i rad- og kolonneformat for å lagre data.
• En tabell er vanligvis relatert til andre tabeller i databasefilen.
• Hver kolonne må ha et unikt navn
• Vi kan også definere primærnøkkel i en tabell.

Query

• Forespørsler svarer på et spørsmål ved å velge og sortere og filtrere data basert på søkekriterier.
• Forespørsler viser et utvalg data basert på kriterier (begrensninger) du oppgir.
• Spørringer kan hentes fra én eller flere relaterte tabeller og andre spørringer.
• Spørringstyper kan være SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE.

Form

• Et skjema er et databaseobjekt som du kan bruke til å lage et brukergrensesnitt for en databaseapplikasjon.
• Skjemaer hjelper deg med å vise live data fra tabellen. Det brukes hovedsakelig til å lette prosessen med datainntasting eller redigering.

Report

• En rapport er et objekt i skrivebordsdatabaser som primært brukes til å formatere, beregne, skrive ut og oppsummere utvalgte data.
• Du kan til og med tilpasse rapportens utseende og preg.

Makroer

Makroer er minidataprogrammeringskonstruksjoner. De lar deg sette opp kommandoer og prosesser i skjemaene dine, som å søke, flytte til en annen post eller kjøre en formel.

Moduler

Moduler er prosedyrer(funksjoner) som du kan skrive ved hjelp av Visual basic for applikasjoner (VBA).

Microsoft Få tilgang til datatyper

MS Access vanlige datatyper er oppført nedenfor:

Type data	Tekniske beskrivelser	Størrelse
kort tekst	Tekst, inkludert tall som ikke trenger beregning. (f.eks. mobilnumre).	Opptil 255 tegn.
Lang tekst	Denne datatypen brukes for lang tekst eller alfanumeriske data.	Maksimalt 63 999 tegn.
Nr	Numerisk datatype som brukes til å lagre matematiske beregninger.	1, 2, 4, 8 og 16 byte.
Dato / tid	Lagre dato/klokkeslett for årene 100 til 9999.	8 byte.
valuta	Den lar deg lagre valutaverdier og numeriske data med én til fire desimaler.	8 byte.
Autonummer	Tilordne et unikt nummer eller tildelt av Microsoft Tilgang når en ny post opprettes. Brukes vanligvis som primærnøkkel	Fire byte (16 byte hvis den er satt som en replikerings-ID).
Ja Nei	Den lagrer bare logiske verdier Ja og Nei.	1 bit
Vedlegg	Den lagrer filer, for eksempel digitale bilder. Flere filer kan legges ved per post.	Opptil 2 GB data kan lagres.
OLE-objekter	OLE-objekter kan lagre lyd, video, andre binære store objekter.	Opptil 2 GB data kan lagres.
hyperlink	Tekst eller kombinasjoner av tekst og tall lagret. Denne teksten brukes som hyperkoblingsadresse.	Hver del av en hyperkoblingsdatatype lar deg lagre maksimalt 2048 tegn.
Beregnet	Hjelper deg å lage et uttrykk som bruker data fra ett eller flere felt.	Du kan lage et uttrykk som bruker data fra ett eller flere felt.

Forskjeller mellom Access og Excel

Microsoft Access og Excel er veldig like, men likevel veldig forskjellige. Her er noen viktige forskjellspunkter mellom dem begge-

Adgang	Excel
Omhandler tekst, tall, filer og alle typer data	Microsoft Excel omhandler vanligvis numeriske data
All data lagres én gang, på ett sted.	Mange regneark eller dokumenter er en butikk med lignende, gjentatte data.
Hjelper deg å bygge svært funksjonelle dataregistreringsskjemaer og rapportmaler.	Bare den primære datainntastingsskjermen er tilgjengelig.
Brukere vil kunne legge inn dataene mer effektivt og nøyaktig.	Datanøyaktighet og hastighet er ikke mye på grunn av formatet.

Sjekk også: - Microsoft Excel-opplæring for nybegynnere: Lær MS Excel på 7 dager

Fordeler med MS Access

Nå i denne MS Access-veiledningen vil vi lære fordelene/fordelene ved å bruke MS Access-applikasjonen:

• Access tilbyr et fullt funksjonelt, relasjonsdatabasestyringssystem på få minutter.
• Enkelt å importere data fra flere kilder til Access
• Du kan enkelt tilpasse Access etter personlige og bedriftsbehov
• Microsoft Tilgang på nett fungerer bra med mange av utviklingsspråkene som fungerer på Windows OS
• Den er robust og fleksibel, og den kan utføre alle utfordrende kontor- eller industrielle databaseoppgaver.
• MS-Access lar deg koble til data på dens eksisterende plassering og bruke den til visning, oppdatering, spørring og rapportering.
• Lar deg lage tabeller, spørringer, skjemaer og rapporter, og koble til ved hjelp av makroer
• Makroer i Access er en enkel programmeringskonstruksjon som du kan bruke til å legge til funksjonalitet til databasen.
• Microsoft Tilgang på nettet kan utføre heterogene sammenføyninger mellom ulike datasett lagret på tvers av ulike plattformer

Ulemper med MS Access

Her er ulempene ved bruk av MS Access

• Microsoft Access-database er nyttig for små og mellomstore bedrifter. Det er imidlertid ikke nyttig for store organisasjoner
• Mangler robusthet i forhold til dbms systemer som MS SQL Server or Oracle
• All informasjon fra databasen din lagres i én fil. Dette kan bremse rapporter, forespørsler og skjemaer
• Teknisk grense er 255 samtidige brukere. Den virkelige grensen er imidlertid bare 10 til 80 (avhengig av hvilken type applikasjon du bruker)
• Det krever mye mer læring og trening sammenlignet med andre Microsoft programmer

Slik starter du Microsoft Adgang

Merk: Vi antar at du har den nyeste Microsoft Access installert som følger med Microsoft Office 365-pakke.

Det er to måter å starte MS Access på.

1. Fra Windows, 'Start'-knappen.
2. Fra skrivebordet, høyreklikk> 'Ny'-alternativet.

Nå i dette Microsoft Tilgangsveiledning, la oss ta en titt på hvordan du starter MS Access ved å bruke begge måtene:

Alternativ 1) Fra Windows, Start-knapp.

Trinn 1) Klikk på 'Windows'-ikonet. Du finner listen over installerte programmer.

Trinn 2) Finn tilgangsikon. Merk av og klikk på Tilgangsikon.

Trinn 3) Sjekk vinduet. MS Access Application-vinduet vises.

Trinn 4) Trykk 'Esc'.

Resultat: Dette vil åpne MS Access Windows-applikasjonen.

Alternativ 2) Fra skrivebordet, alternativet "Ny".

Trinn 1) Høyreklikk fra skrivebordet og klikk "Ny"

Trinn 2) Klikk på 'Microsoft Tilgang til databasealternativ'

Trinn 3) Under MS Access Application-vinduet vises

Trinn 4) Trykk 'Esc'

Resultat: Dette åpner Windows-programmet MS Access

Hvordan lage en database

Før vi oppretter en database, la oss raskt forstå det helhetlige bildet av hva database er, med særlig referanse til MS Access.

La oss starte med noen få fra det virkelige liv Microsoft Eksempel på tilgangsdatabaser:

• Vi har bokhylle der Books holder til,
• Vi har i-pods hvor vi har en samling musikk og kofferter er utallige.

Tilsvarende har vi MS Access Database er et slags hjem for alle dine tabeller, spørringer, skjemaer, rapporter, etc. i MS Access som er sammenkoblet.

Teknisk sett lagrer Database dataene på en godt organisert måte for enkel tilgang og gjenfinning.

Det er to måter å opprette database i SQL Access:

1. Opprett database fra mal
2. Opprett en tom database

La oss gå inn i detaljene for hver:

Opprett database fra mal

• Det er mange situasjoner der vi må starte med en ferdig databasemal for gitte krav.
• MS Access tilbyr mange bruksklare maler for slike typer databasekrav der datastrukturen allerede er definert.
• Du kan fortsette å tilpasse malstrukturen ytterligere i henhold til vårt krav.
• Eksempel på MS Access-databaser inkluderer kontakter, student, tidsregistrering, etc.

Trinn for å lage database fra mal

Trinn 1) Med MS Access-applikasjonen åpen, klikk på Fil.

Resultat: Vinduet nedenfor vil vises. Alle Database maler vises nedenfor.

Trinn 2) Vi kan velge hvilken som helst mal ved å klikke på den. Klikk på Kontaktmal for ytterligere ærbødighet.

Trinn 3) Filnavn-boksen vises med standard filnavn.

Trinn 4) Skriv inn det nye Navn.

Trinn 5) Klikk på 'Skape.'

Resultat: Guru99_Contact Database opprettet og vinduet nedenfor vises.

Trinn 6) Du kan eventuelt klikke på et av objektene fra venstre navigasjonsrute og åpne det objektet for videre referanser og arbeid.

For eksempel, ved å klikke på 'Kontaktdetaljer'-skjemaet åpnes 'Kontaktdetaljer'-skjemaet som vist nedenfor.

Opprett en tom database

Trinn 1) Med MS Access-programmet åpent, klikk på Fil > Ny

Trinn 2) Klikk på "Tom database".

Trinn 3) Filnavn-boksen vises med standard filnavn.

Trinn 4) Skriv inn det nye navnet.

Trinn 5) Klikk på 'Skape.'

Resultat: Guru99 Database opprettet og vinduet nedenfor vises.

Hvordan lage en tabell

Første steg i dette Microsoft Tilgangsveiledningen for å lagre data i databasen er å lage en tabell der data vil ligge. Etter opprettelsen av tabellen kan vi fortsette å sette inn radene i tabellen.

Det er to måter å opprette database i MS Access

1. Lag en tabell fra Designvisning
2. Lag en tabell fra Dataarkvisning

Opprett tabell – Dataarkvisning

Trinn 1) Første klikk Opprett fanen. Så fra tabeller gruppe, klikk Bord.

Trinn 2) Systemet vil vise standardtabellen opprettet med 'Tabell1'-navn.

Trinn 3) Til Gi nytt navn Kolonne, dobbeltklikk på Kolonneoverskrift og skriv inn det nye kolonnenavnet.

Merk at datatypen Course_ID er 'Autonummer.Derfor er dette også den unike nøkkelen til bordet.

Trinn 4) Du kan Legg til kolonne ved å klikke på hvilken som helst kategori fra "Legg til og slett" gruppe. Alternativt kan du også legge til en kolonne ved å klikke på "Klikk for å legge til"

For eksempel, klikk på 'Kort tekst' fra 'Legg til og slett' gruppe.

Trinn 5) Kolonne vil bli lagt til med standardnavnet som 'Felt1.'

Trinn 6) Klikk på Overskrift og gi nytt navn til 'COURSE_NAME.'

Trinn 7) Trykk 'Ctrl + S' og skriv inn det nye tabellnavnet for å lagre tabellen.

Trinn 8) Du kan også lagre nytt navn, bildetekst og kort beskrivelse for en hvilken som helst kolonne ved å klikke på 'Navn og bildetekst.' Klikk på den

Trinn 9) Dialog Box vil vises. Legg til følgende og klikk på "OK"

• 'Navn' – Dette er det faktiske navnet på kolonnen.
• 'Caption' – Dette er brukervisningsnavnet til kolonnen.
• 'Description' – Dette er den korte beskrivelsen av kolonnenavnet.

Resultat: Navn, bildetekst og Description eksisterer nå.

Lag tabell – Designvisning

Trinn 1) Klikk først på Opprett-fanen. Fra Tabeller-gruppen klikker du deretter på Tabell.

Trinn 2) Tabelldialogboksen vises. Skriv inn for hvert felt Filnavn, datatype og Description.

Trinn 3) For å legge til Course_ID som primærnøkkel, velg den og klikk på 'Primærnøkkel'. Course_Id vil bli innledet av KEY ICON som vist nedenfor:

Trinn 4) Trykk 'Ctrl+S.' Skriv inn tabellnavnet og klikk OK

Resultat:

Hvordan bytte visning mellom dataark og design

Nå i denne MS Access-opplæringen lærer vi hvordan du bytter visninger mellom dataark og design:

For å bytte visning, mellom dataarket (regnearkvisning) og designvisning, klikker du på 'Utsikt' -knappen øverst til venstre på Access Ribbon (vist i fanene Hjem/Hjelp/Design). Og klikk på visningen du vil vise.

For eksempel: La oss anta at du vil bytte til den nyopprettede tabellen 'Course_strength' fra 'Design view' til 'Data Sheet' View.

Trinn 1) Klikk på Dataarkvisning

Resultat:

MS Access- Legge til data

• Du har opprettet tabellene Course og Course_Strength.
• Det er to måter å legge til data på. Den ene er dataarkvisning og den andre fra Form. Vi vil lære å legge til data fra dataarkvisningen i denne delen.
• Det er ikke nødvendig å lagre dataene manuelt. Når du klikker på andre rader, lagrer Access automatisk dataene.
• Det eneste du trenger å passe på når du legger til data er at du bør angi riktig datatype, dvs. hvis Kolonne er definert som Nummer kan vi bare legge til tall og ikke tekst.

la oss legge til noen data i tabellen ved å åpne Access-databasen du har opprettet tidligere.

Trinn 1) Velg "Kurs"-tabellen

Trinn 2) Velg Dataarkvisning alternativ i båndet og legge til noen data ved å skrive inn verdiene i It. Oppdaterte data vil automatisk lagres.

La oss nå si at du vil slette 4^th rad med 'Min SQL' som kursnavn.

Trinn 3) Velg raden ved å klikke på kolonnen lengst til venstre og høyreklikk på raden. Alternativmenyen vises med alternativet 'Slett post'

Trinn 4) Popup-vindu vil vises for å bekrefte slettingen av posten. Klikk OK

Resultat:

Oppsummerende synspunkter

Dataarkvisning

Vises i visningen, som lar deg legge inn rådata i databasetabellen.

Designvisning:

Viser visningen, som lar deg legge inn felt, datatyper og beskrivelser i databasetabellen.

Skjemaer i MS Access

• Et skjema er et databaseobjekt som du kan bruke til å lage et brukergrensesnitt for en databaseapplikasjon.
• Det brukes hovedsakelig til å lette prosessen med datainntasting eller redigering.
• Data i et skjema kan velges fra en eller flere tabeller.
• Skjemaer kan også brukes til å kontrollere tilgang til data, som hvilke felt eller rader med data som er synlige for hvilke brukere.
• Skjemaer har en skjemavisning.
• Hjelper deg å vise live data med enkel opprettelse av nye data.

For å forstå form lar vi først lage to nye rekorder inn Kontakttabell (fra den forhåndsbygde kontaktdatabasen diskutert her.)

Trinn 1) Velg "Kontakt"-tabellen fra venstre navigering.

Trinn 2) Opprett to rader ved å legge inn noen relevante data i to rader.

opprette skjema, og så vil vi se hvordan skjemaer kan utnyttes for enkel visning, redigering og opprettelse av nye data.

Hvordan lage et skjema

Det er fire primære måter å lage skjemaet på som nevnt nedenfor:

• Skjemaveiviser
• Form
• Flere element
• Delt skjema

La oss ta en titt på hvert alternativ for å lage skjemaet, ett etter ett:

1. Opprett ved hjelp av Form Wizard

Dette alternativet lar brukeren lage skjemaet med veiviseren og velge kolonnen fra den tilgjengelige listen over kolonneskjemaer i eldre format for Velg-vindu.

Trinn 1) Klikk på 'Skjemaveiviser.'

Trinn 2) Systemet vises under skjermen.

Trinn 3) Velg kolonnene du ønsker skal være der i endelig form.

Resultat: ID er valgt

Trinn 4) Fortsett å velge alle nødvendige kolonner som forklart i trinn 3 ovenfor, og klikk deretter "Neste".

Trinn 5) Oppsettvalgboks vil vises som lar brukeren velge en annen type skjemaoppsett. Klikk "NESTE"

Trinn 6) Skriv inn navnet på skjemaet som "Contact_Form" og klikk "Fullfør".

Resultat: Contact_Form eksisterer nå med alle kolonnene vist som er der i trinn 4 i den valgte kolonnelisten.

2. Opprett ved hjelp av skjema

Det er den enkleste måten å lage skjemaet som vil:

• Som standard fyller du ut alle kolonnene fra den valgte tabellen i "skjemavisning",
• Brukeren kan slette ikke-nødvendig kolonne manuelt

Trinn 1) Velg tabellen som vi vil opprette skjemaet for, og klikk på "Skjema".

Trinn 2) Vinduet nedenfor vises.

Trinn 3) Høyreklikk på en celle som vi ikke ønsker skal være en del av endelige skjemaer og klikk på "Slett".

Resultat: 'Faksnummer'-feltet eksisterer ikke nå.

Trinn 4) Trykk 'Ctrl+S' og skriv inn nytt skjemanavn som 'Contact_Form2'. Klikk 'OK'.

Resultat: Ny form med navnet som 'Contact_Form2' finnes under «Skjemaer»-delen.

3. Opprett skjema etter "Flere element"

Det er en annen type der alle postene som allerede er opprettet, vises i skjemaet med et alternativ for å legge til ny post.

Trinn 1) Fra "Opprett"-fanen. Klikk på "Flere skjemaer" og velg "Flere elementer".

Resultat: Under flere linjer vil vinduet vises

Trinn 2) Trykk 'Ctrl+S'. Skriv inn det nye skjemanavnet og klikk "OK".

Resultat: Nytt skjema med navnet 'Contact_Form_Multiple_Item' finnes under "Skjemaer"-delen.

4. Opprett skjema ved å dele opp fra

Det er en blanding av enkel form og delt form på en måte som denne formen gir utsikt til Skjema og datablad i et delt vindu.

Uansett hva brukeren skriver inn i skjemaet er synlig direkte i dataarkvisning umiddelbart og omvendt.

Trinn 1) Fra "Opprett"-fanen klikker du på "Flere skjemaer" og velger "Delt skjema".

Resultat: Vinduet nedenfor vil vises med skjemaet og dataarket sammen.

Trinn 2) Trykk 'Ctrl+S' og skriv inn det nye skjemanavnet. Klikk "OK".

Resultat: Nytt skjema med navnet 'Contact_Form_Split' finnes under "Skjemaer"-delen.

Rediger den eksisterende posten via skjema

• En av funksjonene til skjemaer er at vi kan redigere verdiene og dataene direkte fra skjemaet.
• Det er mer brukervennlig fordi sammenlignet med radformat i tabellen, har skjemaer bedre synlighet for utvalgte felt, og brukeren kan gjøre de direkte oppdateringene.
• Disse verdiene som er oppdatert fra skjemaer vil også umiddelbart gjenspeiles i originaltabeller.

La oss ta en titt på hvordan du redigerer verdi fra skjemaet:

Trinn 1) Klikk på 'Contact_Form'

Trinn 2) Oppdater noen verdier på «Contact_Form»-verdien

Trinn 3) Double Klikk på 'Kontakt'-tabellen.

Resultat: Oppdatert verdi finnes i den opprinnelige tabellposten.

Legg til en post i et skjema

• Skjemaer gir også fleksibiliteten til å legge til poster.
• Igjen, dette er en brukervennlig og tiltalende måte å legge til poster på sammenlignet med å legge til poster i et radskjema.
• Her tar vi Microsoft Access databases eksempel på Split fra 'Contact_Form_Split' opprettet ovenfor.

Trinn 1) Åpne 'Contact_Form_Split'

Trinn 2) For å legge til post, klikk på "Nytt (tomt) postikon".

Resultat: Nytt rekordvindu vises i:

1. Skjemavisning og
2. Dataarkvisning.

Trinn 3) Fyll ut dataene manuelt fra skjemaet. Merk at i delt form vil alle data automatisk reflekteres i dataarket nedenfor.

Trinn 4) Double Klikk på 'Kontakt'-tabellen.

Resultat: Ny post oppdatert til 'Kontakt'-tabell lagt til fra Form 'Contact_Form_Multiple_Item'

Report

• En rapport er et objekt i MS Access som er designet for å formatere, beregne og skrive ut utvalgte data på en organisert måte.
• Den inneholder informasjon fra tabeller og også informasjon som er der i rapportdesignet.
• Rapporter er nyttige siden de lar deg presentere all informasjon om databasen din i et lettlest format.

La oss ta et eksempel på MS Access-databaser 'Kontakt' DB-standardrapport – 'Telefonbok.'

Trinn 1) Klikk på "Telefonbok" under "Rapport"-delen. Systemet vil åpne den innebygde 'Telefonbok'-rapporten.

Det vil vise kontaktnavn, hjem, bedrift og mobilnavn

for hver tilstedeværende rekord.

Trinn 2) Anta nå at vi ønsker å redigere rapportens overskrift fra "Hjem" til "Hjemnummer." Høyreklikk og klikk på "Design View".

Systemet vil åpne rapporten i designvisning.

Trinn 3) Rediger navnet du vil oppdatere og trykk 'Ctrl+S'.

Trinn 4) Double klikk "Telefonbok" under rapporter

Resultat: Etiketten er oppdatert fra "Hjem" til "Hjemmetelefon".

Makro

• Makro i MS Access er en tidsbesparende funksjon som lar deg legge til funksjonalitet eller automatisere enkle oppgaver.
• Trinn som er ofte brukt kan automatiseres ved hjelp av en makro
• Den kan legge til en rask og enkel tilnærming for å koble alle andre objekter sammen for å lage en enkel databaseapplikasjon.

La ta en Microsoft Access-databaser eksempel på 'Kontakt' DB standard makro – 'AutoExec.'

Trinn 1) Klikk på 'AutoExec' under 'Rapport'-delen. Systemet vil åpne den innebygde "Velkommen"-makroen. Den vil vise velkomstmelding og andre data relatert til kontaktdatabasen som har sin kode i standard 'AutoExec' makro

Trinn 2) Hvis du vil se koden bak denne makroen, høyreklikk.

Resultat:

Moduler

• Det er en samling av brukerdefinerte funksjoner, erklæringer, setninger og prosedyrer som er lagret sammen som en enhet.
• Det er kanskje et frittstående objekt med funksjoner som du kan ringe fra hvor som helst i Access-databasen.

MS Access-databaseeksempel fra 'Contact' DB

Trinn 1) Klikk på 'modMapping'

Resultat:

Sammendrag

• Microsoft Tilgang er en Databasestyringssystem tilbys av Microsoft.
• Lar deg lage tabeller, spørringer, skjemaer og rapporter, og koble til ved hjelp av makroer
• MS-Access lar deg koble til data på dens eksisterende plassering og bruke dem til visning, oppdatering, spørring og rapportering.
• Tilgang består av fire hoveddatabaseobjekter: Tabeller, spørringer, skjemaer og rapporter.
• Det finnes to måter til opprette database i SQL Access:
• Opprett database fra Mal
• Lag en Tom database
• Det finnes to måter til opprette en database i MS Access
• Lag en tabell fra Designvisning
• Lag en tabell fra Dataarkvisning
• Du kan bytte mellom dataarket og designvisningen ved å klikke på 'Vis'-knappen øverst til venstre i Access-programmet.
• Et skjema kan opprettes ved hjelp av Form Wizard, Form, Multiple Item, Split Form
• Makro i MS Access-databasen er en tidsbesparende funksjon som lar deg legge til funksjonalitet eller automatisere enkle oppgaver.
• En rapport er et objekt i MS Access som er designet for å formatere, beregne og skrive ut utvalgte data på en organisert måte.
• En modul er en samling av brukerdefinerte funksjoner, erklæringer, setninger og prosedyrer som er lagret sammen som en enhet.

Sjekk også: - Hvordan skrive makroer i Excel: Makroopplæring – hva er og bruk