Come creare un fornitore occasionale FK01 in SAP
Team editoriale
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Record anagrafici del fornitore una tantum in SAP Gestire i fornitori che vengono fatturati solo occasionalmente. Un unico conto collettivo contiene le impostazioni contabili, mentre nome, indirizzo e coordinate bancarie vengono registrati su ogni singolo documento.
Non tutti i fornitori meritano un master record. SAP, un fornitore a cui viene emessa fattura una o due volte l'anno può essere registrato tramite un conto condiviso una tantum e i dettagli che rendono il pagamento tracI dati vengono acquisiti direttamente sul documento.
Che cos'è un fornitore una tantum in SAP?
Un fornitore occasionale è un record anagrafico collettivo utilizzato per i fornitori che non effettuano transazioni frequenti e non giustificano la creazione di un record personale. Poiché lo stesso record serve a molti fornitori diversi, non contiene dati specifici di ciascun fornitore. Nome, indirizzo, numero di telefono e coordinate bancarie vengono inseriti al momento della registrazione del documento.
Il record si comporta ancora come un normale conto fornitore sotto ogni altro aspetto. Appartiene a un codice società, ha un conto di riconciliazione e le sue partite aperte appaiono nel solito è possibile pagare per questi account rapporti.
| Aspetto | Fornitore abituale | Fornitore occasionale |
|---|---|---|
| Sono necessari i registri principali | Uno per fornitore | Un unico conto collettivo per numerosi fornitori |
| Nome e indirizzo | Memorizzato nel record principale | Inserito su ciascun documento |
| Coordinate bancarie | Memorizzato nel record principale | Inserito su ciascun documento |
| più adatto a | Fornitori ricorrenti, contracpagamenti programmati | Acquisti occasionali, rimborsi spese, consegne singole |
| Reportistica per fornitore | Semplice, tramite il numero del fornitore | Richiede la lettura dei dati relativi all'indirizzo sui documenti |
Il compromesso è tra praticità e visibilità. Un minor numero di record anagrafici significa meno manutenzione, ma l'analisi della spesa per fornitore diventa più difficile, perché ogni registrazione è associata allo stesso numero di conto.
Il gruppo di conti fornitore una tantum e il relativo indicatore
Non è possibile creare un fornitore una tantum a partire da un normale gruppo di conti. Questo comportamento deriva da una singola impostazione di personalizzazione, pertanto il gruppo di conti deve esistere prima dell'avvio della transazione FK01.
Nel gruppo di account fornitore Definizione, raggiunta con la transazione OBD3, viene impostato un indicatore di conto una tantum per il gruppo. L'indicatore svolge due funzioni: sopprime i campi specifici del fornitore nelle schermate dei dati anagrafici e indica alle transazioni di contabilizzazione di richiedere tali dettagli nel documento. L'impostazione viene memorizzata in ogni record del fornitore nel campo XCPDK della tabella LFA1.
SAP offre gruppi predefiniti per questo scopo e la maggior parte dei sistemi ne utilizza uno anziché definirne uno nuovo.
- sviluppo professionale continuo: Gruppo fornitore una tantum con assegnazione di un numero interno, pertanto il sistema emette il numero di conto.
- CPDL: Gruppo fornitore una tantum con assegnazione di numero esterno, quindi il numero viene digitato.
- 0099: Il gruppo di fornitori una tantum utilizzato nella procedura guidata seguente, mostrato con il relativo indicatore selezionato nell'elenco dei gruppi di account.
Prima di iniziare, è opportuno verificare altri due prerequisiti. L'intervallo di numerazione assegnato al gruppo determina se è possibile digitare il codice fornitore e il conto di riconciliazione che verrà inserito in seguito deve esistere nel piano dei conti del codice società utilizzato.
Come creare un fornitore una tantum in SAP Utilizzando FK01
Una volta definito il gruppo di conti, il record viene creato nella transazione relativa ai dati anagrafici dei conti fornitori.
Passo 1) Inserire il codice transazione FK01 nel SAP campo di comando, come mostrato di seguito.
Passo 2) Nella schermata iniziale di creazione del fornitore, posizionare il cursore nel campo Gruppo account e premere F4 per aprire la guida alla ricerca, evidenziata di seguito.
Passo 3) Nella finestra di dialogo che si apre, selezionare il gruppo di account la cui proprietà "Account una tantum" è selezionata. Nell'elenco sottostante, la colonna OTA contrassegna i gruppi una tantum e il gruppo selezionato è 0099 "Fornitori una tantum".
Passo 4) Tornati alla schermata iniziale, inserite quanto segue, come indicato di seguito.
- Inserire il ID fornitore in base all'intervallo numerico assegnato al gruppo di conti.
- Inserisci il codice della società in cui deve essere creato il record principale.
Passo 5) Nella schermata successiva, Crea fornitore: indirizzo, inserisci i seguenti dati generali, come indicato di seguito.
- Inserisci un nome che identifichi il record collettivo, ad esempio "Fornitore una tantum nuovo".
- Inserisci un termine di ricerca per trovare rapidamente l'account durante la pubblicazione.
- Inserisci la lingua di comunicazione.
Le strade e i campi postali qui restano volutamente vuoti, perché appartengono al singolo fornitore e non al conto collettivo.
Passo 6) Nella schermata dei dati del codice società, Crea fornitore: Informazioni contabili Contabilità, inserire quanto segue, come indicato di seguito.
- Inserire la riconciliazione Conto Co.Ge numero che collega le registrazioni dei fornitori al libro mastro generale.
- Inserire il gruppo di gestione della liquidità utilizzato per le previsioni di liquidità.
Passo 7) Fai clic su "Salva" nella barra degli strumenti standard, mostrata di seguito, per creare il nuovo record anagrafico fornitore una tantum.
Passo 8) Controlla la barra di stato per il messaggio di conferma. L'esempio seguente indica che il fornitore 0000088888 è stato creato nel codice società 1000.
L'account è ora pronto per l'uso e i dettagli del fornitore vengono forniti al primo pagamento.
Come emettere una fattura a un fornitore occasionale
Non succede nulla di speciale finché non viene utilizzato il conto collettivo. Inserendolo come fornitore su un fattura del fornitore In FB60, o su F-43, il sistema apre una schermata di indirizzo aggiuntiva prima che le voci di riga possano essere completate.
La schermata richiede i dettagli che sono stati deliberatamente omessi dal record principale.
- Nome e indirizzo: Titolo, nome, via, codice postale, città e paese del fornitore effettivo.
- Comunicazione: Numero di telefono e altri campi di contatto, ove pertinenti.
- Coordinate bancarie: Paese, codice bancario e numero di conto, che verranno poi utilizzati dal programma di pagamento.
- Codici fiscali: I campi relativi all'identificazione fiscale, laddove richiesti dalla normativa locale.
Queste voci vengono memorizzate per documento nella tabella BSEC, il segmento dati dell'account una tantum, anziché nelle tabelle master dei fornitori. Questo è ciò che rende lo stesso account utilizzabile per molti fornitori ed è anche il motivo per cui un report a livello di fornitore non può semplicemente leggere LFA1. L'indirizzo deve essere preso dal documento e il pagamento in uscita raccoglie i dati bancari allo stesso modo.
Ne conseguono due conseguenze. I pagamenti duplicati sono più difficili da individuare, perché due fatture dello stesso fornitore riportano due indirizzi indipendenti e qualsiasi controllo basato sui dati anagrafici del fornitore, ad esempio un controllo delle modifiche ai dati bancari, non si applica. Molti team finanziari, pertanto, limitano i conti una tantum alle registrazioni di basso valore e li esaminano separatamente durante il report di fine periodo ciclo.
In SAP S/4HANA l'account una tantum sopravvive, ma viene creato come business partner. Un gruppo di business partner dedicatoping è mappato al gruppo di account fornitore una tantum nella personalizzazione dell'integrazione cliente/fornitore, il record viene mantenuto con il BP della transazione nel ruolo fornitore e la schermata dell'indirizzo a livello di documento si comporta esattamente come in SAP ERP. L'oggetto equivalente sul lato cliente funziona allo stesso modo in crediti.
