Fase Siklus Hidup Manajemen Proyek: Apa saja tahapannya?
Jonathan Reed
Apa itu Siklus Hidup Manajemen Proyek?
Siklus Hidup Manajemen Proyek adalah serangkaian kegiatan penting untuk mencapai tujuan atau sasaran proyek. Ini adalah kerangka kerja yang mencakup tahapan untuk mengubah ide menjadi kenyataan. Proyek mungkin memiliki dimensi dan tingkat kesulitan yang berbeda, namun proyek tersebut dapat dipetakan ke struktur siklus hidup Manajemen Proyek, berapa pun ukuran proyeknya.
Fase Siklus Hidup Manajemen Proyek
Proses Siklus Hidup Manajemen Proyek dibagi menjadi empat bagian utama: fase Inisiasi, fase Perencanaan, fase Eksekusi dan fase Pemantauan, Pengendalian dan Penutupan seperti yang ditunjukkan pada diagram di bawah ini.
Kami akan melihat setiap Fase Siklus Hidup Proyek:
Tahap Inisiasi Proyek
Fase inisiasi mendefinisikan proses-proses yang diperlukan untuk memulai proyek baru. Tujuan dari fase inisiasi proyek adalah untuk menentukan apa yang harus dicapai oleh proyek.
Fase ini terutama terdiri dari dua kegiatan utama
- Mengembangkan Piagam Proyek dan
- Identifikasi Stakeholder
Semua informasi yang berkaitan dengan proyek dimasukkan dalam Piagam Proyek dan Daftar Pemangku Kepentingan. Ketika piagam proyek disetujui, proyek tersebut secara resmi disahkan.
Piagam Proyek
Piagam Proyek mendefinisikan elemen-elemen utama proyek
- Tujuan proyek
- Kendala proyek dan pernyataan Masalah
- Tetapkan manajer proyek
- Daftar pemangku kepentingan
- Jadwal dan anggaran tingkat tinggi
- Milestones
- Persetujuan
Dokumen ini memungkinkan manajer proyek untuk memanfaatkan sumber daya organisasi demi proyek. Untuk membuat piagam proyek, input yang diperlukan adalah faktor lingkungan perusahaan, kasus bisnis, perjanjian, pernyataan kerja proyek, dan aset proses organisasi.
Mengidentifikasi Pemangku Kepentingan
A pemangku kepentingan dapat mempengaruhi keberhasilan dan kegagalan proyek. Untuk mencatat informasi mengenai pemangku kepentingan digunakan Daftar Pemangku Kepentingan.
Daftar pemangku kepentingan akan memiliki informasi seperti
- Tipe pemangku kepentingan
- Harapan pemangku kepentingan
- Peran dalam Proyek (Analis Bisnis, Arsitek Teknologi, Klien PM)
- Penunjukan (Direktur, Pemimpin Bisnis, dll.)
- Jenis Komunikasi (Mingguan/Bulanan)
- Pengaruh terhadap proyek ( Parsial/Mendukung/Influensif)
Kegiatan lain yang terlibat dalam memulai kelompok proses adalah:
- Menugaskan manajer proyek
- Menentukan kebutuhan, harapan, dan persyaratan tingkat tinggi pemangku kepentingan
- Tentukan kriteria keberhasilan proyek
- Identifikasi anggaran tertentu untuk tahap tertentu
- Pastikan proyek tersebut selaras dengan tujuan strategis organisasi
Daftar pemangku kepentingan dan piagam proyek digunakan sebagai masukan bagi kelompok pembangunan lainnya seperti kelompok proses perencanaan.
Tahap Perencanaan Proyek
Fase Perencanaan Proyek mencakup sekitar 50% dari keseluruhan proses. Tahap perencanaan menentukan ruang lingkup proyek serta tujuan proyek. Hal ini dimulai dengan keluaran tahap inisiasi (piagam, pernyataan ruang lingkup awal, dan manajer proyek). Keluaran dari tahap perencanaan berfungsi sebagai masukan untuk tahap pelaksanaan.
Aspek penting dari proses perencanaan adalah
- Tahap perencanaan tidak boleh dilakukan sebelum perencanaan awal Anda selesai
- Sampai proses eksekusi dimulai, Anda tidak boleh berhenti merevisi rencana
Membuat Struktur Perincian Kerja (WBS)
Untuk setiap proyek yang sukses, WBS (Work Breakdown Structure) penting. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat WBS.
- Lakukan brainstorming untuk membuat daftar semua tugas
- Libatkan seluruh tim Anda untuk bertukar pikiran
- Tuliskan pohon struktur tugas yang juga dikenal sebagai WBS (struktur rincian kerja)
- Uraikan lebih lanjut WBS teratas Anda ke dalam serangkaian aktivitas hierarkis, misalnya, kategori, subkategori, dll. Misalnya perangkat keras, perangkat lunak, peserta pelatihan, tim manajemen, dll.
- Tentukan cara mencatat item ke dalam WBS Anda
- Tanyakan kepada orang lain – bisa saja ahlinya, personelnya berpengalaman, dan lain-lain.
- Granularitas- seberapa detail tugas yang harus Anda miliki? Memperkirakan biaya dan waktu untuk perincian yang lebih tinggi sulit dilakukan, sedangkan untuk perincian yang lebih rendah akan terhambat dengan informasi yang terlalu rinci
- Granularitas harus berada pada tingkat yang tepat, tidak terlalu tinggi atau tidak terlalu rendah
Manajemen Jadwal Perencanaan
Penjadwalan Rencana adalah proses menetapkan prosedur, kebijakan dan dokumentasi untuk perencanaan, pengelolaan, pelaksanaan dan pengendalian jadwal proyek. Masukan dalam kegiatan tersebut antara lain
- Rencana manajemen proyek
- Piagam Proyek
- Faktor lingkungan perusahaan
- Aset proses organisasi
Luaran dari Perencanaan Jadwal Manajemen meliputi
- Rencana pengelolaan jadwal
Mendefinisikan Aktivitas
Mendefinisikan Aktivitas adalah prosedur untuk mendokumentasikan dan mengidentifikasi tindakan spesifik yang harus dilakukan untuk menghasilkan hasil proyek.
Dalam aktivitas pendefinisian, setiap paket pekerjaan dipecah menjadi aktivitas jadwal kerja individual. Masukan kegiatan pendefinisian antara lain
- Rencana pengelolaan jadwal
- Garis dasar cakupan
- Faktor lingkungan perusahaan
- Aset proses organisasi
Sedangkan keluaran dari kegiatan tersebut adalah
- Daftar aktivitas
- Atribut aktivitas
- Daftar pencapaian
Urutan Kegiatan
Urutan kegiatan tidak lain adalah pengorganisasian secara logis keluaran dari “mendefinisikan kegiatan”. Ini menentukan urutan kegiatan yang perlu dilakukan.
Output utama dari proses aktivitas sequence adalah “Diagram Jaringan”.
Diagram jaringan tidak lain hanyalah memposting tugas di papan dalam urutan yang logis.
Misalnya, Anda ingin memulai bisnis di luar negeri, apa daftar kegiatan Anda dan bagaimana urutan pelaksanaannya?
Anda akan melakukan aktivitas dalam urutan berikut
- Pilih satu negara
- Dapatkan izin usaha
- Mempekerjakan seorang manajer
- Membeli properti
- Membeli furnitur dll.
- Membuka bisnis
Memperkirakan Sumber Daya Aktivitas
Tahap ini menjelaskan proses memperkirakan usaha kerja dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Faktor lain yang harus dipertimbangkan pada tahap ini adalah ketersediaan sumber daya.
Saat memperkirakan sumber daya, fokusnya harus pada jalur terpanjang dari rencana (Jalur Kritis), yang akan menghabiskan lebih banyak waktu dan uang.
Anda harus memperkirakan sumber daya untuk dua tugas
- Tugas penting
- Tugas mengambang
Pastikan tugas-tugas penting Anda diperkirakan secara akurat (waktu penyelesaian).
Ada lima input yang digunakan untuk memperkirakan sumber daya aktivitas
- Rencana Pengelolaan Jadwal
- Daftar aktivitas
- Kalender Sumber Daya
- Faktor lingkungan perusahaan
- Aset proses organisasi
Output dari tahap ini adalah
- Persyaratan sumber daya aktivitas
- Struktur perincian sumber daya
- Pembaruan dokumen proyek
CATATAN: Semua aktivitas yang telah dilakukan sejauh ini (mendefinisikan aktivitas + urutan aktivitas + Memperkirakan sumber daya aktivitas) akan membantu dalam “Kembangkan Jadwal.”
Memperkirakan Durasi Aktivitas
Memperkirakan Durasi Aktivitas adalah proses memperkirakan jumlah periode kerja (minggu/bulan) yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas individu dengan perkiraan sumber daya. Langkah ini menentukan berapa banyak waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas.
Anda tidak dapat menghitung durasi aktivitas tanpa memperhitungkan upaya kerja dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Proses estimasi harus dilakukan dalam urutan ini
- Perkirakan usaha kerja terlebih dahulu
- Diikuti dengan memperkirakan sumber daya
- Diikuti dengan Memperkirakan durasi tugas
Untuk memperkirakan durasi aktivitas, Anda memerlukan masukan
- Daftar aktivitas
- Atribut aktivitas
- Kalender sumber daya
- Pernyataan lingkup proyek
- Aset proses organisasi
- Faktor lingkungan perusahaan
Sedangkan output utamanya ada dua
- Perkirakan durasi aktivitas
- Perkirakan durasi aktivitas-pembaruan dokumen proyek
Teknik ini juga disebut sebagai PERT (Project Evaluation dan Review Teknik) perkiraan.
Kembangkan Jadwal
Mengembangkan Jadwal adalah proses menganalisis urutan kegiatan, kebutuhan sumber daya, durasi dan batasan jadwal untuk membuat model jadwal proyek. Untuk menjadwalkan setiap tugas, tiga faktor utama dipertimbangkan
- Durasi
- Ketergantungan tugas
- kendala
Dengan menggunakan faktor-faktor ini, proyek menghitung tanggal mulai dan tanggal selesai untuk setiap tugas.
Perangkat lunak penjadwalan dapat digunakan untuk membuat jadwal. Ini menghasilkan model jadwal dengan tanggal yang direncanakan untuk menyelesaikan kegiatan proyek.
Masukan alat ini meliputi
- Rencana pengelolaan jadwal
- Daftar aktivitas
- Atribut aktivitas
- Jadwal proyek –diagram jaringan
- Persyaratan sumber daya aktivitas
- Kalender sumber daya
- Perkiraan durasi aktivitas
- Pernyataan lingkup proyek
- Daftar risiko
- Penugasan staf proyek
- Struktur perincian sumber daya
- Faktor lingkungan perusahaan
- Aset proses organisasi
Output dari ini adalah
- Jadwal proyek
- Diagram jaringan proyek
- Bagan Gantt atau Bagan batang
- Bagan tonggak sejarah
- Jadwalkan garis dasar
- Data terjadwal
- Pembaruan dokumen proyek
Jadwal Pengendalian
Tahap terakhir dari tahap perencanaan adalah Jadwal Pengendalian. Ini adalah proses pemantauan status kegiatan proyek untuk memperbarui proses proyek dan mengelola perubahan pada jadwal dasar.
Jika diperlukan perubahan jadwal, harus melalui mengubah proses kontrol. Jadwal harus dikelola atau dikendalikan oleh manajer secara proaktif.
Ada empat keluaran utama dari proses jadwal pengendalian
- Rencana manajemen proyek
- Jadwalkan garis dasar
- Rencana pengelolaan jadwal
- Jadwal proyek
- Informasi prestasi kerja
- Aset proses organisasi
Ada lima keluaran jadwal pengendalian
- Manajemen prestasi kerja
- Pembaruan aset proses organisasi
- Ubah permintaan
- Pembaruan rencana manajemen proyek
- Pembaruan dokumen proyek
Tahap Eksekusi Proyek
Fase pelaksanaan terdiri dari aktivitas-aktivitas yang ditentukan dalam rencana manajemen proyek. Proses ini melibatkan pengelolaan harapan pemangku kepentingan, koordinasi dengan orang-orang dan sumber daya, serta melakukan aktivitas lain yang terkait dengan hasil proyek.
Selama fase eksekusi, hasilnya mungkin memerlukan baselining ulang dan pembaruan terhadap persyaratan proyek yang ada. Tindakan yang diambil dalam tahap pelaksanaan dapat mempengaruhi rencana atau dokumen manajemen proyek.
Mengarahkan dan Mengelola Eksekusi Proyek
Tahap ini menghabiskan sebagian besar waktu biaya proyek, waktu, dan sumber daya karena ini adalah proses yang menghasilkan hasil proyek.
Ada empat masukan untuk Mengarahkan dan Mengelola Eksekusi Proyek
- Rencana Manajemen Proyek
- Permintaan perubahan yang disetujui
- EEF (Faktor Lingkungan Perusahaan)
- OPA (Aset Proses Organisasi)
Sedangkan outputnya ada lima
- Deliverables
- Data prestasi kerja
- Ubah permintaan
- Pembaruan rencana Manajemen Proyek
- Pembaruan dokumen proyek
Pada tahap ini, penilaian, pertemuan, dan pelaporan KPI (Indikator Kinerja Utama) para ahli merupakan hal yang sangat penting.
Melakukan Penjaminan Mutu
Pertunjukan Kualitas asuransi adalah proses mengaudit persyaratan mutu dan hasil pengukuran pengendalian mutu. Ini adalah proses pencatatan dan pemantauan hasil kegiatan kualitas untuk menilai kinerja. Berbagai alat seperti diagram kendali, analisis biaya-manfaat, diagram alur, diagram proses, diagram sebar, inspeksi & tinjauan, dll., dapat digunakan untuk proses ini.
Masukan utama untuk ini adalah
- Rencana manajemen proyek
- Metrik kualitas
- Pengukuran kendali mutu
- Informasi prestasi kerja
Sedangkan outputnya adalah
- Ubah permintaan
- Pembaruan rencana manajemen proyek
- Pembaruan dokumen proyek
- Pembaruan aset proses organisasi
Mengakuisisi Tim Proyek
Selama fase pelaksanaan, perolehan tim proyek terjadi, hal ini karena kemungkinan besar akan dibutuhkan individu dengan keahlian berbeda selama proses tersebut.
Ada tiga masukan utama untuk mengakuisisi tim proyek
- Peran dan tanggung jawab
- Bagan organisasi proyek
- Rencana manajemen kepegawaian
Sedangkan keluarannya ada tiga
- Penugasan staf proyek
- Kalender sumber daya
- Pembaruan rencana manajemen proyek
Mengembangkan Tim Proyek
Mayoritas proses sumber daya manusia melibatkan proses pelaksanaan, pengembangan tim proyek juga merupakan bagian darinya. Tujuan utama pengembangan tim proyek adalah untuk meningkatkan kinerja anggota tim secara keseluruhan. Tahap ini harus dimulai sejak awal proyek.
Masukan dalam tim pengembangan proyek meliputi
- Rencana pengelolaan sumber daya manusia
- Penugasan staf proyek
- Kalender sumber daya
Output dari proses ini antara lain
- Penilaian kinerja tim
- Pembaruan EEF
Kelola tim proyek
Mengelola tim proyek merupakan salah satu bagian penting dari manajemen proyek. Ini merupakan area manajemen proyek yang paling rumit karena sering kali manajer tidak berhubungan langsung dengan anggota tim, sehingga dalam situasi seperti ini sulit untuk menganalisis kinerja mereka dan memutuskan remunerasi mereka.
Ada lima masukan untuk mengelola proses tim proyek
- Penugasan staf proyek
- Penilaian kinerja tim
- Laporan kinerja
- Rencana manajemen proyek
- Aset proses organisasi
Ada empat output utama
- Pembaruan aset proses organisasi
- Pembaruan faktor lingkungan perusahaan
- Ubah permintaan
- Pembaruan rencana manajemen proyek
Kelola Komunikasi
Dari tiga atribut komunikasi, satu diantaranya gugur pada proses eksekusi. Dalam program manajemen komunikasi, ada tiga aspek komunikasi utama yang perlu dipantau.
- Anggota tim proyek hingga manajer proyek
- Manajer proyek ke manajer program
- Manajer program kepada pemangku kepentingan atau sponsor lainnya
Masukan pengelolaan komunikasi antara lain
- Rencana manajemen komunikasi
- Laporan prestasi kerja
- EEF
- OPA
Output dari tahap ini adalah
- Komunikasi proyek
- Pembaruan rencana manajemen proyek
- Pembaruan dokumen proyek
- pembaruan OPA
Melakukan Pengadaan
Dalam tahap ini, ada dua peran utama yang terlibat yaitu pembeli dan penjual. Selama proses pengadaan, kegiatan yang terlibat adalah
- Terbitkan paket penawaran kepada penjual potensial
- Mengadakan konferensi penawar
- Evaluasi proposal penjual potensial
- Pilih proposal penjual pemenang
Output dari proses pengadaan antara lain
- Rencana manajemen proyek
- Melakukan dokumen pengadaan
- Kriteria pemilihan sumber
- Daftar penjual yang memenuhi syarat
- Proposal penjual
- Dokumen proyek
- Membuat atau membeli keputusan
- Perjanjian kemitraan (teaming agreement)
- Aset proses organisasi
Sementara Anda akan memiliki enam output
- Penjual terpilih
- Penghargaan kontrak pengadaan
- Kalender sumber daya
- Perubahan permintaan
- Pembaruan rencana manajemen proyek
Kelola Keterlibatan Pemangku Kepentingan
Tahap ini mencakup pengelolaan pemangku kepentingan secara aktif di seluruh proyek. Untuk menghindari penundaan proyek yang tidak terduga atau terbengkalainya proyek, ekspektasi pemangku kepentingan diidentifikasi dan diselesaikan dengan cepat.
Ada lima masukan untuk mengelola proses pemangku kepentingan
- Daftar pemangku kepentingan
- Strategi pengelolaan pemangku kepentingan
- Rencana manajemen proyek
- Log masalah
- Perubahan log
- Aset proses organisasi
Output dari proses ini antara lain
- Pembaruan aset proses organisasi
- Ubah permintaan
- Pembaruan rencana manajemen proyek
- Pembaruan dokumentasi proyek
Fase Proyek Review
Di akhir fase pelaksanaan, tinjauan fase proyek dilakukan. Ini membantu Anda mendokumentasikan aktivitas berikut
- Dokumentasikan hasil tinjauan manajemen proyek Anda
- Memberi tahu sponsor tentang kemajuan proyek
- Mengidentifikasi risiko atau masalah apa pun yang berdampak pada proyek
- Menunjukkan penyampaian kepada pemangku kepentingan yang dihasilkan selama proyek
- Mintalah persetujuan untuk melanjutkan ke tahap berikutnya
Tahap Pemantauan dan Pengendalian & Penutupan Proyek
Setelah tahap pelaksanaan, untuk memeriksa apakah proyek berada pada jalur yang benar, tahap pemantauan dan pengendalian menjadi aktif. Selama fase ini berbagai perubahan dan peninjauan untuk meningkatkan kinerja proyek dilakukan.
Memantau dan Mengontrol Pekerjaan Proyek
Tahap ini melibatkan pelacakan, peninjauan, dan pengaturan kemajuan untuk memenuhi tujuan proyek. Tahap ini juga memastikan bahwa hasil yang dicapai sesuai dengan rencana manajemen proyek. Fokus utama dari langkah ini adalah mengidentifikasi setiap perubahan yang dibuat dari sudut pandang rencana manajemen proyek untuk menentukan tindakan pencegahan yang tepat.
Masukan untuk tahap ini antara lain
- Rencana manajemen proyek
- Laporan kinerja
- Perkiraan biaya
- Jadwalkan perkiraan
- Validasi perubahan
- Faktor lingkungan perusahaan
- Aset proses organisasi
Sedangkan outputnya meliputi
- Perubahan permintaan
- Pembaruan rencana manajemen proyek
- Pembaruan dokumen proyek
Lakukan Kontrol Perubahan Terintegrasi
Ini adalah salah satu proses terpenting dalam manajemen proyek. Pada tahap inilah dampak perubahan terhadap proyek dinilai. Jika perubahan pada tahap ini terjadi pada salah satu bagian proyek, keseluruhan proyek akan dinilai. Perubahan sebaiknya dilakukan pada tahap awal proyek, karena seiring berjalannya proyek, biaya penerapan perubahan juga meningkat.
Masukan tahap ini meliputi
- Rencana manajemen proyek
- Laporan prestasi kerja
- Perubahan permintaan
- EEF
- OPA
Sedangkan outputnya adalah
- Permintaan perubahan yang disetujui
- Perubahan log
- Pembaruan rencana manajemen proyek
- Pembaruan dokumen proyek
Validasi Cakupan
Ruang lingkup validasi melibatkan verifikasi apakah kiriman memenuhi kriteria penerimaan pelanggan. Pengecekan eksternal dengan pelanggan atau pemangku kepentingan merupakan bagian dari Validasi Scope Management.
Masukan untuk memvalidasi cakupan meliputi
- Rencana manajemen proyek
- Persyaratan
- Dokumentasi
- Matriks keterlacakan persyaratan
- Kiriman terverifikasi
- Data prestasi kerja
Sedangkan keluaran dari validasi ruang lingkup meliputi
- Kiriman yang diterima
- Perubahan permintaan
- Informasi prestasi kerja
- Pembaruan dokumen proyek
Lingkup Kontrol
Lingkup kendali memastikan bahwa itu adalah satu-satunya pekerjaan yang teridentifikasi berada dalam lingkup yang diserahkan. Hasil sebenarnya dibandingkan dengan baseline cakupan dan memastikan bahwa semua cakupan yang disetujui benar-benar dilaksanakan.
Masukan untuk mengontrol proses lingkup meliputi
- Rencana manajemen proyek
- Informasi prestasi kerja
- Dokumentasi kebutuhan
- Matriks keterlacakan persyaratan
- Aset proses organisasi
Sedangkan outputnya meliputi
- Pengukuran prestasi kerja
- Pembaruan aset proses organisasi
- Perubahan permintaan
- Pembaruan rencana manajemen proyek
- Pembaruan dokumen proyek
Jadwal Pengendalian
Proses Jadwal Kontrol membantu Anda dalam banyak hal. Ini membantu Anda menangkap status jadwal saat ini, menentukan varians dari garis dasar jadwal, memahami sifat varians dan merespons dengan mengambil tindakan yang tepat.
Jika diperlukan perubahan pada jadwal maka harus melalui proses pengendalian perubahan, perubahan tersebut harus dievaluasi kembali dan baru kemudian digunakan untuk memperbarui baseline jadwal.
Ada empat masukan utama pada jadwal pengendalian
- Rencana manajemen proyek
- Jadwalkan garis dasar
- Rencana pengelolaan jadwal
- Jadwal proyek
- Informasi prestasi kerja
- Aset proses organisasi
Outputnya meliputi
- Pengukuran prestasi kerja
- Pembaruan aset proses organisasi
- Perubahan permintaan
- Pembaruan rencana manajemen proyek
- Pembaruan dokumen proyek
Pengendalian Biaya
Biaya pengendalian adalah membandingkan biaya dasar untuk setiap penyerahan dengan biaya sebenarnya. Garis dasar biaya harus berubah hanya sebagai respons terhadap permintaan perubahan yang telah melalui proses Lakukan Kontrol Perubahan Terintegrasi. Pengendalian biaya memastikan proyek Anda tetap berada dalam batasan pendanaan.
Input untuk Biaya Pengendalian meliputi
- Rencana manajemen proyek
- Persyaratan pendanaan proyek
- Informasi prestasi kerja
- Pengendalian Biaya Aset proses organisasi
Output untuk ini antara lain
- Pengukuran kinerja kerja nilai yang diperoleh
- Perkiraan anggaran nilai yang diperoleh dalam pengendalian biaya
- Perubahan permintaan
- Pembaruan rencana manajemen proyek
- Pembaruan dokumen proyek
- Pembaruan aset proses organisasi
Kualitas Kontrol
Pengendalian mutu memastikan bahwa proyek dan produk disampaikan sesuai dengan rencana manajemen mutu. Ini memastikan apakah pekerjaan dilakukan dengan benar. Output utama dari pengendalian kualitas adalah Rencana manajemen mutu. Sedangkan informasi lain yang akan berguna adalah
- Diagram alur yang ada
- Batas kendali dan spesifikasi atas dan bawah terdapat dalam peta kendali
- Informasi yang dirujuk seperti kriteria sampel, jumlah sampel, pengukuran dan variabel sampel.
- Metrik kualitas- ini adalah pengukuran standar untuk memenuhi persyaratan kualitas
- Hal ini memastikan bahwa langkah-langkah yang tepat diikuti untuk mematuhi aspek-aspek seperti proses, kebijakan atau peraturan
Ada empat keluaran utama dari proses pengendalian kualitas:
- Kontrol perubahan terintegrasi
- Permintaan perubahan yang disetujui
- Tinjauan permintaan perubahan yang disetujui
- Perubahan yang divalidasi
Kontrol Komunikasi
Komunikasi kontrol memastikan bahwa informasi yang benar sampai ke pemangku kepentingan. Kontrol informasi komunikasi mencakup masukan, alat dan teknik serta keluaran yang termasuk dalam proses ini.
Komunikasi kendali bisa dalam format apa saja, bisa saja
- Data yang sedang tren
- Informasi yang ditabulasikan
- S-kurva
- Format dasbor
- Gunakan histogram
Dalam proses komunikasi pengendalian, informasi kerja diambil dari berbagai proses lainnya, dan laporan kinerja digunakan sebagai masukan untuk berbagai proses pemantauan dan pengelolaan. Hasil utama dari proses komunikasi pengendalian adalah catatan kinerja.
Risiko Kontrol
Sepanjang siklus proyek, analisis risiko merupakan proses yang berkesinambungan. Penting bagi Anda untuk terus menganalisis, mengidentifikasi, dan merespons risiko. Aktivitas yang termasuk dalam pengendalian risiko adalah
- Melacak risiko yang ada
- Memantau sisa risiko
- Mengidentifikasi risiko baru
- Menerapkan rencana respons risiko
- Terus mengevaluasi proses risiko
Masukan untuk pengendalian risiko adalah
- Daftar risiko
- Informasi prestasi kerja
- Laporan kinerja
- Analisis cadangan
- Audit Risiko
Output untuk pengendalian risiko adalah
- Memperbarui daftar risiko
- Rencana manajemen risiko
Kontrol Pengadaan
Dari empat rencana pengadaan, proses pengadaan ketiga berada pada kelompok proses Pemantauan & Pelaksana. Tahap ini melibatkan pemantauan kinerja vendor dan memastikan bahwa semua persyaratan kontrak dipenuhi.
Proses pengadaan kontrol melibatkan verifikasi
- Baik barang atau jasa yang dikirimkan
- Apakah itu dikirimkan tepat waktu
- Apakah faktur yang dibebankan adalah untuk jumlah yang benar
- Apakah semua kondisi kontrak dipenuhi
- Apakah hubungan antara pembeli atau penjual dikelola dengan baik
Masukan utama untuk proses pengadaan adalah
- Rencana manajemen proyek
- Dokumen pengadaan
- Kesepakatan
- Permintaan perubahan yang disetujui
- Laporan prestasi kerja
- Data prestasi kerja
Output untuk pengadaan adalah
- Informasi prestasi kerja
- Perubahan permintaan
- Pembaruan rencana manajemen proyek
- Pembaruan dokumen proyek
- pembaruan OPA
Pengendalian Manajemen Pemangku Kepentingan
Banyak proyek tersandung karena manajemen pemangku kepentingan yang tidak memadai. Jika pemangku kepentingan dikelola dengan baik, peluang keberhasilan proyek akan lebih besar. Dalam proses ini, kami memantau tingkat keterlibatan pemangku kepentingan saat ini dan mengambil tindakan yang sesuai.
Input dan output dari seluruh kegiatan tersebut meliputi
| Memasukkan | Keluaran |
|---|---|
| Rencanakan Manajemen Pemangku Kepentingan | Informasi prestasi kerja |
| Log masalah | Perubahan permintaan |
| Data prestasi kerja | Pembaruan rencana manajemen proyek |
| Dokumen proyek | Pembaruan dokumen proyek |
| pembaruan OPA |
Penutupan- Fase
Fase penutupan adalah proses yang melakukan penghentian proyek secara terkendali di akhir. Dalam sebuah proyek, ada tiga kegiatan penutupan yang sedang berlangsung
- Penutupan produk- Membuat pelanggan menerima hasil akhir, jika proyek bersifat eksternal
- Penutupan proyek- Ini termasuk penutupan prosedur administratif secara formal, memperbarui dokumen proyek dan mengarsipkan database & dokumen tersebut
- Penutupan sumber daya di belakang proyek- Penutupan finansial proyek, sumber daya yang ditugaskan untuk proyek harus dikembalikan
Masukan untuk proses ini meliputi
- Rencana Manajemen Proyek
- Hasil Kerja yang Diterima
- OPA
Output dari proses ini antara lain
- Output akhir, transisi layanan atau hasil
- pembaruan OPA
Tutup Pengadaan
Untuk setiap fase siklus hidup pengembangan proyek - perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan pengendalian & penutupan, terdapat satu proses pengadaan. Pengadaan penutupan akhir dilakukan sesuai kontrak antara penjual dan pembeli.
Kegiatan penutupan dan kiriman meliputi:
-
Tinjauan kinerja proyek termasuk pengelolaan risiko dan masalah
-
Rencana manajemen proyek yang diperbarui untuk mencerminkan hasil aktual
-
Laporan akhir didistribusikan kepada pemangku kepentingan yang sesuai
Masukan untuk penutupan pengadaan antara lain
- Rencana manajemen proyek
- Dokumen pengadaan
Sedangkan outputnya antara lain
- Pengadaan tertutup
- pembaruan OPA
Manajemen Proyek Etika kode dan perilaku
Pada akhirnya, Anda akan menemukan etika dan perilaku manajemen proyek yang berhubungan dengan berbagai aspek perilaku manusia seperti
- Tanggung jawab
- menghormati
- Keadilan
- Kejujuran
- Kompetensi Budaya
Kode ini dipraktekkan untuk membangkitkan kepercayaan diri dan membawa kerangka perilaku yang sama dalam manajer proyek.
Ringkasan
Fase inisiasi mendefinisikan proses-proses yang diperlukan untuk memulai proyek baru. Ini mendefinisikan proyek apa yang harus diselesaikan pada waktunya.
Fase inisiasi terutama terdiri dari dua kegiatan utama
- Kembangkan Piagam Proyek
- Identifikasi Stakeholder
Daftar pemangku kepentingan dan piagam proyek juga berguna dalam kelompok proses manajemen proyek lainnya seperti proses perencanaan.
Tahap perencanaan menentukan ruang lingkup serta tujuan proyek. Ini melibatkan pembuatan serangkaian rencana yang memandu Anda melalui fase pelaksanaan dan penutupan proyek.
Fase pelaksanaan terdiri dari aktivitas-aktivitas yang ditentukan dalam rencana manajemen proyek. Ini adalah fase terpanjang dari siklus hidup proyek dan menghabiskan energi dan sumber daya maksimum. Tindakan yang diambil dalam tahap pelaksanaan dapat mempengaruhi rencana atau dokumen manajemen proyek.
Tugas utama dalam fase siklus hidup proyek eksekusi adalah
- Jalankan Rencana Manajemen Proyek
- Mengarahkan dan Mengelola Eksekusi Proyek
- Jalankan Penugasan Tugas
- Melakukan Rapat Status Kemajuan, dll.
Selama fase eksekusi, hasilnya mungkin memerlukan baselining ulang dan pembaruan terhadap persyaratan proyek yang ada.
Tahap pemantauan dan pengendalian memastikan bahwa kiriman sesuai dengan rencana manajemen proyek sebelum tahap penutupan.
Fokus utama dari fase ini adalah mengidentifikasi perubahan apa pun yang dilakukan dari sudut rencana manajemen proyek untuk menentukan tindakan pencegahan terhadap hasil yang tidak diharapkan.
Fase penutupan adalah proses yang melakukan penghentian proyek secara terkendali di akhir.
