Estimasi Biaya Proyek dan Penganggaran dalam Manajemen Proyek

Biaya proyek dapat diperkirakan dari berbagai sumber proses (Contoh di bawah)

• Membuat Struktur Perincian Kerja (WBS)
• Kembangkan Jadwal
• Rencanakan sumber daya manusia
• Mengidentifikasi risiko

Masukan manajemen biaya meliputi,

• Rencana manajemen proyek
• Piagam proyek
• Faktor lingkungan perusahaan
• Aset proses organisasi

Sedangkan outputnya adalah

• Rencana Manajemen Biaya.

Membuat estimasi dan penetapan biaya untuk proyek adalah bagian yang sangat penting manajemen proyek. Berbagai hal dipertimbangkan saat menghitung anggaran untuk proyek seperti biaya tenaga kerja, perolehan peralatan yang diperlukan, biaya material, dll.

Apa itu Estimasi Biaya Proyek?

Estimasi Biaya Proyek didefinisikan sebagai proses memperkirakan total pengeluaran proyek. Keakuratan estimasi biaya dan penganggaran manajemen proyek tergantung pada keakuratan dan rincian cakupan proyek, yang merupakan dasar cakupan. Cakupan juga akan menentukan batasan apa pun seperti tanggal, sumber daya, atau anggaran. Daftar risiko akan membantu menghitung estimasi jenis biaya, pengeluaran yang dilakukan di balik tindakan kontinjensi, dan pengeluaran yang dilakukan untuk mengatasi risiko.

Untuk memperkirakan biaya proyek Anda harus mengkategorikan berbagai jenis biaya ke dalam kategori seperti

• Biaya tenaga kerja
• Biaya peralatan
• Biaya persediaan
• Biaya perjalanan
• Biaya pelatihan
• Biaya overhead, dll.

Teknik yang digunakan untuk memperkirakan biaya proyek

Ada beberapa teknik yang digunakan untuk memperkirakan biaya proyek seperti: Expert Judgement, Three-Point Estimation, Reserve Analysis dan Cost of Quality.

Namun untuk memperkirakan biaya proyek, secara formal ada beberapa metode (teknik) utama yang digunakan sebagai berikut:

Estimasi Analog

Teknik estimasi ini didasarkan pada penilaian ahli dan informasi berdasarkan proyek serupa sebelumnya. Dimana biaya proyek serupa yang dilakukan sebelumnya dianggap dengan plus atau minus 20% untuk proyek yang ada.

Estimasi parametrik

Data atau catatan masa lalu digunakan untuk memperkirakan biaya proyek saat ini.

Estimasi dari bawah ke atas

Setelah Anda menentukan ruang lingkup proyek, ini adalah bentuk teknik yang paling dapat diandalkan. Dalam teknik ini, berdasarkan WBS, Anda memperkirakan biaya untuk setiap sumber daya atau hasil.

Demikian pula, ada metode (teknik) lain yang dapat berguna untuk memperkirakan biaya seperti estimasi PERT, analisis tawaran vendor, dan lain-lain.

Perencanaan Anggaran Proyek

Tujuan utama dari kegiatan ini adalah untuk mengalokasikan dan mengesahkan sumber daya moneter yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Keluaran utama untuk menentukan anggaran meliputi dasar kinerja biaya. Hal ini tidak hanya menentukan biaya apa yang akan dikeluarkan tetapi juga kapan biaya akan dikeluarkan. Masukan untuk menentukan anggaran meliputi metode penganggaran manajemen proyek berikut:

• Perkiraan biaya kegiatan
• Dasar estimasi
• Garis dasar cakupan
• Jadwal proyek
• Kalender sumber daya
• Kontrak
• Aset proses organisasi

Output dari proses ini adalah

• Dasar kinerja biaya
• Persyaratan pendanaan proyek
• Pembaruan dokumen proyek

Penganggaran proyek dilakukan secara paralel dengan proses penjadwalan proyek. Ini sangat bergantung pada tiga komponen –

• Perkiraan biaya
• Durasi tugas
• Sumber daya yang dialokasikan

Selama penganggaran dan penetapan biaya proyek, manajer proyek berkomunikasi dengan berbagai orang yang bertanggung jawab untuk mengelola upaya kerja serta memperkirakan biaya proyek.

Dia akan menggunakan berbagai prospek proyek seperti struktur rincian kerja proyek, perkiraan biaya, data dan catatan historis, informasi sumber daya, dan kebijakan.

Tanpa penilaian risiko, proses penganggaran tidak akan selesai. Proses penilaian risiko mempertimbangkan faktor-faktor seperti kekurangan waktu, ketersediaan sumber daya, pengalaman tim pengembangan, teknologi yang digunakan, dll. Penilaian risiko dapat berjumlah antara 25 dan 30 persen dari keseluruhan biaya proyek.

Rencana Manajemen Mutu Proyek

Kelompok proses manajemen mutu terdiri dari tiga proses,

Kualitas Rencana

Proses Rencana Kualitas melibatkan identifikasi kualitas standar mana yang relevan dengan proyek dan bagaimana memenuhinya. Hal ini juga mencakup mengidentifikasi metrik kualitas dan ukuran standar untuk proses proyek, persyaratan kepatuhan terhadap peraturan, fungsionalitas produk, dokumentasi, dll.

Masukan dari rencana manajemen mutu meliputi

• Rencana manajemen proyek
• Daftar pemangku kepentingan
• Daftar risiko
• Dokumentasi persyaratan
• Faktor lingkungan perusahaan
• Aset proses organisasi

Output dari manajemen mutu adalah

• Rencana manajemen mutu
• Rencana perbaikan proses
• Metrik kualitas
• Daftar periksa kualitas
• Pembaruan dokumen proyek

Kualitas asuransi

Tahapan ini terutama mencakup dua aktivitas, pertama menganalisis kualitas proyek dan meningkatkan kualitas proyek. Ini adalah proses mengaudit persyaratan kualitas dan hasil pengukuran pengendalian kualitas untuk memastikan bahwa standar kualitas dipertahankan sepanjang proses. Masukan untuk hal ini akan sama dengan keluaran dari rencana manajemen mutu

Output dari proses ini adalah

• Ubah permintaan
• Rencana manajemen proyek
• Pembaruan dokumen proyek
• Pembaruan aset proses organisasi

Kontrol Kualitas

Hal ini akan dilakukan untuk mengendalikan kualitas sepanjang siklus hidup proyek. Ini mendefinisikan bagaimana standar kualitas dapat memenuhi standar kualitas yang ditentukan. Keluaran dari Kualitas asuransi akan menjadi masukan untuk Pengendalian Mutu. Sementara outputnya akan

• Pengukuran kendali mutu
• Validasi perubahan
• Kiriman terverifikasi
• Informasi prestasi kerja
• Ubah permintaan
• Rencana manajemen proyek
• Pembaruan dokumen proyek
• Pembaruan aset proses organisasi

Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek

Manajemen SDM mencakup proses pengorganisasian, pengelolaan, dan kepemimpinan tim proyek. Ini terdiri dari orang-orang dengan peran dan tanggung jawab yang dialokasikan untuk menyelesaikan proyek. Manajemen SDM akan menangani empat proses.

Mengembangkan rencana sumber daya manusia

Tahap ini mendefinisikan peran dan tanggung jawab proyek, bagan organisasi proyek dan rencana manajemen staf

Masukan untuk ini akan

• Rencana manajemen proyek
• Persyaratan sumber daya aktivitas
• Faktor lingkungan perusahaan
• Aset proses organisasi

Output untuk ini adalah

• Rencana pengelolaan sumber daya manusia

Dapatkan tim proyek

Tahap ini memastikan ketersediaan sumber daya manusia dan memperoleh tim yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan proyek. Masukan pada tahap ini merupakan keluaran dari tahap sebelumnya. Sedangkan output dari tahap ini adalah

• Penugasan staf proyek
• Kalender sumber daya
• Pembaruan rencana manajemen proyek

Mengembangkan tim proyek

Pada tahap ini, fokusnya adalah meningkatkan efisiensi tim, interaksi anggota tim, dan meningkatkan kinerja tim dan proyek secara keseluruhan. Masukan pada tahap ini merupakan keluaran dari tahap sebelumnya. Sedangkan output untuk tahap ini adalah

• Penilaian kinerja tim
• Pembaruan faktor lingkungan perusahaan

Kelola tim proyek

Proses ini mencakup pelacakan kinerja anggota tim, penyelesaian masalah, pemberian umpan balik, dan pengelolaan tim untuk mengoptimalkan kinerja proyek. Masukan pada tahap ini merupakan keluaran dari tahap sebelumnya. Sedangkan output untuk tahap ini adalah

• Ubah permintaan
• Pembaruan rencana manajemen proyek
• Pembaruan dokumen proyek
• Pembaruan faktor lingkungan perusahaan
• Pembaruan aset proses organisasi

Manajemen Komunikasi Proyek

Di sini, Komunikasi Proyek tidak berarti berinteraksi secara verbal satu sama lain, namun menyampaikan informasi terkait proyek secara efektif dengan tim proyek, pemangku kepentingan, manajer proyek, dll. Komunikasi harus membahas tindakan dan penilaian risiko, rencana proyek, manajemen pertemuan dan tindakan, tinjauan dan berjalan -melalui, dll.

Segmen ini mencakup terutama lima bidang

Berkomunikasi dengan Pemangku Kepentingan

Ini adalah proses mengembangkan pendekatan untuk berkomunikasi dengan pemangku kepentingan secara efisien dan memahami kebutuhan mereka. Masukan untuk hal ini adalah

• Rencana manajemen proyek
• Daftar pemangku kepentingan
• Faktor lingkungan perusahaan
• Aset proses organisasi

Sementara output untuk ini adalah

• Rencana manajemen komunikasi
• Pembaruan dokumen proyek

Kelola Komunikasi

Ini adalah proses menyimpan, mendistribusikan, mengumpulkan, dan mengambil informasi proyek sesuai dengan rencana komunikasi. Masukan dari tahap ini adalah

• Faktor lingkungan perusahaan
• Aset proses organisasi
• Laporan prestasi kerja
• Rencana manajemen komunikasi

Sementara outputnya adalah

• Komunikasi proyek
• Pembaruan rencana manajemen proyek
• Pembaruan dokumen proyek
• Pembaruan aset proses organisasi

Kontrol Komunikasi

Ini adalah proses pengendalian dan pemantauan komunikasi di seluruh siklus hidup proyek. Masukan untuk tahap ini adalah

• Rencana manajemen proyek
• Komunikasi proyek
• Log masalah
• Data prestasi kerja
• Aset proses organisasi

Sedangkan output dari tahap ini adalah

• Informasi prestasi kerja
• Perubahan permintaan
• Pembaruan rencana manajemen proyek
• Pembaruan dokumen proyek
• Pembaruan proses organisasi

Ringkasan

Manajemen biaya adalah proses perencanaan dan pengendalian biaya proyek secara efektif. Penganggaran biaya dalam manajemen proyek membantu Anda mencatat dan melacak pengeluaran yang dilakukan setelah proyek.

Untuk melihat bahwa proyek Anda selesai dalam jangka waktu dan anggaran tertentu, kita akan melihat faktor risiko apa yang perlu dimitigasi di tutorial berikutnya.

Estimasi dan Penganggaran Biaya Proyek didefinisikan sebagai proses memperkirakan total pengeluaran proyek.