11 Meilleur logiciel de gestion de documents en 2025

Meilleur logiciel de gestion documentaire

Le système de gestion de documents est une solution automatisée basée sur le cloud permettant de créer, d'organiser, de partager et de sécuriser des documents et des fichiers professionnels. Il vous permet de suivre la version de votre document sans aucun problème. Ce système de stockage cloud fournit un flux de travail d'examen et d'approbation plus rapide pour les différentes parties prenantes situées dans plusieurs emplacements géographiques. Il vous permet d'accéder facilement à votre documents commerciaux depuis les tablettes et les smartphones.

Après avoir passé plus de 110 heures à faire des recherches, j'ai examiné plus de 39 systèmes de gestion de documents et j'ai soigneusement sélectionné les meilleurs, y compris les options gratuites et payantes. Ce guide complet et bien documenté offre un aperçu approfondi des fonctionnalités, des avantages et des inconvénients de chaque système, ainsi que des prix. Si vous recherchez des informations fiables, mon article vous fournira tous les détails dont vous avez besoin pour prendre une décision éclairée. Ne manquez pas de découvrir les outils ultimes qui peuvent transformer votre façon de gérer vos documents.
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Le meilleur choix
Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive est une plateforme de stockage de fichiers et de collaboration de contenu en ligne destinée aux équipes modernes, aux petites et grandes entreprises. Il propose une recherche intelligente pour une récupération instantanée des fichiers et un historique des versions illimité pour restaurer les documents.

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Meilleur DigiSystèmes de gestion (contrôle) des documents

  Zoho WorkDrive Feuille intelligente Icedrive Bit.ai
Nom Zoho WorkDrive Feuille intelligente Icedrive bit.ai
Partage public Oui Oui Oui Oui
Essai gratuit Essai gratuit de 15 jours Essai gratuit de 30 jours Remboursement de 14 jours Gratuit pour 5 utilisateurs
l'application mobile Oui Oui Oui Oui
Système de fichiers local Sync Oui Oui Oui Oui
Autorisations de groupe Oui Oui Oui Non
Gestion des conflits de fichiers Oui Non Oui Oui
DigiGestion des droits réels Non Oui Non Oui
Stockage cloud sans système de fichiers local Sync Oui Oui Oui N/D
Plateformes Windows, Mac et Linux Windows, Mac et Linux Windows, Mac, Linux, Android, et iOS Windows, Mac et Linux
Lien En savoir plus En savoir plus En savoir plus En savoir plus

1) Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive est un excellent Plateforme de stockage de fichiers et de collaboration en ligne pour les équipes et les entreprises. J'apprécie particulièrement la façon dont il prend en charge les scénarios de travail au bureau et à distance, ce qui en fait une excellente option pour les équipes hybrides. L'outil simplifie la création, le partage et la collaboration à l'aide d'une console centralisée. Il ne s'agit pas seulement d'une plate-forme de stockage. En fait, il offre le contrôle des versions de fichiers, la recherche avancée et l'organisation des équipes, qui sont essentielles pour gestion des tâches efficacement. Au cours de mon évaluation, j'ai constaté que sa capacité à fournir un accès rapide à l'information vous aide à rester au courant de votre travail et à prendre des décisions éclairées plus rapidement.

Zoho WorkDrive vous permet de partager, de gérer et de sécuriser efficacement vos fichiers. Il propose une recherche intelligente pour une récupération instantanée des fichiers et historique de versions illimité pour restaurer des documents. Avec WorkDrive Snap, la collaboration asynchrone est rationalisée. L'outil est idéal pour synchroniser des fichiers cloud directement sur votre bureau et s'intègre à plus de 5000 applications. La personnalisation de la marque et l'authentification multifacteur garantissent la sécurité et le professionnalisme de vos données.

#1 Premier choix
Zoho WorkDrive
5.0

Formats de fichier: PDF, TIF, JPG, JPEG, GIF, PNG et BMP

Récupération/enregistrement des documents : Oui

Plateforme prise en charge : Windows, Mac et Linux.

Essai gratuit: 15 Days Free Trial

Visitez Zoho WorkDrive

Caractéristiques :

  • Dossiers d'équipe : Je peux collaborer de manière transparente avec mon équipe grâce aux dossiers d'équipe, qui sont parfaits pour partager des fichiers et garantir des mises à jour en temps réel, contribuant ainsi à rationaliser les flux de travail et à centraliser la gestion des documents.
  • Modèles de collection de fichiers : Cela vous aide à créer des modèles personnalisés pour organiser les données, améliorer les flux de travail et collecter des documents de manière structurée, ce qui est utile aux équipes qui gèrent de grands projets.
  • Sécurité avancée des données : Je considère qu'il est essentiel d'avoir une conformité RGPD et HIPAA pour les données sensibles. Cette solution vous aide à éviter les risques grâce à un stockage sécurisé, adapté aux besoins de l'entreprise.
  • Zoho WorkDrive Intégration avec les applications : Zoho WorkDrive s'intègre à Salesforce, Slack, Jira et Gmail, vous permettant de créer des flux de travail personnalisés. Il est idéal pour les entreprises qui souhaitent rationaliser leurs opérations multiplateformes.
  • Zoho WorkDrive Console d'administration : Zoho WorkDriveLa console d'administration de vous permet de surveiller l'activité des utilisateurs, de gérer l'accès aux données et de garantir la conformité. C'est l'un des meilleurs outils pour un contrôle centralisé.
  • Stockage évolutif : Il est idéal pour les entreprises à la recherche d'un stockage flexible. Avec des plans à plusieurs niveaux allant de 1 To à 5 To et au-delà, Zoho WorkDrive s'adapte sans effort pour répondre aux besoins de l'entreprise.

Avantages

  • J'adore les fonctionnalités collaboratives de Zoho WorkDrive
  • Offre un espace de travail personnalisable adapté aux besoins des utilisateurs
  • Offre des options d'intégration transparentes avec d'autres outils

Inconvénients

  • Je trouve que le plan gratuit est assez limité

Prix :

Zoho WorkDrive est une plateforme de stockage, de synchronisation et de collaboration de fichiers en ligne. Les forfaits démarrent à 2.5 $/utilisateur/mois, avec un essai gratuit de 15 jours disponible. Idéal pour la productivité des équipes.

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Essai gratuit de 15 jours


2) SmartSheet

Feuille intelligente est une Système de gestion documentaire J'ai testé et j'ai trouvé que c'était un outil idéal pour le travail en équipe. C'est une solution qui automatise les tâches répétitives comme l'envoi d'alertes et la gestion des mises à jour. Lors de mon évaluation, j'ai remarqué que ses méthodes de cryptage (256-AES et TLS 1.2) étaient à la fois fiables et sécurisées. Smartsheet se connecte de manière transparente à des outils tels que Google, Salesforce et Slack. Ses modèles de marketing et la prise en charge de formats multi-fichiers sont utiles à la gestion de projet. D'après mon expérience, les fonctions d'extraction et d'archivage sont idéales pour organiser les tâches.

#2
Feuille intelligente
4.9

Formats de fichier: JPG, PNG, GIF, PDF et DOC

Récupération/enregistrement des documents : Oui

Plateforme prise en charge : Windows, MacOS, Android, iOS et Linux

Essai gratuit: Essai gratuit de 30 jours (aucune carte de crédit requise)

Visitez Smartsheet

Caractéristiques :

  • Stockage centralisé des documents : SmartSheet fournit une plate-forme unifiée pour stocker et organiser les documents, garantissant que les fichiers sont sécurisés et récupérables à partir d'un référentiel central, utile pour rationaliser la gestion des fichiers.
  • Dossiers d'équipe : Je peux collaborer efficacement avec mon équipe grâce aux dossiers d'équipe, qui sont parfaits pour organiser les documents partagés. Cela peut aider à rationaliser la communication et à garantir que tout le monde accède aux fichiers les plus récents.
  • Contrôle de version: Mon objectif est de gérer les révisions de documents avec SmartSheetLe contrôle des versions de , vous aidant à éviter toute confusion en garantissant l'accès aux fichiers les plus récents et en conservant un historique complet des modifications.
  • Autorisation granulaire : Il vous aide à contrôler l'accès aux fichiers avec des paramètres d'autorisation essentiels, un excellent moyen de garantir que les fichiers sensibles ne sont consultés que par les utilisateurs autorisés.
  • Accessibilité basée sur le cloud : Cette solution vous permet d'accéder et de modifier des documents en toute sécurité depuis n'importe où, une option parfaite pour améliorer la collaboration en temps réel entre les équipes.
  • Flux de travail des documents : Il automatise les tâches répétitives comme les rappels d’approbation, ce qui est l’un des meilleurs moyens de réduire l’effort manuel et d’accélérer les processus.
  • Prise en charge de différents types de fichiers : Cette fonctionnalité est idéale pour s'adapter à des équipes diverses, car elle prend en charge les formats traditionnels et modernes, utiles pour gérer tout type de document de manière transparente.

Avantages

  • J'ai trouvé qu'il propose des plans évolutifs et personnalisables sans effort
  • Prend en charge les feuilles de calcul hybrides avec des données interservices
  • Permet des flux de travail automatisés sur des feuilles de calcul

Inconvénients

  • La maîtrise de l’outil a nécessité beaucoup de temps et d’efforts
  • Le journal d'activité est limité par rapport aux autres outils de gestion de projet

Prix :

Smartsheet est un espace de travail dynamique qui permet aux équipes de gérer des projets, d'automatiser les flux de travail et d'atteindre rapidement leurs objectifs. Les forfaits commencent à 9 $ par mois. Profitez d'un essai gratuit de 30 jours. Aucune carte de crédit n'est requise.

Visitez le SmartSheet >>

Essai gratuit de 30 jours (aucune carte de crédit requise)


3) Icedrive

Icedrive offre des fonctionnalités remarquables pour collaborer et partager des fichiers. Au cours de mon évaluation, j'ai trouvé son système de mise en cache intelligent impressionnant pour offrir un accès rapide et facile aux fichiers. C'est une alternative idéale à Google Drive, offrant un cryptage à connaissance nulle qui protège vos informations et disponible uniquement pour vous.

Il s'agit d'un stockage cloud gratuit outil qui vous donne l'impression d'utiliser un disque dur physique. Vous obtenez toutes les fonctionnalités des services d'hébergement de fichiers comme l'édition, la suppression, le téléchargement, l'ouverture, etc. C'est l'un des meilleures plateformes de stockage en nuage qui est livré avec une opération de contrôle de cache intelligente qui vous aide à accéder à vos fichiers immédiatement après l'installation sans attendre la synchronisation.

Icedrive

Caractéristiques :

  • Gestion des versions de fichiers : Je peux compter sur le contrôle de version des fichiers pour conserver les versions précédentes des fichiers, ce qui permet de revenir aux itérations précédentes si nécessaire. Cela est essentiel pour suivre efficacement les modifications.
  • Intégration du lecteur virtuel : Icedrive vous permet de monter le stockage cloud en tant que lecteur virtuel sur votre ordinateur, offrant l'un des moyens les plus simples d'accéder aux fichiers de manière transparente comme s'ils étaient stockés localement, évitant ainsi la synchronisation manuelle.
  • Chiffrement côté client : Icedrive fournit le cryptage à connaissance nulle le plus efficace. Il garantit que les fichiers sont cryptés sur votre appareil avant le téléchargement, ce qui est essentiel pour maintenir la confidentialité et la sécurité.
  • Visionneuse de documents: Il comprend une visionneuse de documents intégrée qui vous permet de prévisualiser les formats de fichiers les plus courants sans les télécharger. C'est un excellent moyen d'améliorer l'efficacité du flux de travail et de gagner du temps.
  • Partage avancé : Cela permet un partage de fichiers sécurisé avec protection par mot de passe et dates d'expiration, ce qui constitue le meilleur moyen de garantir que les documents restent accessibles uniquement aux destinataires prévus.
  • Mise en cache intelligente : Il utilise un mécanisme de mise en cache intelligent qui vous aide à accéder rapidement aux fichiers fréquemment utilisés tout en minimisant l'utilisation du stockage local, ce qui constitue une excellente option pour garantir une récupération efficace des documents.

Avantages

  • Sa capacité de gestion des versions simplifie la gestion des modifications pour moi
  • Icedrive vous permet d'utiliser le cloud comme s'il s'agissait d'un autre disque dur
  • Il a une vitesse de mise en cache intelligente

Inconvénients

  • J'ai remarqué qu'il manquait une détection robuste des fichiers en double

Prix :

Icedrive les offres commencent à 3.99 $ par mois pour 150 Go de stockage. 20 % de réduction sur le paiement annuel.

Visitez le Icedrive >>

Forfait de base gratuit à vie avec 10 Go de stockage gratuit


4) bit.ai

Bit.ai est un système intelligent de gestion de documents qui aide les entreprises à gérer les informations entre les projets, les équipes et les services. Au cours de mes recherches, j'ai découvert que cet outil permet de créer des espaces de travail illimités en toute simplicité. Il est important de organiser vos documents dans des dossiers et des sous-dossiers, et Bit.ai propose un moyen simple de le faire. Les thèmes fournis par ce programme sont excellents pour donner à vos documents un design nouveau et moderne.

Bit.ai, fondé en 2016, est un outil aux multiples facettes idéal pour gérer et créer du contenu. Il prend en charge plus de 100 formats de fichiers et offre 1 Go de stockage gratuit. Les utilisateurs bénéficient d'une intégration avec Tableau, Box, table à air, Figma et Dropbox. De plus, Bit.ai fournit des modèles adaptés à divers secteurs, notamment le marketing et l'éducation, et garantit la sécurité de vos données avec le cryptage 256-AES et TLS, conforme aux normes GDPR et PCI.

bit.ai

Caractéristiques :

  • Espaces de travail évolutifs : Il est préférable d'utiliser les espaces de travail évolutifs de Bit.ai pour organiser les projets entre les équipes. Cela vous permet de maintenir votre efficacité, que vous gériez un petit groupe ou une grande organisation.
  • Recherche universelle: La fonction de recherche universelle de Bit.ai est parfaite pour localiser rapidement du contenu et des documents intégrés. Elle vous aide à gagner du temps en vous fournissant tout ce dont vous avez besoin en un seul endroit.
  • Partage avancé : Bit.ai permet des options de partage avancées telles que des liens traçables et des documents protégés par mot de passe, qui sont parfaits pour un partage sécurisé et pour garder le contrôle des informations sensibles.
  • Documents intelligents interactifs : Avec Bit.ai, je peux créer facilement des documents interactifs « vivants », qui sont parfaits pour intégrer des vidéos, des images et d’autres médias riches. Cela peut contribuer à stimuler la collaboration au sein de l’équipe.
  • Rédacteur de génie de l'IA : AI Genius Writer de Bit.ai est une excellente solution pour la création de contenu. Il vous aide à générer des modèles, à réfléchir à des idées et à rationaliser la recherche, ce qui vous fait gagner du temps et des efforts.
  • Collaboration en temps réel : Je souhaite collaborer avec mon équipe en temps réel grâce à Bit.ai, qui me permet de travailler ensemble sans effort, quel que soit l'endroit où je me trouve. C'est l'un des moyens les plus efficaces pour améliorer la productivité.
  • Modèles personnalisables : Cette fonctionnalité propose des centaines de modèles prédéfinis pour les procédures opérationnelles standard, les notes de réunion et les didacticiels. C'est un excellent moyen de créer du contenu de manière rapide et professionnelle.

Avantages

  • Je peux collaborer de manière transparente sur des documents avec mon équipe
  • Permet une collaboration d'équipe efficace en temps réel sur des projets
  • Offre une intégration transparente avec des applications et des outils largement utilisés

Inconvénients

  • Je trouve que les fonctionnalités du plan gratuit sont assez limitées

Prix :

Tool Bit.ai propose des forfaits à partir de 8 $ par mois, avec une réduction de 25 % pour les paiements annuels. Vous pouvez également l'essayer avec un essai gratuit de 7 jours.

Lien : https://bit.ai/


5) IncoDocs

IncoDocs est une solution qui vous aide gérer numériquement les documents pour les exportateurs et les sociétés commerciales. Au cours de mon analyse, j'ai constaté qu'il s'agissait de l'un des meilleurs outils pour créer des fichiers de vente et d'expédition en moins de temps. Il minimise la saisie manuelle des données et permet d'éviter les retards dans les expéditions. IncoDocs permet aux équipes de travailler ensemble dans un espace de travail partagé, ce qui est essentiel pour les tâches à distance. Il stocke également les modèles de documents en toute sécurité dans le cloud, offrant un processus d'exportation plus efficace.

IncoDocs est un logiciel polyvalent de gestion de documents, fondé en 2016, accessible depuis n'importe quel appareil. Il vous permet de créer facilement des factures commerciales et propose des modèles pour divers documents de vente. L'outil s'intègre parfaitement à Xero et QuickBooks et prend en charge plusieurs formats de fichiers.

IncoDocs

Caractéristiques :

  • Bibliothèques de données réutilisables : Je trouve utile d'utiliser des bibliothèques de données réutilisables, qui vous permettent de stocker les détails des produits et les informations de contact. C'est l'un des moyens les plus simples de gagner du temps sur les saisies répétitives.
  • DigiSignature réelle : Cette excellente solution vous aide à signer et tamponner numériquement des documents avec DigiSignatures et sceaux d'entreprise, éliminant l'impression et la numérisation pour un flux de travail transparent et sans papier.
  • Intégration: Il est judicieux de prendre en compte ses API et ses intégrations système, qui vous permettent de vous connecter à des systèmes ERP, TMS et autres. C'est l'un des moyens les plus efficaces de réduire la charge de travail manuelle.
  • Modèles de documents : Il est essentiel d'avoir accès à plus de 30 modèles conformes à l'UNLK, y compris les factures commerciales, BillConnaissements et certificats d'origine. Cela vous aide à garantir la conformité aux normes internationales.
  • Sauvegarde de Synchronisation: Cette fonctionnalité vous aide à minimiser les erreurs en saisissant les détails de l'expédition une fois dans le fichier maître, les données étant automatiquement synchronisées sur les documents associés.
  • Espace de travail basé sur le cloud : Il est parfait pour collaborer avec les membres de l'équipe dans un environnement partagé basé sur le cloud, vous permettant d'accéder aux documents en temps réel et d'améliorer la transparence opérationnelle.
  • Partage sécurisé de documents : Cette fonctionnalité est idéale pour transmettre des informations sensibles aux partenaires et aux clients en toute sécurité, vous aidant ainsi à éviter les violations de données et à garantir l'efficacité.

Avantages

  • Je trouve que cela aide à créer une documentation efficace
  • Rend les processus d'exportation plus simples et plus efficaces
  • Améliore la conformité aux normes organisationnelles ou industrielles

Inconvénients

  • Le coût de l'abonnement peut représenter une dépense importante

Prix :

IncoDocs simplifie la documentation d'importation/exportation, améliorant ainsi l'efficacité du commerce mondial. Prix ​​: 29 $/mois, 20 % de rabais annuellement. Profitez d'un forfait de base gratuit à vie. Rationalisez, organisez et accélérez vos échanges.

Lien : https://incodocs.com/


6) Modèle

Templafy est une excellente solution de gestion de documents. J'ai analysé ses fonctionnalités et elle m'a impressionné par sa capacité à montrer le bon contenu aux employés en fonction de leurs rôles. le tableau de bord est facile à parcourir et vous permet de gérer le contenu sans tracas. Au cours de mon évaluation, j'ai vu comment il relie directement les données DMS aux documents, créant ainsi des flux de travail plus rapides. Je le recommande aux entreprises qui cherchent à conserver un stockage de documents précis et fiable.

Templafy, fondée en 2016, vous permet de connecter et de combiner les données du DMS, offrant ainsi une solution de stockage cloud qui garantit votre accès aux documents à partir de divers appareils tels que les tablettes et les smartphones.

Modèle

Caractéristiques :

  • Génération automatique de documents : J'ai pu compiler des documents entièrement formés à l'aide de l'automatisation basée sur des règles et de GenAI. C'est l'un des moyens les plus simples d'extraire du contenu à jour à partir de bibliothèques internes ou d'intégrations tierces.
  • Bibliothèques de contenu centralisées : Templafy vous permet d'accéder à toutes les ressources en un seul endroit, ce qui est idéal pour créer des bibliothèques personnalisées. Cela peut contribuer à améliorer l'efficacité sans avoir à basculer entre différentes applications.
  • Gestion des signatures électroniques : Templafy vous aide à créer et à gérer des signatures électroniques dans un environnement low-code. Il est préférable de déployer rapidement des mises à jour ou des campagnes sans nécessiter d'assistance informatique.
  • Modèles intelligents : Je peux garantir la cohérence et la conformité en intégrant automatiquement l'identité visuelle, les directives de marque et les mentions légales dans les modèles. Cela vous permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs manuelles sur les différents types de documents.
  • Intégration de contenu dynamique : Il s'agit d'un excellent moyen d'automatiser les éléments nécessaires en extrayant le contenu des bibliothèques internes et externes. Cela vous permet de personnaliser efficacement tout en maintenant la conformité si nécessaire.
  • Gestion des modèles en temps réel : Cela vous permet de tout maintenir à jour grâce à une gestion centralisée des modèles. Il peut être utile de garantir que tous les utilisateurs peuvent accéder aux dernières versions en temps réel.
  • Gestion des utilisateurs : Il est essentiel de gérer les profils utilisateurs et les niveaux d'accès via un panneau d'administration centralisé. Cela vous permet de faire évoluer et de sécuriser la gestion du contenu de manière intuitive.

Avantages

  • J'aime la façon dont il simplifie la création de documents
  • Augmente l'efficacité en améliorant la cohérence de la marque
  • Offre une intégration transparente avec les outils et plates-formes existants

Inconvénients

  • Accessibilité financière limitée pour les startups ou les petites organisations

Prix :

Templafy améliore l'efficacité de la création et de la gestion des documents. Contactez l'équipe commerciale pour connaître les tarifs.

Lien : https://www.templafy.com/home/platform/


7) Bitrix24

Bitrix24 propose une excellente solution pour les équipes ayant besoin d'un logiciel de gestion de documents. J'ai examiné ses fonctionnalités, et elles sont parfait pour les petites ou grandes équipesIl prend en charge les systèmes cloud et sur site et fournit un accès au code source. Cet outil est utile pour stocker des fichiers importants, notamment des vidéos, des documents et des présentations, pour une utilisation privée ou partagée. J'ai trouvé son système de suivi des versions impressionnant pour organiser les fichiers.

Bitrix24, fondée en 2012, fournit une centre de gestion de documents avec 5 Go de stockage gratuitIl enregistre automatiquement les documents sur votre compte, prend en charge plusieurs formats de fichiers et offre des autorisations d'accès configurables. Bitrix24 est parfait pour ceux qui recherchent une solution de gestion de documents complète, sécurisée et efficace.

Bitrix24

Caractéristiques :

  • Collaboration en temps réel : Il est essentiel de travailler en équipe de manière fluide. Bitrix24 vous permet de coéditer des documents avec des collègues ou des utilisateurs externes simultanément, garantissant ainsi que les projets restent à jour et organisés.
  • Stockage et partage de fichiers : Les options de stockage de fichiers de Bitrix24 constituent un excellent moyen de sécuriser vos fichiers. Elles vous aident à stocker et à partager des fichiers sans effort tout en garantissant l'accès depuis les ordinateurs de bureau et les appareils mobiles.
  • Historique des versions: Cette fonctionnalité vous permet de suivre les modifications via l'historique des versions, et le verrouillage des documents vous aide à éviter les modifications accidentelles lors des mises à jour critiques. Elle est idéale pour garantir l'intégrité des données.
  • Autorisations d'accès : Il est judicieux de configurer les droits d'accès afin de protéger les données sensibles. Bitrix24 vous aide à garantir que seul le personnel autorisé peut consulter et modifier les documents critiques.
  • Création et édition de documents : Je peux créer et modifier des documents, des feuilles de calcul et des présentations en temps réel avec Bitrix24, qui prend en charge des formats tels que docx, pptx et xlsx. Cela peut contribuer à améliorer efficacement la collaboration entre les équipes.
  • Accès mobile: Il est utile d'utiliser l'application mobile de Bitrix24 pour accéder, modifier et partager des documents lors de vos déplacements. C'est parfait pour rester productif en dehors du bureau.
  • Flux de travail automatisés pour les documents : L'un des moyens les plus efficaces pour rationaliser les approbations de documents est d'utiliser les flux de travail automatisés de Bitrix24. Cela vous aide à garantir la cohérence et le traitement rapide entre les équipes.

Avantages

  • Il dispose de fonctionnalités complètes pour divers besoins de documentation
  • Équipé d'outils de collaboration pour une interaction d'équipe transparente
  • Propose un plan gratuit disponible pour une utilisation initiale
  • Les flux de travail sont personnalisables pour répondre aux exigences spécifiques de l'équipe

Inconvénients

  • Je trouve cela complexe pour les petites équipes ou les projets

Prix :

Bitrix24 propose des forfaits abordables à partir de 49 $ par mois. Bénéficiez d'une remise allant jusqu'à 20 % sur les paiements annuels. Découvrez-les avec un essai gratuit de 30 jours.

Lien : https://www.bitrix24.com/tools/communications/online-documents-and-cloud-file-storage.php


8) Parnder

Bynder est un choix de premier ordre pour la gestion de contenu. J'ai testé ses capacités de gestion de documents et il a rendu mes flux de travail plus rapides et plus efficaces. Il est idéal pour les professionnels qui ont besoin de créer des vidéos rapidement et de les livrer à leurs équipes. Je conseille de prêter attention à sa capacité à garantir la conformité de la marque. D'après mon expérience, cet outil est excellent pour simplifier la gestion des ressources.

Bynder a été fondée en 2013 et est reconnue pour avoir accéléré le cycle de vie du contenu créatif et permis partage de fichiers sécurisé, en interne et en externe. Il est idéal pour les organisations qui souhaitent une gestion de contenu et une collaboration efficaces et sécurisées.

Classeur

Caractéristiques :

  • DigiGestion d'actifs Tal (DAM) : Bynder vous aide à organiser et à contrôler des ressources telles que des images, des vidéos et des documents dans un seul système. Cela peut aider à rationaliser les flux de travail et à garantir l'utilisation la plus efficace des ressources.
  • Prise en charge des médias riches : Je peux affirmer avec certitude que Bynder est idéal pour gérer des types de fichiers complexes. Il vous permet de gérer facilement des images et des vidéos, améliorant ainsi la flexibilité de la gestion des documents.
  • Balisage automatique des images : Bynder vous permet d'automatiser le marquage des images à l'aide de l'IA, ce qui facilite la catégorisation et la recherche efficace des fichiers. Il est idéal pour simplifier les tâches répétitives.
  • Lecture vidéo: J'ai pu utiliser Bynder pour examiner et collaborer sur du contenu vidéo sans effort, grâce à sa fonction de lecture directe. Il s'agit d'une excellente option pour les équipes qui ont besoin d'un partage vidéo fluide.
  • Bibliothèque Centralisée : Il est essentiel de disposer d'un référentiel unifié, et Bynder vous aide à maintenir une bibliothèque sécurisée pour un accès cohérent de l'équipe et une organisation des actifs.
  • Cohérence de la marque : Cette solution est idéale pour garantir l'identité de votre marque grâce à des outils qui vous permettent d'aligner vos supports sur les directives de votre marque. Elle peut être utile pour garantir la cohérence des messages.

Avantages

  • J'apprécie la façon dont Bynder rationalise la gestion de la marque sans effort
  • Fournit une solution fiable basée sur le cloud pour la gestion des actifs numériques
  • Encourage le travail d'équipe grâce à des flux de travail efficaces et collaboratifs
  • S'adapte parfaitement aux besoins croissants de l'entreprise

Inconvénients

  • J'ai trouvé le processus de configuration initial assez complexe

Prix :

Bynder propose une gamme de fonctionnalités de gestion de marque et de ressources numériques. Contactez l'équipe commerciale pour obtenir un devis.

Lien : https://www.bynder.com/en/document-management-system/


9) Documentaire

Docuware est une outil de gestion de documents et d'automatisation des flux de travailAu cours de mon évaluation, j'ai constaté idéal pour conserver les données commerciales importantes en toute sécurité et facilement accessibles. Cette application vous permet de partager, de mettre à jour et de sauvegarder des contrats sans problème. Elle utilise le cryptage des données, qui est l'un des meilleurs moyens de garantir un accès sécurisé aux fichiers.

Fondée en 1988, DocuWare bénéficie de retours positifs de la part de ses clients et d'une multitude de fonctionnalités. Elle vous permet de gérer efficacement les documents avec des outils comme l'indexation intelligente et Automatisation du flux de travail. Le logiciel s'intègre parfaitement à SAP, Oracle, et plus encore, et prend en charge divers formats de fichiers. Le support client de DocuWare est accessible via différents moyens, garantissant que l'aide est disponible en cas de besoin.

Docuware

Caractéristiques :

  • Indexation intelligente : Je peux dire que l'indexation intelligente dans Docuware est l'un des meilleurs moyens de garantir une récupération rapide des données. Elle vous permet d'automatiser l'indexation, en évitant la saisie manuelle des données pour plus d'efficacité.
  • Automatisation du flux de travail: Avec Docuware, j'ai pu améliorer ma productivité grâce à l'automatisation des flux de travail. Cette solution permet de réduire les tâches répétitives en automatisant les approbations et les notifications, un excellent moyen d'accélérer la prise de décision.
  • Document sécurisé Archiving: Il est essentiel de protéger les informations sensibles. Document sécurisé de Docuware Archiving propose une solution avec cryptage et contrôles d'accès, parfait pour le respect des réglementations.
  • Capacités d'intégration : Cela peut vous aider à unifier votre flux de travail. Docuware vous permet de vous intégrer de manière transparente avec Microsoft Teams, Outlook et SAP, une excellente option pour une circulation fluide des informations.
  • Traitement intelligent des documents : Il peut être utile de rationaliser la saisie des données. Le traitement intelligent des documents de Docuware capture les informations provenant de diverses sources et automatise les routines, garantissant ainsi des flux de travail structurés et efficaces.
  • Formulaires électroniques : L'un des moyens les plus simples d'accélérer la collecte de données consiste à utiliser les formulaires électroniques de Docuware. Ils vous permettent de personnaliser les formulaires pour un partage d'informations plus efficace.
  • Recherche en texte intégral: Pour localiser rapidement des informations, utilisez la recherche en texte intégral de Docuware. Elle vous aide à générer des requêtes de recherche précises et personnalisables pour une récupération de documents plus efficace.

Avantages

  • Gestion efficace des documents pour une organisation et une récupération transparentes
  • Simplifie les tâches complexes grâce à l'automatisation avancée du flux de travail
  • Permet l'intégration dans le cloud pour l'accessibilité et la collaboration à distance
  • J'aime la façon dont la fonctionnalité de recherche trouve rapidement ce dont j'ai besoin

Inconvénients

  • Les coûts de mise en œuvre élevés peuvent décourager les petites entreprises

Prix :

Veuillez contacter l'équipe commerciale Docuware pour obtenir des informations sur les tarifs.

Lien : https://start.docuware.com/


10) Gestionnaire de contenu FileNet

FileNet Content Manager est un outil remarquable qui vous permet de récupérer des informations précieuses à partir de documents. J'ai examiné ses fonctionnalités et j'ai constaté qu'il fournit des solutions de sécurité, de stockage et de contenu de niveau entreprise ainsi que des flux de travail qui sont faciles à mettre en œuvre. J'ai pu accéder à plusieurs magasins de contenu en toute sécurité et j'ai remarqué comment il automatise la classification des fichiers de manière transparente. Cela peut aider les équipes qui souhaitent collaborer plus rapidement et avec moins de tracas, ce qui en fait un choix supérieur pour la gestion des documents.

FileNet Content Manager, fondé en 1982, vous permet de créer et d'intégrer de manière transparente des services de contenu dans votre entreprise grâce à son API. Bénéficiant d'intégrations telles que Salesforce, il fournit des modèles pour PowerPoint et Email.

Gestionnaire de contenu FileNet

Caractéristiques :

  • Capture et indexation de contenu : Avec FileNet Content Manager, je peux capturer, indexer et organiser automatiquement des documents, réduisant ainsi les efforts manuels. C'est idéal pour garantir un accès et une récupération transparents, en particulier lorsque l'on traite de grandes quantités de données.
  • Capacités de recherche avancées : FileNet Content Manager vous permet de localiser rapidement des documents à l'aide de métadonnées et d'une recherche en texte intégral. Cela vous aide à trouver efficacement du contenu spécifique, ce qui est idéal pour gagner du temps dans les tâches de gestion de documents.
  • Informations sur le contenu alimentées par l'IA : Il est essentiel d'analyser des données non structurées, et FileNet Content Manager le rend possible en exploitant des outils basés sur l'IA. Cela vous aide à extraire des informations et à automatiser la classification du contenu, ce qui constitue un excellent moyen d'améliorer la productivité.
  • Collaboration de contenu : Cette fonctionnalité est idéale pour faciliter la collaboration en temps réel. Je peux facilement partager, modifier et annoter des documents dans FileNet Content Manager sans avoir à passer d'un outil à l'autre. C'est l'une des meilleures options pour rationaliser le travail d'équipe.
  • Stockage sécurisé des documents : Il est utile de garantir la sécurité des données grâce à des contrôles d'accès basés sur les rôles et au cryptage. FileNet Content Manager vise à protéger les informations sensibles tout en maintenant la conformité avec les réglementations du secteur.
  • Automatisation du flux de travail: Cette solution est idéale pour automatiser les flux de travail centrés sur les documents. FileNet Content Manager vous permet d'améliorer l'efficacité et de gérer les tâches de manière cohérente, ce qui constitue le moyen le plus efficace de simplifier les processus répétitifs.
  • Gestion de contenu évolutive : Je considère que l'évolutivité est essentielle pour gérer les besoins croissants de l'entreprise. FileNet Content Manager offre un excellent moyen de gérer de gros volumes de documents grâce à son architecture évolutive, ce qui en fait une solution parfaite pour les organisations de toutes tailles.

Avantages

  • Organisation efficace des documents pour une gestion transparente
  • Optimisez les flux de travail grâce à des fonctionnalités d'automatisation robustes
  • Permet un contrôle précis des versions pour une meilleure collaboration

Inconvénients

  • Cela semble complexe pour des projets simples

Prix :

FileNet Content Manager est une solution de gestion de contenu robuste. Demandez un devis au service commercial.

Lien : https://www.ibm.com/products/filenet-content-manager


11) Projets Zoho

Zoho Projects est un outil formidable pour la gestion de documents et la collaboration. J'ai testé cet outil et je l'ai trouvé excellent pour planifier des projets, attribuer des tâches et rester en contact avec mon équipe. À mon avis, c'est l'une des meilleures solutions pour gérer différents types de fichiers tels que des documents, des graphiques, des vidéos, des rapports et des feuilles de calcul en un seul endroit. Il est utile de partager les fichiers de votre organisation sans aucune complexité. Je recommande cet outil pour suivi et gestion des versions de documents avec facilité. Sa fonction de recherche vous permet de localiser rapidement des fichiers par mots-clés dans le titre ou le contenu, ce qui en fait un choix supérieur.

Zoho Projets

Caractéristiques :

  • Stockage de fichiers centralisé : Zoho Projects vous permet de gérer tous vos fichiers, y compris les documents, les feuilles de calcul et les graphiques, dans un emplacement centralisé. Cela vous permet d'éviter l'encombrement et de tout organiser au même endroit.
  • Contrôle de version: Je peux confirmer que Zoho Projects offre l'un des meilleurs moyens de suivre les modifications, les révisions et les mises à jour. Il vous aide à maintenir la clarté sur les versions de fichiers avec des notes détaillées et des informations sur l'auteur.
  • Outils de recherche puissants : Il est essentiel de localiser rapidement des fichiers, et les puissants outils de recherche de Zoho Projects vous permettent de trouver des documents à l'aide de titres ou de mots-clés. Cela peut contribuer à rationaliser les flux de travail des projets.
  • Collaboration en temps réel : Cette fonctionnalité vous permet d'annoter, de commenter et de réviser des fichiers en temps réel. C'est un excellent moyen de réduire les problèmes de communication et d'assurer un travail d'équipe fluide.
  • Organisation hiérarchique des dossiers : Il est judicieux d'utiliser des dossiers hiérarchiques dans Zoho Projects. Cela vous permet d'organiser les fichiers en fonction du flux de travail de votre équipe, ce qui rend la navigation simple et intuitive.
  • Journaux d'audit : Les journaux d'audit dans Zoho Projects vous aident à maintenir la transparence et la conformité. Cela peut aider à suivre toutes les activités des documents, y compris les modifications et les visites, de manière structurée.
  • Gestion automatisée des flux de travail : L'automatisation des tâches répétitives telles que le suivi des révisions est l'un des moyens les plus simples de gagner du temps. Zoho Projects vous aide à améliorer l'efficacité en gérant les flux de travail de manière transparente.

Avantages

  • Zoho Projects est riche en fonctionnalités pour des besoins variés
  • Les outils de collaboration permettent une communication d'équipe transparente
  • Offre une gamme d'options de personnalisation pour plus de flexibilité

Inconvénients

  • Complexe pour des projets simples
  • La version gratuite limitée restreint certaines fonctionnalités

Prix :

Zoho Projects propose des forfaits à partir de 4.25 $ par mois, avec une remise de 20 % pour les paiements annuels. Essayez-le gratuitement avec un essai de 10 jours. Aucune carte de crédit n'est requise.

Lien : https://www.zoho.com/projects/

Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents ?

Le système de gestion de documents est une solution automatisée basée sur le cloud permettant de créer, d'organiser, de partager et de sécuriser des documents et des fichiers professionnels. Il vous permet de suivre la version de votre document sans aucun problème. Ce système de stockage cloud fournit un flux de travail d'examen et d'approbation plus rapide pour les différentes parties prenantes situées dans plusieurs emplacements géographiques. Il vous permet d’accéder facilement aux documents professionnels depuis les tablettes et les smartphones.

Comment avons-nous choisi le meilleur logiciel de gestion de documents ?

Choisissez le meilleur logiciel de contrôle de documents

At Guru99, nous accordons la priorité à la crédibilité et nous efforçons de fournir des informations précises, pertinentes et objectives. Après avoir consacré plus de 110 heures à la recherche de plus de 39 meilleurs systèmes de gestion de documentsJ'ai soigneusement sélectionné les meilleures options, gratuites et payantes. Cette offre complète guide offre une approche approfondie examinez les fonctionnalités, les avantages et les inconvénients de chaque système, ainsi que les prix, en vous assurant que vous disposez des des informations fiables Il est nécessaire de prendre une décision éclairée. Lors de la sélection du meilleur logiciel de contrôle ou de gestion de documents, des facteurs tels que la sécurité, l'interface utilisateur et les capacités d'intégration sont essentiels. Consultez ci-dessous les facteurs importants pour vous assurer que le logiciel répond à vos besoins spécifiques.

  • Recherche: Vous devez rechercher une grande variété d'options pour trouver rapidement les fichiers nécessaires. C'est bien qu'il vous permette de rechercher des documents par nom, contenu, type et date de modification.
  • Structure de fichier simple : Le système de gestion de documents doit avoir une structure de fichiers facile à utiliser.
  • Contrôle de version: Le contrôle de version ou la gestion des versions est une fonctionnalité importante du logiciel de gestion de documents qui vous permet de suivre les modifications apportées aux fichiers. Le meilleur DMS doit également conserver une archive des anciennes versions. Par conséquent, vous pouvez facilement voir les modifications dans les documents.
  • Accès mobile: Il faut rechercher le système de gestion de documents accessible via les tablettes et les smartphones. Cela vous permettra de visualiser, modifier et partager des fichiers depuis n'importe quel endroit.
  • Intégration: Le système de gestion de documents doit facilement s'intégrer à d'autres logiciels que vous utilisez déjà, comme le logiciel CRM et le client de messagerie.
  • Balayage: Le logiciel de gestion de documents doit fournir une fonction de numérisation de documents.
  • Sécurité : Le système de gestion de documents doit vous permettre d'attribuer des autorisations à un utilisateur particulier pour accéder aux dossiers et aux fichiers.

Quelle est la meilleure façon de déposer des documents ?

Voici les meilleures façons de déposer des documents :

  • Système de classement alphabétique : La meilleure façon de classer des documents est de classer vos documents par ordre alphabétique. Le nom d'un dossier doit correspondre au nom des documents.
  • Système de classement numérique : Les entreprises qui ont besoin d'un certain nombre de documents comme des factures devraient créer un système de classement numérique.
  • Système de classement des catégories : Vous devez organiser vos fichiers en fonction de catégories telles que les données personnelles, marketing, administratives et clients. Il est également possible d'inclure des sous-thèmes pour chaque catégorie selon vos besoins.

Comment fonctionne un système de gestion électronique de documents ?

Voici le processus de travail d'un système de gestion de documents :

  • Capturer des documents : La fonction de capture de documents vous aidera à enregistrer vos fichiers afin que vous puissiez les retrouver facilement plus tard. Ceci est possible grâce à la fonction d’indexation de DMS. Vous pouvez également ajouter des métadonnées pour les rechercher sans problème.
  • Stockage central des documents : Un DMS dispose d’un stockage central des documents. Ceci est important pour gérer et conserver des documents provenant de plusieurs endroits.
  • Récupération et distribution de documents : Un DMS comprend la récupération et la distribution de documents. Il est important de vous assurer que vous utilisez et partagez vos documents sans aucun problème.

Quelles sont les options de déploiement du logiciel de gestion de documents ?

Il existe deux options de déploiement pour le logiciel de gestion de documents : 1) un logiciel basé sur le cloud et 2) un logiciel sur site.

1. Logiciel basé sur le cloud :

Les logiciels basés sur le cloud sont hébergés sur Internet au lieu d'être installés sur votre PC. Il vous permet d'accéder à vos documents depuis n'importe quel endroit.

Le logiciel basé sur le cloud propose les options de déploiement suivantes :

  • Il réduit les coûts de gestion des documents et offre une évolutivité facile.
  • Les données sont stockées sur des serveurs tiers. Cela réduira le fardeau de son contrôle.
  • Accessible depuis n’importe quel appareil connecté à Internet.

2. Logiciel sur site :

Les logiciels sur site sont généralement des applications installées sur le système local. Il vous permet de configurer, gérer et contrôler vos données en toute simplicité.

Le logiciel sur site propose les options de déploiement suivantes :

  • Ce type de logiciel a des coûts initiaux plus élevés mais n’entraîne aucune dépense récurrente.
  • Cela prend un long temps de mise en œuvre.
  • Les mises à jour relèvent de la responsabilité de l'utilisateur.
  • Toutes vos données sont stockées sur des serveurs autogérés qui donnent aux utilisateurs un bon contrôle sur celles-ci.
  • Il est personnalisable en termes de contrôle et de sécurité des données.

Verdict

Logiciel de gestion de documents simplifie l'organisation, le stockage et l'accès aux fichiers en toute sécurité. Je le trouve essentiel pour les entreprises qui cherchent à rationaliser les flux de travail et à améliorer la collaboration en équipe. Il s'agit d'une solution sécurisée et fiable offrant des fonctionnalités de contrôle de version, de conformité et d'intégration. Consultez mon verdict ci-dessous pour connaître les outils les mieux notés dans cette catégorie.

  • Zoho WorkDrive: Une plateforme robuste offrant une recherche intelligente, un contrôle de version illimité, une collaboration transparente et une intégration avec plus de 5000  applications. Elle est sécurisée, conviviale et idéale pour les entreprises de toutes tailles.
  • Feuille intelligente: Un outil complet pour automatiser les flux de travail et gérer des projets avec des options de reporting et d'intégration en direct.
  • Icedrive: Une solution sécurisée et économique avec cryptage à connaissance nulle, mise en cache intelligente et fonctionnalités de partage de fichiers fiables.

FAQs

Oui. Les systèmes DMS avancés fournissent une fonction de contrôle de version automatisée. Il vous aide à gérer toutes les versions de vos fichiers. Le système de gestion de documents vous permet également de récupérer instantanément les fichiers nécessaires sans aucun problème.

Oui. Un bon système de gestion électronique de documents possède des fonctionnalités de numérisation de documents. Il vous aide à numériser vos factures papier, formulaires et autres fichiers précieux.

Voici quelques-unes des tendances importantes que l’on peut observer sur le marché des systèmes de gestion de documents :

  • Outils adaptés aux appareils mobiles : Les fournisseurs de systèmes de gestion de documents développent des outils adaptés aux mobiles qui vous offrent une expérience transparente entre votre PC et votre smartphone. Par conséquent, fournir une interface intuitive sur le téléphone devient également crucial.
  • Capacités de collaboration : Les logiciels de gestion de documents offrent des fonctionnalités collaboratives telles que l'accès aux fichiers en mode bloc. De nombreux outils intègrent également des sites sociaux pour améliorer les compétences de travail en équipe et réduire les erreurs lorsque plusieurs utilisateurs travaillent sur le même document.

Voici quelques intégrations importantes du logiciel de gestion de documents :

  • Comptabilité: Il vous aidera à gérer et stocker vos documents fiscaux, vos informations financières, vos factures clients et votre gestion de projet.
  • CRM: Il vous permet de transférer, stocker et organiser les détails des prospects clients.
  • Courriel: Vous pouvez intégrer Microsoft Outlook sur votre PC car il vous permet de stocker et de gérer vos e-mails en toute simplicité.
  • DigiSignature réelle : Il vous permet automatiquement de capturer une signature numérique sur les fichiers.