Tietojärjestelmän tyypit: MIS, TPS, DSS, pyramidikaavio

Tyypillinen organisaatio on jaettu operatiiviseen, keskitasoon ja ylempään tasoon. Käyttäjien tietovaatimukset vaihtelevat kullakin tasolla. Tätä varten on olemassa useita tietojärjestelmiä, jotka tukevat organisaation jokaista tasoa.

Tämä opetusohjelma tutkii erityyppisiä tietojärjestelmiä, niitä käyttävää organisaatiotasoa ja tietyn tietojärjestelmän ominaisuuksia.

Pyramidikaavio organisaatiotasoista ja tietovaatimuksista

Organisaation eri tasojen ymmärtäminen on välttämätöntä omilla tasoillaan toimivien käyttäjien tarvitsemien tietojen ymmärtämiseksi.

Seuraava kaavio havainnollistaa tyypillisen organisaation eri tasoja.

Pyramidikaavio
Pyramidikaavio

Operahallintotaso

Operatiivinen taso koskee organisaation päivittäisten liiketoimien suorittamista.

Esimerkkejä tämän tason käyttäjistä ovat myyntipisteiden kassat, pankkikassat, sairaanhoitajat sairaalassa, asiakaspalveluhenkilökunta jne.

Tämän tason käyttäjät tekevät jäsenneltyjä päätöksiä. Tämä tarkoittaa, että heillä on määritellyt säännöt, jotka ohjaavat heitä tehdessään päätöksiä.

Esimerkiksi jos myymälä myy tuotteita luotolla ja niillä on luottopolitiikka, jossa lainaukselle on asetettu tietty raja. Kaikki mitä myyjä tarvitsee päättää, antaako asiakkaalle luottoa vai ei, perustuu järjestelmän tämänhetkisiin luottotietoihin.

Taktisen hallinnan taso

Tätä organisaatiotasoa hallitsevat keskitason johtajat, osastopäälliköt, esimiehet jne. Tämän tason käyttäjät yleensä valvovat käyttäjien toimintaa operatiivisen johtamisen tasolla.

Taktiset käyttäjät tekevät puolistrukturoituja päätöksiä. Päätökset perustuvat osittain asetettuihin ohjeisiin ja tuomitseviin vaatimuksiin. Esimerkiksi taktinen johtaja voi tarkistaa asiakkaan luottorajan ja maksuhistorian ja päättää tehdä poikkeuksen nostaakseen tietyn asiakkaan luottorajaa. Päätös on osittain jäsennelty siinä mielessä, että taktisen johtajan on tunnistettava olemassa olevien tietojen perusteella organisaatiota hyödyttävä maksuhistoria ja sallittu korotusprosentti.

Strategisen johtamisen taso

Tämä on organisaation korkein taso. Tämän tason käyttäjät tekevät jäsentymättömiä päätöksiä. Ylimmän tason johtajat ovat huolissaan organisaation pitkän aikavälin suunnittelusta. He käyttävät taktisten johtajien tietoja ja ulkopuolista dataa ohjaamaan heitä tehdessään jäsentymättömiä päätöksiä.

Transaction Processing System (TPS)

Tapahtumankäsittelyjärjestelmiä käytetään organisaation päivittäisten liiketapahtumien kirjaamiseen. Käyttäjät käyttävät niitä operatiivisen johtamisen tasolla. Tapahtumankäsittelyjärjestelmän päätavoitteena on vastata rutiinikysymyksiin, kuten;

  • Miten tulostimia myytiin tänään?
  • Kuinka paljon varastoa meillä on käsillä?
  • Mikä on John Doen erääntyvä erä?

Kirjaamalla päivittäiset liiketapahtumat TPS-järjestelmä tarjoaa vastaukset yllä oleviin kysymyksiin oikea-aikaisesti.

  • Operatiivisten johtajien tekemät päätökset ovat rutiineja ja hyvin jäsenneltyjä.
  • Tapahtumankäsittelyjärjestelmästä tuotetut tiedot ovat erittäin yksityiskohtaisia.

Esimerkiksi pankit, jotka myöntävät lainoja, edellyttävät, että yrityksellä, jossa henkilö työskentelee, on oltava yhteisymmärryspöytäkirja (MoU) pankin kanssa. Jos lainaa hakee henkilö, jonka työnantajalla on yhteisymmärryspöytäkirja pankista, operatiivisen henkilöstön tarvitsee vain tarkistaa toimitetut asiakirjat. Jos ne täyttävät vaatimukset, lainahakemusasiakirjat käsitellään. Jos ne eivät täytä vaatimuksia, asiakasta kehotetaan ottamaan yhteyttä taktiseen johtohenkilöön nähdäkseen mahdollisuus allekirjoittaa yhteisymmärryspöytäkirja.

Esimerkkejä tapahtumankäsittelyjärjestelmistä ovat;

  • Myyntipistejärjestelmät – tallentaa päivittäisen myynnin
  • Palkanlaskentajärjestelmät – työntekijöiden palkkojen käsittely, lainojen hallinta jne.
  • Varastonhallintajärjestelmät – varastotasojen seuranta
  • Lentoyhtiöiden varausjärjestelmät – lentojen varausten hallinta

Johdon tietojärjestelmä (MIS)

Hallintatietojärjestelmät (MIS) Taktiset johtajat käyttävät niitä seuratakseen organisaation nykyistä suorituskykyä. Tapahtumankäsittelyjärjestelmän tulosta käytetään syötteenä johtamistietojärjestelmään.

MIS-järjestelmä analysoi syötteen rutiinialgoritmeilla eli kokoaa, vertailee ja tiivistää tulokset tuotettuihin raportteihin, joita taktiset johtajat käyttävät seuraamaan, hallitsemaan ja ennustamaan tulevaa suorituskykyä.

Esimerkiksi myyntipistejärjestelmän syötteitä voidaan käyttää analysoimaan hyvin toimivien ja huonosti toimivien tuotteiden trendejä. Näitä tietoja voidaan käyttää tulevien varastotilausten tekemiseen eli hyvin toimivien tuotteiden tilausten lisäämiseen ja huonosti toimivien tuotteiden tilausten vähentämiseen.

Esimerkkejä johtamistietojärjestelmistä ovat;

  • Myynnin hallintajärjestelmät – he saavat tietoa myyntipistejärjestelmästä
  • Budjetointijärjestelmät – antaa yleiskatsauksen siitä, kuinka paljon rahaa organisaatiossa käytetään lyhyellä ja pitkällä aikavälillä.
  • Henkilöstöjohtamisjärjestelmä – työntekijöiden yleinen hyvinvointi, henkilöstön vaihtuvuus jne.

Taktiset johtajat ovat vastuussa puolistrukturoidusta päätöksestä. MIS-järjestelmät tarjoavat strukturoidun päätöksen tekemiseen tarvittavat tiedot ja taktisten johtajien kokemuksen perusteella arvioivat eli ennustavat, kuinka paljon tavaraa tai varastoa pitäisi tilata toiselle vuosineljännekselle ensimmäisen vuosineljänneksen myynnin perusteella.

Päätöksen tukijärjestelmä (DSS)

Päätöksen tukijärjestelmät ylin johto käyttää niitä epärutiinipäätösten tekemiseen. Päätöksentukijärjestelmät käyttävät syötettä sisäisistä järjestelmistä (tapahtumankäsittelyjärjestelmät ja johtamistietojärjestelmät) ja ulkoisista järjestelmistä.

Päätöksentukijärjestelmien päätavoitteena on tarjota ratkaisuja ongelmiin, jotka ovat ainutlaatuisia ja muuttuvat usein. Päätöksen tukijärjestelmät vastaavat mm.

  • Mikä vaikutus työntekijöiden suoritukseen vaikuttaisi, jos tuotantoerän kaksinkertaistuisi tehtaalla?
  • Mitä tapahtuisi myynnillemme, jos markkinoille tulisi uusi kilpailija?

Päätöksen tukijärjestelmät käyttävät kehittyneitä matemaattisia malleja ja tilastollisia tekniikoita (todennäköisyyslaskenta, ennustava mallinnus jne.) tarjotakseen ratkaisuja, ja ne ovat erittäin vuorovaikutteisia.

Esimerkkejä päätöksenteon tukijärjestelmistä ovat;

  • Taloussuunnittelujärjestelmät – Sen avulla johtajat voivat arvioida vaihtoehtoisia tapoja saavuttaa tavoitteet. Tavoitteena on löytää optimaalinen tapa tavoitteen saavuttamiseksi. Esimerkiksi yrityksen nettotulos lasketaan käyttämällä kaavaa Kokonaismyynti vähennettynä (tavarakustannukset + kulut). Taloussuunnittelujärjestelmä mahdollistaa sen, että ylimmät johtajat voivat kysyä entä jos kysymyksiä ja muuttaa arvoja kokonaismyynnille, tavaran kustannuksille jne. nähdäkseen päätöksen vaikutuksen ja nettotulokseen ja löytääkseen optimaalisen tavan.
  • Pankkilainanhallintajärjestelmät – sitä käytetään lainanhakijan luottokelpoisuuden tarkistamiseen ja lainan takaisinperimisen todennäköisyyden ennustamiseen.

Tekoälytekniikat liiketoiminnassa

Tekoäly järjestelmät jäljittelevät ihmisten asiantuntemusta tunnistaakseen kuvioita suurista tietokokonaisuuksista. Yritykset, kuten Amazon, Facebook ja Google jne. käyttävät tekoälytekniikoita sinulle tärkeimpien tietojen tunnistamiseen.

Otetaan esimerkiksi Facebook, Facebook tekee yleensä erittäin tarkkoja ennusteita ihmisistä, jotka saatat tuntea tai käydä koulua. He käyttävät tietoja, jotka annat heille, tietoja, joita ystäväsi tarjoavat, ja tekevät näiden tietojen perusteella ennusteita ihmisistä, jotka saatat tuntea.

Amazon käyttää tekoälytekniikoita myös ehdottaakseen tuotteita, jotka sinun pitäisi ostaa myös sen perusteella, mitä olet tällä hetkellä hankkimassa.

Google myös käyttää tekoäly antaaksemme sinulle osuvimmat hakutulokset, jotka perustuvat vuorovaikutukseesi Googlen kanssa ja sijaintiisi.

Nämä tekniikat ovat suuresti edistäneet näiden yritysten menestystä, koska ne pystyvät tarjoamaan lisäarvoa asiakkailleen.

Online Analytical Processing (OLAP)

Online-analyyttinen käsittely (OLAP) käytetään moniulotteisen datan kyselyyn ja analysointiin sekä informaation tuottamiseen, jota voidaan tarkastella eri tavoin käyttämällä useita ulottuvuuksia.

Oletetaan, että yritys myy kannettavia tietokoneita, pöytäkoneita ja Puhelinnumero laite. Niillä on neljä (4) haaraa A, B, C ja D. OLAPin avulla voidaan tarkastella kunkin tuotteen kokonaismyyntiä kaikilla alueilla ja verrata toteutunutta myyntiä ennakoituun myyntiin.

Jokainen tieto, kuten tuote, myynnin määrä, myyntiarvo edustaa eri ulottuvuutta

OLAP-järjestelmien päätavoitteena on tarjota vastauksia ad hoc -kyselyihin mahdollisimman lyhyessä ajassa riippumatta käytettävien tietojoukkojen koosta.