Mikä on MIS? Johdanto ja määritelmä

Mikä on MIS?

MIS on tietotekniikan, ihmisten ja liiketoimintaprosessien käyttö tietojen tallentamiseen, tallentamiseen ja käsittelyyn tuottaakseen tietoa, jota päätöksentekijät voivat käyttää päivittäisten päätösten tekemiseen. MIS:n täysi muoto on Johdon tietojärjestelmä. MIS:n tarkoituksena on poimia tietoja erilaisista lähteistä ja saada oivalluksia, jotka edistävät liiketoiminnan kasvua.

MIS:n tarve

Seuraavassa on joitain perusteita sille, miksi MIS-järjestelmä.

Päättäjät tarvitsevat tietoa tehdäkseen tehokkaita päätöksiä. Management Information Systems (MIS) mahdollistaa tämän.
MIS-järjestelmät helpottavat viestintää organisaation sisällä ja ulkopuolella – Organisaation työntekijät pääsevät helposti käsiksi päivittäiseen toimintaan tarvittaviin tietoihin. Helpot, kuten lyhytsanomapalvelu (SMS) ja sähköposti, mahdollistavat viestinnän asiakkaiden ja toimittajien kanssa organisaation käyttämän MIS-järjestelmän sisällä.
Kirjanpito – Johdon tietojärjestelmät tallentavat kaikki organisaation liiketapahtumat ja tarjoavat viitekohdan tapahtumille.

MIS:n osat

Tyypillisen pitkän MIS-muodon (Management Information System) pääkomponentit ovat:

Ihmiset – tietojärjestelmää käyttävät ihmiset
Päiväys – tiedot, jotka tietojärjestelmä tallentaa
Liiketoimintamenettelyt – käyttöönotetut menettelyt tietojen tallentamiseksi, tallentamiseksi ja analysoimiseksi
Palvelimet – Näitä ovat palvelimet, työasemat, verkkolaitteet, tulostimet jne.
Tuotteemme – Nämä ovat ohjelmia, joita käytetään tietojen käsittelyyn. Näitä ovat ohjelmat, kuten taulukkolaskentaohjelmat, tietokantaohjelmistot jne.

Tietojärjestelmien tyypit

Käyttäjän käyttämän tietojärjestelmän tyyppi riippuu hänen tasosta organisaatiossa. Seuraava kaavio näyttää organisaation kolme pääkäyttäjätasoa ja heidän käyttämänsä tietojärjestelmän tyypin.

Transaction Processing Systems (TPS)

Tämän tyyppistä tietojärjestelmää käytetään yrityksen päivittäisten tapahtumien tallentamiseen. Esimerkki tapahtumankäsittelyjärjestelmästä on myyntipistejärjestelmä (POS). Päivittäisen myynnin kirjaamiseen käytetään POS-järjestelmää.

Hallintatietojärjestelmät (MIS)

Johdon tietojärjestelmiä, lyhennettynä MIS, käytetään ohjaamaan taktisia johtajia tekemään puolistrukturoituja päätöksiä. Tapahtumankäsittelyjärjestelmän lähtöä käytetään tulona MIS-järjestelmään.

Päätöksen tukijärjestelmät (DSS)

Päätöksen tukijärjestelmiä käyttävät huipputason johtajat tehdäkseen puolistrukturoituja päätöksiä. Johtamistietojärjestelmän tulosta käytetään syötteenä päätöksenteon tukijärjestelmään. DSS-järjestelmät saavat dataa myös ulkoisista lähteistä, kuten nykyisistä markkinavoimista, kilpailusta jne.

Manuaaliset tietojärjestelmät VS tietokoneistetut tietojärjestelmät (MIS)

Data on minkä tahansa liiketoimintayksikön verenkierto. Jokainen organisaatiossa tarvitsee tietoa tehdäkseen päätöksiä. Tietojärjestelmä on organisoitu tapa tallentaa, tallentaa ja hakea tietoa.

Tässä osiossa tarkastellaan manuaalisia tietojärjestelmiä vs. tietokoneistettuja tietojärjestelmiä.

Manuaalinen tietojärjestelmä

Manuaalinen tietojärjestelmä ei käytä tietokoneistettuja laitteita. Tietojen tallentaminen, tallentaminen ja haku tapahtuu manuaalisesti tietojärjestelmästä vastaavien henkilöiden toimesta.

Seuraavat ovat manuaalisen tietojärjestelmän tärkeimmät osat

Ihmiset -ihmiset ovat tietojärjestelmän vastaanottajia
Liiketoimintamenettelyt -nämä ovat käyttöönotettuja toimenpiteitä, jotka määrittelevät säännöt tietojen käsittelylle, tallentamiselle, analysoinnille ja tiedon tuottamiselle
Tiedot -nämä ovat kirjattuja päivittäisiä tapahtumia
Arkistointijärjestelmä - tämä on organisoitu tapa tallentaa tietoa
Raportit -raportit luodaan manuaalisen arkistointijärjestelmän tietojen analysoinnin ja kokoamisen jälkeen.

Seuraava kaavio havainnollistaa, kuinka tyypillinen manuaalinen tietojärjestelmä toimii

Manuaalisen tietojärjestelmän edut ja haitat

edut:

Seuraavat ovat manuaalisten tietojärjestelmien edut

Kustannustehokas - se on halvempaa verrattuna tietokoneistettuun järjestelmään, koska ei tarvitse ostaa kalliita laitteita, kuten palvelimia, työasemia, tulostimia jne.
Joustava –kehittyvät liiketoiminnan vaatimukset voidaan helposti sisällyttää liiketoimintamenettelyihin ja ottaa käyttöön välittömästi

Haitat:

Seuraavassa on joitain manuaalisen tietojärjestelmän haittoja.

Aikaavievä -kaikki tiedot on tarkistettava ennen arkistointia. Tämä on aikaa vievä tehtävä, kun sen tekee ihmiset. Tietojen hakeminen arkistointijärjestelmästä vie myös huomattavasti aikaa
altis virheille - ihmisten todentama ja validoima tietojen tarkkuus on alttiimpi virheille kuin tietokoneistettujen järjestelmien suorittama varmentaminen ja validointi.
turvallisuuden puute - manuaalisten järjestelmien turvallisuus toteutetaan rajoittamalla pääsyä tiedostohuoneeseen. Kokemus osoittaa, että asiattomat ihmiset pääsevät helposti arkistointihuoneeseen
Tietojen päällekkäisyys –Useimmilla organisaation osastoilla on oltava pääsy samoihin tietoihin. Manuaalisessa järjestelmässä on yleistä monistaa nämä tiedot, jotta ne ovat helposti kaikkien valtuutettujen käyttäjien saatavilla. Haaste tulee vastaan, kun samat tiedot on päivitettävä
Tietojen epäjohdonmukaisuus - Tietojen päällekkäisyyden vuoksi on hyvin yleistä, että yhden tiedoston tiedot päivitetään ja muita tiedostoja ei päivitetä. Tämä johtaa tietojen epäjohdonmukaisuuteen
Varmuuskopioiden puute - jos tiedosto katoaa tai sitä käsitellään väärin, tietojen palauttamisen mahdollisuudet ovat lähes nolla.

Tietokoneistettu tietojärjestelmä

Tietokoneistettuja järjestelmiä kehitettiin vastaamaan manuaalisten tietojärjestelmien haasteisiin. Suurin ero manuaalisen ja tietokoneistetun tietojärjestelmän välillä on, että tietokonejärjestelmä käyttää ohjelmiston ja laitteiston yhdistelmää tietojen tallentamiseen, tallentamiseen, analysoimiseen ja hakemiseen.

Tietokoneistetun tietojärjestelmän (MIS) edut ja haitat

Seuraavassa on joitain tietokoneistetun tietojärjestelmän haittoja.

edut:

Seuraavat ovat tietokoneistettujen tietojärjestelmien edut

Nopea tietojenkäsittely ja tiedonhaku – tämä on yksi tietokoneistetun tietojärjestelmän suurimmista eduista. Se käsittelee tietoja ja hakee tietoja nopeammin. Tämä johtaa parempaan asiakas/asiakaspalveluun
Parannettu tietojen tarkkuus – helppo toteuttaa tietojen validointi ja varmennustarkistukset tietokoneistettuun järjestelmään verrattuna manuaaliseen järjestelmään.
Parannettu turvallisuus – Tietokantapalvelimelle pääsyn rajoittamisen lisäksi tietokoneistettu tietojärjestelmä voi toteuttaa muitakin turvatoimia, kuten käyttäjän todennusta, biometrisiä todennusjärjestelmiä, käyttöoikeuksien valvontaa jne.
Vähentynyt tietojen päällekkäisyys – tietokantajärjestelmät on suunniteltu siten, että tietojen päällekkäisyys minimoidaan. Tämä tarkoittaa, että yhden osaston tietojen päivittäminen tuo ne automaattisesti muiden osastojen saataville
Parannetut varmuuskopiojärjestelmät – nykytekniikalla varmuuskopiot voidaan tallentaa pilveen, mikä helpottaa tietojen palauttamista, jos tietojen tallentamiseen käytetylle laitteistolle ja ohjelmistolle tapahtuu jotain
Helppo pääsy tietoihin - useimpien yritysjohtajien täytyy matkustaa ja silti pystyä tekemään päätös tietojen perusteella. Verkko ja Puhelinnumero tekniikat mahdollistavat tietojen käytön mistä tahansa.