Projektin kustannusarvio ja budjetointi projektinhallinnassa

by: Jonathan Reed Jonathan Reed
Hours Päivitetty

⚡ Älykäs yhteenveto

Projektin kustannusten arviointi ja budjetointi on prosessi, jossa arvioidaan ja hallitaan projektin kokonaiskustannuksia. Se yhdistää kustannusten hallinnan, arviointitekniikat ja budjettisuunnittelun laadun, henkilöstöresurssien ja viestinnän hallintaan projektien toteuttamiseksi laajuuden ja budjetin puitteissa.

  • 💰 Kulujen hallinta: Projektikustannusten hallinta suunnittelee ja valvoo budjettia määrittämällä kunkin projektin tuotoksen edellyttämät kustannukset.
  • 📐 Arviointitekniikat: Analoginen, parametrinen ja alhaalta ylöspäin suuntautuva arviointi johtaa projektin kustannukset aiemmista tiedoista, parametreista ja työrakenteen erittelystä.
  • ️ Budjettisuunnittelu: Budjetointi tapahtuu rinnakkain aikataulutuksen kanssa ja riippuu kustannusarvioista, tehtävien kestoista ja allokoiduista resursseista sekä riskivarasta.
  • ✅ Laadun suunnittelu: Laadun suunnittelu, laadunvarmistus ja laadunvalvonta pitävät tuotokset määriteltyjen standardien ja mittareiden mukaisina.
  • 👥 Ihmiset ja viestintä: Henkilöstöhallinnon ja viestinnän hallinta organisoi tiimin ja transmit projektitiedot sidosryhmille.
Lue lisää

Projektin kustannusarviointi ja budjetointi

Projektin kustannusten hallinta

Projektin kustannusten hallinta määritellään prosessiksi, jossa projektikustannuksia ja -budjettia suunnitellaan ja valvotaan tehokkaasti ja tuloksellisesti. Se määrittelee, mitä kustannuksia tarvitaan projektin kunkin tuotoksen saavuttamiseksi. Se sisältää erilaisia ​​projektinhallinnan toimintoja, kuten arviointia, työnohjausta, kenttätiedonkeruuta, aikataulutusta, kirjanpitoa, suunnittelua ja paljon muuta.

Hankkeen kustannukset voidaan arvioida useista prosessilähteistä (esimerkkejä alla):

  • Työn jakautumisrakenteen luominen (WBS)
  • Kehitä aikataulu
  • Suunnittele henkilöresurssit
  • Riskien tunnistaminen

Kustannustenhallinnan panoksiin kuuluvat:

  • Projektinhallintasuunnitelma
  • Hankkeen peruskirja
  • Yrityksen ympäristötekijät
  • Organisaation prosessivarat

Vaikka tämän tuotos on:

  • Kustannushallintasuunnitelma

Projektin kustannusarvion ja -laskennan laatiminen on erittäin tärkeä osa mitä tahansa ProjektinhallintaProjektin budjettia laskettaessa otetaan huomioon useita asioita, kuten työvoimakustannukset, tarvittavien laitteiden hankinta, materiaalikustannukset ja paljon muuta.

Mikä on projektin kustannusarvio?

Projektin kustannusarvio määritellään prosessiksi, jolla arviotaan hankkeen kokonaiskustannukset. Kustannusarvion ja budjetoinnin tarkkuus Projektinhallinta riippuu projektin laajuuden eli laajuuden lähtötason tarkkuudesta ja yksityiskohdista. Laajuus määrittelee myös mahdolliset rajoitukset, kuten päivämäärän, resurssit tai budjetin. Riskirekisteri auttaa laskemaan kustannusten arviotyypit, ehdollisten toimien taustalla olevat kulut ja riskien hallitsemiseksi tehdyt kulut.

Projektin kustannusten arvioimiseksi sinun on luokiteltava eri kustannustyypit luokkiin, kuten:

  • Työvoimakustannukset
  • Laitteiden hinta
  • Tarvikkeiden kustannukset
  • Matkakustannukset
  • Koulutuksen kustannukset
  • Yleiskulut yms.

Projektin kustannusten arvioinnissa käytetyt tekniikat

Projektin kustannusten arvioimiseen käytetään joitakin tekniikoita, kuten asiantuntija-arviointi, kolmen pisteen arviointi, varausanalyysi ja laatukustannukset.

Projektin kustannusten arvioimiseksi on kuitenkin muodollisesti käytössä muutamia päämenetelmiä (tekniikoita), jotka ovat seuraavat:

Analoginen estimointi

Tämä arviointitekniikka perustuu asiantuntija-arvioon ja aiemmista vastaavista projekteista saatuihin tietoihin, joissa aiemmin toteutetun vastaavan projektin kustannuksia tarkastellaan 20 prosentin lisäyksellä olemassa olevalle projektille.

Parametrinen estimointi

Aikaisempia tietoja tai tietueita käytetään nykyisen projektin kustannusten arvioimiseen.

Alhaalta ylös -arviointi

Kun olet määritellyt projektin laajuuden, tämä on luotettavin tekniikka. Tässä tekniikassa arvioit kunkin resurssin tai tuotoksen kustannukset työosuuden rakenteen perusteella.

Samoin on olemassa muita menetelmiä (tekniikoita), jotka voivat olla hyödyllisiä kustannusten arvioinnissa, kuten PERT-arviointi, toimittajan tarjousanalyysi ja muut.

Projektin budjetin suunnittelu

Tämän toiminnan päätarkoitus on kohdentaa ja valtuuttaa projektin loppuunsaattamiseksi tarvittavat raharesurssit. Budjetin määrittämisen tärkein tuotos on kustannus-suorituskyvyn perustaso. Se ei ainoastaan ​​määritä, mitä kustannuksia syntyy, vaan myös milloin kustannukset syntyvät. Budjetin määrittämisen lähtötietoihin kuuluvat seuraavat projektinhallinnan budjetointimenetelmät:

  • Toiminnan kustannusarviot
  • Arvioiden perusta
  • Soveltamisalan perusviiva
  • Projektiaikataulu
  • Resurssikalenterit
  • kanssatracts
  • Organisaation prosessivarat

Tämän prosessin tulos on:

  • Kustannustehokkuuden perustaso
  • Hankkeen rahoitusvaatimukset
  • Projektidokumenttien päivitykset

Projektin budjetointi suoritetaan rinnakkain projektin aikataulutusprosessin kanssa. Se on erittäin riippuvainen kolmesta osasta:

  • Hinta-arvio
  • Tehtävien kesto
  • Varatut resurssit

Projektin budjetoinnin ja kustannuslaskennan aikana projektipäällikkö kommunikoi eri henkilöiden kanssa, jotka vastaavat työpanoksen hallinnasta ja projektin kustannusten arvioinnista.

Hän käyttää erilaisia ​​projektin tulevaisuudensuunnitelmia, kuten projektin työrakennetta, kustannusarvioita, historiatietoja ja -tietoja, resurssitietoja ja käytäntöjä.

Ilman riskinarviointia budjetointiprosessi ei ole valmis. Riskinarviointiprosessissa otetaan huomioon tekijät, kuten ajanpuute, resurssien saatavuus, kehitystiimin kokemus, käytetty teknologia ja paljon muuta. Riskinarviointi voi olla 25–30 prosenttia projektin kokonaiskustannuksista.

AIHEESEEN LIITTYVÄT ARTIKKELIT

Projektin laadunhallintasuunnitelma

Laadunhallintaprosessien ryhmä koostuu kolmesta prosessista.

Suunnittele laatu

Laadun suunnitteluprosessiin kuuluu projektin kannalta olennaisten laatustandardien tunnistaminen ja niiden täyttäminen. Se sisältää myös laatumittareiden ja standarditoimenpiteiden tunnistamisen projektiprosesseille, sääntelyvaatimustenmukaisuusvaatimuksille, tuotteen toiminnallisuudelle, dokumentaatiolle ja muille tekijöille.

Suunnitelman laadunhallinnan panoksiin kuuluvat:

  • Projektinhallintasuunnitelma
  • Sidosryhmärekisteri
  • Riskirekisteri
  • Vaatimusdokumentaatio
  • Yrityksen ympäristötekijät
  • Organisaation prosessivarat

Laadunhallinnan tuotos on:

  • Laadunhallintasuunnitelma
  • Prosessin parantamissuunnitelma
  • Laatumittarit
  • Laadun tarkistuslistat
  • Projektidokumenttien päivitykset

Laadunvarmistus:

Tämä vaihe sisältää pääasiassa kaksi toimintoa: ensinnäkin projektin laadun analysoinnin ja toiseksi projektin laadun parantamisen. Kyseessä on prosessi, jossa auditoidaan laatuvaatimuksia ja laadunvalvontamittausten tuloksia sen varmistamiseksi, että laatustandardi säilyy koko prosessin ajan. Tämän lähtötiedot ovat samat kuin suunnitelman laadunhallinnan tuotokset.

Tämän prosessin tulos on:

  • Muutospyyntö
  • Projektinhallintasuunnitelma
  • Projektidokumenttien päivitykset
  • Organisaatioprosessin omaisuuspäivitykset

Laadunvalvonta

Tätä tehdään laadun valvomiseksi koko projektin elinkaaren ajan. Se määrittelee, miten laatustandardi voi täyttää määritellyt laatustandardit. Tulos Laadunvarmistus: toimii laadunvalvonnan syötteenä.

Vaikka tuloste on:

  • Laadunvalvontamittaukset
  • Vahvista muutokset
  • Tarkistetut toimitukset
  • Työn suoritustiedot
  • Muutospyyntö
  • Projektinhallintasuunnitelma
  • Projektidokumenttien päivitykset
  • Organisaation prosessiresurssien päivitykset

Projektin henkilöstöhallinto

Henkilöstöjohtaminen sisältää projektitiimin organisoinnin, hallinnan ja johtamisen prosessin. Se koostuu ihmisistä, joille on osoitettu rooleja ja vastuita projektin loppuun saattamiseksi. Henkilöstöjohtaminen käsittelee neljää prosessia.

Kehitä henkilöstösuunnitelma

Tässä vaiheessa määritellään projektin roolit ja vastuut, projektin organisaatiokaaviot ja henkilöstöhallintosuunnitelma.

Syöte tähän on:

  • Projektinhallintasuunnitelma
  • Toiminnan resurssivaatimukset
  • Yrityksen ympäristötekijät
  • Organisaation prosessivarat

Tuloste on seuraava:

  • Henkilöstöjohtamissuunnitelma

Hanki projektiryhmä

Tässä vaiheessa varmistetaan henkilöstöresurssien saatavuus ja projektitoimien loppuun saattamiseksi tarvittavan tiimin hankkiminen. Tämän vaiheen syöte olisi edellisen vaiheen tulos. Tämän vaiheen tulos olisi:

  • Projektihenkilöstön toimeksiannot
  • Resurssikalenterit
  • Projektinhallintasuunnitelman päivitykset

Kehitä projektitiimi

Tässä vaiheessa keskitytään tiimin tehokkuuden parantamiseen, tiimin jäsenten vuorovaikutukseen sekä tiimin ja projektin yleisen suorituskyvyn parantamiseen. Tämän vaiheen lähtötietona olisi edellisen vaiheen tuotos. Tämän vaiheen tuotos olisi:

  • Joukkueen suoritusarvioinnit
  • Yrityksen ympäristötekijöiden päivitykset

Hallitse projektiryhmää

Tämä prosessi sisältää tractiimin jäsenen suorituskykyä, ongelmien ratkaisemista, palautteen antamista ja tiimin johtamista projektin suorituskyvyn optimoimiseksi. Tämän vaiheen syöte olisi edellisen vaiheen tulos. Tämän vaiheen tulos olisi:

  • Muutospyyntö
  • Projektinhallintasuunnitelman päivitykset
  • Projektidokumenttien päivitykset
  • Yrityksen ympäristötekijöiden päivitykset
  • Organisaation prosessiresurssien päivitykset

Projektiviestinnän hallinta

Tässä projektiviestintä ei tarkoita suullista vuorovaikutusta toisten kanssa, vaan transmitprojektiin liittyvän tiedon tehokas jakaminen projektitiimin, sidosryhmien, projektipäälliköiden ja muiden kanssa. Siinä tulisi käsitellä riskienarviointeja ja -toimenpiteitä, projektisuunnitelmia, kokousten hallintaa ja toimenpiteitä, arviointeja ja läpikäyntejä sekä paljon muuta.

Tämä osio kattaa seuraavat keskeiset alueet:

Kommunikointi sidosryhmien kanssa

Se on kehitysprosessiping lähestymistapa, jolla kommunikoidaan tehokkaasti sidosryhmien kanssa ja ymmärretään heidän vaatimuksiaan. Tähän liittyvät tiedot olisivat seuraavat:

  • Projektinhallintasuunnitelma
  • Sidosryhmärekisteri
  • Yrityksen ympäristötekijät
  • Organisaation prosessivarat

Vaikka tämän tuloste on:

  • Viestinnän hallintasuunnitelma
  • Projektidokumenttien päivitykset

Hallitse viestintää

Se on prosessi, jossa projektitietoja tallennetaan, jaetaan, kerätään ja haetaan viestintäsuunnitelman mukaisesti. Tämän vaiheen lähtötiedot ovat:

  • Yrityksen ympäristötekijät
  • Organisaation prosessivarat
  • Työsuoritusraportit
  • Viestinnän hallintasuunnitelma

Vaikka tuloste olisi:

  • Projektin viestintä
  • Projektinhallintasuunnitelman päivitykset
  • Projektidokumenttien päivitykset
  • Organisaation prosessiresurssien päivitykset

Control Communications

Se on prosessi, jossa hallitaan ja valvotaan viestintää koko projektin elinkaaren ajan. Tämän vaiheen lähtötiedot olisivat:

  • Projektinhallintasuunnitelma
  • Projektin viestintä
  • Ongelmaloki
  • Työn suoritustiedot
  • Organisaation prosessivarat

Vaikka tämän vaiheen tuotos olisi:

  • Työn suoritustiedot
  • Muutospyynnöt
  • Projektinhallintasuunnitelman päivitykset
  • Projektidokumenttien päivitykset
  • Organisaatioprosessien päivitykset

UKK

Tekoäly analysoi historiallisia projektitietoja luodakseen nopeampia ja johdonmukaisempia kustannusarvioita ja merkitäkseen todennäköiset ylitykset. Se automatisoi parametrisen ja analogisen arvioinnin, mallintaa nopeasti useita budjettiskenaarioita ja päivittää ennusteita uusien toteutuneiden tietojen saapuessa projektin aikana.

Kyllä. Koneoppiminen havaitsee kustannusmalleja ja riskitekijöitä, joita ihmiset saattavat olla huomaamatta, mikä parantaa ennusteiden tarkkuutta ajan myötä. Arviot kuitenkin riippuvat edelleen puhtaista syöttötiedoista ja hyvin määritellystä laajuudesta, joten ihmisen tekemä tarkistus ennen hyväksyntää on edelleen välttämätöntä.

Kustannusarviointi tekee arvion yksittäisten toimintojen tai resurssien kustannuksista. Kustannusbudjetointi kokoaa nämä arviot hyväksytyksi kustannusten lähtötasoksi ja aikatauluttaa, milloin varoja käytetään. Arvio vastaa kysymykseen "kuinka paljon", kun taas budjetointi vastaa kysymykseen "kuinka paljon ja milloin".

Kustannustehokkuuden perustaso on hyväksytty, aikajaksotettu budjetti, jota käytetään projektin kustannusten mittaamiseen ja seurantaan. Se näyttää odotetut kustannukset ja niiden ajankohdan, jotta johto voi verrata toteutuneita menoja suunnitelmaan ja hallita poikkeamia.

Tiivistä tämä viesti seuraavasti: