Projektin kustannusarvio ja budjetointi projektinhallinnassa

Projektin kustannukset voidaan arvioida eri prosessilähteistä (esimerkkejä alla)

• Työn jakautumisrakenteen luominen (WBS)
• Kehitä aikataulu
• Suunnittele henkilöresurssit
• Riskien tunnistaminen

Kustannushallinnan panoksia ovat mm.

• Projektinhallintasuunnitelma
• Hankkeen peruskirja
• Yrityksen ympäristötekijät
• Organisaation prosessivarat

Vaikka tämän tulos on

• Kustannustenhallintasuunnitelma.

Arvioiden ja kustannusten laatiminen projektille on erittäin tärkeä osa kaikkea Projektinhallinta. Projektin budjettia laskettaessa otetaan huomioon erilaisia ​​asioita, kuten työvoimakustannukset, tarvittavien laitteiden hankinta, materiaalikustannukset jne.

Mikä on projektin kustannusarvio?

Projektin kustannusarvio määritellään prosessiksi, jolla arviotaan hankkeen kokonaiskustannukset. Kustannusarvion ja budjetoinnin tarkkuus Projektinhallinta riippuu projektin laajuuden tarkkuudesta ja yksityiskohdista, mikä on laajuuden perustaso. Laajuus määrittää myös mahdolliset rajoitukset, kuten päivämäärän, resurssit tai budjetin. Riskirekisteri auttaa arvioimaan kustannustyyppejä, ehdollisen toimenpiteen taustalla olevia kustannuksia ja riskeistä selviytymiseen liittyviä kustannuksia.

Projektin kustannusten arvioimiseksi sinun on luokiteltava eri kustannustyypit luokkiin, kuten

• Työvoimakustannukset
• Laitteiden hinta
• Tarvikkeiden kustannukset
• Matkakustannukset
• Koulutuksen kustannukset
• Yleiskulut yms.

Projektin kustannusten arvioinnissa käytetyt tekniikat

Hankkeen kustannusten arvioimiseen käytetään joitain tekniikoita, kuten: Asiantuntijaarvio, Kolmen pisteen arvio, Varausanalyysi ja Laatukustannukset.

Hankkeen kustannusten arvioimiseksi muodollisesti käytetään kuitenkin muutamia päämenetelmiä (tekniikoita) seuraavasti:

Analoginen estimointi

Tämä arviointitekniikka perustuu asiantuntija-arvioihin ja vastaaviin aikaisempiin projekteihin perustuviin tietoihin. Aiemmin tehdyissä samankaltaisissa projekteissa kustannuksia huomioidaan 20 %:n plus- tai miinusprosentilla olemassa olevalle hankkeelle.

Parametrinen estimointi

Menneitä tietoja tai tietueita käytetään arvioimaan nykyisen projektin kustannukset.

Alhaalta ylös -arviointi

Kun olet määrittänyt projektin laajuuden, se on luotettavin tekniikka. Tässä tekniikassa WBS:ään perustuen arvioit kunkin resurssin tai suoritteen kustannukset.

Samoin on olemassa muita menetelmiä (tekniikoita), joista voi olla hyötyä kustannusten arvioinnissa, kuten PERT-arviointi, toimittajan tarjousanalyysi jne.

Projektin budjetin suunnittelu

Tämän toiminnan päätarkoituksena on jakaa ja valtuuttaa hankkeen loppuun saattamiseen tarvittavat rahavarat. Päätulos budjetin määrittämisessä sisältää kustannustehokkuuden perustason. Se ei ainoastaan ​​määrittele, mitä kustannuksia syntyy, vaan myös milloin kustannukset syntyvät. Budjetin määrittämiseen käytettävät syöttötiedot sisältävät seuraavat projektinhallinnan budjetointimenetelmät:

• Toiminnan kustannusarviot
• Arvioiden perusta
• Soveltamisalan perusviiva
• Projektiaikataulu
• Resurssikalenterit
• Sopimukset
• Organisaation prosessivarat

Tämän prosessin tulos on

• Kustannustehokkuuden perustaso
• Hankkeen rahoitusvaatimukset
• Projektidokumenttien päivitykset

Projektin budjetointi tehdään samanaikaisesti projektin aikataulutusprosessin kanssa. Se on erittäin riippuvainen kolmesta komponentista -

• Hinta-arvio
• Tehtävien kesto
• Varatut resurssit

Projektin budjetoinnin ja kustannuslaskennan aikana projektipäällikkö kommunikoi eri henkilöiden kanssa, jotka ovat vastuussa työn johtamisesta sekä projektin kustannusten arvioinnista.

Hän käyttää erilaisia ​​projektinäkymiä, kuten projektin työnjakorakennetta, kustannusarvioita, historiallisia tietoja ja tietueita, resurssitietoja ja käytäntöjä.

Ilman riskien arviointia budjetointiprosessi ei valmistu. Riskinarviointiprosessissa huomioidaan tekijöitä, kuten ajan puute, resurssien saatavuus, kehitystiimin kokemus, käytetty tekniikka jne. Riskinarviointi voi olla 25-30 prosenttia projektin kokonaiskustannuksista.

Projektin laadunhallintasuunnitelma

Laadunhallintaprosessiryhmä koostuu kolmesta prosessista,

Suunnittele laatu

Suunnittelun laatuprosessissa selvitetään, mitkä standardilaadut ovat olennaisia ​​projektin kannalta ja kuinka ne täytetään. Se sisältää myös laatumittareiden ja standardimittausten tunnistamisen projektiprosesseille, säädöstenmukaisuusvaatimuksille, tuotteen toimivuudelle, dokumentaatiolle jne.

Suunnitelman laadunhallinnan panokset sisältävät

• Projektinhallintasuunnitelma
• Sidosryhmärekisteri
• Riskirekisteri
• Vaatimusdokumentaatio
• Yrityksen ympäristötekijät
• Organisaation prosessivarat

Laadunhallinnan tulos on

• Laadunhallintasuunnitelma
• Prosessin parantamissuunnitelma
• Laatumittarit
• Laadun tarkistuslistat
• Projektidokumenttien päivitykset

Laatuvakuutus

Tämä vaihe sisältää pääasiassa kaksi toimintoa, ensin hankkeen laadun analysointi ja projektin laadun parantaminen. Se on laatuvaatimusten ja laadunvalvontamittausten tulosten auditointiprosessi, jolla varmistetaan, että laatustandardeja ylläpidetään koko prosessin ajan. Tämän syöte on sama kuin suunnitelman laadunhallinnan tulos

Tämän prosessin tulos on

• Muutospyyntö
• Projektinhallintasuunnitelma
• Projektidokumenttien päivitykset
• Organisaatioprosessin omaisuuspäivitykset

Laadunvalvonta

Tämä tehdään laadun valvomiseksi koko projektin elinkaaren ajan. Se määrittelee, kuinka laatustandardi voi olla määriteltyjen laatustandardien mukainen. Tuotos Laatuvakuutus on syöte laadunvalvontaan. Vaikka lähtö tulee

• Laadunvalvontamittaukset
• Vahvista muutokset
• Tarkistetut toimitukset
• Työn suoritustiedot
• Muutospyyntö
• Projektinhallintasuunnitelma
• Projektidokumenttien päivitykset
• Organisaation prosessiresurssien päivitykset

Projektin henkilöstöhallinto

Henkilöstöjohtaminen sisältää projektitiimin organisoinnin, johtamisen ja johtamisen. Se koostuu ihmisistä, joilla on roolit ja vastuut projektin loppuun saattamisesta. Henkilöstöjohtaminen käsittelee neljää prosessia.

Kehitä henkilöstösuunnitelma

Tässä vaiheessa määritellään projektin roolit ja vastuut, projektin organisaatiokaaviot ja henkilöstösuunnitelma

Syöte tähän tahtoon

• Projektinhallintasuunnitelma
• Toiminnan resurssivaatimukset
• Yrityksen ympäristötekijät
• Organisaation prosessivarat

Tulos tästä tulee olemaan

• Henkilöstöjohtamissuunnitelma

Hanki projektiryhmä

Tämä vaihe vahvistaa henkilöstöresurssien saatavuuden ja projektin toimintojen suorittamiseen tarvittavan tiimin saamisen. Tämän vaiheen syöte on edellisen vaiheen tulos. Vaikka tämän vaiheen tulos olisi

• Projektihenkilöstön toimeksiannot
• Resurssikalenterit
• Projektinhallintasuunnitelman päivitykset

Kehitä projektitiimi

Tässä vaiheessa painopiste on tiimin tehokkuuden parantamisessa, tiimin jäsenten vuorovaikutuksessa sekä tiimin ja projektin yleisen suorituskyvyn parantamisessa. Tämän vaiheen syöte on edellisen vaiheen tulos. Vaikka tämän vaiheen tulos olisi

• Joukkueen suoritusarvioinnit
• Yrityksen ympäristötekijöiden päivitykset

Hallitse projektiryhmää

Tähän prosessiin kuuluu tiimin jäsenten suorituskyvyn seuranta, ongelmien ratkaiseminen, palautteen antaminen ja tiimin johtaminen projektin suorituskyvyn optimoimiseksi. Tämän vaiheen syöte on edellisen vaiheen tulos. Vaikka tämän vaiheen tulos olisi

• Muutospyyntö
• Projektinhallintasuunnitelman päivitykset
• Projektidokumenttien päivitykset
• Yrityksen ympäristötekijöiden päivitykset
• Organisaation prosessiresurssien päivitykset

Projektiviestinnän hallinta

Tässä projektiviestintä ei tarkoita suullista vuorovaikutusta toistensa kanssa, vaan hankkeeseen liittyvän tiedon tehokasta välittämistä projektitiimin, sidosryhmien, projektipäälliköiden jne. kanssa. Sen tulee käsitellä riskitoimia ja -arviointeja, projektisuunnitelmia, kokousten hallintaa ja toimia, arvioita ja kävelyä. -läpikäynnit jne.

Tämä segmentti kattaa pääasiassa viisi aluetta

Kommunikointi sidosryhmien kanssa

Se on prosessi, jossa kehitetään lähestymistapaa kommunikoida sidosryhmien kanssa tehokkaasti ja ymmärtää heidän vaatimuksiaan. Syöte tähän olisi

• Projektinhallintasuunnitelma
• Sidosryhmärekisteri
• Yrityksen ympäristötekijät
• Organisaation prosessivarat

Vaikka tulos tästä on

• Viestinnän hallintasuunnitelma
• Projektidokumenttien päivitykset

Hallitse viestintää

Se on prosessi, jossa tallennetaan, jaetaan, kerätään ja haetaan projektitietoja viestintäsuunnitelman mukaisesti. Tämän vaiheen panos olisi

• Yrityksen ympäristötekijät
• Organisaation prosessivarat
• Työsuoritusraportit
• Viestinnän hallintasuunnitelma

Vaikka tuotos olisi

• Projektin viestintä
• Projektinhallintasuunnitelman päivitykset
• Projektidokumenttien päivitykset
• Organisaation prosessiresurssien päivitykset

Control Communications

Se on prosessi, jolla ohjataan ja valvotaan viestintää koko projektin elinkaaren ajan. Syöte tähän vaiheeseen olisi

• Projektinhallintasuunnitelma
• Projektin viestintä
• Ongelmaloki
• Työn suoritustiedot
• Organisaation prosessivarat

Vaikka tämän vaiheen tulos olisi

• Työn suoritustiedot
• Muutospyynnöt
• Projektinhallintasuunnitelman päivitykset
• Projektidokumenttien päivitykset
• Organisaatioprosessien päivitykset

Yhteenveto

Kustannusten hallinta on prosessi, jolla suunnitellaan ja valvotaan projektin kustannustehokkaasti. Kustannusbudjetointi projektinhallinnassa auttaa kirjaamaan ja seuraamaan projektin jälkeisiä kuluja.

Nähdäksemme, että projektisi valmistuu tietyssä aikataulussa ja budjetissa, näemme seuraavassa opetusohjelmassa, mitä riskitekijöitä on vähennettävä.

Hankkeen kustannusarvio ja budjetointi määritellään prosessiksi, jossa likimääräiset hankkeen kokonaiskustannukset.