Projektinhallinnan elinkaarivaiheet: Mitkä ovat vaiheet?
Jonathan Reed
Mikä on projektinhallinnan elinkaari?
Projektinhallinnan elinkaari on sarja olennaisia toimintoja hankkeen tavoitteiden tai tavoitteiden saavuttamiseksi. Se on kehys, joka sisältää vaiheet idean muuttamiseksi todeksi. Projekteilla voi olla eri ulottuvuuksia ja vaikeustasoja, mutta ne voidaan kartoittaa Projektinhallinnan elinkaarirakenteeseen projektin koosta riippumatta.
Projektinhallinnan elinkaarivaiheet
Projektinhallinnan elinkaariprosessi on jaettu neljään pääosaan: aloitusvaihe, suunnitteluvaihe, toteutusvaihe ja seuranta-, valvonta- ja sulkemisvaihe alla olevan kaavion mukaisesti.
Tarkastelemme projektin jokaista elinkaarivaihetta:
Projektin aloitusvaihe
Aloitusvaihe määrittelee ne prosessit, joita tarvitaan uuden projektin käynnistämiseen. Hankkeen aloitusvaiheen tarkoituksena on määrittää, mitä hankkeella tulisi saada aikaan.
Tämä vaihe koostuu pääasiassa kahdesta päätoiminnosta
- Laadi projektiperuskirja ja
- Tunnista sidosryhmät
Kaikki hankkeeseen liittyvät tiedot kirjataan hankeperuskirjaan ja sidosryhmärekisteriin. Kun hankkeen peruskirja on hyväksytty, hankkeesta tulee virallinen lupa.
Projektin peruskirja
Hankeperuskirja määrittelee hankkeen pääelementit
- Projektin tavoitteet
- Projektin rajoitteet ja ongelmalausekkeet
- Nimeä projektipäällikkö
- Sidosryhmien luettelo
- Korkeatasoinen aikataulu ja budjetti
- Milestones
- Hyväksynnät
Tämän asiakirjan avulla projektipäällikkö voi hyödyntää organisaatioresursseja projektin hyväksi. Projektiperuskirjan luomiseen tarvitaan yritysympäristötekijä, liiketoimintatapaus, sopimukset, projektin työselostus ja organisaatioprosessin omaisuus.
Sidosryhmien tunnistaminen
A sidosryhmien voi vaikuttaa projektin onnistumiseen ja epäonnistumiseen. Sidosryhmätietojen kirjaamiseen käytetään sidosryhmärekisteriä.
Sidosryhmärekisterissä on tietoa mm
- Sidosryhmän tyyppi
- Sidosryhmän odotukset
- Rooli projektissa (liikeanalyytikko, tekninen arkkitehti, asiakaspäällikkö)
- Nimitys (johtaja, yritysjohtaja jne.)
- Viestintätyyppi (viikoittain/kuukausittain)
- Vaikutus projektiin (osittainen/tuki/vaikuttava)
Muut prosessin käynnistämiseen liittyvät toiminnot ovat:
- Projektipäällikön nimeäminen
- Sidosryhmien tarpeiden, odotusten ja korkean tason vaatimusten määrittäminen
- Määrittele projektin onnistumiskriteerit
- Tunnista tietty budjetti tietylle vaiheelle
- Varmista, että projekti on linjassa organisaation strategisen tavoitteen kanssa
Sidosryhmärekisteriä ja hankesääntöä käytetään syötteinä muille kehitysryhmille, kuten suunnitteluprosessiryhmälle.
Projektisuunnitteluvaihe
Projektisuunnitteluvaihe kattaa noin 50 % koko prosessista. Suunnitteluvaihe määrittää hankkeen laajuuden sekä hankkeen tavoitteen. Se alkaa aloitusvaiheen tuloksilla (peruskirja, alustava laajuuslausunto ja projektipäällikkö). Suunnitteluvaiheen tulos toimii tulona toteutusvaiheelle.
Suunnitteluprosessin tärkeitä näkökohtia ovat
- Suunnitteluvaihetta ei tule suorittaa ennen kuin alkuperäinen suunnittelu on valmis
- Ennen kuin toteutusprosessi ei käynnisty, sinun ei pitäisi lopettaa suunnitelmien tarkistamista
Luo työnjakorakenne (WBS)
Kaikille onnistuneille projekteille WBS (Work Breakdown Structure) on tärkeä. Seuraavassa on vaiheet WBS:n luomiseksi.
- Suorita aivoriihi listataksesi kaikki tehtävät
- Ota koko tiimisi mukaan aivoriihiin
- Kirjoita muistiin tehtävän rakennepuu, joka tunnetaan myös nimellä WBS (työn jakautumisen rakenne).
- Erittele suosituimmat WBS:si edelleen hierarkkisiin aktiviteetteihin, esimerkiksi luokkiin, alakategorioihin jne. Esimerkiksi laitteisto, ohjelmisto, harjoittelija, johtoryhmät jne.
- Määritä, kuinka kohteet tallennetaan WBS:ään
- Kysy muilta ihmisiltä – se voi olla asiantuntija, kokenut henkilökunta jne.
- Tarkeus – kuinka yksityiskohtainen tehtäväsi pitäisi olla? Suuremman tarkkuuden kustannusten ja ajan arvioiminen on vaikeaa, kun taas pienemmällä tarkkuudella se juuttuu liian yksityiskohtaisiin tietoihin
- Rakeisuuden tulee olla oikealla tasolla, ei liian korkea tai liian matala
Suunnitteluaikataulun hallinta
Plan Scheduling on prosessi, jossa määritetään menettely, periaatteet ja dokumentaatio projektin aikataulun suunnittelua, hallintaa, toteuttamista ja valvontaa varten. Näiden toimien panoksia ovat mm
- Projektinhallintasuunnitelma
- Projektin peruskirja
- Yrityksen ympäristötekijät
- Organisaation prosessivarat
Suunnitteluaikataulun hallinnan tulos sisältää
- Aikataulun hallintasuunnitelma
Toimintojen määrittely
Toimintojen määrittely on menettely, jolla dokumentoidaan ja tunnistetaan erityisiä toimia, jotka on suoritettava projektin suoritteiden tuottamiseksi.
Määritellyissä toiminnoissa jokainen työpaketti on jaettu yksittäisiin työaikataulutoimintoihin. Määrittelevien toimintojen syötteitä ovat mm
- Aikataulun hallintasuunnitelma
- Soveltamisalan perusviiva
- Yrityksen ympäristötekijät
- Organisaation prosessivarat
Vaikka näiden toimien tulokset ovat
- Aktiviteettiluettelo
- Toiminnan attribuutit
- Lista virstanpylväistä
Järjestystoiminnot
Sekvenssiaktiviteetit eivät ole muuta kuin "määrittele toimintojen" tulosten loogista järjestämistä. Se määrittää järjestyksen, jossa toiminnot on suoritettava.
Sekvenssitoimintoprosessin tärkein tulos on "Verkkokaavio".
Verkkokaavio on vain tehtävän lähettäminen taululle loogisessa järjestyksessä.
Esimerkiksi, jos haluat perustaa yrityksen ulkomaille, mikä on luettelosi toiminnoista ja missä järjestyksessä se tulisi tehdä?
Suoritat toimintoja tässä järjestyksessä
- Valitse maa
- Hanki yrityslupa
- Esimiehen palkkaaminen
- Omaisuuden ostaminen
- Kalusteiden ostaminen jne.
- Yrityksen avaaminen
Aktiviteettiresurssien arviointi
Tämä vaihe selittää prosessin, jolla arvioidaan tehtävän suorittamiseen tarvittava työpanos ja resurssit. Toinen tässä vaiheessa huomioon otettava tekijä on resurssien saatavuus.
Resursseja arvioitaessa tulee keskittyä suunnitelman pisimpään polkuun (Critical Path), joka kuluttaa enemmän aikaa ja rahaa.
Sinun on arvioitava resurssit kahteen tehtävään
- Kriittiset tehtävät
- Kelluvat tehtävät
Varmista, että kriittiset tehtäväsi on arvioitu tarkasti (suoritusaika).
Toimintaresurssien arvioimiseen käytetään viittä syötettä
- Aikataulu hallintasuunnitelma
- Aktiviteettiluettelo
- Resurssikalenteri
- Yrityksen ympäristötekijät
- Organisaation prosessivarat
Tämän vaiheen tulos on
- Toiminnan resurssivaatimukset
- Resurssien jakautumisen rakenne
- Projektidokumenttien päivitykset
HUOMAUTUS: Kaikki tähän mennessä tehdyt toiminnot (määrittele toiminnot + järjestystoiminnot + arvioi toimintoresurssit) auttavat "Kehitä aikataulu".
Toiminnan keston arvioiminen
Toiminnan keston arvioiminen on prosessi, jossa arvioidaan yksittäisen tehtävän suorittamiseen tarvittavien työjaksojen (viikkojen/kuukausien) lukumäärä arvioiduilla resursseilla. Tämä vaihe määrittää, kuinka paljon aikaa yksittäisen tehtävän suorittamiseen kuluu.
Et voi laskea toiminnan kestoa laskematta tehtävän suorittamiseen tarvittavaa työpanosta ja resursseja. Arviointiprosessi tulee tehdä tässä järjestyksessä
- Arvioi ensin työpanos
- Sen jälkeen resurssien arvioiminen
- Sen jälkeen tehtävän keston arvioiminen
Toimintojen kestojen arvioimiseksi tarvitset syötteitä
- Aktiviteettiluettelo
- Toiminnan attribuutit
- Resurssikalenterit
- Hankkeen laajuuslausunto
- Organisaation prosessivarat
- Yrityksen ympäristötekijät
Vaikka päälähtöjä on kaksi
- Arvioi toiminnan kesto
- Arvioi toimintojen kestot - projektidokumenttien päivitykset
Tätä tekniikkaa kutsutaan myös nimellä PERT (Project Evaluation and Review Techniques) arvioita.
Kehitä aikataulu
Develop Schedule on prosessi, jossa analysoidaan toimintajaksoja, resurssivaatimuksia, kestoja ja aikataulurajoituksia projektin aikataulumallin luomiseksi. Kunkin tehtävän ajoituksessa otetaan huomioon kolme päätekijää
- Kesto
- Tehtävien riippuvuudet
- rajoitteet
Näiden tekijöiden avulla projekti laskee kunkin tehtävän aloitus- ja lopetuspäivän.
Aikataulun luomiseen voidaan käyttää aikataulutusohjelmistoa. Se luo aikataulumallin, jossa on suunnitellut päivämäärät projektitoimintojen suorittamiselle.
Tämän työkalun syöttö sisältää
- Aikataulun hallintasuunnitelma
- Aktiviteettiluettelo
- Toiminnan attribuutit
- Projektin aikataulu – verkkokaaviot
- Toiminnan resurssivaatimukset
- Resurssikalenterit
- Toiminnan kestoarviot
- Hankkeen laajuuslausunto
- Riskirekisteri
- Projektihenkilöstön toimeksiannot
- Resurssien jakautumisen rakenne
- Yrityksen ympäristötekijät
- Organisaation prosessivarat
Tulos tästä olisi
- Projektiaikataulu
- Projektin verkkokaavio
- Gantt- tai pylväskaaviot
- Virstanpylväskaavio
- Aikataulu perustason
- Aikataulutetut tiedot
- Projektidokumenttien päivitykset
Ohjausaikataulu
Suunnitteluvaiheen viimeinen vaihe on Control Schedule. Se on prosessi, jossa seurataan projektitoimintojen tilaa projektiprosessin päivittämiseksi ja aikataulun muutosten hallitsemiseksi.
Jos aikatauluun tarvitaan muutoksia, ne on käytävä läpi muutoksen ohjausprosessi. Esimiehen tulee hallita tai valvoa aikataulua ennakoivasti.
Ohjausaikatauluprosessilla on neljä päätulosta
- Projektinhallintasuunnitelma
- Aikataulu perustason
- Aikataulun hallintasuunnitelma
- Hankkeen aikataulu
- Työn suoritustiedot
- Organisaation prosessivarat
Ohjausaikataululla on viisi lähtöä
- Työsuoritusten hallinta
- Organisaation prosessiresurssien päivitykset
- Muutospyyntö
- Projektinhallintasuunnitelman päivitykset
- Projektidokumenttien päivitykset
Projektin toteutusvaihe
Toteutusvaihe koostuu niistä toiminnoista, jotka on määritelty projektinhallintasuunnitelmassa. Tämä prosessi sisältää sidosryhmien odotusten hallinnan, koordinoinnin ihmisten ja resurssien kanssa sekä muiden projektien suoritteisiin liittyvien toimintojen suorittamisen.
Toteutusvaiheen aikana tulos saattaa vaatia uudelleen perustamista ja päivityksiä olemassa oleviin projektin vaatimuksiin. Toteutusvaiheessa tehdyt toimet voivat vaikuttaa projektinhallintasuunnitelmaan tai asiakirjoihin.
Ohjaa ja hallinnoi projektin toteutusta
Tämä vaihe kuluttaa suurimman osan projektin kustannukset, aikaa ja resursseja, koska tämä on prosessi, joka tuottaa projektin tuloksia.
Projektin toteuttamisen ohjaamiseen ja hallintaan on neljä tuloa
- Projektinhallintasuunnitelma
- Muutospyyntö hyväksytty
- EEF:t (Enterprise Environmental Factors)
- OPA:t (Organizational Process Assets)
Vaikka lähtöjä on viisi
- Tuotokset
- Työn suoritustiedot
- Muutospyyntö
- Projektinhallintasuunnitelman päivitykset
- Projektidokumenttien päivitykset
Tässä vaiheessa asiantuntijoiden arviot, kokoukset ja raportoinnin KPI (Key Performance Indicators) ovat ensiarvoisen tärkeitä.
Laadunvarmistuksen suorittaminen
Esittävä Laadunvarmistus: on laatuvaatimusten ja laadunvalvontamittausten tulosten auditointiprosessi. Se on laatutoimintojen tulosten kirjaaminen ja seuranta suorituskyvyn arvioimiseksi. Tässä prosessissa voidaan käyttää erilaisia työkaluja, kuten ohjauskaavioita, kustannus-hyötyanalyysiä, vuokaavioita, ajokaavioita, hajontakaavioita, tarkastuksia ja katsauksia jne.
Tärkein panos tähän on
- Projektinhallintasuunnitelma
- Laatumittarit
- Laadunvalvontamittaukset
- Työn suoritustiedot
Vaikka tämän tulos on
- Muutospyyntö
- Projektinhallintasuunnitelman päivitykset
- Projektidokumenttien päivitykset
- Organisaation prosessiresurssien päivitykset
Hankkiva projektitiimi
Toteutusvaiheessa tapahtuu projektiryhmähankintaa, koska on todennäköisempää, että prosessin aikana tarvitaan yksilöitä, joilla on erilaiset taidot.
Hanketiimin hankkimiseen on kolme pääsyötettä
- Roolit ja vastuut
- Projektin organisaatiokaavio
- Henkilöstönhallintasuunnitelma
Vaikka lähtöjä on kolme
- Projektihenkilöstön toimeksiannot
- Resurssikalenterit
- Projektinhallintasuunnitelman päivitykset
Kehitä projektitiimi
Suurin osa henkilöstöprosesseista liittyy prosessin toteuttamiseen, myös projektitiimin kehittäminen on osa sitä. Projektiryhmän kehittämisen päätarkoitus on parantaa tiimin jäsenten yleistä suorituskykyä. Tämä vaihe on aloitettava projektin varhaisessa vaiheessa.
Projektin kehitystiimin panoksia ovat mm
- Henkilöstöjohtamissuunnitelma
- Projektihenkilöstön toimeksiannot
- Resurssikalenterit
Tämän prosessin tulos sisältää
- Joukkueen suoritusarvioinnit
- EEF-päivitykset
Hallitse projektiryhmää
Projektiryhmän johtaminen on yksi projektinhallinnan tärkeimmistä osista. Se on projektinhallinnan monimutkaisin osa-alue, koska johtajat eivät usein ole suorassa yhteydessä tiimin jäseniin, tällaisessa tilanteessa heidän suorituksensa analysointi ja palkkioiden päättäminen tulee vaikeaksi.
Projektiryhmäprosessin hallintaan on viisi tuloa
- Projektihenkilöstön toimeksiannot
- Joukkueen suoritusarvioinnit
- Tehokkuusraportit
- Projektinhallintasuunnitelma
- Organisaation prosessivarat
Päälähtöjä on neljä
- Organisaation prosessiresurssien päivitykset
- Yrityksen ympäristötekijöiden päivitykset
- Muutospyyntö
- Projektinhallintasuunnitelman päivitykset
Hallitse viestintää
Kolmesta viestintämääritteestä yksi kuuluu suoritusprosessiin. Viestinnän hallintaohjelmassa on kolme tärkeintä viestintänäkökohtaa, joita on seurattava.
- Projektiryhmän jäsenet projektipäällikölle
- Projektipäälliköt ohjelmapäällikölle
- Ohjelmapäällikkö sidosryhmille tai muille sponsoreille
Viestinnän hallinnan panos sisältää mm
- Viestinnän hallintasuunnitelma
- Työsuoritusraportit
- EEF:t
- OPA:t
Tämän vaiheen tulos olisi
- Projektin viestintä
- Projektinhallintasuunnitelman päivitykset
- Projektidokumenttien päivitykset
- OPA-päivitykset
Suorittaa hankintoja
Tässä vaiheessa ostajalla ja myyjällä on kaksi pääroolia. Hankintaprosessin aikana mukana olevat toimet ovat
- Anna tarjouspaketti mahdollisille myyjille
- Järjestä tarjoajien kokouksia
- Arvioi mahdolliset myyjäehdotukset
- Valitse voittaneet myyjäehdotukset
Hankintaprosessin tuotoksia ovat mm
- Projektinhallintasuunnitelma
- Suorita hankintaasiakirjat
- Lähteen valintakriteerit
- Hyväksyttyjen myyjien luettelo
- Myyjän ehdotukset
- Projektiasiakirjat
- Tee tai osta päätöksiä
- Kumppanuussopimus (tiimisopimus)
- Organisaation prosessivarat
Samalla sinulla on kuusi lähtöä
- Valitut myyjät
- Hankintasopimuksen tekeminen
- Resurssikalenterit
- Muutospyynnöt
- Projektinhallintasuunnitelman päivitykset
Hallinnoi sidosryhmien sitoutumista
Tämä vaihe sisältää sidosryhmien aktiivisen johtamisen koko projektin ajan. Sidosryhmien odotukset tunnistetaan ja ratkaistaan nopeasti, jotta vältytään odottamattomalta projektin viivästymiseltä tai projektista luopumiselta.
Sidosryhmäprosessin hallintaan on viisi tuloa
- Sidosryhmärekisteri
- Sidosryhmien johtamisstrategia
- Projektinhallintasuunnitelma
- Ongelmaloki
- Muuta log
- Organisaation prosessivarat
Tämän prosessin tuotoksia ovat mm
- Organisaation prosessiresurssien päivitykset
- Muutospyyntö
- Projektinhallintasuunnitelman päivitykset
- Projektidokumenttien päivitykset
Projektivaihe Review
Toteutusvaiheen lopussa tehdään projektivaiheen tarkistus. Se auttaa sinua dokumentoimaan seuraavat toiminnot
- Dokumentoi projektinhallinnan arvioinnin tulos
- Ilmoita sponsorille projektin edistymisestä
- Projektiin vaikuttaneiden riskien tai ongelmien tunnistaminen
- Näyttää projektin aikana tuotetun sidosryhmille suoritettavan toimituksen
- Pyydä hyväksyntä siirtyäksesi seuraavaan vaiheeseen
Projektin seuranta ja valvonta ja sulkemisvaihe
Toteutusvaiheen jälkeen projektin oikealla tiellä tarkastamiseksi, seuranta- ja valvontavaihe aktivoituu. Tässä vaiheessa tehdään erilaisia muutoksia ja tarkastuksia projektin suorituskyvyn parantamiseksi.
Tarkkaile ja ohjaa projektityötä
Tässä vaiheessa seurataan, tarkastellaan ja säännellään edistymistä hankkeen tavoitteen saavuttamiseksi. Se myös varmistaa, että suoritteet ovat projektinhallintasuunnitelman mukaisia. Tämän vaiheen pääpaino on tunnistaa kaikki projektinhallintasuunnitelman kannalta tehdyt muutokset asianmukaisten ehkäisevien toimenpiteiden määrittämiseksi.
Tämän vaiheen syötteitä ovat mm
- Projektinhallintasuunnitelma
- Tehokkuusraportit
- Kustannusennusteet
- Aikatauluta ennusteet
- Vahvista muutokset
- Yrityksen ympäristötekijät
- Organisaation prosessivarat
Vaikka tuotos sisältää
- Muutospyynnöt
- Projektinhallintasuunnitelman päivitykset
- Projektidokumenttien päivitykset
Suorita Integrated Change Control
Se on yksi tärkeimmistä projektinhallinnan prosesseista. Tässä vaiheessa mahdollisen muutoksen vaikutusta arvioidaan suhteessa hankkeeseen. Jos tässä vaiheessa tapahtuu muutos jossakin hankkeen osassa, koko hanke arvioidaan. Muutokset on parempi toteuttaa projektin varhaisessa vaiheessa, koska projektin edetessä myös muutosten toteuttamisen kustannukset nousevat.
Tämän vaiheen syöttö sisältää
- Projektinhallintasuunnitelma
- Työsuoritusraportit
- Muutospyynnöt
- EEF:t
- OPA:t
Kun lähdöt ovat
- Hyväksytyt muutospyynnöt
- Muuta log
- Projektinhallintasuunnitelman päivitykset
- Projektidokumenttien päivitykset
Vahvista soveltamisala
Laajuuden validointi sisältää sen tarkistamisen, täyttävätkö suoritukset asiakkaan hyväksymiskriteerit. Ulkoinen tarkastus asiakkaan tai sidosryhmien kanssa on osa Validating Scope Management -ohjelmaa.
Syötteet laajuuden vahvistamiseksi sisältävät
- Projektinhallintasuunnitelma
- vaatimukset
- Dokumentaatio
- Vaatimusten jäljitettävyysmatriisi
- Tarkistetut toimitukset
- Työn suoritustiedot
Vaikka laajuuden validoinnin tulos sisältää
- Hyväksytyt toimitukset
- Muutospyynnöt
- Työn suoritustiedot
- Projektidokumenttien päivitykset
Ohjausalue
Ohjauslaajuus varmistaa, että se on ainoa toimitettu työ, joka on tunnistettu soveltamisalaan kuuluvaksi. Todellista tulosta verrataan kaukoputken perustasoon ja varmistetaan, että kaikki hyväksytty skaala todella toimitetaan.
Ohjauslaajuusprosessin syötteet sisältävät
- Projektinhallintasuunnitelma
- Työn suoritustiedot
- Vaatimusdokumentaatio
- Vaatimusten jäljitettävyysmatriisi
- Organisaation prosessivarat
Vaikka tuotos sisältää
- Työsuoritusmittaukset
- Organisaation prosessiresurssien päivitykset
- Muutospyynnöt
- Projektinhallintasuunnitelman päivitykset
- Projektidokumenttien päivitykset
Ohjausaikataulu
Ohjausaikataulu-prosessi auttaa sinua monin tavoin. Se auttaa sinua vangitsemaan nykyisen aikataulun tilan, määrittämään poikkeaman aikataulun perustasosta, ymmärtämään poikkeaman luonteen ja reagoimaan ryhtymällä tarvittaviin toimiin.
Jos aikatauluun tarvitaan muutoksia, ne on käytävä läpi muutoksenhallintaprosessin, muutos tulee arvioida uudelleen ja vasta sitten sitä tulee käyttää aikataulun perustilan päivittämiseen.
Ohjausaikataulussa on neljä pääsyöttöä
- Projektinhallintasuunnitelma
- Aikataulu perustason
- Aikataulun hallintasuunnitelma
- Hankkeen aikataulu
- Työn suoritustiedot
- Organisaation prosessivarat
Tuotos sisältää
- Työsuoritusmittaukset
- Organisaation prosessiresurssien päivitykset
- Muutospyynnöt
- Projektinhallintasuunnitelman päivitykset
- Projektidokumenttien päivitykset
Control Cost
Ohjauskustannukset vertaavat kunkin toimituksen peruskustannuksia todellisiin kustannuksiin. Kustannusperustason tulee muuttua vain vastauksena muutospyyntöön, joka on käynyt läpi Integrated Change Control -prosessin. Kustannusten hallinta varmistaa, että projektisi pysyy rahoitusrajoitusten sisällä.
Valvontakustannusten syötteet sisältävät
- Projektinhallintasuunnitelma
- Hankkeen rahoitusvaatimukset
- Työn suoritustiedot
- Hallitse kustannuksia Organisaation prosessiresurssit
Tämän tuotos sisältää
- Ansaitun arvon työsuoritusmittaukset
- Ansaitun arvon budjettiennusteet kustannusten hallintaan
- Muutospyynnöt
- Projektinhallintasuunnitelman päivitykset
- Projektidokumenttien päivitykset
- Organisaation prosessiresurssien päivitykset
Ohjauslaatu
Valvontalaadulla varmistetaan, että projekti ja tuote toimitetaan laadunhallintasuunnitelman mukaisesti. Se varmistaa, että työ suoritetaan oikein. Ohjauksen laadun tärkein tulos on Laadunhallintasuunnitelma. Muut hyödylliset tiedot ovat
- Olemassa oleva vuokaavio
- Ohjauskarttojen sisältämät ylä- ja alasäätö- ja spesifikaatiorajat
- Viitataan tietoihin, kuten näytekriteerit, näytteenottomäärät, mittaukset ja muuttuva näytteenotto
- Laatumittarit - se on standardimitta laatuvaatimusten täyttämiseksi
- Se varmistaa, että asianmukaisia vaiheita noudatetaan prosessien, käytäntöjen tai määräysten kaltaisten näkökohtien noudattamiseksi
Suorita laadunvalvontaprosessissa on neljä päätulosta:
- Integroitu muutoksenhallinta
- Hyväksytyt muutospyynnöt
- Hyväksyttyjen muutospyyntöjen tarkistus
- Vahvistetut muutokset
Control Communications
Ohjausviestinnällä varmistetaan, että oikea tieto tavoittaa sidosryhmän. Ohjausviestintäinformaatio sisältää syötteitä, työkaluja ja tekniikoita sekä tulosteita, jotka kuuluvat tähän prosessiin.
Ohjausviestintä voi olla missä tahansa muodossa, se voi olla
- Trendaavat tiedot
- Taulukkotiedot
- S-käyrä
- Kojelaudan muodot
- Käytä histogrammia
Ohjausviestintäprosessissa työtietoa otetaan useista muista prosesseista ja suoritusraporttia käytetään syötteenä erilaisiin valvonta- ja hallintaprosesseihin. Ohjauksen viestintäprosessin tärkeimmät tuotokset ovat suorituskykyennätys.
Hallitse riskejä
Koko projektisyklin ajan riskianalyysi on jatkuva prosessi. On tärkeää, että analysoit, tunnistat riskejä ja reagoit niihin jatkuvasti. Toimintaan sisältyy valvontariski
- Olemassa olevien riskien seuranta
- Jäljellä olevien riskien seuranta
- Uusien riskien tunnistaminen
- Riskienhallintasuunnitelmien toteuttaminen
- Jatkuva riskiprosessin arviointi
Valvontariskin syöte ovat
- Riskirekisteri
- Työn suoritustiedot
- Tehokkuusraportit
- Varausanalyysi
- Riskien tarkastukset
Ohjausriskin tuotos ovat
- Riskirekisterin päivitys
- Riskienhallintasuunnitelma
Hankintojen valvonta
Neljästä hankintasuunnitelmasta kolmas hankintaprosessi kuuluu Monitoring & Executing -prosessien ryhmään. Tässä vaiheessa seurataan toimittajan suorituskykyä ja varmistetaan, että kaikki sopimusvaatimukset täyttyvät.
Valvontahankintaprosessiin kuuluu todentaminen
- Toimitetaanko tavara tai palvelu
- Toimitetaanko se ajallaan
- Onko laskussa oikea määrä
- Täytetäänkö kaikki sopimuksen ehdot
- Onko ostajan tai myyjän välistä suhdetta hoidettu oikein
Hankintaprosessin tärkein panos on
- Projektinhallintasuunnitelma
- Hankintaasiakirjat
- sopimukset
- Hyväksytyt muutospyynnöt
- Työsuoritusraportit
- Työn suoritustiedot
Hankintojen tuotos ovat
- Työn suoritustiedot
- Muutospyynnöt
- Projektinhallintasuunnitelman päivitykset
- Projektidokumenttien päivitykset
- OPA-päivitykset
Hallitse sidosryhmien hallintaa
Monet hankkeet kompastuvat sidosryhmien riittämättömän hallinnan vuoksi. Jos sidosryhmiä johdetaan kunnolla, hankkeen onnistumisen mahdollisuudet ovat suuremmat. Tässä prosessissa seuraamme sidosryhmien tämänhetkistä sitoutumistasoa ja ryhdymme toimiin sen mukaisesti.
Kaikkien näiden toimintojen panos ja tulos sisältävät
| panos | ulostulo |
|---|---|
| Suunnittele sidosryhmien hallinta | Työn suoritustiedot |
| Ongelmaloki | Muutospyynnöt |
| Työn suoritustiedot | Projektinhallintasuunnitelman päivitykset |
| Projektiasiakirjat | Projektidokumenttien päivitykset |
| OPA-päivitykset |
Sulkeminen - vaihe
Sulkemisvaihe on prosessi, joka suorittaa projektin valvotun sammutuksen lopussa. Projektissa on meneillään kolme sulkemistoimintoa
- Tuotteen sulkeminen - Asiakkaan saaminen hyväksymään lopulliset toimitukset, jos projekti on ulkoinen
- Hankkeen päättäminen – tähän sisältyy hallinnollisten menettelyjen muodollinen päättäminen, hankeasiakirjojen päivittäminen ja näiden tietokantojen ja asiakirjojen arkistointi
- Hankkeen takana olevan resurssin sulkeminen - Hankkeen taloudellinen päättäminen, hankkeelle osoitetut resurssit tulee palauttaa
Tämän prosessin syötteitä ovat mm
- Projektinhallintasuunnitelma
- Hyväksytyt toimitukset
- OPA:t
Tämän prosessin tuotoksia ovat mm
- Lopputulos, palvelu tai tulossiirtymä
- OPA-päivitykset
Sulje hankinnat
Jokaista hankkeen kehitysvaiheen elinkaaren suunnittelua, toteutusta, seurantaa ja valvontaa ja sulkemista varten on yksi hankintaprosessi. Lopullinen sulkemishankinta tehdään myyjän ja ostajan välisen sopimuksen mukaisesti.
Päätöstoiminnot ja suoritteet sisältävät:
-
Projektin suorituskyvyn arvioinnit, mukaan lukien riskien ja ongelmien hallinta
-
Päivitetty projektinhallintasuunnitelma vastaamaan todellisia tuloksia
-
Loppuraportit jaetaan asianmukaisille sidosryhmille
Hankinnan päättämisen syöte sisältää mm
- Projektinhallintasuunnitelma
- Hankintaasiakirjat
Vaikka tuotos sisältää
- Suljettu hankinta
- OPA-päivitykset
Projektinhallinta Sääntöjen ja käyttäytymisen etiikka
Lopulta törmäät projektinhallinnan koodin ja käyttäytymisen etiikkaan, joka käsittelee erilaisia ihmisten käyttäytymiseen liittyviä näkökohtia, kuten
- vastuu
- Kunnioitus
- Oikeudenmukaisuus
- Rehellisyys
- Kulttuurinen pätevyys
Tätä koodia harjoitellaan herättämään luottamusta ja tuomaan yhteisen toimintakehyksen projektipäällikköön.
Yhteenveto
Aloitusvaihe määrittelee ne prosessit, joita tarvitaan uuden projektin käynnistämiseen. Se määrittelee, mitä projektin tulee saada aikaan ajallaan.
Aloitusvaihe koostui pääasiassa kahdesta päätoiminnosta
- Kehitä projektiperuskirja
- Tunnista sidosryhmät
Sidosryhmärekisteri ja projektisääntö ovat hyödyllisiä myös muissa projektinhallinnan prosessiryhmissä, kuten suunnitteluprosessissa.
Suunnitteluvaihe määrittää hankkeen laajuuden ja tavoitteen. Se sisältää suunnitelmasarjan luomisen, joka opastaa sinut projektin toteutus- ja sulkemisvaiheissa.
Toteutusvaihe koostuu niistä toiminnoista, jotka on määritelty projektinhallintasuunnitelmassa. Se on projektin elinkaaren pisin vaihe ja kuluttaa mahdollisimman paljon energiaa ja resursseja. Toteutusvaiheessa tehdyt toimet voivat vaikuttaa projektinhallintasuunnitelmaan tai asiakirjoihin.
Toteutusprojektin elinkaaren vaiheiden keskeiset tehtävät ovat
- Suorita projektinhallintasuunnitelmat
- Ohjaa ja hallinnoi projektin toteutusta
- Suorita tehtävätehtävät
- Järjestä edistymistilakokouksia jne.
Toteutusvaiheen aikana tulos saattaa vaatia uudelleen perustamista ja päivityksiä olemassa oleviin projektin vaatimuksiin.
Valvonta- ja valvontavaiheessa varmistetaan, että suoritteet ovat projektinhallintasuunnitelman mukaisia ennen sulkemisvaihetta.
Tämän vaiheen pääpaino on tunnistaa kaikki projektinhallintasuunnitelman kannalta tehdyt muutokset, jotta voidaan määrittää ennaltaehkäisevät toimet odottamattomia tuloksia vastaan.
Sulkemisvaihe on prosessi, joka suorittaa projektin valvotun sammutuksen lopussa.
