Tietojen validointi Excelissä: Suodattimet, ryhmätping, Lajitteluesimerkkejä

Tietojen validointi

Tietojen validointi on erittäin tärkeää siinä mielessä, että se auttaa meitä välttämään virheitä, jotka voidaan välttää. Oletetaan, että tallennat opiskelijoiden koepisteitä ja tiedät, että vähimmäisarvo on 0 ja enimmäisarvo 100. Voit hyödyntää validointitoimintoja varmistaaksesi, että vain arvot välillä 0–100 syötetään.
Lisää uusi arkki työkirjaasi napsauttamalla pluspainiketta laskentataulukon alaosassa.

Lisää sarake S/N, Name ja Score. Arkkisi pitäisi näyttää seuraavalta

• Napsauta DATA-välilehteä
• Valitse solut C2–C6 (solut, joita käytetään tulosten tallentamiseen)

• Napsauta avattavaa Tietojen validointi -luetteloa.
• Napsauta Tietojen validointi.

• Saat seuraavan dialogi-ikkunan

• Napsauta Error Alert -välilehteä
• Kirjoita hälytyksen otsikko ja viesti alla olevan kaavion mukaisesti.

• Napsauta OK-painiketta
• Yritä syöttää pistemäärä, joka on suurempi kuin 200. Saat seuraavan virheilmoituksen

Tietojen validointikriteerien tyypit

Tietojen validointi -ikkunan Salli-pudotusvalikko tarjoaa useita kriteerejä, ei vain kokonaislukuja. Oikean kriteerin valitseminen pitää merkinnät siisteinä ty-kohdassa.pingAlla olevassa taulukossa luetellaan yleiset kriteerit käytännön esimerkin kera.

Kriteeri	Mitä se sallii	esimerkki
Koko numero	Kokonaisluvut välin sisällä	0–100 pistemäärää kokeessa
Desimaali	Numbers desimaalien ollessa alueen sisällä	Diskonttokorko 0:n ja 1:n välillä
Lista	Vain määritetyn luettelon arvot, jotka näytetään avattavana valikkona	Mies Nainen
Päivämäärä	Päivämäärät tietyn aikavälin sisällä	Tänään tai sen jälkeen
Tekstin pituus	Rajoitettu määrä merkkejä	Tasan 10 puhelinnumeroa kohden
Mittatilaus	Mikä tahansa kaava, joka palauttaa arvon TOSI tai EPÄTOSI	=ONNUMBER(C2) pakottaaksesi luvun

💡 Vinkki: Käytä Syöteviesti-välilehteä näyttääksesi vihjeen, kun solu on valittu, ja Virhehälytys-välilehteä päättääksesi, onko väärä merkintä pysäytys, ohitettava varoitus vai tiedote.

Tietosuodattimet

Tietosuodattimien avulla voimme saada tietoja, jotka vastaavat haluamiamme kriteereitä. Oletetaan, että haluamme näyttää kaikkien niiden opiskelijoiden tulokset, joiden nimet alkavat "ja":lla tai saavat pisteet, jotka ovat pienempiä, suurempia tai yhtä suuria kuin tietty arvo. Voimme käyttää suodattimia saadaksemme tällaiset tiedot.
Valitse nimi- ja tulossarakkeet alla olevan kuvan mukaisesti

• Napsauta nauhan DATA-välilehteä
• Napsauta Lajittele ja suodata -pudotusvalikkoa alla olevan kuvan mukaisesti

• Napsauta nimisuodatinta
• Valitse tekstisuodattimet
• Valitse alkaa
• Saat seuraavan ikkunan.

• Kirjoita "ja" ja napsauta "OK" -painiketta
• Sinun pitäisi nähdä vain Janen ja Jamesin tulokset.

Tietojen lajittelu Excelissä

Suodatus piilottaa rivit, jotka eivät täsmää, kun taas lajittelu säilyttää kaikki rivit, mutta muuttaa niiden järjestystä. Opiskelijoiden pisteiden lajittelu korkeimmasta matalimpaan tekee järjestyksestä selvän yhdellä silmäyksellä, ja se on toinen komento DATA-välilehdellä.

1. Valitse solu sarakkeesta: Napsauta mitä tahansa solua Pisteet-sarakkeessa. Koko saraketta ei tarvitse korostaa, koska Excel tunnistaa ympäröivän taulukon.
2. Avaa Lajittelu ja suodatus: Valitse TIEDOT-välilehdeltä Lajittele suurimmasta pienimpään numeroille tai Lajittele A:sta Ö:hön tekstille.
3. Lajittele useiden sarakkeiden mukaan: Jos haluat lajitella usealla tasolla, napsauta Lajittele-painiketta, lisää taso ja lajittele ensin sukupuolen ja sitten pistemäärän mukaan. Excel käyttää tasoja ylhäältä alas.
4. Säilytä otsikko: Varmista, että ”Tiedoissani on otsikot” on valittuna, jotta sarakenimet pysyvät paikoillaan eivätkä lajitella niitä datan mukaan.

⚠️ Varoitus: Valitse ennen lajittelua vain yksi solu, ei koskaan yhtä saraketta. Jos vain yksi sarake on korostettuna ja lajiteltuna, nimet ja pisteet erotetaan toisistaan ​​ja tietue vioittuu. Excel varoittaa "Laajenna valintaa" -kehotteella, joka tulisi aina hyväksyä.

Ryhmä ja purka

Ryhmien avulla voimme tarkastella helposti ja piilottaa tarpeettomat tiedot joko sarakkeista tai riveistä. Tämän lisäksi voimme käyttää ryhmiä myös yhteiseen luokkaan kuuluvan tiedon analysointiin. Havainnollistetaan tätä esimerkillä. Käytämme yllä olevaa opiskelijapisteiden esimerkkiä.

• Napsauta pistemäärää hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lisää sarake. Nimeä nimisarakkeen sukupuoli.
• Vaihda James Juanitaksi. Laita naaras Janetille ja Juanitalle. Laita uros muille opiskelijoille. Arkkisi pitäisi näyttää seuraavalta.

Ryhmittelemme nyt naaraat yhteen ja näytämme heidän keskimääräisen pistemääränsä ja teemme samoin miehille.

• Napsauta nauhan DATA-välilehteä
• Valitse kaikki sarakkeet ja rivit, joissa on tietoja
• Napsauta avattavaa Ryhmä-painiketta alla olevan kuvan mukaisesti

Saat seuraavan ikkunan

• Varmista, että Rivit-asetukset on valittuna
• Napsauta OK-painiketta
• Saat seuraavan esikatselun

• Laskemme nyt naisten ja miesten keskimääräiset pisteet
• Valitse kaikki tiedot alla olevan kuvan mukaisesti

Napsauta Välisumma-pudotusvalikkoa TIEDOT-välilehden alla

Saat seuraavan ikkunan

• Aseta "Jokaisessa muutoksessa" sukupuoleksi
• Aseta "Käytä toimintoa" keskiarvoon
• Valitse "Lisää välisumma" pisteeseen
• Napsauta "OK"-painiketta

Lataa yllä oleva Excel-tiedosto Code

Kuvien lisääminen laskentataulukoihin

Välillä halutaan brändätä excelissä painetut asiakirjat kirjelomaketiedoilla ja tulostaa yrityksen logolla tms. kunnostautua sisältää ominaisuuksia, joiden avulla voit tuoda kuvia Exceliin. Kuvien lisäämiskomento löytyy nauhan INSERT-välilehdeltä.

Saat seuraavan dialogi-ikkunan

• Voit selata mihin tahansa tietokoneesi kansioon, jossa on kuvia, ja voit valita minkä tahansa kuvan.
• Saat samanlaisia ​​tuloksia kuin alla näkyvät

Opetusharjoitus 4

Käytä INSERT-välilehden kuvat -komentoa lisätäksesi haluamasi kuvan laskentataulukkoon.

UKK