MS Excel -muistiinpanojen perusteet aloittelijoille

Tämä opetusohjelma esittelee perusteet Microsoft Excel, jotta aloittelijat voivat nopeasti tutustua ohjelmaan ja käsitteisiin, joita jokainen Excelin käyttäjä käyttää päivittäin.

Mikä on Microsoft Excel?

Microsoft kunnostautua on taulukkolaskentaohjelma, jota käytetään numeerisen ja tilastollisen datan tallentamiseen, analysointiin ja visualisointiin. Se tarjoaa runsaasti ominaisuuksia – laskelmia, pivot-taulukoita, kaaviotyökaluja, makro-ohjelmointia ja nyt myös tekoälyavusteista analyysia – ja on saatavilla Windows, macOS, Android, iOS:ssä ja verkossa.

Excel-taulukko on sarakkeista ja riveistä koostuva ruudukko. Sarakkeet on merkitty kirjaimilla ja rivit numeroilla. Sarakkeen ja rivin leikkauspistettä kutsutaan solu, ja sen osoite on sarakkeen kirjain, jota seuraa rivinumero (esimerkiksi A1, B12).

Miksi minun pitäisi oppia Microsoft Excel?

Useimmat meistä käsittelevät numeroita päivittäin – tuloja, menoja, hintoja, määräaikoja. Excelin avulla on helppo tallentaa, laskea ja analysoida näitä tietoja sekä visualisoida ne kaavioiden ja koontinäyttöjen avulla. Alla oleva kuva näyttää yksinkertaisen kuukausibudjetin Excelissä.

Mistä voin saada Microsoft Excel?

Excel on osa Microsoft 365 (entinen Office 365) -paketti. Voit tilata Microsoft 365 suoraan microsoft.com, osta pysyvä lisenssi (Office Home & Business) tai käytä ilmaista selainpohjaista Excel verkkoversio kautta Microsoft tili.

Kuinka avata Microsoft kunnostautua

Excelin avaaminen toimii kuten minkä tahansa muun Windows sovellus. Nykyaikaisesta Windows 10 tai 11 vaiheet ovat:

• Valitse Aloita painiketta.
• Kirjoita ”Excel” – vastaavat sovellukset tulevat näkyviin heti, kun aloitat kirjoittamisen.ping.
• Napauta Microsoft kunnostautua tuloksissa.

Voit myös kiinnittää Excelin tehtäväpalkkiin tai Käynnistä-valikkoon tai avata sen työpöydän pikakuvakkeesta.

Nauhan ymmärtäminen

nauha on Excel-ikkunan yläreunassa oleva välilehtien ja kuvakkeiden rivi. Se ryhmittelee komennot tehtävien mukaan, jotta löydät oikean toiminnon nopeasti. Komento on mikä tahansa toiminto, jonka suoritat – uuden asiakirjan luominen, tiedoston tulostaminen, kaavion lisääminen ja niin edelleen.

Nauhan komponentit selitetty

• Tiedosto-valikko (käynnistä-painike): avaa komentoja, kuten Uusi, Avaa, Tallenna, Tulosta ja Asetukset, joilla voit mukauttaa Exceliä.
• Valintanauhan välilehdet: ryhmään liittyviä komentoja. Etusivu välilehti käsittelee tietojen muotoilua, lajittelua ja etsimistä.
• Valintanauharyhmät: kunkin välilehden sisällä olevat alaosiot. Esimerkiksi suuntaus Aloitus-välilehden -ryhmä kokoaa kaikki komennot, jotka tasaavat solun sisällön.

Laskentataulukon ymmärtäminen — rivit, sarakkeet, taulukot ja työkirjat

A työlista on yksittäinen riveistä ja sarakkeista koostuva ruudukko. Kun rivi kohtaa sarakkeen, saadaan soluja jokaisella solulla on oma yksilöllinen osoite, kuten C5Sarakkeet on merkitty kirjaimilla (A, B, C, …) ja rivit numeroilla (1, 2, 3, …).

A työkirja on tiedosto, joka sisältää yhden tai useamman laskentataulukon. Uudet työkirjat avautuvat oletusarvoisesti yhdellä laskentataulukolla, mutta voit lisätä tai poistaa laskentataulukoita tarpeen mukaan. Taulukot nimetään Sheet1, Sheet2ja niin edelleen; nimeä ne uudelleen jollain mielekkäällä tavalla, kuten Kuukausibudjetti or Päivittäiset kulut.

Mukauttaminen Microsoft Excel ympäristö

Henkilökohtaiset mieltymykset vaihtelevat – saatat pitää tummasta teemasta, haluat lisävälilehtiä, kuten Kehittäjätai piilota välilehdet, joita et koskaan käytä. Kaikkea voi mukauttaa Tiedosto> AsetuksetTämä osio käsittelee seuraavia aiheita:

• Valintanauhan mukauttaminen.
• Väriteeman asettaminen.
• Kaavan asetukset.
• Vedostusasetukset.
• Tallenna asetukset.

Valintanauhan mukauttaminen

avoin Tiedosto > Asetukset > Mukauta nauhaa piilottaaksesi, lisätäksesi tai järjestelläksesi välilehtiä uudelleen.

• Poista oikeanpuoleisessa paneelissa valinta piilotettavien välilehtien ruuduista, esimerkiksi Sivun asettelu, Revew ja View.
• Napauta OK.

Ribbon näyttää nyt tältä:

Mukautetun välilehden lisääminen valintanauhaan

Voit myös luoda oman välilehden, nimetä sen ja liittää siihen komentoja. Alla oleva esimerkki lisää välilehden nimeltä Guru99.

1. Napsauta valintanauhaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa nauhaa.
2. Napauta Uusi välilehti.
3. Valitse juuri luotu välilehti.
4. Napauta nimetä uudelleen ja soita sille Guru99.
5. Valitse uusi ryhmä välilehden sisältä.
6. Napauta nimetä uudelleen ja soita sille Omat komentoni.
7. Valitse keskipaneelista komento, kuten Kaikki kaaviotyypit.
8. Napauta Lisää, sitten OK.

Valintanauha sisältää nyt mukautetun Guru99-välilehti:

Väriteeman asettaminen

Voit vaihtaa Excelin väriteemaa avaamalla Tiedosto> Asetukset ja noudata alla olevia ohjeita.

1. general Vasemmalla oleva välilehti on oletusarvoisesti valittuna.
2. Löytää Office-teema (vanhemmat versiot: Värimaailma) kohdassa Mukauta kopiosi Microsoft Office.
3. Valitse haluamasi teema alasvetovalikosta.
4. Napauta OK.

Kaavojen asetukset

Kaavat-välilehti määrittää Excelin toiminnan kaavoja käsiteltäessä – automaattisen täydennyksen, laskentatilan, soluviittaustyylin (A1 vs. R1C1) ja virheentarkistuksen.

Aktivoi vaihtoehto valitsemalla ruutu ja poista se käytöstä poistamalla valinta. Samaan paneeliin pääsee myös Tiedosto > Asetukset > Kaavat.

Oikolukuasetukset

Tekstin tarkistus -välilehti määrittää, miten Excel käsittelee kirjoittamaasi tekstiä – sanakirjan kielen, automaattisen korjauksen, oikeinkirjoitusehdotukset ja niin edelleen.

Tallenna asetukset

Tallenna-välilehdellä voit määrittää oletustiedostomuodon, automaattisen palautuksen aikavälin ja automaattisesti palautettujen tiedostojen sijainnin. Käytä sitä varmistaaksesi, ettei työtä koskaan menetetä odottamattoman uudelleenkäynnistyksen vuoksi.

Tärkeitä Excel-pikakuvakkeita

Alla olevat pikanäppäimet nopeuttavat päivittäisiä tehtäviä.

oikotie	Mitä se tekee
Ctrl + P	Avaa tulostusvalintaikkunan.
Ctrl + N	Luo uuden työkirjan.
Ctrl + S	Tallentaa nykyisen työkirjan.
Ctrl + C	Kopioi valitut solut.
Ctrl + V	Liittää leikepöydältä.
Ctrl + Z	Kumoaa viimeisen toiminnon.
Ctrl + F	Avaa Etsi ja korvaa -toiminnon.
Shift + F3	Avaa Lisää funktio -valintaikkunan.
Shift + F11	Luo uuden laskentataulukon.
F2	Muokkaa aktiivista solua ja näyttää kaavan solualueen.

Parhaat käytännöt työskennellessä Microsoft kunnostautua

1. Tallenna nykyisessä muodossa: käytä nykyaikaista .xlsx muodossa, ellet välttämättä jaa sitä jonkun Excel 2003:a tai aiempaa käyttävän kanssa.
2. Käytä kuvaavia nimiä sarakkeille, taulukoille ja nimetyille alueille.
3. Vältä megakaavoja: Jaa monimutkaiset laskutoimitukset apusoluihin, jotka voit tarkistaa askel askeleelta.
4. Käytä sisäänrakennettuja funktioita kuten SUMIF, XLOOKUPja FILTER ennen mukautetun logiikan kirjoittamista.
5. Lukitse ja suojaa kriittiset kaavat, jotta yhteistyökumppanit eivät korvaa niitä.
6. Varmuuskopio ja versio: tallenna kopiot kohteeseen OneDrive tai SharePointissa, jotta versiohistoria on automaattinen.

Microsoft Excel vs. Google Sheets

Jos valitset taulukkolaskentatyökalun, alla oleva taulukko yhteenvetää tärkeimmät erot Microsoft Excel ja Google Arkit.

Capability	Microsoft kunnostautua	Google Sheets
Asennus	Työpöytäsovellus ja verkkosovellus; Microsoft 365-tilaus.	Vain selaimessa; ilmainen laitteella Google tili.
Offline -käyttö	Täydet työpöytäominaisuudet.	Rajoitettu Chrome-laajennuksen kautta.
Yhteistyö	Reaaliaikainen yhteismuokkaus OneDrive/SharePoint.	Reaaliaikainen yhteismuokkaus sisäänrakennettuna.
Virtaominaisuudet	Power Query, Power Pivot, VBA-makrot, Copilot.	Apps Script, BigQuery-liitin Gemini Sheetsissä.
Parasta	Raskas mallinnus, suuret tietoaineistot, rahoitus.	Kevyt yhteistyö ja lomakepohjainen data.

UKK