SAP PA03: Payroll Control Record Tutorial

Payroll Valvontatietue määrittää nykyisen palkanlaskentajakson ja palkanlaskennan menneisyyden takautuvaa kirjanpitoa varten.

• Se lukitsee SAP HR-perustietojen vertailu palkanlaskennan aikaisten muutosten varalta, koskee sekä mennyttä että nykyistä palkanlaskentaa. Tulevaisuuteen vaikuttavat muutokset ovat edelleen mahdollisia.
• Se määrittelee suurimman varhaisimman takautuvan kirjanpito aikana.

Palkanlaskentarekisteri

Palkanlaskentarekisteri-näyttö on jaettu 4 osaan:

• Palkanlaskenta-alue: Tämä osio osoittaa palkanlaskenta-alueen, johon palkanlaskentatietue soveltuu. Kutakin palkanlaskenta-aluetta kohden voi olla kerrallaan vain YKSI palkanlaskentatietue.
• Palkanlaskennan tila: Tämä osio ilmaisee vihreällä rastilla, missä vaiheessa palkanlaskenta on parhaillaan käynnissä. Se määrittelee myös nykyisen palkanlaskentajakson tarkalla päivämäärällä ja ilmaisee kuinka monta kertaa palkanlaskenta on ajettu.
• Varhaisin retro-tilikausi: Tämä osio ilmoittaa suurimman aikaisimman palkanlaskentajakson takautuvassa kirjanpidossa.
• Viimeisin muutos henkilöstövalvontatietueeseen: Tässä osiossa kerrotaan, kuka käynnisti muutoksen palkanlaskentatietueeseen, milloin ja mikä muutos tapahtui.

Palkanlaskentarekisterinäytössä voit käyttää seuraavia painikkeita:

• Väärä pers. Ei: Napsauta tätä painiketta nähdäksesi luettelon työntekijöistä SAP HR hylätty viimeisimmän palkanlaskennan aikana.
• Listaa henkilöstö Numbers: Napsauta tätä painiketta saadaksesi luettelon palkanlaskenta-alueeseen kuuluvista työntekijöistä.
• Lukittu henkilö. Ei: Napsauta tätä painiketta saadaksesi luettelon työntekijöistä SAP HR lukittu ulos palkanlaskennasta infotyypissä 0003 (Palkanlaskennan tila), mikä estää palkanlaskennan suorittamisen heidän puolestaan.

Palkanlaskennan tietueen tilan vaiheet

Palkanlaskennan hallintatietue tekee enemmän kuin lukitsee tietoja – se ohjaa palkanlaskentaa määritellyn tilasarjan läpi. Jokainen tila määrittää, mitä voit tehdä ja mitä päätiedoille tapahtuu:

• Palkanlaskennan vapauttaminen: Ohjaustietueen arvoksi asetetaan ”Vapauta palkanlaskentaan”. Aiemmat ja nykyiset perustiedot lukitaan ja palkanlaskentakausi avataan käsittelyä varten.
• Aloita palkanlaskenta: Palkanlaskenta-ajuri suoritetaan palkanlaskenta-alueella. Hylätyt työntekijät kerätään korjattavaksi Matchcode W:n alle.
• Korjattavaksi julkaistu: Päätiedot on tilapäisesti avattu, jotta voit korjata suorituksen aikana löydetyt virheet ja sitten vapauttaa ja käynnistää palkanlaskennan uudelleen.
• Lähtö palkanlaskennasta: Jakso suljetaan, päätietojen lukitus avataan ja ohjaustietue siirtyy seuraavalle palkanlaskentakaudelle.

Voit siirtyä Vapauta- ja Korjaus-toimintojen välillä niin usein kuin on tarpeen, mutta vain Poistu-toiminto sulkee jakson ja siirtää ohjaustietueen seuraavaan sykliin.

Miksi palkanlaskennan tietueella on merkitystä

Koska palkanlaskenta-aluetta kohden voi olla vain yksi hallintatietue, se toimii ainoana portinvartijana jokaiselle palkanlaskenta-ajolle kyseisellä alueella. Sen tila määrittää, voidaanko palkanlaskenta aloittaa, voidaanko päätietoja muokata ja kuinka pitkälle taaksepäin järjestelmä laskee uudelleen.

Keeping Oikeassa tilassa oleva ohjaustietue on tärkeä, koska:

• Se estää päätietojen muutoksia viottamasta jo käynnissä olevaa palkanlaskentaa.
• Se varmistaa, että takautuva kirjanpito ulottuu vain aikaisimpaan sallittuun ajanjaksoon.
• Se antaa ylläpitäjille selkeän ja auditoitavan tietueen siitä, kuka muutti palkanlaskennan tilaa ja milloin.
• Se koordinoi suuria tiimejä siten, että alueelle suoritetaan kerrallaan vain yksi palkanlaskentajakso.

Jos tarkistustietue jätetään väärään tilaan – esimerkiksi edelleen avoimeksi korjausosiossa – koko alueen palkanlaskenta voi pysähtyä, joten ylläpitäjät seuraavat sitä tarkasti koko ajon ajan.

Palkanlaskennan seurantatietojen ylläpito (PA03)

Ylläpidät palkanlaskennan hallintatietuetta tapahtumalla PA03. Tämä on näyttö, jossa järjestelmänvalvoja vapauttaa, aloittaa, korjaa tai lopettaa palkanlaskenta-ajon palkanlaskenta-alueella.

Avaa ja muuta ohjaustietuetta seuraavasti:

Vaihe 1) Syötä tapahtuma PA03 kohtaan SAP komentokenttään ja paina Enter.

Vaihe 2) Syötä palkanlaskenta-alue, jonka tarkastustietuetta haluat ylläpitää. Koska aluetta kohden on vain yksi tarkastustietue, SAP lataa nykyisen tilan automaattisesti.

Vaihe 3) RevTarkista neljä osiota – Palkka-alue, Palkanlaskennan tila, Varhaisin retrospektiivikausi ja Viimeisin muutos – vahvistaaksesi nykyisen kauden ja vaiheen.

Vaihe 4) Valitse tarvitsemasi toiminto. Siirrä tietue tilapainikkeilla tilaan Palkanlaskennan vapautus, Korjattavaksi vapautettu tai Poistu palkanlaskennasta riippuen siitä, missä vaiheessa sykliä olet.

Vaihe 5) Käytä apupainikkeita – Virheelliset henkilönumerot, Henkilöstöluettelo Numbersja Lukittujen henkilöiden nro – tarkistaaksesi, mitkä työntekijät hylättiin, ketkä kuuluvat alueelle ja ketkä on lukittu infotyypissä 0003.

Vaihe 6) Tallenna muutoksesi. Viimeisin muutos -osioon tallennetaan sitten käyttäjätunnuksesi, päivämäärä ja tehty toiminto.

Koska kontrollitietue vaikuttaa kaikkiin palkanlaskenta-alueen työntekijöihin, muutokset tulee tehdä huolellisesti ja yleensä yhden vastuullisen ylläpitäjän toimesta. Tilamuutosten koordinointi palkanlaskentakalenterin kanssa välttää ristiriitoja, ja hylättyjen ja lukittujen työntekijälistojen tarkistaminen ennen kutakin vaihetta pitää ajon siistinä. Kun jakso on valmis, kontrollitietueen sulkeminen siirtää sen seuraavaan sykliin.

UKK