Как да създадете еднократен доставчик FK01 в SAP
Редакционен екип
⚡ Умно обобщение
Еднократни основни записи на доставчик в SAP обслужват доставчици, на които се издават фактури само от време на време. Настройките за счетоводство се съхраняват в една обща сметка, а името, адресът и банковите данни се записват във всеки документ.
Не всеки доставчик заслужава основен запис. В SAP, доставчик, който получава фактура веднъж или два пъти годишно, може да бъде осчетоводен чрез споделена еднократна сметка и данните, които извършват плащането tracвъзможните са заснети в самия документ.
Какво е еднократен доставчик в SAP?
Еднократният доставчик е колективен главен запис, използван за доставчици, които нямат чести транзакции и не обосновават собствен запис. Тъй като един и същ запис обслужва много различни доставчици, в него не се съхраняват специфични за доставчика данни. Името, адресът, телефонният номер и банковите данни се въвеждат при осчетоводяване на документа.
Записът все още се държи като обикновена сметка на доставчик във всяко друго отношение. Той принадлежи към фирмен код, носи сметка за съгласуване и отворените му позиции се показват в обичайния платими сметки доклади.
| Аспект | Редовен доставчик | Еднократен доставчик |
|---|---|---|
| Необходими са главни записи | Един на доставчик | Един колективен акаунт за много доставчици |
| Име и адрес | Съхранява се в главния запис | Вписано във всеки документ |
| банкова информация | Съхранява се в главния запис | Вписано във всеки документ |
| Най-подходящ за | Повтарящи се доставчици, contracтс, планирани плащания | Случайни покупки, възстановяване на разходи, единични доставки |
| Отчитане от доставчика | Просто, по номер на доставчика | Изисква четене на адресните данни в документите |
Компромисът е удобство срещу видимост. По-малкото основни записи означават по-малко поддръжка, но анализът на разходите по доставчици става по-труден, защото всяко осчетоводяване е под един и същ номер на сметка.
Групата еднократни сметки на доставчици и нейният индикатор
Еднократен доставчик не може да бъде създаден от обикновена група сметки. Поведението произтича от една единствена настройка за персонализиране, така че групата сметки трябва да съществува преди стартирането на транзакция FK01.
в група акаунти на доставчици Съгласно дефиницията, достигната с транзакция OBD3, за групата се задава еднократен индикатор за сметка. Индикаторът прави две неща: потиска специфичните за доставчика полета на екраните с основни данни и казва на транзакциите за осчетоводяване да поискат тези данни в документа вместо това. Настройката се съхранява за всеки запис на доставчик в поле XCPDK на таблица LFA1.
SAP предоставя готови групи за тази цел и повечето системи използват една от тях, вместо да дефинират нова.
- Продължително професионално развитие: Еднократна група доставчици с вътрешно присвояване на номер, така че системата да издава номера на сметката.
- CPDL: Еднократна група доставчици с външно присвояване на номер, така че номерът се въвежда.
- 0099: Групата еднократни доставчици, използвана в подробния преглед по-долу, е показана с отметнат индикатор в списъка с групи акаунти.
Преди да започнете, си струва да проверите още две предварителни условия. Диапазонът от номера, присвоен на групата, определя дали номерът на доставчика може да бъде въведен изобщо, а сметката за съгласуване, която ще бъде въведена по-късно, трябва да съществува в сметкоплана на използвания фирмен код.
Как да създадете еднократен доставчик в SAP Използване на FK01
След като групата сметки е налице, записът се създава в транзакцията с основни данни за задълженията към доставчици.
Стъпка 1) Въведете код на транзакцията FK01 в SAP командно поле, както е показано по-долу.
Стъпка 2) На началния екран „Създаване на доставчик“ поставете курсора в полето „Група акаунти“ и натиснете F4, за да отворите помощта за търсене, маркирана по-долу.
Стъпка 3) В отворения диалогов прозорец изберете групата сметки, чието свойство „еднократна сметка“ е отметнато. В списъка по-долу колоната OTA маркира еднократните групи, а група 0099 „Еднократни доставчици“ е избраната.
Стъпка 4) Обратно на началния екран, въведете следното, както е отбелязано по-долу.
- Въведете идентификационен номер на доставчика според диапазона от номера, присвоен на групата сметки.
- Въведете фирмения код, в който ще се създаде основният запис.
Стъпка 5) На следващия екран, Създаване на доставчик: Адрес, въведете следното в общите данни, както е отбелязано по-долу.
- Въведете име, което идентифицира колективния запис, например „Еднократно нов доставчик“.
- Въведете термин за търсене, за да може акаунтът да бъде намерен бързо по време на публикуване.
- Въведете езика за комуникация.
Уличните и пощенските полета остават празни тук нарочно, защото принадлежат на индивидуалния доставчик, а не на колективната сметка.
Стъпка 6) На екрана с данни за фирмен код, Създаване на доставчик: Счетоводна информация Счетоводство, въведете следното, както е отбелязано по-долу.
- Въведете помирението Главна сметка номер, който свързва осчетоводяванията на доставчика с главната книга.
- Въведете групата за управление на паричните средства, използвана за прогнозиране на ликвидността.
Стъпка 7) Натиснете „Запазване“ в стандартната лента с инструменти, показана по-долу, за да създадете новия еднократен основен запис на доставчик.
Стъпка 8) Проверете лентата на състоянието за съобщението за потвърждение. Примерът по-долу показва, че доставчик 0000088888 е създаден във фирмен код 1000.
Сметката вече е готова за употреба и данните на доставчика се предоставят при първото ѝ осчетоводяване.
Как да публикувате фактура на еднократен доставчик
Нищо особено не се случва, докато колективната сметка не бъде използвана. Въвеждането ѝ като доставчик на фактура на доставчика във FB60 или на F-43, системата отваря допълнителен екран за адреси, преди да могат да бъдат попълнени елементите от реда.
Екранът пита за подробностите, които умишлено са били пропуснати в основния запис.
- Име и адрес: Длъжност, име, улица, пощенски код, град и държава на действителния доставчик.
- Съобщение: Телефон и други полета за контакт, където са от значение.
- Банкова информация: Държава, банков ключ и номер на сметка, които след това се използват от платежната програма.
- Данъчни номера: Полетата за данъчен идентификационен номер, където местното отчитане ги изисква.
Тези записи се съхраняват за всеки документ в таблица BSEC, сегментът с данни за еднократна сметка, а не в главните таблици на доставчиците. Това прави една и съща сметка използваема за много доставчици и е и причината отчет на ниво доставчик да не може просто да прочете LFA1. Адресът трябва да бъде взет от документа и изходящо плащане събира банковите данни по същия начин.
Следват две последици. Дублиращите се плащания са по-трудни за откриване, тъй като две фактури от един и същ доставчик съдържат два независими записа за адрес и всеки контрол, който разчита на основни данни на доставчика – например проверка на промяната на банкови данни – не се прилага. Поради това много финансови екипи ограничават еднократните сметки до осчетоводявания с ниска стойност и ги преглеждат отделно по време на... отчитане в края на периода цикъл.
In SAP S/4HANA еднократният акаунт оцелява, но е създаден като бизнес партньор. Специализирана група бизнес партньориping е съпоставен с групата еднократни сметки на доставчици в персонализирането на интеграцията „Клиент/Доставчик“, записът се поддържа с транзакция BP в ролята на доставчик и екранът с адреси на ниво документ се държи точно както в SAP ERP. Еквивалентният обект от страна на клиента работи по същия начин в вземания.
