ME23N i SAPServiceorder (inköpsorder)

Vad är tjänsteinköpsorder?

Tjänsteinköpsorder läggs in för tjänster som upphandlas internt eller externt. Dessa inköpsorder skiljer sig från standardbeställningar eftersom de inte kräver ett varumottagande eftersom de inte har något lager. Förutom det finns det några små skillnader i skapandet av PO. Först är dokumenttypen för dessa beställningar. Det ska vara FO – Ramordning. För att upphandla en tjänst direkt för ett kostnadsställe följer vi nedanstående procedur.

Steg 1) Gå till transaktion ME21N.

1. Välj dokumenttyp FO – Ramordning.
2. Välj leverantör.
3. Välj giltighetsstart för PO.
4. Välj kontotilldelningskategori – K och artikelkategori – D.
5. Ange beskrivningen för tjänsten.
6. Ange kvantitet och måttenhet.
7. Ange priset för tjänsten (t.ex. 900 EUR per 1 AU – aktivitetsenhet).

Steg 2) På artikelnivå är det få fält du behöver underhålla för att skapa en giltig PO för service. På fliken "Tjänster" anger du information om din tjänst, kvantitet och pris.

Du kan bli tillfrågad om information om kontotilldelning.

Steg 3) Här kan du ange HB-konto (det kommer att föreslås i de flesta fall), och kostnadsställe för servicekostnad som ska tilldelas.

1. HB-konto.
2. Kostnadscenter.

Steg 4) På fliken Gränser kan du ange gränsen för oplanerade tjänster. Förväntat värde som tjänster inte bör överstiga.

Steg 5) Välj nu fliken Leverans och avmarkera kryssrutan Varumottagning. Tjänster har inte varor kvitto eftersom de inte är relevanta för lagerhantering (de har inget lager).

Steg 6) Kontotilldelningsfliken visar informationen vi ombads ange i popup-fönstret. Om du inte blir ombedd att gå in via popup kan du ange information här.

Steg 7) Vi behöver ingen förvaringsplats för vår vara eftersom den inte är lagerrelevant.

Du kan spara dina ändringar och få dokumentnumret.

Ändrings- och visningsläge nås genom samma transaktioner som för en standard inköpsorder, ME22N och ME23N.

Förklaring av postkategori D och kontotilldelning K

Dessa två fält med en bokstav gör det mesta av arbetet på en serviceorder, och att ange fel kombination är den vanliga anledningen till att fliken Tjänster aldrig visas.

Artikelkategori D – Tjänst. Inställning D visar SAP Artikeln beskriver arbete snarare än material. Tre saker ändras omedelbart: fliken Tjänster blir tillgänglig för att ange enskilda servicerader, fliken Gränser blir tillgänglig för oplanerat arbete och lagerhanteringen stängs av för artikeln.

Kontotilldelningskategori K – Kostnadsställe. Eftersom en tjänst förbrukas i samma ögonblick som den utförs, hamnar den aldrig i lagret och har därför inget lagerkonto att bokföra på. K styr kostnaden till ett kostnadsställe och begär ett HB-konto. Andra kategorier betjänar andra mottagare:

• K – Kostnadsställe: Rutinmässiga tjänster såsom underhåll, städning och konsulttjänster.
• F – Ordning: Arbete som tillhör en intern order eller underhållsorder.
• P – Projekt: Tjänster som debiteras ett WBS-element i projektsystemet.
• A – Tillgång: Arbete aktiverat som en anläggningstillgång istället för att kostnadsföras.

Parningen spelar roll. Artikelkategori D utan kontotilldelningskategori lämnas SAP utan mottagare för kostnaden, och ordern kan inte sparas. Kostnadsställets huvuddata täcks av skapa ett kostnadsställe.

Hur en service-inköpsorder skiljer sig från en standardinköpsorder

Merparten av ME21N-skärmen ser bekant ut, men sex beteenden förändras när objektkategori D används.

Giltighetsperioden för en FO-order är det som gör den till ett ramverk. Tjänster kan avbrytas upprepade gånger mot den tills antingen giltighetsdatumet passeras eller gränsvärdet är förbrukat.

Tjänstinmatningsformulär: Bekräftelse av mottagna tjänster

Artikeln ovan avslutas med att ordern sparas, men ordern i sig binder ingenting till bokföringen. Eftersom det inte finns någon varukvitto är det serviceregistreringsblanketten som registrerar att arbete faktiskt utförts och frigör kostnaden. Hoppa överping det lämnar fakturan utan något att matcha mot.

1. Öppna transaktionen ML81N. Ange serviceinköpsordernumret och, om ordern har flera rader, den artikel som ska bekräftas.
2. Skapa ett nytt inmatningsblad. Ge den en kort text som beskriver perioden eller det utförda arbetet, till exempel vilken månad som faktureras.
3. Anta de planerade tjänsterna. Använd Serviceval för att hämta de rader som redan anges på ordern och ange sedan den faktisk levererade kvantiteten. Delvis bekräftelse är normalt för en ramorder.
4. Lägg till oplanerade tjänster om det behövs. Arbete som inte förutsetts när ordern lades registreras direkt på registreringsblanketten. Totalsumman kontrolleras mot den totala gränsen och avvisas om den överstiger den.
5. Kontrollera kontotilldelningen. Kostnadsstället och HB-kontot är som standard orderartikeln och kan delas upp på flera mottagare om arbetet gynnat mer än en avdelning.
6. Godkänn anmälningsblanketten. Godkännande sker i det ögonblick då kostnaden bokförs. Det skapar ett materialdokument och ett redovisningsdokument som debiterar kostnadsstället och krediterar GR/IR-avräkningskontot, precis som en varuinleverans skulle göra för material.

Godkännande kan vara föremål för sin egen frisläppningsstrategi, i vilket fall ML85 hanterar samlingsfrisläppning innan kostnaden bokförs. Först efter godkännande hittar fakturaverifieringen en kvantitet som matchar, och eventuella avvikelser blockerar dokumentet tills någon kan frisläpp fakturanRelaterat material finns täckt över hela SAP MM-handledning serien.

Vanliga frågor