Hur man skapar en inköpsorder ME21N i SAP

Inköpsorder används för ett antal processer vid upphandling. De kan användas för intern upphandling (från en anläggning till en annan), extern upphandling av varor (direkt konsumtion eller lager) och tjänster. Den kan också användas för underleverantörs-, tredjeparts- och konsignationsprocesser. Behandling av inköpsorder visas i följande diagram. Inköpsorder kan skapas med hänvisning till en inköpsrekvisition, RFQ, offert, en annan inköpsorder, kontrakt, försäljningsorder.

Hur man skapar en inköpsorder

Inköpsorder skapas genom att använda standardtransaktioner ME21N (eller ME21 – den gamla instansen av transaktionen).

Steg 1)

1. Ange transaktionskod ME21N.
2. Ange leverantör.
3. Ange materialnummer som behöver införskaffas.
4. Ange kvantitet och måttenhet (valfritt – systemet använder UoM från inköpsinformationsposten).
5. Klicka ENTER för att bekräfta inmatade data.

Inköpsorderartikeln fylls nu i med information från inköpsinformationsposten och materialbasdata i kombination med leverantörens basdata. Detta kan ses på de kommande skärmarna.

Leveransdatum och nettopris fylls i från informationen som tillhandahålls i stamdata.

I skärmbilden nedan, Blocks 1 och 2 fylldes i från köpinformationsposten, medan 3 befolkades från leverantörsmästaren.

Standardtexter som fylls i via köpinformation registrerar stamdata.

1. Infopost PO text – texten fylls i från info record master.
2. Infopostanteckning – fylls i från info record master.
3. Texten i det här fältet är densamma som i vår infokod.

Steg 2)

1. Du kan se att inköpsordern innehåller flera flikar på rubriknivå. På fliken "Status" kan du hitta lite information om inköpsorderns status.
2. I detta block kan du hitta allmän status (Aktiv) samt inköpsorderbekräftelse (Ännu ej skickad), Leveransstatus och Fakturastatus.
3. Detta är information om kvantiteter och värde, beställt antal och värde, levererat antal och värde, fortfarande att leverera kvantitet och värde, Fakturerat antal och värde, och slutligen information om handpenning.

Andra flikar innehåller information om Organisationsdata, Import, Tilläggsdata, Partners, Kommunikation, Adress, Texter, Villkor, Leverans/Fakturainformation.

Steg 3) Fliken Leverans/Faktura innehåller information om betalningsvillkor och handelsvillkor. Du kan infoga betalningsvillkor här (som =D06 – betalning 30 dagar efter leverans), handelsvillkor (i två incoterms-fält – till exempel EXW Wien).

Steg 4) Organisationsdata innehåller informationen om inköpsorganisation, inköpsgrupp och företagskod. Du kan välja en annan köpgrupp om du behövde.

Andra flikar

• In Villkor fliken kan du hitta information om priser och villkor på rubriknivå.
• texter tab används för att underhålla texter på rubriknivå.
• Adress fliken innehåller leverantörsadressdata.
• I Ytterligare uppgifter fliken kan du hitta säljarens samlingsnummer och momsregistreringsnummer.

På artikelnivå innehåller inköpsordern ytterligare information om artiklar

• På leveransschema fliken kan vi ange önskat leveransschema och kvantiteter som ska levereras vid ett visst datum.

• Materialdata fliken innehåller information om leverantörens materialnummer, batch, leverantörsbatch, EAN-kod etc. En del av uppgifterna fylls i från inköpsinfopost.
• På leveransflik, du kan ställa in leveranstoleransprocent (över- och underleverans), ställa in leveransstatus, inställningar för restleveranser och annan information.
• Faktura fliken innehåller information om fakturarelaterade data och ett fält "Skatte" som ska fyllas i om tillämpligt (i vårt fall är skattekoden V1 för båda föremålen).
• Villkor fliken används för att ange villkor på artikelnivå.
• Leveransadress – vår företagsadress, den kan ändras om vi vill ha materialet levererat någon annanstans.

• Bekräftelse fliken innehåller data som är specifik för kontroll- och avvisningsindikatorn för artikelbekräftelse.

När all data är dubbelkollad för misstag och korrekt inmatad kan vi spara inköpsordern.