Släpp strategi in SAP MM – Procedur för inköpsorder

Vad är releasestrategi i SAP MM?

Att frisläppa ett inköpsdokument innebär att godkänna det. En MM-konsult definierar utsläppsförfaranden som bestämmer vem som måste godkänna vilka dokument innan de kan gå vidare i upphandlings-till-betalningskedjan. Ett stort antal alternativ finns tillgängliga för att kontrollera den frigivningen.

Viktigt att veta: ett inköpsdokument kan inte ändras efter att det har släppts, så endast den slutliga versionen bör någonsin släppas. Ej släppta dokument — RFQ (offertförfrågan), PO (inköpsorder), schemaläggningsavtal och contract — kan inte bearbetas vidare, vilket innebär att en offertförfrågan inte kan bli en offert, en inköpsorder inte kan bli en varukvitto och ingen fakturaverifiering är möjlig mot den. Processflöde:

Release Strategy Approaches

Många olika strategier kan definieras för olika situationer. En frisläppningsstrategi kan bero på dokumenttyp, inköpsorganisation, inköpsgrupp eller annan information som finns i inköpsdokumentet.

I de flesta fall är den vanligaste utgivningsstrategin baserad på nettovärde av inköpsdokumentet. Företag staplar vanligtvis fler godkännare på högre utgifter och låter lågvärdiga inköp flöda igenom automatiskt.

SAP MM stöder två typer av utgivningsprocedurer:

• Utsläppsförfarande utan klassificering — används endast för inköpsrekvisitioner. Frisläppningskoder tilldelas på artikelnivå baserat på fältvärdena på inköpsordern.
• Utsläppsförfarande med klassificering — används för alla externa inköpsdokument (inköpsorder, offertförfrågan, avtal)tract, schemaläggningsavtal) och valfritt för inköpsrekvisitioner. Denna typ använder en egenskap (CT04) och en klass (CL02) för att utvärdera valfritt fält i CEKKOs kommunikationsstruktur, såsom totalt värde, anläggning, inköpsorganisation eller leverantör.

Viktiga komponenter i en lanseringsstrategi

Varje utsläppsprocedur med klassificering är sammansatt av sex byggstenar:

• Karakteristisk — skapad i transaktionen CT04Punkter vid CEKKO-fältet för att utvärdera, till exempel CEKKO-GNETW för totalt nettovärde.
• Klass — skapad i CL02 med klasstyp 032 för inköpsordrar (CEKKO) Eller 033 för inköpsrekvisitioner (CEBAN). Egenskapen tilldelas klassen.
• Släpp grupp — grupperar strategier som delar samma klass. Flera utgåvegrupper kan samexistera för olika dokumenttyper eller affärsområden.
• Utgivningskod — en tvåsiffrig nyckel som står för en specifik godkännarroll (inköpare, avdelningschef, inköpschef). Auktoriseringsobjekt M_EINK_FRG begränsar vem som kan exekvera varje kod.
• Släppindikator — styr vad dokumentet kan göra härnäst: blockerat, frisläppt, frisläppt med utdata eller ändringsbart efter frigivning. Avgör även om annullering är tillåten.
• Släpp strategi — huvudposten som knyter samman en utgivningsgrupp, en ordnad lista med utgivningskoder och en indikator per status. Klassificeringsvärden på strategin avgör när strategin gäller.

Definiera en releasestrategi

Steg 1) Definiera en frisläppningsstrategi som kräver manuell frisläppning för inköpsdokument över 100 EUR. Till exempel, en inköpsorder värd 50 EUR frisläpps automatiskt (ingen frisläppning krävs för nedströmsbearbetning), medan en inköpsorder värd mer än 100 EUR behöver en frisläppning.

För att få detta att fungera, en karakteristiska måste anges i bakgrunden.

1. Skapa egenskapen i CT04. Här NETTOVÄRDE egenskap definieras.
2. Sätt dess värde till att vara större än 100 EUR.

Steg 2) Tilldela fältet till egenskapen på Ytterligare uppgifter flikfält CEKKO-GNETW tilldelas NETVÄRDE eftersom det fältet innehåller inköpsdokumentets värde.

Steg 3) ange klass som kommer att hålla egenskapen. Transaktionen för att göra det är CL02För denna klass måste följande ställas in:

1. Klassnamn och klasstyp (använd 032 för inköpsorder, 033 för PR).
2. Description och status.
3. Giltighetstid.
4. Samma klassificering.

Steg 4) Tilldela egenskapen till klassen. Här NETTOVÄRDE är tilldelad en klass som heter REL_PUR.

Steg 5) Följande steg sker i anpassa (SPRO → MM → Inköp → Inköpsorder → Frisläppningsprocedur för inköpsorder):

• Skapa släppgrupper (tilldela dem en klass — i det här fallet REL_PUR).
• Skapa utgivningskoder (tilldela dem utgivningsgrupper).
• Skapa frisättningsindikatorer (till exempel 1-Blockerad, 2-Släppt).
• Skapa släppstrategi själv.
• Tilldela en releasegrupp och releasekod till en releasestrategi.
• Definiera utgivningsstatusar för strategin (blockerad och utgiven).
• Behåll klassificeringen — ställ in NETTOVÄRDE värde som strategin kommer att tillämpas på. Inställning > 100 innebär att alla inköpsdokument med ett värde större än 100 EUR omfattas av denna frisläppningsstrategi.
• Utför valfritt en simulering av releasestrategi för att se om det fungerar korrekt.

Efter det är strategin fastställd och redo för ett live-systemtest.

Steg 6) Inköpsordern nedan har skapats med ett värde på mer än 100 EUR. Om en inköpsorder på mindre än 100 EUR skapades, skulle den frisläppas automatiskt.

1. Två statusar visar att inköpsordern är under frigivning – den är föremål för frigivningsprocessen och måste godkännas innan vidare bearbetning. Den andra statusen anger aktuellt tillstånd: Blockerad, vilket betyder att den inte har släppts än.
2. Värdet är 24 000 euro, mer än 100 euro.

Nu finns det en inköpsorder som måste släppas (godkännas) innan den är giltig för vidare bearbetning.

Frisläppa en inköpsorder via ME28

För den faktiska frigivningen av inköpsdokumentet, använd transaktion ME28.

Steg 1)

1. Utför transaktionskoden ME28.
2. Ange utgivningskod (obligatorisk) och släppgrupp (valfri).
3. Alternativ — behåll standardinställningarna som på skärmen nedan.
4. Välj lämplig omfattning för listan och inköpsdokumentkategori. För att endast se inköpsordrar som är tillgängliga för frigivning, välj "F".
5. Kör.

Steg 2) På nästa skärm visas de inköpsordrar som valts ut enligt kriterierna.

1. Välj den inköpsorder som ska frisläppas genom att klicka på den.
2. Klicka på Släpp knapp.

Inköpsorderns status ändras till frigiven.

Steg 3) In ME23N or ME22N Inköpsordern visar uppdaterad status.Utgivningen är klar"Och"Släppt” visas nu i inköpsorderns rubrikdata.

Processflödet är detsamma för alla inköpsdokument (RFQ, PR, offert, etc.).

Avbryta en utgåva

Steg 1) En frisläppning av inköpsdokument måste återföras innan ett redan frisläppt dokument kan ändras.

• Använd samma transaktion ME28.
• Markera Avbryt release kryssrutan och genomför transaktionen.

Steg 2) En lista över inköpsdokument som är tillgängliga för annullering av frigivning visas.

1. Välj lämpligt dokument.
2. Klicka på Avbryt release knapp.
3. Spara.

Det är inte möjligt att avbryta en release om releasestrategin inte tillåter att releasen återställs. Denna inställning bibehålls på releaseindikator- och releasestrateginivån.

En använd releasestrategi kan granskas genom att klicka på “Utgivningsstrategi”-knappen på skärmen ovan. Utdata från en strategi kan också förhandsgranskas med Simulera utsläpp knapp.

Tabeller för lanseringsstrategi i SAP MM

Anpassning av publiceringsstrategier lagras i en liten uppsättning tabeller. Att känna till dem hjälper till att felsöka varför ett dokument plockas (eller inte plockas) av en strategi:

• T16FC — utgivningskoder och deras tilldelning till utgivningsgrupper.
• T16FG — releasegrupper (med den klass och klasstyp de pekar på).
• T16FK — lanseringsstrategier (headernivå).
• T16FS — sekvens för utgivningsstatus per utgivningsstrategi (vilken kod släpper vilken status).
• T16FT — beskrivningar av lanseringsstrategier.
• T16FV — tilldelning av releasekoder till arbetsflödeskrav.
• EKKO / EBAN — tabeller för inköpsorderrubrik och inköpsrekvisitionsartiklar. Fält FRGKE, FRGZU, FRGGRoch FRGSX ange aktuell releaseindikator, releasestatus, releasegrupp och strategi i dokumentet.

Rapport ME2N filtrerad efter utlösningsindikator, eller ME29N För individuell inköpsorderutgivning är de vanliga dagliga övervakarna.

Vanliga fel och åtgärder i utgivningsstrategier

Releasestrategier misslyckas i tysthet oftare än de borde. Vanliga problem och hur man åtgärdar dem:

• Ingen utgivningsstrategi hittades — klass- eller egenskapsvärdena matchar inte dokumentet. Kör om klassificeringen med F1 på strategifältet i ME22N och jämför sedan CEKKO-värdena med strategins klassificering.
• Utgivningskod saknas auktorisering — användaren saknar auktoriseringsobjekt M_EINK_FRG för releasekoden och gruppen. Be Basis att lägga till rätt roll.
• Kan inte avbryta utgivningen — frigivningsindikatorn förhindrar återföring. Ändra indikatorinställningen i anpassning eller vänta tills köparen skapar en ny inköpsorder.
• Strategi tillämpad på fel dokument — klasstypen är 032 (PO) när 033 (PR) var avsedd, eller vice versa. Flytta strategin till rätt klasstyp.
• Ändringarna återställer utgåvan — vissa fältändringar (nettovärde som överskrider ett tröskelvärde, leverantörsbyte) återställer automatiskt ett redan frisläppt dokument. Konfigurera “Ombytlighet” på utlösningsindikatorn för att styra detta.
• Arbetsflödet utlöses inte — standardarbetsflöde ws20000075 för inköpsorder (eller ws20000077 för PR) är inte aktiverad. Aktivera händelselänken i SWETYPV och standarduppgiften i PFTC.

Vanliga frågor