Typer av informationssystem: MIS, TPS, DSS, Pyramid Diagram

En typisk organisation är indelad i operativ, mellan- och övernivå. Informationskraven för användare på varje nivå skiljer sig åt. För detta ändamål finns det ett antal informationssystem som stödjer varje nivå i en organisation.

Denna handledning kommer att utforska de olika typerna av informationssystem, den organisatoriska nivån som använder dem och egenskaperna hos det specifika informationssystemet.

Pyramiddiagram över organisationsnivåer och informationskrav

Att förstå de olika nivåerna i en organisation är viktigt för att förstå den information som krävs av användarna som verkar på sina respektive nivåer.

Följande diagram illustrerar de olika nivåerna i en typisk organisation.

Operanationell ledningsnivå

Den operativa nivån handlar om att utföra dagliga affärstransaktioner i organisationen.

Exempel på användare på denna ledningsnivå är kassörer vid ett försäljningsställe, bankkassörer, sjuksköterskor på ett sjukhus, kundvårdspersonal etc.

Användare på denna nivå använder fattar strukturerade beslut. Det betyder att de har definierade regler som vägleder dem när de fattar beslut.

Till exempel om en butik säljer varor på kredit och de har en kreditpolicy som har någon fastställd gräns för upplåningen. All säljare behöver bestämma sig för att ge kredit till en kund eller inte baseras på aktuell kreditinformation från systemet.

Taktisk ledningsnivå

Denna organisationsnivå domineras av chefer på mellannivå, avdelningschefer, arbetsledare etc. Användarna på denna nivå övervakar vanligtvis användarnas aktiviteter på operativ ledningsnivå.

Taktiska användare fattar semi-strukturerade beslut. Besluten baseras delvis på fastställda riktlinjer och bedömningsuppmaningar. Som ett exempel kan en taktisk chef kontrollera kreditgränsen och betalningshistoriken för en kund och besluta att göra ett undantag för att höja kreditgränsen för en viss kund. Beslutet är delvis strukturerat i den meningen att den taktiska chefen måste använda befintlig information för att identifiera en betalningshistorik som gynnar organisationen och en tillåten ökningsprocent.

Strategisk ledningsnivå

Detta är den högsta nivån i en organisation. Användarna på denna nivå fattar ostrukturerade beslut. Chefer på högre nivå är intresserade av den långsiktiga planeringen av organisationen. De använder information från taktiska chefer och extern data för att vägleda dem när de fattar ostrukturerade beslut.

Transaktionsbehandlingssystem (TPS)

Transaktionsbehandlingssystem används för att registrera dag till dag affärstransaktioner i organisationen. De används av användare på operativ ledningsnivå. Huvudsyftet med ett transaktionsbehandlingssystem är att svara på rutinfrågor som;

• Hur såldes skrivare idag?
• Hur mycket lager har vi till hands?
• Vad är den utestående skulden för John Doe?

Genom att registrera de dagliga affärstransaktionerna ger TPS-systemet svar på ovanstående frågor i tid.

• De beslut som fattas av verksamhetschefer är rutinmässiga och mycket strukturerade.
• Informationen som produceras från transaktionsbehandlingssystemet är mycket detaljerad.

Till exempel kräver banker som ger ut lån att företaget som en person arbetar för ska ha ett samförståndsavtal (MoU) med banken. Om en person vars arbetsgivare har ett MoU hos banken ansöker om lån är det bara operativ personal att kontrollera de inlämnade handlingarna. Om de uppfyller kraven behandlas låneansökningshandlingarna. Om de inte uppfyller kraven, rekommenderas kunden att träffa taktisk ledningspersonal för att se möjligheten att underteckna ett MoU.

Exempel på transaktionsbehandlingssystem inkluderar;

• Försäljningssystem – registrerar daglig försäljning
• Lönesystem – bearbetning av anställdas lön, lånehantering etc.
• Lagerkontrollsystem – keeping track lagernivåer
• Flygbolags bokningssystem – flygbokningshantering

Management Information System (MIS)

Management Information Systems (MIS) används av taktiska chefer för att övervaka organisationens nuvarande prestationsstatus. Utdata från ett transaktionsbearbetningssystem används som input till ett ledningsinformationssystem.

MIS-systemet analyserar indata med rutinalgoritmer, dvs aggregerar, jämför och sammanfattar resultaten till producerade rapporter som taktiska chefer använder för att övervaka, kontrollera och förutsäga framtida prestanda.

Till exempel kan input från ett försäljningsställesystem användas för att analysera trender för produkter som presterar bra och de som inte presterar bra. Denna information kan användas för att göra framtida lagerbeställningar, dvs öka beställningarna på välpresterande produkter och minska beställningarna av produkter som inte fungerar bra.

Exempel på ledningsinformationssystem inkluderar;

• Försäljningsledningssystem – de får input från kassasystemet
• Budgeteringssystem – ger en överblick över hur mycket pengar som spenderas inom organisationen på kort och lång sikt.
• Personalhanteringssystem – de anställdas övergripande välbefinnande, personalomsättning m.m.

Taktiska chefer är ansvariga för det semistrukturerade beslutet. MIS-system ger den information som behövs för att fatta det strukturerade beslutet och baserat på erfarenheterna från de taktiska cheferna gör de bedömningssamtal dvs förutsäger hur mycket av varor eller lager som ska beställas för andra kvartalet baserat på försäljningen under första kvartalet.

Decision Support System (DSS)

Beslutsstödssystem används av högsta ledningen för att fatta icke-rutinmässiga beslut. Beslutsstödssystem använder input från interna system (transaktionshanteringssystem och ledningsinformationssystem) och externa system.

Huvudsyftet med beslutsstödssystem är att tillhandahålla lösningar på problem som är unika och som ändras ofta. Beslutsstödssystem svarar på frågor som;

• Vad skulle effekten av de anställdas prestationer bli om vi fördubblar produktionspartiet på fabriken?
• Vad skulle hända med vår försäljning om en ny konkurrent kom in på marknaden?

Beslutsstödssystem använder sofistikerade matematiska modeller och statistiska tekniker (sannolikhet, prediktiv modellering, etc.) för att tillhandahålla lösningar, och de är mycket interaktiva.

Exempel på beslutsstödssystem inkluderar;

• Ekonomiska planeringssystem – det gör det möjligt för chefer att utvärdera alternativa sätt att uppnå mål. Målet är att hitta det optimala sättet att nå målet. Till exempel beräknas nettovinsten för ett företag med formeln Total försäljning minus (kostnad för varor + utgifter). Ett ekonomiskt planeringssystem kommer att göra det möjligt för ledande befattningshavare att ställa vad händer om frågor och justera värdena för total försäljning, varukostnad etc. för att se effekten av beslutet och på nettovinsten och hitta det mest optimala sättet.
• Banklånehanteringssystem – det används för att verifiera kreditansökarens kredit och förutsäga sannolikheten för att lånet återvinns.

Artificiell intelligens tekniker i näringslivet

Artificiell intelligens system efterliknar mänsklig expertis för att identifiera mönster i stora datamängder. Företag som t.ex Amazon, Facebook och Google, etc. använder artificiell intelligens för att identifiera data som är mest relevant för dig.

Låt oss använda Facebook som ett exempel, Facebook gör vanligtvis mycket exakta förutsägelser om personer som du kanske känner eller gick med i skolan. De använder data som du ger dem, data som dina vänner tillhandahåller och baserat på denna information gör förutsägelser om personer som du kanske känner.

Amazon använder artificiell intelligens tekniker också för att föreslå produkter som du bör köpa också baserat på vad du får för närvarande.

Google använder också artificiell intelligens för att ge dig de mest relevanta sökresultaten baserat på din interaktion med Google och din plats.

Dessa tekniker har i hög grad bidragit till att göra dessa företag mycket framgångsrika eftersom de kan ge värde till sina kunder.

Online analytisk bearbetning (OLAP)

Online analytisk bearbetning (OLAP) används för att fråga och analysera flerdimensionell data och producera information som kan ses på olika sätt med hjälp av flera dimensioner.

Låt oss säga att ett företag säljer bärbara datorer, stationära och Mobil enhet. De har fyra (4) grenar A, B, C och D. OLAP kan användas för att se den totala försäljningen av varje produkt i alla regioner och jämföra den faktiska försäljningen med den beräknade försäljningen.

Varje del av information som produkt, antal försäljningar, försäljningsvärde representerar en annan dimension

Huvudsyftet med OLAP-system är att ge svar på ad hoc-frågor inom kortast möjliga tid oavsett storleken på de datauppsättningar som används.