Typer av informationssystem: MIS, TPS, DSS, Pyramid Diagram

En typisk organisation är indelad i operativa nivåer, mellannivåer och övre nivåer. Informationskraven för användare på varje nivå skiljer sig åt. För detta ändamål finns det ett antal informationssystem som stödjer varje nivå i en organisation.

Denna handledning kommer att utforska de olika typerna av informationssystem, den organisationsnivå som använder dem och egenskaperna hos det specifika informationssystemet.

Pyramiddiagram över organisationsnivåer och informationskrav

Att förstå de olika nivåerna i en organisation är viktigt för att förstå den information som krävs av användarna som verkar på sina respektive nivåer.

Följande diagram illustrerar de olika nivåerna i en typisk organisation.

Operanationell ledningsnivå

Den operativa nivån handlar om att utföra organisationens dagliga affärstransaktioner.

Exempel på användare på denna ledningsnivå är kassörer vid ett försäljningsställe, bankkassörer, sjuksköterskor på ett sjukhus, kundvårdspersonal etc.

Användare på denna nivå fattar strukturerade beslut. Det innebär att de har definierade regler som vägleder dem när de fattar beslut.

Om till exempel en butik säljer varor på kredit och har en kreditpolicy med en viss gräns för lånebeloppet, behöver säljaren bara avgöra om kunden ska få kredit eller inte baserat på den aktuella kreditinformationen från systemet.

Taktisk ledningsnivå

Denna organisationsnivå domineras av mellanchefer, avdelningschefer, handledare etc. Användarna på denna nivå övervakar vanligtvis användarnas aktiviteter på den operativa ledningsnivån.

Taktiska användare fattar semi-strukturerade beslut. Besluten baseras delvis på fastställda riktlinjer och bedömningsuppmaningar. Som ett exempel kan en taktisk chef kontrollera kreditgränsen och betalningshistoriken för en kund och besluta att göra ett undantag för att höja kreditgränsen för en viss kund. Beslutet är delvis strukturerat i den meningen att den taktiska chefen måste använda befintlig information för att identifiera en betalningshistorik som gynnar organisationen och en tillåten ökningsprocent.

Strategisk ledningsnivå

Detta är den högsta nivån i en organisation. Användarna på denna nivå fattar ostrukturerade beslut. Chefer på högre nivå är intresserade av den långsiktiga planeringen av organisationen. De använder information från taktiska chefer och extern data för att vägleda dem när de fattar ostrukturerade beslut.

Transaktionsbehandlingssystem (TPS)

Transaktionssystem används för att registrera organisationens dagliga affärstransaktioner. De används av användare på operativ ledningsnivå. Huvudsyftet med ett transaktionssystem är att besvara rutinmässiga frågor som:

• Hur många skrivare såldes idag?
• Hur mycket lager har vi till hands?
• Vad är den utestående skulden för John Doe?

Genom att registrera de dagliga affärstransaktionerna ger ett TPS-system svar på ovanstående frågor i tid.

• De beslut som fattas av verksamhetschefer är rutinmässiga och mycket strukturerade.
• Informationen som produceras från transaktionsbehandlingssystemet är mycket detaljerad.

Till exempel kräver banker som ger ut lån att företaget en person arbetar för har ett samförståndsavtal (MoU) med banken. Om en person vars arbetsgivare har ett samförståndsavtal med banken ansöker om ett lån behöver den operativa personalen bara verifiera de inlämnade dokumenten. Om de uppfyller kraven behandlas låneansökningsdokumenten. Om de inte uppfyller kraven rekommenderas klienten att kontakta taktisk ledningspersonal för att undersöka möjligheten att underteckna ett samförståndsavtal.

Exempel på transaktionsbehandlingssystem inkluderar:

• Försäljningssystem – registrerar daglig försäljning.
• Lönesystem – hantering av anställdas löner, lånehantering etc.
• Lagerkontrollsystem – keeping track av lagernivåer.
• Flygbolags bokningssystem – hantering av flygbokningar.

Management Information System (MIS)

Management Information Systems (MIS) används av taktiska chefer för att övervaka organisationens nuvarande prestationsstatus. Utdata från ett transaktionsbearbetningssystem används som input till ett ledningsinformationssystem.

MIS-systemet analyserar indata med rutinmässiga algoritmer, dvs. aggregerar, jämför och sammanfattar resultaten för att producera rapporter som taktiska chefer använder för att övervaka, kontrollera och förutsäga framtida prestanda.

Till exempel kan indata från ett kassasystem användas för att analysera trender för produkter som presterar bra och de som inte presterar bra. Denna information kan användas för att göra framtida lagerbeställningar, dvs. öka beställningarna på produkter med bra prestanda och minska beställningarna på produkter som inte presterar bra.

Exempel på ledningsinformationssystem inkluderar:

• Försäljningsledningssystem – de får input från försäljningsstället.
• Budgeteringssystem – ger en överblick över hur mycket pengar som spenderas inom organisationen på kort och lång sikt.
• Personalhanteringssystem – de anställdas övergripande välbefinnande, personalomsättning m.m.

Taktiska chefer ansvarar för semistrukturerade beslut. MIS-system tillhandahåller den information som behövs för att fatta det strukturerade beslutet, och baserat på de taktiska chefernas erfarenhet gör de bedömningar, dvs. förutsäger hur mycket varor eller lager som bör beställas för andra kvartalet baserat på försäljningen under första kvartalet.

Decision Support System (DSS)

Beslutsstödssystem används av högsta ledningen för att fatta icke-rutinmässiga beslut. Beslutsstödssystem använder input från interna system (transaktionshanteringssystem och ledningsinformationssystem) och externa system.

Huvudsyftet med beslutsstödssystem är att tillhandahålla lösningar på problem som är unika och förändras ofta. Beslutsstödssystem besvarar frågor som:

• Vad skulle effekten av de anställdas prestationer bli om vi fördubblar produktionspartiet på fabriken?
• Vad skulle hända med vår försäljning om en ny konkurrent kom in på marknaden?

Beslutsstödsystem använder sofistikerade matematiska modeller och statistiska tekniker (sannolikhet, prediktiv modellering etc.) för att tillhandahålla lösningar, och de är mycket interaktiva.

Exempel på beslutsstödssystem inkluderar:

• Ekonomiska planeringssystem – de gör det möjligt för chefer att utvärdera alternativa sätt att uppnå mål. Målet är att hitta det optimala sättet att uppnå målet. Till exempel beräknas nettovinsten för ett företag med hjälp av formeln Total försäljning minus (varukostnad + kostnader). Ett ekonomiskt planeringssystem gör det möjligt för högre chefer att ställa "tänk om"-frågor och justera värdena för total försäljning, varukostnad etc. för att se effekten av beslutet på nettovinsten och hitta det mest optimala sättet.
• Banklånehanteringssystem – det används för att verifiera kreditansökarens kredit och förutsäga sannolikheten för att lånet återvinns.

Artificiell intelligens tekniker i näringslivet

Artificiell intelligens system efterliknar mänsklig expertis för att identifiera mönster i stora datamängder. Företag som t.ex Amazon, Facebook och Googleetc., använd artificiell intelligens för att identifiera data som är mest relevanta för dig.

Låt oss använda Facebook som exempel. Facebook gör vanligtvis mycket exakta förutsägelser om personer som du kanske känner eller har gått i skolan med. De använder den data som du ger dem, den data som dina vänner ger, och baserat på denna information gör de förutsägelser om personer som du kanske känner.

Amazon använder också artificiell intelligens för att föreslå produkter du bör köpa baserat på vad du för närvarande får.

Google använder också artificiell intelligens för att ge dig de mest relevanta sökresultaten baserat på dina interaktioner med Google och din plats.

Dessa tekniker har i hög grad bidragit till att göra dessa företag mycket framgångsrika eftersom de kan ge värde till sina kunder.

Online analytisk bearbetning (OLAP)

Online analytisk bearbetning (OLAP) används för att fråga och analysera flerdimensionell data och producera information som kan ses på olika sätt med hjälp av flera dimensioner.

Låt oss säga att ett företag säljer bärbara datorer, stationära och Mobil enheter. De har fyra (4) grenar: A, B, C och D. OLAP kan användas för att visa den totala försäljningen av varje produkt i alla regioner och jämföra den faktiska försäljningen med den prognostiserade försäljningen.

Varje informationsbit, såsom produkt, antal försäljningar och försäljningsvärde, representerar en annan dimension.

Huvudsyftet med OLAP-system är att ge svar på ad hoc-frågor inom kortast möjliga tid oavsett storleken på de datauppsättningar som används.

Vanliga frågor