Vad är MIS? Fullständig form och betydelse

Vad är MIS?

MIS är användningen av informationsteknologi, människor och affärsprocesser för att registrera, lagra och bearbeta data för att producera information som beslutsfattare kan använda för att fatta dagliga beslut. Den fullständiga formen av MIS är Management Information SystemsSyftet med MIS är att extrachämta data från olika källor och få insikter som driver affärstillväxt.

Behovet av MIS

Följande är några av motiveringarna för att ha en MIS-system.

• Beslutsfattare behöver information för att fatta effektiva beslut. Management Information Systems (MIS) gör detta möjligt.
• MIS-system underlättar kommunikation inom och utanför organisationen – anställda inom organisationen kan enkelt få tillgång till den information som behövs för den dagliga verksamheten. Funktioner som SMS (Short Message Service) och e-post gör det möjligt att kommunicera med kunder och leverantörer inifrån det MIS-system som en organisation använder.
• Record keepping – Ledningsinformationssystem registrerar alla affärstransaktioner i en organisation och ger en referenspunkt för transaktionerna.

Komponenter i MIS

De viktigaste komponenterna i ett typiskt MIS (Management Information System) är:

• Personer – personer som använder informationssystemet
• Data – de uppgifter som informationssystemet registrerar
• Affärsrutiner – införda rutiner för hur man registrerar, lagrar och analyserar data
• hårdvara – dessa inkluderar servrar, arbetsstationer, nätverksutrustning, skrivare, etc.
• Mjukvara – det här är program som används för att hantera data. Dessa inkluderar program som kalkylprogram, databasprogram, etc.

Typer av informationssystem

Vilken typ av informationssystem som en användare använder beror på deras nivå i en organisation. Följande diagram visar de tre huvudnivåerna av användare i en organisation och vilken typ av informationssystem de använder.

Transaktionsbehandlingssystem (TPS)

Denna typ av informationssystem används för att registrera de dagliga transaktionerna för ett företag. Ett exempel på ett transaktionsbearbetningssystem är ett POS-system (Point of Sale). Ett POS-system används för att registrera den dagliga försäljningen.

Management Information Systems (MIS)

Managementinformationssystem, förkortat MIS, används för att vägleda taktiska chefer att fatta semistrukturerade beslut. Utdata från transaktionsbehandlingssystemet används som indata till MIS-systemet.

Decision Support Systems (DSS)

Beslutsstödssystem används av högsta chefer för att fatta semistrukturerade och ostrukturerade beslut. Utdata från ledningsinformationssystemet används som indata till beslutsstödssystemet. DSS-system får också data från externa källor såsom aktuella marknadskrafter, konkurrens etc.

Manuella informationssystem vs datoriserade informationssystem (MIS)

Data är blodomloppet för alla affärsenheter. Alla i en organisation behöver information för att fatta beslut. Ett informationssystem är ett organiserat sätt att registrera, lagra data och hämta information.

I det här avsnittet kommer vi att titta på manuella informationssystem kontra datoriserade informationssystem.

Manuellt informationssystem

Ett manuellt informationssystem använder inga datoriserade enheter. Registrering, lagring och hämtning av data görs manuellt av de personer som ansvarar för informationssystemet.

Följande är huvudkomponenterna i ett manuellt informationssystem:

• Människor - människor är mottagarna av informationssystemet
• Affärsrutiner – dessa är åtgärder som införts som definierar reglerna för att behandla data, lagra dem, analysera dem och producera information
• Data - dessa är de registrerade dagliga transaktionerna
• Filsystem - detta är ett organiserat sätt att lagra information
• Rapporter – rapporterna genereras efter manuell analys av data från arkivsystemet och kompilering.

Följande diagram illustrerar hur ett typiskt manuellt informationssystem fungerar:

Fördelar och nackdelar med ett manuellt informationssystem

fördelar:

Följande är fördelarna med manuella informationssystem:

• Kostnadseffektiv - det är billigare jämfört med ett datoriserat system eftersom det inte finns något behov av att köpa dyr utrustning som servrar, arbetsstationer, skrivare etc.
• Flexibel – Föränderliga affärskrav kan enkelt implementeras i affärsrutinerna och implementeras omedelbart

Nackdelar:

Följande är några av nackdelarna med ett manuellt informationssystem:

• Tidskrävande - alla datainmatningar måste verifieras innan arkivering, detta är en tidskrävande uppgift när den görs av människor. Att hämta data från arkivsystemet tar också avsevärd tid
• Felbenägen – riktigheten av uppgifterna när de verifieras och valideras av människor är mer benägna att göra fel jämfört med verifiering och validering som görs av datoriserade system.
• Brist på säkerhet – säkerheten för manuella system implementeras genom att begränsa åtkomsten till filrummet. Erfarenheten visar att obehöriga lätt kan komma åt arkivrummet
• Duplicering av data – De flesta avdelningar i en organisation behöver ha tillgång till samma data. I ett manuellt system är det vanligt att duplicera dessa data för att göra dem lättillgängliga för alla behöriga användare. Utmaningen uppstår när samma data behöver uppdateras.
• Datainkonsekvens – på grund av duplicering av data är det mycket vanligt att uppdatera data i en fil och inte uppdatera de andra filerna. Detta leder till datainkonsekvens
• Brist på säkerhetskopior – Om filerna går förlorade eller hanteras felaktigt är chansen att återställa informationen nästan noll.

Datoriserat informationssystem

Datoriserade system utvecklades för att möta utmaningarna med manuella informationssystem. Den största skillnaden mellan ett manuellt och datoriserat informationssystem är att ett datoriserat system använder en kombination av mjukvara och hårdvara för att spela in, lagra, analysera och hämta information.

Fördelar och nackdelar med ett datoriserat informationssystem (MIS)

Följande är fördelarna och nackdelarna med ett datoriserat informationssystem.

fördelar:

Följande är fördelarna med datoriserade informationssystem:

• Snabb databehandling och informationssökning – detta är en av de största fördelarna med ett datoriserat informationssystem. Den bearbetar data och hämtar information i en snabbare takt. Detta leder till förbättrad kund/kundservice
• Förbättrad datanoggrannhet – lätt att implementera datavalidering och verifieringskontroller i ett datoriserat system jämfört med ett manuellt system.
• Förbättrad säkerhet – Förutom att begränsa åtkomsten till databasservern kan det datoriserade informationssystemet implementera andra säkerhetskontroller såsom användarautentisering, biometriska autentiseringssystem, kontroll av åtkomsträttigheter etc.
• Minskad dataduplicering – Databassystem är utformade på ett sådant sätt att de minimerar dubbelarbete av data. Det innebär att uppdatering av data på en avdelning automatiskt gör dem tillgängliga för de andra avdelningarna.
• Förbättrade säkerhetskopieringssystem – med modern teknik kan säkerhetskopior lagras i molnet vilket gör det enkelt att återställa data om något hände med hårdvaran och mjukvaran som används för att lagra data
• Enkel tillgång till information – de flesta företagsledare behöver resa och ändå kunna fatta ett beslut baserat på informationen. Webben och Mobil teknologier gör det möjligt att komma åt data var som helst.

Nackdelar:

• Det är dyrt att installera och konfigurera – organisationen måste köpa hårdvara och nödvändig mjukvara för att driva informationssystemet. Utöver det kommer affärsrutiner att behöva ses över och personalen kommer att behöva utbildas i hur man använder det datoriserade informationssystemet.
• Stort beroende av teknik – om något händer med hårdvaran eller mjukvaran som gör att den slutar fungera, kan informationen inte kommas åt förrän den nödvändiga hårdvaran eller mjukvaran har bytts ut.
• Risk för bedrägeri – om korrekta kontroller och kontroller inte finns på plats kan en inkräktare lägga upp obehöriga transaktioner såsom en faktura på varor som aldrig levererats osv.

Vanliga frågor