Vad är MIS? Introduktion & definition

Vad är MIS?

MIS är användningen av informationsteknologi, människor och affärsprocesser för att registrera, lagra och bearbeta data för att producera information som beslutsfattare kan använda för att fatta dagliga beslut. Den fullständiga formen av MIS är Management Information Systems. Syftet med MIS är att extrahera data från olika källor och få insikter som driver affärstillväxt.

Behovet av MIS

Följande är några av motiveringarna för att ha en MIS-system.

Beslutsfattare behöver information för att fatta effektiva beslut. Management Information Systems (MIS) gör detta möjligt.
MIS-system underlättar kommunikation inom och utanför organisationen – anställda inom organisationen har lätt tillgång till den information som krävs för den dagliga verksamheten. Faciliteter som Short Message Service (SMS) & Email gör det möjligt att kommunicera med kunder och leverantörer inifrån det MIS-system som en organisation använder.
Journalföring – Ledningsinformationssystem registrerar alla affärstransaktioner i en organisation och ger en referenspunkt för transaktionerna.

Komponenter i MIS

Huvudkomponenterna i en typisk MIS långform (Management Information System) är:

Personer – personer som använder informationssystemet
Data – de uppgifter som informationssystemet registrerar
Affärsrutiner – införda rutiner för hur man registrerar, lagrar och analyserar data
hårdvara – dessa inkluderar servrar, arbetsstationer, nätverksutrustning, skrivare, etc.
Mjukvara – det här är program som används för att hantera data. Dessa inkluderar program som kalkylprogram, databasprogram, etc.

Typer av informationssystem

Vilken typ av informationssystem som en användare använder beror på deras nivå i en organisation. Följande diagram visar de tre huvudnivåerna av användare i en organisation och vilken typ av informationssystem de använder.

Transaktionsbehandlingssystem (TPS)

Denna typ av informationssystem används för att registrera de dagliga transaktionerna för ett företag. Ett exempel på ett transaktionsbearbetningssystem är ett POS-system (Point of Sale). Ett POS-system används för att registrera den dagliga försäljningen.

Management Information Systems (MIS)

Management Information Systems förkortade som MIS, används för att vägleda taktikhanterare att fatta semi-strukturerade beslut. Utdata från transaktionsbearbetningssystemet används som indata till MIS-systemet.

Decision Support Systems (DSS)

Beslutsstödssystem används av chefer på toppnivå för att fatta semistrukturerade beslut. Utdata från Management Information System används som input till beslutsstödssystemet.DSS-system får även datainput från externa källor såsom aktuella marknadskrafter, konkurrens etc.

Manuella informationssystem vs datoriserade informationssystem (MIS)

Data är blodomloppet för alla affärsenheter. Alla i en organisation behöver information för att fatta beslut. Ett informationssystem är ett organiserat sätt att registrera, lagra data och hämta information.

I det här avsnittet kommer vi att titta på manuella informationssystem kontra datoriserade informationssystem.

Manuellt informationssystem

Ett manuellt informationssystem använder inga datoriserade enheter. Registrering, lagring och hämtning av data görs manuellt av de personer som ansvarar för informationssystemet.

Följande är huvudkomponenterna i ett manuellt informationssystem

Människor -människor är mottagare av informationssystem
Affärsrutiner –dessa är åtgärder som införts som definierar reglerna för att behandla data, lagra dem, analysera dem och producera information
Data -dessa är de registrerade dagliga transaktionerna
Filsystem - detta är ett organiserat sätt att lagra information
Rapporter –rapporterna genereras efter manuell analys av data från arkivsystemet och kompilering.

Följande diagram illustrerar hur ett typiskt manuellt informationssystem fungerar

För- och nackdelar med ett manuellt informationssystem

fördelar:

Följande är fördelarna med manuella informationssystem

Kostnadseffektiv - det är billigare jämfört med ett datoriserat system eftersom det inte finns något behov av att köpa dyr utrustning som servrar, arbetsstationer, skrivare etc.
Flexibel –Föränderliga affärskrav kan enkelt implementeras i affärsrutinerna och implementeras omedelbart

Nackdelar:

Följande är några av nackdelarna med ett manuellt informationssystem.

Tidskrävande -alla datainmatningar måste verifieras innan arkivering, detta är en tidskrävande uppgift när den görs av människor. Att hämta data från arkivsystemet tar också avsevärd tid
Felbenägen – riktigheten av uppgifterna när de verifieras och valideras av människor är mer benägna att göra fel jämfört med verifiering och validering som görs av datoriserade system.
Brist på säkerhet – säkerheten för manuella system implementeras genom att begränsa åtkomsten till filrummet. Erfarenheten visar att obehöriga lätt kan komma åt arkivrummet
Duplicering av data –de flesta avdelningar i en organisation behöver ha tillgång till samma data. I ett manuellt system är det vanligt att duplicera denna data för att göra den lättillgänglig för alla behöriga användare. Utmaningen kommer när samma data behöver uppdateras
Datainkonsekvens – på grund av duplicering av data är det mycket vanligt att uppdatera data i en fil och inte uppdatera de andra filerna. Detta leder till datainkonsekvens
Brist på säkerhetskopior – om filen försvinner eller hanteras fel är chansen att återställa data nästan noll.

Datoriserat informationssystem

Datoriserade system utvecklades för att möta utmaningarna med manuella informationssystem. Den största skillnaden mellan ett manuellt och datoriserat informationssystem är att ett datoriserat system använder en kombination av mjukvara och hårdvara för att spela in, lagra, analysera och hämta information.

Fördelar och nackdelar med ett datoriserat informationssystem (MIS)

Följande är några av nackdelarna med ett datoriserat informationssystem.

fördelar:

Följande är fördelarna med datoriserade informationssystem

Snabb databehandling och informationssökning – detta är en av de största fördelarna med ett datoriserat informationssystem. Den bearbetar data och hämtar information i en snabbare takt. Detta leder till förbättrad kund/kundservice
Förbättrad datanoggrannhet – lätt att implementera datavalidering och verifieringskontroller i ett datoriserat system jämfört med ett manuellt system.
Förbättrad säkerhet – förutom att begränsa åtkomsten till databasservern kan det datoriserade informationssystemet implementera andra säkerhetskontroller såsom användarens autentisering, biometriska autentiseringssystem, kontroll av åtkomsträttigheter, etc.
Minskad dataduplicering – databassystem är utformade på ett sådant sätt att duplicering av data minimeras. Detta innebär att uppdatering av data på en avdelning automatiskt gör den tillgänglig för de andra avdelningarna
Förbättrade säkerhetskopieringssystem – med modern teknik kan säkerhetskopior lagras i molnet vilket gör det enkelt att återställa data om något hände med hårdvaran och mjukvaran som används för att lagra data
Enkel tillgång till information – de flesta företagsledare behöver resa och ändå kunna fatta ett beslut baserat på informationen. Webben och Mobil teknologier gör det möjligt att komma åt data var som helst.