Decision Support System (DSS): Demo PoS för en återförsäljare
Atlas Phoenix
I den här handledningen kommer vi att skapa ett enkelt kassasystem för en fiktiv butik. Systemet kommer att användas av den operativa personalen för att registrera de dagliga affärstransaktionerna, den taktiska personalen kommer också att använda systemet för att övervaka butikens nuvarande prestanda.
Systemet kommer att ha möjlighet att exportera data till Excel. Excel kommer att användas som en beslutssupportsystem verktyg för att analysera data. Data i Excel kan även kombineras med data från andra källor.
Återförsäljare MIS komponenter
1. Affärsrutiner
Affärsrutiner definierar hur de dagliga affärstransaktionerna ska utföras. Försäljningssystemet kommer att användas för att registrera daglig försäljning.
Följande lista beskriver de aktiviteter som ska göras när en kund köper en vara
- Kunden presenterar föremål som ska köpas till kassan
- Kassören söker i systemet efter den presenterade artikeln i systemet för att hämta priset
- Kassören anger kvantiteten för den köpta varan och systemet beräknar den totala kostnaden. Denna process upprepas för alla köpta föremål
- Om en kassör felaktigt lägger till en vara eller en artikelkvantitet i systemet, bör de kunna ta bort den om betalningen ännu inte har bokförts. Om betalningen har bokförts ska kassörskan inte kunna ta bort något.
- Efter att ha verifierat den totala kundräkningen bör systemet tillåta kassan att bokföra kundbetalningen och skriva ut ett kvitto för kunden.
People
Användarna som kommer att använda systemet kommer att vara kassörer, revisorer och användare av lagerkontroll. Alla användare måste bokstavligen vara datorer och vara utbildade i hur man använder kassasystemet.
3. Hårdvara
Försäljningsställesystemet kommer Microsoft Åtkomst som databasmotor. Microsoft tillgång är en fristående databasmotor och som sådan kommer systemet att köras på en enda dator. Datorn som används måste ha följande specifikationer.
- Minst 1 GB RAM
- Minst 10 GB ledigt lagringsutrymme på den lokala enhet där databasen kommer att finnas
- Datorn bör köra en Windows-baserad drift med minst Windows XP och högre
- Processorns hastighet bör vara minst 1 GHz
4. Programvara
Datorn som ska användas med systemet bör ha följande minimispecifikationer.
- Microsoft baserat operativsystem
- Microsoft Office Suite (specifikt Microsoft Word och Microsoft Tillgång)
5. Data
De dagliga affärstransaktionerna kommer att lagras i en Microsoft Access-databas.
Point of Sale Database Dictionary
En databasordbok beskriver databasfälten, vad de gör och datatypen.
Följande beskriver tabellerna som vi kommer att ha i vår databas. För enkelhetens skull kommer vi att hålla antalet bord till endast fyra (4).
Produkttabell
| S / N | Fält namn | Data typ | Description |
|---|---|---|---|
| 1 | id | Numerisk | Spela in primärnyckel |
| 2 | Produktnamn | Sträng | Namnet på produkten |
| 3 | Pris | Numerisk | Priset på produkten |
| 4 | Kvantitet_till_hands | Numerisk | Tillgänglig kvantitet till hands vid varje given tidpunkt |
| 5 | Recommended_supplier_id | Numerisk | Utländsk nyckel som länkar till leverantörstabell |
Kundtabell
| S / N | Fält namn | Data typ | Description |
|---|---|---|---|
| 1 | id | Numerisk | Spela in primärnyckel |
| 2 | Köparens namn | Sträng | Kundens namn |
| 3 | Totala_köp | Numerisk | Ackumulerat värde av den totala försäljningen till den specifika kunden |
Leverantörstabell
| S / N | Fält namn | Data typ | Description |
|---|---|---|---|
| 1 | id | Numerisk | Spela in primärnyckel |
| 2 | Leverantörsnamn | Sträng | Kundens namn |
| 3 | Kontaktnummer | Numerisk | Kontaktnummer för leverantören |
| 4 | Email_adress | Sträng | E-postadress till leverantören |
Försäljningstabell
| S / N | Fält namn | Data typ | Description |
|---|---|---|---|
| 1 | id | Numerisk | Spela in primärnyckel |
| 2 | Kundnummer | Numerisk | Kundens unika identifierare |
| 3 | Transaktions Datum | Datum | Datumet då transaktionen registrerades |
| 4 | Betalt belopp | Numerisk | Totalt köpbelopp |
| 5 | Betald | Boolean | Booleskt fält som visar om en kund har betalat eller inte |
Försäljningsinformationstabell
| S / N | Fält namn | Data typ | Description |
|---|---|---|---|
| 1 | id | Numerisk | Spela in primärnyckel |
| 2 | försäljnings-id | Numerisk | Kundens unika identifierare |
| 3 | Serienummer | Datum | Datumet då transaktionen registrerades |
| 4 | mängd | Numerisk | Totalt köpbelopp |
| 5 | Betald | Boolean | Booleskt fält som visar om en kund har betalat eller inte |
Försäljningsdatabasentitetsrelationsdiagram
Entitetsrelationsdiagrammet visar förhållandet mellan tabeller i databasen. Följande tabell beskriver relationerna mellan databastabellerna
| S / N | Förhållande | Primära | Främmande nyckel | Relationsnatur |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Produkter till försäljning | ID i produkter | Product_id i försäljning | 1 till många |
| 2 | Försäljning till kunder | ID i kunder | Customer_id i försäljning | Många till många |
| 3 | Produkter till leverantörer | ID hos leverantörer | Recommended_supplier_id i produkter | Många till 1 |
Följande bild visar relationerna mellan tabellerna i vår databas.
Hur en transaktion behandlas i systemet
- Systemet hämtar alla kundposter från kundtabellen och fyller i rullgardinsmenyn
- Kassören klickar på knappen ny transaktion. Detta skapar en ny post i försäljningstabellen och genererar ett transaktions-id.
- Systemet hämtar alla produkter från produkttabellen och fyller i rullgardinsmenyn
- Kassörskan väljer en produkt från rullgardinsmenyn. Systemet behåller produkt-id och pris för den aktuella artikeln.
- Kassörskan anger den köpta kvantiteten. Systemet beräknar delsumman baserat på lagrat pris och inmatat kvantitet. Denna process upprepas tills alla produkter har lagts upp i systemet.
- Kassören anger det belopp som kunden har betalat. Systemet beräknar förändringen om kunden betalar mer än priset.
- Kassören klickar på knappen efter betalning. Systemet uppdaterar;
- produktkvantitet till hands i produkttabellen
- uppdaterar fältet för betalt belopp och markerar transaktionen som betald i försäljningstabellen
- uppdaterar fältet för totala inköp i kundtabellen
Skärmdumpar av grafiskt användargränssnitt på försäljningsstället
Systemets huvudfönster – detta är ingången till systemet. Det låter användarna lägga in data, bearbeta transaktioner, skriva ut rapporter och exportera försäljningsdata till Excel för vidare analys.
Här har vi visat olika datainmatningsfönster som används under POS, för att ge en överblick över fältet som fylls i när transaktionen utförs.
Försäljningsfönster som används av kassörer vid kassan
Användargränssnittet är utformat på ett sådant sätt att det guidar kassörskan genom de steg som är involverade i att lägga upp en lyckad köptransaktion.
Fönster för inmatning av kunddata
Fönstret för inmatning av produktdata
Sammanfattning
Denna handledning visar dig de praktiska stegen som är involverade i att utveckla ett informationssystem och förklarar en prototyp av ett POS-system (point of sale). Systemet har utvecklats med hjälp av Visual Basic för applikationer (VBA) in Microsoft Tillgång.