Komponenter i MIS (Management Information System)

Facebook är ett av de mest lönsamma företagen i världen, och hela dess existens beror på användningen av informationsteknologi och informationssystem.

Andra framgångsrika företag som t.ex. Google, Amazon, eBay och finansinstitut har teknologin att tacka för det mesta av sin framgång.

Denna handledning kommer att titta på rollerna för MIS i organisationen och hur en organisation kan dra nytta av MIS för att få konkurrensfördelar.

Definition av data och information och egenskaper hos bra information

Data avser råa grundläggande fakta, dvs. priset på en produkt, antalet köpta produkter etc., som ännu inte har bearbetats.

Till exempel, ett pris på $6 och en kvantitet på 10 förmedlar ingen mening för en kund vid ett försäljningsställe. Information ska vara behandlad data som förmedlar mening till mottagaren.

Till exempel, multiplicera $6 med 10 ger oss $60, vilket är den totala räkningen som kunden ska betala.

Bra information bör finnas tillgänglig i rätt tid och när den behövs. Följande är kännetecknen för bra information.

• Noggrann – informationen måste vara fri från fel och misstag. Detta uppnås genom att följa en strikt uppsättning standarder för bearbetning av data till information. Om man till exempel lägger till 6 dollar + 10 får man felaktig information. Korrekt information för vårt exempel är att multiplicera 6 dollar med 10.
• Komplett – all information som behövs för att fatta ett bra beslut måste finnas tillgänglig. Ingenting får saknas. Om skatt ska tillämpas på beräkningen av det totala beloppet som kunden ska betala, bör det också inkluderas. Att utelämna det kan vilseleda kunden att tro att de bara ska betala 60 dollar, när de i själva verket också måste betala skatt.
• Kostnadseffektiv – Kostnaden för att få information får inte överstiga nyttan av informationen i monetära termer.
• Användarfokuserad – informationen måste presenteras på ett sådant sätt att den tillgodoser målanvändarens informationsbehov. Till exempel behöver operativa chefer mycket detaljerad information, och detta bör beaktas när information presenteras för dem. Samma information skulle inte vara lämplig för högre chefer, eftersom de skulle behöva bearbeta den igen. För dem skulle det vara data och inte information.
• Relevant – informationen måste vara relevant för mottagaren. Den måste vara direkt relaterad till det problem som den avsedda mottagaren står inför. Om IKT-avdelningen vill köpa en ny server skulle information som talar om 35 % rabatt på bärbara datorer inte vara relevant i ett sådant scenario.
• Auktoritativ – informationen måste komma från en tillförlitlig källa. Låt oss säga att du har ett bankkonto och du vill överföra pengar till ett annat bankkonto som använder en annan valuta än ditt. Att använda växelkursen från en växlingsbyrå skulle inte anses vara auktoritativ jämfört med att få växelkursen direkt från din bank.
• I god tid – informationen ska finnas tillgänglig när den behövs. Låt oss säga att ditt företag vill fusionera med ett annat företag. Information som utvärderar det andra företaget måste tillhandahållas före fusionen, och du måste ha tillräckligt med tid för att verifiera informationen.

Konkurrensfördel av information och MIS

Konkurrensfördelar är en position som gör ett företag mer lönsamt än sina konkurrenter. Att till exempel producera produkter till en lägre kostnad än dina konkurrenter gör dig mer lönsam.

Informationssystem har kapacitet att hjälpa en organisation in i en sådan position. De gör det på följande sätt:

Operationell excellens – Operational excellence syftar till att förbättra verksamheten i verksamheten. Låt oss ta ett exempel på en butik. En butik kan använda informationssystem för att automatiskt lägga en beställning hos en leverantör när lagernivån når gränsen för återbeställning. Detta säkerställer att butiken aldrig tar slut i lager och kunderna kan alltid lita på att de hittar det de behöver.

Nya affärsmodeller, produkter och tjänster – låt oss fortsätta med exemplet med en butik. Butiken kan utveckla ett webbaserat beställningssystem eller en smartphone-applikation som kunder kan använda för att köpa varor bekvämt hemifrån eller var de än befinner sig. Beställningssystemet kan kopplas till ett leveransföretag och ha stöd för onlinebetalningar. Detta är en ny affärsmodell jämfört med att kunder kommer in för att göra inköp.

Förbättrade leverantörs- och kundrelationer – historisk data används för att förstå kundernas och leverantörernas behov. Denna data används sedan för att skapa tjänster och produkter som tillgodoser dessa behov. Detta leder till långsiktiga relationer med kunder och företag, vilket sätter en organisation i en mer lönsam position.

Förbättrat beslutsfattande – information är avgörande när man fattar beslut. Informationssystem, om de är utformade och drivs effektivt, producerar information som har alla egenskaper hos bra information som beskrivs i avsnittet ovan. Detta gör det möjligt för en organisation att fatta beslut som gynnar organisationen.

Komponenter i MIS och deras relation

Ett ledningsinformationssystem består av fem huvudkomponenter, nämligen människor, affärsprocesser, data, hårdvara och mjukvara. Alla dessa komponenter måste samarbeta för att uppnå affärsmål.

Personer – det här är användarna som använder informationssystemet för att registrera dagliga affärstransaktioner. Användarna är vanligtvis kvalificerade yrkesverksamma som revisorer, personalchefer etc. IKT-avdelningen har vanligtvis supportpersonal som säkerställer att systemet fungerar korrekt.

Affärsrutiner – dessa är överenskomna bästa praxis som vägleder användarna och alla andra komponenter i hur man arbetar effektivt. Affärsrutiner utvecklas av människorna, dvs. användare, konsulter etc.

Data – de registrerade dagliga affärstransaktionerna. För en bank samlas data in från aktiviteter som insättningar, uttag etc.

hårdvara – hårdvaran består av datorer, skrivare, nätverksenheter etc. Hårdvaran tillhandahåller datorkraft för bearbetning av data. Det ger också nätverks- och utskriftsmöjligheter. Hårdvaran påskyndar bearbetningen av data till information.

Mjukvara – det här är program som körs på hårdvaran. Programvaran är uppdelad i två huvudkategorier, nämligen systemprogramvara och applikationsprogramvara. Systemprogramvara hänvisar till operativsystem, dvs Windows, Mac OS och Ubuntu, etc. Tillämpningsprogramvara avser specialiserad programvara för att utföra affärsuppgifter såsom en Lön program, banksystem, kassasystem osv.

Porters värdekedja

Tänk på ett företag som Apple Inc. Varför är de framgångsrika? Varför älskar och köper kunderna iPhone? Det beror på att iPhone tillför värde till deras liv. Det är därför Apple Inc. är ett framgångsrikt företag. Värdekedja avser aktiviteter som ett företag utför för att skapa värde för sina kunder.

Konceptet med en värdekedja utvecklades av Michael Porter. Porters värdekedja har två typer av aktiviteter, nämligen:

• Primär verksamhet – det här är aktiviteter som är relaterade till att skapa produkter/tjänster, marknadsföring och försäljning samt support. Primära aktiviteter består av inkommande logistik, drift, utgående logistik, marknadsföring och försäljning samt service.
• Stödverksamhet – dessa är aktiviteter som stödjer de primära aktiviteterna. Stödjande aktiviteter består av upphandling (inköp), personalhantering, teknisk utveckling och infrastruktur.

Följande diagram visar värdekedjan:

Följande illustration visar värdekedjan för Apple Inc.

Det övergripande målet med värdekedjan är att hjälpa ett företag att få konkurrensfördelar. Konkurrensfördelar är ett företags position på en marknad som gör det mer lönsamt än dess direkta konkurrenter.

IT:s inflytande på organisationens mål

Organisationsmål hänvisar till organisationens mål och uppdrag, särskilt på lång sikt. Oavsett vilken typ av verksamhet en organisation bedriver är det övergripande målet att skapa värde för kunderna, vilket anges i avsnittet ovan.

Business Information Technology anpassning handlar om att använda informationsteknologi för att effektivt uppnå affärsmål.

Två av de vanligaste sätten som en organisation kan skapa värde är att erbjuda en kvalitetsprodukt till ett lägre pris än konkurrentens, eller till ett högt pris men med fler funktioner som ger mervärde för kunderna.

Informationsteknologin gör det möjligt för företag att bearbeta och analysera stora mängder data till en billigare kostnad och på kortast möjliga tid. Detta gör det möjligt för organisationer att tillhandahålla kvalitetsprodukter till ett billigare pris.

Låt oss ta ett bankexempel. En bank kan använda en bankomat för att låta kunderna ta ut pengar och andra automatiserade sätt att sätta in pengar. Kunder med frågor kan hänvisas till en webbplats med vanliga frågor. Både privatpersoner och företag kan se sina kontoutdrag online om de prenumererar på internetbank.

Ovanstående IT-affärsmetoder leder till minskade affärskostnader och skapandet av nya produkter och tjänster. Minskade affärskostnader gör det möjligt för en bank att minska bankavgifterna och därmed erbjuda en kvalitetsprodukt eller tjänst till ett lägre pris.

Vanliga frågor