Komponenter och roll för MIS (Management Information System)

Facebook är ett av de mest lönsamma företagen i världen, och hela dess existens beror på användningen av informationsteknologi och informationssystem.

Andra framgångsrika företag som Google, Amazon, eBay och finansiella institutioner – de flesta av deras framgångar beror på teknik.

Denna handledning kommer att titta på rollerna för MIS i organisationen och hur en organisation kan dra nytta av MIS för att få konkurrensfördelar.

Definition av data och information och egenskaper hos bra information

Data avser råa grundläggande fakta, dvs priset på en produkt, antalet köpta produkter etc. som ännu inte har bearbetats.

Till exempel, ett pris på $6 och en kvantitet på 10 förmedlar ingen mening för en kund vid ett försäljningsställe. Information ska vara behandlad data som förmedlar mening till mottagaren.

Till exempel, multiplicera $6 med 10 ger oss $60, vilket är den totala räkningen som kunden ska betala.

Bra information ska komma i tid och tillgänglig när den behövs.

Följande är egenskaperna hos bra information.

• Noggrann – information ska vara fri från fel och misstag. Detta uppnås genom att följa strikta uppsatta standarder för bearbetning av data till information. Om du till exempel lägger till $6 + 10 skulle vi få felaktig information. Korrekt information för vårt exempel är att multiplicera $6 med 10.
• Komplett – all information som behövs för att fatta ett bra beslut måste finnas tillgänglig. Inget bör saknas. Om SKATT är en applikation för att beräkna det totala belopp som kunden ska betala då, ska det också inkluderas. Att utelämna det kan vilseleda kunden att tro att de ska betala $60 bara när de i själva verket måste betala skatt också.
• Kostnadseffektiv – Kostnaden för att få information får inte överstiga nyttan av informationen i monetära termer.
• Användarfokuserad – Informationen ska presenteras på ett sådant sätt att den ska möta målanvändarens informationskrav. Till exempel krävde operativa chefer mycket detaljerad information, och detta bör beaktas vid presentation av information till operativa chefer. Samma information skulle inte vara lämplig för högre chefer eftersom de skulle behöva behandla den igen. För dem skulle det vara data och inte information.
• Relevant – informationen ska vara relevant för mottagaren. Informationen ska vara direkt relaterad till det problem som den tilltänkta mottagaren står inför. Om IKT-avdelningen vill köpa en ny server skulle information som talar om 35 % rabatt på bärbara datorer inte vara relevant i ett sådant scenario.
• Auktoritativ – informationen måste komma från en tillförlitlig källa. Låt oss säga att du har ett bankkonto och du vill överföra pengar till ett annat bankkonto som använder en annan valuta än ditt. Att använda växelkursen från en växlingsbyrå skulle inte anses vara auktoritativ jämfört med att få växelkursen direkt från din bank.
• I god tid – information ska finnas tillgänglig när den behövs. Låt oss säga att ditt företag vill slå sig samman med ett annat företag. Information som utvärderar det andra bolaget som du vill gå samman med måste lämnas före fusionen och du måste ha tillräckligt med tid för att verifiera informationen.

Konkurrensfördel av information och MIS

Konkurrensfördelar är en position som gör ett företag mer lönsamt än sina konkurrenter. Att till exempel producera produkter till en lägre kostnad än dina konkurrenter gör dig mer lönsam.

Informationssystem har kapacitet att hjälpa en organisation in i en sådan position. De gör det på följande sätt

Operationell excellens – Operational excellence syftar till att förbättra verksamheten i verksamheten. Låt oss ta ett exempel på en butik. En butik kan använda informationssystem för att automatiskt lägga en beställning hos en leverantör när lagernivån når gränsen för återbeställning. Detta säkerställer att butiken aldrig tar slut i lager och kunderna kan alltid lita på att de hittar det de behöver.

Nya affärsmodeller, produkter och tjänster – låt oss fortsätta med exemplet med en butik. Återförsäljaren kan utveckla ett webbaserat beställningssystem eller smartphone-applikation som kunder kan använda för att köpa varor från bekvämligheten av sina hem eller var de än är. Ordersystemet kan kopplas till en leveransverksamhet och har stöd för onlinebetalningar. Detta är en ny affärsmodell jämfört med kunder som går in för att göra inköp jämfört med att göra det från webbaserade appar eller smartphone-appar.

Förbättrade leverantörs- och kundrelationer – historiska data används för att förstå kundernas och leverantörernas behov. Denna data används sedan för att skapa tjänster och produkter som tillgodoser behoven. Detta leder till långsiktiga relationer med kunder och företag vilket sätter en organisation i en mer lönsam position.

Förbättrat beslutsfattande – information är avgörande när man fattar beslut. Informationssystem, om de utformas och drivs effektivt, ger information som har alla egenskaper hos bra information som beskrivs i avsnittet ovan. Detta gör det möjligt för en organisation att fatta beslut som kommer att gynna organisationerna.

Komponenter i MIS och deras relation

Ett ledningsinformationssystem består av fem huvudkomponenter, nämligen människor, affärsprocesser, data, hårdvara och mjukvara. Alla dessa komponenter måste samverka för att uppnå affärsmål.

Personer – det här är de användare som använder informationssystemet för att registrera de dagliga affärstransaktionerna. Användarna är oftast kvalificerade yrkesmän som revisorer, personalchefer etc. ICT-avdelningen har vanligtvis supportpersonalen som ser till att systemet fungerar som det ska.

Affärsrutiner – dessa är överenskomna bästa praxis som vägleder användarna och alla andra komponenter om hur man arbetar effektivt. Affärsrutiner utvecklas av personerna dvs användare, konsulter etc.

Data – de registrerade dagliga affärstransaktionerna. För en bank samlas data in från aktiviteter som insättningar, uttag m.m.

hårdvara – hårdvaran består av datorer, skrivare, nätverksenheter etc. Hårdvaran tillhandahåller datorkraft för bearbetning av data. Det ger också nätverks- och utskriftsmöjligheter. Hårdvaran påskyndar bearbetningen av data till information.

Mjukvara – det här är program som körs på hårdvaran. Mjukvaran är uppdelad i två huvudkategorier, nämligen systemprogramvara och applikationsprogramvara. Systemprogramvara hänvisar till operativsystem dvs Windows, Mac OS och Ubuntu, etc. Tillämpningsprogramvara avser specialiserad programvara för att utföra affärsuppgifter såsom en Lön program, banksystem, kassasystem osv.

Porters värdekedja

Tänk på ett företag som Apple Inc. Varför är de framgångsrika? Varför älskar och köper kunderna iPhone? Det beror på att iPhone tillför värde till deras liv. Det är därför Apple Inc. är ett framgångsrikt företag. Värdekedja avser aktiviteter som ett företag utför för att skapa värde för sina kunder.

Konceptet med en värdekedja utvecklades av Michael Porter. Porters värdekedja har två aktiviteter nämligen;

• Primär verksamhet – detta är aktiviteter som är relaterade till att skapa produkter/tjänster, marknadsföring och försäljning samt support. Primära aktiviteter består av inkommande logistik, drift, utgående logistik, marknadsföring och försäljning samt service.
• Stödverksamhet – det är verksamheter som stödjer den primära verksamheten. Stödverksamheten består av upphandling (inköp), personalförvaltning, teknisk utveckling och infrastruktur.

Följande diagram visar värdekedjan

Följande illustration visar värdekedjan för Apple Inc.

Det övergripande målet för värdekedjan är att hjälpa ett företag att få konkurrensfördelar. Konkurrensfördelar är ett företags position på en marknad som gör att det är mer lönsamt än sina direkta konkurrenter.

IT:s inflytande på organisationens mål

Organisationsmål avser mål och organisationens uppdrag, särskilt på lång sikt. Oavsett vilken typ av verksamhet som en organisation ägnar sig åt är det övergripande målet att skapa värde för kunderna eller klienterna enligt ovanstående avsnitt.

Business Information Technology anpassning handlar om att använda informationsteknologi för att effektivt uppnå affärsmål.

Två av de vanligaste sätten som en organisation kan ge värde på är genom att erbjuda en kvalitetsprodukt till ett lägre pris än konkurrenten eller till ett högt pris men med fler funktioner som tillför värde till kunderna.

Informationsteknologin gör det möjligt för företag att bearbeta och analysera stora mängder data till en billigare kostnad och på kortast möjliga tid. Detta gör det möjligt för organisationer att tillhandahålla kvalitetsprodukter till ett billigare pris.

Låt oss ta ett bankexempel. En bank kan använda bankomat för att låta kunderna ta ut pengar och andra automatiserade sätt att sätta in pengar. Kunder med frågor kan hänvisas till en webbplats som har vanliga frågor. Både privatpersoner och företag kan se kontoutdragen online om de prenumererar på internetbank.

Ovanstående IT-affärsmetoder leder till minskade kostnader för att göra affärer och skapa nya produkter och tjänster. Minskade kostnader för att göra affärer gör det möjligt för en bank att sänka bankavgifterna och därför erbjuda en kvalitetsprodukt eller tjänst till ett billigare pris.

Sammanfattning

Affärsenheter finns för att göra vinster. Icke vinstdrivande organisationer finns för att leverera kvalitetstjänster eller produkter kostnadseffektivt.

Oavsett typ av organisation har MIS en stor roll att spela för att uppnå målen.

MIS gör det möjligt för organisationer att fatta sunda beslut genom att förse beslutsfattare med information.