Introdução às compras e requisições de compra em SAP

A compra é um componente SAP O módulo MM e seu processo podem ser representados aproximadamente no diagrama abaixo.

O MRP (planejamento de recursos de material) cria uma proposta de aquisição e posteriormente é convertida em Requisição de Compra. A próxima etapa é atribuir a origem à requisição de compra e liberar a requisição de compra. O PR é convertido em Pedido de Compra e no recebimento da mercadoria pode ser feito o recebimento da fatura para finalizar o processo de compra. Adicionalmente o pagamento é processado (no módulo FI).

A aquisição não precisa começar pelo MRP, ela pode ser iniciada pelo planejamento baseado no consumo ou pela criação direta de PR ou PO.

MRP é uma função do sistema para determinar as necessidades de material tanto no nível do material quanto na lista de materiais. Um BoM (Bill de materiais) é uma lista de componentes e subcomponentes dos quais um único material consiste.

Um dos meros documentos básicos em Compras no SAP é uma requisição de compra.

Requisição de compra

As requisições de compra podem ser criadas automaticamente pelo sistema ou manualmente. Podem ser convertidos em pedidos de compra, mas somente no momento da liberação (aprovação da requisição de compra).

Abordaremos vários tópicos nesta lição que podem ajudar a entender e criar a requisição de compra.

Os intervalos de numeração nas requisições de compra são necessários da mesma forma que em outros documentos, para fins de atribuição do número do documento aos novos documentos criados.

Later, esses intervalos de numeração estão sendo atribuídos a diferentes tipos de documentos que podemos definir para serem usados ​​no processamento de requisições de compra.

Também abordaremos o número de rastreamento de requisitos, que é basicamente uma combinação de número/letra que pode ser atribuída exclusivamente a vários documentos para rastrear certos requisitos importantes.

Você verá como funciona a determinação da fonte e por que ela é útil, bem como como essa fonte pode ser atribuída ao nosso documento de compras.

Por fim, você descobrirá como processar a requisição de compra, desde a sua criação até a conversão em pedido de compra.

Intervalos numéricos para requisição de compra

A atribuição de intervalos de numeração para requisições de compra funciona por tipo de documento. Vários intervalos de numeração diferentes podem ser criados e posteriormente atribuídos a um tipo específico de requisição de compra.

Isso é feito na personalização. Os tipos de documentos de requisição podem ter dois intervalos de numeração atribuídos. Um intervalo interno e um externo são atribuídos a cada tipo de documento. Os intervalos de numeração internos são incrementados automaticamente pelo sistema e os externos são atribuídos manualmente.

A tela abaixo representa uma lista de intervalos de numeração para requisição de compra.

O número From é o primeiro número do intervalo, o número To é o último número disponível e o número atual é o último número atribuído a um documento.

Além disso, há uma caixa de seleção indicando se este é um intervalo de numeração externo.

Por exemplo, um intervalo de numeração interno pode ser definido como um intervalo de 20000000 a 30000000, neste caso os documentos do tipo de documento ao qual é atribuído este intervalo serão numerados a partir de 20000001 e serão incrementados em 1 para cada novo documento criado. O último número disponível para este intervalo será 30000000, e caso seus documentos preencham todo o intervalo numérico ele deverá ser ampliado. Isso raramente acontecerá, pois significaria que você teria 10 milhões de documentos de requisição de compra.

Definição do tipo de documento

A definição do tipo de documento é uma ação de definição de diferentes tipos de documentos para uma requisição de compra. É útil para agrupar requisições de compra e especificar seu uso com mais detalhes. Por exemplo, podemos ter PRs padrão, subcontratação e transferência de estoque. Cada tipo de documento atende a uma necessidade especial e é configurado para ser usado dessa forma.

Na definição do tipo de documento, você pode definir diversas opções. Intervalos de numeração (internos e externos), intervalo de itens, chave de seleção de campos, indicador de controle, indicador de liberação global (define se todos os itens do PR serão liberados simultaneamente ou individualmente).

Digite o documento de requisição de compra padrão em SAP é definido em todas as instalações como NB.

Número de rastreamento do requisito

Este número é usado para rastrear requisitos específicos. Ele pode ser inserido durante a criação da requisição de compra e copiado no documento do pedido de compra. É mantido no nível do item e os itens podem ser selecionados por este número em vários relatórios como MELB.

• Execute MELB transação.
• Clique na Escolha botão.

Quando você clica Continuar, você retornará à tela de seleção inicial. Você também tem uma variedade de opções de seleção e deve escolher as opções mais adequadas para restringir a pesquisa.

• Insira o(s) número(s) de rastreamento do requisito.
• Executar.

Será apresentada uma lista de documentos contendo o número de rastreamento.

Determinação da fonte

A determinação da fonte auxilia na localização da fonte mais adequada para uma necessidade, por exemplo, pode sugerir qual contrato básico, qual fonte de aquisição interna (fábrica) ou qual fornecedor pode ser usado para solicitar materiais específicos em um determinado momento.

A determinação da fonte utiliza vários dados como parâmetros para o processo de determinação real. Isso inclui contrato básico, registro de informações de compra, planta em nossa empresa, acordo de cotas, lista de fontes.

Tudo isso é levado em consideração ao determinar a melhor fonte possível para um requisito.

A primeira verificação é feita através Acordo de Quota onde o sistema determina se existe uma fonte adequada com o acordo de cotas relevante para o material e, se for encontrada uma fonte adequada, ele é selecionado e a pesquisa adicional pela fonte é abortada.

Caso contrário, o sistema leva lista de fontes em conta e procurei fontes válidas lá. Uma lista de origem consiste em registros fixos e bloqueados. Registros fixos são para fornecedores fixos para materiais específicos, válidos por um determinado período. Registros bloqueados não podem ser usados ​​como fonte enquanto estiverem neste status.

Finalmente o sistema procura o esboço do acordo e registro de informações para fontes confiáveis ​​e atribui-lhes a requisição. Você viu na lição anterior o que é um registro info de compra e o contrato básico é um programa de remessas ou contrato que também é usado no processo de determinação da fonte como informação de entrada.

Para usar a determinação da origem, é necessário marcar a caixa de seleção Determinar origem na tela inicial da requisição de compra.

Atribuição de fonte

O sistema pode executar atribuição de origem em segundo plano ou em primeiro plano.

Se a pesquisa for feita em primeiro plano e mais de uma fonte válida for encontrada, aparecerá uma lista de seleção na qual o usuário deverá selecionar a fonte apropriada. Se apenas uma fonte adequada for encontrada, ela será atribuída automaticamente.

Se a pesquisa for feita em segundo plano, uma única fonte deverá ser determinada e para isso o sistema executará diversas funções na pesquisa.

Por exemplo, os contratos básicos têm prioridade sobre a origem do registro info de compra e, em caso de conflito, uma fonte do contrato básico é selecionada.

Se mais de uma fonte válida for encontrada nos contratos básicos, a única fonte válida será aquela do fornecedor regular e, se nenhum registro for de um fornecedor regular, a fonte terá que ser determinada manualmente.

Você pode ver como o sistema oferece duas fontes, das quais temos que escolher a melhor manualmente.