Microsoft Access チュートリアル: MS Access の例 [簡単なメモ]

重要な用語と基本事項

今これで Microsoft Access チュートリアルでは、MS Access の重要な用語と基本オブジェクトについて学びます。

データベースファイル

データベース全体を格納するファイルです。 データベース ファイルはハード ドライブまたはその他のストレージ デバイスに保存されます。

データ型

データ型は各フィールドのプロパティです。 すべてのフィールドには、テキスト、数値、日付などの XNUMX つのデータ型があります。

表

• テーブルとは、行と列の形式でデータを格納するオブジェクトです。
• 通常、テーブルはデータベース ファイル内の他のテーブルに関連付けられます。
• 各列には一意の名前が必要です
• テーブルに主キーを定義することもできます。

クエリー

• クエリは、検索基準に基づいてデータを選択、並べ替え、フィルタリングすることで質問に答えます。
• クエリは、指定した基準 (制限) に基づいてデータの選択を表示します。
• クエリは、XNUMX つ以上の関連テーブルおよび他のクエリから取得できます。
• クエリの種類には、SELECT、INSERT、UPDATE、DELETE があります。

フォーム

• フォームは、データベース アプリケーションのユーザー インターフェイスを作成するために使用できるデータベース オブジェクトです。
• フォームは、テーブルからのライブ データを表示するのに役立ちます。 これは主に、データ入力または編集のプロセスを容易にするために使用されます。

レポート

• レポートは、デスクトップ データベース内のオブジェクトであり、主に選択したデータの書式設定、計算、印刷、および要約に使用されます。
• レポートの外観や雰囲気をカスタマイズすることもできます。

マクロ

マクロは、小さなコンピュータ プログラミング構造です。マクロを使用すると、検索、別のレコードへの移動、数式の実行など、フォーム内でコマンドやプロセスを設定できます。

モジュール

モジュールは、次のように記述できるプロシージャ (関数) です。 アプリケーション用のVisual Basic (VBA)。

Microsoft アクセスデータタイプ

MS Access の一般的なデータ型を以下に示します。

データの種類	詳細説明	サイズ
短いテキスト	計算を必要としない数字を含むテキスト。(例: 携帯電話番号)	最大255文字。
ロングテキスト	このデータ型は、長いテキストまたは英数字データに使用されます。	最大 63 文字。
数	数学的計算を保存するために使用される数値データ型。	1、2、4、8、および 16 バイト。
日付/時刻	100 年から 9999 年の日付/時刻を保存します。	8バイト。
取引通貨	通貨値と小数点以下 XNUMX 桁から XNUMX 桁の数値データを保存できます。	8バイト。
自動番号付け	一意の番号を割り当てるか、次の方法で割り当てます。 Microsoft 新しいレコードが作成されたときにアクセスします。通常は主キーとして使用されます	16バイト（レプリケーションIDとして設定されている場合はXNUMXバイト）。
はい・いいえ	論理値 Yes と No のみが保存されます。	1ビット
アタッチメント	デジタル写真などのファイルを保存します。 レコードごとに複数のファイルを添付できます。	最大2GBまでのデータを保存可能。
OLE オブジェクト	OLE オブジェクトは、オーディオ、ビデオ、その他のバイナリ ラージ オブジェクトを保存できます。	最大2GBのデータを保存可能。
ハイパーリンク	保存されたテキストまたはテキストと数字の組み合わせ。そのテキストはハイパーリンク アドレスとして使用されます。	ハイパーリンク データ型の各部分には、最大 2048 文字を保存できます。
計算された	XNUMX つ以上のフィールドのデータを使用する式を作成するのに役立ちます。	XNUMX つ以上のフィールドのデータを使用する式を作成できます。

AccessとExcelの違い

Microsoft Access と Excel は非常に似ていますが、大きく異なります。ここでは、両者の重要な相違点をいくつか示します。

アクセス	Excel
テキスト、数字、ファイル、あらゆる種類のデータを処理します	Microsoft Excelは一般的に数値データを扱います。
すべてのデータは XNUMX か所に XNUMX 回だけ保存されます。	多数のワークシートやドキュメントは、同様の繰り返しデータを格納したものです。
高機能なデータ入力フォームとレポート テンプレートを作成するのに役立ちます。	主要なデータ入力画面のみが使用可能です。
ユーザーはより効率的かつ正確にデータを入力できるようになります。	フォーマットのせいで、データの精度と速度はそれほど高くありません。

また、チェックしてください：- Microsoft 初心者向け Excel チュートリアル: 7 日間で MS Excel を学ぶ

MSアクセスのメリット

この MS Access チュートリアルでは、MS Access アプリケーションを使用する利点とメリットを学びます。

• Access は、完全に機能するリレーショナル データベース管理システムを数分で提供します。
• 複数のソースから Access にデータを簡単にインポート
• 個人や企業のニーズに合わせて Access を簡単にカスタマイズできます
• Microsoft オンラインでのアクセスは、以下で動作する多くの開発言語でうまく機能します。 Windows OS
• 堅牢かつ柔軟で、オフィスや産業用のあらゆる困難なデータベース タスクを実行できます。
• MS-Access を使用すると、既存の場所にあるデータにリンクし、それを表示、更新、クエリ、レポートに使用できます。
• テーブル、クエリ、フォーム、レポートを作成し、マクロを使用して接続できます。
• Access のマクロは、データベースに機能を追加するために使用できる単純なプログラミング構造です。
• Microsoft Access Onlineは、異なるプラットフォームに保存されたさまざまなデータセット間の異種結合を実行できます。

MSアクセスのデメリット

MS Access を使用する場合の短所は次のとおりです。

• Microsoft Access データベースは中小企業部門に役立ちます。ただし、大規模な組織には役に立ちません
• に比べて堅牢性に欠ける DBMS のようなシステム MS SQL Server or Oracle
• データベースのすべての情報は XNUMX つのファイルに保存されます。 これにより、レポート、クエリ、フォームが遅くなる可能性があります
• 技術的な制限は同時ユーザー数 255 です。 ただし、実際の制限は 10 ～ 80 にすぎません (使用しているアプリケーションの種類によって異なります)。
• 他のものに比べて、より多くの学習とトレーニングが必要です Microsoft プログラム

開始方法 Microsoft アクセス

注: 最新のバージョンがあることを前提としています。 Microsoft Access がインストールされており、バンドルされています Microsoft Office 365 パッケージ。

MS Access を起動するには XNUMX つの方法があります。

1. Windows、 'スタートボタン。
2. デスクトップから右クリックし、「新規」オプションを選択します。

今これで Microsoft Access チュートリアル。両方の方法を使用して MS Access を起動する様子を見てみましょう。

オプション 1) から Windows、 スタートボタン。

ステップ1） クリックしてください 'Windows」アイコン。インストールされているプログラムのリストが表示されます。

ステップ2） 「アクセス」アイコンを見つけます。 「アクセス」アイコンにチェックを入れてクリックします。

ステップ3） 窓を確認してください。 MS Access アプリケーションウィンドウが表示されます。

手順4) 「Esc」を押します。

結果: MS Access Windows アプリケーションが開きます。

オプション 2) デスクトップから、「新規」オプション。

ステップ1） デスクトップから右クリックして「新規」をクリックします

ステップ2） クリック 'Microsoft アクセスデータベースオプション」

ステップ3） 以下の MS Access アプリケーション ウィンドウが表示されます

ステップ4） 「Esc」を押してください

結果: MS Access Windowsアプリケーションが開きます

データベースの作成方法

データベースを作成する前に、特に MS Access を参照して、データベースとは何かの全体像を簡単に理解しましょう。

では、実際のいくつかのことから始めましょう Microsoft データベースへのアクセスの例:

• 我が家には本が入っている本棚があり、
• 我が家には音楽のコレクションが入った i-pod があり、ケースは数え切れないほどあります。

同様に、MS Access データベースは、相互リンクされている MS Access 内のすべてのテーブル、クエリ、フォーム、レポートなどの一種のホームです。

技術的には、データベースは、簡単にアクセスして取得できるように、データを適切に整理された方法で保存します。

SQL Access でデータベースを作成するには XNUMX つの方法があります。

1. テンプレートからデータベースを作成する
2. 空のデータベースを作成する

それぞれの詳細を見てみましょう。

テンプレートからデータベースを作成する

• 特定の要件に合わせて既製のデータベース テンプレートから開始する必要がある状況は数多くあります。
• MS Access は、データ構造がすでに定義されているこのような種類のデータベース要件に対応する、すぐに使用できるテンプレートを多数提供しています。
• 要件に従ってテンプレート構造をさらにカスタマイズし続けることができます。
• MS Access データベースの例には、連絡先、学生、時間追跡などが含まれます。

テンプレートからデータベースを作成する手順

ステップ1） MS Access アプリケーションを開いた状態で、「ファイル」をクリックします。

結果: 以下のウィンドウが表示されます。 全ての データベーステンプレート 以下に表示されます。

ステップ2） 任意のテンプレートをクリックして選択できます。 クリック 連絡先テンプレート さらなる敬意を表します。

ステップ3） デフォルトのファイル名が入ったファイル名ボックスが表示されます。

ステップ4） 新しいを入力してください 名前

ステップ5） ソフトウェアの制限をクリック '作成する。'

結果： Guru99_Contact データベースが作成され、以下のウィンドウが表示されます。

ステップ6） 必要に応じて、左側のナビゲーション ペインでオブジェクトのいずれかをクリックし、そのオブジェクトを開いてさらに参照したり作業したりすることができます。

たとえば、「連絡先の詳細」フォームをクリックすると、以下に示すように「連絡先の詳細」フォームが開きます。

空のデータベースを作成する

ステップ1） MS Access アプリケーションを開いた状態で、[ファイル] > [新規] をクリックします。

ステップ2） 「空のデータベース」をクリックします。

ステップ3） デフォルトのファイル名が入ったファイル名ボックスが表示されます。

ステップ4） 新しい名前を入力します。

ステップ5） ソフトウェアの制限をクリック '作成する。'

結果： Guru99 データベースが作成され、以下のウィンドウが表示されます。

テーブルの作成方法

この最初のステップは、 Microsoft データベースにデータを保存するための Access チュートリアルでは、データが存在するテーブルを作成します。テーブルの作成後、テーブルに行を挿入し続けることができます。

MS Access でデータベースを作成するには XNUMX つの方法があります

1. テーブルの作成元 デザインビュー
2. テーブルの作成元 データシートビュー

テーブルの作成 - データシート ビュー

ステップ1） ファーストクリック 創造する タブ。 それから テーブル類 グループをクリック 表.

ステップ2） システムは、「Table1」という名前で作成されたデフォルトのテーブルを表示します。

ステップ3） に リネーム 列、列ヘッダーをダブルクリックし、新しい列の名前を入力します。

Course_ID のデータ型は次のとおりであることに注意してください。 'オートナンバー。' したがって、これはテーブルの一意のキーでもあります。

ステップ 4） あなたはできる 列の追加 からいずれかのカテゴリをクリックすると、 「追加と削除」 グループ。 または、「クリックして追加」をクリックして列を追加することもできます。

たとえば、 '「追加と削除」グループ。

ステップ5） 列はデフォルト名で追加されます。 「フィールド1」

ステップ6） ヘッダーをクリックし、名前を次のように変更します 'コース名。'

ステップ7） 「Ctrl + S」を押し、新しいテーブル名を入力してテーブルを保存します。

ステップ8） 「」をクリックして、列の新しい名前、キャプション、簡単な説明を保存することもできます。名前とキャプション。 それをクリックしてください

ステップ9） 対話 Box が表示されます。以下を追加して「OK」をクリックします。

• 「名前」 – これは列の実際の名前です。
• 'Caption' – これは列のユーザー ビュー名です。
• 'Description' – これは列名の短い説明です。

結果： 名前、キャプション、 Descriptイオンが現在存在します。

テーブルの作成 - デザイン ビュー

ステップ1） まず「作成」タブをクリックします。 次に、「テーブル」グループから「テーブル」をクリックします。

ステップ2） テーブルダイアログボックスが表示されます。各フィールドに入力します。 ファイル名、データ型 や Descriptイオン。

手順3) Course_ID を主キーとして追加するには、それを選択し、「主キー」をクリックします。 以下に示すように、Course_Id の前に KEY ICON が表示されます。

手順4) 「Ctrl+S」を押します。 テーブル名を入力して「OK」をクリックします

結果：

データシートとデザインの間でビューを切り替える方法

この MS Access チュートリアルでは、データシートとデザインの間でビューを切り替える方法を学びます。

データシート (スプレッドシート ビュー) とデザイン ビューの間でビューを切り替えるには、 '見る' アクセス リボンの左上隅にある ボタン ([ホーム]、[ヘルプ]、[デザイン] タブに表示されます)。 そして、表示する必要があるビューをクリックします。

例: 新しく作成したテーブル「Course_strength」に「デザイン ビュー」から「データ シート」ビューに切り替えたいとします。

ステップ1） 「データシートビュー」をクリックします

結果：

MS Access - データの追加

• Course テーブルと Course_Strength テーブルを作成しました。
• データを追加するには XNUMX つの方法があります。 XNUMX つはデータシート ビュー、もう XNUMX つはフォームからです。 このセクションでは、データシート ビューからデータを追加する方法を学習します。
• データを手動で保存する必要はありません。 他の行をクリックすると、Access によってデータが自動的に保存されます。
• データを追加するときに注意する必要がある唯一のことは、正しいデータ型を入力する必要があることです。つまり、列が数値として定義されている場合は、テキストではなく数値のみを追加できます。

レッツ データを追加する 前に作成した Access データベースを開いてテーブルに追加します。

ステップ1） 「コース」テーブルを選択します

手順2) まず データシートビュー リボンのオプションと 加えます それに値を入力してデータを入力します。 更新されたデータは自動保存されます。

ここで、4 を削除したいとします。^th コース名として「My SQL」が含まれる行。

ステップ3） 一番左の列をクリックして行を選択し、行を右クリックします。 オプションメニューに「レコードの削除」オプションが表示されます。

ステップ4） レコードの削除を確認するポップアップ ウィンドウが表示されます。 クリック 'はい'

結果：

意見の要約

データシートビュー

ビューに表示され、生データをデータベース テーブルに入力できるようになります。

デザインビュー:

ビューが表示され、データベース テーブルにフィールド、データ型、および説明を入力できます。

MS Access のフォーム

• フォームは、データベース アプリケーションのユーザー インターフェイスを作成するために使用できるデータベース オブジェクトです。
• これは主に、データ入力または編集のプロセスを容易にするために使用されます。
• フォーム内のデータは XNUMX つ以上のテーブルから選択できます。
• フォームを使用して、データのどのフィールドや行をどのユーザーに表示するかなど、データへのアクセスを制御することもできます。
• フォームにはフォームビューがあります。
• 新しいデータを簡単に作成してライブ データを表示するのに役立ちます。

フォームを理解するには、まず作成しましょう XNUMXつの新しいレコードで 連絡先テーブル (説明した事前構築された連絡先データベースから) こちら)

ステップ1） 左側のナビゲーションから「連絡先」テーブルを選択します。

ステップ2） 関連するデータを XNUMX 行に入力して XNUMX 行を作成します。

フォームを作成してから、フォームを活用して新しいデータを簡単に表示、編集、作成する方法を見ていきます。

フォームの作成方法

以下に示すように、フォームを作成するには主に XNUMX つの方法があります。

• フォームウィザード
• フォーム
• 複数のアイテム
• 分割フォーム

フォームを作成するための各オプションを XNUMX つずつ見てみましょう。

1. フォームウィザードを使用して作成する

このオプションを使用すると、ユーザーはウィザードを使用してフォームを作成し、従来の選択ウィンドウ形式で列フォームの利用可能なリストから列を選択できます。

ステップ1） ソフトウェアの制限をクリック 「フォームウィザード」。

ステップ2） システムが画面の下に表示されます。

ステップ3） 最終的な形式に含める列を選択します。

結果： IDが選択されています

ステップ4） 上記の手順 3 で説明したように、必要な列をすべて選択し続けて、[次へ] をクリックします。

ステップ5） レイアウト選択ボックスが表示され、ユーザーは異なるタイプのフォームレイアウトを選択できます。「次へ」をクリックします。

ステップ6） フォームの名前に「Contact_Form」と入力し、「完了」をクリックします。

結果： これで、Contact_Form が存在し、ステップ 4 の [選択された列] リストにあるすべての列が表示されます。

2. フォームを使用して作成する

これは、次のようなフォームを作成する最も簡単な方法です。

• デフォルトでは、「フォーム ビュー」で選択したテーブルのすべての列にデータが入力されます。
• ユーザーは不要な列を手動で削除できます

ステップ1） フォームを作成するテーブルを選択し、「フォーム」をクリックします。

ステップ2） 以下のウィンドウが表示されます。

ステップ3） 最終フォームの一部にしたくないセルを右クリックし、[削除] をクリックします。

結果： 'ファクス番号' フィールドは現在存在しません。

ステップ4） 「Ctrl+S」を押して、新しいフォーム名を「Contact_Form2」と入力します。 「OK」をクリックします。

結果： という名前の新しいフォーム 「連絡先_フォーム2」 「フォーム」セクションにあります。

3.「複数項目」でフォームを作成する

これは、すでに作成されているすべてのレコードが、新しいレコードを追加するオプションとともにフォームに表示される別のタイプです。

ステップ1） 「作成」タブから。 [その他のフォーム] をクリックし、[複数のアイテム] を選択します。

結果： 複数行の下にウィンドウが表示されます

ステップ2） 「Ctrl+S」を押します。 新しいフォーム名を入力し、「OK」をクリックします。

結果： 「Contact_Form_Multiple_Item」という名前の新しいフォームが「フォーム」セクションに存在します。

4.「分割元」でフォームを作成

シンプルなフォームと分割されたフォームを組み合わせたもので、このフォームは次のようなビューを提供します。 フォームとデータシート 分割ウィンドウで。

ユーザーがフォームに入力した内容はすぐにデータシート ビューに直接表示され、その逆も同様です。

ステップ1） 「作成」タブから「その他のフォーム」をクリックし、「フォームの分割」を選択します。

結果： 以下のウィンドウにフォームとデータシートが一緒に表示されます。

ステップ2） 「Ctrl+S」を押して、新しいフォーム名を入力します。 「OK」をクリックします。

結果： 「Contact_Form_Split」という名前の新しいフォームが「フォーム」セクションに存在します。

フォーム経由で既存のレコードを編集する

• フォームの機能の XNUMX つは、値とデータをフォームから直接編集できることです。
• 表の行形式と比較して、フォームでは選択したフィールドがより見やすくなり、ユーザーが直接更新できるため、よりユーザーフレンドリーです。
• フォームから更新されたこれらの値は、元のテーブルにもすぐに反映されます。

フォームから値を編集する方法を見てみましょう。

ステップ1） ソフトウェアの制限をクリック 'お問い合わせフォーム'

ステップ2） 「Contact_Form」値のいくつかの値を更新します

ステップ3） Double 「連絡先」テーブルをクリックします。

結果： 更新された値は元のテーブル レコードに存在します。

フォームにレコードを追加する

• フォームを使用すると、レコードを柔軟に追加することもできます。
• 繰り返しますが、これは行形式でレコードを追加する場合と比較して、ユーザーフレンドリーで魅力的なレコードの追加方法です。
• ここでは、 Microsoft 上記で作成した「Contact_Form_Split」から Split のデータベースの例にアクセスします。

ステップ1） 「Contact_Form_Split」を開く

ステップ2） レコードを追加するには、「新規 (空白) レコード アイコン」をクリックします。

結果： 新しいレコード ウィンドウは次の場所に表示されます。

1. フォームビューと
2. データシートビュー。

ステップ3） フォームからデータを手動で入力します。 分割形式では、すべてのデータが以下のデータシートにも自動的に反映されることに注意してください。

ステップ4） Double 「連絡先」テーブルをクリックします。

結果： 新しいレコードがフォーム「Contact_Form_Multiple_Item」から追加された「Contact」テーブルに更新されました

レポート

• レポートは、選択したデータを体系的にフォーマット、計算、印刷するために設計された MS Access のオブジェクトです。
• これには、テーブルからの情報に加えて、レポート設計にある情報も含まれます。
• レポートを使用すると、データベースのすべての情報を読みやすい形式で表示できるため便利です。

MS Access データベースの例を見てみましょう。 '接触' DB のデフォルト レポート – 「電話帳」。

ステップ1） 「レポート」セクションの「電話帳」をクリックします。 システムは、内蔵の「電話帳」レポートを開きます。

連絡先名、自宅、会社、携帯電話名が表示されます

存在するレコードごとに。

ステップ2） 次に、レポート見出しを「自宅」から「自宅番号」に編集するとします。 右クリックして「デザインビュー」をクリックします。

レポートがデザイン ビューで開きます。

ステップ3） 更新する名前を編集し、「Ctrl+S」を押します。

ステップ4） Double レポートの下の「電話帳」をクリックします

結果： ラベルが「自宅」から「自宅の電話」に更新されます。

マクロ

• MS Access のマクロは、機能を追加したり、単純なタスクを自動化したりできる時間を節約する機能です。
• 頻繁に使用する手順はマクロを使用して自動化できます
• 他のすべてのオブジェクトをリンクして単純なデータベース アプリケーションを作成するための迅速かつ簡単なアプローチを追加できます。

撮ってみましょう Microsoft データベースへのアクセスの例 '接触' DB のデフォルト マクロ – 'AutoExec'。

ステップ1） 「レポート」セクションの「AutoExec」をクリックします。 システムは、組み込みの「ようこそ」マクロを開きます。 ウェルカムノートと、デフォルトの「AutoExec」マクロにコードが含まれる連絡先データベースに関連するその他のデータが表示されます。

ステップ2） このマクロの背後にあるコードを表示したい場合は、右クリックしてください。

結果：

モジュール

• これは、XNUMX つのユニットとしてまとめて保存される、ユーザー定義の関数、宣言、ステートメント、およびプロシージャのコレクションです。
• これはおそらく、Access データベース内のどこからでも呼び出すことができる関数を備えたスタンドアロン オブジェクトです。

「連絡先」DB からの MS Access データベースの例

ステップ1） 「modMapping」をクリックします

結果：

製品概要

• Microsoft アクセスは データベースマネージメントシステム が提供します Microsoft.
• テーブル、クエリ、フォーム、レポートを作成し、マクロを使用して接続できます。
• MS-Access を使用すると、既存の場所にあるデータにリンクし、それを表示、更新、クエリ、レポートに使用できるようになります。
• アクセスは次のもので構成されます XNUMX つの主要なデータベース オブジェクト: テーブル、クエリ、フォーム、レポート。
• 全 二つの方法 〜へ SQL Access でデータベースを作成する:
• データベースの作成元 テンプレート
• 作る 空のデータベース
• 全 二つの方法 〜へ MS Accessでデータベースを作成する
• テーブルの作成元 デザインビュー
• テーブルの作成元 データシートビュー
• Access プログラムの左上隅にある [表示] ボタンをクリックするだけで、データシートとデザイン ビューを切り替えることができます。
• フォームは、フォームウィザード、フォーム、複数アイテム、分割フォームを使用して作成できます。
• MS Access データベースのマクロは、機能を追加したり、単純なタスクを自動化したりできる時間を節約する機能です。
• レポートは、選択したデータを体系的にフォーマット、計算、印刷するために設計された MS Access のオブジェクトです。
• モジュールは、XNUMX つのユニットとしてまとめて保存される、ユーザー定義の関数、宣言、ステートメント、およびプロシージャのコレクションです。

また、チェックしてください：- Excel でマクロを記述する方法: マクロ チュートリアル – 概要と使用方法