11 年のベストドキュメント管理ソフトウェア 2025 選

最高のドキュメント管理ソフトウェア

文書管理システムは、ビジネス文書やファイルを作成、整理、共有、保護するためのクラウドベースの自動ソリューションです。 これにより、手間をかけずにドキュメントのバージョンを追跡できます。 このクラウド ストレージ システムは、地理的に複数の場所にいるさまざまな関係者に、より迅速なレビューと承認のワークフローを提供します。 これにより、簡単にアクセスできるようになります ビジネス文書 タブレットやスマートフォンから。

110時間以上の調査を経て、39以上の ドキュメント管理システム 無料と有料の両方のオプションを含む、トップのものを厳選しました。この包括的で綿密に調査されたガイドでは、各システムの機能、長所と短所、価格について詳細に説明しています。信頼できる洞察を探している場合は、私の記事で情報に基づいた決定を下すために必要なすべての詳細を提供します。ドキュメントの管理方法を変革できる究極のツールを発見するチャンスをお見逃しなく。
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エディタの選択
Zoho WorkDrive

Zohoの WorkDrive は、現代のチーム、中小企業、大企業向けのオンライン ファイル ストレージおよびコンテンツ コラボレーション プラットフォームです。ファイルを瞬時に取得するためのスマート検索と、ドキュメントを復元するための無制限のバージョン履歴を提供します。

Zohoにアクセス WorkDrive

BEST Digi文書管理(制御)システム

  Zoho WorkDrive スマートシート Icedrive DocHub
お名前 Zoho WorkDrive スマートシート Icedrive DocHub
パブリック共有 Yes Yes Yes Yes
無料試用版 15日間の無料トライアル 30日間の無料トライアル 14日間返金保証 生涯無料基本プラン
スマホアプリ Yes Yes Yes Yes
ローカルファイルシステム Sync Yes Yes Yes Yes
グループ権限 Yes Yes Yes Yes
ファイル競合の管理 Yes いいえ Yes Yes
Digiタル著作権管理 いいえ Yes いいえ Yes
ローカル ファイル システムを使用しないクラウド ストレージ Sync Yes Yes Yes Yes
プラットフォーム Windows、MacおよびLinux Windows、MacおよびLinux Windows、Mac、Linux、 Android、iOS Windows、Mac、Linux、iOS、 Android
リンク もっと詳しく知る もっと詳しく知る もっと詳しく知る もっと詳しく知る

1) Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive 優れています オンラインファイルストレージおよびコラボレーションプラットフォーム チームや企業向けです。特に、オフィス内とリモートワークの両方のシナリオをサポートしており、ハイブリッドチームに最適なオプションとなっている点が気に入っています。このツールを使用すると、集中コンソールを使用して作成、共有、共同作業を簡単に行うことができます。これは単なるストレージプラットフォームではありません。実際、ファイルのバージョン管理、高度な検索、チーム編成など、チームワークに不可欠な機能も備えています。 タスクの管理 効率的に使用できます。評価の過程で、情報にすばやくアクセスできる機能により、作業の進捗状況を把握し、情報に基づいた意思決定を迅速に行うことができることがわかりました。

Zohoの WorkDrive ファイルを効率的に共有、管理、保護できます。スマート検索機能により、瞬時にファイルを取得し、 無制限のバージョン履歴 文書を復元します。 WorkDrive スナップ、非同期コラボレーションが合理化されます。このツールは、クラウド ファイルをデスクトップに直接同期するのに最適で、5000 を超えるアプリケーションと統合されます。カスタム ブランディングと MFA により、データの安全性とプロフェッショナリズムが確保されます。

#1トップピック
Zoho WorkDrive
5.0

ファイルフォーマット: PDF、TIF、JPG、JPEG、GIF、PNG、BMP

ドキュメントのチェックアウト/チェックイン: Yes

サポートされているプラ​​ットフォーム: Windows、MacおよびLinux。

無料トライアル: 無料トライアル15日

Zohoにアクセス WorkDrive

機能と特徴:

  • チームフォルダー: チーム フォルダーを使用すると、チームとシームレスに共同作業を行うことができます。チーム フォルダーは、ファイルの共有やリアルタイムの更新に最適で、ワークフローの合理化やドキュメント管理の一元化に役立ちます。
  • ファイルコレクションテンプレート: これにより、データの整理、ワークフローの強化、構造化された方法でのドキュメントの収集のためのカスタム テンプレートを作成できるため、大規模なプロジェクトを管理するチームに役立ちます。
  • 高度なデータセキュリティ: 機密データについては、GDPR と HIPAA に準拠することが不可欠であると考えています。このソリューションは、企業のニーズに合わせてカスタマイズされた安全なストレージでリスクを回避するのに役立ちます。
  • Zohoの WorkDrive アプリとの統合: Zohoの WorkDrive Salesforceと統合し、 Slack、Jira、Gmail と連携して、カスタム ワークフローを作成できます。クロスプラットフォームの運用を合理化することを目指す企業に最適です。
  • Zohoの WorkDrive 管理コンソール: Zohoの WorkDriveの管理コンソールを使用すると、ユーザー アクティビティを監視し、データ アクセスを管理し、コンプライアンスを確保できます。これは、集中管理に最適なツールの 1 つです。
  • スケーラブルなストレージ: 柔軟なストレージを求める企業に最適です。1TBから5TB以上のプランを用意したZoho WorkDrive 企業のニーズに合わせて簡単に拡張できます。

メリット

  • Zohoのコラボレーション機能が気に入っています WorkDrive
  • ユーザーのニーズに合わせてカスタマイズ可能なワークスペースを提供
  • 他のツールとのシームレスな統合オプションを提供します

デメリット

  • 無料プランはかなり制限されていると思う

価格:

Zohoの WorkDrive は、オンライン ファイル ストレージ、同期、コラボレーション プラットフォームです。プランは 2.5 ユーザーあたり月額 15 ドルからで、XNUMX 日間の無料トライアルをご利用いただけます。チームの生産性向上に最適です。

Zohoにアクセス WorkDrive

15日間の無料トライアル


2) SmartSheet

スマートシート   文書管理システム 私はレビューしましたが、チームワークに理想的なツールであることがわかりました。 反復的なタスクを自動化する アラートの送信や更新の管理など、さまざまな機能があります。評価してみると、暗号化方式(256-AESとTLS 1.2)が信頼性が高く安全であることがわかりました。SmartsheetはGoogle、Salesforce、 Slackマーケティング用のテンプレートと複数のファイル形式のサポートは、プロジェクト管理に役立ちます。私の経験では、チェックアウト機能とチェックイン機能は、タスクを整理するのに最適です。

#2
スマートシート
4.9

ファイルフォーマット: JPG、PNG、GIF、PDF、DOC

ドキュメントのチェックアウト/チェックイン: Yes

サポートされているプラ​​ットフォーム: Windows、 マックOS、 Android、iOSおよびLinux

無料トライアル: 30 日間の無料トライアル (クレジット カードは不要)

Smartsheetにアクセス

機能と特徴:

  • 集中ドキュメントストレージ: SmartSheet ドキュメントを保存および整理するための統合プラットフォームを提供し、ファイルが安全で中央リポジトリから取得可能であることを保証し、ファイル管理を効率化するのに役立ちます。
  • チームフォルダー: チーム フォルダーを使用すると、チームと効率的に共同作業できます。チーム フォルダーは共有ドキュメントの整理に最適です。これにより、コミュニケーションが効率化され、全員が最新のファイルにアクセスできるようになります。
  • バージョン管理: 私は文書の改訂版を管理することを目指しています SmartSheetのバージョン管理により、最新のファイルへのアクセスが保証され、編集の完全な履歴が保持されるため、混乱を避けることができます。
  • 詳細な権限: 重要な権限設定でファイル アクセスを制御するのに役立ち、機密ファイルが許可されたユーザーのみに表示されるようにするための優れた方法です。
  • クラウドベースのアクセシビリティ: このソリューションを使用すると、どこからでも安全にドキュメントにアクセスして編集できるため、チーム間でのリアルタイムのコラボレーションを強化するのに最適なオプションです。
  • ドキュメントワークフロー: 承認リマインダーなどの反復タスクを自動化します。これは、手作業の労力を削減し、プロセスを高速化する最良の方法の 1 つです。
  • さまざまなファイル形式のサポート: この機能は、従来の形式と最新の形式をサポートしており、あらゆる種類のドキュメントをシームレスに処理できるため、多様なチームに対応するのに最適です。

メリット

  • 拡張可能でカスタマイズ可能なプランを簡単に提供できることがわかった
  • 部門間データを含むハイブリッドスプレッドシートをサポート
  • スプレッドシート全体で自動化されたワークフローを実現

デメリット

  • ツールを習得するにはかなりの時間と労力が必要でした
  • 他のプロジェクト管理ツールと比較すると、アクティビティログは限られています

価格:

Smartsheet は、チームがプロジェクトを管理し、ワークフローを自動化し、目標を迅速に達成できるようにする動的なワークスペースです。プランは月額 9 ドルからご利用いただけます。30 日間の無料トライアルをお楽しみください。クレジットカードは必要ありません。

ロケーション選択 SmartSheet >>

30 日間の無料トライアル (クレジット カードは必要ありません)


3) Icedrive

Icedrive 注目すべき機能を提供します ファイルの共同作業と共有評価の過程で、そのスマートなキャッシュシステムは、高速で簡単なファイルアクセスを実現する点で印象的でした。これは、 Google Driveゼロ知識暗号化を提供し、 あなたの情報を安全に保ちます あなただけが利用できます。

それは、 無料のクラウドストレージ 物理的なハードドライブを使っているような感覚を味わえるツールです。編集、削除、アップロード、開くなど、ファイルホスティングサービスのすべての機能を利用できます。 最高のクラウド ストレージ プラットフォーム スマート キャッシュ制御操作が付属しており、同期を待たずにインストール後すぐにファイルにアクセスできます。

Icedrive

機能と特徴:

  • ファイルのバージョン管理: ファイルのバージョン管理を利用すると、以前のファイル バージョンを維持できるため、必要に応じて以前のバージョンに戻すことができます。これは、変更を効率的に追跡するために不可欠です。
  • 仮想ドライブ統合: Icedrive クラウド ストレージをコンピューター上の仮想ドライブとしてマウントできるため、手動での同期を回避し、ローカルに保存されているかのようにシームレスにファイルにアクセスする最も簡単な方法の 1 つが提供されます。
  • クライアント側の暗号化: Icedrive 最も効果的なゼロ知識暗号化を提供します。アップロード前にデバイス上でファイルが暗号化されることが保証されるため、機密性とセキュリティの維持に不可欠です。
  • ドキュメントビューア: ドキュメント ビューアーが組み込まれており、一般的なファイル形式をダウンロードせずにプレビューできます。これは、ワークフローの効率を高め、時間を節約するのに最適な方法です。
  • 高度な共有: これにより、パスワード保護と有効期限付きの安全なファイル共有が可能になり、ドキュメントに意図した受信者のみがアクセスできるようにする最適な方法となります。
  • インテリジェント キャッシュ: インテリジェントなキャッシュ メカニズムを利用して、ローカル ストレージの使用を最小限に抑えながら、頻繁に使用するファイルにすばやくアクセスできるようにします。これは、効率的なドキュメント取得を保証するための優れたオプションです。

メリット

  • バージョン管理機能により変更管理が簡単になります
  • Icedrive クラウドを別のハードドライブのように使用できます
  • インテリジェントなキャッシュ速度を備えています

デメリット

  • 強力な重複ファイル検出機能が欠けていることに気付きました

価格:

Icedrive 3.99GB のストレージで月額 150 ドルからのプランを提供しています。年間支払いで 20% 割引。

ロケーション選択 Icedrive >>

10GBの無料ストレージを備えた永久無料ベーシックプラン


4) DocHub

DocHub は、包括的なドキュメント管理およびPDF編集プラットフォームです。評価を通して、ドキュメントワークフローの効率化と生産性向上に非常に優れていると感じました。このアプリケーションでは、複数のツールを切り替えることなく、シームレスにドキュメントの編集、署名、共有が可能です。高度なセキュリティ対策を採用しており、安全なドキュメント処理と業界標準への準拠を保証する最良の方法の一つです。

電子署名、フォーム入力、リアルタイムコラボレーションなどのツールを活用し、PDF文書を効率的に管理できます。DocHubのカスタマーサポートは複数のチャネルからアクセスでき、必要なときにいつでもサポートを受けることができます。

DocHub

機能と特徴:

  • PDF 編集と注釈: DocHubのPDF編集機能は、ドキュメントを効率的に編集するための最良の方法の一つと言えるでしょう。テキスト、画像、注釈をPDFに直接追加できるため、追加のソフトウェアは必要ありません。
  • 電子署名: DocHubを利用することで、法的拘束力のある電子署名を活用し、文書処理の効率化を図ることができました。印刷や物理的な署名が不要になるため、処理時間を短縮でき、ビジネスプロセスを加速させる優れた方法です。
  • フォームの作成と入力: データ収集を効率化することは不可欠です。DocHubのフォーム作成・入力機能は、カスタマイズ可能なテンプレートと自動フィールド検出機能を備えており、効率的なドキュメント処理に最適なソリューションを提供します。
  • クラウド統合: これはワークフローの統一に役立ちます。DocHubを使用すると、 Google Drive, Dropbox, OneDrive, Boxプラットフォーム間でのスムーズなドキュメント同期に最適なオプションです。
  • リアルタイム コラボレーション: チームワークの強化に役立つかもしれません。DocHubのリアルタイムコラボレーション機能により、複数のユーザーが同時にドキュメントを編集できるため、構造化された効率的なワークフローが実現します。
  • ドキュメントテンプレート: ドキュメント作成をスピードアップする最も簡単な方法の一つは、DocHubの豊富なテンプレートライブラリを使用することです。テンプレートをカスタマイズすることで、最も効果的なドキュメント標準化を実現できます。
  • 高度な検索: DocHubの高度な検索機能を使えば、情報を素早く見つけることができます。キーワードとメタデータを使ってドキュメント内の特定のコンテンツを検索できるため、最も効果的なドキュメント検索が可能になります。

メリット

  • シームレスなドキュメント変更を可能にする直感的なPDF編集インターフェース
  • 電子署名機能でドキュメントワークフローを合理化します
  • シームレスなクラウド統合を実現し、アクセシビリティを向上

デメリット

  • 無料プランでは高度な機能が制限されるため、機能が制限される可能性があります

価格:

DocHubは基本機能付きの無料プランを提供しています。プロプランは、高度な機能と無制限のドキュメント保存が可能な、ユーザーあたり月額8ドルからご利用いただけます。

DocHub にアクセス >>

生涯無料基本プラン


5) ビットアイ

Bit.aiは スマート文書管理システム 企業がプロジェクト、チーム、部門間で情報を管理するのに役立つツールです。調査中に、このツールを使用すると、 無制限のワークスペースを簡単に。 のは大事です 書類を整理する ドキュメントをフォルダーとサブフォルダーに分割できますが、Bit.ai ではこれを簡単に行うことができます。このプログラムが提供するテーマは、ドキュメントに新しいモダンなデザインを与えるのに最適です。

2016 年に設立された Bit.ai は、コンテンツの管理と作成に最適な多面的なツールです。 100 以上のファイル形式をサポートし、1 GB の無料ストレージを提供します。 ユーザーはシームレスなメリットを享受できる Tableau との統合、 Box、エアテーブル、 Figma, Dropbox。 さらに、Bit.ai は、マーケティングや教育などのさまざまな分野に対応したテンプレートを提供し、GDPR および PCI 標準に準拠した 256-AES および TLS 暗号化によってデータのセキュリティを確保します。

ビットアイ

機能と特徴:

  • スケーラブルなワークスペース: チーム間でプロジェクトを整理するには、Bit.ai のスケーラブルなワークスペースを使用するのが最適です。これにより、小規模なグループを管理する場合でも、大規模な組織を管理する場合でも、効率を維持できます。
  • ユニバーサル検索: Bit.ai のユニバーサル検索機能は、埋め込まれたコンテンツやドキュメントをすばやく見つけるのに最適です。必要なものがすべて 1 か所に揃うので、時間の節約になります。
  • 高度な共有: Bit.ai では、追跡可能なリンクやパスワードで保護されたドキュメントなどの高度な共有オプションが有効になっており、安全な共有や機密情報の管理に最適です。
  • インタラクティブなスマートドキュメント: Bit.ai を使用すると、ビデオ、画像、その他のリッチ メディアを統合するのに最適なインタラクティブな「生きた」ドキュメントをシームレスに作成できます。これにより、チームのコラボレーションが促進される可能性があります。
  • AI天才ライター: Bit.ai の AI Genius Writer は、コンテンツ作成に最適なソリューションです。テンプレートの生成、アイデアのブレインストーミング、リサーチの効率化に役立ち、時間と労力を節約します。
  • リアルタイム コラボレーション: 私は Bit.ai を使用してチームとリアルタイムでコラボレーションすることを目指しています。これにより、場所を問わず簡単に共同作業を行うことができます。これは生産性を高める最も効果的な方法の 1 つです。
  • カスタマイズ可能なテンプレート: この機能には、SOP、会議メモ、チュートリアル用の何百もの既成テンプレートが用意されています。これは、コンテンツを迅速かつプロフェッショナルに作成するための優れた方法です。

メリット

  • チームとシームレスにドキュメントを共同編集できます
  • プロジェクトにおける効率的なリアルタイムチームコラボレーションを実現
  • 広く使用されているアプリやツールとのシームレスな統合を実現

デメリット

  • 無料プランの機能はかなり制限されていると思います

価格:

Tool Bit.ai は月額 8 ドルからのプランを提供しており、年払いの場合は 25% 割引になります。 7 日間の無料トライアルでお試しいただくこともできます。

リンク: https://bit.ai/


6) インコドキュメント

IncoDocsは、次のようなソリューションを提供します。 輸出業者や貿易会社向けの文書をデジタルで管理する分析中に、IncoDocs は販売および出荷ファイルを短時間で作成できる最高のツールの 1 つであることがわかりました。手動によるデータ入力を最小限に抑え、出荷の遅延を回避するのに役立ちます。IncoDocs を使用すると、チームが共有ワークスペースで共同作業できるようになります。これは、リモート タスクに不可欠です。また、ドキュメント テンプレートをクラウドに安全に保存し、より効率的なエクスポート プロセスを提供します。

IncoDocs は、2016 年に設立され、あらゆるデバイスからアクセスできる多用途の文書管理ソフトウェアです。 それにより、次のことが可能になります コマーシャルインボイスを簡単に作成 さまざまな販売文書のテンプレートも提供しています。このツールは Xero や QuickBooks とシームレスに統合され、複数のファイル形式をサポートしています。

インコドキュメント

機能と特徴:

  • 再利用可能なデータライブラリ: 製品の詳細や連絡先情報を保存できる再利用可能なデータ ライブラリを使用すると便利です。これは、繰り返し入力する時間を節約する最も簡単な方法の 1 つです。
  • Digiタル署名: この優れたソリューションは、文書にデジタル署名とスタンプを付与するのに役立ちます。 Digi署名と社印を電子化することで、印刷とスキャンが不要になり、シームレスなペーパーレスワークフローが実現します。
  • 統合: ERP、TMS、その他のシステムとの接続を可能にする API とシステム統合を検討することをお勧めします。これは、手作業の作業負荷を軽減する最も効果的な方法の 1 つです。
  • ドキュメントテンプレート: 商業請求書を含む30以上のUNLK準拠テンプレートへのアクセスが不可欠です。 Bill船荷証券、原産地証明書など、国際基準への準拠を保証するのに役立ちます。
  • Rescale データ Sync栄誉: この機能を使用すると、マスター ファイルに出荷の詳細を一度入力するだけで、関連するドキュメント間でデータが自動的に同期されるため、エラーを最小限に抑えることができます。
  • クラウドベースのワークスペース: 共有のクラウドベースの環境でチームメンバーと共同作業を行うのに最適で、ドキュメントにリアルタイムでアクセスして運用の透明性を高めることができます。
  • 安全なドキュメント共有: この機能は、機密情報をパートナーやクライアントに安全に送信するのに最適で、データ漏洩を回避し、効率を確保するのに役立ちます。

メリット

  • 効率的なドキュメント作成に役立つと思います
  • 輸出プロセスをより合理化し、手間を省きます
  • 組織または業界の標準への準拠を向上

デメリット

  • サブスクリプション費用は大きな出費になる可能性がある

価格:

IncoDocs は輸出入文書を簡素化し、世界貿易の効率を高めます。 価格: 月額 29 ドル、年間 20% オフ。 生涯無料の基本プランをお楽しみください。 取引を合理化、整理し、加速します。

リンク: https://incodocs.com/


7) テンプレート化

Templafyは優れたドキュメント管理ソリューションです。その機能を分析したところ、従業員の役割に応じて適切なコンテンツを表示する機能に感銘を受けました。 ダッシュボードは操作が簡単で、手間をかけずにコンテンツを管理できます。評価の過程で、DMS データをドキュメントに直接リンクして、ワークフローを高速化する方法を確認しました。ドキュメントの保存を正確かつ信頼できるものにしたいと考えている企業にお勧めします。

2016 年に設立された Templafy を使用すると、DMS からのデータを接続して組み合わせることができ、 クラウドストレージソリューション タブレットやスマートフォンなどのさまざまなデバイスからドキュメントにアクセスできるようになります。

テンプラフィ

機能と特徴:

  • 自動ドキュメント生成: ルールベースの自動化と GenAI を使用して、完全な形式のドキュメントをコンパイルできました。これは、内部ライブラリまたはサードパーティの統合から最新のコンテンツを取得する最も簡単な方法の 1 つです。
  • 一元化されたコンテンツ ライブラリ: Templafy を使用すると、すべてのアセットに 1 か所でアクセスできるため、パーソナライズされたライブラリを構築するのに最適です。これにより、さまざまなアプリケーションを切り替えることなく効率を高めることができます。
  • 電子メール署名管理: Templafy は、ローコード環境で電子メール署名を作成および管理するのに役立ちます。IT 部門のサポートを必要とせずに、更新やキャンペーンを迅速に展開するのに最適です。
  • スマートテンプレート: ビジュアル アイデンティティ、ブランド ガイドライン、法的免責事項をテンプレートに自動的に組み込むことで、一貫性とコンプライアンスを確保できます。これにより、時間を節約し、ドキュメントの種類を問わず手動によるエラーを回避できます。
  • 動的コンテンツの統合: これは、内部および外部のライブラリからコンテンツを取得して必要な要素を自動化する優れた方法です。これにより、必要に応じてコンプライアンスを維持しながら効率的にカスタマイズできます。
  • リアルタイムテンプレート管理: これにより、テンプレートを一元管理してすべてを最新の状態に保つことができます。すべてのユーザーが最新バージョンにリアルタイムでアクセスできるようにすると便利です。
  • ユーザー管理: 一元化された管理パネルを通じてユーザー プロファイルとアクセス レベルを管理することが重要です。これにより、コンテンツ管理を直感的に拡張および保護できます。

メリット

  • ドキュメント作成を効率化してくれるところが気に入っています
  • ブランドの一貫性を高めることで効率を向上
  • 既存のツールやプラットフォームとのシームレスな統合を提供します

デメリット

  • スタートアップや小規模組織にとって、費用が限られている

価格:

Templafy はドキュメントの作成と管理の効率を高めます。価格については営業チームにお問い合わせください。

リンク: https://www.templafy.com/home/platform/


8)Bitrix24

Bitrix24は ドキュメント管理ソフトウェアを必要とするチームに最適なソリューション機能を確認したところ、 小規模または大規模なチームに最適クラウドとオンプレミスの両方のシステムをサポートし、ソースコードへのアクセスを提供します。このツールは、ビデオ、ドキュメント、プレゼンテーションなどの重要なファイルを個人または共有用に保存するのに役立ちます。ファイルを整理するためのバージョン追跡システムが印象的でした。

24年に設立されたBitrix2012は、 ドキュメント管理のハブ   5 GBの無料ストレージドキュメントをアカウントに自動的に保存し、複数のファイル形式をサポートし、設定可能なアクセス権限を提供します。Bitrix24 は、包括的で安全かつ効率的なドキュメント管理ソリューションを求める方に最適です。

Bitrix24

機能と特徴:

  • リアルタイム コラボレーション: シームレスなチームワークが不可欠です。Bitrix24 を使用すると、同僚や外部ユーザーと同時にドキュメントを共同編集できるため、プロジェクトが常に最新の状態に保たれ、整理された状態になります。
  • ファイルの保存と共有: ファイルを安全に保護する優れた方法は、Bitrix24 のファイル ストレージ オプションを使用することです。デスクトップやモバイル デバイスからのアクセスを確保しながら、ファイルを簡単に保存および共有できます。
  • バージョン履歴: この機能を使用すると、バージョン履歴を通じて編集内容を追跡でき、ドキュメントのロックにより重要な更新中に誤って変更されることを回避できます。データの整合性を確保するのに最適です。
  • アクセス許可: 機密データを保護するためにアクセス権を設定することをお勧めします。Bitrix24 を使用すると、許可された担当者だけが重要なドキュメントを表示および編集できるようになります。
  • ドキュメントの作成と編集: docx、pptx、xlsx などの形式をサポートする Bitrix24 を使用すると、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションをリアルタイムで作成および編集できます。これにより、チーム間のコラボレーションを効果的に強化できます。
  • モバイルアクセス: Bitrix24 のモバイル アプリを使用すると、外出先でもドキュメントにアクセスし、編集し、共有できるので便利です。オフィス外でも生産性を維持するのに最適です。
  • 自動化されたドキュメントワークフロー: ドキュメント承認を効率化する最も効果的な方法の 24 つは、BitrixXNUMX の自動化されたワークフローを使用することです。これにより、チーム間で一貫性とタイムリーな処理が保証されます。

メリット

  • 多様なドキュメント作成ニーズに対応する包括的な機能を備えています
  • シームレスなチームインタラクションを実現するコラボレーションツールを搭載
  • 初回使用時に無料プランを提供
  • ワークフローは特定のチーム要件に合わせてカスタマイズ可能

デメリット

  • 小規模なチームやプロジェクトでは複雑だと感じる

価格:

Bitrix24 は月額 49 ドルから始まるお手頃なプランを提供しています。年間支払いで最大 20% 割引が受けられます。30 日間の無料トライアルでお試しください。

リンク: https://www.bitrix24.com/tools/communications/online-documents-and-cloud-file-storage.php


9) バインダー

Bynder はコンテンツ管理の選択肢として最も評価が高いです。私はそのドキュメント管理機能をテストしましたが、ワークフローがより速く、より効率的になりました。ビデオをすばやく作成してチームに配信する必要があるプロフェッショナルに最適です。ブランドコンプライアンスを確保する機能に注目することをお勧めします。私の経験では、このツールは資産管理を簡素化するのに優れています。

Bynder は 2013 年に設立され、クリエイティブ コンテンツのライフサイクルを加速し、 安全なファイル共有効率的で安全なコンテンツ管理とコラボレーションを目指す組織に最適です。

ビンダー

機能と特徴:

  • Digiタルアセットマネジメント(DAM): Bynder は、画像、ビデオ、ドキュメントなどの資産を 1 つのシステムで整理および管理するのに役立ちます。これにより、ワークフローが合理化され、リソースを最も効果的に使用できるようになります。
  • リッチメディアのサポート: Bynder は複雑なファイルタイプの管理に最適であると自信を持って言えます。画像やビデオを簡単に処理できるため、ドキュメント管理の柔軟性が向上します。
  • 自動画像タグ付け: Bynder を使用すると、AI を使用して画像のタグ付けを自動化できるため、ファイルを効率的に分類および検索することが容易になります。繰り返しのタスクを簡素化するのに最適です。
  • プレイバック: Bynder の直接再生機能のおかげで、ビデオ コンテンツを簡単に確認したり共同作業したりできます。これは、シームレスなビデオ共有を必要とするチームにとって最適なオプションです。
  • 集中ライブラリ: 統一されたリポジトリを持つことは不可欠であり、Bynder は一貫したチーム アクセスと資産編成のための安全なライブラリの維持に役立ちます。
  • ブランドの一貫性: このソリューションは、素材をブランド ガイドラインに合わせるツールを備えており、ブランド アイデンティティを確保するのに最適です。一貫したメッセージングに役立つ可能性があります。

メリット

  • Bynderがブランディングを楽々と効率化してくれることに感謝しています
  • デジタル資産管理のための信頼性の高いクラウドベースのソリューションを提供します
  • 効果的で共同的なワークフローを通じてチームワークを促進
  • 拡大するビジネスニーズにシームレスに適応

デメリット

  • 初期設定のプロセスはかなり複雑だと感じました

価格:

Bynder は、さまざまなブランドおよびデジタル資産管理機能を提供しています。価格の見積もりを取得するには、営業チームにお問い合わせください。

リンク: https://www.bynder.com/en/document-management-system/


10) ファイルネットコンテンツマネージャー

FileNet Content Managerは、ドキュメントから貴重な情報を取得できる優れたツールです。その機能を確認したところ、 ワークフローとともにエンタープライズレベルのセキュリティ、ストレージ、コンテンツソリューションを提供します 簡単に実装できます。複数のコンテンツ ストアに安全にアクセスでき、ファイル分類がシームレスに自動化されていることに気づきました。これは、より速く、より手間をかけずに共同作業を行いたいチームに役立つ可能性があり、ドキュメント管理に最適な選択肢になります。

1982 年に設立された FileNet Content Manager を使用すると、API を通じてコン​​テンツ サービスをシームレスに構築し、ビジネスに統合できます。Salesforce などの統合を活用し、PowerPoint や電子メールのテンプレートを提供します。

ファイルネットコンテンツマネージャー

機能と特徴:

  • コンテンツのキャプチャとインデックス作成: FileNet Content Manager を使用すると、ドキュメントを自動的にキャプチャ、インデックス付け、整理できるため、手作業の労力が軽減されます。これは、特に膨大な量のデータを扱う場合に、シームレスなアクセスと取得を保証するのに最適です。
  • 高度な検索機能: FileNet Content Manager を使用すると、メタデータと全文検索を使用してドキュメントをすばやく見つけることができます。これにより、特定のコンテンツを効率的に見つけることができるため、ドキュメント管理タスクの時間を節約できます。
  • AI を活用したコンテンツインサイト: 非構造化データの分析は不可欠ですが、FileNet Content Manager は AI を活用したツールを活用してこれを実現します。これにより、洞察を抽出し、コンテンツの分類を自動化できるため、生産性を向上するのに最適です。
  • コンテンツコラボレーション: この機能は、リアルタイムのコラボレーションを促進するのに最適です。ツールを切り替えることなく、FileNet Content Manager 内でドキュメントを簡単に共有、編集、注釈付けできます。これは、チームワークを効率化するための最適なオプションの 1 つです。
  • 安全なドキュメント ストレージ: 役割ベースのアクセス制御と暗号化により、データのセキュリティを確保するのに役立ちます。FileNet Content Manager は、業界の規制への準拠を維持しながら機密情報を保護することを目的としています。
  • ワークフローの自動化: このソリューションは、ドキュメント中心のワークフローを自動化するのに最適です。FileNet Content Manager を使用すると、効率性を向上させ、タスクを一貫して管理できるため、反復的なプロセスを簡素化する最も効果的な方法となります。
  • スケーラブルなコンテンツ管理: 拡大するビジネス ニーズを管理するには、スケーラビリティが不可欠だと考えています。FileNet Content Manager は、スケーラブルなアーキテクチャにより大量のドキュメントを処理する優れた方法を提供し、あらゆる規模の組織に最適なソリューションとなっています。

メリット

  • シームレスな管理のための効率的なドキュメント整理
  • 強力な自動化機能によりワークフローを合理化
  • 正確なバージョン管理が可能になり、コラボレーションが向上

デメリット

  • 単純なプロジェクトなのに複雑に感じる

価格:

FileNet Content Manager は、強力なコンテンツ管理ソリューションです。営業担当者に価格見積りを依頼してください。

リンク: https://www.ibm.com/products/filenet-content-manager


11)Zohoプロジェクト

Zoho Projectsは、ドキュメント管理とコラボレーションのための素晴らしいツールです。私はこのツールを試してみましたが、 プロジェクトの計画、タスクの割り当て、チームとの連絡私の意見では、これは文書、グラフィック、ビデオ、レポート、スプレッドシートなどのさまざまな種類のファイルを1か所で管理するための最良のソリューションの1つです。組織のファイルを複雑にすることなく共有するのに役立ちます。このツールをおすすめします。 ドキュメントのバージョンの追跡と管理 簡単に使用できます。検索機能により、タイトルやコンテンツ内のキーワードでファイルをすばやく見つけることができるため、優れた選択肢となります。

Zohoプロジェクト

機能と特徴:

  • 集中ファイルストレージ: Zoho Projects を使用すると、ドキュメント、スプレッドシート、グラフィックなど、すべてのファイルを 1 か所で集中管理できます。これにより、混乱を避け、すべてを 1 か所に整理できます。
  • バージョン管理: Zoho Projects は、変更、改訂、更新を追跡するための最良の方法の 1 つを提供していると断言できます。詳細なメモと作成者情報により、ファイルのバージョンを明確に把握できます。
  • 強力な検索ツール: ファイルをすばやく見つけることは重要です。Zoho Projects の強力な検索ツールを使用すると、タイトルやキーワードを使用してドキュメントを見つけることができます。これにより、プロジェクトのワークフローが効率化されます。
  • リアルタイム コラボレーション: この機能を使用すると、リアルタイムでファイルに注釈を付けたり、コメントしたり、レビューしたりできます。これは、誤解を減らし、シームレスなチームワークを確保するための優れた方法です。
  • 階層的なフォルダ構成: Zoho Projects では階層フォルダーを使用することをお勧めします。これにより、チームのワークフローに基づいてファイルを整理でき、ナビゲーションが簡単かつ直感的になります。
  • 監査ログ: Zoho Projects の監査ログは、透明性とコンプライアンスの維持に役立ちます。これにより、編集や訪問を含むすべてのドキュメント アクティビティを構造化された方法で追跡できるようになります。
  • 自動化されたワークフロー管理: リビジョンの追跡などの反復タスクを自動化することは、時間を節約する最も簡単な方法の 1 つです。Zoho Projects は、ワークフローをシームレスに管理することで効率性を高めます。

メリット

  • Zoho Projectsは多様なニーズに応える豊富な機能を備えています
  • コラボレーションツールによりシームレスなチームコミュニケーションが可能
  • 柔軟性のためにさまざまなカスタマイズオプションを提供します

デメリット

  • 単純なプロジェクトなのに複雑
  • 限定無料版では一部の機能が制限されます

価格:

Zoho Projects は月額 4.25 ドルからのプランを提供しており、年払いの場合は 20% 割引になります。 10 日間のトライアルを無料で試してみてください。 クレジットカードは必要ありません。

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ドキュメント管理システムとは何ですか?

文書管理システムは、ビジネス文書やファイルを作成、整理、共有、保護するためのクラウドベースの自動ソリューションです。 これにより、手間をかけずにドキュメントのバージョンを追跡できます。 このクラウド ストレージ システムは、地理的に複数の場所にいるさまざまな関係者に、より迅速なレビューと承認のワークフローを提供します。 タブレットやスマートフォンからビジネス文書に簡単にアクセスできます。

最高のドキュメント管理ソフトウェアをどのように選択したか?

最適なドキュメント管理ソフトウェアを選択する

At Guru99、私たちは信頼性を優先し、正確で関連性のある客観的な情報を提供するよう努めています。110以上の調査に39時間以上を費やした後、 最高の文書管理システム、私は無料と有料の両方のトップオプションを慎重に選択しました。この包括的な ガイドでは、詳細な 各システムの機能、長所と短所、価格を確認し、 信頼できる洞察 十分な情報に基づいた決定を下すには、十分な情報が必要です。最適なドキュメント制御または管理ソフトウェアを選択する際には、セキュリティ、ユーザー インターフェイス、統合機能などの要素が重要です。以下の重要な要素を確認して、ソフトウェアが特定の要件に適合していることを確認してください。

  • 検索中: 必要なファイルをすばやく見つけるには、さまざまなオプションを探す必要があります。 ドキュメントを名前、内容、種類、変更日で検索できるのは良いことです。
  • シンプルなファイル構造: 文書管理システムは、使いやすいファイル構造を持っている必要があります。
  • バージョン管理: バージョン管理またはバージョン管理は、ファイルの変更を追跡できるようにするドキュメント管理ソフトウェアの重要な機能です。 最適な DMS は、古いバージョンのアーカイブも維持する必要があります。 そのため、ドキュメントの変更を簡単に確認できます。
  • モバイルアクセス: タブレットやスマートフォンからアクセスできる文書管理システムを探す必要があります。 これにより、どこからでもファイルを表示、変更、共有できるようになります。
  • 統合: ドキュメント管理システムは、CRM ソフトウェアや電子メール クライアントなど、すでに使用している他のソフトウェアと簡単に統合できる必要があります。
  • 走査: 文書管理ソフトウェアは文書スキャン機能を提供する必要があります。
  • セキュリティ: ドキュメント管理システムでは、特定のユーザーにフォルダーやファイルへのアクセス許可を割り当てることができる必要があります。

書類を提出する最良の方法は何ですか?

ドキュメントをファイルするための最良の方法は次のとおりです。

  • アルファベット順ファイリングシステム: 文書をファイルする最良の方法は、文書をアルファベット順にファイルすることです。 フォルダーの名前はドキュメントの名前と一致する必要があります。
  • 数値ファイリングシステム: 請求書などの多数の文書が必要な企業は、数値ファイリング システムを作成する必要があります。
  • カテゴリファイリングシステム: 個人データ、マーケティングデータ、管理データ、顧客データなどのカテゴリに従ってファイルを整理する必要があります。 必要に応じて、各カテゴリにサブトピックを含めることも可能です。

電子文書管理システムはどのように機能しますか?

文書管理システムの作業プロセスは次のとおりです。

  • ドキュメントをキャプチャ: ドキュメント キャプチャ機能を使用すると、ファイルを保存して後で簡単に見つけることができます。これは、DMS のインデックス作成機能によって可能になります。また、メタデータを追加して、簡単に検索することもできます。
  • 中央文書ストレージ: DMS には中央ドキュメント ストレージがあります。 これは、複数の場所からのドキュメントを管理および保持する場合に重要です。
  • 文書の検索と配布: DMS にはドキュメントの取得と配布が含まれます。 ドキュメントを問題なく利用および共有できるようにすることが重要です。

ドキュメント管理ソフトウェアの導入オプションは何ですか?

ドキュメント管理ソフトウェアには、1) クラウドベース ソフトウェアと 2) オンプレミス ソフトウェアの XNUMX つの展開オプションがあります。

1. クラウドベースのソフトウェア:

クラウドベースのソフトウェアは、PC にインストールされるのではなく、インターネット上でホストされます。 どこからでもドキュメントにアクセスできるようになります。

クラウドベースのソフトウェアには、次の展開オプションがあります。

  • ドキュメント管理コストが低くなり、拡張性も容易になります。
  • データはサードパーティのサーバーに保存されます。 これにより、制御の負担が軽減されます。
  • インターネットに接続されたあらゆるデバイスからアクセス可能。

2. オンプレミスソフトウェア:

オンプレミス ソフトウェアは通常、ローカル システムにインストールされるアプリケーションです。 これにより、データを簡単に構成、管理、制御できます。

オンプレミス ソフトウェアには、次の展開オプションがあります。

  • このタイプのソフトウェアには初期費用がかかりますが、定期的な費用はかかりません。
  • 導入には長い時間がかかります。
  • アップデートはユーザーの責任で行ってください。
  • すべてのデータは自己管理サーバーに保存され、ユーザーはデータを適切に制御できます。
  • データ管理とセキュリティの観点からカスタマイズ可能です。

評決

文書管理ソフトウェア ファイルの整理、保存、アクセスを安全に簡単に行えるワークフローを合理化し、チームのコラボレーションを強化したい企業にとって、これは不可欠だと思います。これは、バージョン管理、コンプライアンス、統合機能を備えた安全で信頼性の高いソリューションです。このカテゴリで最高評価のツールについては、以下の私の評価を確認してください。

  • Zoho WorkDrive: スマート検索、無制限のバージョン管理、シームレスなコラボレーション、5000 以上のアプリケーションとの統合を提供する堅牢なプラットフォームです。安全で使いやすく、あらゆる規模の企業に最適です。
  • スマートシート: ライブ レポートと統合オプションを使用してワークフローを自動化し、プロジェクトを管理するための包括的なツールです。
  • Icedrive: ゼロ知識暗号化、インテリジェントなキャッシュ、信頼性の高いファイル共有機能を備えた、安全でコスト効率の高いソリューションです。

よくある質問

はい。 高度な DMS システムは、自動化されたバージョン管理機能を提供します。 ファイルのすべてのバージョンを管理するのに役立ちます。 文書管理システムを使用すると、手間をかけずに必要なファイルを即座に取得することもできます。

はい。優れた電子文書管理システムには文書スキャン機能があります。紙ベースの請求書、フォーム、その他の貴重なファイルをスキャンするのに役立ちます。

文書管理システム市場で見られる重要なトレンドのいくつかを以下に示します。

  • モバイル対応ツール: 文書管理システムのベンダーは、PC とスマートフォンの間でシームレスなエクスペリエンスを提供するモバイル対応ツールを開発しています。 したがって、電話機に直感的なインターフェイスを提供することも重要になります。
  • コラボレーション機能: ドキュメント管理ソフトウェアは、ブロック ファイルへのアクセスなどのコラボレーション機能を提供しています。また、多くのツールはソーシャル サイトを統合して、複数のユーザーが同じドキュメントで作業する際のチームワーク スキルを向上させ、エラーを減らします。

以下に、重要な文書管理ソフトウェアの統合をいくつか示します。

  • 会計: 税務書類、財務情報、顧客請求書、プロジェクト管理の管理と保存に役立ちます。
  • CRM: 顧客リードの詳細を転送、保存、整理することができます。
  • Email: あなたが統合することができます Microsoft Outlook PC でメールを簡単に保存、管理できます。
  • Digiタル署名: ファイルのデジタル署名を自動的に取得できるようになります。
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Zoho WorkDrive

Zohoの WorkDrive は、現代のチーム、中小企業、大企業向けのオンライン ファイル ストレージおよびコンテンツ コラボレーション プラットフォームです。ファイルを瞬時に取得するためのスマート検索と、ドキュメントを復元するための無制限のバージョン履歴を提供します。

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