13 年のベストドキュメント管理ソフトウェア 2024 選

文書管理システムは、ビジネス文書やファイルを作成、整理、共有、保護するためのクラウドベースの自動ソリューションです。 これにより、手間をかけずにドキュメントのバージョンを追跡できます。 このクラウド ストレージ システムは、地理的に複数の場所にいるさまざまな関係者に、より迅速なレビューと承認のワークフローを提供します。 これにより、簡単にアクセスできるようになります ビジネス文書 タブレットやスマートフォンから。

Following 厳選したリストです 上位の文書管理システム 人気の機能と Web サイトのリンクが含まれています。 このリストには、オープンソース (無料) ソフトウェアと商用 (有料) ソフトウェアの両方が含まれています。
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トップピック
レブバー

Revver は、ドキュメントを 1 か所にインポートできるドキュメント管理ソフトウェアです。すべてのドキュメントに対して一元化されたソリューションを使用します。このアプリを使用すると、暗号化されたファイルを他の人と共有できます。ゾーン OCR を使用してフォームを自動入力します。

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最優秀文書管理システム賞

お名前 レブバー スマートシート Zoho ワークドライブ ビットアイ
パブリック共有 はい はい はい はい
フリートライアル 無料トライアル30日 無料トライアル30日 無料トライアル15日 5 ユーザーまで無料
スマホアプリ はい はい はい はい
ローカル ファイル システムの同期 はい はい はい はい
グループ権限 はい はい はい いいえ
ファイル競合の管理 はい いいえ はい はい
デジタル著作権管理 いいえ はい いいえ はい
ローカル ファイル システム同期のないクラウド ストレージ はい はい はい N/A
プラットフォーム WindowsおよびMac Windows、Mac、Linux Windows、Mac、Linux Windows、Mac、Linux
リンク もっと詳しく知る もっと詳しく知る もっと詳しく知る もっと詳しく知る

1) レブバー

レブバー は、ドキュメントを XNUMX か所にインポートできるドキュメント管理ソフトウェアです。 すべてのドキュメントに対して一元化されたソリューションを使用します。 このツールは日常業務を効率化し、従業員の生産性を向上させます。 電子署名を使用して契約に署名できるようになります。 このアプリを使用すると、暗号化されたファイルを他の人と共有できます。 フォーム入力の自動化にはZonal OCRを使用します。

2001 年に設立された Revver は、ファイルを即座に取得し、無料のデモをスケジュールできるクラウド ドキュメント管理ツールです。 次のようなプラットフォームとシームレスに統合されます。 Salesforce および DocuSign をサポートし、2FA および 256-AES 暗号化を含む堅牢なセキュリティ プロトコルをサポートし、以下に準拠します。 HIPAA および SOC 2 規格。 Revver はさまざまな業界に最適で、特殊なテンプレートを提供し、複数のファイル形式をサポートしています。 お客様のレビューではその優秀さが強調され、効率性とセキュリティにおけるこのツールの利点が強調されています。

#1トップピック
レブバー
5.0

ファイルフォーマット: PDF、TIF、JPG、JPEG、GIF、PNG、BMP

ドキュメントのチェックアウト/チェックイン: はい

サポートされているプラ​​ットフォーム: WindowsおよびMac

無料トライアル: 無料トライアル14日

Revver を訪問

特徴:

  • Android および iOS アプリからドキュメントにアクセスできます。
  • comを設定できますplex ドキュメントのパスワード。
  • ドキュメントのバージョンを簡単に追跡できます。
  • 電話とチャットによる顧客サポートを提供します
  • サポートされているプラ​​ットフォーム: WindowsおよびMac

メリット

  • 使いやすい。
  • いくつかのサードパーティ ツールと統合します。
  • ユニークなファイル管理機能。

デメリット

  • トレーニング資料が不足している。

価格:

Revver は、199 日間の無料トライアル付きで月額 14 ドルから始まり、コンテンツ作成プロセスを効率的に合理化し、最適化するように設計された最先端のツールです。

Revver にアクセス >>

無料トライアル14日


2) スマートシート

スマートシート は、コラボレーションと作業管理を提供する文書管理システムです。 アラートの送信、更新の要求、行ベースの変更のロックにより、反復的なプロセスを自動化します。

2005 年に設立された SmartSheet を使用すると、リソースとドメイン共有を簡単に管理できます。 と 256-AES および TLS 1.2 暗号化、データの安全性を確保し、SOC や HIPAA などの準拠した標準を提供します。 Google、Salesforce、Slack などのアプリケーションとの統合はシームレスです。 マーケティングを含むさまざまなニーズに対応するテンプレートを提供し、複数のファイル形式をサポートします。 ドキュメントのチェックアウトおよびチェックイン機能は、プロジェクトの計画とスケジュールを順調に進めるために不可欠です。

#2
スマートシート
4.9

ファイルフォーマット: JPG、PNG、GIF、PDF、DOC

ドキュメントのチェックアウト/チェックイン: はい

サポートされているプラ​​ットフォーム: Windows、Mac OS、Android、iOS、Linux

無料トライアル: 30 日間の無料トライアル (クレジット カードは不要)

Smartsheetにアクセス

特徴:

  • Smartsheet を使用すると、フォームなどのワークフローを自動化できます。
  • カード ビュー、グリッド ビュー、カレンダー ビューをすばやく切り替えることができます。
  • ライブレポートをサポートします。
  • 他の人と簡単にコラボレーションできます。
  • チャットと問い合わせフォームによる顧客サポートを提供します
  • サポートされているプラ​​ットフォーム: Windows、Mac OS、Android、iOS、Linux

メリット

  • あらゆるビジネス ニーズに合わせて簡単に拡張およびカスタマイズできるさまざまなプランとパッケージを提供します。
  • 部門間のデータを含むハイブリッド スプレッドシートをサポートします。
  • スプレッドシート全体で自動化されたワークフローを有効にします。

デメリット

  • 非常に急な学習曲線です。
  • 他のプロジェクト管理ツールと比較して、アクティビティ ログは制限されています。

価格:

Smartsheet は、チームがプロジェクトを管理し、ワークフローを自動化し、目標を迅速に達成できるようにする動的なワークスペースです。 プランは月額 9 ドルから始まります。 30 日間の無料トライアルをお楽しみください。 クレジットカードは必要ありません。

SmartSheet にアクセス >>

30 日間の無料トライアル (クレジット カードは不要)


3) Zoho ワークドライブ

Zoho ワークドライブ は、オンライン ファイル ストレージおよびコンテンツ コラボレーション プラットフォームです。 最新のチーム、中小企業、大企業。 チームがオフィスや自宅、あるいはその両方で働いている場合でも、WorkDrive は集中コンソールからデータを作成、共有、共同作業、保存するのに役立ちます。 ファイル管理は単なるストレージ ソリューションではありません。 ドキュメントとチームの管理、ファイルのバージョン管理、高度な検索、モビリティなどを組み合わせています。 Zoho WorkDrive の目的は、情報への迅速なアクセスを可能にし、ユーザーがタイムリーな意思決定を行い、より多くの成果を達成できるようにすることです。

Zoho WorkDriveを使用すると、ファイルを効率的に共有、管理、保護できます。 ファイルを瞬時に取得するためのスマート検索と、ドキュメントを復元するための無制限のバージョン履歴を提供します。 WorkDrive Snap を使用すると、非同期コラボレーションが効率化されます。 セキュリティは、暗号化と HIPAA や GDPR などのコンプライアンス標準によって優先されます。 このツールは、クラウド ファイルをデスクトップに直接同期するのに最適で、5000 以上のアプリケーションと統合します。 カスタム ブランディングと MFA により、データの安全性と専門性が保証されます。

#3
Zoho ワークドライブ
4.8

ファイルフォーマット: PDF、TIF、JPG、JPEG、GIF、PNG、BMP

ドキュメントのチェックアウト/チェックイン: はい

サポートされているプラ​​ットフォーム: Windows、Mac、およびLinux。

無料トライアル: 無料トライアル15日

Zoho WorkDriveにアクセスしてください

特徴:

  • Zoho WorkDriveは2019年に発売され、以前は2008年に作成されたZoho Docsと呼ばれていました。
  • WorkDrive のチーム フォルダーを使用して、チーム用の仮想ワークスペースを作成します。
  • ユーザーにきめ細かいアクセス制御を提供します。
  • Zoho WorkDriveには、オフィススイートが組み込まれています。
  • ライブチャット、電話、電子メールによる年中無休のサポートmail.
  • サポートされているオペレーティングシステム: Windows、iOS、Linux、Android。
  • サポートされているブラウザ: Google Chrome、 Firefox、Safari、 Microsoft エッジ、オペラ。

メリット

  • 共同機能
  • カスタマイズ可能なワークスペース
  • 統合オプション

デメリット

  • 限定無料プラン

価格:

Zoho WorkDrive は、オンライン ファイル ストレージ、同期、コラボレーション プラットフォームです。 プランはユーザーあたり月額 2.5 ドルから始まり、15 日間の無料トライアルが利用可能です。 チームの生産性向上に最適です。

Zoho WorkDriveにアクセスしてください

無料トライアル15日


4) ビットアイ

ビットアイ は、企業がプロジェクト、チーム、部門ごとに知識を整理するのに役立つスマートな文書管理システムです。 このツールを使用すると、手間をかけずにワークスペースを無制限に作成できます。ドキュメントのコンテンツをフォルダーやサブフォルダーに整理できます。 このプログラムは、マウスを XNUMX 回クリックするだけでドキュメントを新しい外観に変えるためのテーマを提供します。

2016 年に設立された Bit.ai は、コンテンツの管理と作成に最適な多面的なツールです。 100 以上のファイル形式をサポートし、1 GB の無料ストレージを提供します。 ユーザーはシームレスなメリットを享受できる Tableau との統合、 Box、Airtable、Figma、および Dropbox。 さらに、Bit.ai は、マーケティングや教育などのさまざまな分野に対応したテンプレートを提供し、GDPR および PCI 標準に準拠した 256-AES および TLS 暗号化によってデータのセキュリティを確保します。

#4
ビットアイ
4.7

ファイルフォーマット: DOC、CSV、TXT、PDF、PowerPoint、Word、Excel、MP4、MP3

ドキュメントのチェックアウト/チェックイン: いいえ

サポートされているプラ​​ットフォーム: Windows、Mac OS、Linux

無料トライアル: 無料トライアル7日

Bit.aiにアクセス

特徴:

  • ドキュメントに関する有用な情報を入手するのに役立ちます。
  • 任意のドキュメントに対して分析レポートを実行できます。
  • このクラウド ドキュメント管理ソフトウェアを使用すると、ユーザーの役割と権限を管理できます。
  • Bit.ai を使用すると、ワークフローをカスタマイズできます。
  • E経由で顧客サポートを提供しますmail およびお問い合わせフォーム
  • サポートされているプラ​​ットフォーム: Windows、Mac OS、Linux

メリット

  • 共同ドキュメント編集
  • リアルタイムのチームコラボレーション
  • 人気のアプリとの統合

デメリット

  • 無料プランの機能は限られています

価格:

Tool Bit.ai は月額 12 ドルからのプランを提供しており、年払いの場合は 30% 割引になります。 7 日間の無料トライアルでお試しいただくこともできます。

bit.ai にアクセス >>

無料トライアル7日


5) インコドキュメント

IncoDocs は、輸出業者や商社向けの書類管理を電子化できるツールです。このアプリケーションは、販売ファイルと出荷ファイルをより迅速に作成するのに役立ちます。これにより、手作業でのデータ入力作業やコストのかかる出荷の遅延を排除できます。 IncoDocs を使用すると、チームを XNUMX つの共有ワークスペースに接続してリモート作業を行うことができます。安全なクラウド環境に簡単に保存できるドキュメント テンプレートを提供します。このアプリケーションは、非効率なドキュメント エクスポート プロセスを最小限に抑えるのに役立ちます。

IncoDocs は、2016 年に設立され、あらゆるデバイスからアクセスできる多用途の文書管理ソフトウェアです。 それにより、次のことが可能になります コマーシャルインボイスを簡単に作成 さまざまな販売書類のテンプレートを提供します。 このツールは Xero および QuickBooks とシームレスに統合し、複数のファイル形式をサポートします。 256-AES および TLS 暗号化により、GDPR 標準に準拠してデータの安全性が確保されます。

インコドキュメント

特徴:

  • デジタル署名とスタンプを提供します。
  • 既存のソースからデータをインポートできます。
  • この製品を使用すると、既存のソフトウェアと統合できます。
  • 文書のエクスポート、請求書発行、オンライン支払い、注文書、自動入力、安全な文書共有などを提供します。
  • E経由で顧客サポートを提供しますmail、チャットおよびお問い合わせフォーム
  • サポートされているプラ​​ットフォーム: Windows

メリット

  • 効率的な文書化
  • 輸出プロセスを合理化
  • コンプライアンスの強化

デメリット

  • サブスクリプションコスト

価格:

IncoDocs は輸出入文書を簡素化し、世界貿易の効率を高めます。 価格: 月額 18 ドル、年間 20% オフ。 生涯無料の基本プランをお楽しみください。 取引を合理化、整理し、加速します。

リンク: https://incodocs.com/


6) テンプレート化

Templafy は、企業のタスクの効率化を支援するドキュメント管理システムです。 このソフトウェアは、役職や用途に基づいて各従業員に最も関連性の高いコンテンツを自動的に表示します。 シンプルなダッシュボードからコンテンツを管理できます。 Templafy を使用すると、すべてを接続できます DMSデータ ドキュメントに直接。 ビジネス文書を作成するためのより迅速なワークフローを提供します。 このアプリケーションは、DMS を通じて作成されたすべてのドキュメントが正しく保存されることを保証します。

2016 年に設立された Templafy を使用すると、DMS からのデータを接続して組み合わせることができ、 クラウドストレージソリューション タブレットやスマートフォンなどのさまざまなデバイスからドキュメントに確実にアクセスできます。 Salesforce などのプラットフォームとシームレスに統合され、 Microsoft Teams PPTX、DOCX、JPG などの複数のファイル形式をサポートしています。 さらに、このソフトウェアは 256-AES 暗号化をサポートし、GDPR および ISO 27001 標準に準拠しています。 また、バージョン管理も提供し、文書管理を強化します。

テンプラフィ

特徴:

  • ドキュメントから関連する企業コンテンツに簡単にアクセスできます。
  • 正確なコンテンツを迅速に構築できます。
  • マウスを XNUMX 回クリックするだけで、コンテンツの不一致が自動的に修正されます。
  • このツールを統合できます Dropbox、Salesforce、 Box、G Suite など。
  • E経由で顧客サポートを提供しますmail、チャットおよびお問い合わせフォーム
  • サポートされているプラ​​ットフォーム: WindowsおよびMac

メリット

  • 書類作成を効率化
  • ブランドの一貫性を高める
  • 既存のツールと統合

デメリット

  • 中小企業にとってはコストがかかる

価格:

Templafy はドキュメントの作成と管理を効率化します。 プランは月額 1 ドルから始まり、14 日間の無料トライアルが利用可能です。

リンク: https://www.templafy.com/document-management-software/


7)Bitrix24

Bitrix24 は、大小のチーム向けの共同ドキュメント管理ツールです。 このソフトウェアは、ソース コードにアクセスできるクラウドとオンプレミスの両方で利用できます。 これにより、ドキュメント、プレゼンテーション、ビデオをダウンロードしたり個人的に使用したりするために配置できます。 Bitrix24 では過去のドキュメントのバージョンを管理しています。 PC上のファイルを手間なく編集できるようになります。 このアプリケーションは、次のような外部オンライン ストレージ サイトと統合できます。 Dropbox, OneDrive, Google Drive, etc.

24 年に設立された Bitrix2012 は、5 GB の無料ストレージを備えたドキュメント管理のハブを提供します。 ドキュメントをアカウントに自動的に保存し、複数のファイル形式をサポートし、構成可能なアクセス許可を提供します。 などのプラットフォームとの統合 MailChimp と Slack は、ドキュメントに簡単にアクセスでき、安全であることを保証します。 GDPR および SOC 基準への準拠は、データの安全性を大きく保証します。 Bitrix24 は、包括的で安全かつ効率的な文書管理ソリューションを求めるユーザーに最適です。

Bitrix24

特徴:

  • このデジタル ファイリング システムは完全にカスタマイズ可能です。
  • 組織の従業員は個人アカウントからファイルをアップロードできます。
  • これは、ドラフトの提出と契約の改訂のためのカスタム ワークフローを作成するのに役立ちます。
  • Bitrix24 を使用すると、OpenOffice および MS office を使用してドキュメントを開くことができます。
  • E経由で顧客サポートを提供しますmail
  • サポートされているプラ​​ットフォーム: Windows、iOS、Android

メリット

  • 包括的な機能
  • コラボレーションツール
  • 利用可能な無料プラン
  • カスタマイズ可能なワークフロー

デメリット

  • 急な学習曲線
  • とplex 小規模チーム向け

価格:

Bitrix24 では、月額 5 ドルからのお手頃なプランを提供しています。 年払いで 35% 割引をご利用いただけます。 30 日間の無料トライアルで試してみましょう。

リンク: https://www.bitrix24.com/features/docs.php


8) バインダー

Bynder は、世界中で XNUMX 万人以上のユーザーを持つ CMS です。 さまざまなドキュメント管理機能を提供します。 専門家がビデオやその他のコンテンツの作成を加速し、必要な人々やシステムに適切なアセットを提供し、ブランド コンプライアンスを確保するのに役立ちます。

Bynder は 2013 年に設立され、クリエイティブ コンテンツのライフサイクルを加速し、 安全なファイル共有、内部的にも外部的にも。 次のようなプラットフォームと統合されます SAP および Salesforce は、複数のファイル形式をサポートし、256-AES 暗号化を含む厳格なセキュリティ標準に準拠しています。 利点には、即時の検索結果と包括的なアクセス制御が含まれます。 ドキュメント管理は、チェックアウトとチェックイン、バージョン管理などの機能によって強化されています。 効率的で安全なコンテンツ管理とコラボレーションを目指す組織に最適です。

ビンダー

特徴:

  • 優れたコラボレーション ツール
  • 共有可能なスタイルガイドを簡単に作成できます。
  • マーケティングに最適
  • デジタル資産管理
  • クリエイティブなワークフローを提供します。
  • E経由で顧客サポートを提供しますmail、チャット、電話、お問い合わせフォーム
  • サポートされているプラ​​ットフォーム: Windows、iOS、Android

メリット

  • ブランディングを合理化
  • クラウドベース
  • コラボレーションワークフロー
  • スケーラブル

デメリット

  • 高価な
  • とplex

価格:

Bynder は、さまざまなブランドおよびデジタル資産管理機能を提供します。 プランは月額 59 ドルから始まり、14 日間の無料トライアルが利用可能です。

リンク: https://www.bynder.com/en/document-management-system/


9) ドキュウェア

Docuware は、ドキュメント管理およびワークフロー自動化ツールです。 これにより、重要なビジネス情報を安全に保ち、アクセスできるようにすることができます。 このアプリケーションを使用すると、契約を共有、編集、アーカイブできます。 データ暗号化を使用してコンテンツに安全にアクセスします。 このツールを使用すると、ドキュメントにメモ、コメント、署名を追加できます。

DocuWare は 1988 年に設立され、顧客からの肯定的なフィードバックと豊富な機能を誇ります。 インテリジェントなインデックス作成や シミュレーションプロセス管理。 このソフトウェアは SAP、Oracle などとシームレスに統合し、さまざまなファイル形式をサポートします。 256-AES 暗号化により、ドキュメントが GDPR や HIPAA などのコンプライアンス基準を確実に満たすことができます。 DocuWare のカスタマー サポートにはさまざまな方法でアクセスできるため、必要なときにいつでもサポートを受けることができます。

ドキュウェア

特徴:

  • このデジタル ファイリング システムは、自動化された請求書処理を提供します。
  • どのデバイスからでもコンテンツにアクセスできます。
  • 従業員の記録を簡単に整理できます。
  • すべてのドキュメントをクラウドベースのストレージに保存できます。
  • サポートされているプラ​​ットフォーム: WindowsおよびLinux

メリット

  • 文書管理
  • シミュレーションプロセス管理
  • クラウドの統合
  • 検索機能

デメリット

  • 高い導入コスト
  • 限定的なモバイルサポート

価格:

Docuware は月額 40 ドルからのプランを提供しており、年払いでは 25% 割引になります。 30 日間の無料トライアルを評価用に利用できます。

リンク: https://start.docuware.com/


10) 屋外

Alfresco は、ドキュメント管理プロセスをシンプルかつ簡単にするツールです。 これにより、最小限の労力でドキュメントを追跡できます。 このツールはファイルをグループ化し、コンテンツを簡単に発見します。 これにより、FileNet、Documentum、 OpenText。 このソフトウェアには、文書の承認とレビューを簡素化するワークフローが組み込まれています。 関連するコンテンツをより迅速に取得できるフィルターを提供します。

Alfresco は 2005 年に設立され、ドキュメントのバージョン管理を簡素化し、SAP や Salesforce などのプラットフォームと統合する強力なツールです。 さまざまなファイル形式をサポートし、256-AES 暗号化によりデータのセキュリティを確保します。 Alfresco は国際的なコンプライアンス標準に準拠しており、ドキュメントのタグ付け、強力な検索、安全なコンテンツ管理などの機能も提供します。

屋外で

特徴:

  • ドキュメントにはオフラインでアクセスできます。
  • ドキュメントにインデックスを追加できます。
  • ドキュメントをアーカイブできます。
  • このソフトウェアは、モバイル、Web、デスクトップからアクセスできます。
  • 電話、チャット、お問い合わせフォームを通じて顧客サポートを提供します
  • サポートされているプラ​​ットフォーム: WindowsおよびLinux

メリット

  • 効果的なドキュメントのコラボレーション
  • 堅牢なワークフロー自動化
  • 他のツールとの統合

デメリット

  • とplex セットアップと構成

価格:

Alfresco は、堅牢なコンテンツ管理とコラボレーションを手頃な料金で提供します。 プランは月額 5 ドルから始まり、30 日間の無料トライアルが利用可能です。

リンク: https://www.alfresco.com/ecm-software/document-management


11) オープンキロ

Openkm は、コンテンツを保存および管理するのに最適なドキュメント管理システムの XNUMX つです。 このアプリケーションを使用すると、ファイルの配布がシンプルかつ簡単になります。 ワークフローのステータス、タスク、プロセスを監視できます。 Openkm ソフトウェアは、すべての紙文書をスキャンして安全に保存できます。 ユーザーごとに個人ドキュメントを作成できます。 このアプリは、アップロードされたすべてのドキュメントのウイルス スキャンを実行できます。

2005 年に設立された OpenKM を使用すると、ドキュメントを簡単に検索してコメントできるようになり、共同作業が可能で効率的なワークスペースが確保されます。 複数のファイル形式をサポートし、シームレスに統合します。 Google Drive、セキュリティのために SSL 暗号化を提供します。 ドキュメントのチェックアウトとチェックイン、および HIPAA や ISO などの準拠規格がその利点を強調しています。 ドキュメントのタグ付けや過去のバージョンへのアクセスも容易になり、ドキュメントを効果的に管理および保護するための包括的なツールになります。

オープンキロ

特徴:

  • エンタープライズ コンテンツを制御するのに役立ちます。
  • プロジェクトやドキュメントに関して他の人と共同作業できます。
  • Excel、Outlook、PowerPoint、Word のアドオンを提供します。
  • ドキュメントを電子メールとして送信できます。mail 添付ファイルまたはドキュメント URL 経由で。
  • 管理、検索エンジン、セキュリティ、ドキュメントの事前視覚化、Capitalize を提供します
  • E経由で顧客サポートを提供しますmail、電話およびお問い合わせフォーム
  • サポートされているプラ​​ットフォーム: Linux、Windows、Mac OS

メリット

  • 文書管理
  • シミュレーションプロセス管理
  • バージョン管理

デメリット

  • とplex

価格:

OpenKM は、月額 29 ドルからドキュメント管理ソリューションを提供します。 ユーザーは 30 日間の無料トライアルでその機能を試すことができます。

リンク: https://www.openkm.com/


12) ファイルネットコンテンツマネージャー

FileNet Content Manager は、ドキュメントから有用な情報を簡単に抽出できるツールです。 このアプリケーションは、エンタープライズ コンテンツ、セキュリティ、ストレージ機能をすぐに使用できるワークフローと組み合わせます。 複数のコンテンツ ストアにわたる安全なアクセスを提供し、ファイルの分類を自動化します。 このアプリケーションを使用すると、他の人とすばやく共同作業を行うことができます。

1982 年に設立された FileNet Content Manager を使用すると、API を通じてコン​​テンツ サービスをシームレスに構築し、ビジネスに統合できます。 Salesforce などの統合のメリットを活用して、PowerPoint および E 用のテンプレートを提供します。mail。 このツールは、JPEG、BMP、TIFF などの複数のファイル形式をサポートしています。 と 256-AES およびエンドツーエンド暗号化、データのセキュリティを確保します。 さらに、ドキュメントのチェックアウトとチェックインなどの機能を提供し、ISO/IEC 9075-10:2003 などの標準に準拠しています。

ファイルネットコンテンツマネージャー

特徴:

  • ドキュメントのバージョン管理に役立ちます。
  • このアプリケーションは、ユーザーの役割に応じてドキュメントを自動的に変更します。
  • インデックスフィールドとコンテンツタイプを作成できます。
  • 安全な共有、クラウドネイティブ管理、ローコード開発者ツールとGraphQL APIなどを提供します
  • E経由で顧客サポートを提供しますmail、チャット、電話、お問い合わせフォーム
  • サポートされているプラ​​ットフォーム: WindowsおよびLinux

メリット

  • 高度なワークフロー自動化
  • 包括的な検索機能
  • セキュリティとアクセス制御

デメリット

  • とplex 製品の導入

価格:

FileNet Content Manager は、堅牢なコンテンツ管理ソリューションです。 価格: 営業担当者に見積もりを依頼してください。 無料トライアル: 30 日間の無料トライアルをお楽しみください。

リンク: https://www.ibm.com/products/filenet-content-manager/details


13) カルタDC

CartaDC は、最小限の労力で自動ワークフローを作成できるソフトウェアです。 どこからでもすべてのドキュメントをすばやく確認できるようになります。 このアプリケーションを使用すると、ドキュメントをオンラインで安全かつ確実に保存できます。 承認を得るために適切な担当者にドキュメントを自動的にルーティングすることで、時間を節約できます。 このアプリは、GDPR 機能を備えたレポート、保持スケジュール、およびアラートを作成するためのコンプライアンス モニターを提供します。

2004 年に設立された CartaDC により、シームレスに ECMおよびERPとの統合。 JPG、PNG、TIFF、PDF などの複数のファイル形式を提供し、256-AES 暗号化でドキュメントの安全性を確保します。 CartaDC は、GDPR などの準拠基準に準拠しており、ドキュメントのタグ付け、アカウントベースのマーケティングなどの機能で知られています。 その多用途性により、幅広いデジタル ニーズに対応する優れたオプションとなります。

カルタDC

特徴:

  • 任意の数のドキュメントを社内および社外の関係者と共有できます。
  • Google Chrome、Internet Explorer、 Firefox、サファリ。
  • Windows および Mac オペレーティング システムから簡単にアクセスできます。
  • 電話やお問い合わせフォームによるカスタマーサポートを提供します
  • サポートされているプラ​​ットフォーム: WindowsおよびMac

メリット

  • 効率的なデータキャプチャ
  • 合理化されたドキュメント
  • データ精度の向上

デメリット

  • 初期設定コムplexITY
  • 潜在的なプライバシー上の懸念

価格:

CartaDC は月額 15 ドルで、ユーザーがその機能を試すための寛大な 90 日間の無料試用期間が付いています。

リンク: https://www.accesscorp.com/software-for-document-management/carta-dc/


14)Zohoプロジェクト

Zoho Projects は、Zoho が作成したコラボレーションおよびドキュメント管理ツールです。このソフトウェアは、プロジェクトの計画、タスクの割り当て、効果的なコミュニケーションに役立ちます。ドキュメント、グラフィックス、ビデオ クリップ、レポート、スプレッドシートを 1 か所に結合できます。 Zoho Projectsを使用すると、組織のファイルを他の人と共有できます。また、ドキュメントのバージョンを追跡するのにも役立ちます。このツールは、ファイルの内容やタイトルに記載されている単語を使用してファイルを検索し、結果を即座に表示することができます。

Zoho Projects は 1996 年に設立され、顧客レビューで高い評価を得ており、5 GB の無料ストレージを提供しています。 2FA、MFA、256-AES、TLS 1.2/1.3 暗号化をサポートし、データの安全性を確保します。 GDPR、CCPA などのコンプライアンス標準。 プロジェクトを簡単に管理できるため、さまざまなプラットフォームとのシームレスな統合が可能になり、複数のファイル形式がサポートされます。 このツールは、さまざまな業界に特化したテンプレートを提供し、チェックアウトとチェックイン、タグ付け、バージョン管理機能を備えた効率的なドキュメント管理を保証します。

Zohoプロジェクト

特徴:

  • プロジェクトに取り組む全員が、タイムシートを使用して、請求対象時間と請求対象外時間を記録できます。
  • 問題を作成し、修正されテストされるまで追跡することができます。
  • チームは常にすべてのプロジェクト ドキュメントの最新バージョンにアクセスします。
  • Google、Zapier、GitHub などのサードパーティ アプリと簡単に統合できます。 Dropbox.
  • 組み込みのドキュメントエディター、コラボレーション、管理ガバナンスを提供
  • E経由で顧客サポートを提供しますmail と電話
  • サポートされているプラ​​ットフォーム: Windows、iOS、Android

メリット

  • 豊富な機能
  • コラボレーションツール
  • カスタマイズオプション

デメリット

  • とplex 単純なプロジェクトの場合
  • 限定無料版

価格:

Zoho Projects は月額 4.25 ドルからのプランを提供しており、年払いの場合は 20% 割引になります。 10 日間のトライアルを無料で試してみてください。 クレジットカードは必要ありません。

リンク: https://www.zoho.com/projects/

文書管理ソフトウェアはどのように選択しますか?

ドキュメント管理ソフトウェアの選択に役立つ重要な側面は次のとおりです。

  • 検索中: 必要なファイルをすばやく見つけるには、さまざまなオプションを探す必要があります。 ドキュメントを名前、内容、種類、変更日で検索できるのは良いことです。
  • 単純なファイル構造: 文書管理システムは、使いやすいファイル構造を持っている必要があります。
  • バージョン管理: バージョン管理またはバージョン管理は、ファイルの変更を追跡できるようにするドキュメント管理ソフトウェアの重要な機能です。 最良の DMS は、古いバージョンのアーカイブも維持する必要があります。 したがって、ドキュメントの変更を簡単に確認できます。
  • モバイルアクセス: タブレットやスマートフォンからアクセスできる文書管理システムを探す必要があります。 これにより、どこからでもファイルを表示、変更、共有できるようになります。
  • 統合: 文書管理システムは、CRM ソフトウェアや電子メールなど、すでに使用している他のソフトウェアと簡単に統合できる必要があります。mail クライアント。
  • 走査: 文書管理ソフトウェアは文書スキャン機能を提供する必要があります。
  • セキュリティ: ドキュメント管理システムでは、特定のユーザーにフォルダーやファイルへのアクセス許可を割り当てることができる必要があります。

書類を提出する最良の方法は何ですか?

ドキュメントをファイルするための最良の方法は次のとおりです。

  • アルファベット順のファイリング システム: 文書をファイルする最良の方法は、文書をアルファベット順にファイルすることです。 フォルダーの名前はドキュメントの名前と一致する必要があります。
  • 数値ファイリングシステム: 請求書などの多数の文書が必要な企業は、数値ファイリング システムを作成する必要があります。
  • カテゴリファイリングシステム: 個人データ、マーケティングデータ、管理データ、顧客データなどのカテゴリに従ってファイルを整理する必要があります。 必要に応じて、各カテゴリにサブトピックを含めることも可能です。

電子文書管理システムはどのように機能しますか?

文書管理システムの作業プロセスは次のとおりです。

  • ドキュメントをキャプチャします。 ドキュメント キャプチャ機能は、後で簡単に見つけられるようにファイルを保存するのに役立ちます。 これは、DMS のインデックス作成機能によって可能になります。 手間をかけずに検索できるように、メタデータを追加することもできます。
  • 中央文書ストレージ: DMS には中央ドキュメント ストレージがあります。 これは、複数の場所からのドキュメントを管理および保持する場合に重要です。
  • 文書の検索と配布: DMS にはドキュメントの取得と配布が含まれます。 ドキュメントを問題なく利用および共有できるようにすることが重要です。

ドキュメント管理ソフトウェアの導入オプションは何ですか?

ドキュメント管理ソフトウェアには、1) クラウドベース ソフトウェアと 2) オンプレミス ソフトウェアの XNUMX つの展開オプションがあります。

1. クラウドベースのソフトウェア:

クラウドベースのソフトウェアは、PC にインストールされるのではなく、インターネット上でホストされます。 どこからでもドキュメントにアクセスできるようになります。

クラウドベースのソフトウェアには次のものがありますwing 導入オプション:

  • ドキュメント管理コストが低くなり、拡張性も容易になります。
  • データはサードパーティのサーバーに保存されます。 これにより、制御の負担が軽減されます。
  • インターネットに接続されたあらゆるデバイスからアクセス可能。

2. オンプレミス ソフトウェア:

オンプレミス ソフトウェアは通常、ローカル システムにインストールされるアプリケーションです。 これにより、データを簡単に構成、管理、制御できます。

オンプレミス ソフトウェアには次のものがありますwing 導入オプション:

  • このタイプのソフトウェアには初期費用がかかりますが、定期的な費用はかかりません。
  • 導入には長い時間がかかります。
  • アップデートはユーザーの責任で行ってください。
  • すべてのデータは自己管理サーバーに保存され、ユーザーはデータを適切に制御できます。
  • データ管理とセキュリティの観点からカスタマイズ可能です。

よくあるご質問

文書管理システムは、ビジネス文書やファイルを作成、整理、共有、保護するためのクラウドベースの自動ソリューションです。 これにより、手間をかけずにドキュメントのバージョンを追跡できます。 このクラウド ストレージ システムは、地理的に複数の場所にいるさまざまな関係者に、より迅速なレビューと承認のワークフローを提供します。 タブレットやスマートフォンからビジネス文書に簡単にアクセスできます。

ここでは、最高のドキュメント管理ソフトウェアをいくつか紹介します。

はい。 高度な DMS システムは、自動化されたバージョン管理機能を提供します。 ファイルのすべてのバージョンを管理するのに役立ちます。 文書管理システムを使用すると、手間をかけずに必要なファイルを即座に取得することもできます。

はい。 優れた電子文書管理システムには、文書スキャン機能が備わっています。 紙ベースの請求書、フォーム、その他の貴重なファイルをスキャンするのに役立ちます。

はい。 優れた文書管理システムには、マルチクライアント プロジェクトや小規模プロジェクトをシームレスに処理する機能があります。

以下に、重要な文書管理ソフトウェアの統合をいくつか示します。

  • 会計: 税務書類、財務情報、顧客請求書、プロジェクト管理の管理と保存に役立ちます。
  • CRM: これにより、ファイルを転送、保存、整理することができます。tails 顧客リードの数。
  • Email: あなたが統合することができます Microsoft PC に Outlook をインストールすると、電子メールの保存と管理が可能になります。mail簡単です。
  • デジタル署名: ファイルのデジタル署名を自動的に取得できるようになります。

文書管理ソフトウェアの一般的なアプリケーションは次のとおりです。

  • ドキュメントのキャプチャと画像化: It 最新の画像技術を使用して、印刷された文書をデジタル化します。 これらのアプリケーションは、ファイル リーダーおよび検索機能と統合されています。
  • 記録管理: 最新の文書管理システムは、機密情報を分類してアーカイブすることで記録を保護します。
  • 契約管理: 文書管理ソフトウェアを使用すると、特定の種類の契約書の作成および改訂のワークフローが容易になります。
  • インデックス作成: ライブラリまたはアーカイブ内のドキュメントにデータを割り当てて、検索可能にします。 このメタデータには、作成者やファイル形式などのプロパティを指定できます。

文書管理システム市場で見られる重要なトレンドのいくつかを以下に示します。

  • モバイルフレンドリーなツール: 文書管理システムのベンダーは、PC とスマートフォンの間でシームレスなエクスペリエンスを提供するモバイル対応ツールを開発しています。 したがって、電話機に直感的なインターフェイスを提供することも重要になります。
  • コラボレーション機能に焦点を当てる: 文書管理ソフトウェアは、ブロック ファイルへのアクセスなどのコラボレーション機能を提供しています。また、多くのツールはソーシャル サイトを統合して、チームワーク スキルを向上させ、複数のユーザーが同じドキュメントで作業するときのエラーを削減します。

最新のファイリング システムは、手紙や文書を時系列に沿って水平方向にフォルダーに配置するタイプのファイリング システムです。 最新のドキュメントはフォルダの一番上に配置され、最も古いドキュメントは一番下に配置されます。

さまざまな種類のドキュメントには、ソース コード ドキュメント、ソフトウェア アーキテクチャ ドキュメント、上級ユーザー向けのヘルプ ガイド ドキュメント、品質保証ドキュメントなどがあります。 これらの文書に署名するためのデジタル ソリューションを探している場合は、次の使用を検討するとよいでしょう。 電子署名ソフトウェア

最高の文書管理ソフトウェア

お名前 レブバー スマートシート Zoho ワークドライブ ビットアイ
パブリック共有 はい はい はい はい
フリートライアル 無料トライアル30日 無料トライアル30日 無料トライアル15日 5 ユーザーまで無料
スマホアプリ はい はい はい はい
ローカル ファイル システムの同期 はい はい はい はい
グループ権限 はい はい はい いいえ
ファイル競合の管理 はい いいえ はい はい
デジタル著作権管理 いいえ はい いいえ はい
ローカル ファイル システム同期のないクラウド ストレージ はい はい はい N/A
プラットフォーム WindowsおよびMac Windows、Mac、Linux Windows、Mac、Linux Windows、Mac、Linux
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