13 年のベストドキュメント管理ソフトウェア 2025 選

文書管理システムは、ビジネス文書やファイルを作成、整理、共有、保護するためのクラウドベースの自動ソリューションです。 これにより、手間をかけずにドキュメントのバージョンを追跡できます。 このクラウド ストレージ システムは、地理的に複数の場所にいるさまざまな関係者に、より迅速なレビューと承認のワークフローを提供します。 これにより、簡単にアクセスできるようになります ビジネス文書 タブレットやスマートフォンから。

以下は厳選されたリストです 上位の文書管理システム 人気の機能と Web サイトのリンクが含まれています。 このリストには、オープンソース (無料) ソフトウェアと商用 (有料) ソフトウェアの両方が含まれています。 続きを読む...

最優秀文書管理システム賞

お名前	Zoho WorkDrive	スマートシート	Icedrive	ビットアイ
パブリック共有	Yes	Yes	Yes	Yes
無料試用版	15日間の無料トライアル	30日間の無料トライアル	生涯無料基本プラン	5 ユーザーまで無料
スマホアプリ	Yes	Yes	Yes	Yes
ローカルファイルシステム Sync	Yes	Yes	Yes	Yes
グループ権限	Yes	Yes	Yes	いいえ
ファイル競合の管理	Yes	いいえ	Yes	Yes
Digiタル著作権管理	いいえ	Yes	いいえ	Yes
ローカル ファイル システムを使用しないクラウド ストレージ Sync	Yes	Yes	Yes	無し
プラットフォーム	Windows、MacおよびLinux	Windows、MacおよびLinux	Windows、Mac、Linux、 Android、iOS	Windows、MacおよびLinux
リンク	もっと詳しく知る	もっと詳しく知る	もっと詳しく知る	もっと詳しく知る

1) Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive は、オンライン ファイル ストレージおよびコンテンツ コラボレーション プラットフォームです。 最新のチーム、中小企業、大企業。チームがオフィスで働いているか、自宅で働いているか、あるいはその両方で働いているかにかかわらず、 WorkDrive 集中コンソールからデータを作成、共有、共同作業、保存するのに役立ちます。ファイル管理は単なるストレージ ソリューションではありません。ドキュメントとチームの管理、ファイルのバージョン管理、高度な検索、モビリティなどを組み合わせています。ゾーホー WorkDriveの目的は、情報への迅速なアクセスを可能にし、ユーザーがタイムリーな意思決定を行い、より多くの成果を達成できるようにすることです。

Zohoの WorkDrive ファイルを効率的に共有、管理、保護できます。ファイルを瞬時に取得するためのスマート検索と、ドキュメントを復元するための無制限のバージョン履歴を提供します。と WorkDrive スナップ、非同期コラボレーションが合理化されます。セキュリティは暗号化と HIPAA や GDPR などのコンプライアンス標準によって優先されます。このツールはクラウド ファイルをデスクトップに直接同期するのに最適で、5000 を超えるアプリケーションと統合されます。カスタム ブランディングと MFA により、データの安全性とプロフェッショナリズムが確保されます。

機能と特徴：

• Zohoの WorkDrive 2019 年に開始され、以前は 2008 年に作成された Zoho Docs と呼ばれていました。
• チーム用の仮想ワークスペースを作成します WorkDriveのチームフォルダー。
• ユーザーにきめ細かいアクセス制御を提供します。
• Zohoの WorkDrive ビルトインオフィススイートが付属しています。
• ライブチャット、電話、電子メールによる 24 時間年中無休のサポート。
• サポート Operaシステム: Windows、iOS、Linux、 Android.
• サポートされているブラウザ： Google Chrome, Firefox、Safari、 Microsoft Edge, Opera.

価格：

Zohoの WorkDrive は、オンライン ファイル ストレージ、同期、コラボレーション プラットフォームです。プランは 2.5 ユーザーあたり月額 15 ドルからで、XNUMX 日間の無料トライアルをご利用いただけます。チームの生産性向上に最適です。

Zohoにアクセス WorkDrive

15日間の無料トライアル

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2) SmartSheet

スマートシート は、コラボレーションと作業管理を提供する文書管理システムです。 アラートの送信、更新の要求、行ベースの変更のロックにより、反復的なプロセスを自動化します。

SmartSheetは 2005 年に設立され、リソースとドメイン共有を簡単に管理できます。と 256-AES および TLS 1.2 暗号化、データの安全性を確保し、SOC や HIPAA などの準拠した標準を提供します。 Google、Salesforceなどのアプリケーションとの統合 Slack シームレスです。マーケティングを含むさまざまなニーズに対応するテンプレートを提供し、複数のファイル形式をサポートします。ドキュメントのチェックアウトおよびチェックイン機能は、プロジェクトの計画とスケジュールを順調に進めるために不可欠です。

機能と特徴：

• Smartsheet を使用すると、フォームを含むワークフローを自動化できます。
• カード ビュー、グリッド ビュー、カレンダー ビューをすばやく切り替えることができます。
• ライブレポートをサポートします。
• 他の人と簡単にコラボレーションできます。
• チャットと問い合わせフォームによる顧客サポートを提供します
• サポートされているプラ​​ットフォーム： Windows、 マックOS、 Android、iOS、Linux

価格：

Smartsheet は、チームがプロジェクトを管理し、ワークフローを自動化し、目標を迅速に達成できるようにする動的なワークスペースです。プランは月額 9 ドルからご利用いただけます。30 日間の無料トライアルをお楽しみください。クレジットカードは必要ありません。

訪問 SmartSheet >>

30 日間の無料トライアル (クレジット カードは必要ありません)

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3) Icedrive

Icedrive ファイルとフォルダーを共有および共同作業するための多くの機能を提供します。 インテリジェントなキャッシュ システムを使用して、すべてのファイルをすぐに利用でき、比類のない速度でダウンロードできるようにします。 これは次の最良の代替品の XNUMX つです Google Drive、ゼロ知識暗号化を使用して、自分だけがデータにアクセスして復号できるようにします。

これは、物理ハードドライブを使用しているかのように感じられる無料のクラウド ストレージ ツールです。編集、削除、アップロード、開くなどのファイル ホスティング サービスのすべての機能を利用できます。同期を待たずにインストール後すぐにファイルにアクセスできるスマート キャッシュ制御操作を備えた、最高のクラウド ストレージ プラットフォームの 1 つです。

機能と特徴：

• Icedrive ファイルを管理するためのクリーンで使いやすいインターフェイスを提供します。
• クラウド ストレージからメディアをストリーミングし、友人と共有することができます。
• Twofish 暗号化、ゼロ知識プライバシー、クライアント側暗号化を提供します
• ライブチャット、電話、お問い合わせフォームを通じて顧客サポートを提供します
• GDPRなどのコンプライアンス基準をサポート
• クリックするだけで IceDrive をマウントできるため、時間のかかる同期は必要ありません。
• 無料で 10 GB、有料で 150 GB のアップロード制限を提供
• サポートされているプラ​​ットフォーム： iOSの、 Android, Windows、MacおよびLinux

価格：

Icedrive 1.67GB のストレージで月額 150 ドルからのプランを提供しています。年間支払いで 0.25% 割引。

訪問 Icedrive >>

10GBの無料ストレージを備えた永久無料ベーシックプラン

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4) ビットアイ

Bit.ai は、企業がプロジェクト、チーム、部門ごとに知識を整理するのに役立つスマートなドキュメント管理システムです。このツールを使用すると、手間をかけずにワークスペースを無制限に作成できます。また、ドキュメントのコンテンツをフォルダーとサブフォルダーに整理できます。このプログラムには、マウスを 1 回クリックするだけでドキュメントの外観を一新できるテーマが用意されています。

2016 年に設立された Bit.ai は、コンテンツの管理と作成に最適な多面的なツールです。 100 以上のファイル形式をサポートし、1 GB の無料ストレージを提供します。 ユーザーはシームレスなメリットを享受できる Tableau との統合、 Box、エアテーブル、 Figma, Dropbox。 さらに、Bit.ai は、マーケティングや教育などのさまざまな分野に対応したテンプレートを提供し、GDPR および PCI 標準に準拠した 256-AES および TLS 暗号化によってデータのセキュリティを確保します。

機能と特徴：

• ドキュメントに関する有用な情報を入手するのに役立ちます。
• 任意のドキュメントに対して分析レポートを実行できます。
• このクラウド ドキュメント管理ソフトウェアを使用すると、ユーザーの役割と権限を管理できます。
• Bit.ai を使用すると、ワークフローをカスタマイズできます。
• メールとお問い合わせフォームを通じて顧客サポートを提供します
• サポートされているプラ​​ットフォーム： Windows、Mac OS および Linux

価格：

Tool Bit.ai は月額 12 ドルからのプランを提供しており、年払いの場合は 30% 割引になります。 7 日間の無料トライアルでお試しいただくこともできます。

リンク： https://bit.ai/

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5) インコドキュメント

IncoDocs は、輸出業者や商社向けの書類管理を電子化できるツールです。このアプリケーションは、販売ファイルと出荷ファイルをより迅速に作成するのに役立ちます。これにより、手作業でのデータ入力作業やコストのかかる出荷の遅延を排除できます。 IncoDocs を使用すると、チームを XNUMX つの共有ワークスペースに接続してリモート作業を行うことができます。安全なクラウド環境に簡単に保存できるドキュメント テンプレートを提供します。このアプリケーションは、非効率なドキュメント エクスポート プロセスを最小限に抑えるのに役立ちます。

IncoDocs は、2016 年に設立され、あらゆるデバイスからアクセスできる多用途の文書管理ソフトウェアです。 それにより、次のことが可能になります コマーシャルインボイスを簡単に作成 さまざまな販売書類のテンプレートを提供します。 このツールは Xero および QuickBooks とシームレスに統合し、複数のファイル形式をサポートします。 256-AES および TLS 暗号化により、GDPR 標準に準拠してデータの安全性が確保されます。

機能と特徴：

• デジタル署名とスタンプを提供します。
• 既存のソースからデータをインポートできます。
• この製品を使用すると、既存のソフトウェアと統合できます。
• 文書のエクスポート、請求書発行、オンライン支払い、注文書、自動入力、安全な文書共有などを提供します。
• メール、チャット、お問い合わせフォームを通じて顧客サポートを提供します
• サポートされているプラ​​ットフォーム： Windows

価格：

IncoDocs は輸出入文書を簡素化し、世界貿易の効率を高めます。 価格: 月額 18 ドル、年間 20% オフ。 生涯無料の基本プランをお楽しみください。 取引を合理化、整理し、加速します。

リンク： https://incodocs.com/

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6) テンプレート化

Templafy は、企業のタスクの効率化を支援するドキュメント管理システムです。 このソフトウェアは、役職や用途に基づいて各従業員に最も関連性の高いコンテンツを自動的に表示します。 シンプルなダッシュボードからコンテンツを管理できます。 Templafy を使用すると、すべてを接続できます DMSデータ ドキュメントに直接。 ビジネス文書を作成するためのより迅速なワークフローを提供します。 このアプリケーションは、DMS を通じて作成されたすべてのドキュメントが正しく保存されることを保証します。

2016 年に設立された Templafy を使用すると、DMS からのデータを接続して組み合わせることができ、 クラウドストレージソリューション タブレットやスマートフォンなどのさまざまなデバイスからドキュメントに確実にアクセスできます。 Salesforce などのプラットフォームとシームレスに統合され、 Microsoft Teams PPTX、DOCX、JPG など、複数のファイル形式をサポートしています。さらに、このソフトウェアは 256-AES 暗号化をサポートし、GDPR および ISO 27001 標準に準拠しています。また、バージョン管理も提供しており、ドキュメント管理を強化します。

機能と特徴：

• ドキュメントから関連する企業コンテンツに簡単にアクセスできます。
• 正確なコンテンツを迅速に構築できます。
• マウスを XNUMX 回クリックするだけで、コンテンツの不一致が自動的に修正されます。
• このツールを統合できます Dropbox、Salesforce、 Box、G Suite など。
• メール、チャット、お問い合わせフォームを通じて顧客サポートを提供します
• サポートされているプラ​​ットフォーム： Windows とマック

価格：

Templafy はドキュメントの作成と管理を効率化します。 プランは月額 1 ドルから始まり、14 日間の無料トライアルが利用可能です。

リンク： https://www.templafy.com/document-management-software/

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7）Bitrix24

Bitrix24 は、大小のチーム向けの共同ドキュメント管理ツールです。 このソフトウェアは、ソース コードにアクセスできるクラウドとオンプレミスの両方で利用できます。 これにより、ドキュメント、プレゼンテーション、ビデオをダウンロードしたり個人的に使用したりするために配置できます。 Bitrix24 では過去のドキュメントのバージョンを管理しています。 PC上のファイルを手間なく編集できるようになります。 このアプリケーションは、次のような外部オンライン ストレージ サイトと統合できます。 Dropbox, OneDrive, Google Drive, etc.

24 年に設立された Bitrix2012 は、5 GB の無料ストレージを備えたドキュメント管理のハブを提供します。 ドキュメントをアカウントに自動的に保存し、複数のファイル形式をサポートし、構成可能なアクセス許可を提供します。 などのプラットフォームとの統合 Mailチンパンジーと Slack ドキュメントに簡単にアクセスでき、安全であることが保証されます。 GDPR および SOC 基準への準拠は、データの安全性を大きく保証します。 Bitrix24 は、包括的で安全かつ効率的な文書管理ソリューションを求めるユーザーに最適です。

機能と特徴：

• このデジタル ファイリング システムは完全にカスタマイズ可能です。
• 組織の従業員は個人アカウントからファイルをアップロードできます。
• これは、ドラフトの提出と契約の改訂のためのカスタム ワークフローを作成するのに役立ちます。
• Bitrix24 を使用すると、次を使用してドキュメントを開くことができます。 OpenOffice そしてMSオフィス。
• 電子メールによる顧客サポートを提供します
• サポートされているプラ​​ットフォーム： Windows、iOSと Android

価格：

Bitrix24 では、月額 5 ドルからのお手頃なプランを提供しています。 年払いで 35% 割引をご利用いただけます。 30 日間の無料トライアルで試してみましょう。

リンク： https://www.bitrix24.com/features/docs.php

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8) バインダー

Bynder は、世界中で XNUMX 万人以上のユーザーを持つ CMS です。 さまざまなドキュメント管理機能を提供します。 専門家がビデオやその他のコンテンツの作成を加速し、必要な人々やシステムに適切なアセットを提供し、ブランド コンプライアンスを確保するのに役立ちます。

Bynder は 2013 年に設立され、クリエイティブ コンテンツのライフサイクルを加速し、 安全なファイル共有、内部的にも外部的にも。 次のようなプラットフォームと統合されます SAP および Salesforce は、複数のファイル形式をサポートし、256-AES 暗号化を含む厳格なセキュリティ標準に準拠しています。 利点には、即時の検索結果と包括的なアクセス制御が含まれます。 ドキュメント管理は、チェックアウトとチェックイン、バージョン管理などの機能によって強化されています。 効率的で安全なコンテンツ管理とコラボレーションを目指す組織に最適です。

機能と特徴：

• 優れたコラボレーション ツール
• 共有可能なスタイルガイドを簡単に作成できます。
• マーケティングに最適
• Digiタル資産管理
• クリエイティブなワークフローを提供します。
• メール、チャット、電話、お問い合わせフォームを通じて顧客サポートを提供します。
• サポートされているプラ​​ットフォーム： Windows、iOSと Android

価格：

Bynder は、さまざまなブランドおよびデジタル資産管理機能を提供します。 プランは月額 59 ドルから始まり、14 日間の無料トライアルが利用可能です。

リンク： https://www.bynder.com/en/document-management-system/

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9) ドキュウェア

Docuware は、ドキュメント管理およびワークフロー自動化ツールです。重要なビジネス情報を安全かつアクセス可能な状態に保つことができます。このアプリケーションを使用すると、契約書を共有、編集、アーカイブできます。データ暗号化を使用してコンテンツに安全にアクセスします。このツールを使用すると、ドキュメントにメモ、コメント、署名を追加できます。

DocuWare は 1988 年に設立され、顧客からの肯定的なフィードバックと豊富な機能を誇ります。 インテリジェントなインデックス作成や シミュレーションプロセス管理このソフトウェアは、 SAP, Oracle、など、さまざまなファイル形式をサポートしています。 256-AES 暗号化により、ドキュメントが GDPR や HIPAA などのコンプライアンス基準を確実に満たすことができます。 DocuWare のカスタマー サポートにはさまざまな方法でアクセスできるため、必要なときにいつでもサポートを受けることができます。

機能と特徴：

• このデジタル ファイリング システムは、自動化された請求書処理を提供します。
• どのデバイスからでもコンテンツにアクセスできます。
• 従業員の記録を簡単に整理できます。
• すべてのドキュメントをクラウドベースのストレージに保存できます。
• サポートされているプラ​​ットフォーム： Windows およびLinux

価格：

Docuware は月額 40 ドルからのプランを提供しており、年払いでは 25% 割引になります。 30 日間の無料トライアルを評価用に利用できます。

リンク： https://start.docuware.com/

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10) 屋外

Alfresco は、ドキュメント管理プロセスをシンプルかつ簡単にするツールです。 これにより、最小限の労力でドキュメントを追跡できます。 このツールはファイルをグループ化し、コンテンツを簡単に発見します。 これにより、FileNet、Documentum、 OpenText。 このソフトウェアには、文書の承認とレビューを簡素化するワークフローが組み込まれています。 関連するコンテンツをより迅速に取得できるフィルターを提供します。

Alfrescoは2005年に設立され、ドキュメントのバージョン管理を簡素化し、次のようなプラットフォームと統合する強力なツールです。 SAP Salesforce にも対応しています。さまざまなファイル形式をサポートし、256-AES 暗号化によりデータのセキュリティを確保します。Alfresco は国際コンプライアンス標準に準拠しており、ドキュメントのタグ付け、強力な検索、安全なコンテンツ管理などの機能も提供します。

機能と特徴：

• ドキュメントにはオフラインでアクセスできます。
• ドキュメントにインデックスを追加できます。
• ドキュメントをアーカイブできるようになります。
• このソフトウェアは、モバイル、Web、デスクトップからアクセスできます。
• 電話、チャット、お問い合わせフォームを通じて顧客サポートを提供します
• サポートされているプラ​​ットフォーム： Windows およびLinux

価格：

Alfresco は、堅牢なコンテンツ管理とコラボレーションを手頃な料金で提供します。 プランは月額 5 ドルから始まり、30 日間の無料トライアルが利用可能です。

リンク： https://www.alfresco.com/ecm-software/document-management

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11) オープンキロ

Openkm は、コンテンツを保存および管理するのに最適なドキュメント管理システムの XNUMX つです。 このアプリケーションを使用すると、ファイルの配布がシンプルかつ簡単になります。 ワークフローのステータス、タスク、プロセスを監視できます。 Openkm ソフトウェアは、すべての紙文書をスキャンして安全に保存できます。 ユーザーごとに個人ドキュメントを作成できます。 このアプリは、アップロードされたすべてのドキュメントのウイルス スキャンを実行できます。

2005 年に設立された OpenKM を使用すると、ドキュメントを簡単に検索してコメントできるようになり、共同作業が可能で効率的なワークスペースが確保されます。 複数のファイル形式をサポートし、シームレスに統合します。 Google Drive、セキュリティのために SSL 暗号化を提供します。 ドキュメントのチェックアウトとチェックイン、および HIPAA や ISO などの準拠規格がその利点を強調しています。 ドキュメントのタグ付けや過去のバージョンへのアクセスも容易になり、ドキュメントを効果的に管理および保護するための包括的なツールになります。

機能と特徴：

• エンタープライズ コンテンツを制御するのに役立ちます。
• プロジェクトやドキュメントに関して他の人と共同作業できます。
• Excel 用のアドオンを提供します。 Outlook、PowerPoint、Word。
• ドキュメントを電子メールの添付ファイルとして、またはドキュメントの URL 経由で送信できます。
• 管理、検索エンジン、セキュリティ、ドキュメントの事前視覚化、Capitalize を提供します
• メール、電話、お問い合わせフォームを通じて顧客サポートを提供します
• サポートされているプラ​​ットフォーム： Linuxでは、 Windows およびMac OS

価格：

OpenKM は、月額 29 ドルからドキュメント管理ソリューションを提供します。 ユーザーは 30 日間の無料トライアルでその機能を試すことができます。

リンク： https://www.openkm.com/

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12) ファイルネットコンテンツマネージャー

FileNet Content Manager は、ドキュメントから有用な情報を簡単に抽出できるツールです。 このアプリケーションは、エンタープライズ コンテンツ、セキュリティ、ストレージ機能をすぐに使用できるワークフローと組み合わせます。 複数のコンテンツ ストアにわたる安全なアクセスを提供し、ファイルの分類を自動化します。 このアプリケーションを使用すると、他の人とすばやく共同作業を行うことができます。

1982年に設立されたFileNet Content Managerは、APIを通じてコン​​テンツサービスをシームレスに構築し、ビジネスに統合することを可能にします。Salesforceなどの統合の恩恵を受け、PowerPointや電子メールのテンプレートを提供します。このツールは、JPEG、BMP、TIFFなどの複数のファイル形式をサポートしています。 256-AES およびエンドツーエンド暗号化、データのセキュリティを確保します。 さらに、ドキュメントのチェックアウトとチェックインなどの機能を提供し、ISO/IEC 9075-10:2003 などの標準に準拠しています。

機能と特徴：

• ドキュメントのバージョン管理に役立ちます。
• このアプリケーションは、ユーザーの役割に応じてドキュメントを自動的に変更します。
• インデックスフィールドとコンテンツタイプを作成できます。
• 安全な共有、クラウドネイティブ管理、ローコード開発者ツールとGraphQL APIなどを提供します
• メール、チャット、電話、お問い合わせフォームを通じて顧客サポートを提供します。
• サポートされているプラ​​ットフォーム： Windows およびLinux

価格：

FileNet Content Manager は、堅牢なコンテンツ管理ソリューションです。 価格: 営業担当者に見積もりを依頼してください。 無料トライアル: 30 日間の無料トライアルをお楽しみください。

リンク： https://www.ibm.com/products/filenet-content-manager/details

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13）Zohoプロジェクト

Zoho Projects は、Zoho が作成したコラボレーションおよびドキュメント管理ツールです。このソフトウェアは、プロジェクトの計画、タスクの割り当て、効果的なコミュニケーションに役立ちます。ドキュメント、グラフィックス、ビデオ クリップ、レポート、スプレッドシートを 1 か所に結合できます。 Zoho Projectsを使用すると、組織のファイルを他の人と共有できます。また、ドキュメントのバージョンを追跡するのにも役立ちます。このツールは、ファイルの内容やタイトルに記載されている単語を使用してファイルを検索し、結果を即座に表示することができます。

Zoho Projects は 1996 年に設立され、顧客レビューで高い評価を得ており、5 GB の無料ストレージを提供しています。 2FA、MFA、256-AES、TLS 1.2/1.3 暗号化をサポートし、データの安全性を確保します。 GDPR、CCPA などのコンプライアンス標準。 プロジェクトを簡単に管理できるため、さまざまなプラットフォームとのシームレスな統合が可能になり、複数のファイル形式がサポートされます。 このツールは、さまざまな業界に特化したテンプレートを提供し、チェックアウトとチェックイン、タグ付け、バージョン管理機能を備えた効率的なドキュメント管理を保証します。

機能と特徴：

• プロジェクトに携わる全員が、タイムシートを使用して請求対象時間と請求対象外時間を記録できます。
• 問題を作成し、修正されテストされるまで追跡することができます。
• チームは常にすべてのプロジェクト ドキュメントの最新バージョンにアクセスします。
• Google、Zapier、GitHub などのサードパーティ アプリと簡単に統合できます。 Dropbox.
• 組み込みのドキュメントエディター、コラボレーション、管理ガバナンスを提供
• メールと電話でカスタマーサポートを提供します
• サポートされているプラ​​ットフォーム： Windows、iOSと Android

価格：

Zoho Projects は月額 4.25 ドルからのプランを提供しており、年払いの場合は 20% 割引になります。 10 日間のトライアルを無料で試してみてください。 クレジットカードは必要ありません。

リンク： https://www.zoho.com/projects/

文書管理ソフトウェアはどのように選択しますか?

ドキュメント管理ソフトウェアの選択に役立つ重要な側面は次のとおりです。

• 検索中： 必要なファイルをすばやく見つけるには、さまざまなオプションを探す必要があります。 ドキュメントを名前、内容、種類、変更日で検索できるのは良いことです。
• 単純なファイル構造: 文書管理システムは、使いやすいファイル構造を持っている必要があります。
• バージョン管理： バージョン管理またはバージョン管理は、ファイルの変更を追跡できるようにするドキュメント管理ソフトウェアの重要な機能です。 最適な DMS は、古いバージョンのアーカイブも維持する必要があります。 そのため、ドキュメントの変更を簡単に確認できます。
• モバイルアクセス： タブレットやスマートフォンからアクセスできる文書管理システムを探す必要があります。 これにより、どこからでもファイルを表示、変更、共有できるようになります。
• 統合： ドキュメント管理システムは、CRM ソフトウェアや電子メール クライアントなど、すでに使用している他のソフトウェアと簡単に統合できる必要があります。
• 走査： 文書管理ソフトウェアは文書スキャン機能を提供する必要があります。
• セキュリティ： ドキュメント管理システムでは、特定のユーザーにフォルダーやファイルへのアクセス許可を割り当てることができる必要があります。

書類を提出する最良の方法は何ですか?

ドキュメントをファイルするための最良の方法は次のとおりです。

• アルファベット順のファイリング システム: 文書をファイルする最良の方法は、文書をアルファベット順にファイルすることです。 フォルダーの名前はドキュメントの名前と一致する必要があります。
• 数値ファイリングシステム: 請求書などの多数の文書が必要な企業は、数値ファイリング システムを作成する必要があります。
• カテゴリファイリングシステム: 個人データ、マーケティングデータ、管理データ、顧客データなどのカテゴリに従ってファイルを整理する必要があります。 必要に応じて、各カテゴリにサブトピックを含めることも可能です。

電子文書管理システムはどのように機能しますか?

文書管理システムの作業プロセスは次のとおりです。

• ドキュメントをキャプチャします。 ドキュメント キャプチャ機能を使用すると、ファイルを保存して後で簡単に見つけることができます。これは、DMS のインデックス作成機能によって可能になります。また、メタデータを追加して、簡単に検索することもできます。
• 中央文書ストレージ: DMS には中央ドキュメント ストレージがあります。 これは、複数の場所からのドキュメントを管理および保持する場合に重要です。
• 文書の検索と配布: DMS にはドキュメントの取得と配布が含まれます。 ドキュメントを問題なく利用および共有できるようにすることが重要です。

ドキュメント管理ソフトウェアの導入オプションは何ですか?

ドキュメント管理ソフトウェアには、1) クラウドベース ソフトウェアと 2) オンプレミス ソフトウェアの XNUMX つの展開オプションがあります。

1. クラウドベースのソフトウェア:

クラウドベースのソフトウェアは、PC にインストールされるのではなく、インターネット上でホストされます。 どこからでもドキュメントにアクセスできるようになります。

クラウドベースのソフトウェアには、次の展開オプションがあります。

• ドキュメント管理コストが低くなり、拡張性も容易になります。
• データはサードパーティのサーバーに保存されます。 これにより、制御の負担が軽減されます。
• インターネットに接続されたあらゆるデバイスからアクセス可能。

2. オンプレミス ソフトウェア:

オンプレミス ソフトウェアは通常、ローカル システムにインストールされるアプリケーションです。 これにより、データを簡単に構成、管理、制御できます。

オンプレミス ソフトウェアには、次の展開オプションがあります。

• このタイプのソフトウェアには初期費用がかかりますが、定期的な費用はかかりません。
• 導入には長い時間がかかります。
• アップデートはユーザーの責任で行ってください。
• すべてのデータは自己管理サーバーに保存され、ユーザーはデータを適切に制御できます。
• データ管理とセキュリティの観点からカスタマイズ可能です。

ドキュメント管理ソフトウェアの一般的な統合は何ですか?

以下に、重要な文書管理ソフトウェアの統合をいくつか示します。

• 会計： 税務書類、財務情報、顧客請求書、プロジェクト管理の管理と保存に役立ちます。
• CRM： 顧客リードの詳細を転送、保存、整理することができます。
• Email: あなたが統合することができます Microsoft Outlook PC でメールを簡単に保存、管理できます。
• Digiタル署名: ファイルのデジタル署名を自動的に取得できるようになります。

ドキュメント管理ソフトウェアの一般的な用途を挙げる

文書管理ソフトウェアの一般的なアプリケーションは次のとおりです。

• ドキュメントのキャプチャと画像化: 最新のイメージング技術を使用して、印刷された文書をデジタル化します。これらのアプリケーションは、ファイル リーダーおよび検索機能と統合されています。
• 記録管理: 最新のドキュメント管理システムは、機密情報を分類してアーカイブすることで記録を保護できます。
• 契約管理: 文書管理ソフトウェアを使用すると、特定の種類の契約書の作成および改訂のワークフローが容易になります。
• インデックス作成： ライブラリまたはアーカイブ内のドキュメントにデータを割り当てて、検索可能にします。このメタデータは、作成者やファイル形式などのプロパティになります。

ドキュメント管理の最新トレンドは何ですか?

文書管理システム市場で見られる重要なトレンドのいくつかを以下に示します。

• モバイルフレンドリーなツール: 文書管理システムのベンダーは、PC とスマートフォンの間でシームレスなエクスペリエンスを提供するモバイル対応ツールを開発しています。 したがって、電話機に直感的なインターフェイスを提供することも重要になります。
• コラボレーション機能に重点を置く: ドキュメント管理ソフトウェアは、ブロック ファイルへのアクセスなどのコラボレーション機能を提供しています。また、多くのツールはソーシャル サイトを統合して、複数のユーザーが同じドキュメントで作業する際のチームワーク スキルを向上させ、エラーを減らします。

よくあるご質問

最高の文書管理ソフトウェア

お名前	Zoho WorkDrive	スマートシート	Icedrive	ビットアイ
パブリック共有	Yes	Yes	Yes	Yes
無料試用版	15日間の無料トライアル	30日間の無料トライアル	生涯無料基本プラン	5 ユーザーまで無料
スマホアプリ	Yes	Yes	Yes	Yes
ローカルファイルシステム Sync	Yes	Yes	Yes	Yes
グループ権限	Yes	Yes	Yes	いいえ
ファイル競合の管理	Yes	いいえ	Yes	Yes
Digiタル著作権管理	いいえ	Yes	いいえ	Yes
ローカル ファイル システムを使用しないクラウド ストレージ Sync	Yes	Yes	Yes	無し
プラットフォーム	Windows、MacおよびLinux	Windows、MacおよびLinux	Windows、Mac、Linux、 Android、iOS	Windows、MacおよびLinux
リンク	もっと詳しく知る	もっと詳しく知る	もっと詳しく知る	もっと詳しく知る