क्रय एवं क्रय अनुरोध का परिचय SAP

क्रय इसका एक घटक है SAP एम.एम. मॉड्यूल और इसकी प्रक्रिया को मोटे तौर पर नीचे दिए गए चित्र में दर्शाया जा सकता है।

एमआरपी (मटेरियल रिसोर्स प्लानिंग) खरीद प्रस्ताव बनाता है और बाद में खरीद मांग में परिवर्तित हो जाता है। अगला चरण खरीद मांग को स्रोत निर्दिष्ट करना और खरीद मांग जारी करना है। पीआर खरीद आदेश में परिवर्तित हो जाता है और माल प्राप्ति पर खरीद प्रक्रिया को पूरा करने के लिए चालान रसीद बनाई जा सकती है। इसके अतिरिक्त भुगतान संसाधित किया जाता है (एफआई मॉड्यूल में)।

खरीद एमआरपी से शुरू नहीं होती है, इसे उपभोग आधारित योजना या पीआर या पीओ के प्रत्यक्ष निर्माण द्वारा शुरू किया जा सकता है।

एमआरपी एक सिस्टम फ़ंक्शन है जो सामग्री और बीओएम दोनों स्तर पर सामग्री की आवश्यकताओं को निर्धारित करता है। बीओएम (Bill सामग्री का) घटकों और उपघटकों की एक सूची है जिनसे एक एकल सामग्री बनी होती है।

खरीद में मात्र बुनियादी दस्तावेजों में से एक SAP एक खरीद अनुरोध है.

परचेज़ रेक्विज़ीशन

क्रय अनुरोध स्वचालित रूप से सिस्टम द्वारा या मैन्युअल रूप से बनाए जा सकते हैं। उन्हें क्रय आदेशों में परिवर्तित किया जा सकता है, लेकिन केवल रिलीज़ (क्रय अनुरोध की स्वीकृति) पर।

इस पाठ में हम कई विषयों को कवर करेंगे जो क्रय अनुरोध को समझने और बनाने में मदद कर सकते हैं।

नए बनाए गए दस्तावेजों को दस्तावेज संख्या प्रदान करने के उद्देश्य से, अन्य दस्तावेजों की तरह ही क्रय अनुरोधों में संख्या सीमा की आवश्यकता होती है।

Later, इन संख्या श्रेणियों को विभिन्न दस्तावेज़ प्रकारों को सौंपा जा रहा है जिन्हें हम खरीद अनुरोध प्रसंस्करण में उपयोग करने के लिए परिभाषित कर सकते हैं।

हम आवश्यकता ट्रैकिंग नंबर को भी कवर करेंगे जो मूल रूप से एक संख्या/अक्षर संयोजन है जिसे कुछ महत्वपूर्ण आवश्यकताओं को ट्रैक करने के लिए कई दस्तावेजों को विशिष्ट रूप से सौंपा जा सकता है।

आप देखेंगे कि स्रोत निर्धारण कैसे काम करता है और यह क्यों उपयोगी है, साथ ही यह स्रोत हमारे क्रय दस्तावेज़ में कैसे निर्दिष्ट किया जा सकता है।

अंत में, आप जानेंगे कि क्रय अनुरोध को कैसे संसाधित किया जाए, इसके निर्माण से लेकर इसे क्रय आदेश में परिवर्तित करने तक।

क्रय अनुरोध के लिए संख्या सीमा

खरीद मांग के लिए संख्या श्रेणियों का निर्धारण दस्तावेज़ प्रकार पर निर्भर करता है। कई अलग-अलग संख्या श्रेणियां बनाई जा सकती हैं और बाद में उन्हें एक विशिष्ट खरीद मांग प्रकार को सौंपा जा सकता है।

यह कस्टमाइज़िंग में किया जाता है। अनुरोध दस्तावेज़ प्रकारों में दो संख्या सीमाएँ निर्दिष्ट की जा सकती हैं। प्रत्येक दस्तावेज़ प्रकार को एक आंतरिक और एक बाहरी सीमा निर्दिष्ट की जाती है। आंतरिक संख्या सीमाएँ सिस्टम द्वारा स्वचालित रूप से बढ़ाई जा रही हैं, और बाहरी संख्याएँ मैन्युअल रूप से निर्दिष्ट की जाती हैं।

नीचे दी गई स्क्रीन खरीद अनुरोध के लिए संख्या श्रेणियों की एक सूची दर्शाती है।

'से' संख्या श्रेणी में प्रथम संख्या है, 'से' संख्या अंतिम उपलब्ध संख्या है, तथा 'वर्तमान संख्या' दस्तावेज़ को दी गई अंतिम संख्या है।

इसके अतिरिक्त, एक चेक बॉक्स भी है जो यह बताता है कि क्या यह एक बाह्य संख्या श्रेणी है।

उदाहरण के लिए, एक आंतरिक संख्या सीमा को 20000000 से 30000000 तक की सीमा के रूप में परिभाषित किया जा सकता है, इस मामले में इस अंतराल को निर्दिष्ट किए गए दस्तावेज़ प्रकार के दस्तावेज़ों को 20000001 से शुरू करके क्रमांकित किया जाएगा और बनाए गए प्रत्येक नए दस्तावेज़ के लिए 1 से वृद्धि की जाएगी। इस अंतराल के लिए उपलब्ध अंतिम संख्या 30000000 होगी, और यदि आपके दस्तावेज़ पूरी संख्या सीमा को भरते हैं तो इसे बढ़ाया जाना चाहिए। ऐसा शायद ही कभी होगा क्योंकि इसका मतलब होगा कि आपके पास 10 मिलियन खरीद अनुरोध दस्तावेज़ होंगे।

दस्तावेज़ प्रकार परिभाषा

दस्तावेज़ प्रकार परिभाषा एक खरीद अनुरोध के लिए विभिन्न दस्तावेज़ प्रकारों को परिभाषित करने की एक क्रिया है। यह खरीद अनुरोधों को समूहीकृत करने और इसके उपयोग को अधिक विस्तार से निर्दिष्ट करने में उपयोगी है। उदाहरण के लिए, हमारे पास मानक पीआर, उप-अनुबंध और स्टॉक हस्तांतरण हो सकते हैं। प्रत्येक दस्तावेज़ प्रकार एक विशेष आवश्यकता के अनुरूप होता है और उस तरीके से उपयोग करने के लिए कॉन्फ़िगर किया जाता है।

दस्तावेज़ प्रकार परिभाषा में, आप कई विकल्प परिभाषित कर सकते हैं। संख्या अंतराल (आंतरिक और बाह्य), आइटम अंतराल, फ़ील्ड चयन कुंजी, नियंत्रण संकेतक, समग्र रिलीज़ संकेतक (यह परिभाषित करता है कि PR में सभी आइटम एक साथ या व्यक्तिगत रूप से रिलीज़ किए जाएँगे)।

मानक क्रय अनुरोध दस्तावेज़ प्रकार SAP सभी स्थापनाओं में NB के रूप में परिभाषित किया गया है।

आवश्यकता ट्रैकिंग नंबर

इस नंबर का उपयोग विशिष्ट आवश्यकताओं को ट्रैक करने के लिए किया जाता है। इसे खरीद अनुरोध निर्माण के दौरान दर्ज किया जा सकता है और इसे खरीद आदेश दस्तावेज़ में कॉपी किया जाता है। इसे आइटम स्तर पर बनाए रखा जाता है और कई रिपोर्ट में इस नंबर द्वारा आइटम का चयन किया जा सकता है जैसे एमईएलबी.

• निष्पादित करना एमईएलबी लेन-देन।
• दबाएं चुनें बटन.

जब आप क्लिक करेंगे जारी रखें, आप प्रारंभिक चयन स्क्रीन पर वापस आ जाएंगे। आपके पास कई प्रकार के चयन विकल्प भी हैं और खोज को सीमित करने के लिए आपको सबसे उपयुक्त विकल्प चुनना चाहिए।

• आवश्यकता ट्रैकिंग संख्या(संख्याएँ) दर्ज करें।
• निष्पादित।

आपको ट्रैकिंग नंबर वाले दस्तावेजों की एक सूची प्रस्तुत की जाएगी।

स्रोत निर्धारण

स्रोत निर्धारण किसी आवश्यकता के लिए सबसे उपयुक्त स्रोत खोजने में सहायता करता है, उदाहरण के लिए, यह सुझाव दे सकता है कि किस रूपरेखा समझौते, किस आंतरिक खरीद स्रोत (संयंत्र) या किस विक्रेता का उपयोग किसी निश्चित समय पर विशिष्ट सामग्रियों के ऑर्डर के लिए किया जा सकता है।

स्रोत निर्धारण वास्तविक निर्धारण प्रक्रिया के लिए मापदंडों के रूप में विभिन्न डेटा लेता है। इनमें रूपरेखा समझौता, खरीद जानकारी रिकॉर्ड, हमारी कंपनी में संयंत्र, कोटा व्यवस्था, स्रोत सूची शामिल हैं।

किसी आवश्यकता के लिए सर्वोत्तम संभावित स्रोत का निर्धारण करते समय इन सभी बातों को ध्यान में रखा जाता है।

पहली जाँच किसके माध्यम से की जाती है कोटा व्यवस्था जहां सिस्टम यह निर्धारित करता है कि क्या सामग्री के लिए प्रासंगिक कोटा व्यवस्था के साथ कोई उपयुक्त स्रोत मौजूद है, और यदि उपयुक्त स्रोत मिल जाता है तो उसका चयन किया जाता है, तथा स्रोत के लिए अतिरिक्त खोज रोक दी जाती है।

यदि नहीं, तो सिस्टम स्रोत सूची इसमें वैध स्रोतों की खोज की जाती है। स्रोत सूची में निश्चित और अवरुद्ध रिकॉर्ड शामिल होते हैं। निश्चित रिकॉर्ड विशिष्ट सामग्री के लिए निश्चित विक्रेताओं के लिए एक निश्चित अवधि के लिए वैध हैं। अवरुद्ध रिकॉर्ड जब तक वे इस स्थिति में हैं, उन्हें स्रोत के रूप में उपयोग नहीं किया जा सकता।

अंत में सिस्टम देखता है रूपरेखा समझौता और जानकारी रिकॉर्ड विश्वसनीय स्रोतों के लिए और उन्हें आवश्यकता सौंपता है। आपने पिछले पाठ में देखा है कि खरीद जानकारी रिकॉर्ड क्या है, और रूपरेखा समझौता एक शेड्यूलिंग समझौता या अनुबंध है जिसका उपयोग स्रोत निर्धारण प्रक्रिया में इनपुट जानकारी के रूप में भी किया जाता है।

स्रोत निर्धारण का उपयोग करने के लिए, आपको खरीद अनुरोध प्रारंभिक स्क्रीन पर स्रोत निर्धारित करें चेक-बॉक्स पर टिक करना होगा।

स्रोत का असाइनमेंट

सिस्टम पृष्ठभूमि या अग्रभूमि स्रोत असाइनमेंट निष्पादित कर सकता है।

यदि खोज अग्रभूमि मोड में की जाती है, और एक से अधिक वैध स्रोत पाए जाते हैं, तो एक चयन सूची दिखाई देती है जिसमें से उपयोगकर्ता को उपयुक्त स्रोत का चयन करना चाहिए। यदि केवल एक उपयुक्त स्रोत पाया जाता है, तो इसे स्वचालित रूप से असाइन किया जाता है।

यदि खोज पृष्ठभूमि में की जाती है, तो एक ही स्रोत का निर्धारण किया जाना चाहिए और ऐसा करने के लिए सिस्टम लुकअप में विभिन्न कार्य निष्पादित करेगा।

उदाहरण के लिए, रूपरेखा अनुबंधों को खरीद जानकारी रिकॉर्ड स्रोत पर प्राथमिकता दी जाती है और विवाद की स्थिति में रूपरेखा अनुबंध स्रोत का चयन किया जाता है।

यदि रूपरेखा अनुबंधों में एक से अधिक वैध स्रोत पाए जाते हैं, तो नियमित विक्रेता के लिए एकमात्र वैध स्रोत ही होगा, और यदि कोई भी रिकॉर्ड नियमित विक्रेता के लिए नहीं है, तो स्रोत को मैन्युअल रूप से निर्धारित करना होगा।

आप देख सकते हैं कि सिस्टम द्वारा दो स्रोत प्रस्तुत किए गए हैं, जिनमें से हमें बेहतर स्रोत का चयन स्वयं करना होगा।