व्यवसाय विश्लेषण प्रक्रिया प्रवाह: चरण दर चरण ट्यूटोरियल

व्यवसाय विश्लेषण प्रक्रिया में अनुसरण किये जाने वाले चरण क्या हैं?

व्यवसाय विश्लेषण प्रक्रिया में निम्नलिखित चरण शामिल हैं। यह आपको व्यवसाय विश्लेषण प्रक्रिया के पहले दिन से लेकर योजना चरण के अंत तक मार्गदर्शन करेगा।

चरण 1) परियोजना के बारे में सभी जानकारी एकत्र करें

यह बिजनेस एनालिस्ट का परियोजना से संबंधित हर जानकारी को इकट्ठा करने की जिम्मेदारी, इसके लिए परियोजना से जुड़े लोगों (परियोजना प्रबंधक, परियोजना प्रायोजक, कार्यात्मक प्रबंधक या व्यवसाय स्वामी) से प्रश्न पूछना आवश्यक है।

एकत्रित की गई जानकारी में निम्नलिखित विषय शामिल होने चाहिए:

• परियोजना का दायरा और सीमाएँ
• संगठन को प्रभावित करने वाले वर्तमान कारक
• परियोजना जोखिम और बाधाएँ
• व्यापक संगठनात्मक संदर्भ

परियोजना में सक्रिय रूप से शामिल हितधारकों की पहचान करें। यह एक उपयुक्त समय है जब आप एक समीक्षा कर सकते हैं। हितधारक आवश्यकता विश्लेषण.

यह जानकारी एकत्रित करने के बाद, परियोजना में अपनी भूमिका का विश्लेषण करें और एक चेकलिस्ट बनाएं जिसे आप एक बिजनेस एनालिस्ट के रूप में शामिल कर सकते हैं, जैसे कि:

• आप अपने पिछले अनुभवों से क्या सीख लेकर वर्तमान परियोजना में इसे लागू कर सकते हैं?
• वर्तमान परियोजना के लिए आवश्यक दस्तावेज़ीकरण और योजना
• हितधारकों के साथ परियोजना के संभावित परिणामों पर चर्चा करना।
• परियोजना में शामिल सदस्यों की पहचान करें
• जब अतिरिक्त जानकारी की आवश्यकता हो, तो ग्राहक और हितधारकों के साथ बैठक आयोजित करें।
• अपेक्षित परिणाम और जिस प्रारूप में उनकी आवश्यकता है
• परियोजना को बेहतर ढंग से समझने के लिए आप मौजूदा दस्तावेज़ों की समीक्षा कर सकते हैं।
• कार्यप्रणाली (चंचल या झरनाजो परियोजना के लिए सबसे उपयुक्त होगा

चरण 2) हितधारकों की पहचान करें और एक व्यवस्था स्थापित करें Revबैठक का अवलोकन

दूसरे चरण में, एक सेटअप करें समीक्षा बैठक परियोजना प्रबंधक, हितधारकों और टीम के सदस्यों के साथ। एक अस्पष्ट कार्ययोजना अक्सर परियोजना की विफलता का कारण बनती है।

• परियोजना से क्या अपेक्षाएं हैं, इस बारे में स्पष्ट रहें।
• बैठक में प्रोजेक्ट मैनेजर, हितधारकों और टीम के सदस्यों को शामिल करें और प्रोजेक्ट से संबंधित प्रश्न पूछें।
• यदि आप किसी बिल्कुल नए प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं, तो प्रोजेक्ट मैनेजर या किसी ऐसे संपर्क व्यक्ति से पूछें जिसने पहले उस क्षेत्र में काम किया हो।

चरण 3) परियोजना से संबंधित सभी दस्तावेजों का विश्लेषण करें

इसके बाद, ठीक से विश्लेषण परियोजना से संबंधित सभी दस्तावेज, जैसे कि:

• व्यवसाय प्रक्रिया प्रलेखन
• व्यवसाय और सिस्टम आवश्यकताएँ दस्तावेज़
• कारोबारी मामले
• चार्ट और प्रवाह आरेख
• परियोजना योजनाएँ
• नियमावली
• रणनीति दस्तावेज और व्यवसाय योजनाएँ
• नीतियाँ और कानून

व्यावसायिक आवश्यकताओं के दस्तावेज़ में छिपी किसी भी जानकारी का पता लगाएं और tracवर्तमान प्रणालियों, प्रक्रियाओं, कार्यविधियों और संचालन में मौजूद कमियों के बारे में जानकारी दें। आपको उपलब्ध कराया गया दस्तावेज़ पुराना हो सकता है, इसलिए इसे अंतिम मानने से पहले सभी तथ्यों की पुष्टि कर लें।

चरण 4) आपके द्वारा खोजी गई सभी जानकारी और तथ्यों को रिकॉर्ड करें

शोध और विश्लेषण के दौरान आपको परियोजना के बारे में कई उपयोगी तथ्य मिलेंगे जिनमें बदलाव या कार्यान्वयन की आवश्यकता होगी। प्रत्येक निष्कर्ष को रिकॉर्ड करें ताकि बाद में उसकी समीक्षा की जा सके।

• रिपोर्टिंग आवश्यकताओं सहित व्यावसायिक आवश्यकताएँ
• व्यावसायिक प्रक्रियाएँ और सहायक प्रणालियाँ
• कार्यात्मक और गैर-कार्यात्मक आवश्यकताएं
• मुद्दे और जोखिम जो वर्तमान में परियोजना को प्रभावित कर रहे हैं

चरण 5) समस्या क्षेत्र को समझें

इस बिंदु तक आपको परियोजना की अच्छी समझ हो चुकी होगी, इसलिए आप आगे बढ़ सकते हैं। समस्या क्षेत्र की पहचान करेंआपको यह पता लगाना होगा:

• कौन सा व्यावसायिक कार्य प्रभावित होगा?
• व्यवसाय को प्रभावित करने वाले जोखिम और कारक
• परियोजना को प्रभावित करने वाली नीतियां और बाधाएं
• वे मूल्य जो परियोजना के महत्व के स्तर को निर्धारित करते हैं
• वे प्रणालियाँ जो वर्तमान में व्यावसायिक गतिविधियों का समर्थन करती हैं
• समस्या क्षेत्र का सारांश प्रस्तुत करने वाले दस्तावेज़, उदाहरण के लिए वार्षिक रिपोर्ट।
• वे मुद्दे जो वर्तमान में व्यवसाय को वांछित परिणाम प्राप्त करने से रोकते हैं
• क्या प्रस्तावित परिवर्तन समस्या क्षेत्र में कोई फर्क पैदा करता है?

चरण 6) व्यावसायिक आवश्यकताओं को प्रस्तुत करें

एक बार जब आप सभी व्यावसायिक आवश्यकताओं को एकत्रित कर लेते हैं और समस्या क्षेत्र को समझ लेते हैं, तो अगला कदम यह है: व्यावसायिक आवश्यकताओं को प्रस्तुत करना हितधारकों या परियोजना प्रबंधक को। प्रस्तुति की सामान्य तकनीकों में शामिल हैं:

• एक तालिका या स्प्रेडशीट
• एक आरेख या ग्राफ
• एक प्रोटोटाइप या सिमुलेशन
• एक संरचित पाठ टेम्पलेट या संरचित वाक्य

बिजनेस एनालिस्ट प्रक्रिया का संक्षिप्त अवलोकन प्रदान करने वाली शब्दावली:

• उद्देश्य: प्रस्तावित पहल के लिए आवश्यक व्यवसाय विश्लेषण गतिविधियों के उद्देश्य को परिभाषित करता है
• दायरा: शामिल और बहिष्कृत डिलिवरेबल्स को परिभाषित करता है
• मूल कारण: पहचाने गए मुद्दों के मूल कारणों को परिभाषित करता है
• वर्तमान स्थिति: यह उस समस्या को परिभाषित करता है जिसके कारण परिवर्तन की आवश्यकता होती है।
• नियोजित गतिविधियां: गतिविधि का कारण, डिलिवरेबल्स और डिलीवरी की तारीखें निर्धारित करता है
• हितधारक सहभागिता योजना: हितधारकों के साथ जुड़ाव की प्रक्रिया का संक्षिप्त विवरण देता है।
• गुणवत्ता प्रबंधन: उन गतिविधियों का वर्णन करता है जो परियोजना के परिणामों की गुणवत्ता सुनिश्चित करेंगी।
• Target शर्त: इसमें यह बताया गया है कि पहचाने गए महत्वपूर्ण मुद्दों का समाधान कैसे किया जाएगा।

बिज़नेस विश्लेषक के लिए त्वरित सुझाव

• बैठकों में प्रश्न पूछें
• हितधारक बैठक या समीक्षा से पहले तैयार रहें
• परिवर्तन और नए अनुभवों के प्रति अनुकूलनशील बनें।
• अपेक्षाओं को प्रबंधित करें
• प्रतिक्रिया का जवाब दें

व्यवसाय विश्लेषण प्रक्रिया के दौरान उत्पादित सामान्य परिणाम

प्रत्येक व्यावसायिक विश्लेषण प्रक्रिया कुछ दस्तावेज़ छोड़ जाती है जिनका उपयोग परियोजना टीम, प्रायोजक और लेखा परीक्षक कर सकते हैं। tracवापस लौटें। इन डिलिवरेबल्स को लगातार उत्पादित करना ही प्रक्रिया को विभिन्न परियोजनाओं में दोहराने योग्य बनाता है।

• व्यवसाय विश्लेषण योजना: विश्लेषण कार्य के लिए अपनाई जाने वाली पद्धति, समयसीमा और हितधारकों के साथ सहभागिता की योजना का वर्णन करता है।
• हितधारक रजिस्टर: इसमें प्रत्येक हितधारक को उनकी भूमिका, प्रभाव, अपेक्षाओं और पसंदीदा संचार चैनल के साथ सूचीबद्ध किया गया है।
• व्यावसायिक आवश्यकता दस्तावेज़ (बीआरडी): यह गैर-तकनीकी हितधारकों को समझ में आने वाली भाषा में उच्च-स्तरीय व्यावसायिक आवश्यकताओं, उद्देश्यों और सफलता के मानदंडों को दर्शाता है।
• कार्यात्मक और गैर-कार्यात्मक आवश्यकताएँ: बीआरडी को सिस्टम व्यवहार, गुणवत्ता विशेषताओं और बाधाओं में अनुवादित करें जिनके आधार पर डेवलपर और परीक्षक निर्माण कर सकें।
• प्रक्रिया मॉडल और उपयोग के उदाहरण: बीपीएमएन आरेख, यूएमएल उपयोग मामलों या गतिविधि आरेखों का उपयोग करके वर्तमान और भविष्य की कार्यप्रवाह स्थितियों को दर्शाएं।
• आवश्यकताएँ Tracयोग्यता मैट्रिक्स (आरटीएम): यह प्रत्येक आवश्यकता को उसके स्रोत, उसके डिज़ाइन तत्व और उसे सत्यापित करने वाले परीक्षणों से जोड़ता है।
• परिवर्तन अनुरोध लॉग: कार्यक्षेत्र में होने वाले प्रत्येक परिवर्तन, उसके प्रभाव, निर्णय और अनुमोदक का रिकॉर्ड रखता है ताकि ऑडिट प्रक्रिया बरकरार रहे।

इन डिलिवरेबल्स को कॉन्फ्लुएंस, शेयरपॉइंट या किसी समर्पित आवश्यकता प्रबंधन टूल जैसे साझा रिपॉजिटरी में संग्रहीत किया जाना चाहिए ताकि टीम का प्रत्येक सदस्य एक ही संस्करण पर काम कर सके।

व्यावसायिक विश्लेषण प्रक्रिया में बचने योग्य सामान्य गलतियाँ

डिलीवरी के दबाव में अनुभवी बिजनेस एनालिस्ट भी ऐसी ही गलतियों का शिकार हो जाते हैं। नीचे दी गई गलतियों से सावधान रहने से प्रोजेक्ट में बाद में होने वाले अधिकांश पुनर्कार्य और कार्यक्षेत्र संबंधी अप्रत्याशित समस्याओं से बचा जा सकता है।

• दिवसping समस्या को परिभाषित करने से पहले ही समाधान पर पहुंच जाना: समस्या की मूल वजह को समझे बिना किसी सिस्टम, टूल या फीचर का प्रस्ताव देने से महंगा पुनर्कार्य करना पड़ता है और ऐसा समाधान निकलता है जो वास्तविक व्यावसायिक आवश्यकता को पूरा नहीं करता है।
• स्किपping हितधारकों का सत्यापन: सिस्टम का उपयोग करने वाले लोगों की सहमति के बिना आवश्यकताओं को रिकॉर्ड करने से ऐसी कमियां पैदा होती हैं जो केवल उपयोगकर्ता स्वीकृति परीक्षण के दौरान ही सामने आती हैं।
• आवश्यकताओं को स्थिर मानना: किसी प्रोजेक्ट के दौरान व्यावसायिक ज़रूरतें बदलती रहती हैं। एक बिज़नेस एनालिस्ट जो आवश्यकताओं के भंडार को बनाए नहीं रखता है और tracयोग्यता मैट्रिक्स जल्द ही अपने दायरे पर नियंत्रण खो देता है।
• सहयोग करने के बजाय अत्यधिक दस्तावेज़ीकरण करना: 200 पन्नों का ऐसा बीआरडी तैयार करना जिसे कोई पढ़ता ही नहीं, नियमित कार्य सत्रों और दृश्य मॉडलों के साथ तैयार किए गए एक छोटे दस्तावेज़ से भी बदतर है।
• केवल सुखद मार्ग पर ध्यान केंद्रित करना: अपवाद मामलों, त्रुटि प्रबंधन और गैर-कार्यात्मक आवश्यकताओं की कमी से उत्पादन में दोष उत्पन्न होते हैं और उपयोगकर्ताओं के साथ विश्वास कम होता है।
• अलग-थलग रहकर काम करना: डेवलपर्स, टेस्टर्स और ऑपरेशंस टीमों के बिना आवश्यकताओं का विश्लेषण करने से व्यवहार्यता संबंधी जोखिम और आगे आने वाली बाधाएं छूट जाती हैं, जिन्हें संयुक्त समीक्षा में पकड़ा जा सकता था।
• अस्पष्ट या संदिग्ध भाषा का प्रयोग करना: "उपयोगकर्ता के अनुकूल", "तेज़" या "लचीला" जैसे शब्द, बिना किसी मापने योग्य स्वीकृति मानदंड के, असहमति पैदा करते हैं जो केवल तभी सामने आती है जब उस सुविधा का प्रदर्शन किया जाता है।

व्यवसाय विश्लेषण प्रक्रिया में सहायक लोकप्रिय उपकरण

सही टूलसेट व्यावसायिक विश्लेषण प्रक्रिया के हर चरण में सहायक होता है, प्रारंभिक जानकारी प्राप्त करने से लेकर अनुमोदन तक। अधिकांश टीमें एक हल्के बैकलॉग टूल, एक मॉडलिंग टूल और एक दस्तावेज़ीकरण प्लेटफ़ॉर्म का संयोजन करती हैं।

• जीरा और Azure देवोप्स: Tracएजाइल डिलीवरी टीमों में k एपिक्स, यूजर स्टोरीज और डिफेक्ट्स को मैनेज करें और आवश्यकताओं को स्प्रिंट वर्क से जोड़ें।
• कॉन्फ्लुएंस, शेयरपॉइंट और Notion: व्यापार विश्लेषण योजना, बैठक के नोट्स, निर्णय और बीआरडी को एक ऐसे खोज योग्य स्थान पर संग्रहीत करें जहां हितधारक उन तक पहुंच सकें।
• Microsoft Visio, Lucidchartऔर draw.io: वर्कफ़्लो और हैंडऑफ़ को दृश्यमान बनाने वाले बीपीएमएन प्रोसेस फ़्लो, यूज़ केस डायग्राम और डेटा मॉडल बनाएं।
• जामा कनेक्ट, IBM दरवाजे, Modern Requirementsऔर विज़र: आधारभूत मानकों के साथ बड़े पैमाने पर आवश्यकताओं का प्रबंधन करें। tracविनियमित परियोजनाओं के लिए व्यवहार्यता और प्रभाव विश्लेषण।
• Miro और भित्ति चित्र: दूरस्थ खोज और उपयोगकर्ता यात्रा मानचित्र को सुगम बनानाpingऔर आत्मीयता मानचित्रping कार्यशालाएं वास्तविक समय में आयोजित की जाएंगी।
• बलसामिक और Figma: विकास शुरू होने से पहले व्यावसायिक उपयोगकर्ताओं के साथ प्रस्तावित स्क्रीन को मान्य करने के लिए लो-फिडेलिटी वायरफ्रेम और हाई-फिडेलिटी प्रोटोटाइप तैयार करें।

छोटी टीमें अक्सर जीरा, कॉन्फ्लुएंस और अन्य सॉफ्टवेयर से शुरुआत करती हैं। Lucidchartबड़े या विनियमित कार्यक्रमों में एक समर्पित आवश्यकता प्रबंधन उपकरण जोड़ा जाता है। tracदेयता, आधारभूत स्तर और लेखापरीक्षा संबंधी विवरण अनिवार्य हो जाते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न