एक व्यवसाय विश्लेषक के रूप में आवश्यकताओं को कैसे व्यवस्थित करें
चार्ल्स मूर
व्यावसायिक आवश्यकता एक औपचारिक दस्तावेज़ है जो परियोजना या उत्पाद के लिए हितधारकों की आवश्यकता को संबोधित करता है। व्यावसायिक आवश्यकता को प्रस्तुत करने के लिए कोई मानक प्रारूप या टेम्पलेट नहीं है। हालाँकि, इसमें उत्पाद या परियोजना विवरण को चर्चा, विश्लेषण, दस्तावेजीकरण और सत्यापन के लिए पर्याप्त विस्तार से शामिल किया जाना चाहिए।
किसी व्यावसायिक आवश्यकता को निम्नलिखित में से किसी भी तरीके से प्रस्तुत किया जा सकता है:
- एक तालिका या स्प्रेडशीट
- एक आरेख (कार्यप्रवाह)
- एक ग्राफ
- एक मॉडल (इकाई-संबंध आरेख)
- एक प्रोटोटाइप या सिमुलेशन
- एक संरचित वाक्य या पाठ टेम्पलेट
व्यावसायिक आवश्यकता को कैसे व्यवस्थित और प्रस्तुत करें
नीचे आवश्यकताओं को लिखने और व्यवस्थित करने के चरण दिए गए हैं व्यापार विश्लेषक.
चरण 1) आवश्यकताओं को वर्गीकृत करें.
- विशिष्ट आवश्यकता को उसकी प्रासंगिक श्रेणियों में रखें।
- तकनीकी हितधारकों के लिए तकनीकी आवश्यकता श्रेणी होनी चाहिए, तथा गैर-तकनीकी हितधारकों के लिए सामान्य आवश्यकता श्रेणी होनी चाहिए।
- प्रत्येक संगठन को यह पता लगाना चाहिए कि कौन सी श्रेणी उनके मानकों के अनुरूप है।
- वर्गीकरण उनके प्रकारों (कार्यात्मक बनाम व्यावसायिक) के आधार पर भी किया जा सकता है। हालांकि यह सभी मामलों पर लागू नहीं होता है।
चरण 2) आवश्यकताओं की व्यवस्था करें.
आवश्यकताओं को तार्किक क्रम में इकट्ठा करें और व्यवस्थित करें। इसलिए जब हितधारक आवश्यकताओं की समीक्षा करते हैं, तो नेविगेट करना आसान होता है और साथ ही गायब वस्तुओं की पहचान भी होती है।
चरण 3) एक सूची तैयार करें.
उन आवश्यकताओं की सूची तैयार करें जिनकी विशिष्ट हितधारकों द्वारा समीक्षा की जानी है।
उदाहरण के लिए, यदि कोई हितधारक तकनीकी पृष्ठभूमि से है तो वह उत्पाद के केवल तकनीकी पहलू को ही जानना चाहेगा।
चरण 4) अद्वितीय पहचानकर्ताओं का उपयोग करें.
यदि एक-दूसरे का पता लगाना कठिन हो तो विशिष्ट पहचानकर्ताओं का उपयोग करें, इससे पता लगाना आसान हो जाएगा।
चरण 5) हितधारकों में वर्तमान आवश्यकता पसंदीदा विधि
कुछ परिदृश्यों में, आपको अलग-अलग हितधारकों के लिए एक ही आवश्यकता को अलग-अलग तरीकों से प्रस्तुत करना पड़ सकता है। उदाहरण के लिए, एक हितधारक ग्राफ़िकल प्रारूप पसंद करता है जबकि दूसरा संरचित वाक्य प्रारूप पसंद करता है।
चरण 6) विषय-सूची तैयार करें।
सभी आवश्यकताओं के लिए विषय-सूची बनाएँ। इससे हितधारकों को आवश्यकताओं को आसानी से ट्रैक करने में मदद मिलती है।
चरण 7) व्यवसाय विश्लेषण उपकरण का उपयोग करें.
व्यवसाय विश्लेषण उपकरण जो आवश्यकताओं को प्रस्तुत करने और वर्गीकृत करने में मदद करते हैं
चरण 8) प्रक्रिया प्रवाह के अनुसार आवश्यकता दस्तावेजों को व्यवस्थित करें।
अपने आवश्यकता दस्तावेज़ में, सभी अनावश्यक आवश्यकताओं को हटा दें, और प्रक्रिया प्रवाह के अनुसार आवश्यकता दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करें।
चरण 9) आवश्यकताओं का मानचित्र बनाएं.
आपके द्वारा एकत्रित की गई आवश्यकताओं को प्रक्रिया प्रवाह के किसी विशेष चरण से जोड़ें, इससे समीक्षकों को आवश्यकताओं को प्रक्रिया प्रवाह से जोड़ने में सहायता मिलेगी।
चरण 10) तालिका एवं बुलेट पॉइंट का उपयोग करें।
जटिल आवश्यकताओं को प्रस्तुत करने के लिए तालिका का उपयोग करें। आवश्यकता के मुख्य पहलू को उजागर करने के लिए बुलेट पॉइंट का उपयोग करें।
व्यावसायिक आवश्यकता दस्तावेज़ लिखने और प्रस्तुत करने के लिए उपयोगी सुझाव
हितधारकों के लिए व्यावसायिक आवश्यकताओं की बेहतर प्रस्तुति और ट्रैकिंग के लिए, यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं जो बीए (बिजनेस एनालिस्ट) के लिए उपयोगी हो सकते हैं।
- वर्गीकरण की आवश्यकता समय लेने वाली है और हर संगठन के लिए हर बार एक नई श्रेणी बनाना संभव नहीं हो सकता है। सर्वोत्तम अभ्यास के लिए, यह अनुशंसा की जाती है कि श्रेणियों का एक मानक सेट होना चाहिए जिसका उपयोग बीए, हितधारकों, विषय विशेषज्ञों और तकनीकी टीमों द्वारा आम तौर पर किया जा सके।
- आपकी आवश्यकता आपके दर्शकों के संदर्भ में तैयार की जानी चाहिए। समझें कि मुख्य खिलाड़ी, प्रभावित करने वाले और निर्णय लेने वाले कौन हैं। (हितधारक, तकनीकी कर्मचारी, डेवलपर्स, आदि)
- एक समय में एक आवश्यकता परिभाषित करें। प्रत्येक आवश्यकता परमाण्विक होनी चाहिए।
- आदि, लगभग, आदि जैसे संक्षिप्त शब्दों का प्रयोग न करके अस्पष्टता से बचें।
- ऐसी आवश्यकता का उल्लेख न करें जिसे अभी परिभाषित किया जाना है।
- दोहरावपूर्ण एवं विरोधाभासी बयानों से बचें।
- जटिल आवश्यकताओं को प्रबंधनीय और समीक्षा योग्य बिंदुओं में विभाजित करें।
- यह बताने से बचें कि सिस्टम कुछ कैसे करेगा, केवल यह बताएं कि सिस्टम क्या करेगा।
