Πώς να οργανώσετε τις απαιτήσεις ως επιχειρησιακός αναλυτής

Μια επιχειρηματική απαίτηση είναι ένα επίσημο έγγραφο που καταγράφει τις ανάγκες των ενδιαφερόμενων μερών για ένα έργο ή προϊόν. Δεν υπάρχει μία ενιαία τυποποιημένη μορφή για την παρουσίαση των επιχειρηματικών απαιτήσεων, αλλά κάθε έκδοση θα πρέπει να καλύπτει το προϊόν ή το έργο με αρκετή λεπτομέρεια ώστε να συζητηθεί, να αναλυθεί, να τεκμηριωθεί και να επικυρωθεί.

Μια επιχειρηματική απαίτηση μπορεί να παρουσιαστεί με οποιονδήποτε από τους παρακάτω τρόπους:

• Ένας πίνακας ή ένα υπολογιστικό φύλλο
• Ένα διάγραμμα (ροή εργασίας)
• Ένα γράφημα
• Ένα μοντέλο (διάγραμμα σχέσης οντότητας)
• Ένα πρωτότυπο ή προσομοίωση
• Μια δομημένη πρόταση ή πρότυπο κειμένου

Πώς να οργανώσετε και να παρουσιάσετε μια επιχειρηματική απαίτηση

Παρακάτω παρατίθενται τα βήματα για τη σύνταξη και την οργάνωση των απαιτήσεων ως Business Analyst.

Βήμα 1) Κατηγοριοποιήστε τις απαιτήσεις.

• Τοποθετήστε κάθε απαίτηση στην κατηγορία στην οποία ανήκει.
• Τα τεχνικά ενδιαφερόμενα μέρη θα πρέπει να βλέπουν μια κατηγορία τεχνικών απαιτήσεων και τα μη τεχνικά ενδιαφερόμενα μέρη θα πρέπει να βλέπουν μια κατηγορία επιχειρηματικών ή γενικών απαιτήσεων.
• Κάθε οργανισμός θα πρέπει να αποφασίσει ποιες κατηγορίες ταιριάζουν στα δικά του πρότυπα.
• Η κατηγοριοποίηση μπορεί επίσης να βασίζεται στον τύπο απαίτησης — λειτουργική έναντι επιχειρηματικής — αν και αυτός ο διαχωρισμός δεν ταιριάζει σε κάθε έργο.

Βήμα 2) Τακτοποιήστε τις απαιτήσεις.
Συγκεντρώστε και τακτοποιήστε τις απαιτήσεις με λογική σειρά, ώστε τα ενδιαφερόμενα μέρη να μπορούν να πλοηγηθούν εύκολα στο έγγραφο και να εντοπίσουν στοιχεία που λείπουν.

Βήμα 3) Ετοιμάστε μια λίστα.
Προετοιμάστε μια λίστα αναθεώρησης των απαιτήσεων, ομαδοποιημένων ανά ενδιαφερόμενο μέρος που πρέπει να τις εγκρίνει.

Για παράδειγμα, ένας ενδιαφερόμενος με τεχνικό υπόβαθρο θα ενδιαφέρεται μόνο για την τεχνική πτυχή του προϊόντος.

Βήμα 4) Χρησιμοποιήστε μοναδικά αναγνωριστικά.
If tracη ανταλλαγή απαιτήσεων μεταξύ τους είναι δύσκολη, χρησιμοποιήστε μοναδικά αναγνωριστικά για να κάνετε tracδυνατότητα ευκολότερη.

Βήμα 5) Παρουσιάστε τις απαιτήσεις με την προτιμώμενη μέθοδο του ενδιαφερόμενου μέρους.
Μπορεί να χρειαστεί να παρουσιάσετε την ίδια απαίτηση σε διαφορετικές μορφές για διαφορετικά ενδιαφερόμενα μέρη — κάποιος προτιμά μια γραφική προβολή, ενώ κάποιος προτιμά δομημένες προτάσεις.

Βήμα 6) Ετοιμάστε έναν πίνακα περιεχομένων.
Δημιουργήστε έναν πίνακα περιεχομένων για όλες τις απαιτήσεις. Βοηθά τα ενδιαφερόμενα μέρη track και εντοπίστε τα γρήγορα.

Βήμα 7) Χρησιμοποιήστε εργαλεία επιχειρηματικής ανάλυσης.
Χρήση Εργαλεία Επιχειρηματικής Ανάλυσης που βοηθούν στην παρουσίαση και κατηγοριοποίηση των απαιτήσεων με συνέπεια σε όλες τις εκδόσεις.

Βήμα 8) Οργάνωση εγγράφων απαιτήσεων με βάση τη ροή της διαδικασίας.
Αφαιρέστε τις περιττές απαιτήσεις από το έγγραφο και οργανώστε τις επιζώντες με βάση τη ροή διεργασίας που υποστηρίζουν.

Βήμα 9) Χαρτογραφήστε τις απαιτήσεις.
Αντιστοιχίστε κάθε απαίτηση που συγκεντρώνετε σε ένα συγκεκριμένο βήμα της ροής της διαδικασίας, ώστε οι αναθεωρητές να μπορούν να συσχετίσουν την απαίτηση με τη ροή εργασίας που υποστηρίζει.

Βήμα 10) Χρησιμοποιήστε σημεία πίνακα και κουκκίδων.
Χρησιμοποιήστε πίνακες για να παρουσιάσετε σύνθετες απαιτήσεις και κουκκίδες για να επισημάνετε τις βασικές πτυχές της καθεμίας.

Χρήσιμες συμβουλές για τη σύνταξη και την παρουσίαση ενός εγγράφου επιχειρηματικών απαιτήσεων

Για καλύτερη παρουσίαση και tracβασιλιά των επιχειρηματικών απαιτήσεων, οι ακόλουθες συμβουλές είναι χρήσιμες για κάθε Αναλυτή Επιχειρήσεων (BA).

• Η κατηγοριοποίηση των απαιτήσεων είναι χρονοβόρα, επομένως ορίστε ένα τυποποιημένο σύνολο κατηγοριών που οι BA, τα ενδιαφερόμενα μέρη, οι ειδικοί στο θέμα και οι τεχνικές ομάδες μπορούν να επαναχρησιμοποιούν σε όλα τα έργα αντί να εφευρίσκουν νέες κάθε φορά.
• Προετοιμάστε κάθε απαίτηση στο πλαίσιο του κοινού της. Κατανοήστε τους βασικούς παράγοντες, τους παράγοντες επιρροής και τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων (ενδιαφερόμενους, τεχνικό προσωπικό, προγραμματιστές κ.ο.κ.).
• Καθορίστε μία απαίτηση τη φορά. Κάθε απαίτηση πρέπει να είναι ατομική.
• Αποφύγετε την ασάφεια — μην χρησιμοποιείτε αόριστους προσδιορισμούς όπως «κ.λπ.» ή «περίπου» σε μια δήλωση απαίτησης.
• Μην αναφέρεστε σε απαίτηση που δεν έχει ακόμη οριστεί.
• Αφαιρέστε διπλότυπες και αντιφατικές δηλώσεις από το έγγραφο.
• Χωρίστε τις σύνθετες απαιτήσεις σε μικρότερα, διαχειρίσιμα και αναθεωρήσιμα σημεία.
• Περιγράφω τι το σύστημα θα το κάνει, όχι Αυτό που μπερδεύει, είναι το πώς. θα το κάνει — η υλοποίηση ανήκει στη φάση του σχεδιασμού.

Δημοφιλείς τεχνικές για την απεικόνιση των επιχειρηματικών απαιτήσεων

Ένας τοίχος με πεζά κείμενα είναι ο πιο γρήγορος τρόπος για να χάσετε ένα ενδιαφερόμενο μέρος. Οι Επιχειρηματικοί Αναλυτές συνδυάζουν κάθε απαίτηση που βασίζεται σε κείμενο με ένα οπτικό στοιχείο, ώστε η πρόθεση να είναι σαφής με την πρώτη ματιά. Οι ακόλουθες τεχνικές εμφανίζονται στον Οδηγό BABOK και στις περισσότερες πρακτικές Επιχειρηματικής Ανάπτυξης.

• Μοντέλο Επιχειρηματικών Διαδικασιών και Σημειογραφία (BPMN): Διαγράμματα ολοκληρωμένων επιχειρηματικών διαδικασιών με ομάδες, λωρίδες, πύλες και συμβάντα. Το BPMN είναι ιδανικό για να δείχνει ποιος κάνει τι και πότε.
• Διαγράμματα Περιπτώσεων Χρήσης και Descriptιόντα: Καταγράψτε τις αλληλεπιδράσεις δρώντων-συστήματος και τα αποτελέσματα που αναμένει κάθε δρών. Κατάλληλο για εκκρεμότητες που βασίζονται σε λειτουργίες.
• Ιστορίες χρηστών με κριτήρια αποδοχής: Σύντομες δηλώσεις «Ως … θέλω … έτσι ώστε …» σε συνδυασμό με κριτήρια Δεδομένου-Πότε-Τότε. Η προεπιλεγμένη μορφή σε ευέλικτες ομάδες.
• Σχέδια και μακέτες: Οθόνες χαμηλής ή μεσαίας πιστότητας που παράγονται σε Figma, Μπαλσαμίκ, ή Axure που καθιστούν τις απαιτήσεις UI απτές για μη τεχνικούς ενδιαφερόμενους.
• Διαγράμματα Σχέσεων Οντοτήτων (ERD): Δείξτε τις οντότητες δεδομένων που πρέπει να αποθηκεύσει η λύση και τις σχέσεις μεταξύ τους — κρίσιμο για τις απαιτήσεις αναφοράς και ενοποίησης.
• Διαγράμματα Ροής Δεδομένων (DFD): Tracτον τρόπο με τον οποίο τα δεδομένα κινούνται μέσω διαδικασιών, αποθηκευτικών χώρων και εξωτερικών φορέων, ειδικά σε έργα ανάλυσης ή ολοκλήρωσης.

Αντιστοιχίστε την τεχνική στο κοινό: τα στελέχη ανταποκρίνονται σε χάρτες διεργασιών και διαγράμματα διαδρομής, οι προγραμματιστές ανταποκρίνονται σε ERD και ιστορίες χρηστών και οι τελικοί χρήστες ανταποκρίνονται σε wireframes και πρωτότυπα.

Κοινά εργαλεία για την οργάνωση εγγράφων επιχειρηματικών απαιτήσεων

Μόλις ο αριθμός των απαιτήσεων ξεπεράσει τις μερικές δωδεκάδες, ένα έγγραφο του Word σταματά να κλιμακώνεται. Οι Επιχειρηματικοί Αναλυτές μεταβαίνουν σε ειδικά σχεδιασμένα εργαλεία που υποστηρίζουν τη δημιουργία βάσεων, την αναθεώρηση, tracδυνατότητα και έλεγχος αλλαγών. Τα παρακάτω είναι τα πιο ευρέως χρησιμοποιούμενα σε ολόκληρο τον κλάδο.

• Jira με Confluence: Ο προεπιλεγμένος συνδυασμός για ευέλικτες ομάδες. Οι απαιτήσεις εμφανίζονται ως έπη και ιστορίες στο Jira, υποστηριζόμενες από σελίδες Confluence που περιέχουν την αφήγηση και τα διαγράμματα BRD.
• Jama Connect: Επιχειρηματική πλατφόρμα που επικεντρώνεται στη διαχείριση απαιτήσεων, τη δημιουργία βάσεων δεδομένων και την ζωντανή μετάδοση. tracδυνατότητα για ρυθμιζόμενες βιομηχανίες όπως οι ιατρικές συσκευές και η αεροδιαστημική.
• IBM Engineering Requirements ΠΟΡΤΕΣ Διοίκησης: Ένα μακροχρόνιο εργαλείο που χρησιμοποιείται σε αμυντικά, αυτοκινητιστικά και κρίσιμα για την ασφάλεια συστήματα, όπου κάθε απαίτηση πρέπει να ικανοποιείται. tracεφικτός.
• Modern Requirements για Azure DevOps: Επεκτείνει Azure DevOps με αναθεώρηση, έγκριση, βασική γραμμή και εξαγωγή BRD σε στυλ Word απευθείας από στοιχεία εργασίας.
• Miro or Lucidchart: Εργαλεία λευκού πίνακα και διαγραμμάτων που χρησιμοποιούνται για τη σύνταξη BPMN, ERD, διαδρομών χρήστη και σημειώσεων εργαστηρίου που αργότερα τροφοδοτούν το επίσημο BRD.
• Μπαλσάμικ και Figma: Εργαλεία wireframe και πρωτοτύπων που διατηρούν τις απαιτήσεις του UI οπτικές αντί για κείμενο.

Επιλέξτε το σύνολο εργαλείων για την κλίμακα του έργου και τις ανάγκες ελέγχου. Τα μικρότερα έργα μπορούν να ξεκινήσουν με το Confluence και το Jira, ενώ τα ρυθμιζόμενα προγράμματα συνήθως χρειάζονται Jama ή DOORS για να ικανοποιήσουν τις απαιτήσεις. tracελέγχους ικανότητας.

Συνηθισμένα λάθη κατά την παρουσίαση επιχειρηματικών απαιτήσεων

Ακόμη και μια καλά ερευνημένη απαίτηση μπορεί να απορριφθεί εάν παρουσιαστεί με κακή παρουσίαση. Τα ακόλουθα λάθη εμφανίζονται στις περισσότερες μεταγενέστερες αξιολογήσεις της Βιομηχανίας και είναι αυτά που πρέπει να προσέξετε κατά την αναθεώρηση.

• Ανάμειξη του τι και του πώς: Slipping Η λεπτομέρεια υλοποίησης στη δήλωση απαίτησης δεσμεύει την ομάδα σχεδιασμού σε μια λύση πριν ολοκληρωθεί η ανάλυση.
• Ασαφής διατύπωση: Λέξεις όπως «γρήγορο», «φιλικό προς το χρήστη» ή «ευέλικτο» δεν είναι ελέγξιμες. Αντικαταστήστε τες με μετρήσιμα κριτήρια αποδοχής.
• Μία μορφή για κάθε ενδιαφερόμενο μέρος: Η παρουσίαση της ίδιας άποψης σε στελέχη, προγραμματιστές και τελικούς χρήστες συνήθως δεν τους ικανοποιεί. Προσαρμόστε τη μορφή στο κοινό.
• Λείπει tracικανότητα: Οι απαιτήσεις που δεν συνδέονται με επιχειρηματικούς στόχους, στοιχεία σχεδιασμού και δοκιμαστικές περιπτώσεις δεν μπορούν να υπερασπιστούν την αξιοπιστία τους όταν φτάσει ένα αίτημα αλλαγής.
• Χωρίς ιεράρχηση προτεραιοτήτων: Η παρουσίαση εκατοντάδων απαιτήσεων χωρίς το MoSCoW, τη σταθμισμένη βαθμολόγηση ή ένα παρόμοιο πλαίσιο αναγκάζει τα ενδιαφερόμενα μέρη να διαφωνούν για το εύρος αντί για την αξία.
• Υπερφορτωμένα έγγραφα: Η συμπύκνωση κάθε διαγράμματος, αρχείου καταγραφής και αιτιολογίας σε ένα ενιαίο PDF 200 σελίδων αποκρύπτει τις σημαντικές απαιτήσεις. Χωρίστε το BRD σε λογικές ενότητες με έναν σαφή πίνακα περιεχομένων.
• Μετάβασηping υπογραφή: Η παρουσίαση του BRD χωρίς επίσημο βήμα έγκρισης αφήνει ανοιχτό το ενδεχόμενο διόρθωσης του πεδίου εφαρμογής και κατηγοριών αργότερα κατά την παράδοση.

RevΗ εξέταση της BRD σε αυτήν τη λίστα πριν από κάθε συνάντηση με τα ενδιαφερόμενα μέρη εντοπίζει τα περισσότερα από τα ζητήματα που προκαλούν επανεπεξεργασία σε μεταγενέστερα στάδια.

Συχνές Ερωτήσεις