Πώς να οργανώσετε τις απαιτήσεις ως επιχειρησιακός αναλυτής

Μια επιχειρηματική απαίτηση είναι ένα επίσημο έγγραφο που καλύπτει τις ανάγκες των ενδιαφερομένων για το έργο ή το προϊόν. Δεν υπάρχει τυπική μορφή ή πρότυπο για την παρουσίαση της επιχειρηματικής απαίτησης. Ωστόσο, θα πρέπει να καλύπτει την περιγραφή του προϊόντος ή του έργου με αρκετή λεπτομέρεια για συζήτηση, ανάλυση, τεκμηρίωση και επικύρωση.

Μια επιχειρηματική απαίτηση μπορεί να παρουσιαστεί με οποιονδήποτε από τους παρακάτω τρόπους:

• Ένας πίνακας ή ένα υπολογιστικό φύλλο
• Ένα διάγραμμα (ροή εργασίας)
• Ένα γράφημα
• Ένα μοντέλο (διάγραμμα σχέσης οντότητας)
• Ένα πρωτότυπο ή προσομοίωση
• Μια δομημένη πρόταση ή πρότυπο κειμένου

Πώς να οργανώσετε και να παρουσιάσετε μια επιχειρηματική απαίτηση

Ακολουθούν τα βήματα για τη σύνταξη και την οργάνωση των απαιτήσεων ως α Business Analyst.

Βήμα 1) Κατηγοριοποιήστε τις απαιτήσεις.

• Θέστε ειδική απαίτηση στις σχετικές κατηγορίες του.
• Για τα τεχνικά ενδιαφερόμενα μέρη θα πρέπει να υπάρχει κατηγορία τεχνικών απαιτήσεων, για τα μη τεχνικά ενδιαφερόμενα μέρη θα πρέπει να υπάρχει κατηγορία γενικών απαιτήσεων.
• Κάθε οργανισμός πρέπει να καταλάβει ποια κατηγορία ταιριάζει στα πρότυπά του.
• Η κατηγοριοποίηση μπορεί να γίνει και με βάση τους τύπους τους (λειτουργική έναντι επιχείρησης). Αν και αυτό δεν ισχύει για όλες τις περιπτώσεις.

Βήμα 2) Τακτοποιήστε τις απαιτήσεις.
Συγκεντρώστε και τακτοποιήστε τις απαιτήσεις με λογική σειρά. Έτσι, όταν τα ενδιαφερόμενα μέρη εξετάζουν τις απαιτήσεις, είναι εύκολο να πλοηγηθείτε και επίσης να εντοπίσετε στοιχεία που λείπουν.

Βήμα 3) Ετοιμάστε μια λίστα.
Ετοιμάστε μια λίστα με τις απαιτήσεις που πρόκειται να επανεξεταστούν από συγκεκριμένα ενδιαφερόμενα μέρη.

Για παράδειγμα, εάν ένας ενδιαφερόμενος προέρχεται από τεχνικό υπόβαθρο, τότε θα ήθελε να γνωρίζει μόνο την τεχνική πτυχή του προϊόντος.

Βήμα 4) Χρησιμοποιήστε μοναδικά αναγνωριστικά.
Εάν η απαίτηση εντοπισμού μεταξύ τους είναι δύσκολη, τότε χρησιμοποιήστε μοναδικά αναγνωριστικά, ευκολία στην ιχνηλασιμότητα.

Βήμα 5) Παρούσα απαίτηση στην προτιμώμενη μέθοδος από τα ενδιαφερόμενα μέρη
Σε ορισμένα σενάρια, ίσως χρειαστεί να παρουσιάσετε την ίδια απαίτηση με διαφορετικούς τρόπους για διαφορετικούς ενδιαφερόμενους. Για παράδειγμα, ένας ενδιαφερόμενος προτιμά μια γραφική μορφή ενώ ο άλλος προτιμά μια δομημένη μορφή πρότασης.

Βήμα 6) Ετοιμάστε έναν πίνακα περιεχομένων.
Δημιουργήστε έναν πίνακα περιεχομένου για όλες τις απαιτήσεις. Βοηθά τους ενδιαφερόμενους να παρακολουθούν εύκολα τις απαιτήσεις.

Βήμα 7) Χρησιμοποιήστε εργαλεία επιχειρηματικής ανάλυσης.
Εργαλεία Επιχειρηματικής Ανάλυσης που βοηθούν στην παρουσίαση και την κατηγοριοποίηση των απαιτήσεων

Βήμα 8) Οργάνωση εγγράφων απαιτήσεων με βάση τη ροή της διαδικασίας.
Στο έγγραφο απαίτησής σας, καταργήστε όλες τις περιττές απαιτήσεις και οργανώστε τα έγγραφα απαιτήσεων κατά ροή διαδικασίας.

Βήμα 9) Χαρτογραφήστε τις απαιτήσεις.
Αντιστοιχίστε τις απαιτήσεις που έχετε συγκεντρώσει σε ένα συγκεκριμένο βήμα σε μια ροή διαδικασίας και αυτό θα βοηθήσει τους αναθεωρητές να συσχετίσουν τις απαιτήσεις με τη ροή διεργασιών.

Βήμα 10) Χρησιμοποιήστε σημεία πίνακα και κουκκίδων.
Χρησιμοποιήστε έναν πίνακα για την παρουσίαση πολύπλοκων απαιτήσεων. Χρησιμοποιήστε κουκκίδες για να επισημάνετε τη βασική πτυχή της απαίτησης.

Χρήσιμες συμβουλές για τη σύνταξη και την παρουσίαση ενός εγγράφου επιχειρηματικών απαιτήσεων

Για καλύτερη παρουσίαση και παρακολούθηση των επιχειρηματικών απαιτήσεων για τους ενδιαφερόμενους, ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που μπορεί να είναι χρήσιμες για τον BA (Business Analyst).

• Η απαίτηση κατηγοριοποίησης είναι χρονοβόρα και μπορεί να μην είναι εφικτή για κάθε οργανισμό να δημιουργεί μια νέα κατηγορία κάθε φορά. Για βέλτιστες πρακτικές, συνιστάται να υπάρχει ένα πρότυπο σύνολο κατηγοριών που θα μπορούν να χρησιμοποιούνται συνήθως από BA, ενδιαφερόμενα μέρη, εμπειρογνώμονες σε θέματα και τεχνικές ομάδες.
• Η απαίτησή σας θα πρέπει να προετοιμαστεί στο πλαίσιο του κοινού σας. Κατανοήστε ποιοι είναι οι βασικοί παίκτες, οι παράγοντες επιρροής και οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων. (Ενδιαφερόμενα μέρη, τεχνικό προσωπικό, προγραμματιστές κ.λπ.)
• Καθορίστε μία απαίτηση τη φορά. Κάθε απαίτηση πρέπει να είναι ατομική.
• Αποφύγετε την ασάφεια αποφεύγοντας αρκτικόλεξα όπως κ.λπ., περίπου, και ούτω καθεξής.
• Μην αναφέρεστε σε απαίτηση που δεν έχει ακόμη καθοριστεί.
• Αποφύγετε διπλές και αντιφατικές δηλώσεις.
• Σπάστε τις πολύπλοκες απαιτήσεις σε διαχειρίσιμα και αναθεωρήσιμα σημεία.
• Αποφύγετε να περιγράψετε πώς το σύστημα θα κάνει κάτι, αναφέρετε μόνο τι θα κάνει το σύστημα.