Ροή Διαδικασίας Επιχειρηματικής Ανάλυσης: Βήμα προς βήμα Οδηγός

Ποια είναι τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε στη Διαδικασία Επιχειρηματικής Ανάλυσης;

Τα παρακάτω είναι τα βήματα που εμπλέκονται στη διαδικασία επιχειρηματικής ανάλυσης. Θα σας καθοδηγήσει από τη διαδικασία επιχειρηματικής ανάλυσης της πρώτης ημέρας μέχρι το τέλος του σταδίου σχεδιασμού.

Βήμα 1) Συλλέξτε όλες τις πληροφορίες σχετικά με το έργο

Είναι η Αναλυτής Επιχειρήσεων ευθύνη να συλλέγει κάθε λεπτομέρεια που σχετίζεται με το έργο, υποβάλλοντας ερωτήσεις στα άτομα που συνδέονται με αυτό (υπεύθυνος έργου, χορηγός έργου, λειτουργικός διευθυντής ή ιδιοκτήτης επιχείρησης).

Οι πληροφορίες που συλλέγονται θα πρέπει να καλύπτουν τα ακόλουθα θέματα:

• Πεδίο και όρια του έργου
• Τρέχοντες παράγοντες που επηρεάζουν τον οργανισμό
• Κίνδυνος και περιορισμοί του έργου
• Ευρύτερο οργανωτικό πλαίσιο

Προσδιορίστε τα ενδιαφερόμενα μέρη που συμμετέχουν ενεργά στο έργο. Αυτή είναι επίσης μια καλή στιγμή για να διεξαχθεί μια Ανάλυση αναγκών ενδιαφερομένων.

Αφού συγκεντρώσετε αυτές τις πληροφορίες, αναλύστε τον ρόλο σας στο έργο και δημιουργήστε μια λίστα ελέγχου που μπορείτε να συμπεριλάβετε ως Επιχειρηματικός Αναλυτής, όπως:

• Ποια διδάγματα από προηγούμενη εμπειρία μπορείτε να εφαρμόσετε στο τρέχον έργο
• Απαιτούμενη τεκμηρίωση και σχεδιασμός για το τρέχον έργο
• Συζήτηση των πιθανών αποτελεσμάτων του έργου με τα ενδιαφερόμενα μέρη
• Προσδιορίστε τα μέλη που συμμετέχουν στο έργο
• Διοργάνωση συνάντησης με τον πελάτη και τα ενδιαφερόμενα μέρη όταν απαιτούνται πρόσθετες πληροφορίες
• Τα αναμενόμενα παραδοτέα και η μορφή με την οποία απαιτούνται
• Υπάρχουσα τεκμηρίωση που μπορείτε να εξετάσετε για να κατανοήσετε καλύτερα το έργο
• Η μεθοδολογία (Ευκίνητος ή Καταρράκτης) που θα είναι η καταλληλότερη για το έργο

Βήμα 2) Προσδιορισμός Ενδιαφερομένων και Δημιουργία Revσυνάντηση

Στο δεύτερο βήμα, ρυθμίστε ένα συνάντηση αξιολόγησης με τον υπεύθυνο του έργου, τα ενδιαφερόμενα μέρη και τα μέλη της ομάδας. Μια ασαφής ατζέντα συχνά οδηγεί σε αποτυχία του έργου.

• Να είστε συγκεκριμένοι σχετικά με το τι αναμένεται από το έργο.
• Συμμετέχετε στη συνάντηση με τον υπεύθυνο έργου, τα ενδιαφερόμενα μέρη και τα μέλη της ομάδας και υποβάλετε ερωτήσεις σχετικά με το έργο.
• Εάν εργάζεστε σε ένα εντελώς νέο έργο, ρωτήστε τον υπεύθυνο έργου ή ένα άτομο επικοινωνίας που έχει εργαστεί σε αυτόν τον τομέα στο παρελθόν.

Βήμα 3) Ανάλυση όλων των σχετικών με το έργο εγγράφων

Στη συνέχεια, σωστά αναλύσει όλα τα σχετικά με το έργο έγγραφα, όπως:

• Τεκμηρίωση επιχειρηματικής διαδικασίας
• Έγγραφα απαιτήσεων επιχειρήσεων και συστήματος
• Επιχειρηματικές υποθέσεις
• Διαγράμματα και διαγράμματα ροής
• Σχέδια έργων
• Οργανόγραμμα
• Έγγραφα στρατηγικής και επιχειρηματικά σχέδια
• Πολιτικές και νομοθεσία

Αποκαλύψτε τυχόν πληροφορίες που είναι κρυμμένες στο έγγραφο επιχειρηματικών απαιτήσεων και tracκενά με τα τρέχοντα συστήματα, διαδικασίες, διαδικασίες και λειτουργίες. Το έγγραφο που σας παρέχεται ενδέχεται να είναι παρωχημένο, επομένως επικυρώστε κάθε στοιχείο που ανακαλύπτετε πριν το θεωρήσετε οριστικό.

Βήμα 4) Καταγράψτε όλα τα γεγονότα και τις πληροφορίες που ανακαλύπτετε

Κατά τη διάρκεια της έρευνας και της ανάλυσης θα ανακαλύψετε πολλά χρήσιμα στοιχεία σχετικά με το έργο που πρέπει να αλλάξουν ή να εφαρμοστούν. Καταγράψτε κάθε εύρημα, ώστε να μπορεί να εξεταστεί αργότερα.

• Επιχειρηματικές απαιτήσεις συμπεριλαμβανομένων των απαιτήσεων αναφοράς
• Επιχειρηματικές διαδικασίες και συστήματα υποστήριξης
• Λειτουργικές και μη λειτουργικές απαιτήσεις
• Θέματα και κίνδυνοι που επηρεάζουν επί του παρόντος το έργο

Βήμα 5) Κατανόηση του τομέα του προβλήματος

Σε αυτό το σημείο έχετε μια ολοκληρωμένη κατανόηση του έργου, ώστε να μπορείτε προσδιορίστε τον τομέα του προβλήματοςΠρέπει να μάθετε:

• Ποια επιχειρηματική λειτουργία θα επηρεαστεί
• Κίνδυνοι και παράγοντες που επηρεάζουν την επιχείρηση
• Πολιτικές και περιορισμοί που επηρεάζουν το έργο
• Αξίες που καθορίζουν το επίπεδο σπουδαιότητας του έργου
• Συστήματα που υποστηρίζουν επί του παρόντος τις επιχειρηματικές δραστηριότητες
• Έγγραφα που συνοψίζουν τον προβληματικό τομέα, για παράδειγμα η Ετήσια Έκθεση
• Ζητήματα που εμποδίζουν την επιχείρηση να επιτύχει τα επιθυμητά αποτελέσματα
• Εάν η προτεινόμενη αλλαγή επηρεάζει τον τομέα του προβλήματος

Βήμα 6) Παρουσίαση των Επιχειρηματικών Απαιτήσεων

Μόλις συγκεντρώσετε όλες τις επιχειρηματικές απαιτήσεις και κατανοήσετε το πεδίο του προβλήματος, το επόμενο βήμα είναι: παρουσίαση των επιχειρηματικών απαιτήσεων σε ενδιαφερόμενους φορείς ή στον διαχειριστή του έργου. Οι συνήθεις τεχνικές παρουσίασης περιλαμβάνουν:

• Πίνακας ή υπολογιστικό φύλλο
• Διάγραμμα ή γράφημα
• Ένα πρωτότυπο ή προσομοίωση
• Πρότυπο δομημένου κειμένου ή δομημένη πρόταση

Γλωσσάριο όρων που παρέχει μια γρήγορη επισκόπηση της διαδικασίας του Επιχειρηματικού Αναλυτή:

• Σκοπός: Καθορίζει τον σκοπό των δραστηριοτήτων επιχειρηματικής ανάλυσης που απαιτούνται για την προτεινόμενη πρωτοβουλία
• Πεδίο εφαρμογής: Καθορίζει τα παραδοτέα που περιλαμβάνονται και εξαιρούνται
• Βασική αιτία: Ορίζει τις βασικές αιτίες των εντοπισμένων προβλημάτων
• Τωρινή κατάσταση: Ορίζει το πρόβλημα που προκαλεί την ανάγκη για αλλαγή
• Προγραμματισμένες Δραστηριότητες: Καθορίζει τον λόγο της δραστηριότητας, τα παραδοτέα και τις ημερομηνίες παράδοσης
• Σχέδιο Συμμετοχής Ενδιαφερομένων Μερών: Παρέχει μια επισκόπηση της διαδικασίας συμμετοχής των ενδιαφερόμενων μερών
• Διαχείρισης της ποιότητας: Περιγράφει τις δραστηριότητες που θα διασφαλίσουν την ποιότητα των παραδοτέων του έργου
• Target Κατάσταση: Ορίζει τον τρόπο με τον οποίο θα αντιμετωπιστούν τα κρίσιμα ζητήματα που εντοπίστηκαν

Γρήγορες συμβουλές για Business Analyst

• Κάντε ερωτήσεις στις συναντήσεις
• Να είστε προετοιμασμένοι πριν από τη συνάντηση ή την επανεξέταση των ενδιαφερομένων
• Να είστε προσαρμοστικοί στις αλλαγές και στις νέες εμπειρίες
• Διαχειριστείτε τις προσδοκίες
• Απαντήστε στα σχόλια

Συνήθη Παραδοτέα που Παράγονται Κατά τη Διαδικασία Επιχειρηματικής Ανάλυσης

Κάθε διαδικασία επιχειρηματικής ανάλυσης αφήνει πίσω της ένα σύνολο εγγράφων που η ομάδα του έργου, οι χορηγοί και οι ελεγκτές μπορούν να tracΕπιστροφή στο. Η συνεπής παραγωγή αυτών των παραδοτέων είναι αυτό που καθιστά τη διαδικασία επαναλήψιμη σε όλα τα έργα.

• Σχέδιο Επιχειρηματικής Ανάλυσης: Περιγράφει την προσέγγιση, το χρονοδιάγραμμα και το σχέδιο συμμετοχής των ενδιαφερόμενων μερών για την εργασία ανάλυσης.
• Μητρώο Ενδιαφερομένων: Παραθέτει κάθε ενδιαφερόμενο μέρος μαζί με τον ρόλο, την επιρροή, τις προσδοκίες και το προτιμώμενο κανάλι επικοινωνίας του.
• Έγγραφο Επιχειρηματικών Απαιτήσεων (BRD): Αποτυπώνει τις επιχειρηματικές ανάγκες υψηλού επιπέδου, τους στόχους και τα κριτήρια επιτυχίας σε γλώσσα που κατανοούν τα μη τεχνικά ενδιαφερόμενα μέρη.
• Λειτουργικές και μη λειτουργικές απαιτήσεις: Μεταφράστε το BRD σε συμπεριφορές συστήματος, χαρακτηριστικά ποιότητας και περιορισμούς με βάση τους οποίους μπορούν να βασιστούν οι προγραμματιστές και οι δοκιμαστές.
• Μοντέλα Διαδικασιών και Περιπτώσεις Χρήσης: Δείξτε τις ροές εργασίας τρέχουσας και μελλοντικής κατάστασης χρησιμοποιώντας διαγράμματα BPMN, περιπτώσεις χρήσης UML ή διαγράμματα δραστηριότητας.
• απαιτήσεις TracΠίνακας Ικανότητας (RTM): Συνδέει κάθε απαίτηση με την πηγή της, το στοιχείο σχεδιασμού της και τις δοκιμές που την επαληθεύουν.
• Αρχείο καταγραφής αιτημάτων αλλαγής: Καταγράφει κάθε αλλαγή στο πεδίο εφαρμογής με την επίδρασή της, την απόφαση και τον υπεύθυνο έγκρισης, ώστε η διαδρομή ελέγχου να παραμένει άθικτη.

Αυτά τα παραδοτέα θα πρέπει να αποθηκεύονται σε ένα κοινόχρηστο αποθετήριο, όπως το Confluence, το SharePoint ή ένα ειδικό εργαλείο διαχείρισης απαιτήσεων, ώστε κάθε μέλος της ομάδας να εργάζεται από την ίδια έκδοση.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφεύγονται στη διαδικασία επιχειρηματικής ανάλυσης

Ακόμα και έμπειροι Επιχειρηματικοί Αναλυτές πέφτουν στις ίδιες παγίδες υπό πίεση παράδοσης. Η προσοχή στα ακόλουθα λάθη αποτρέπει τις περισσότερες εκπλήξεις επανεπεξεργασίας και εμβέλειας αργότερα στο έργο.

• άλμαping σε μια λύση πριν διατυπώσετε το πρόβλημα: Η πρόταση ενός συστήματος, εργαλείου ή χαρακτηριστικού πριν γίνει κατανοητή η βασική αιτία οδηγεί σε δαπανηρή επανεπεξεργασία και σε μια λύση που δεν λύνει την πραγματική επιχειρηματική ανάγκη.
• Μετάβασηping Επιβεβαίωση από ενδιαφερόμενους φορείς: Η καταγραφή των απαιτήσεων χωρίς την έγκριση των ατόμων που θα χρησιμοποιήσουν το σύστημα δημιουργεί κενά που εμφανίζονται μόνο κατά τη διάρκεια των δοκιμών αποδοχής από τους χρήστες.
• Αντιμετώπιση των απαιτήσεων ως στατικών: Οι επιχειρηματικές ανάγκες μεταβάλλονται κατά τη διάρκεια ενός έργου. Ένας Επιχειρηματικός Αναλυτής που δεν διατηρεί το αποθετήριο απαιτήσεων και tracΟ πίνακας ικανότητας σύντομα χάνει τον έλεγχο του πεδίου εφαρμογής.
• Υπερβολική καταγραφή αντί συνεργασίας: Η παραγωγή ενός BRD 200 σελίδων που κανείς δεν διαβάζει είναι χειρότερη από ένα σύντομο έγγραφο σε συνδυασμό με τακτικές συνεδρίες εργασίας και οπτικά μοντέλα.
• Εστιάζοντας μόνο στο ευτυχισμένο μονοπάτι: Η έλλειψη εξαιρέσεων, η διαχείριση σφαλμάτων και οι μη λειτουργικές απαιτήσεις ωθούν στην παραγωγή ελαττώματα και διαβρώνουν την εμπιστοσύνη των χρηστών.
• Εργασία σε σιλό: Η ανάλυση των απαιτήσεων χωρίς προγραμματιστές, δοκιμαστές και ομάδες λειτουργίας παραβλέπει τους κινδύνους σκοπιμότητας και τους περιορισμούς κατάντη που θα είχαν εντοπιστεί σε μια κοινή αναθεώρηση.
• Χρήση αόριστης ή διφορούμενης γλώσσας: Λέξεις όπως «φιλικό προς το χρήστη», «γρήγορο» ή «ευέλικτο» χωρίς μετρήσιμα κριτήρια αποδοχής δημιουργούν διαφωνίες που εμφανίζονται μόνο όταν επιδεικνύεται η λειτουργία.

Δημοφιλή Εργαλεία που Υποστηρίζουν τη Διαδικασία Επιχειρηματικής Ανάλυσης

Το σωστό σύνολο εργαλείων υποστηρίζει κάθε φάση της διαδικασίας επιχειρηματικής ανάλυσης, από την αναζήτηση συμμετοχών έως την έγκριση. Οι περισσότερες ομάδες συνδυάζουν ένα ελαφρύ εργαλείο διαχείρισης εκκρεμοτήτων, ένα εργαλείο μοντελοποίησης και μια πλατφόρμα τεκμηρίωσης.

• Τζίρα και Azure DevOps: Track epics, ιστορίες χρηστών και ελαττώματα σε ομάδες ευέλικτης παράδοσης και σύνδεση απαιτήσεων με εργασία sprint.
• Confluence, SharePoint και Notion: Αποθηκεύστε το σχέδιο επιχειρηματικής ανάλυσης, τις σημειώσεις σύσκεψης, τις αποφάσεις και τα BRD σε έναν χώρο με δυνατότητα αναζήτησης στον οποίο έχουν πρόσβαση τα ενδιαφερόμενα μέρη.
• Microsoft Visio, Lucidchartκαι draw.io: Σχεδιάστε ροές διεργασιών BPMN, διαγράμματα περιπτώσεων χρήσης και μοντέλα δεδομένων που κάνουν ορατές τις ροές εργασίας και τις μεταδόσεις.
• Jama Connect, IBM ΠΟΡΤΕΣ, Modern Requirementsκαι Visure: Διαχείριση απαιτήσεων σε κλίμακα με γραμμές βάσης, tracανάλυση δυνατότητας και επιπτώσεων για ρυθμιζόμενα έργα.
• Miro και Τοιχογραφία: Διευκόλυνση απομακρυσμένης ανακάλυψης, χάρτης διαδρομής χρήστηpingκαι χάρτης συγγένειαςping εργαστήρια σε πραγματικό χρόνο.
• Μπαλσάμικ και Figma: Δημιουργήστε wireframes χαμηλής πιστότητας και πρωτότυπα υψηλής πιστότητας που επικυρώνουν τις προτεινόμενες οθόνες με τους επιχειρηματικούς χρήστες πριν από την έναρξη της ανάπτυξης.

Οι μικρές ομάδες συχνά ξεκινούν με Jira, Confluence και LucidchartΤα μεγαλύτερα ή ρυθμιζόμενα προγράμματα προσθέτουν ένα ειδικό εργαλείο διαχείρισης απαιτήσεων μία φορά tracη ικανότητα, οι βασικές γραμμές και οι διαδρομές ελέγχου καθίστανται υποχρεωτικές.

Συχνές Ερωτήσεις