Ροή Διαδικασίας Επιχειρηματικής Ανάλυσης: Βήμα προς βήμα Οδηγός

Για κάθε Business Analyst, η μεγαλύτερη πρόκληση μετά την απόκτηση ενός έργου είναι, πώς να ξεκινήσετε και από πού να ξεκινήσετε το έργο; Ή ποια παραδοτέα μπορεί να δημιουργούνται και πώς να ολοκληρώσετε το έργο με επιτυχία;

Για να σας βοηθήσουμε με κάθε είδους ερωτήσεις, παραθέσαμε μερικές από τις βασικές τεχνικές για μια επιτυχημένη ανάλυση επιχειρηματικής διαδικασίας.

Ποια είναι τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε στη Διαδικασία Επιχειρηματικής Ανάλυσης;

Τα παρακάτω είναι τα βήματα που εμπλέκονται στη διαδικασία επιχειρηματικής ανάλυσης. Θα σας καθοδηγήσει από τη διαδικασία επιχειρηματικής ανάλυσης της πρώτης ημέρας μέχρι το τέλος του σταδίου σχεδιασμού.

Βήμα 1) Συλλέξτε όλες τις πληροφορίες σχετικά με το έργο

Είναι επιχειρηματικός αναλυτής ευθύνη να συγκεντρώσει όλες τις λεπτομέρειες που σχετίζονται με το έργο. Κάνοντας ερωτήσεις σε άτομα που συνδέονται με το έργο (υπεύθυνος έργου, χορηγός έργου, διευθυντής ή ιδιοκτήτης επιχείρησης).

Οι πληροφορίες που συγκεντρώνονται πρέπει να καλύπτουν αυτά τα θέματα

• Πεδίο και όρια του έργου
• Τρέχοντες παράγοντες που επηρεάζουν τον οργανισμό
• Κίνδυνος και περιορισμοί του έργου
• Ευρύτερο οργανωτικό πλαίσιο

Τα ενδιαφερόμενα μέρη που συμμετέχουν ενεργά σε αυτό. Αυτή θα ήταν μια καλή στιγμή για διεξαγωγή Ανάλυση αναγκών ενδιαφερομένων

Αφού συγκεντρώσετε όλες αυτές τις πληροφορίες, αναλύστε το μέρος σας στο έργο και φτιάξτε μια λίστα ελέγχου που ως Business Analyst μπορείτε να συμπεριλάβετε όπως

• Από την προηγούμενη εμπειρία σας τι μπορείτε να εφαρμόσετε στο τρέχον έργο σας
• Τεκμηρίωση και σχεδιασμός που απαιτούνται για το τρέχον έργο
• Συζήτηση του πιθανού αποτελέσματος του έργου με τους ενδιαφερόμενους
• Ταξινομήστε τα μέλη που συμμετέχουν στο έργο
• Αναζητήστε οποιαδήποτε βοήθεια από τον πελάτη - διορθώνοντας μια συνάντηση με τα ενδιαφερόμενα μέρη
• Ποια είναι τα αναμενόμενα παραδοτέα και σε ποια μορφή απαιτείται
• Ποια υπάρχουσα τεκμηρίωση μπορείτε να ελέγξετε για καλύτερη ιδέα έργου
• Μάθετε ποια μεθοδολογία (Ευκίνητος ή Καταρράκτης) θα είναι κατάλληλο για το έργο σας

Βήμα 2) Προσδιορίστε τα ενδιαφερόμενα μέρη και οργανώστε μια συνάντηση αξιολόγησης

Στο δεύτερο βήμα, Ρύθμιση α συνάντηση αξιολόγησης με τον Project Manager/ Stakeholder/ μέλη της ομάδας. Μια ασαφής ατζέντα μπορεί να οδηγήσει σε αποτυχία του έργου.

• Να είστε συγκεκριμένοι στο τι αναμένεται από το έργο.
• Συμμετέχετε τον διευθυντή έργου/ τους ενδιαφερόμενους φορείς/ μέλη της ομάδας στη συνάντηση και κάντε ερωτήσεις σχετικά με το έργο
• Είναι πολύ πιθανό να εργάζεστε σε εντελώς νέο έργο, σε αυτήν την περίπτωση, ρωτήστε τον υπεύθυνο έργου ή τον υπεύθυνο επικοινωνίας που έχει εργαστεί σε αυτόν τον τομέα στο παρελθόν

Βήμα 3) Αναλύστε όλα τα σχετικά έγγραφα του έργου

Στη συνέχεια, σωστά Αναλύστε όλα τα σχετικά έγγραφα του έργου όπως:

• Τεκμηρίωση επιχειρηματικής διαδικασίας
• Έγγραφα απαιτήσεων επιχειρήσεων και συστήματος
• Επιχειρηματικές υποθέσεις
• Διαγράμματα και διαγράμματα ροής
• Σχέδια έργων
• Οργανόγραμμα
• Έγγραφα στρατηγικής και επιχειρηματικά σχέδια
• Πολιτικές και νομοθεσία

Αποκαλύψτε τις πληροφορίες που κρύβονται στο έγγραφο επιχειρηματικών απαιτήσεων και εντοπίστε τυχόν κενά με τα τρέχοντα συστήματα, διαδικασίες, διαδικασίες και λειτουργίες. Είναι πιθανό το έγγραφο που σας παρέχεται να είναι ξεπερασμένο, επομένως επικυρώστε τις πληροφορίες που ανακαλύπτετε.

Βήμα 4) Καταγράψτε όλα τα γεγονότα και τις πληροφορίες που ανακαλύπτετε

Από την έρευνα και την ανάλυσή σας, μπορεί να ανακαλύψετε πολλές χρήσιμες πληροφορίες σχετικές με το έργο που πρέπει να αλλάξει ή να εφαρμοστεί στο έργο. Καταγράψτε τα.

• Επιχειρηματικές απαιτήσεις συμπεριλαμβανομένων των απαιτήσεων αναφοράς
• Επιχειρηματικές διαδικασίες και συστήματα υποστήριξης
• Λειτουργικές και μη λειτουργικές απαιτήσεις
• Θέματα και κίνδυνοι που επηρεάζουν επί του παρόντος το έργο

Βήμα 5) Κατανόηση του τομέα προβλήματος

Μέχρι τώρα θα έχετε μια καλή εικόνα του έργου, τώρα μπορείτε προσδιορίστε τον τομέα του προβλήματος στο έργο. Πρέπει να μάθετε

• Ακριβώς ποια επιχειρηματική λειτουργία θα επηρεαστεί
• Κίνδυνοι και παράγοντες που επηρεάζουν την επιχείρηση
• Πολιτικές και περιορισμοί που επηρεάζουν το έργο
• Αξίες που καθορίζουν το επίπεδο σπουδαιότητας του έργου
• Το σύστημα υποστηρίζει επί του παρόντος τις επιχειρηματικές δραστηριότητες
• Έγγραφο που παρέχει σύντομη περιγραφή του τομέα του προβλήματος- π.χ., Ετήσια Έκθεση
• Ζητήματα που μπλοκάρουν αυτήν τη στιγμή την επιχείρηση για την επίτευξη των επιθυμητών αποτελεσμάτων
• Στην προτεινόμενη αλλαγή έχει κάποια διαφορά στον τομέα του προβλήματος

Βήμα 6) Παρουσίαση της Απαίτησης της Επιχείρησής σας

Αφού συγκεντρώσετε όλες τις απαιτήσεις της επιχείρησής σας και κατανοήσετε τον τομέα του προβλήματος. Το επόμενο βήμα είναι παρουσιάζοντας την επιχειρηματική σας απαίτηση στους Ενδιαφερομένους ή στον Υπεύθυνο Έργου. Υπάρχουν πολλές τεχνικές που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την παρουσίαση απαιτήσεων όπως

• Πίνακας ή υπολογιστικό φύλλο
• Διάγραμμα ή γράφημα
• Ένα πρωτότυπο ή προσομοίωση
• Πρότυπο δομημένου κειμένου ή δομημένη πρόταση

Γλωσσάρι λέξεων που θα δώσει γρήγορη επισκόπηση της διαδικασίας του επιχειρηματικού αναλυτή

• Σκοπός: Καθορίζει τον σκοπό των δραστηριοτήτων επιχειρηματικής ανάλυσης που απαιτούνται για την προτεινόμενη πρωτοβουλία
• Πεδίο εφαρμογής: Καθορίζει τα παραδοτέα που περιλαμβάνονται και εξαιρούνται
• Βασική αιτία: Προσδιορίστε τις βασικές αιτίες των προβλημάτων που εντοπίστηκαν
• Τωρινή κατάσταση: Καθορίζει το πρόβλημα που προκαλεί την ανάγκη για αλλαγή
• Προγραμματισμένες Δραστηριότητες: Καθορίζει τον λόγο της δραστηριότητας, τα παραδοτέα και τις ημερομηνίες παράδοσης
• Σχέδιο εμπλοκής των ενδιαφερομένων: Παρέχει μια επισκόπηση της διαδικασίας δέσμευσης των ενδιαφερομένων
• Διαχείρισης της ποιότητας: Περιγράφει τις δραστηριότητες που θα διασφαλίσουν την ποιότητα των παραδοτέων του έργου
• Target Κατάσταση: Καθορίζει πώς θα αντιμετωπιστούν κρίσιμα ζητήματα που έχουν εντοπιστεί

Γρήγορες συμβουλές για Business Analyst

• Κάντε ερωτήσεις στις συναντήσεις
• Να είστε προετοιμασμένοι πριν από τη συνάντηση ή την επανεξέταση των ενδιαφερομένων
• Να είστε προσαρμοστικοί στις αλλαγές και στις νέες εμπειρίες
• Διαχειριστείτε τις προσδοκίες
• Απαντήστε στα σχόλια