Sådan opretter du engangskunde FD01 in SAP

Hvad er en engangskundemaster? SAP FI?

En engangskundemester i SAP FI er en særlig type kundepost, der bruges til købere, der ikke genererer hyppig forretning og derfor ikke har brug for deres egne permanente stamdata. I stedet for at oprette en individuel post for hver enkelt kunde, der kommer ind eller er lejlighedsvis, oprettes en enkelt delt stamdata, og det faktiske navn, adresse, telefonnummer og andre generelle data indtastes senere på transaktionstidspunktet.

Posten oprettes med transaktionskode FD01 og er tildelt en kontogruppe for engangskunder (typisk CPDA). Valg af denne kontogruppe er det, der fortæller SAP at holde de generelle datafelter åbne under fakturabogføring i stedet for at hente dem fra kundestamdataen. Resultatet er en slank debitorbaseret underreskontro, der understøtter direkte salg uden at oppuste stamdatamængderne.

Hvorfor bruge en engangskundestamdata?

At vedligeholde en fuld stamdatapost for hver sjælden kunde øger støjen i AR-underregnskabet, forsinker rapporteringen og øger datavedligeholdelsesindsatsen. En engangskundemaster løser dette ved at fungere som en pladsholder, der accepterer et nyt sæt generelle data ved hver bogføring, samtidig med at den bogfører rent på den samme afstemningskonto.

Denne tilgang foretrækkes frem for generiske finansjournalposteringer, fordi den bevarer analyser på kundeniveau, understøtter skattefastsættelse og holder logikken for åbne poster intakt i transaktioner som FB70 (kundefaktura) og F-28 (indgående betaling). Finansteams får derfor fordelene ved en kontantudligningspostering uden overhead med permanente stamdata for hver lejlighedsvis køber.

Trin til at oprette engangskunde i SAP

Følg nedenstående rækkefølge for at oprette en engangskundemaster i SAP FI ved hjælp af transaktion FD01. Sørg for, at kontogruppen for engangskunder (CPDA) og afstemningsfinanskontoen allerede er konfigureret i målfirmakoden, før du starter.

Trin 1) Åbn transaktion FD01

For at oprette en engangskundestamdata skal du indtaste transaktionskoden FD01 i SAP Kommandofeltet, og tryk på Enter.

Trin 2) Åbn kontogruppeoversigten

På den første FD01-skærm skal du vælge Kontogruppe oversigtsknap, så du kan vælge den korrekte engangskundekontogruppe.

Trin 3) Vælg kontogruppen for engangskunder

I dialogboksen skal du vælge den kontogruppe, hvor Engangskunde egenskaben er markeret (normalt CPDA-kontogruppen). Dette sikrer, at adressefelterne forbliver åbne ved fakturabogføring.

Trin 4) Indtast kunde-ID og firma Code

Tilbage på hovedskærmen i FD01 skal du indtaste følgende:

1. Indtast kunde-ID'et i henhold til det nummerinterval, der er tildelt engangskundekontogruppen.
2. Gå ind i virksomheden Code hvori stamdataposten skal oprettes.

Trin 5) Vedligehold fanen Generelle data Adresse

På det næste skærmbillede skal du indtaste følgende på fanen Generelle data – Adresse:

1. Indtast navnet på engangskundemasteren.
2. Indtast søgeordet.
3. Indtast kommunikationssproget.

Trin 6) Skift til virksomheden Code Sektion

Fra programmenuen skal du vælge Firmanavn Code afsnit til at vedligeholde de FI-specifikke data om engangskunden.

Trin 7) Indtast afstemningskontoen

I virksomheden Code sektion:

1. Vælg Account Management fane.
2. Indtast afstemningen artskonto nummer, som AR-underreskontroen skal bogføres på.

Trin 8) Gem engangskundemasteren

Presse Gem for at oprette den nye engangskundestampost i den valgte firmakode.

Trin 9) Bekræft oprettelsen i statuslinjen

Tjek statuslinjen nederst på skærmen for bekræftelsesbeskeden genereret af FD01. Beskeden indeholder det nye kundenummer, som bekræfter, at engangskundestamdataene blev oprettet.

Engangskundemasteren er nu klar til brug i downstream FI-AR-transaktioner.

Sådan verificerer og bruger du engangskundeposten

Brug efter gemning FD03 or XD03 for at vise den nye engangskundestamdata og bekræfte kontogruppen, afstemningskontoen og pladsholderen for adressefanen. Da stamdataen deles på tværs af mange sjældne købere, skal du validere, at der ikke gemmes permanente adressedata: adressen skal forblive tom eller generisk, så hver fakturapostering registrerer den faktiske kundes data.

Når du bogfører en kundefaktura med FB70 for denne rekord, SAP vil du blive bedt om at indtaste køberens navn, adresse og bankoplysninger på et engangsdataskærmbillede. Bogføringen rammer stadig den konfigurerede afstemnings-G/L-konto, så posteringen flyder korrekt ind i den generelle Ledger og i rapporter som FBL5N og AR-aldringsanalysen.

Almindelige fejl og fejlfindingstips

Der kan vises adskillige valideringsmeddelelser under oprettelse eller bogføring i en engangskundestamdata. De hyppigste er anført nedenfor sammen med den typiske løsning.

• "Kontogruppe er ikke tilladt": Kontogruppen for engangskunder i CPDA-stil mangler for virksomhedskoden; konfigurer den via transaktionen OBD2.
• "Talområde ikke vedligeholdt": Tildel et gyldigt nummerinterval til engangskundekontogruppen via XDN1, før masteren oprettes.
• "Afstemningskonto mangler": Vedligehold afstemningskontoen for finansbogholderi under fanen Kontostyring; feltet er obligatorisk for AR-posteringer.
• "Kunde XXXX ikke udvidet til virksomhedskode YYYY": Kør FD01 igen i den manglende virksomhedskode, så engangskunden kan bogføre i den pågældende finans.

Bedste praksis for engangskundestamdata

Anvend følgende fremgangsmåder for at holde engangskundestamdataene overskuelige og klar til revision. De reducerer dubletter, forhindrer bogføringsfejl og holder AR-underreskontroen pålidelig.

• Brug kun en dedikeret CPDA-lignende kontogruppe til købere, der virkelig ikke har brug for en permanent registrering; send tilbagevendende kunder til en almindelig master.
• Lad adresse- og bankfelterne være tomme på masteren, så hver FB70-postering registrerer den faktiske købers oplysninger.
• Vedligehold en enkelt afstemningskonto for engangskunder for at forenkle rapportering og afstemning.
• Begræns oprettelsesrettigheder for engangskundemastere via SAP autorisationsroller for at undgå dubletter eller uautoriserede poster.
• Gennemgå regelmæssigt engangsopslag via FBL5N for at opdage tilbagevendende købere, der bør forfremmes til en fast kundemaster.

Ofte Stillede Spørgsmål