Оцінка вартості проекту та бюджетування в управлінні проектами

Вартість проекту можна оцінити з різних джерел процесу (приклади нижче)

• Створення структури розподілу робіт (WBS)
• Розробити графік
• Плануйте людські ресурси
• Виявлення ризиків

Вхідні дані управління витратами включають:

• План управління проектом
• Статут проекту
• Фактори середовища підприємства
• Активи організаційного процесу

Хоча вихід цього є

• План управління витратами.

Створення оцінки та калькуляції вартості проекту є надзвичайно важливою частиною будь-якого проекту управління проектом. Під час розрахунку бюджету проекту враховуються різні речі, такі як витрати на оплату праці, придбання необхідного обладнання, витрати на матеріали тощо.

Що таке оцінка вартості проекту?

Оцінка вартості проекту визначається як процес приблизного визначення загальних витрат проекту. Точність оцінки витрат і бюджетування в управління проектом залежить від точності та деталей обсягу проекту, який є базовою лінією обсягу. Область також визначатиме будь-які обмеження, такі як дата, ресурси чи бюджет. Реєстр ризиків допоможе розрахувати кошторисні види витрат, витрати, зроблені за умовною діяльністю, і витрати, зроблені для подолання ризиків.

Щоб оцінити вартість проекту, ви повинні розділити різні типи витрат на такі категорії, як

• Вартість робочої сили
• Вартість обладнання
• Вартість витратних матеріалів
• Вартість подорожі
• Вартість навчання
• Накладні витрати тощо.

Методи, які використовуються для оцінки вартості проекту

Існують деякі методи, які використовуються для оцінки вартості проекту, наприклад: експертне судження, трибальна оцінка, аналіз запасів і вартість якості.

Однак для оцінки вартості проекту формально існує кілька основних методів (метод), які використовуються:

Аналогічне оцінювання

Ця методика оцінки базується на оцінках експертів та інформації, що базується на аналогічних попередніх проектах. Там, де подібний проект раніше реалізовувався, вартість враховується з плюсом або мінусом 20% для існуючого проекту.

Параметричне оцінювання

Минулі дані або записи використовуються для оцінки вартості поточного проекту.

Оцінка знизу вгору

Коли ви визначили масштаби проекту, це найнадійніша форма техніки. У цій техніці на основі WBS ви оцінюєте вартість кожного ресурсу або результатів.

Так само існують інші методи (техніки), які можуть бути корисними для оцінки вартості, як-от оцінка PERT, аналіз ставок постачальника тощо.

Планування бюджету проекту

Основною метою цієї діяльності є виділення та санкціонування грошових ресурсів, необхідних для завершення проекту. Основний вихід для визначення бюджету включає базову лінію витрат. Він не лише визначає, які витрати будуть понесені, але й коли вони будуть понесені. Вхідні дані для визначення бюджету включають такі методи бюджетування управління проектом:

• Кошторис діяльності
• Підстава для оцінок
• Базова лінія масштабу
• Графік проекту
• Календарі ресурсів
• Договори
• Активи організаційного процесу

Результатом цього процесу є

• Базовий показник ефективності витрат
• Вимоги до фінансування проекту
• Оновлення проектної документації

Складання бюджету проекту виконується паралельно з процесом планування проекту. Це сильно залежить від трьох компонентів –

• Оцінка витрат
• Тривалість завдань
• Виділені ресурси

Під час складання бюджету та калькуляції витрат керівник проекту спілкується з різними людьми, відповідальними за управління роботою, а також за оцінку витрат проекту.

Він використовуватиме різні перспективи проекту, як-от структуру розбивки робіт проекту, кошториси витрат, історичні дані та записи, інформацію про ресурси та політику.

Без оцінки ризиків процес бюджетування не є завершеним. Процес оцінки ризику враховує такі фактори, як брак часу, наявність ресурсів, досвід команди розробників, використовувана технологія тощо. Оцінка ризику може складати суму від 25 до 30 відсотків від загальної вартості проекту.

План управління якістю проекту

Група процесів управління якістю складається з трьох процесів,

Якість плану

Процес планування якості передбачає визначення того, які стандарти якості мають відношення до проекту та як їх виконати. Він також включає визначення показників якості та стандартних заходів для проектних процесів, вимог нормативної відповідності, функціональності продукту, документації тощо.

Вхідні дані плану управління якістю включають

• План управління проектом
• Реєстр зацікавлених осіб
• Реєстр ризиків
• Вимоги до документації
• Фактори середовища підприємства
• Активи організаційного процесу

Вихід для управління якістю

• План управління якістю
• План вдосконалення процесу
• Показники якості
• Контрольні списки якості
• Оновлення проектної документації

Гарантія якості

Ця стадія включає головним чином дві дії: спочатку аналіз якості проекту та покращення якості проекту. Це процес аудиту вимог до якості та результатів вимірювання контролю якості, щоб переконатися, що стандарт якості підтримується протягом усього процесу. Вхідні дані для цього будуть такими ж, як вихідні дані управління якістю плану, тоді як

Результатом цього процесу буде

• Запит на зміну
• План управління проектом
• Оновлення проектної документації
• Організація обробляє оновлення активів

Контроль якості

Це проводитиметься для контролю якості протягом усього життєвого циклу проекту. Він визначає, як стандарт якості може відповідати визначеним стандартам якості. Вихід з Гарантія якості буде входом для контролю якості. Поки вихід буде

• Контрольні вимірювання якості
• Перевірити зміни
• Перевірені результати
• Інформація про результати роботи
• Запит на зміну
• План управління проектом
• Оновлення проектної документації
• Оновлення ресурсів організаційного процесу

Управління людськими ресурсами проекту

Управління персоналом включає процес організації, управління та керівництва командою проекту. Він складається з людей із розподіленими ролями та відповідальністю за виконання проекту. Управління персоналом матиме справу з чотирма процесами.

Розробіть кадровий план

На цьому етапі визначаються ролі та обов’язки проекту, організаційні схеми проекту та план управління персоналом

Вхід для цього буде

• План управління проектом
• Вимоги до ресурсів діяльності
• Фактори середовища підприємства
• Активи організаційного процесу

Вихід для цього буде

• План управління людськими ресурсами

Отримайте команду проекту

Цей етап підтверджує наявність людського ресурсу та отримання команди, необхідної для виконання проектної діяльності. Вхідні дані для цього етапу будуть результатом попереднього кроку. Поки вихід цього етапу буде

• Завдання персоналу проекту
• Календарі ресурсів
• Оновлення плану управління проектом

Розвивайте команду проекту

На цьому етапі основна увага приділяється підвищенню ефективності команди, взаємодії членів команди та покращенню загальної продуктивності команди та проекту. Вхідні дані для цього етапу будуть результатом попереднього кроку. Тоді як вихід для цього етапу буде

• Оцінки роботи команди
• Оновлення факторів середовища підприємства

Керуйте командою проекту

Цей процес включає відстеження продуктивності членів команди, вирішення проблем, надання зворотного зв’язку та керування командою для оптимізації продуктивності проекту. Вхідні дані для цього етапу будуть результатом попереднього кроку. Тоді як вихід для цього етапу буде

• Запит на зміну
• Оновлення плану управління проектом
• Оновлення проектної документації
• Оновлення факторів середовища підприємства
• Оновлення ресурсів організаційного процесу

Управління комунікаціями проекту

Тут комунікація проекту не означає вербальну взаємодію один з одним, а ефективну передачу інформації, пов’язаної з проектом, команді проекту, зацікавленим сторонам, керівникам проекту тощо. Воно має стосуватися дій та оцінки ризиків, планів проекту, управління зустрічами та дій, оглядів і прогулянок -прохідні та ін.

Цей сегмент охоплює в основному п'ять областей

Спілкування із зацікавленими сторонами

Це процес розробки підходу до ефективного спілкування із зацікавленими сторонами та розуміння їхніх вимог. Вхідними даними для цього буде

• План управління проектом
• Реєстр зацікавлених осіб
• Фактори середовища підприємства
• Активи організаційного процесу

Поки вихід для цього буде

• План управління зв'язком
• Оновлення проектної документації

Керуйте комунікаціями

Це процес зберігання, розповсюдження, збору та пошуку інформації про проект відповідно до плану зв’язку. Вхідними даними цього етапу буде

• Фактори середовища підприємства
• Активи організаційного процесу
• Звіти про виконання робіт
• План управління зв'язком

Поки вихід був би

• Проектні комунікації
• Оновлення плану управління проектом
• Оновлення проектної документації
• Оновлення ресурсів організаційного процесу

Контрольні комунікації

Це процес контролю та моніторингу зв’язку протягом усього життєвого циклу проекту. Вхідними даними для цього етапу буде

• План управління проектом
• Проектні комунікації
• Журнал випусків
• Дані про продуктивність роботи
• Активи організаційного процесу

Поки вихід цього етапу буде

• Інформація про результати роботи
• Запити на зміни
• Оновлення плану управління проектом
• Оновлення проектної документації
• Оновлення організаційного процесу

Підсумки

Управління витратами – це процес ефективного планування та контролю витрат проекту. Бюджетування витрат в управлінні проектами допомагає вам записувати та відстежувати витрати, зроблені після проекту.

Щоб переконатися, що ваш проект завершено в задані терміни та бюджет, ми побачимо, який фактор ризику потрібно зменшити в наступному посібнику.

Оцінка та бюджетування вартості проекту визначається як процес приблизного визначення загальних витрат проекту.