Introducere în Cumpărare și Cerere de achiziție în SAP

Achiziționarea este o componentă a SAP Modulul MM și procesul său pot fi descrise aproximativ în diagrama de mai jos.

MRP (planificarea resurselor materiale) creează o propunere de achiziție și ulterior este convertită în Cerere de achiziție. Următorul pas este alocarea sursei pentru cererea de achiziție și eliberarea cererii de achiziție. PR-ul este convertit în comandă de achiziție și la primirea mărfurilor se poate face o chitanță a facturii pentru a finaliza procesul de cumpărare. În plus, plata este procesată (în modulul FI).

Achizițiile nu trebuie să înceapă cu MRP, pot fi inițiate prin planificare bazată pe consum sau prin crearea directă de PR sau PO.

MRP este o funcție de sistem pentru a determina cerințele de material atât la nivel de material, cât și la nivel de BoM. O BC (Bill de materiale) este o listă de componente și subcomponente din care este format un singur material.

Unul dintre simplele documente de bază în Cumpărare în SAP este o cerere de cumpărare.

Cerere de cumpărare

Cererile de achiziție pot fi create automat de sistem sau manual. Ele pot fi convertite în comenzi de achiziție, dar numai la eliberare (aprobarea cererii de achiziție).

Vom acoperi mai multe subiecte în această lecție care pot ajuta la înțelegerea și crearea cererii de achiziție.

Intervalele de numere din cererile de achiziție sunt necesare la fel ca în alte documente, în scopul atribuirii numărului de document documentelor noi create.

Later, aceste intervale de numere sunt atribuite diferitelor tipuri de documente pe care le putem defini pentru a fi utilizate în procesarea cererii de achiziție.

Vom acoperi, de asemenea, numărul de urmărire a cerințelor, care este practic o combinație de număr/litera care poate fi atribuită în mod unic mai multor documente pentru a urmări anumite cerințe importante.

Veți vedea cum funcționează determinarea sursei și de ce este utilă, precum și cum poate fi atribuită această sursă documentului nostru de achiziție.

În sfârșit, veți afla cum să procesați solicitarea de achiziție, de la crearea acesteia și până la transformarea acesteia într-o comandă de achiziție.

Intervalele de numere pentru cererea de achiziție

Atribuirea intervalelor de numere pentru solicitarea de achiziție funcționează pe tip de document. Mai multe intervale de numere diferite pot fi create și apoi atribuite unui anumit tip de cerere de achiziție.

Acest lucru se face în personalizare. Tipurile de documente de solicitare pot avea două intervale de numere alocate. Fiecărui tip de document sunt atribuite câte un interval intern și unul extern. Intervalele de numere interne sunt incrementate automat de către sistem, iar cele externe sunt atribuite manual.

Ecranul de mai jos reprezintă o listă de intervale de numere pentru solicitarea de achiziție.

De la număr este primul număr din interval, To number este ultimul număr disponibil și numărul curent este ultimul număr alocat unui document.

În plus, există o casetă de selectare care indică dacă acesta este un interval de numere extern.

De exemplu, un interval de numere intern poate fi definit ca un interval de la 20000000 la 30000000, în acest caz documentele de tipul documentului cărora i se atribuie acest interval vor fi numerate începând cu 20000001 și vor fi incrementate cu 1 pentru fiecare document nou creat. Ultimul număr disponibil pentru acest interval va fi 30000000, iar dacă documentele dvs. completează întregul interval de numere, acesta trebuie extins. Se va întâmpla rar, deoarece ar însemna că ai avea 10 milioane de documente de solicitare de achiziție.

Definirea tipului de document

Definirea tipului de document este o acțiune de definire a diferitelor tipuri de documente pentru o cerere de achiziție. Este util în gruparea cererilor de achiziție și în specificarea mai detaliată a utilizării acestora. De exemplu, putem avea PR standard, subcontractare și transfer de stoc. Fiecare tip de document se potrivește unei nevoi speciale și este configurat pentru a fi utilizat în acest mod.

În definirea tipului de document, puteți defini un număr de opțiuni. Intervale numerice (interne și externe), interval de articole, cheie de selecție a câmpului, indicator de control, indicator de eliberare globală (definește dacă toate articolele din PR sunt eliberate simultan sau individual).

Tip document de cerere standard de achiziție în SAP este definit în toate instalațiile ca NB.

Numărul de urmărire al cerinței

Acest număr este utilizat pentru urmărirea cerințelor specifice. Acesta poate fi introdus în timpul creării cererii de achiziție și este copiat în documentul comenzii de achiziție. Este menținut la nivel de articol și articolele pot fi selectate după acest număr în mai multe rapoarte, cum ar fi MELB.

• Executa MELB tranzacţie.
• Apasă pe Alege butonul.

Când faceți clic pe A continua, veți reveni la ecranul de selecție inițial.. Aveți, de asemenea, o varietate de opțiuni de selectare și ar trebui să alegeți cele mai potrivite opțiuni pentru a restrânge căutarea.

• Introduceți numerele de urmărire a cerințelor.
• A executa.

Vi se va prezenta o listă de documente care conțin numărul de urmărire.

Determinarea sursei

Determinarea sursei ajută la găsirea celei mai potrivite surse pentru o cerință, de exemplu, poate sugera ce acord-cadru, ce sursă de achiziție internă (plantă) sau ce furnizor poate fi folosit pentru a comanda anumite materiale la un moment dat.

Determinarea sursei ia diverse date ca parametri pentru procesul real de determinare. Acestea includ Acordul general, înregistrarea informațiilor despre achiziție, Fabrica din compania noastră, Aranjamentul de cote, Lista surselor.

Toate acestea sunt luate în considerare în timp ce se determină cea mai bună sursă posibilă pentru o cerință.

Prima verificare se face prin Aranjamentul cotelor în cazul în care sistemul determină dacă există o sursă adecvată cu aranjamentul de cotă relevant pentru material și dacă se găsește sursa adecvată, aceasta este selectată și căutarea suplimentară a sursei este anulată.

Dacă nu, sistemul ia lista surselor luat în considerare și căutat acolo surse valide. O listă sursă constă din înregistrări fixe și blocate. Înregistrări fixe sunt pentru vânzători fix pentru material specific valabil pentru o anumită perioadă. Înregistrări blocate nu pot fi folosite ca sursă cât timp sunt în această stare.

În cele din urmă, sistemul caută acord cadru si înregistrarea informațiilor pentru surse credibile și le atribuie rechiziția. Ați văzut în lecția anterioară ce este o înregistrare a informațiilor de achiziție, iar acordul general este un acord de planificare sau un contract care este, de asemenea, utilizat în procesul de determinare a sursei ca informații de intrare.

Pentru a utiliza determinarea sursei, trebuie să bifați caseta de selectare Determinare sursă din ecranul inițial al cererii de achiziție.

Atribuirea sursei

Sistemul poate efectua atribuirea sursei de fundal sau prim plan.

Dacă căutarea se face în modul prim-plan și se găsesc mai multe surse valide, apare o listă de selecție din care utilizatorul ar trebui să selecteze sursa corespunzătoare. Dacă este găsită o singură sursă adecvată, aceasta este atribuită automat.

Dacă căutarea se face în fundal, trebuie determinată o singură sursă și pentru a realiza că sistemul va îndeplini diverse funcții în căutare.

De exemplu, acordurile-cadru au prioritate față de sursa de înregistrare a informațiilor de achiziție și, în caz de conflict, este selectată o sursă de acord-cadru.

Dacă se găsesc mai multe surse valide în acordurile-cadru, sursa unică validă va fi cea pentru furnizorul obișnuit, iar dacă nicio înregistrare nu este pentru un furnizor obișnuit, sursa va trebui determinată manual.

Puteți vedea cum două surse sunt oferite de sistem, din care trebuie să alegem manual pe cea mai bună.