Achiziții și achiziții în SAP MM
Echipa editorială
⚡ Rezumat inteligent
Achiziții și cereri de achiziție în SAP MM începe ciclul de achiziții. O cerere de achiziție înregistrează o nevoie internă, primește o sursă prin determinare și se transformă într-o comandă de achiziție odată lansată.
Ce înseamnă achizițiile în SAP MM?
Achiziționarea este o componentă a SAP Modulul MM și procesul său pot fi descrise aproximativ în diagrama de mai jos.
MRP (planificarea resurselor materiale) creează o propunere de achiziție și ulterior este convertită în Cerere de achiziție. Următorul pas este alocarea sursei pentru cererea de achiziție și eliberarea cererii de achiziție. PR-ul este convertit în comandă de achiziție și la primirea mărfurilor se poate face o chitanță a facturii pentru a finaliza procesul de cumpărare. În plus, plata este procesată (în modulul FI).
Achizițiile nu trebuie să înceapă cu MRP, pot fi inițiate prin planificare bazată pe consum sau prin crearea directă de PR sau PO.
MRP este o funcție de sistem pentru a determina cerințele de material atât la nivel de material, cât și la nivel de BoM. O BC (Bill de materiale) este o listă de componente și subcomponente din care este format un singur material.
Unul dintre simplele documente de bază în Cumpărare în SAP este o cerere de cumpărare.
Cerere de cumpărare
Cererile de achiziție pot fi create automat de sistem sau manual. Ele pot fi convertite în comenzi de achiziție, dar numai la eliberare (aprobarea cererii de achiziție).
În această lecție vom acoperi mai multe subiecte care vă pot ajuta să înțelegeți și să creați cererea de achiziție.
Intervalele de numere din cererile de achiziție sunt necesare la fel ca în alte documente, în scopul atribuirii numărului de document documentelor noi create.
Later, aceste intervale de numere sunt atribuite diferitelor tipuri de documente pe care le putem defini pentru a fi utilizate în procesarea cererii de achiziție.
Vom acoperi și cerințele tracnumăr regal, care este practic o combinație număr/literă ce poate fi atribuită în mod unic mai multor documente pentru a track anumite cerințe importante.
Veți vedea cum funcționează determinarea sursei și de ce este utilă, precum și cum poate fi atribuită această sursă documentului nostru de achiziție.
În sfârșit, veți afla cum să procesați solicitarea de achiziție, de la crearea acesteia și până la transformarea acesteia într-o comandă de achiziție.
Intervalele de numere pentru cererea de achiziție
Atribuirea intervalelor de numere pentru solicitarea de achiziție funcționează pe tip de document. Mai multe intervale de numere diferite pot fi create și apoi atribuite unui anumit tip de cerere de achiziție.
Acest lucru se face în personalizare. Tipurile de documente de solicitare pot avea două intervale de numere alocate. Fiecărui tip de document sunt atribuite câte un interval intern și unul extern. Intervalele de numere interne sunt incrementate automat de către sistem, iar cele externe sunt atribuite manual.
Ecranul de mai jos reprezintă o listă de intervale de numere pentru solicitarea de achiziție.
Numărul De la este primul număr din interval, numărul La este ultimul număr disponibil, iar numărul curent este ultimul număr atribuit unui document.
În plus, există o casetă de selectare care indică dacă acesta este un interval de numere extern.
De exemplu, un interval de numere intern poate fi definit ca un interval de la 20000000 la 30000000, în acest caz documentele de tipul documentului cărora i se atribuie acest interval vor fi numerate începând cu 20000001 și vor fi incrementate cu 1 pentru fiecare document nou creat. Ultimul număr disponibil pentru acest interval va fi 30000000, iar dacă documentele dvs. completează întregul interval de numere, acesta trebuie extins. Se va întâmpla rar, deoarece ar însemna că ai avea 10 milioane de documente de solicitare de achiziție.
Intervalele de numere devin semnificative numai după ce sunt atașate unui tip de document, acesta fiind următorul pas de configurare.
Definirea tipului de document
Definirea tipului de document este o acțiune de definire a diferitelor tipuri de documente pentru o cerere de achiziție. Este utilă în grupping cereri de achiziție și specificarea utilizării acestora mai detaliat. De exemplu, putem avea cereri de achiziție standard, subcontracttracting și transfer de stocuri. Fiecare tip de document corespunde unei nevoi speciale și este configurat pentru a fi utilizat în acest fel.
În definirea tipului de document, puteți defini un număr de opțiuni. Intervale numerice (interne și externe), interval de articole, cheie de selecție a câmpului, indicator de control, indicator de eliberare globală (definește dacă toate articolele din PR sunt eliberate simultan sau individual).
Tip document de cerere standard de achiziție în SAP este definit în toate instalațiile ca NB.
Cerinţă tracnumărul regelui
Acest număr este folosit pentru traccerințe specifice. Acesta poate fi introdus în timpul creării cererii de achiziție și este copiat în documentul comenzii de achiziție. Este gestionat la nivel de articol, iar articolele pot fi selectate după acest număr în mai multe rapoarte, cum ar fi MELB.
- Executa MELB tranzacţie.
- Apasă pe Alege butonul.
Când faceți clic pe A continua, veți reveni la ecranul inițial de selecție. De asemenea, aveți o varietate de opțiuni de selecție și ar trebui să alegeți cele mai potrivite opțiuni pentru a restrânge căutarea.
- Introduceți cerința tracnumărul (numărele) regelui.
- A executa.
Vi se va prezenta o listă de documente care conțin tracnumărul regelui.
Determinarea sursei
Determinarea sursei ajută la găsirea celei mai potrivite surse pentru o cerință, de exemplu, poate sugera ce acord-cadru, ce sursă de achiziție internă (plantă) sau ce furnizor poate fi folosit pentru a comanda anumite materiale la un moment dat.
Determinarea sursei ia diverse date ca parametri pentru procesul propriu-zis de determinare. Acestea includ Acordul-cadru, Înregistrarea informațiilor de achiziție, Fabrica din compania noastră, Aranjamentul cotelor, Lista surselor.
Toate acestea sunt luate în considerare în timp ce se determină cea mai bună sursă posibilă pentru o cerință.
Prima verificare se face prin Aranjamentul cotelor în cazul în care sistemul determină dacă există o sursă adecvată cu aranjamentul de cotă relevant pentru material și dacă se găsește sursa adecvată, aceasta este selectată și căutarea suplimentară a sursei este anulată.
Dacă nu, sistemul ia lista surselor în considerare și caută acolo surse valide. O listă de surse este formată din înregistrări fixe și blocate. Înregistrări fixe sunt pentru vânzători fix pentru material specific valabil pentru o anumită perioadă. Înregistrări blocate nu pot fi folosite ca sursă cât timp sunt în această stare.
În cele din urmă, sistemul caută acord cadru și înregistrarea informațiilor pentru surse credibile și le atribuie solicitarea. Ați văzut în lecția anterioară ce este un înregistrarea informațiilor despre achiziție, iar acordul-cadru este un acord de programare sau un contracttract care este utilizat și în procesul de determinare a sursei ca informație de intrare.
Pentru a utiliza determinarea sursei, trebuie să bifați caseta de selectare Determinare sursă din ecranul inițial al cererii de achiziție.
Atribuirea sursei
Sistemul poate efectua atribuirea sursei de fundal sau prim plan.
Dacă căutarea se face în modul prim-plan și se găsesc mai multe surse valide, apare o listă de selecție din care utilizatorul ar trebui să selecteze sursa corespunzătoare. Dacă este găsită o singură sursă adecvată, aceasta este atribuită automat.
Dacă căutarea se face în fundal, trebuie determinată o singură sursă și pentru a realiza că sistemul va îndeplini diverse funcții în căutare.
De exemplu, acordurile-cadru au prioritate față de sursa de înregistrare a informațiilor de achiziție și, în caz de conflict, este selectată o sursă de acord-cadru.
Dacă se găsesc mai multe surse valide în acordurile-cadru, sursa unică validă va fi cea pentru furnizorul obișnuit, iar dacă nicio înregistrare nu este pentru un furnizor obișnuit, sursa va trebui determinată manual.
Puteți vedea cum două surse sunt oferite de sistem, din care trebuie să alegem manual pe cea mai bună.
Cum se creează și se procesează o cerere de achiziție
Configurarea este acum completă, așadar se poate crea cererea de achiziție. Tranzacția ME51N este punctul de intrare standard și urmează o secvență fixă de cinci acțiuni.
- Deschideți ME51N și alegeți tipul documentului. Tipul selectat în partea de sus a ecranului decide intervalul de numere, selecția câmpului și dacă eliberarea are loc pentru fiecare articol în parte sau pentru întregul document. NB este cererea standard implicită.
- Introduceți datele articolului. Fiecare linie necesită un număr de material, o cantitate, o dată de livrare și un centru de producție. Pentru un material fără înregistrare principală, utilizați în schimb o categorie de alocare de cont cu un text scurt și o grupă de materiale.
- Completați filele cu detalii despre articole. Fila Sursă de aprovizionare conține contractul cu furnizorul sau contractul-cadru generat prin determinarea sursei. Fila Evaluare conține prețul utilizat pentru limitele de aprobare. Cerința tracNumărul regelui descris mai sus este introdus și în detaliile articolului.
- Verifică și salvează. Butonul Verificare validează atribuirea contului, data livrării și sursa înainte de salvare. La salvare, SAP atribuie numărul documentului din intervalul configurat anterior.
- Eliberați rechiziția. Eliberarea individuală utilizează ME54N, iar eliberarea colectivă utilizează ME55. O cerere de achiziție supusă unei strategii de eliberare nu poate fi convertită până când nu au fost setate toate codurile de eliberare.
Odată lansată, conversia este simplă. ME57 atribuie o sursă și creează comanda interactiv, ME58 comandă solicitări care au deja o sursă atribuită, iar ME59N execută crearea automată a comenzilor ca job de fundal pentru solicitările în care există o sursă unică. Rezultatul, în fiecare caz, este un document care continuă prin... procesarea comenzilor de achiziție, recepția mărfurilor și verificarea facturii.
Solicitare de achiziție vs Ordin de achiziție
Ambele documente enumeră un material, o cantitate și o dată, motiv pentru care începătorii le confundă frecvent. Diferența este mai degrabă juridică și direcțională decât cosmetică.
| Parametru | Cerere de cumpărare | Achiziționarea de comandă |
|---|---|---|
| Natură | Cerere internă de achiziții publice | Angajament extern față de un furnizor |
| Public | Circulă în interiorul companiei | Trimis furnizorului |
| Vânzător | Opțional, poate fi găsit prin determinarea sursei | obligatoriu |
| Preț | Preț estimat de evaluare | Preț convenit din înregistrarea informativă sau contracttract |
| Creați tranzacție | ME51N | ME21N |
| Tip standard | NB | NB |
| Efectul eliberării | Permite conversia într-o comandă | Permite transmiterea către furnizor |
Simplu spus, cererea de achiziții solicită departamentului de achiziții să cumpere ceva, în timp ce comanda îi spune furnizorului să îl furnizeze. Etapele ulterioare ale ciclului sunt acoperite în cadrul SAP Tutorial MM serie.
