Integrazione del progetto e gestione dell'ambito: cos'è, definizione
Jonathan Reed
⚡ Riepilogo intelligente
La gestione dell'integrazione del progetto coordina ogni attività, pianificazione e modifica all'interno di un progetto, mentre la gestione dell'ambito del progetto definisce e controlla il lavoro esatto richiesto affinché i team consegnino il prodotto giusto nei tempi e nei budget previsti.
Che cos'è la gestione dell'integrazione dei progetti?
La gestione dell'integrazione del progetto riguarda principalmente i processi necessari per garantire che le varie attività del progetto siano coordinate correttamente.
In altre parole, il processo di gestione dell'integrazione del progetto comprende attività quali l'identificazione, la definizione, la combinazione e il coordinamento dei vari processi relativi al progetto.
La gestione dell'integrazione del progetto comprende le seguenti attività.
| Processo | Progetto Stage | Prodotti chiave |
|---|---|---|
| Sviluppare la carta del progetto | Avvio | Carta del progetto |
| Sviluppare il piano di gestione del progetto | Pianificazione | Piano di gestione del progetto |
| Dirigere e gestire il lavoro di progetto | Risultati finali | |
| Monitorare e controllare il lavoro del progetto | Monitoraggio e controllo | Cambia richieste |
| Eseguire il controllo integrato delle modifiche | Monitoraggio e controllo | Aggiornamenti sullo stato della richiesta di modifica |
| Chiudi progetto o fase | Chiusura del progetto | Prodotto finale |
Di seguito analizzeremo ciascun processo passo dopo passo:
Carta del progetto
Il Project Charter è parte integrante del Project Integration Management, senza un Project Charter un progetto non può iniziare. Autorizza formalmente e definisce gli obiettivi del progetto. Include nome, descrizione e risultati finali del progetto, solitamente scritti da un'autorità superiore rispetto a un project manager.
| ingressi | Strumenti e tecniche | Uscite |
|---|---|---|
| Dichiarazione di lavoro del progetto | Giudizio esperto | Carta del progetto |
| Caso aziendale | ||
| Contract | ||
| Fattori ambientali aziendali | ||
| Asset dei processi organizzativi |
Piano di gestione del progetto
Lo sviluppo del piano di progetto utilizza gli output degli altri processi di pianificazione per produrre un documento coerente e logico che può essere utilizzato per guidare sia il controllo del progetto che l'esecuzione del progetto. Il piano di gestione del progetto viene utilizzato per dirigere l'esecuzione del progetto, documentare i presupposti della pianificazione del progetto, comunicare tra le parti interessate, per un migliore controllo del progetto, ecc.
| ingressi | Strumenti e tecniche | Uscite |
|---|---|---|
| Carta del progetto | Giudizio esperto | Piano di gestione del progetto |
| Output dei processi di pianificazione | ||
| Fattori ambientali aziendali | ||
| Asset dei processi organizzativi |
Dirigere e gestire il lavoro di progetto
Si tratta di un processo in cui il lavoro verrà eseguito come definito nel piano di gestione del progetto e implementerà le modifiche rispetto ai requisiti del progetto.
| ingressi | Strumenti e tecniche | Uscite |
|---|---|---|
| Piano di gestione del progetto | Giudizio esperto | Risultati finali |
| Richieste di modifica approvate | Sistema informativo per la gestione del progetto | Informazioni sulle prestazioni lavorative |
| Fattori ambientali aziendali | Cambia richieste | |
| Asset dei processi organizzativi | Aggiornamenti dei piani di gestione del progetto | |
| Aggiornamenti dei documenti di progetto |
Monitorare e controllare il lavoro del progetto
Questa fase include tracresponsabile, esamina e riferisce sullo stato di avanzamento del progetto al fine di raggiungere gli obiettivi di prestazione definiti nel piano di gestione del progetto.
| ingressi | Strumenti e tecniche | Uscite |
|---|---|---|
| Piano di gestione del progetto | Giudizio esperto | Cambia richieste |
| Rapporti sulle prestazioni | Aggiornamenti dei piani di gestione del progetto | |
| Fattori ambientali aziendali | Aggiornamenti dei documenti di progetto | |
| Asset dei processi organizzativi |
Eseguire il controllo integrato delle modifiche
È la fase in cui l'impatto di qualsiasi modifica viene valutato rispetto al progetto. Deve essere valutato nell'intero progetto. In questo processo, il lavoro effettivo viene analizzato rispetto al piano previsto e apporta una modifica se non sono in linea o sincronizzati.
La differenza tra il "monitoraggio e controllo del lavoro del progetto" e il "controllo integrato delle modifiche" è che Esegui il controllo integrato delle modifiche si concentra sulla gestione di qualsiasi modifica all'ambito del progetto mentre il primo si concentra sulla gestione del modo in cui tale ambito viene eseguito.
| ingressi | Strumenti e tecniche | Uscite |
|---|---|---|
| Piano di gestione del progetto | Giudizio esperto | Aggiornamenti sullo stato delle richieste di modifica |
| Informazioni sulle prestazioni lavorative | Riunioni di controllo delle modifiche | Aggiornamenti del piano di gestione del progetto |
| Cambia richieste | Aggiornamenti dei documenti di progetto | |
| Fattori ambientali aziendali | ||
| Asset dei processi organizzativi |
Chiudi progetto o fase
È la fase di completamento formale delle attività legate al progetto.
| ingressi | Strumenti e tecniche | Uscite |
|---|---|---|
| Piano di gestione del progetto | Giudizio esperto | Transizione del prodotto finale, del servizio o del risultato |
| Risultati accettati | Aggiornamenti degli asset dei processi organizzativi | |
| Asset dei processi organizzativi |
Che cos'è la gestione dell'ambito del progetto?
Un processo di gestione dell'ambito determina quale lavoro è necessario svolgere e garantisce che il progetto includa solo quel lavoro per completare il progetto.
Perché i manager hanno bisogno del Project Scope Management
- Senza determinare la portata del progetto, non è possibile stimare il tempo o il costo che il progetto richiederà
- La gestione dell'ambito crea processi di controllo per affrontare gli elementi che potrebbero alterare il progetto durante il ciclo di vita del progetto
- Aiuta a evitare le difficoltà che un progetto potrebbe incontrare con un ambito in continua espansione e un elenco di requisiti ingestibile.
Questa fase include sia-
- Gestione dell'ambito del progetto
- Gestione dell'ambito del prodotto
Il processo di gestione dell'ambito del progetto include le seguenti attività.
| Processo | Gruppo di progetto | Prodotti chiave |
|---|---|---|
| Gestione dell'ambito del piano | Pianificazione | |
| Raccogli i requisiti | Pianificazione | Documento richiesto |
| Definire l'ambito | Pianificazione | Dichiarazione dello scopo del progetto |
| Crea WBS | Pianificazione | Directory WBS, WBS |
| Convalida ambito | Monitoraggio e controllo | Risultati dell'accettazione |
| Ambito di controllo | Monitoraggio e controllo | Richiesta di modifica |
Di seguito analizzeremo ciascun processo passo dopo passo:
Gestione dell'ambito del piano
Il piano di gestione dell'ambito determinerà come l'ambito sarà definito, convalidato e controllato.
| Ingressi primari | Strumenti e tecniche | Uscite primarie |
|---|---|---|
| Dichiarazione preliminare dell'ambito del progetto | ||
| Carta del progetto | Riunioni | Piani di gestione dei requisiti |
| Piano di gestione del progetto | Giudizio esperto | Piani di gestione dell'ambito |
| Fattori ambientali aziendali | ||
| Asset dei processi organizzativi |
Raccogli i requisiti
Durante questo processo, i manager utilizzano diverse tecniche e strumenti per raccogliere i requisiti del progetto dalle parti interessate. Questa fase è molto importante e, se eseguita correttamente, ridurrà al minimo le possibilità di errore durante il progetto.
| Ingressi primari | Strumenti e tecniche | Uscite primarie |
|---|---|---|
| Carta del progetto | interviste | Documentazione dei requisiti |
| Registro delle parti interessate | Focus group | Piano di gestione dei requisiti |
| Tecniche di creatività di gruppo | Requisiti tracmatrice di capacità | |
| Laboratori facilitati | ||
| Sondaggi e questionari | ||
| prototipi | ||
| Osservazioni | ||
| Tecniche decisionali di gruppo |
Processo di definizione dell'ambito
Questo processo indica chiaramente come il progetto dovrebbe procedere e cosa non può fare. Durante questo processo si garantisce che il progetto rimanga sul track esaminando i documenti di supporto. L'ambito risultante menzionerà quindi i requisiti e le aspettative delle parti interessate.
| Ingressi primari | Strumenti e tecniche | Uscite primarie |
|---|---|---|
| Carta del progetto | Giudizio esperto | Dichiarazione dello scopo del progetto |
| Documentazione dei requisiti | Analisi del prodotto | Aggiornamenti dei documenti di progetto |
| Asset dei processi organizzativi | Identificazione alternativa | |
| Laboratori facilitati |
Creazione della WBS (struttura di scomposizione del lavoro)
La WBS consente al project manager e al suo team di scomporre i risultati finali di un progetto di alto livello in unità di lavoro più piccole e gestibili chiamate pacchetti di lavoro.
| Ingressi primari | Strumenti e tecniche | Uscite primarie |
|---|---|---|
| Dichiarazione dello scopo del progetto | Decomposizione | WBS |
| Documentazione dei requisiti | Dizionario WBS | |
| Asset dei processi organizzativi | Base di riferimento dell'ambito | |
| Aggiornamenti dei documenti di progetto |
Convalida ambito
Il processo di validazione dell'ambito prevede l'accettazione da parte del cliente. In questa fase, il cliente accetta formalmente tutti i risultati del progetto. Questo processo si svolge al termine di ogni fase e, durante tale fase, il cliente fornisce un feedback sul lavoro svolto.
| Ingressi primari | Strumenti e tecniche | Uscite primarie |
|---|---|---|
| Dichiarazione dello scopo del progetto | Ispezione | Risultati di accettazione |
| Piano di gestione del progetto | Richiesta di modifica | |
| Requisito TracMatrice di capacità | Aggiornamenti dei documenti di progetto | |
| Risultati convalidati |
Controllo dell'ambito
Questo processo o fase prevede il monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto e la gestione delle modifiche all'ambito di lavoro. Oltre a ciò, include anche la valutazione di eventuali requisiti aggiuntivi richiesti dal cliente o la supervisione proattiva dell'ambito del progetto.
| Ingressi primari | Strumenti e tecniche | Uscite primarie |
|---|---|---|
| Piano di gestione del progetto | Analisi degli scostamenti | Misurazioni delle prestazioni lavorative |
| Documentazione dei requisiti | Cambia richieste | |
| Requisito tracmatrice di capacità | ||
| Asset dei processi organizzativi | ||
| Informazioni sulle prestazioni lavorative | Aggiornamenti dei documenti di progetto |
Punti chiave da ricordare per la gestione dell'ambito
- Per evitare il superamento dei costi e gli slittamenti nella pianificazione, l'ambito deve essere completo e accurato.
- L’ambito deve essere chiaramente definito per evitare lavoro inutile e confusione
- Il documento di ambito dovrebbe essere condiviso con tutte le parti interessate per evitare errori nella progettazione e nei requisiti
- La buona pratica per la gestione dell'ambito è che il documento dell'ambito deve rimanere inalterato per tutta la durata del progetto
Principali differenze tra integrazione di progetto e gestione dell'ambito del progetto
Sebbene entrambe le aree di conoscenza appartengano al quadro PMBOK e condividano diversi elementi, rispondono a domande diverse.
La gestione dell'integrazione del progetto si interroga su come ogni piano, risultato finale e modifica si integri con gli altri lungo l'intero ciclo di vita del progetto. La gestione dell'ambito del progetto si interroga su quali attività il progetto realizzerà e quali no.
Le differenze sono chiaramente visibili nella tabella seguente.
| Aspetto | Gestione dell'integrazione del progetto | Gestione dell'ambito del progetto |
|---|---|---|
| Scopo principale | Coordinare tutte le aree di conoscenza in un unico piano coerente. | Definire, convalidare e controllare il lavoro necessario per la consegna del prodotto. |
| Consegna chiave | Statuto del progetto e piano di gestione del progetto. | Definizione dell'ambito del progetto, struttura di scomposizione del lavoro (WBS) e linea di base dell'ambito. |
| Uscita tipica | Richieste di modifica approvate e piani aggiornati. | Risultati finali accettati e richieste di modifica legate esclusivamente all'ambito del progetto. |
| Proprietario | Responsabile del progetto in collaborazione con lo sponsor. | Responsabile del progetto, collabora con l'analista aziendale e le parti interessate. |
In sintesi, l'integrazione fa sì che le diverse componenti del progetto funzionino come un unico sistema, mentre la gestione dell'ambito di lavoro mantiene i confini dell'attività chiari e stabili.
Come prevenire l'espansione incontrollata dell'ambito di un progetto
L'ampliamento incontrollato dell'ambito di progetto (scope creep) si verifica dopo l'approvazione del piano di base. Se non viene identificato tempestivamente, comporta un esaurimento del budget, ritardi e compromette la qualità.
Le seguenti pratiche aiutano un project manager a tenere sotto controllo l'ampliamento incontrollato dell'ambito del progetto, dall'inizio alla fine.
- Scrivi una dichiarazione chiara dell'ambito del progetto. Descrivi ogni risultato finale, esclusione, presupposto e vincolo nella dichiarazione di ambito, in modo che le parti interessate condividano un'unica interpretazione del lavoro.
- Crea una struttura di scomposizione del lavoro dettagliata. Suddividete i risultati attesi in pacchetti di lavoro sufficientemente piccoli da poter essere stimati in ore o giorni. Una WBS (Work Breakdown Structure) precisa rende evidenti le nuove richieste, poiché non rientrano in alcun pacchetto di lavoro esistente.
- Definisci fin da subito l'ambito di applicazione. Blocca la dichiarazione di ambito, la WBS e il dizionario WBS come baseline dell'ambito e memorizzali nel sistema di controllo versione in modo che qualsiasi scostamento sia misurabile.
- Ogni richiesta viene instradata attraverso un sistema integrato di gestione delle modifiche. Quando una parte interessata richiede una nuova funzionalità, registrare la richiesta, valutarne l'impatto su costi, tempi, qualità e rischi, quindi approvarla o rifiutarla nel comitato di controllo delle modifiche.
- Tracrequisiti k con un tracmatrice di capacità. Collega ogni requisito a un'esigenza aziendale, a un risultato finale e a un test di accettazione. Le richieste che non possono essere tracLe richieste ricondotte a un'esigenza aziendale sono forti candidate al rifiuto.
- Comunicare le decisioni relative all'ambito di applicazione. Condividi ogni modifica, approvata o rifiutata, con tutto il team, in modo che nessuno inizi per errore lavori non previsti dal budget.
Questi passaggi non eliminano il cambiamento. Lo mantengono visibile e finanziato, ed è questa la differenza tra un'evoluzione sana e una progressiva e distruttiva espansione del progetto.
Strumenti popolari per l'integrazione e la gestione dell'ambito del progetto
I moderni project manager raramente track integrazione e ambito nei soli fogli di calcolo. I seguenti strumenti coprono le esigenze comuni nelle due aree di conoscenza.
- Microsoft Project: Un pianificatore desktop e cloud con forti funzionalità Gantt, di gestione delle risorse e di definizione della baseline. tracRe per progetti di medie e grandi dimensioni.
- Jira e Jira Align: Ampiamente utilizzato nei team agili per gestire epiche, storie e dipendenze tra team, mantenendo al contempo un backlog di ambito.
- Foglio intelligente: Uno strumento basato su griglia che supporta le strutture di scomposizione del lavoro, i registri delle modifiche e le dashboard integrate senza richiedere un lungo periodo di apprendimento.
- Asana e monday.com: Piattaforme collaborative che combinano elenchi di attività, visualizzazioni del portfolio e flussi di lavoro per le richieste di modifica in un unico spazio di lavoro.
- Confluence e SharePoint: Piattaforme documentali che mantengono in un unico luogo, facilmente consultabili, la carta di progetto, la dichiarazione di ambito e le decisioni relative alle modifiche.
La scelta più appropriata dipende dalle dimensioni del team, dal metodo di erogazione e dallo standard di reporting utilizzato dallo sponsor.
