Integrazione del progetto e gestione dell'ambito: cos'è, definizione

Che cos'è la gestione dell'integrazione dei progetti?

La gestione dell'integrazione del progetto riguarda principalmente i processi necessari per garantire che le varie attività del progetto siano coordinate correttamente.

In altre parole, il processo di Project Integration Management comprende attività come identificare, definire, combinare e coordinare vari processi relativi al progetto.

La gestione dell'integrazione del progetto comprende le seguenti attività.

Processo Progetto Stage Prodotti chiave
Sviluppare la carta del progetto Avvio Carta del progetto
Sviluppare il piano di gestione del progetto Pianificazione Piano di gestione del progetto
Dirigere e gestire il lavoro di progetto Risultati finali
Monitorare e controllare il lavoro del progetto Monitoraggio e controllo Cambia richieste
Eseguire il controllo integrato delle modifiche Monitoraggio e controllo Aggiornamenti sullo stato della richiesta di modifica
Chiudi progetto o fase Chiusura del progetto Prodotto finale

Vedremo tutto il processo passo dopo passo di seguito: -

Carta del progetto

Il Project Charter è parte integrante del Project Integration Management, senza un Project Charter un progetto non può iniziare. Autorizza formalmente e definisce gli obiettivi del progetto. Include nome, descrizione e risultati finali del progetto, solitamente scritti da un'autorità superiore rispetto a un project manager.

ingressi Strumenti e tecniche Uscite
Dichiarazione di lavoro del progetto Giudizio esperto Carta del progetto
Caso aziendale
Contratto
Fattori ambientali aziendali
Asset dei processi organizzativi

Piano di gestione del progetto

Lo sviluppo del piano di progetto utilizza gli output degli altri processi di pianificazione per produrre un documento coerente e logico che può essere utilizzato per guidare sia il controllo del progetto che l'esecuzione del progetto. Il piano di gestione del progetto viene utilizzato per dirigere l'esecuzione del progetto, documentare i presupposti della pianificazione del progetto, comunicare tra le parti interessate, per un migliore controllo del progetto, ecc.

ingressi Strumenti e tecniche Uscite
Carta del progetto Giudizio esperto Piano di gestione del progetto
Output dei processi di pianificazione
Fattori ambientali aziendali
Asset dei processi organizzativi

Dirigere e gestire il lavoro di progetto

Si tratta di un processo in cui il lavoro verrà eseguito come definito nel piano di gestione del progetto e implementerà le modifiche rispetto ai requisiti del progetto.

ingressi Strumenti e tecniche Uscite
Piano di gestione del progetto Giudizio esperto Risultati finali
Richieste di modifica approvate Sistema informativo per la gestione del progetto Informazioni sulle prestazioni lavorative
Fattori ambientali aziendali Cambia richieste
Asset dei processi organizzativi Aggiornamenti dei piani di gestione del progetto
Aggiornamenti dei documenti di progetto

Monitorare e controllare il lavoro del progetto

Questa fase comprende il monitoraggio, la revisione e la rendicontazione dell'avanzamento del progetto al fine di soddisfare gli obiettivi prestazionali definiti nel piano di gestione del progetto.

ingressi Strumenti e tecniche Uscite
Piano di gestione del progetto Giudizio esperto Cambia richieste
Rapporti sulle prestazioni Aggiornamenti dei piani di gestione del progetto
Fattori ambientali aziendali Aggiornamenti dei documenti di progetto
Asset dei processi organizzativi

Eseguire il controllo integrato delle modifiche

È la fase in cui l'impatto di qualsiasi modifica viene valutato rispetto al progetto. Deve essere valutato nell'intero progetto. In questo processo, il lavoro effettivo viene analizzato rispetto al piano previsto e apporta una modifica se non sono in linea o sincronizzati.

La differenza tra il "monitoraggio e controllo del lavoro del progetto" e il "controllo integrato delle modifiche" è che Esegui il controllo integrato delle modifiche si concentra sulla gestione di qualsiasi modifica all'ambito del progetto mentre il primo si concentra sulla gestione del modo in cui tale ambito viene eseguito.

ingressi Strumenti e tecniche Uscite
Piano di gestione del progetto Giudizio esperto Aggiornamenti sullo stato delle richieste di modifica
Informazioni sulle prestazioni lavorative Riunioni di controllo delle modifiche Aggiornamenti del piano di gestione del progetto
Cambia richieste Aggiornamenti dei documenti di progetto
Fattori ambientali aziendali
Asset dei processi organizzativi

Chiudi progetto o fase

È la fase di completamento formale delle attività legate al progetto.

ingressi Strumenti e tecniche Uscite
Piano di gestione del progetto Giudizio esperto Transizione del prodotto finale, del servizio o del risultato
Risultati accettati Aggiornamenti degli asset dei processi organizzativi
Asset dei processi organizzativi

Che cos'è la gestione dell'ambito del progetto?

Un processo di gestione dell'ambito determina quale lavoro è necessario svolgere e garantisce che il progetto includa solo quel lavoro per completare il progetto.

Perché i manager hanno bisogno del Project Scope Management

  • Senza determinare la portata del progetto, non è possibile stimare il tempo o il costo che il progetto richiederà
  • La gestione dell'ambito crea processi di controllo per affrontare gli elementi che potrebbero alterare il progetto durante il ciclo di vita del progetto
  • Aiuta a evitare le sfide che un progetto potrebbe incontrare con ogni ambito crescente e un elenco di requisiti ingestibile.

Questa fase include sia-

  • Gestione dell'ambito del progetto
  • Gestione dell'ambito del prodotto

Il processo di gestione dell'ambito del progetto include le seguenti attività.

Processo Gruppo di progetto Prodotti chiave
  • Gestione dell'ambito del piano
Pianificazione
  • Raccogli i requisiti
Pianificazione Documento richiesto
  • Definire l'ambito
Pianificazione Dichiarazione dello scopo del progetto
  • Crea WBS
Pianificazione Directory WBS, WBS
  • Convalida ambito
Monitoraggio e controllo Risultati dell'accettazione
  • Ambito di controllo
Monitoraggio e controllo Richiesta di modifica

Vedremo tutto il processo passo dopo passo di seguito: -

Gestione dell'ambito del piano

Il piano di gestione dell'ambito determinerà come l'ambito sarà definito, convalidato e controllato.

Ingressi primari Strumenti e tecniche Uscite primarie
  • Dichiarazione preliminare dell'ambito del progetto
  • Carta del progetto
Riunioni Piani di gestione dei requisiti
  • Piano di gestione del progetto
Giudizio degli esperti Piani di gestione dell'ambito
  • Fattori ambientali aziendali
  • Asset dei processi organizzativi

Raccogli i requisiti

Durante questo processo i manager utilizzano varie tecniche e strumenti per la raccolta dei requisiti del progetto da parte delle parti interessate. Questa fase è molto importante e se eseguita accuratamente le possibilità di errore durante il progetto saranno minime.

Ingressi primari Strumenti e tecniche Uscite primarie
  • Carta del progetto
interviste Documentazione dei requisiti
  • Registro delle parti interessate
Focus group Piano di gestione dei requisiti
Tecniche di creatività di gruppo Matrice di tracciabilità dei requisiti
Laboratori facilitati
sondaggi e questionari
prototipi
Osservazioni
Tecniche decisionali di gruppo

Processo di definizione dell'ambito

Questo processo indica chiaramente come il progetto dovrebbe progredire e cosa non può fare. Durante questo processo si assicura che il progetto rimanga in carreggiata esaminando i documenti di supporto. L'ambito risultante menzionerà quindi i requisiti e le aspettative degli stakeholder.

Ingressi primari Strumenti e tecniche Uscite primarie
  • Carta del progetto
Giudizio esperto Dichiarazione dello scopo del progetto
  • Documentazione dei requisiti
Analisi del prodotto Aggiornamenti dei documenti di progetto
  • Asset dei processi organizzativi
Identificazione alternativa
Laboratori facilitati

Creazione della WBS (struttura di scomposizione del lavoro)

La WBS consente al project manager e al suo team di scomporre i risultati finali di un progetto di alto livello in unità di lavoro più piccole e gestibili chiamate pacchetti di lavoro.

Ingressi primari Strumenti e tecniche Uscite primarie
  • Dichiarazione dello scopo del progetto
Decomposizione WBS
  • Documentazione dei requisiti
Dizionario WBS
  • Asset dei processi organizzativi
Base di riferimento dell'ambito
Aggiornamenti dei documenti di progetto

Convalida ambito

Il processo di convalida dell'ambito implica l'accettazione da parte dei clienti. È quando il cliente accetta formalmente tutti i risultati finali del progetto. Alla fine di ogni fase avviene questo processo. Durante questo processo, il cliente fornisce il proprio feedback sul lavoro svolto.

Ingressi primari Strumenti e tecniche Uscite primarie
  • Dichiarazione dello scopo del progetto
Ispezione Risultati di accettazione
  • Piano di gestione del progetto
Richiesta di modifica
Aggiornamenti dei documenti di progetto
  • Risultati convalidati

Controllo dell'ambito

Questo processo o fase prevede il monitoraggio dello stato del progetto e la gestione delle modifiche all'ambito. Oltre a ciò si tratta anche della valutazione dei requisiti aggiuntivi da parte del cliente o del trascurare in modo proattivo la portata del progetto.

Ingressi primari Strumenti e tecniche Uscite primarie
  • Piano di gestione del progetto
Analisi degli scostamenti Misurazioni delle prestazioni lavorative
  • Documentazione dei requisiti
Cambia richieste
  • Matrice di tracciabilità dei requisiti
  • Asset dei processi organizzativi
  • Informazioni sulle prestazioni lavorative
Aggiornamenti dei documenti di progetto

Punti chiave da ricordare per la gestione dell'ambito

  • Per evitare il superamento dei costi e gli slittamenti nella pianificazione, l'ambito deve essere completo e accurato.
  • L’ambito deve essere chiaramente definito per evitare lavoro inutile e confusione
  • Il documento di ambito dovrebbe essere condiviso con tutte le parti interessate per evitare errori nella progettazione e nei requisiti
  • La buona pratica per la gestione dell'ambito è che il documento dell'ambito deve rimanere inalterato per tutta la durata del progetto

Sommario

La gestione dell'ambito viene utilizzata per determinare come verrà gestito il resto dei processi di pianificazione dell'ambito.

L'aspetto chiave di questa fase

  • Analisi dei requisiti del progetto
  • Comunicare la modifica dell'ambito a tutte le parti interessate
  • Ruoli e responsabilità relativi all'ambito