Tipi di Sistema Informativo: MIS, TPS, DSS, Pyramid Diagram

Una tipica organizzazione è divisa in livello operativo, medio e superiore. I requisiti informativi per gli utenti differiscono a ogni livello. A tal fine, esistono numerosi sistemi informativi che supportano ciascun livello di un'organizzazione.

Questo tutorial esplorerà i diversi tipi di sistemi informativi, il livello organizzativo che li utilizza e le caratteristiche del particolare sistema informativo.

Diagramma piramidale dei livelli organizzativi e dei requisiti informativi

Comprendere i vari livelli di un'organizzazione è essenziale per comprendere le informazioni richieste dagli utenti che operano ai rispettivi livelli.

Il diagramma seguente illustra i vari livelli di un'organizzazione tipica.

Operalivello di gestione nazionale

Il livello operativo riguarda l'esecuzione delle transazioni commerciali quotidiane dell'organizzazione.

Esempi di utenti a questo livello di gestione includono i cassieri di un punto vendita, gli cassieri di banca, gli infermieri di un ospedale, il personale dell'assistenza clienti, ecc.

Gli utenti a questo livello prendono decisioni strutturate. Ciò significa che hanno regole definite che li guidano nel prendere decisioni.

Ad esempio, se un negozio vende articoli a credito e ha una politica di credito che ha un limite stabilito per il prestito, tutto ciò di cui il venditore ha bisogno per decidere se concedere o meno un credito a un cliente si basa sulle informazioni di credito correnti del sistema.

Livello di gestione tattica

Questo livello organizzativo è dominato da manager di livello medio, capi dipartimento, supervisori, ecc. Gli utenti a questo livello solitamente supervisionano le attività degli utenti a livello di gestione operativa.

Gli utenti tattici prendono decisioni semi-strutturate. Le decisioni si basano in parte su linee guida fisse e su chiamate di giudizio. Ad esempio, un manager tattico può controllare il limite di credito e la cronologia dei pagamenti di un cliente e decidere di fare un'eccezione per aumentare il limite di credito per un particolare cliente. La decisione è in parte strutturata nel senso che il manager tattico deve utilizzare le informazioni esistenti per identificare una cronologia dei pagamenti a vantaggio dell'organizzazione e una percentuale di aumento consentita.

Livello di gestione strategica

Questo è il livello più alto in un'organizzazione. Gli utenti a questo livello prendono decisioni non strutturate. I manager di livello senior si occupano della pianificazione a lungo termine dell'organizzazione. Usano le informazioni dei manager tattici e i dati esterni per guidarli quando prendono decisioni non strutturate.

Sistema di elaborazione delle transazioni (TPS)

I sistemi di elaborazione delle transazioni vengono utilizzati per registrare le transazioni commerciali quotidiane dell'organizzazione. Sono utilizzati dagli utenti a livello di gestione operativa. L'obiettivo principale di un sistema di elaborazione delle transazioni è rispondere a domande di routine come;

• Come venivano vendute le stampanti oggi?
• Quanto inventario abbiamo a portata di mano?
• Qual è il debito residuo per John Doe?

Registrando le transazioni commerciali quotidiane, il sistema TPS fornisce risposte tempestive alle domande di cui sopra.

• Le decisioni prese dai responsabili operativi sono di routine e altamente strutturate.
• Le informazioni prodotte dal sistema di elaborazione delle transazioni sono molto dettagliate.

Ad esempio, le banche che concedono prestiti richiedono che l’azienda per cui lavora una persona abbia un memorandum d’intesa (MoU) con la banca. Se una persona il cui datore di lavoro ha un protocollo d'intesa con la banca richiede un prestito, tutto ciò che il personale operativo deve fare è verificare i documenti presentati. Se soddisfano i requisiti, vengono elaborati i documenti della richiesta di prestito. Se non soddisfano i requisiti, si consiglia al cliente di consultare lo staff di gestione tattica per vedere la possibilità di firmare un protocollo d'intesa.

Esempi di sistemi di elaborazione delle transazioni includono;

• Point of Sale Sistemi – registra le vendite giornaliere
• Sistemi di buste paga – elaborazione delle retribuzioni dei dipendenti, gestione dei prestiti, ecc.
• Sistemi di controllo delle scorte – tenere traccia dei livelli di inventario
• Sistemi di prenotazione aerea – gestione prenotazione voli

Sistema informativo di gestione (MIS)

Management Information Systems (MIS) sono utilizzati dai manager tattici per monitorare lo stato attuale delle prestazioni dell'organizzazione. L'output di un sistema di elaborazione delle transazioni viene utilizzato come input per un sistema informativo di gestione.

Il sistema MIS analizza l'input con algoritmi di routine, ovvero aggrega, confronta e riassume i risultati per produrre report che i manager tattici utilizzano per monitorare, controllare e prevedere le prestazioni future.

Ad esempio, l'input proveniente da un sistema di punto vendita può essere utilizzato per analizzare le tendenze dei prodotti che hanno un buon rendimento e di quelli che non hanno un buon rendimento. Queste informazioni possono essere utilizzate per effettuare futuri ordini di inventario, ovvero aumentare gli ordini per prodotti con buone prestazioni e ridurre gli ordini di prodotti che non funzionano bene.

Esempi di sistemi informativi gestionali includono;

• Sistemi di gestione delle vendite – ricevono input dal sistema del punto vendita
• Sistemi di bilancio – fornisce una panoramica di quanto denaro viene speso all’interno dell’organizzazione a breve e lungo termine.
• Sistema di gestione delle risorse umane – benessere generale dei dipendenti, turnover del personale, ecc.

I manager tattici sono responsabili della decisione semi-strutturata. I sistemi MIS forniscono le informazioni necessarie per prendere una decisione strutturata e, in base all'esperienza dei manager tattici, effettuano valutazioni, ovvero prevedono la quantità di merci o inventario che dovrebbe essere ordinata per il secondo trimestre in base alle vendite del primo trimestre.

Sistema di supporto decisionale (DSS)

Sistema di Supporto Decisionale vengono utilizzati dal senior management per prendere decisioni non di routine. I sistemi di supporto alle decisioni utilizzano input da sistemi interni (sistemi di elaborazione delle transazioni e sistemi informativi gestionali) e da sistemi esterni.

L’obiettivo principale dei sistemi di supporto alle decisioni è fornire soluzioni a problemi unici e che cambiano frequentemente. I sistemi di supporto decisionale rispondono a domande come;

• Quale sarebbe l'impatto sulle prestazioni dei dipendenti se raddoppiassimo il lotto di produzione in fabbrica?
• Cosa accadrebbe alle nostre vendite se un nuovo concorrente entrasse nel mercato?

I sistemi di supporto alle decisioni utilizzano sofisticati modelli matematici e tecniche statistiche (probabilità, modelli predittivi, ecc.) per fornire soluzioni e sono molto interattivi.

Esempi di sistemi di supporto alle decisioni includono;

• Sistemi di pianificazione finanziaria – consente ai manager di valutare modi alternativi per raggiungere gli obiettivi. L’obiettivo è trovare il modo ottimale per raggiungere l’obiettivo. Ad esempio, l'utile netto di un'azienda viene calcolato utilizzando la formula Vendite totali meno (costo delle merci + spese). Un sistema di pianificazione finanziaria consentirà ai dirigenti senior di porre domande "what if" e di adeguare i valori delle vendite totali, del costo delle merci, ecc. per vedere l'effetto della decisione e sull'utile netto e trovare il modo più ottimale.
• Sistemi di gestione dei prestiti bancari – serve per verificare il credito del richiedente del prestito e prevedere la probabilità di recupero del prestito.

Tecniche di intelligenza artificiale nelle imprese

L'intelligenza artificiale i sistemi imitano l’esperienza umana per identificare modelli in grandi set di dati. Aziende come Amazon, Facebook e Google, ecc. utilizzano tecniche di intelligenza artificiale per identificare i dati più rilevanti per te.

Usiamo Facebook come esempio, Facebook di solito fa previsioni molto accurate sulle persone che potresti conoscere o con cui sei andato a scuola. Usano i dati che fornisci loro, i dati forniti dai tuoi amici e sulla base di queste informazioni fanno previsioni sulle persone che potresti conoscere.

Amazon utilizza anche tecniche di intelligenza artificiale per suggerirti i prodotti da acquistare anche in base a ciò che stai acquistando attualmente.

Anche Google utilizza intelligenza artificiale per fornirti i risultati di ricerca più pertinenti in base alle tue interazioni con Google e alla tua posizione.

Queste tecniche hanno contribuito notevolmente a rendere queste aziende di grande successo perché sono in grado di fornire valore ai propri clienti.

Elaborazione analitica in linea (OLAP)

Processo di analisi online (OLAP) viene utilizzato per interrogare e analizzare dati multidimensionali e produrre informazioni che possono essere visualizzate in modi diversi utilizzando più dimensioni.

Supponiamo che un'azienda venda laptop, desktop e Mobile dispositivo. Hanno quattro (4) filiali A, B, C e D. OLAP può essere utilizzato per visualizzare le vendite totali di ciascun prodotto in tutte le regioni e confrontare le vendite effettive con le vendite previste.

Ogni informazione come prodotto, numero di vendite, valore delle vendite rappresenta una dimensione diversa

L'obiettivo principale dei sistemi OLAP è quello di fornire risposte a query ad hoc nel più breve tempo possibile indipendentemente dalla dimensione dei dataset utilizzati.