Tipi di Sistema Informativo: MIS, TPS, DSS, Pyramid Diagram

Un'organizzazione tipica è suddivisa in livelli operativi, intermedi e superiori. Le esigenze informative degli utenti di ciascun livello sono diverse. A tal fine, esistono numerosi sistemi informativi a supporto di ogni livello dell'organizzazione.

Questo tutorial esplorerà i diversi tipi di sistemi informativi, il livello organizzativo che li utilizza e le caratteristiche di ciascun sistema informativo.

Diagramma piramidale dei livelli organizzativi e dei requisiti informativi

Comprendere i vari livelli di un'organizzazione è essenziale per comprendere le informazioni richieste dagli utenti che operano ai rispettivi livelli.

Il diagramma seguente illustra i vari livelli di un'organizzazione tipica.

Operalivello di gestione nazionale

Il livello operativo si occupa dello svolgimento delle transazioni commerciali quotidiane dell'organizzazione.

Esempi di utenti a questo livello di gestione includono i cassieri di un punto vendita, gli cassieri di banca, gli infermieri di un ospedale, il personale dell'assistenza clienti, ecc.

Gli utenti a questo livello prendono decisioni strutturate. Ciò significa che dispongono di regole definite che li guidano nel processo decisionale.

Ad esempio, se un negozio vende articoli a credito e ha una politica di credito che prevede un limite prestabilito per i prestiti, al venditore basterà consultare le informazioni di credito presenti nel sistema per decidere se concedere credito a un cliente o meno.

Livello di gestione tattica

Questo livello organizzativo è dominato da manager di livello intermedio, capi dipartimento, supervisori, ecc. Gli utenti a questo livello solitamente supervisionano le attività degli utenti al livello di gestione operativa.

Gli utenti tattici prendono decisioni semi-strutturate. Le decisioni si basano in parte su linee guida fisse e su chiamate di giudizio. Ad esempio, un manager tattico può controllare il limite di credito e la cronologia dei pagamenti di un cliente e decidere di fare un'eccezione per aumentare il limite di credito per un particolare cliente. La decisione è in parte strutturata nel senso che il manager tattico deve utilizzare le informazioni esistenti per identificare una cronologia dei pagamenti a vantaggio dell'organizzazione e una percentuale di aumento consentita.

Livello di gestione strategica

Questo è il livello più alto in un'organizzazione. Gli utenti a questo livello prendono decisioni non strutturate. I manager di livello senior si occupano della pianificazione a lungo termine dell'organizzazione. Usano le informazioni dei manager tattici e i dati esterni per guidarli quando prendono decisioni non strutturate.

Sistema di elaborazione delle transazioni (TPS)

I sistemi di elaborazione delle transazioni vengono utilizzati per registrare le transazioni commerciali quotidiane dell'organizzazione. Sono utilizzati dagli utenti a livello di gestione operativa. L'obiettivo principale di un sistema di elaborazione delle transazioni è rispondere a domande di routine come:

• Quante stampanti sono state vendute oggi?
• Quanto inventario abbiamo a portata di mano?
• Qual è il debito residuo per John Doe?

Registrando le transazioni commerciali quotidiane, un sistema TPS fornisce risposte tempestive alle domande di cui sopra.

• Le decisioni prese dai responsabili operativi sono di routine e altamente strutturate.
• Le informazioni prodotte dal sistema di elaborazione delle transazioni sono molto dettagliate.

Ad esempio, le banche che erogano prestiti richiedono che l'azienda per cui una persona lavora abbia un protocollo d'intesa (MoU) con la banca stessa. Se una persona il cui datore di lavoro ha un MoU con la banca richiede un prestito, tutto ciò che il personale operativo deve fare è verificare i documenti presentati. Se questi soddisfano i requisiti, la richiesta di prestito viene elaborata. In caso contrario, al cliente viene consigliato di rivolgersi al personale della direzione strategica per valutare la possibilità di stipulare un MoU.

Esempi di sistemi di elaborazione delle transazioni includono:

• Point of Sale Sistemi – registra le vendite giornaliere.
• Sistemi di buste paga – elaborazione degli stipendi dei dipendenti, gestione dei prestiti, ecc.
• Sistemi di controllo delle scorte – keeping track dei livelli di inventario.
• Sistemi di prenotazione aerea – Gestione delle prenotazioni dei voli.

Sistema informativo di gestione (MIS)

Management Information Systems (MIS) sono utilizzati dai manager tattici per monitorare lo stato attuale delle prestazioni dell'organizzazione. L'output di un sistema di elaborazione delle transazioni viene utilizzato come input per un sistema informativo di gestione.

Il sistema MIS analizza i dati in ingresso tramite algoritmi di routine, ovvero aggrega, confronta e riassume i risultati per produrre report che i responsabili tattici utilizzano per monitorare, controllare e prevedere le prestazioni future.

Ad esempio, i dati provenienti da un sistema di punto vendita possono essere utilizzati per analizzare l'andamento delle vendite dei prodotti che hanno successo e di quelli che non lo hanno. Queste informazioni possono essere utilizzate per pianificare gli ordini di magazzino futuri, ovvero aumentare gli ordini dei prodotti più performanti e ridurre quelli dei prodotti meno performanti.

Esempi di sistemi informativi gestionali includono:

• Sistemi di gestione delle vendite – ricevono input dal sistema del punto vendita.
• Sistemi di bilancio – fornisce una panoramica di quanto denaro viene speso all’interno dell’organizzazione a breve e lungo termine.
• Sistema di gestione delle risorse umane – benessere generale dei dipendenti, turnover del personale, ecc.

I responsabili tattici si occupano di decisioni semi-strutturate. I sistemi informativi gestionali (MIS) forniscono le informazioni necessarie per prendere decisioni strutturate e, sulla base dell'esperienza dei responsabili tattici, questi prendono decisioni basate sul giudizio, ad esempio, prevedono la quantità di merci o scorte da ordinare per il secondo trimestre in base alle vendite del primo trimestre.

Sistema di supporto decisionale (DSS)

Sistema di Supporto Decisionale vengono utilizzati dal senior management per prendere decisioni non di routine. I sistemi di supporto alle decisioni utilizzano input da sistemi interni (sistemi di elaborazione delle transazioni e sistemi informativi gestionali) e da sistemi esterni.

L'obiettivo principale dei sistemi di supporto alle decisioni è fornire soluzioni a problemi unici e in continua evoluzione. I sistemi di supporto alle decisioni rispondono a domande come:

• Quale sarebbe l'impatto sulle prestazioni dei dipendenti se raddoppiassimo il lotto di produzione in fabbrica?
• Cosa accadrebbe alle nostre vendite se un nuovo concorrente entrasse nel mercato?

I sistemi di supporto alle decisioni utilizzano modelli matematici e tecniche statistiche sofisticate (probabilità, modellazione predittiva, ecc.) per fornire soluzioni e sono altamente interattivi.

Esempi di sistemi di supporto alle decisioni includono:

• Sistemi di pianificazione finanziaria – Consentono ai manager di valutare modalità alternative per raggiungere gli obiettivi. L'obiettivo è individuare il metodo ottimale per il raggiungimento dell'obiettivo. Ad esempio, l'utile netto di un'azienda si calcola con la formula: Ricavi totali meno (Costo dei beni venduti + Spese). Un sistema di pianificazione finanziaria permette ai dirigenti di porsi domande del tipo "cosa succederebbe se" e di modificare i valori relativi ai ricavi totali, al costo dei beni venduti, ecc., per valutare l'effetto della decisione sull'utile netto e individuare la soluzione più efficiente.
• Sistemi di gestione dei prestiti bancari – serve per verificare il credito del richiedente del prestito e prevedere la probabilità di recupero del prestito.

Tecniche di intelligenza artificiale nelle imprese

L'intelligenza artificiale i sistemi imitano l’esperienza umana per identificare modelli in grandi set di dati. Aziende come Amazon, Facebook e Google, ecc., utilizzano tecniche di intelligenza artificiale per identificare i dati più rilevanti per te.

Prendiamo Facebook come esempio. Facebook di solito fa previsioni molto accurate sulle persone che potresti conoscere o con cui potresti essere andato a scuola. Utilizza i dati che fornisci tu e quelli che forniscono i tuoi amici, e sulla base di queste informazioni fa previsioni sulle persone che potresti incontrare.

Amazon Utilizza anche tecniche di intelligenza artificiale per suggerirti prodotti da acquistare in base a quelli che stai acquistando attualmente.

Google usa anche intelligenza artificiale per fornirti i risultati di ricerca più pertinenti in base alle tue interazioni con Google e la tua posizione.

Queste tecniche hanno contribuito notevolmente al successo di queste aziende, poiché sono in grado di offrire valore ai propri clienti.

Elaborazione analitica in linea (OLAP)

Processo di analisi online (OLAP) viene utilizzato per interrogare e analizzare dati multidimensionali e produrre informazioni che possono essere visualizzate in modi diversi utilizzando più dimensioni.

Supponiamo che un'azienda venda laptop, desktop e Mobile dispositivi. Hanno quattro (4) rami: A, B, C e D. OLAP può essere utilizzato per visualizzare le vendite totali di ciascun prodotto in tutte le regioni e confrontare le vendite effettive con le vendite previste.

Ciascuna informazione, come ad esempio il prodotto, il numero di vendite e il valore delle vendite, rappresenta una dimensione diversa.

L'obiettivo principale dei sistemi OLAP è quello di fornire risposte a query ad hoc nel più breve tempo possibile indipendentemente dalla dimensione dei dataset utilizzati.

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