Cos'è il MIS? Introduzione e definizione

La necessità del MIS

Di seguito sono riportate alcune delle giustificazioni per avere un Sistema MIS.

• I decisori hanno bisogno di informazioni per prendere decisioni efficaci. I sistemi informativi di gestione (MIS) lo rendono possibile.
• I sistemi MIS facilitano la comunicazione all'interno e all'esterno dell'organizzazione – i dipendenti all'interno dell'organizzazione sono in grado di accedere facilmente alle informazioni richieste per le operazioni quotidiane. Facilitazioni come Short Message Service (SMS) ed Email consentono di comunicare con clienti e fornitori dall'interno del sistema MIS che un'organizzazione sta utilizzando.
• Tenuta dei registri – i sistemi informativi gestionali registrano tutte le transazioni commerciali di un'organizzazione e forniscono un punto di riferimento per le transazioni.

Componenti del MIS

I componenti principali di un tipico MIS long-form (Management Information System) sono:

• Chi Siamo – soggetti che utilizzano il sistema informativo
• Dati – i dati che il sistema informativo registra
• Procedure aziendali – procedure messe in atto su come registrare, archiviare e analizzare i dati
• Hardware – questi includono server, workstation, apparecchiature di rete, stampanti, ecc.
• Software – si tratta di programmi utilizzati per gestire i dati. Questi includono programmi come programmi per fogli di calcolo, software di database, ecc.

Tipi di sistemi informativi

Il tipo di sistema informativo che un utente utilizza dipende dal suo livello in un'organizzazione. Il diagramma seguente mostra i tre livelli principali di utenti in un'organizzazione e il tipo di sistema informativo che utilizzano.

Sistemi di elaborazione delle transazioni (TPS)

Questo tipo di sistema informativo viene utilizzato per registrare le transazioni quotidiane di un'azienda. Un esempio di sistema di elaborazione delle transazioni è un sistema POS (punto vendita). Un sistema POS viene utilizzato per registrare le vendite giornaliere.

Management Information Systems (MIS)

I sistemi informativi di gestione, abbreviati in MIS, vengono utilizzati per guidare i manager tattici a prendere decisioni semi-strutturate. L'output del sistema di elaborazione delle transazioni viene utilizzato come input per il sistema MIS.

Sistemi di supporto alle decisioni (DSS)

I sistemi di supporto alle decisioni vengono utilizzati dai manager di alto livello per prendere decisioni semi-strutturate. L'output del sistema informativo di gestione viene utilizzato come input per il sistema di supporto decisionale. I sistemi DSS ricevono anche input di dati da fonti esterne come le attuali forze di mercato, la concorrenza, ecc.

Sistemi informativi manuali VS Sistemi informativi computerizzati (MIS)

I dati sono il flusso sanguigno di qualsiasi entità aziendale. Tutti in un'organizzazione hanno bisogno di informazioni per prendere decisioni. Un sistema informativo è un modo organizzato di registrare, archiviare dati e recuperare informazioni.

In questa sezione esamineremo i sistemi informativi manuali rispetto ai sistemi informativi computerizzati.

Sistema informativo manuale

Un sistema informativo manuale non utilizza alcun dispositivo informatico. La registrazione, l'archiviazione e il recupero dei dati vengono effettuati manualmente dalle persone responsabili del sistema informativo.

Di seguito sono riportati i componenti principali di un sistema informativo manuale

• Persone -le persone sono i destinatari del sistema informativo
• Procedure aziendali –si tratta di misure messe in atto che definiscono le regole per il trattamento dei dati, la loro conservazione, la loro analisi e la produzione di informazioni
• Dati -queste sono le transazioni giornaliere registrate
• Sistema di archiviazione - questo è un modo organizzato di archiviare le informazioni
• Rapporti -i report vengono generati dopo aver analizzato manualmente i dati provenienti dal sistema di archiviazione e averli compilati.

Il diagramma seguente illustra il funzionamento di un tipico sistema informativo manuale

Vantaggi e svantaggi di un sistema informativo manuale

vantaggi:

Di seguito sono riportati i vantaggi dei sistemi informativi manuali

• Conveniente - è più economico rispetto ad un sistema computerizzato perché non è necessario acquistare attrezzature costose come server, postazioni di lavoro, stampanti, ecc.
• Flessibile -i requisiti aziendali in evoluzione possono essere facilmente implementati nelle procedure aziendali e implementati immediatamente

svantaggi:

Di seguito sono riportati alcuni degli svantaggi di un sistema informativo manuale.

• Richiede tempo -tutti i dati immessi devono essere verificati prima dell'archiviazione, questo è un compito che richiede tempo se svolto da esseri umani. Anche il recupero dei dati dal sistema di archiviazione richiede una notevole quantità di tempo
• Incline all’errore – l'accuratezza dei dati quando verificati e convalidati da esseri umani è più soggetta a errori rispetto alla verifica e alla convalida effettuate da sistemi computerizzati.
• Mancanza di sicurezza – la sicurezza dei sistemi manuali viene implementata limitando l'accesso all'archivio. L'esperienza dimostra che le persone non autorizzate possono facilmente accedere allo schedario
• Duplicazione dei dati –la maggior parte dei reparti di un'organizzazione deve avere accesso agli stessi dati. In un sistema manuale, è normale duplicare questi dati per renderli facilmente accessibili a tutti gli utenti autorizzati. La sfida arriva quando è necessario aggiornare gli stessi dati
• Incoerenza dei dati – a causa della duplicazione dei dati, è molto comune aggiornare i dati in un file e non aggiornare gli altri file. Ciò porta all'incoerenza dei dati
• Mancanza di backup – se il file viene perso o gestito in modo errato, le possibilità di recuperare i dati sono quasi pari a zero.

Sistema informativo informatizzato

I sistemi computerizzati sono stati sviluppati per affrontare le sfide dei sistemi informativi manuali. La principale differenza tra un sistema informativo manuale e uno computerizzato è che un sistema computerizzato utilizza una combinazione di software e hardware per registrare, archiviare, analizzare e recuperare informazioni.

Vantaggi e svantaggi di un sistema informativo computerizzato (MIS)

Di seguito sono riportati alcuni degli svantaggi di un sistema informativo computerizzato.

vantaggi:

Di seguito sono riportati i vantaggi dei sistemi informativi computerizzati

• Elaborazione rapida dei dati e recupero delle informazioni – questo è uno dei maggiori vantaggi di un sistema informativo computerizzato. Elabora i dati e recupera le informazioni a una velocità maggiore. Ciò porta a un miglioramento del servizio cliente/cliente
• Maggiore precisione dei dati – facilità di implementazione dei controlli di validazione e verifica dei dati in un sistema informatico rispetto a un sistema manuale.
• Sicurezza migliorata – il sistema informativo informatico, oltre a limitare l'accesso al server del database, può implementare altri controlli di sicurezza come l'autenticazione dell'utente, sistemi di autenticazione biometrica, controllo dei diritti di accesso, ecc.
• Ridotta duplicazione dei dati – i sistemi di database sono progettati in modo tale da ridurre al minimo la duplicazione dei dati. Ciò significa che l'aggiornamento dei dati in un dipartimento li rende automaticamente disponibili agli altri dipartimenti
• Sistemi di backup migliorati – con la tecnologia moderna, i backup possono essere archiviati nel cloud, il che semplifica il ripristino dei dati se succede qualcosa all'hardware e al software utilizzati per archiviare i dati
• Facile accesso alle informazioni – la maggior parte dei dirigenti aziendali ha bisogno di viaggiare ed essere comunque in grado di prendere una decisione in base alle informazioni. La rete e Mobile le tecnologie rendono possibile l’accesso ai dati da qualsiasi luogo.

svantaggi:

• È costoso da impostare e configurare – l'organizzazione deve acquistare l'hardware e il software necessari per gestire il sistema informativo. Oltre a ciò, sarà necessario rivedere le procedure aziendali e formare il personale su come utilizzare il sistema informativo computerizzato.
• Forte dipendenza dalla tecnologia – se succede qualcosa all'hardware o al software che ne impedisce il funzionamento, non è possibile accedere alle informazioni finché l'hardware o il software richiesto non viene sostituito.
• Rischio di frode – Se non vengono effettuati controlli e verifiche adeguati, un intruso può pubblicare transazioni non autorizzate, ad esempio fatture per merci mai consegnate, ecc.

Sintesi

• MIS sta per Management Information System. È un insieme di persone, procedure, dati e tecnologie informatiche che aiutano i manager a prendere decisioni informate.
• I sistemi informativi computerizzati sono più efficienti rispetto ai sistemi informativi manuali. I sistemi informativi manuali sono più economici rispetto ai sistemi informativi computerizzati.
• I sistemi di elaborazione delle transazioni (TPS) vengono utilizzati dal personale operativo per registrare le transazioni commerciali quotidiane e vengono utilizzati per prendere decisioni strutturate
• I Management Information Systems (MIS) sono utilizzati dai manager di medio livello per prendere decisioni semi-strutturate
• I sistemi di supporto alle decisioni sono utilizzati dai manager di alto livello e aiutano i manager di alto livello a prendere decisioni non strutturate.