Componenti e ruolo del MIS (Sistema informativo di gestione)

Facebook è una delle attività più redditizie al mondo e la sua intera esistenza dipende dall'uso della tecnologia e dei sistemi informativi.

Altre aziende di successo come Google, Amazon, eBay e istituzioni finanziarie: gran parte del loro successo è dovuto alla tecnologia.

Questo tutorial esaminerà i ruoli di MIS nell'organizzazione e come un'organizzazione può trarre vantaggio dal MIS per ottenere un vantaggio competitivo.

Definizione di dati e informazioni e caratteristiche di una buona informazione

I dati si riferiscono a fatti di base grezzi, ad esempio il prezzo di un prodotto, il numero di prodotti acquistati, ecc. che non sono ancora stati elaborati.

Ad esempio, un prezzo di $ 6 e una quantità di 10 non trasmettono alcun significato al cliente in una cassa del punto vendita. Le informazioni dovrebbero essere dati elaborati che trasmettono significato al destinatario.

Ad esempio, moltiplicando 6 $ per 10 otteniamo 60 $, che è la fattura totale che il cliente dovrà pagare.

Una buona informazione dovrebbe essere tempestiva e disponibile quando è necessaria.

Di seguito sono elencate le caratteristiche di una buona informazione.

• Accurato – le informazioni devono essere prive di errori e sbagli. Ciò si ottiene seguendo rigidi standard stabiliti per l'elaborazione dei dati in informazioni. Ad esempio, sommando $6 + 10 otterremmo informazioni inaccurate. Le informazioni accurate per il nostro esempio sono la moltiplicazione di $6 per 10.
• Completato – devono essere disponibili tutte le informazioni necessarie per prendere una buona decisione. Non dovrebbe mancare nulla. Se TAX è un'applicazione per il calcolo dell'importo totale che il cliente dovrebbe pagare, allora dovrebbe essere inclusa anche questa. Tralasciarlo può indurre in errore il cliente a pensare che dovrebbe pagare $ 60 solo quando in realtà deve pagare anche le tasse.
• Conveniente – il costo per ottenere le informazioni non deve superare il beneficio delle informazioni in termini monetari.
• Incentrato sull'utente – le informazioni devono essere presentate in modo tale da soddisfare le esigenze informative dell'utente destinatario. Ad esempio, i manager operativi richiedevano informazioni molto dettagliate e questo dovrebbe essere considerato quando si presentano le informazioni ai manager operativi. Le stesse informazioni non sarebbero appropriate per i dirigenti senior perché dovrebbero elaborarle nuovamente. Per loro si tratterebbe di dati e non di informazioni.
• Pertinente – le informazioni devono essere pertinenti per il destinatario. Le informazioni devono essere direttamente correlate al problema che il destinatario previsto sta affrontando. Se il dipartimento ICT volesse acquistare un nuovo server, l'informazione che parla di uno sconto del 35% sui laptop non sarebbe rilevante in uno scenario del genere.
• Autorevole – le informazioni devono provenire da una fonte affidabile. Supponiamo che tu abbia un conto bancario e desideri trasferire denaro su un altro conto bancario che utilizza una valuta diversa dalla tua. Utilizzare il tasso di cambio di un ufficio di cambio non sarebbe considerato autorevole rispetto a ottenere il tasso di cambio direttamente dalla tua banca.
• Opportuno – le informazioni dovrebbero essere disponibili quando necessario. Supponiamo che la tua azienda voglia fondersi con un'altra società. Le informazioni che valutano l'altra società con cui desideri fonderti devono essere fornite prima della fusione e devi avere tempo sufficiente per verificare le informazioni.

Vantaggio competitivo delle informazioni e del MIS

Il vantaggio competitivo è una posizione che rende un’azienda più redditizia rispetto ai suoi concorrenti. Ad esempio, produrre prodotti a un costo inferiore rispetto alla concorrenza ti rende più redditizio.

I sistemi informativi hanno la capacità di aiutare un'organizzazione a raggiungere tale posizione. Lo fanno nei seguenti modi

Operaeccellenza nazionale – L’eccellenza operativa mira a migliorare le operazioni dell’azienda. Prendiamo l'esempio di un negozio al dettaglio. Un negozio al dettaglio può utilizzare i sistemi informativi per effettuare automaticamente un ordine con un fornitore una volta che il livello delle scorte raggiunge il limite di riordino. Ciò garantisce che il negozio al dettaglio non rimanga mai senza inventario e che i clienti possano sempre contare su di esso per trovare ciò di cui hanno bisogno.

Nuovi modelli di business, prodotti e servizi – continuiamo con l'esempio di un negozio al dettaglio. Il negozio al dettaglio può sviluppare un sistema di ordini basato sul web o un'applicazione per smartphone che i clienti possono utilizzare per acquistare articoli comodamente da casa o ovunque si trovino. Il sistema di ordine può essere collegato a un'attività di consegna e supportare i pagamenti online. Si tratta di un nuovo modello di business rispetto ai clienti che entrano per effettuare acquisti anziché farlo da app basate sul Web o per smartphone.

Miglioramento delle relazioni con fornitori e clienti – i dati storici vengono utilizzati per comprendere le esigenze dei clienti e dei fornitori. Questi dati vengono quindi utilizzati per creare servizi e prodotti che rispondano alle esigenze. Ciò porta a relazioni a lungo termine con clienti e aziende che mettono un'organizzazione in una posizione più redditizia.

Miglioramento del processo decisionale – le informazioni sono fondamentali quando si prendono decisioni. I sistemi informativi, se progettati e gestiti in modo efficiente, producono informazioni che hanno tutte le caratteristiche di una buona informazione descritta nella sezione precedente. Ciò consente a un'organizzazione di prendere decisioni che andranno a profitto delle organizzazioni.

Componenti del MIS e loro relazione

Un sistema informativo di gestione è costituito da cinque componenti principali: persone, processi aziendali, dati, hardware e software. Tutti questi componenti devono lavorare insieme per raggiungere gli obiettivi aziendali.

Chi Siamo – questi sono gli utenti che utilizzano il sistema informativo per registrare le transazioni commerciali quotidiane. Gli utenti sono solitamente professionisti qualificati come contabili, responsabili delle risorse umane, ecc. Il dipartimento ICT di solito ha personale di supporto che garantisce che il sistema funzioni correttamente.

Procedure aziendali – si tratta di migliori pratiche concordate che guidano gli utenti e tutti gli altri componenti su come lavorare in modo efficiente. Le procedure aziendali sono sviluppate dalle persone, ovvero utenti, consulenti, ecc.

Dati – le transazioni commerciali quotidiane registrate. Per una banca, i dati vengono raccolti da attività come depositi, prelievi, ecc.

Hardware – L’hardware è costituito da computer, stampanti, dispositivi di rete, ecc. L’hardware fornisce la potenza di calcolo per l’elaborazione dei dati. Fornisce inoltre funzionalità di rete e di stampa. L'hardware accelera l'elaborazione dei dati in informazioni.

Software – questi sono programmi che vengono eseguiti sull'hardware. Il software è suddiviso in due categorie principali: software di sistema e software applicativo. Il software di sistema si riferisce a sistema operativo vale a dire Windows, sistema operativo Mac e Ubuntu, ecc. Il software applicativo si riferisce a software specializzato per l'esecuzione di attività aziendali come a Libro paga programma, sistema bancario, sistema di punti vendita, ecc.

La catena del valore di Porter

Pensa a un'azienda come Apple Inc. Perché hanno successo? Perché i clienti amano e acquistano l'iPhone? È perché l'iPhone aggiunge valore alla loro vita. Questo è il motivo per cui Apple Inc. è un'azienda di successo. La catena del valore si riferisce alle attività che un’azienda svolge per creare valore per i propri clienti.

Il concetto di catena del valore è stato sviluppato da Michael Porter. La catena del valore di Porter ha due attività vale a dire;

• Attività primarie – si tratta di attività legate alla creazione di prodotti/servizi, marketing e vendite e supporto. Le attività primarie consistono in logistica in entrata, operazioni, logistica in uscita, marketing, vendite e assistenza.
• Attività di supporto – si tratta di attività che supportano le attività primarie. Le attività di supporto consistono nel procurement (acquisti), nella gestione delle risorse umane, nello sviluppo tecnologico e nelle infrastrutture.

Il diagramma seguente illustra la catena del valore

L'illustrazione seguente mostra la catena del valore di Apple Inc.

L’obiettivo generale della catena del valore è aiutare l’azienda a ottenere un vantaggio competitivo. Il vantaggio competitivo è la posizione di un'azienda in un mercato che la rende più redditizia rispetto ai suoi concorrenti diretti.

Influenza dell'IT sugli obiettivi organizzativi

Gli obiettivi organizzativi si riferiscono agli obiettivi e alla missione dell'organizzazione, soprattutto a lungo termine. Indipendentemente dal tipo di attività intrapresa da un'organizzazione, l'obiettivo generale è creare valore per i clienti o clienti, come indicato nella sezione precedente.

L'allineamento alla tecnologia dell'informazione aziendale riguarda l'utilizzo della tecnologia dell'informazione per raggiungere in modo efficace gli obiettivi aziendali.

Due dei modi più comuni con cui un'organizzazione può fornire valore è offrire un prodotto di qualità a un prezzo inferiore rispetto alla concorrenza o a un prezzo elevato ma con più funzionalità che aggiungono valore ai clienti.

La tecnologia dell'informazione consente alle aziende di elaborare e analizzare grandi quantità di dati a un costo inferiore e nel più breve tempo possibile. Ciò consente alle organizzazioni di fornire prodotti di qualità a un prezzo più conveniente.

Facciamo l'esempio di una banca. Una banca può utilizzare l'ATM per consentire ai clienti di prelevare denaro e altri mezzi automatizzati per depositare denaro. I clienti con domande possono essere indirizzati a un sito Web che contiene domande frequenti. Sia i privati ​​che le imprese possono visualizzare gli estratti conto online se sono abbonati all'internet banking.

Le pratiche aziendali IT di cui sopra portano a una riduzione dei costi aziendali e alla creazione di nuovi prodotti e servizi. La riduzione dei costi di esercizio consente a una banca di ridurre le spese bancarie, offrendo quindi un prodotto o servizio di qualità a un tasso più conveniente.

Sommario

Le entità aziendali esistono per realizzare profitti. Le organizzazioni no-profit esistono per fornire servizi o prodotti di qualità a costi vantaggiosi.

Indipendentemente dal tipo di organizzazione, il MIS ha un ruolo importante da svolgere nel raggiungimento degli obiettivi.

Il MIS consente alle organizzazioni di prendere decisioni valide fornendo informazioni ai decisori.