Componenti del MIS (Sistema Informativo Gestionale)
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Componenti e ruolo dei sistemi informativi gestionali (MIS) descrivono come persone, processi aziendali, dati, hardware e software collaborano all'interno di un sistema informativo gestionale per fornire informazioni tempestive e accurate e aiutare le organizzazioni a ottenere un vantaggio competitivo attraverso decisioni migliori.
Facebook è una delle attività più redditizie al mondo e la sua intera esistenza dipende dall'uso della tecnologia e dei sistemi informativi.
Altre aziende di successo come Google, AmazoneBay e le istituzioni finanziarie devono gran parte del loro successo alla tecnologia.
Questo tutorial esaminerà i ruoli di MIS nell'organizzazione e come un'organizzazione può trarre vantaggio dal MIS per ottenere un vantaggio competitivo.
Definizione di dati e informazioni e caratteristiche di una buona informazione
Per dati si intendono le informazioni di base grezze, ad esempio il prezzo di un prodotto, il numero di prodotti acquistati, ecc., che non sono ancora state elaborate.
Ad esempio, un prezzo di $ 6 e una quantità di 10 non trasmettono alcun significato al cliente in una cassa del punto vendita. Le informazioni dovrebbero essere dati elaborati che trasmettono significato al destinatario.
Ad esempio, moltiplicando 6 $ per 10 otteniamo 60 $, che è la fattura totale che il cliente dovrà pagare.
Le informazioni di qualità devono essere tempestive e disponibili quando servono. Di seguito sono elencate le caratteristiche di una buona informazione.
- Accurato – Le informazioni devono essere prive di errori e imprecisioni. Ciò si ottiene seguendo una serie rigorosa di standard per l'elaborazione dei dati in informazioni. Ad esempio, sommare 6 + 10 ci darebbe un'informazione inesatta. L'informazione corretta nel nostro esempio è moltiplicare 6 per 10.
- Completato – Tutte le informazioni necessarie per prendere una buona decisione devono essere disponibili. Non deve mancare nulla. Se l'IVA è un fattore determinante nel calcolo dell'importo totale che il cliente deve pagare, anche questa deve essere inclusa. Ometterla può indurre il cliente a pensare erroneamente di dover pagare solo 60 dollari, quando in realtà deve pagare anche l'IVA.
- Conveniente – il costo per ottenere le informazioni non deve superare il beneficio delle informazioni in termini monetari.
- Incentrato sull'utente – Le informazioni devono essere presentate in modo da soddisfare le esigenze informative dell'utente di destinazione. Ad esempio, i responsabili operativi necessitano di informazioni molto dettagliate, e questo aspetto deve essere considerato quando si presentano loro le informazioni. Le stesse informazioni non sarebbero appropriate per i dirigenti di livello superiore, perché dovrebbero elaborarle ulteriormente. Per loro, si tratterebbe di dati e non di informazioni.
- Pertinente – Le informazioni devono essere pertinenti per il destinatario. Devono essere direttamente correlate al problema che il destinatario sta affrontando. Se il reparto IT vuole acquistare un nuovo server, un'informazione che parla di uno sconto del 35% sui computer portatili non sarebbe pertinente in un simile scenario.
- Autorevole – le informazioni devono provenire da una fonte affidabile. Supponiamo che tu abbia un conto bancario e desideri trasferire denaro su un altro conto bancario che utilizza una valuta diversa dalla tua. Utilizzare il tasso di cambio di un ufficio di cambio non sarebbe considerato autorevole rispetto a ottenere il tasso di cambio direttamente dalla tua banca.
- Opportuno – Le informazioni devono essere disponibili quando servono. Supponiamo che la tua azienda voglia fondersi con un'altra. Le informazioni che valutano l'altra azienda devono essere fornite prima della fusione e tu devi avere tempo sufficiente per verificarle.
Vantaggio competitivo delle informazioni e del MIS
Il vantaggio competitivo è una posizione che rende un’azienda più redditizia rispetto ai suoi concorrenti. Ad esempio, produrre prodotti a un costo inferiore rispetto alla concorrenza ti rende più redditizio.
I sistemi informativi hanno la capacità di aiutare un'organizzazione a raggiungere tale posizione. Lo fanno nei seguenti modi:
Operaeccellenza nazionale – L’eccellenza operativa mira a migliorare le operazioni dell’azienda. Prendiamo l'esempio di un negozio al dettaglio. Un negozio al dettaglio può utilizzare i sistemi informativi per effettuare automaticamente un ordine con un fornitore una volta che il livello delle scorte raggiunge il limite di riordino. Ciò garantisce che il negozio al dettaglio non rimanga mai senza inventario e che i clienti possano sempre contare su di esso per trovare ciò di cui hanno bisogno.
Nuovi modelli di business, prodotti e servizi Continuiamo con l'esempio di un negozio al dettaglio. Il negozio può sviluppare un sistema di ordinazione online o un'applicazione per smartphone che i clienti possono utilizzare per acquistare articoli comodamente da casa o ovunque si trovino. Il sistema di ordinazione può essere collegato a un servizio di consegna e supportare i pagamenti online. Questo rappresenta un nuovo modello di business rispetto al tradizionale modello in cui i clienti entrano fisicamente in negozio per effettuare acquisti.
Miglioramento delle relazioni con fornitori e clienti – I dati storici vengono utilizzati per comprendere le esigenze di clienti e fornitori. Questi dati vengono poi impiegati per creare servizi e prodotti che rispondano a tali esigenze. Ciò porta a relazioni a lungo termine con clienti e aziende, ponendo l'organizzazione in una posizione più redditizia.
Miglioramento del processo decisionale – Le informazioni sono fondamentali per prendere decisioni. I sistemi informativi, se progettati e gestiti in modo efficiente, producono informazioni che possiedono tutte le caratteristiche di una buona informazione descritte nella sezione precedente. Ciò consente a un'organizzazione di prendere decisioni che le saranno di beneficio.
Componenti del MIS e loro relazione
Un sistema informativo gestionale è composto da cinque componenti principali: persone, processi aziendali, dati, hardware e software. Tutti questi componenti devono lavorare insieme per raggiungere gli obiettivi aziendali.
Persone – Si tratta degli utenti che utilizzano il sistema informativo per registrare le transazioni aziendali quotidiane. Gli utenti sono generalmente professionisti qualificati come contabili, responsabili delle risorse umane, ecc. Il reparto ICT dispone solitamente di personale di supporto che garantisce il corretto funzionamento del sistema.
Procedure aziendali – si tratta di best practice concordate che guidano gli utenti e tutti gli altri componenti su come lavorare in modo efficiente. Le procedure aziendali sono sviluppate dalle persone, ovvero utenti, consulenti, ecc.
Dati – le transazioni commerciali quotidiane registrate. Per una banca, i dati vengono raccolti da attività come depositi, prelievi, ecc.
Hardware – L’hardware è costituito da computer, stampanti, dispositivi di rete, ecc. L’hardware fornisce la potenza di calcolo per l’elaborazione dei dati. Fornisce inoltre funzionalità di rete e di stampa. L'hardware accelera l'elaborazione dei dati in informazioni.
Software – questi sono programmi che vengono eseguiti sull'hardware. Il software è suddiviso in due categorie principali, vale a dire software di sistema e software applicativo. Il software di sistema si riferisce a sistema operativo, Cioè, Windows, sistema operativo Mac e Ubuntu, ecc. Il software applicativo si riferisce a software specializzato per l'esecuzione di attività aziendali come a Libro paga programma, sistema bancario, sistema di punti vendita, ecc.
La catena del valore di Porter
Pensa a un'azienda come Apple Inc. Perché hanno successo? Perché i clienti amano e acquistano l'iPhone? È perché l'iPhone aggiunge valore alla loro vita. Questo è il motivo per cui Apple Inc. è un'azienda di successo. La catena del valore si riferisce alle attività che un’azienda svolge per creare valore per i propri clienti.
Il concetto di catena del valore è stato sviluppato da Michael Porter. La catena del valore di Porter comprende due tipi di attività, ovvero:
- Attività primarie – si tratta di attività legate alla creazione di prodotti/servizi, al marketing e alle vendite e all'assistenza. Le attività primarie comprendono la logistica in entrata, le operazioni, la logistica in uscita, il marketing e le vendite e l'assistenza.
- Attività di supporto – si tratta di attività di supporto alle attività primarie. Le attività di supporto comprendono l'approvvigionamento (acquisti), la gestione delle risorse umane, lo sviluppo tecnologico e le infrastrutture.
Il diagramma seguente illustra la catena del valore:
L'illustrazione seguente mostra la catena del valore di Apple Inc.
L'obiettivo generale della catena del valore è quello di aiutare un'azienda ad acquisire un vantaggio competitivo. Il vantaggio competitivo è la posizione di un'azienda sul mercato che la rende più redditizia rispetto ai suoi concorrenti diretti.
Influenza dell'IT sugli obiettivi organizzativi
Gli obiettivi organizzativi si riferiscono agli scopi e alla missione dell'organizzazione, soprattutto a lungo termine. Indipendentemente dal tipo di attività svolta, l'obiettivo generale è quello di creare valore per i clienti, come indicato nella sezione precedente.
L'allineamento alla tecnologia dell'informazione aziendale riguarda l'utilizzo della tecnologia dell'informazione per raggiungere in modo efficace gli obiettivi aziendali.
Due dei modi più comuni in cui un'organizzazione può creare valore sono offrire un prodotto di qualità a un prezzo inferiore rispetto alla concorrenza, oppure a un prezzo elevato ma con più funzionalità che aggiungono valore per i clienti.
La tecnologia dell'informazione consente alle aziende di elaborare e analizzare grandi quantità di dati a un costo inferiore e nel più breve tempo possibile. Ciò consente alle organizzazioni di fornire prodotti di qualità a un prezzo più conveniente.
Prendiamo come esempio una banca. Una banca può utilizzare un bancomat per consentire ai clienti di prelevare denaro e altri sistemi automatizzati per depositarlo. I clienti con domande possono essere indirizzati a un sito web con le domande frequenti. Sia i privati che le aziende possono visualizzare i propri estratti conto online se sono abbonati al servizio di internet banking.
Le suddette pratiche aziendali in ambito IT portano a una riduzione dei costi operativi e alla creazione di nuovi prodotti e servizi. La riduzione dei costi operativi consente a una banca di ridurre le commissioni, offrendo quindi un prodotto o servizio di qualità a un prezzo inferiore.
