Stima dei costi del progetto e budget nella gestione dei progetti

Il costo del progetto può essere stimato da varie fonti di processo (esempi di seguito)

• Creazione della struttura di scomposizione del lavoro (WBS)
• Sviluppa programma
• Pianificare le risorse umane
• Identificazione dei rischi

Gli input della gestione dei costi includono,

• Piano di gestione del progetto
• Carta del progetto
• Fattori ambientali aziendali
• Asset dei processi organizzativi

Mentre, l'output di questo è

• Piano di gestione dei costi.

La creazione di stime e costi per il progetto è una parte estremamente cruciale di qualsiasi progetto gestione del progetto. Durante il calcolo del budget per il progetto vengono presi in considerazione vari aspetti, come i costi della manodopera, l'acquisizione delle attrezzature necessarie, i costi dei materiali, ecc.

Che cos'è la stima dei costi del progetto?

La stima dei costi del progetto è definita come il processo di approssimazione della spesa totale del progetto. L'accuratezza della stima dei costi e del budget gestione del progetto dipende dall'accuratezza e dai dettagli dell'ambito del progetto, che è la baseline dell'ambito. L'ambito definirà anche eventuali vincoli come data, risorse o budget. Il registro dei rischi aiuterà a calcolare i tipi di costi stimati, le spese sostenute dietro l'azione contingente e le spese sostenute per far fronte ai rischi.

Per stimare il costo del progetto è necessario classificare vari tipi di costo in categorie come

• Costo del lavoro
• Costo dell'attrezzatura
• Costo delle forniture
• Costo del viaggio
• Costo della formazione
• Costi generali, ecc.

Tecniche utilizzate per stimare il costo del progetto

Esistono alcune tecniche utilizzate per stimare il costo di un progetto come: giudizio di esperti, stima a tre punti, analisi di riserva e costo della qualità.

Tuttavia, per stimare il costo del progetto, formalmente esistono alcuni metodi principali (tecniche) utilizzati come segue:

Stima analoga

Questa tecnica di stima si basa su giudizi di esperti e informazioni basate su progetti precedenti simili. Laddove realizzato in precedenza, il costo di un progetto simile viene considerato con più o meno del 20% per il progetto esistente.

Stima parametrica

I dati o i record passati vengono utilizzati per stimare i costi per il progetto corrente.

Stima bottom-up

Una volta definito l'ambito del progetto, questa è la forma di tecnica più affidabile. In questa tecnica, basata sulla WBS, si stima il costo per ciascuna risorsa o risultato finale.

Allo stesso modo, esistono altri metodi (tecniche) che potrebbero essere utili per stimare i costi, come la stima PERT, l'analisi delle offerte dei fornitori, ecc.

Pianificazione del budget del progetto

Lo scopo principale di questa attività è allocare e autorizzare le risorse monetarie necessarie per completare il progetto. L'output principale per determinare il budget include la baseline delle prestazioni dei costi. Non solo specifica quale costo verrà sostenuto, ma anche quando verranno sostenuti. Gli input per determinare il budget includono i seguenti metodi di budgeting di Project management:

• Stime dei costi delle attività
• Base per le stime
• Base di riferimento dell'ambito
• Programma del progetto
• Calendari delle risorse
• Contratti
• Asset dei processi organizzativi

L'output di questo processo è

• Base di riferimento delle prestazioni in termini di costi
• Requisiti di finanziamento del progetto
• Aggiornamenti dei documenti di progetto

La definizione del budget del progetto viene eseguita parallelamente al processo di pianificazione del progetto. Dipende fortemente da tre componenti:

• Stima dei costi
• Durate delle attività
• Risorse assegnate

Durante la definizione del budget e dei costi del progetto, il project manager comunica con diverse persone responsabili della gestione degli sforzi lavorativi e della stima dei costi del progetto.

Utilizzerà varie prospettive di progetto come la struttura di scomposizione del lavoro del progetto, le stime dei costi, i dati e i record storici, le informazioni sulle risorse e le politiche.

Senza la valutazione del rischio, il processo di definizione del budget non è completo. Il processo di valutazione del rischio considera fattori come la mancanza di tempo, la disponibilità di risorse, l'esperienza del team di sviluppo, la tecnologia utilizzata, ecc. La valutazione del rischio può rappresentare un importo compreso tra il 25 e il 30% del costo complessivo del progetto.

Piano di gestione della qualità del progetto

Il gruppo di processi di gestione della qualità è costituito da tre processi,

Pianificare la qualità

Il processo di Pianificazione della Qualità prevede l'identificazione degli standard di qualità rilevanti per il progetto e di come soddisfarli. Include anche l'identificazione di parametri di qualità e misure standard per i processi di progetto, i requisiti di conformità normativa, la funzionalità del prodotto, la documentazione, ecc.

Gli input del piano di gestione della qualità includono

• Piano di gestione del progetto
• Registro delle parti interessate
• Registro dei rischi
• Documentazione dei requisiti
• Fattori ambientali aziendali
• Asset dei processi organizzativi

L'output per la gestione della qualità è

• Piano di gestione della qualità
• Piano di miglioramento del processo
• Metriche di qualità
• Liste di controllo della qualità
• Aggiornamenti dei documenti di progetto

Certificazione di qualità

Questa fase comprende principalmente due attività, la prima analizza la qualità del progetto e migliora la qualità del progetto. È un processo di verifica dei requisiti di qualità e dei risultati della misurazione del controllo di qualità per garantire che lo standard di qualità sia mantenuto durante tutto il processo. L'input sarà lo stesso dell'output della gestione della qualità del piano mentre il

L'output di questo processo sarà

• Richiesta di modifica
• Piano di gestione del progetto
• Aggiornamenti dei documenti di progetto
• Aggiornamenti degli asset dei processi organizzativi

Controllo di qualità

Ciò sarà condotto per controllare la qualità durante tutto il ciclo di vita del progetto. Definisce come lo standard di qualità può essere conforme agli standard di qualità definiti. L'uscita di Certificazione di qualità sarà l'input per il controllo qualità. Mentre l'output lo farà

• Misure di controllo qualità
• Convalidare le modifiche
• Risultati verificati
• Informazioni sulle prestazioni lavorative
• Richiesta di modifica
• Piano di gestione del progetto
• Aggiornamenti dei documenti di progetto
• Aggiornamenti degli asset dei processi organizzativi

Project Human Resource Management

La gestione delle risorse umane comprende il processo di organizzazione, gestione e guida del team di progetto. È composto da persone a cui sono assegnati ruoli e responsabilità per il completamento del progetto. La gestione delle risorse umane si occuperà di quattro processi.

Sviluppare il piano delle risorse umane

In questa fase vengono definiti i ruoli e le responsabilità del progetto, gli organigrammi del progetto e il piano di gestione del personale

L'input per questo sarà

• Piano di gestione del progetto
• Requisiti delle risorse per le attività
• Fattori ambientali aziendali
• Asset dei processi organizzativi

L'output per questo sarà

• Piano di gestione delle risorse umane

Acquisire il team di progetto

Questa fase conferma la disponibilità delle risorse umane e l'ottenimento del team necessario per completare le attività del progetto. L'input per questa fase sarebbe l'output del passaggio precedente. Mentre l'output di questa fase sarebbe

• Incarichi del personale di progetto
• Calendari delle risorse
• Aggiornamenti del piano di gestione del progetto

Sviluppare il team di progetto

In questa fase, l'attenzione è rivolta al miglioramento dell'efficienza del team, all'interazione dei membri del team e al miglioramento delle prestazioni complessive del team e del progetto. L'input per questa fase sarebbe l'output del passaggio precedente. Mentre l'output per questa fase sarebbe

• Valutazioni delle prestazioni del team
• Aggiornamenti sui fattori ambientali aziendali

Gestire il team di progetto

Questo processo include il monitoraggio delle prestazioni dei membri del team, la risoluzione dei problemi, la fornitura di feedback e la gestione di un team per ottimizzare le prestazioni del progetto. L'input per questa fase sarebbe l'output del passaggio precedente. Mentre l'output per questa fase sarebbe

• Richiesta di modifica
• Aggiornamenti del piano di gestione del progetto
• Aggiornamenti dei documenti di progetto
• Aggiornamenti sui fattori ambientali aziendali
• Aggiornamenti degli asset dei processi organizzativi

Gestione della comunicazione di progetto

In questo caso, comunicazione di progetto non significa interagire verbalmente tra loro, ma trasmettere informazioni relative al progetto in modo efficace al team di progetto, alle parti interessate, ai project manager, ecc. Dovrebbe affrontare azioni e valutazioni dei rischi, piani di progetto, gestione e azioni delle riunioni, revisioni e camminate -attraverso, ecc.

Questo segmento copre principalmente cinque aree

Comunicare con gli stakeholder

È il processo di sviluppo di un approccio per comunicare in modo efficiente con le parti interessate e comprendere le loro esigenze. L'input per questo sarebbe

• Piano di gestione del progetto
• Registro delle parti interessate
• Fattori ambientali aziendali
• Asset dei processi organizzativi

Mentre l'output per questo sarà

• Piano di gestione della comunicazione
• Aggiornamenti dei documenti di progetto

Gestisci le comunicazioni

È il processo di archiviazione, distribuzione, raccolta e recupero delle informazioni sul progetto in conformità con un piano di comunicazione. L'input di questa fase sarebbe

• Fattori ambientali aziendali
• Asset dei processi organizzativi
• Rapporti sulle prestazioni lavorative
• Piano di gestione della comunicazione

Mentre l'output sarebbe

• Comunicazioni del progetto
• Aggiornamenti del piano di gestione del progetto
• Aggiornamenti dei documenti di progetto
• Aggiornamenti degli asset dei processi organizzativi

Comunicazioni di controllo

È il processo di controllo e monitoraggio della comunicazione durante l'intero ciclo di vita del progetto. L'input per questa fase sarebbe

• Piano di gestione del progetto
• Comunicazioni del progetto
• Registro problemi
• Dati sulle prestazioni lavorative
• Asset dei processi organizzativi

Mentre l'output di questa fase sarebbe

• Informazioni sulle prestazioni lavorative
• Cambia richieste
• Aggiornamenti del piano di gestione del progetto
• Aggiornamenti dei documenti di progetto
• Aggiornamenti sui processi organizzativi

Sintesi

La gestione dei costi è il processo di pianificazione e controllo del progetto in modo efficace in termini di costi. Il budget dei costi nella gestione del progetto ti aiuta a registrare e tenere traccia delle spese effettuate dopo il progetto.

Per verificare che il tuo progetto sia completato entro una determinata tempistica e budget, vedremo quale fattore di rischio deve essere mitigato nel prossimo tutorial.

La stima dei costi e il budget del progetto sono definiti come il processo di approssimazione della spesa totale del progetto.