Come importare i dati del database SQL in un file Excel [Esempio]

By: Carlotta Miller Carlotta Miller
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⚡ Riepilogo intelligente

L'importazione di dati da un database SQL in Excel collega un foglio di lavoro a una tabella attiva in SQL Server o Access. Questa pagina crea una tabella di esempio per i dipendenti, la importa tramite la Creazione guidata connessione dati, importa una tabella di Access e illustra come aggiornare la connessione.

  • ️ Fonte: I dati provengono da un server SQL esterno o Microsoft Accedere al database anziché dall'interno di Excel.
  • 🧱 Preparare: Uno script CREATE TABLE e INSERT crea una tabella di esempio dei dipendenti da importare.
  • ???? Collegare: La scheda DATI, Da altre origini, Da SQL Server apre la procedura guidata di connessione dati.
  • 🔑 Autenticazione: Un server locale può utilizzare Windows autenticazione, mentre un server remoto richiede un ID utente e una password.
  • 📋 Selezionare: Seleziona il database e la tabella, salva la connessione e inserisci i dati nel foglio di lavoro.
  • 🗂️ Accesso: Il pulsante Da Access importa una tabella da un Microsoft Accedere al database allo stesso modo.
  • 🔄 Ricaricare: L'opzione "Aggiorna tutto" aggiorna la tabella importata ogni volta che il database subisce delle modifiche.
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Come importare un database SQL in Excel

Importa dati SQL in un file Excel

In questo tutorial importeremo i dati da un database SQL esterno. Questo esercizio presuppone che tu abbia un'istanza funzionante di SQL Server e nozioni di base su SQL Server.

Per prima cosa creiamo SQL file da importare in Excel. Se hai già un file SQL esportato pronto, puoi saltare i due passaggi successivi e andare al passaggio successivo.

  1. Crea un nuovo database denominato EmployeesDB
  2. Esegui la seguente query
USE EmployeeDB
GO

CREATE TABLE [dbo].[employees](
	[employee_id] [numeric](18, 0) NOT NULL,
	[full_name] [nvarchar](75) NULL,
	[gender] [nvarchar](50) NULL,
	[department] [nvarchar](25) NULL,
	[position] [nvarchar](50) NULL,
	[salary] [numeric](18, 0) NULL,
 CONSTRAINT [PK_employees] PRIMARY KEY CLUSTERED
(
	[employee_id] ASC
)WITH (PAD_INDEX = OFF, STATISTICS_NORECOMPUTE = OFF, IGNORE_DUP_KEY = OFF, ALLOW_ROW_LOCKS = ON, ALLOW_PAGE_LOCKS = ON) ON [PRIMARY]
) ON [PRIMARY]

GO

INSERT INTO employees(employee_id,full_name,gender,department,position,salary)
VALUES
('4','Prince Jones','Male','Sales','Sales Rep',2300)
,('5','Henry Banks','Male','Sales','Sales Rep',2000)
,('6','Sharon Burrock','Female','Finance','Finance Manager',3000);

GO

Come importare dati in Excel utilizzando la finestra di dialogo della procedura guidata

  • Crea una nuova cartella di lavoro in MS Excel
  • Fare clic sulla scheda DATI

Importa dati in Excel utilizzando la finestra di dialogo della procedura guidata

  1. Seleziona dal pulsante Altre fonti
  2. Seleziona da SQL Server come mostrato nell'immagine sopra

Importa dati in Excel utilizzando la finestra di dialogo della procedura guidata

  1. Immettere il nome/indirizzo IP del server. Per questo tutorial, mi sto connettendo a localhost 127.0.0.1
  2. Scegli il tipo di login. Poiché sono su una macchina locale e ho abilitato l'autenticazione di Windows, non fornirò l'ID utente e la password. Se ti stai connettendo a un server remoto, dovrai fornire questi dettagli.
  3. Fare clic sul pulsante successivo

Una volta che sei connesso al server del database. Si aprirà una finestra, devi inserire tutti i dettagli come mostrato nello screenshot

Importa dati in Excel utilizzando la finestra di dialogo della procedura guidata

  • Seleziona EmployeesDB dall'elenco a discesa
  • Fare clic sulla tabella dei dipendenti per selezionarla
  • Fare clic sul pulsante successivo.

Si aprirà una procedura guidata di connessione dati per salvare la connessione dati e completare il processo di connessione ai dati del dipendente.

Importa dati in Excel utilizzando la finestra di dialogo della procedura guidata

  • Si aprirà la seguente finestra

Importa dati in Excel utilizzando la finestra di dialogo della procedura guidata

  • Fare clic sul pulsante OK

Importa dati in Excel utilizzando la finestra di dialogo della procedura guidata

Scarica il file SQL ed Excel

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  • Apri una nuova cartella di lavoro
  • Fare clic sulla scheda DATI
  • Fare clic sul pulsante Accesso come mostrato di seguito

Importa i dati di MS Access in Excel

  • Otterrai la finestra di dialogo mostrata di seguito

Importa i dati di MS Access in Excel

  • Passare al database scaricato e
  • Fare clic sul pulsante Apri

Importa i dati di MS Access in Excel

  • Fare clic sul pulsante OK
  • Otterrai i seguenti dati

Importa i dati di MS Access in Excel

Scarica il database e il file Excel

Aggiornamento e gestione della connessione al database

Il vantaggio dell'importazione rispetto all'incolla è che Excel mantiene una connessione attiva al database, quindi un singolo aggiornamento consente di importare le righe più recenti senza dover ripetere la procedura guidata. La gestione di tale connessione garantisce che il report sia sempre aggiornato e sicuro.

  1. Aggiorna i dati: Fai clic su una cella qualsiasi della tabella importata, apri la scheda DATI e scegli Aggiorna oppure Aggiorna tutto per aggiornare tutte le connessioni.
  2. Aggiorna all'apertura: Nelle proprietà della connessione, seleziona "Aggiorna i dati all'apertura del file" in modo che il report sia sempre aggiornato ogni volta che viene aperto.
  3. Gestisci le connessioni: Utilizza la sezione Query e connessioni per rinominare, modificare o eliminare una connessione e per verificare il server e il database a cui punta.
  4. Proteggi le credenziali: Preferire Windows Autenticarsi ove possibile e non salvare mai la password del database in una cartella di lavoro condivisa.

⚠️ Attenzione: Una cartella di lavoro che contiene una connessione a un database attivo può esporre il nome del server e la query. Rimuovi la connessione tramite Query e connessioni prima di condividere il file al di fuori dell'organizzazione, oppure incolla prima i valori come dati statici.

DOMANDE FREQUENTI

Windows l'autenticazione accede con l'attuale Windows L'autenticazione tramite account non richiede l'inserimento di password, il che è ideale per un server locale. L'autenticazione di SQL Server, invece, richiede un ID utente e una password separati e viene utilizzata per i server remoti.

Solo dopo un aggiornamento. La tabella importata mantiene la connessione ma non si aggiorna automaticamente. Fai clic su Aggiorna nella scheda DATI oppure imposta la connessione in modo che si aggiorni all'apertura del file per visualizzare le righe più recenti.

Sì. Nelle proprietà di connessione, cambia il tipo di comando in SQL e incolla un'istruzione SELECT. Excel importerà quindi solo le righe e le colonne restituite dalla query, il che è più veloce per tabelle di grandi dimensioni.

Sì. Funzionalità basate sull'intelligenza artificiale come Copilot trasformano una semplice richiesta come "dipendenti del reparto vendite con un reddito superiore a 2000" in un'istruzione SELECT. L'utente rivede la query e la incolla nella connessione prima di importarla.

Sì. Gli assistenti basati sull'IA riepilogano la tabella importata, creano una tabella pivot o un grafico e rispondono alle domande in un linguaggio semplice. La connessione in tempo reale consente di aggiornare l'analisi in modo che sia sempre sincronizzata con il database.

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