SAP FB65: Setelah Nota Kredit Vendor & Pengembalian Pembelian
Mason Garcia
⚡ Ringkasan Cerdas
Pengembalian pembelian di SAP dicatat dengan memo kredit vendor melalui transaksi FB65, yang membalikkan sebagian atau seluruh faktur pemasok dan mengurangi saldo terutang beserta pajak masukan terkait.
Pengembalian pembelian diselesaikan dalam Akuntansi Keuangan dengan memo kredit vendor. Transaksi FB65 mencatat memo kredit tersebut langsung terhadap pemasok, tanpa mengacu pada pesanan pembelian, dan mencerminkan entri yang awalnya dibuat saat faktur dicatat.
Cara Mengajukan Pengembalian Pembelian di SAP Menggunakan FB65
Langkah 1) Masukkan kode transaksi FB65 di kolom perintah, seperti yang ditunjukkan di bawah ini.
Langkah 2) Pada layar berikutnya, masukkan kode perusahaan tempat dokumen akan diposting. Pop-up di bawah ini muncul pertama kali FB65 dibuka dalam sebuah sesi.
Langkah 3) Pada tab Data dasar, masukkan hal berikut. Tangkapan layar setelah daftar menunjukkan letak setiap kolom.
- Masukkan ID Vendor dari vendor yang akan diterbitkan nota kredit.
- Masukkan Tanggal Dokumen
- Masukkan Jumlah yang akan dikreditkan
- Masukkan kode pajak yang digunakan pada invoice asli
- Centang kotak centang Hitung Pajak
Langkah 4) Di bagian detail item, masukkan data berikut. Kisi-kisi yang digambarkan di bawah ini memuat garis penyeimbang.
- Masukkan akun pembelian ke mana faktur asli tersebut dikirim
- Masukkan jumlah yang akan didebet
- Pilih Kredit
- Periksa kode pajak
Langkah 5) Periksa status dokumen. Saldo nol dan lampu lalu lintas hijau, seperti pada gambar di bawah, berarti nota kredit telah selesai.
Langkah 6) Tekan tombol Posting pada toolbar standar, yang disorot di bawah ini.
Langkah 7) Periksa bilah status untuk nomor dokumen yang dihasilkan, seperti yang dikonfirmasi dalam pesan di bawah ini.
Nota kredit vendor untuk pengembalian pembelian kini telah berhasil diposting, dan muncul sebagai item debit terbuka pada akun pemasok.
Bidang Kunci dan Jenis Dokumen di FB65
FB65 memiliki tata letak layar yang sama dengan transaksi faktur vendor, sehingga beberapa kolom menentukan apakah dokumen tersebut berfungsi sebagai memo kredit atau tidak. Tabel di bawah ini menjelaskan fungsi masing-masing kolom.
| Bidang | Apa yang dikendalikannya |
|---|---|
| Transaksi (header) | Secara default, FB65 menggunakan Nota Kredit. Mengubahnya menjadi Faktur akan mengubah layar yang sama menjadi postingan bergaya FB60, jadi sebaiknya dibiarkan apa adanya untuk pengembalian pembelian. |
| Tanggal dokumen | Tanggal yang tertera pada nota kredit pemasok, biasanya menjadi pemicu tanggal dasar. |
| Tanggal Posting | Tanggal entri tersebut masuk ke buku besar, dan karenanya periode posting dan tahun fiskal. |
| Referensi | Nomor nota kredit pemasok. Mencatat nomor faktur asli di sini akan mempermudah pencocokan di kemudian hari. |
| tipe dokumen | KG untuk memo kredit vendor, dibandingkan dengan KR untuk faktur vendor. Jenisnya menentukan rentang nomor. |
| Pajak Code | Kode yang digunakan pada faktur asli harus diulang agar pajak masukan dibalik dengan tarif yang sama. |
Karena memo kredit mendebit vendor dan mengkredit akun pengeluaran atau stok, maka memo kredit merupakan cerminan persis dari faktur asli. Hanya jumlah yang benar-benar dikembalikan atau ditagih lebih yang harus dimasukkan, bukan nilai faktur penuh, kecuali jika seluruh pengiriman dikembalikan.
FB65 vs Nota Kredit MIRO vs Kredit Selanjutnya
Tiga dokumen berbeda umumnya disebut sebagai "nota kredit" dalam SAP, dan memilih yang salah akan menyebabkan riwayat pesanan pembelian menjadi tidak sinkron.
| Aspek | Nota kredit FB65 | Nota kredit MIRO | Kredit selanjutnya MIRO |
|---|---|---|---|
| Modul | Akuntansi Keuangan (FI) | Verifikasi faktur logistik (MM) | Verifikasi faktur logistik (MM) |
| Tautan pesanan pembelian | None | Merujuk pada pesanan pembelian atau tanda terima barang. | Merujuk pada pesanan pembelian |
| Pengaruh pada riwayat PO | Tidak ada efek | Mengurangi kuantitas dan nilai yang tercantum dalam faktur. | Hanya mengurangi nilai; kuantitas tetap tidak berubah. |
| Penggunaan khas | Pengembalian barang non-PO, kredit layanan, kelebihan biaya pada faktur FI | Barang yang dikembalikan secara fisik berdasarkan pesanan pembelian | Pengurangan harga disepakati setelah faktur dilunasi. |
Jika modul Manajemen Material aktif dan barang dikembalikan melalui pengiriman retur, kredit tersebut harus dimasukkan ke MIRO agar akun kliring GR/IR dan riwayat pesanan pembelian tetap konsisten. FB65 adalah pilihan yang tepat jika tidak ada pesanan pembelian yang mendasari pengeluaran tersebut.
Cara Menghapus Nota Kredit Pemasok dari Faktur
Pencatatan memo kredit hanya menciptakan item debit terbuka. Akun pemasok belum rapi sampai item tersebut dicocokkan dengan faktur yang terkait.
- Jalankan FBL1N untuk vendor dan konfirmasikan bahwa baik faktur maupun nota kredit muncul sebagai item terbuka.
- Masukkan transaksi F-44, masukkan akun vendor, kode perusahaan, tanggal penyelesaian, dan mata uang, lalu pilih Proses Item Terbuka.
- Aktifkan faktur dan nota kredit agar hanya kedua baris tersebut yang terpilih.
- Periksa kolom "Belum ditetapkan". Nilai nol berarti kedua jumlah tersebut saling meniadakan secara tepat dan dokumen dapat diposting.
- Jika nota kredit lebih kecil dari faktur, gunakan tab Pembayaran Sebagian untuk membiarkan faktur tetap terbuka, atau tab Item Sisa untuk menutupnya dan membuat item terbuka baru untuk saldo tersebut.
- Unggah dokumen kliring, lalu jalankan kembali FBL1N untuk memastikan kedua item tersebut sekarang berstatus telah dikliring.
Perbedaan antara penyelesaian sebagian dan penyelesaian sisa penting untuk laporan umur piutang. Penyelesaian sebagian mempertahankan faktur asli, dan karenanya tanggal jatuh tempo aslinya, pada akun. Penyelesaian sisa menutup faktur asli dan membuat item baru yang tanggal dasarnya dimulai ulang, yang dapat memperindah analisis umur piutang jika digunakan secara sembarangan.
Jika nota kredit hanya dimaksudkan untuk mengurangi pembayaran berikutnya, maka tidak diperlukan kliring manual sama sekali. Proses pembayaran otomatis di F110 akan menyeimbangkan nota kredit yang belum dibayar dengan faktur untuk pemasok yang sama sebelum mengusulkan jumlah pembayaran, asalkan syarat dan metode pembayaran sesuai.
Jika memo kredit itu sendiri dimasukkan dengan tidak benar, batalkan dengan FB08 daripada memposting faktur kompensasi, dan periksa kembali item baris vendor di akun hutang setelah proses pembalikan berhasil dilakukan.
