Információs rendszerek típusai: MIS, TPS, DSS, piramisdiagram

Egy tipikus szervezet működési, középső és felső szintre oszlik. A felhasználók információs követelményei minden szinten eltérőek. Ennek érdekében számos információs rendszer létezik, amelyek támogatják a szervezet minden szintjét.

Ez az oktatóanyag feltárja az információs rendszerek különböző típusait, az azokat használó szervezeti szintet és az adott információs rendszer jellemzőit.

A szervezeti szintek és információs követelmények piramisdiagramja

A szervezet különböző szintjeinek megértése elengedhetetlen ahhoz, hogy megértsük a saját szintjükön működő felhasználók által igényelt információkat.

Az alábbi ábra egy tipikus szervezet különböző szintjeit szemlélteti.

Operavezetői szint

Az operatív szint a szervezet napi üzleti tranzakcióinak végrehajtásával foglalkozik.

A vezetés ezen szintjén például a pénztárosok, a bankpénztárosok, a kórházi nővérek, az ügyfélszolgálati személyzet stb.

Az ezen a szinten lévő felhasználók strukturált döntéseket hoznak. Ez azt jelenti, hogy meghatározott szabályokat határoztak meg, amelyek irányítják őket a döntéshozatal során.

Például, ha egy üzlet hitelre árusít, és olyan hitelpolitikával rendelkezik, amely bizonyos határt szab a kölcsönfelvételnek. Az értékesítőnek csak a rendszer aktuális hitelinformációi alapján kell eldöntenie, hogy hitelt ad-e az ügyfélnek vagy sem.

Taktikai irányítási szint

Ezt a szervezeti szintet a középszintű vezetők, osztályvezetők, felügyelők stb. uralják. Az ezen a szinten lévő felhasználók általában az operatív vezetői szinten felügyelik a felhasználók tevékenységét.

A taktikus felhasználók félig strukturált döntéseket hoznak. A döntések részben meghatározott iránymutatásokon és ítélkezési felhívásokon alapulnak. Például egy taktikai vezető ellenőrizheti egy ügyfél hitelkeretét és fizetési előzményeit, és úgy dönthet, hogy kivételt tesz egy adott ügyfél hitelkeretének emelése érdekében. A döntés részben abból a szempontból strukturált, hogy a taktikai menedzsernek a meglévő információk alapján kell azonosítania a szervezet számára előnyös fizetési előzményeket és a megengedett növekedési százalékot.

Stratégiai menedzsment szint

Ez a szervezet legmagasabb szintje. Az ezen a szinten lévő felhasználók strukturálatlan döntéseket hoznak. A felső szintű vezetők a szervezet hosszú távú tervezésével foglalkoznak. A taktikai vezetőktől származó információkat és külső adatokat használnak fel arra, hogy irányítsák őket a strukturálatlan döntések meghozatalakor.

Tranzakciófeldolgozó rendszer (TPS)

A tranzakciófeldolgozó rendszereket a szervezet napi üzleti tranzakcióinak rögzítésére használják. Ezeket a felhasználók az operatív menedzsment szintjén használják. A tranzakciófeldolgozó rendszer fő célja, hogy válaszoljon olyan rutin kérdésekre, mint pl.

• Hogyan árulták ma a nyomtatókat?
• Mennyi készletünk van a kezünkben?
• Mi jár John Doe-nak?

A napi üzleti tranzakciók rögzítésével a TPS rendszer időben választ ad a fenti kérdésekre.

• Az operatív vezetők döntései rutinszerűek és erősen strukturáltak.
• A tranzakciófeldolgozó rendszerből származó információk nagyon részletesek.

Például a kölcsönt nyújtó bankok megkövetelik, hogy a vállalatnak, amelynek egy személy dolgozik, egyetértési nyilatkozatot (MoU) kell kötnie a bankkal. Ha olyan személy kér kölcsönt, akinek a munkáltatója egyetértési megállapodást kötött a bankkal, akkor az operatív személyzetnek nem kell mást tennie, mint ellenőrizni a benyújtott dokumentumokat. Ha megfelelnek a követelményeknek, akkor a hiteligénylési dokumentumok feldolgozásra kerülnek. Ha nem felelnek meg a követelményeknek, akkor az ügyfélnek tanácsos felkeresni a taktikai menedzsment munkatársait, hogy megvizsgálják az egyetértési nyilatkozat aláírásának lehetőségét.

Példák a tranzakciófeldolgozó rendszerekre:

• Point of Sale rendszerek – rögzíti a napi eladásokat
• Bérszámfejtési rendszerek – alkalmazottak fizetésének feldolgozása, hitelkezelés stb.
• Készletellenőrző rendszerek – a készletszint nyomon követése
• Légitársaság foglalási rendszerek – repülőjegy-foglalás kezelése

Menedzsment információs rendszer (MIS)

Irányítási információs rendszerek (MIS) taktikai vezetők használják a szervezet aktuális teljesítményének nyomon követésére. A tranzakciófeldolgozó rendszer kimenetét a menedzsment információs rendszer bemeneteként használják.

Az MIS rendszer rutin algoritmusokkal elemzi a bemenetet, azaz összesíti, összehasonlítja és összegzi az eredményeket, hogy jelentéseket készítsen, amelyeket a taktikai menedzserek a jövőbeni teljesítmény monitorozására, ellenőrzésére és előrejelzésére használnak.

Például az értékesítési pontok rendszeréből származó bemenet felhasználható a jól és a rosszul teljesítő termékek trendjeinek elemzésére. Ez az információ felhasználható jövőbeli készletrendelések készítésére, azaz a jól teljesítő termékek rendeléseinek növelésére és a nem jól teljesítő termékek rendeléseinek csökkentésére.

Példák a vezetői információs rendszerekre:

• Értékesítési menedzsment rendszerek – az értékesítési pont rendszertől kapnak inputot
• Költségvetési rendszerek – áttekintést ad arról, hogy a szervezeten belül mennyi pénzt költenek el rövid és hosszú távon.
• Emberi erőforrás menedzsment rendszer – az alkalmazottak általános jóléte, fluktuációja stb.

A taktikai vezetők felelősek a félig strukturált döntésért. Az MIS rendszerek adják a strukturált döntéshez szükséges információkat, és a taktikai vezetők tapasztalatai alapján ítéletet mondanak, azaz előrejelzik, hogy az első negyedév eladásai alapján mennyi árut vagy készletet kell rendelni a második negyedévre.

Döntéstámogató rendszer (DSS)

Döntéshozatali rendszerek a felső vezetés nem rutinszerű döntések meghozatalára használja. A döntéstámogató rendszerek belső rendszerek (tranzakciófeldolgozó rendszerek és vezetői információs rendszerek) és külső rendszerek bemenetét használják fel.

A döntéstámogató rendszerek fő célja egyedi és gyakran változó problémák megoldása. A döntéstámogató rendszerek olyan kérdésekre válaszolnak, mint pl.

• Milyen hatással lenne az alkalmazottak teljesítményére, ha megdupláznánk a gyártási tételt a gyárban?
• Mi történne eladásainkkal, ha új versenytárs lépne be a piacra?

A döntéstámogató rendszerek kifinomult matematikai modelleket és statisztikai technikákat (valószínűségszámítás, prediktív modellezés stb.) használnak a megoldásokhoz, és nagyon interaktívak.

Példák a döntéstámogató rendszerekre:

• Pénzügyi tervezési rendszerek – lehetővé teszi a vezetők számára, hogy értékeljék a célok elérésének alternatív módjait. A cél az, hogy megtaláljuk a cél elérésének optimális módját. Például egy vállalkozás nettó nyereségét a Teljes értékesítés mínusz (áruköltség + költségek) képlet alapján számítják ki. A pénzügyi tervezési rendszer lehetővé teszi a felsővezetők számára, hogy kérdéseket tegyenek fel, ha kérdéseket tegyenek fel, és módosítsák az összértékesítést, az áruk költségét stb., hogy lássák a döntés hatását és a nettó nyereséget, és megtalálják a legoptimálisabb módot.
• Banki hitelkezelő rendszerek – a hiteligénylő hitelképességének ellenőrzésére és a hitel visszafizetésének valószínűségének előrejelzésére szolgál.

Mesterséges intelligencia technikák az üzleti életben

Mesterséges intelligencia rendszerek az emberi szakértelmet utánozzák, hogy nagy adathalmazokban azonosítsák a mintákat. Olyan cégek, mint pl Amazon, a Facebook és a Google stb. mesterséges intelligencia technikákat használnak az Ön számára legrelevánsabb adatok azonosítására.

Vegyük például a Facebookot, a Facebook általában nagyon pontos előrejelzéseket ad azokról az emberekről, akiket ismerhetsz, vagy akikkel iskolába jártál. Felhasználják az Ön által számukra biztosított adatokat, a barátai által biztosított adatokat, és ezen információk alapján előrejelzéseket készítenek az Ön által esetleg ismert személyekről.

Amazon mesterséges intelligencia technikákat is használ, hogy olyan termékeket javasoljon, amelyeket meg kell vásárolnia az alapján is, amit éppen vásárol.

A Google is használja mesterséges intelligencia hogy a Google-lal folytatott interakciói és tartózkodási helye alapján a legrelevánsabb keresési eredményeket nyújthassa.

Ezek a technikák nagyban hozzájárultak ahhoz, hogy ezek a cégek nagyon sikeresek legyenek, mert értéket tudnak nyújtani ügyfeleiknek.

Online analitikai feldolgozás (OLAP)

Online analitikai feldolgozás (OLAP) többdimenziós adatok lekérdezésére és elemzésére, valamint több dimenzió használatával különböző módon megtekinthető információk előállítására szolgál.

Tegyük fel, hogy egy cég laptopokat, asztali számítógépeket és Mobil eszköz. Négy (4) A, B, C és D águk van. Az OLAP segítségével megtekinthető az egyes termékek összértékesítése az összes régióban, és összehasonlítható a tényleges értékesítés a tervezett eladásokkal.

Minden egyes információ, mint például a termék, az eladások száma, az értékesítési érték, más-más dimenziót képvisel

Az OLAP rendszerek fő célja, hogy a használt adatkészletek méretétől függetlenül a lehető legrövidebb időn belül választ adjanak az ad hoc lekérdezésekre.