Információs rendszerek típusai: MIS, TPS, DSS, piramisdiagram

Egy tipikus szervezet működési, középső és felső szintre oszlik. Az egyes szinteken a felhasználók információigénye eltérő. Ennek érdekében számos információs rendszer támogatja a szervezet minden szintjét.

Ez az oktatóanyag a különböző információs rendszerek típusait, az azokat használó szervezeti szintet és az adott információs rendszer jellemzőit vizsgálja meg.

A szervezeti szintek és információs követelmények piramisdiagramja

A szervezet különböző szintjeinek megértése elengedhetetlen ahhoz, hogy megértsük a saját szintjükön működő felhasználók által igényelt információkat.

Az alábbi ábra egy tipikus szervezet különböző szintjeit szemlélteti.

Operavezetői szint

Az operatív szint a szervezet napi üzleti tranzakcióinak lebonyolításával foglalkozik.

A vezetés ezen szintjén például a pénztárosok, a bankpénztárosok, a kórházi nővérek, az ügyfélszolgálati személyzet stb.

Az ezen a szinten lévő felhasználók strukturált döntéseket hoznak. Ez azt jelenti, hogy meghatározott szabályok vezérlik őket a döntéshozatal során.

Például, ha egy üzlet hitelre értékesít, és hitelpolitikájuk van, amely korlátozza a hitelfelvételt, akkor az értékesítőnek csak a rendszerből származó aktuális hitelinformációk alapján kell eldöntenie, hogy jóváírja-e a vevőt vagy sem.

Taktikai irányítási szint

Ezt a szervezeti szintet a középvezetők, osztályvezetők, felügyelők stb. uralják. Az ezen a szinten lévő felhasználók általában felügyelik az operatív vezetési szintű felhasználók tevékenységeit.

A taktikus felhasználók félig strukturált döntéseket hoznak. A döntések részben meghatározott iránymutatásokon és ítélkezési felhívásokon alapulnak. Például egy taktikai vezető ellenőrizheti egy ügyfél hitelkeretét és fizetési előzményeit, és úgy dönthet, hogy kivételt tesz egy adott ügyfél hitelkeretének emelése érdekében. A döntés részben abból a szempontból strukturált, hogy a taktikai menedzsernek a meglévő információk alapján kell azonosítania a szervezet számára előnyös fizetési előzményeket és a megengedett növekedési százalékot.

Stratégiai menedzsment szint

Ez a szervezet legmagasabb szintje. Az ezen a szinten lévő felhasználók strukturálatlan döntéseket hoznak. A felső szintű vezetők a szervezet hosszú távú tervezésével foglalkoznak. A taktikai vezetőktől származó információkat és külső adatokat használnak fel arra, hogy irányítsák őket a strukturálatlan döntések meghozatalakor.

Tranzakciófeldolgozó rendszer (TPS)

A tranzakciófeldolgozó rendszereket a szervezet napi üzleti tranzakcióinak rögzítésére használják. Ezeket az operatív vezetés szintjén lévő felhasználók használják. A tranzakciófeldolgozó rendszer fő célja a rutinkérdések megválaszolása, például:

• Hány nyomtatót adtak el ma?
• Mennyi készletünk van a kezünkben?
• Mi jár John Doe-nak?

A napi üzleti tranzakciók rögzítésével a TPS rendszer időben választ ad a fenti kérdésekre.

• Az operatív vezetők döntései rutinszerűek és erősen strukturáltak.
• A tranzakciófeldolgozó rendszerből származó információk nagyon részletesek.

Például a hiteleket nyújtó bankok megkövetelik, hogy a munkavállaló cégének egyetértési megállapodással (MoU) kell rendelkeznie a bankkal. Ha egy olyan személy igényel hitelt, akinek a munkáltatója egyetértési megállapodással rendelkezik a bankkal, az operatív személyzetnek mindössze a benyújtott dokumentumok ellenőrzését kell elvégeznie. Ha azok megfelelnek a követelményeknek, akkor a hitelkérelmi dokumentumokat feldolgozzák. Ha nem felelnek meg a követelményeknek, akkor az ügyfélnek azt tanácsoljuk, hogy forduljon a taktikai vezetőséghez, hogy megvizsgálják az egyetértési megállapodás aláírásának lehetőségét.

A tranzakciófeldolgozó rendszerekre példák a következők:

• Point of Sale rendszerek – rögzíti a napi eladásokat.
• Bérszámfejtési rendszerek – alkalmazottak bérének feldolgozása, hitelek kezelése stb.
• Készletellenőrző rendszerek – keeping track a készletszintek.
• Légitársaság foglalási rendszerek – repülőjegy-foglalások kezelése.

Menedzsment információs rendszer (MIS)

Irányítási információs rendszerek (MIS) taktikai vezetők használják a szervezet aktuális teljesítményének nyomon követésére. A tranzakciófeldolgozó rendszer kimenetét a menedzsment információs rendszer bemeneteként használják.

Az MIS rendszer rutin algoritmusokkal elemzi a bemeneti adatokat, azaz összesíti, összehasonlítja és összegzi az eredményeket, olyan jelentéseket készítve, amelyeket a taktikai vezetők a jövőbeli teljesítmény monitorozására, ellenőrzésére és előrejelzésére használnak.

Például egy értékesítési pont rendszerből származó bemenet felhasználható a jól és a rosszul teljesítő termékek trendjeinek elemzésére. Ez az információ felhasználható a jövőbeni készletrendelések elkészítéséhez, azaz a jól teljesítő termékek rendeléseinek növelésére és a rosszul teljesítő termékek rendeléseinek csökkentésére.

A vezetői információs rendszerekre példák a következők:

• Értékesítési menedzsment rendszerek – bemenetet kapnak az értékesítési pont rendszeréből.
• Költségvetési rendszerek – áttekintést ad arról, hogy a szervezeten belül mennyi pénzt költenek el rövid és hosszú távon.
• Emberi erőforrás menedzsment rendszer – az alkalmazottak általános jóléte, fluktuációja stb.

A taktikai menedzserek felelősek a félig strukturált döntésekért. Az MIS rendszerek biztosítják a strukturált döntéshozatalhoz szükséges információkat, és a taktikai menedzserek tapasztalatai alapján ítéleteket hoznak, azaz az első negyedév eladásai alapján megjósolják, hogy mennyi árut vagy készletet kell rendelni a második negyedévre.

Döntéstámogató rendszer (DSS)

Döntéshozatali rendszerek a felső vezetés nem rutinszerű döntések meghozatalára használja. A döntéstámogató rendszerek belső rendszerek (tranzakciófeldolgozó rendszerek és vezetői információs rendszerek) és külső rendszerek bemenetét használják fel.

A döntéstámogató rendszerek fő célja, hogy megoldásokat kínáljanak az egyedi és gyakran változó problémákra. A döntéstámogató rendszerek olyan kérdésekre adnak választ, mint például:

• Milyen hatással lenne az alkalmazottak teljesítményére, ha megdupláznánk a gyártási tételt a gyárban?
• Mi történne eladásainkkal, ha új versenytárs lépne be a piacra?

A döntéstámogató rendszerek kifinomult matematikai modelleket és statisztikai technikákat (valószínűségszámítás, prediktív modellezés stb.) használnak a megoldások biztosítására, és nagyon interaktívak.

A döntéstámogató rendszerekre példák a következők:

• Pénzügyi tervezési rendszerek – lehetővé teszik a vezetők számára, hogy alternatív módokat értékeljenek a célok elérésére. A cél a cél elérésének optimális módjának megtalálása. Például egy vállalkozás nettó nyereségét a következő képlettel számítják ki: Teljes árbevétel mínusz (Áruk beszerzési értéke + Költségek). Egy pénzügyi tervezési rendszer lehetővé teszi a felsővezetők számára, hogy „mi lenne, ha” kérdéseket tegyenek fel, és módosítsák a teljes árbevétel, az áruk beszerzési értéke stb. értékeit, hogy lássák a döntés hatását a nettó nyereségre, és megtalálják a legoptimálisabb módot.
• Banki hitelkezelő rendszerek – a hiteligénylő hitelképességének ellenőrzésére és a hitel visszafizetésének valószínűségének előrejelzésére szolgál.

Mesterséges intelligencia technikák az üzleti életben

Mesterséges intelligencia rendszerek az emberi szakértelmet utánozzák, hogy nagy adathalmazokban azonosítsák a mintákat. Olyan cégek, mint pl Amazon, Facebook és Googlestb., mesterséges intelligencia technikákat alkalmaznak az Ön számára legrelevánsabb adatok azonosítására.

Vegyük példaként a Facebookot. A Facebook általában nagyon pontos előrejelzéseket tesz arról, hogy kiket ismerhetsz, vagy kikkel járhatsz egy iskolába. Felhasználják az általad és a barátaid által megadott adatokat, és ezen információk alapján előrejelzéseket készítenek arról, hogy kiket ismerhetsz.

Amazon mesterséges intelligencia technikákat is használ, hogy olyan termékeket javasoljon, amelyeket a jelenlegi kínálatod alapján érdemes megvásárolnod.

Google szintén használ mesterséges intelligencia hogy a legrelevánsabb keresési eredményeket kapja a következővel való interakciói alapján: Google és a tartózkodási helyed.

Ezek a technikák nagyban hozzájárultak ahhoz, hogy ezek a vállalatok nagyon sikeresek legyenek, mivel képesek értéket nyújtani ügyfeleiknek.

Online analitikai feldolgozás (OLAP)

Online analitikai feldolgozás (OLAP) többdimenziós adatok lekérdezésére és elemzésére, valamint több dimenzió használatával különböző módon megtekinthető információk előállítására szolgál.

Tegyük fel, hogy egy cég laptopokat, asztali számítógépeket és Mobil eszközök. Négy (4) águk van: A, B, C és D. Az OLAP segítségével megtekinthető az egyes termékek összesített értékesítése az összes régióban, és összehasonlítható a tényleges értékesítés a tervezett értékesítéssel.

Minden információ, például a termék, az eladások száma és az értékesítési érték, egy másik dimenziót képvisel.

Az OLAP rendszerek fő célja, hogy a használt adatkészletek méretétől függetlenül a lehető legrövidebb időn belül választ adjanak az ad hoc lekérdezésekre.

GYIK