Mi az a MIS? Bevezetés és meghatározás

Az MIS szükségessége

Az alábbiakban bemutatunk néhány indoklást annak érdekében, hogy egy MIS rendszer.

• A döntéshozóknak információra van szükségük ahhoz, hogy hatékony döntéseket hozzanak. A vezetői információs rendszerek (MIS) ezt lehetővé teszik.
• Az MIS rendszerek megkönnyítik a kommunikációt a szervezeten belül és kívül – a szervezeten belüli dolgozók könnyen hozzáférhetnek a napi működéshez szükséges információkhoz. Az olyan könnyítések, mint a Short Message Service (SMS) és az e-mail, lehetővé teszik az ügyfelekkel és beszállítókkal való kommunikációt a szervezet által használt MIS rendszeren belül.
• Nyilvántartás – a vezetői információs rendszerek egy szervezet összes üzleti tranzakcióját rögzítik, és referenciapontot adnak a tranzakciókhoz.

Az MIS összetevői

A tipikus MIS long-form (Management Information System) fő összetevői a következők:

• Emberek (People) – az információs rendszert használók
• dátum – az információs rendszer által rögzített adatok
• Üzleti eljárások – az adatok rögzítésére, tárolására és elemzésére vonatkozó eljárások bevezetése
• hardver – ezek közé tartoznak a szerverek, munkaállomások, hálózati berendezések, nyomtatók stb.
• szoftver – ezek az adatok kezelésére szolgáló programok. Ide tartoznak az olyan programok, mint a táblázatkezelő programok, adatbázisszoftverek stb.

Információs rendszerek típusai

A felhasználó által használt információs rendszer típusa a szervezeten belüli szintjétől függ. A következő diagram a felhasználók három fő szintjét mutatja be egy szervezetben, valamint az általuk használt információs rendszer típusát.

Tranzakciófeldolgozó rendszerek (TPS)

Ezt a fajta információs rendszert a vállalkozás napi tranzakcióinak rögzítésére használják. Tranzakciófeldolgozó rendszerre példa az értékesítési pont (POS) rendszer. A napi eladások rögzítésére POS rendszert használnak.

Irányítási információs rendszerek (MIS)

A vezetői információs rendszerek, rövidítve MIS, arra szolgálnak, hogy a taktikai vezetőket félig strukturált döntések meghozatalához irányítsák. A tranzakciófeldolgozó rendszer kimenetét az MIS rendszer bemeneteként használják.

Döntéstámogató rendszerek (DSS)

A döntéstámogató rendszereket a felső szintű vezetők használják félig strukturált döntések meghozatalára. A Menedzsment Információs Rendszer kimenete a döntéstámogató rendszer bemeneteként szolgál. A DSS rendszerek külső forrásokból is kapnak adatbevitelt, például az aktuális piaci erőktől, versenytől stb.

Manual Information Systems VS Computerized Information Systems (MIS)

Az adatok minden üzleti egység vérkeringését jelentik. A szervezetben mindenkinek információra van szüksége a döntéshozatalhoz. Az információs rendszer az adatok rögzítésének, tárolásának és információkeresésének szervezett módja.

Ebben a részben a kézi információs rendszereket nézzük meg a számítógépes információs rendszerekkel szemben.

Kézi információs rendszer

A kézi információs rendszer nem használ számítógépes eszközöket. Az adatok rögzítését, tárolását és visszakeresését az információs rendszerért felelős személyek manuálisan végzik.

Az alábbiakban bemutatjuk a kézi információs rendszer fő összetevőit

• Emberek -az emberek az információs rendszer címzettjei
• Üzleti eljárások –ezek olyan intézkedések, amelyek meghatározzák az adatok feldolgozásának, tárolásának, elemzésének és információ-előállításának szabályait.
• Adatok -ezek a rögzített napi tranzakciók
• Irattári rendszer - ez az információtárolás szervezett módja
• Jelentések –a jelentések az iktatórendszerből származó adatok manuális elemzése és összeállítása után jönnek létre.

Az alábbi ábra egy tipikus kézi információs rendszer működését szemlélteti

A kézi információs rendszer előnyei és hátrányai

Előnyök:

Az alábbiakban bemutatjuk a kézi információs rendszerek előnyeit

• Költséghatékony - olcsóbb egy számítógépes rendszerhez képest, mert nincs szükség drága berendezések beszerzésére, mint például szerverek, munkaállomások, nyomtatók stb.
• Rugalmas –a fejlődő üzleti követelmények könnyen beépíthetők az üzleti folyamatokba és azonnal végrehajthatók

Hátrányok:

Az alábbiakban felsoroljuk a kézi információs rendszer néhány hátrányát.

• Időigényes -minden adatbevitelt ellenőrizni kell a bejelentés előtt, ez időigényes feladat, ha ember végzi. Az adatok lekérése az iktatórendszerből szintén jelentős időt vesz igénybe
• Hajlamos a hibára – az adatok emberi általi ellenőrzése és validálása során előforduló pontossága hajlamosabb a hibákra, mint a számítógépes rendszerek által végzett ellenőrzéshez és érvényesítéshez.
• Biztonság hiánya - a kézi rendszerek biztonsága az irattárba való belépés korlátozásával valósul meg. A tapasztalat azt mutatja, hogy illetéktelenek könnyen bejuthatnak az irattárba
• Az adatok megkettőzése –a szervezet legtöbb részlegének hozzá kell férnie ugyanazokhoz az adatokhoz. Manuális rendszerben gyakori, hogy ezeket az adatokat sokszorosítják, hogy minden jogosult felhasználó számára könnyen hozzáférhetők legyenek. A kihívás akkor jelentkezik, amikor ugyanazokat az adatokat kell frissíteni
• Az adatok inkonzisztenciája – az adatok megkettőzése miatt nagyon gyakori, hogy az egyik fájlban frissítik az adatokat, és nem frissítik a többi fájlt. Ez adatok következetlenségéhez vezet
• biztonsági mentések hiánya – ha a fájl elveszik vagy rosszul kezelik, az adatok helyreállításának esélye szinte nulla.

Számítógépes információs rendszer

Számítógépes rendszereket fejlesztettek ki a kézi információs rendszerek kihívásainak kezelésére. A fő különbség a kézi és a számítógépes információs rendszer között az, hogy a számítógépes rendszer szoftver és hardver kombinációját használja az információk rögzítésére, tárolására, elemzésére és visszakeresésére.

A számítógépes információs rendszer (MIS) előnyei és hátrányai

Az alábbiakban felsoroljuk a számítógépes információs rendszer néhány hátrányát.

Előnyök:

Az alábbiakban bemutatjuk a számítógépes információs rendszerek előnyeit

• Gyors adatfeldolgozás és információkeresés – ez a számítógépes információs rendszer egyik legnagyobb előnye. Gyorsabban dolgozza fel az adatokat és kéri le az információkat. Ez jobb ügyfél/ügyfélszolgálathoz vezet
• Továbbfejlesztett adatpontosság – számítógépes rendszerben könnyen megvalósítható adatérvényesítési és -hitelesítési ellenőrzések a kézi rendszerhez képest.
• Megnövelt biztonság – Az adatbázis-kiszolgálóhoz való hozzáférés korlátozása mellett a számítógépes információs rendszer más biztonsági ellenőrzéseket is megvalósíthat, mint például a felhasználó hitelesítése, biometrikus hitelesítési rendszerek, hozzáférési jogok ellenőrzése stb.
• Csökkentett adatkettőzés – Az adatbázis-rendszereket úgy tervezték meg, hogy az adatok megkettőzését minimálisra csökkentsék. Ez azt jelenti, hogy az egyik részleg adatainak frissítése automatikusan elérhetővé teszi azokat a többi osztály számára
• Továbbfejlesztett biztonsági mentési rendszerek – a modern technológiával a biztonsági mentések a felhőben tárolhatók, ami megkönnyíti az adatok visszaállítását, ha valami történik az adatok tárolására használt hardverrel és szoftverrel
• Könnyű hozzáférés az információkhoz – a legtöbb cégvezetőnek utaznia kell, és még mindig képes döntést hozni az információk alapján. A web és Mobil technológiák lehetővé teszik az adatokhoz való hozzáférést bárhonnan.

Hátrányok:

• Drága beállítani és konfigurálni – a szervezetnek hardvert és szoftvert kell vásárolnia az információs rendszer működtetéséhez. Ezen túlmenően felül kell vizsgálni az üzleti folyamatokat, és ki kell képezni a személyzetet a számítógépes információs rendszer használatára.
• Erős támaszkodás a technológiára – ha valami történik a hardverrel vagy szoftverrel, ami miatt leáll a működése, akkor az információhoz nem lehet hozzáférni, amíg a szükséges hardvert vagy szoftvert ki nem cserélték.
• Csalás veszélye – ha nincsenek megfelelő ellenőrzések és ellenőrzések, a behatoló jogosulatlan tranzakciókat könyvelhet el, például számlát olyan árukról, amelyeket soha nem szállítottak ki stb.

Összegzésként

• Az MIS a Management Information System rövidítése. Ez emberek, eljárások, adatok és információs technológia gyűjteménye, amely segíti a vezetőket a megalapozott döntések meghozatalában.
• A számítógépes információs rendszerek hatékonyabbak a kézi információs rendszerekhez képest. A kézi információs rendszerek olcsóbbak a számítógépes információs rendszerekhez képest.
• A tranzakciófeldolgozó rendszereket (TPS) az operatív személyzet végzi a napi üzleti tranzakciók rögzítésére, és strukturált döntések meghozatalára használják őket.
• A vezetői információs rendszereket (MIS) a középszintű vezetők használják félig strukturált döntések meghozatalára
• A döntéstámogató rendszereket a felső szintű vezetők használják, és segítik a felső szintű vezetőket a strukturálatlan döntések meghozatalában.